Microsoft 365とは何か?概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説

Microsoft 365とは何か?概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説

February 2, 2021

記事の監修

S.Sato

記事の監修


S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット2 リーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Contents

目次

Microsoft 365は、Microsoftが提供しているOfficeアプリ利用のためのサブスクリプションです。この記事では、Microsoft 365とはどのようなものか、そのメリットとデメリット、そして各プランについて解説します。

Microsoft 365とは?

Microsoft 365とは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、Microsoft 365の概要について説明します。 

従来のOffice365の名前を変更したもの

Microsoftは、元々Officeアプリをクラウドで使うことのできるOffice 365というサービスを行っていました。Microsoft 365は、Office 365の名称を変更してアップデートしたサービスになります。

名前を変更した理由としては、「サブスクリプションで利用できるものやメリットの範囲をより明確にするため」とされています。あくまで想像ですが、Office 365という名称だと従来の買い切りOfficeアプリケーションと混同され、何かしら問題が起きてしまったのかもしれません。

サブスクリプション方式でOfficeアプリが使える

Microsoft 365を契約すると、サブスクリプション方式でOfficeアプリを使うことができます。WordやExcelといった定番ソフトを業務で活用している企業も多いのではないかと思いますが、最新のアプリやサービスを利用するためにはMicrosoft 365を利用するのが有力な選択になるでしょう。 

今のところ(2023年8月)Microsoft Storeなどで買い切りのOfficeアプリを入手することもできますが、Microsoft自体はサブスクリプションサービスを推奨している節があります。企業の利益を最大化するためという目論見も当然あるでしょうが、クラウドで利用できるMicrosoft 365はさまざまな面からユーザビリティの高いサービスとも言えるでしょう。 

ファイルの共有やビデオ通話なども可能

Microsoft 365を契約するとOfficeアプリだけでなく、クラウドストレージを活用したファイル共有やビデオ通話などを行うこともできます。一人で作業するのであればファイルの共有や他者とのコミュニケーションは必要ありませんが、一般的なビジネスは複数人でチームを組んで行われます。 

その場合、誰かが作成したファイルやデータをスムーズに共有すること。また、テレワークなどで距離が離れている場合でも円滑にコミュニケーションを図れることが求められるでしょう。 

一般的には、ファイル共有にもビデオ通話にもツールの導入が必要です。しかし、Microsoft 365の法人向けプランを契約すればチームワークとコミュニケーションのためのサービスを利用することができるため、改めて別のツールを導入する必要がありません。 

新機能のCopilot Proがサブスクリプションで使える

Microsoft 365の有料プランを導入している場合、新機能のCopilot Pro(コパイロット プロ)が個人または企業で使用できるようになりました。

Copilot ProはWord、Excel、PowerPointなどのアプリと連動して、業務を効率化し、生産性を向上させるAIアシスタントです。たとえば、Wordでは下書きの作成やテキストの編集、Excelではデータ分析やグラフの作成、PowerPointではプレゼンテーションの作成といった作業をアシストしてくれます。

使用するには、Copilotのサブスクリプション契約(または年間契約)が必要です。個人ではCopilot Pro、企業ではCopilot for Microsoft 365が利用できます。Copilot for Microsoft 365は、2024年2月からモバイルアプリでも使えるようになっています。

