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Microsoft 365とは何か？概要や活用のメリット、法人向けプランについて、解説
Microsoft 365は、Microsoftが提供しているOfficeアプリ利用のためのサブスクリプションです。この記事では、Microsoft 365とはどのようなものか、そのメリットとデメリット、そして各プランについて解説します。
目次
Microsoft 365とは？
Microsoft 365とは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、Microsoft 365の概要について説明します。
従来のOffice365の名前を変更したもの
Microsoftは、元々Officeアプリをクラウドで使うことのできるOffice 365というサービスを行っていました。Microsoft 365は、Office 365の名称を変更してアップデートしたサービスになります。
名前を変更した理由としては、「サブスクリプションで利用できるものやメリットの範囲をより明確にするため」とされています。あくまで想像ですが、Office 365という名称だと従来の買い切りOfficeアプリケーションと混同され、何かしら問題が起きてしまったのかもしれません。
サブスクリプション方式でOfficeアプリが使える
MIcrosoft 365を契約すると、サブスクリプション方式でOfficeアプリを使うことができます。WordやExcelといった定番ソフトを業務で活用している企業も多いのではないかと思いますが、最新のアプリやサービスを利用するためにはMicrosoft 365を利用するのが有力な選択になるでしょう。
今のところ（2021年1月）Microsoft Storeなどで買い切りのOfficeアプリを入手することもできますが、Microsoft自体はサブスクリプションサービスを推奨している節があります。企業の利益を最大化するためという目論見も当然あるでしょうが、クラウドで利用できるMicrosoft 365はさまざまな面からユーザビリティの高いサービスとも言えるでしょう。
ファイルの共有やビデオ通話なども可能
Microsoft 365を契約するとOfficeアプリだけでなく、クラウドストレージを活用したファイル共有やビデオ通話などを行うこともできます。一人で作業するのであればファイルの共有や他者とのコミュニケーションは必要ありませんが、一般的なビジネスは複数人でチームを組んで行われます。
その場合、誰かが作成したファイルやデータをスムーズに共有すること。また、テレワークなどで距離が離れている場合でも円滑にコミュニケーションを図れることが求められるでしょう。
一般的には、ファイル共有にもビデオ通話にもツールの導入が必要です。しかし、Microsoft 365の法人向けプランを契約すればチームワークとコミュニケーションのためのサービスを利用することができるため、改めて別のツールを導入する必要がありません。
Microsoft 365のメリットとデメリット
では、次にMicrosoft 365のメリットとデメリットをご紹介します。両者をしっかりと理解し、適切な活用を模索しましょう。
Microsoft 365を使うメリット
Microsoft 365を使うメリットとしては、一例として下記のようなものが挙げられます。
初期コストが不要
Microsoft 365はサブスクリプションプランになるため、初期コスト不要でサービスを利用することができます。一定の月額課金さえ行っておけばそれ以上に費用を請求されることもないため、始めるのも辞めるのも容易という点がメリットとして挙げられるでしょう。
買い切りのアプリであれば、購入時にコストがかかります。その分ランニングコストは抑えられますが、どのみちアップデートの際にはコストがかかるため、トータルだとあまり変わらないケースもあるでしょう。
常に最新のアップデートが使える
サブスクリプションプランのメリットとして、常に最新のアプリが使える点が挙げられます。買い切りのアプリであればアップデートごとに買い替えを要求されたり、アップデートプランの契約が求められることも多いのではないでしょうか。
しかし、クラウドベースのMicrosoft 365であれば、月々のコストさえ支払っておけば常に最新アップデート済のアプリを利用できます。使っているバージョンの違いによるファイルやデータの非同一性に悩む必要もありません。
デバイスやOSを選ばない
クラウドベースのMicrosoft 365であれば、デバイスやOSを問わず利用することができます。買い切りアプリの場合はOSごとに異なるパッケージを購入しなければならないケースもあり、コストが余計にかかってしまうケースもあるでしょう。
Microsoft 365であれば、その心配は不要です。プランにもよりますが、法人向けのプランであればWeb版とモバイル版、そしてPC版のアプリを利用することができます。
Web版であればインターネットに繋がっている端末であればほぼ利用可能であり、かつモバイルに最適化されたバージョンも使うことができます。
セキュリティに強い
Microsoft 365のメリットとして、セキュリティに強いという点も挙げられます。Exchange Online Protectionにより自動的にメールの保護がなされ、スパムやマルウェアといった脅威からネットワークを保護できます。
加えて、セキュリティグループや権限の管理により、自社の情報にアクセスできる権限をコントロールすることも可能です。また、プラン次第でMicrosoft 365 Defenderなどのさらなる保護を利用することもできます。
Microsoft 365のデメリット
一方、Microsoft 365のデメリットとしては下記のようなものが考えられるでしょう。
買い切りではないので、費用がかさむケースも
Microsoft 365は買い切りのプランではないため、場合によっては費用がかさんでしまうケースもあるかもしれません。想定すると、下記のようなパターンが挙げられます。
- 長年同じバージョンのアプリを使う予定である