〇Microsoft Teamsに関する詳しい内容は、以下の記事で解説しています。

Microsoft Teamsとは?Teamsで情報共有の圧倒的効率化を実現!
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Microsoft Teams とは? Microsoft Teams とは、マイクロソフトが提供するビジネスチャットツールです。  世界中の企業や個人に利用されており、2020年3月時点の Teams の一日当たりの利用者数は何と1億1500万人にのぼるそうです。  出典:マイクロソフト「Teams」のデイリーアクティブユーザーが1億1500万人に 近年急速にユーザー数を伸ばしている Teams ですが、実はまだリリースから2年足らずの比較的新しいサービスです。 ではなぜ Teams は、世界各地でこれだけ利用されているのでしょうか? その理由は様々ありますが主な理由としては、機能の豊富さや使いやすさ、Microsoft製品との親和性の高さなどが挙げられるでしょう。 そして何よりも、Teams の導入で社内の生産性が向上したという事例が多いこともあります。 こういった理由から Teams は驚くべき勢いでユーザー数を獲得していますが、その一方で、実際に Teams で何ができるのか、どんな機能があるのかなどについていまいち分からないという方も多いと思います。 そんな方に向けて、Teams でできることやその特徴などをご紹介します。 Teamsでできること 個人チャット Teams では個人間でチャットを行うことができます。  情報共有や資料の共有などもチャット上で簡単に行うことができます。  いいねボタンなどのリアクション機能もついているので、忙しい時などにはチャットに対して簡単にリアクションすることが可能です。 チャネル チャネルは、グループチャットを行うための部屋です。  チームやプロジェクト毎にチャネルを作成し、必要な情報を共有することができます。  チャネルの活用方法はチームによって様々ですが、プロジェクトごとのチャットのやり取り、部署やチームごとのやり取りをメンバーに限定して行うことができます。  例えば、社内の連絡はお知らせチャネルに、インシデントやトラブル対応は緊急連絡チャネル内で行うことで、チャットの役割を明確にすることができます。  また、メンション機能を使うことで、チャネル内の特定のメンバーに対して情報を伝えることができます。  チャットと同じく、リアクション機能も備えています。  特に大人数のチャネルの場合、リアクション機能があることで反応が分かりますし、コミュニケーションをとる上でも非常に助かる機能です。 音声/ビデオ会議 個人間やグループ間で音声通話やビデオ通話を行うことができます。  Teams を利用することで、不特定多数のメンバーとビデオ会議を簡単に行うことができます。  画面共有もできるので、対面での会議と変わらぬクオリティで会議をすることが可能です。  特に、テレワーク時にはより重宝される機能です。  最近では、社外の人とオンライン商談、オンライン面接する機会なども増えており、Teams はそういったケースで活用することができます。  Wiki/ファイル共有 Teams では、ファイル共有も簡単にできます。 一度共有したファイルは、チャットまたはチャネル内のフォルダに保存されるので、必要な時にすぐにファイルにアクセスすることが可能です。 もう一つ重要な機能が Wiki です。 Wiki とは、Web上に共有ドキュメントを作成する機能です。 有名なWebサイトである「Wikipedia」もこの Wiki から由来しており、情報をまとめたドキュメントを作成・共有できるものです。 TeamsのWiki機能を使えば、様々な業務マニュアルやナレッジをチームメンバーに簡単に共有することができます。 例えば、あるプロジェクトに新人が参加する場合、プロジェクトの概要やそれに伴うツールの使い方など様々なことを教える必要があります。 そういった業務に欠かすことのできない情報を事前に Wiki でまとめておくことで、今後プロジェクトに参加するメンバーは、Wiki を読むことで素早くプロジェクトに参画することができます。 Wiki を有効を活用することで、個人のナレッジや様々な情報を社内の資産として受け継いでいくことができます。 その他のMicrosoftサービスとの連携 マイクロソフトは Teams 以外にも様々なサービスを提供しています。  マイクロソフトの有名なサービスは、下記のようなサービスが挙げられます。 Word Excel…

Microsoft 365の代表的な機能とは

Microsoft 365にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここでは、Microsoft 365の代表的な機能について、「家庭向け」「一般企業向け」「大企業向け」という3つのカテゴリーに分類したプランごとに紹介していきます。

家庭向けプラン

まずは、「家庭向けプラン」に搭載されているMicrosoft 365の機能について紹介します。家庭向けプランはその名の通り、一般家庭に設置しているパソコンでMicrosoft 365を利用することを想定して作られたプランです。そんな家庭向けプランにおける代表的な機能は以下の通りです。

  • Office系アプリケーション
  • OneDrive
  • Microsoft Teams

家庭用プランには、ExcelやWordなどで有名なOffice系アプリケーションの他、写真やドキュメントの共有や共同編集を行えるOneDrive、通話やチャットができるMicrosoft Teamsなどの機能が搭載されています。一般的にパソコンに求められる機能については、問題なく含まれていると言えます。

一般企業向けプラン

「一般企業向けプラン」は、中小企業で使用されているパソコンにおすすめなMicrosoft 365のプランです。家庭向けプランの内容の他にも、いくつかの専門性の高い機能が備わっています。一般企業向けプランで追加された機能は以下の通りです。