- 特定のアプリ（Wordのみ、Excelのみ）さえ利用できればよい
活用の範囲が限定的な場合、サブスクリプションよりは買い切りの方がコスト減になる可能性があります。その辺りは事業の特性と照らし合わせ、総合的に判断しましょう。
原則オンラインでの認証が必要
Microsoft 365はクラウドベースで構築されているサービスなため、原則的にオンラインでの認証が必要です。オンラインでの認証が求められるということは、完全オフライン環境下では利用が難しくなる可能性があります。
どのようなタイミングで認証が必要になるかはケースバイケースですが、たとえば下記のようなものが挙げられます。
- 最新のアプリやサービスをインストールしライセンス認証を行う際
- サブスクリプションアカウントを管理する際
- 自動アップグレードを行う際
インストールが完了していれば、アプリの利用自体はオフラインでも可能です。ただ、オンラインに繋ぐのが難しいデバイスでMicrosoft 365を利用する場合、活用に工夫が求められるかもしれません。
従来のOfficeアプリケーションとの違い
それでは、次にMicrosoft 365と従来のOfficeアプリケーションとの違いについて解説します。
買い切りかサブスクリプションか
一番の違いは、買い切りかサブスクリプションかという点が挙げられるでしょう。従来のOfficeアプリは買い切り型が主流だったため、一度購入すれば恒久的に利用が可能でした。
しかし、同じバージョンは恒久的に使えるものの、アップグレードの際には新しいパッケージを購入する必要があります。一方、Microsoft 365のようなサブスクリプションプランだと、ランニングコストはかかるものの、アップグレードは自動的に行われるため、追加料金なしで最新のバージョンを利用できます。
自分で好きなプランを選べる
自分で好きなプランを選べるかどうかという点も異なります。買い切りの場合はプラン云々より、単に使いたいアプリケーションのパッケージを購入する形になりますが、サブスクリプションの場合は多数プランが用意されているため、自分で好きなものを選ぶことができます。
詳しくは後述しますが、法人向けのものであればセキュリティやデバイス管理の部分に特徴が生じます。
ライセンスやサポートの違い
買い切りパッケージであれば、認証は基本的に初回のみでよく、サポートも期間限定なことが多いです。一方、サブスクリプションプランであれば定期的な認証が必要である反面、利用期間内は常にサポートを受けられます。
認証の面からいえば買い切りパッケージの方が利便性が高いように見えますが、サポートの面から見るとサブスクリプションに一日の長があるでしょう。どちらを選ぶかは、自社が何を求めているかを精査してから決めることをおすすめします。
Microsoft 365を活用するポイント
では、続けてMicrosoft 365を活用するポイントについて解説します。
Officeアプリを使う端末の台数
Microsoft 365を導入する前に、Officeアプリを使う端末の台数を確認しておきましょう。一般法人向けのプランではユーザーあたり最大5台のPC、5台のタブレット、5台のモバイルデバイスにインストールが可能です。（プランによって異なる）
それを超えるようであれば異なるプランを検討したり、買い切りのライセンスを必要分だけ購入する手もあります。
Microsoftエディターやプレミアムテンプレートなど、便利な機能が多数
MIcrosoftといえばWordやExcelといったアプリが有名ですが、Microsoft 365を契約すれば、他にも便利な機能を活用することができます。たとえば、チームのためのMicrosoft termsを使えば共同作業やチャット、通話といったコミュニケーションに役立つでしょう。
また、Microsoftエディターやプレミアムテンプレートなどの機能も活用できます。効率的に使い、業務生産性を向上させましょう。
Microsoft 365の法人向けプランをご紹介
では、最後にMicrosoft 365の法人向けプランをご紹介します。特徴をしっかりと把握し、自社に合ったものを見つけましょう。
Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Basicは、月相当￥540/ユーザーで利用できるプランです。常に最新のOfficeアプリを使うことができ、含まれているのはWeb版とモバイル版のWord、Excel、PowerPointです。
アプリをPCにインストールすることはできないため、その点には注意が必要です。
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Standardは、月相当￥1,360/ユーザーで利用できるプランです。こちらも最新のOfficeアプリを利用することができ、含まれているのはOutlook、Word、Excel、PowerPointです。
他にも、WindowsPC版のみですがPublisherやAccessも利用することができます。Basicプランと異なり、各アプリを1ユーザーごとに最大5台のPCにインストールして使うことができます。
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 Business Premiumは、月相当￥2,180/ユーザーで利用できるプランです。使えるアプリはStandardと同じですが、活用できるクラウドサービスが異なります。
Teams、Exchange、OneDrive、SharePointの他に、デバイス管理のためのIntuneや、機密情報保護のためのAzure Information Protectionを利用することが可能です。また、他のプランより高度な脅威対策が施されているのも特徴です。
まとめ
Microsoft 365は、業務に欠かせないOfficeアプリをサブスクリプションで利用できるプランです。自社に合った活用を模索し、リモートワークや生産性向上に役立てましょう。
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