  • Microsoft Teams
  • SharePoint
  • Exchange Online

オンライン会議やチャット、ファイルの管理を行えるMicrosoft Teamsの他、資料の管理・検索や複数人での同時編集機能を兼ね備えたSharePoint、クラウドで利用できるExchange Onlineなどのアプリケーションが追加されています。家庭向けプランに比べ、業務効率の向上を目指したアプリケーションが追加されている印象です。チャット機能やメール機能が充実することで、職場環境を改善することもできるでしょう。

大企業向けプラン

従業員の数が多く、規模の大きい企業には「大企業向けプラン」の搭載をおすすめします。大企業向けプランでは、先ほど紹介した一般企業向けプランに搭載されている機能に加え、さらに業務効率アップに特化した機能が追加されています。具体的な機能については以下の通りです。

  • Planner
  • Power BI Pro
  • EMS(Enterprise Mobility+Security)

大企業向けプランでは、上記の機能が追加されています。共有したタスクの管理を行えるPlannerや、レポートの作成・更新などを共同で行えるPower BI Pro、機密情報を暗号化や認証によって保護するEMS(Enterprise Mobility+Security)など、参画人数が多いプロジェクトや企業で活用しやすいアプリケーションがそろっています。

〇各プランの詳細は以下の記事で解説しております。

Microsoft 365の全プランを徹底比較!買い切り版との違いとは?
Microsoft 365の全プランを徹底比較!買い切り版との違いとは?
Microsoft 365とは? まずは、Microsoft 365の概要について確認していきましょう。Microsoft 365の導入を検討している方は、ぜひこちらの内容を確認してみてください。 サブスクリプション版のMicrosoft Office Microsoft 365とは、Officeソフトのサブスクリプションサービスです。Microsoft 365では、個人での利用からビジネスシーンまで、様々な場面で使用されているOfficeソフトを、常に最新の状態で利用することができます。 Microsoft Officeといえば、買い切り版のイメージが強い方も多いのではないでしょうか?実際に、現在も買い切り版のOfficeソフトは販売されています。 しかし、買い切り版のOfficeソフトの場合は、バージョンのサポートが修了した場合にセキュリティにリスクが発生するなどの危険性もあるため、Officeソフトの利用を検討されている場合は、Microsoft 365の利用をおすすめします。 Microsoft 365に含まれるアプリ Microsoft 365では、最新のOfficeソフトをサブスクリプションで利用することができます。Microsoft 365で利用できるアプリケーションの一例は以下の通りです。 Word Excel PowerPoint OneNote Outlook One Drive など 個人での使用やビジネスシーンでも活用できる様々なアプリケーションをサブスクリプション形式で利用することが可能です。 いずれも最新のバージョンを使用することができるため、従来の買い切り版を購入するよりもお得であることが分かります。 現在もOfficeソフトの買い切り版を購入することは可能ですが、買い切り版は月額がかからない代わりに初期費用が高くなるなどのデメリットがあります。Microsoft 365と買い切り版のどちらを購入するか迷っている場合は、それぞれの特徴についてよく理解してから導入を検討すると良いでしょう。 Microsoft 365を導入するメリット 次に、Microsoft 365を導入するメリットについてお伝えします。ご家庭や会社へのMicrosoft 365の導入をご検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。 ファイルの共有を容易に行える Microsoft 365のメリットの1つが、ユーザー間のファイルの共有を容易に行えるという点です。 従来であれば、複数人間でファイルの共有を行う場合は、それぞれにメールを送信するなどの手間が必要でした。しかし、Microsoft 365であれば、ユーザー同士で直接ファイルの共有が可能となるため、その都度メールを送信する負担をなくすことができます。 このようなMicrosoft 365の「共同編集機能」を使用すれば、ファイルを共有するだけでなく、メンバー間の編集点をリアルタイムで確認することができるなど、業務の効率化に役立てることも可能です。 共同編集機能では、アクセス制限や閲覧だけの許可を設定することも可能なので、情報の漏えいや思わぬトラブルを未然に防ぐこともできます。 業務の無駄を減らし、効率を高めたいとお考えの方は、ぜひMicrosoft 365の共同編集機能を使用してみてください。 常に最新のバージョンを利用できる Microsoft 365では、常に最新のバージョンのアプリケーションを使用することができます。 ご存知の方も多いかと思いますが、買い切り版のOfficeソフトにはアップグレードオプションがありません。新しいバージョンがリリースされたとしても、旧バージョンを使い続けなければなりません。 もちろん、旧バージョンのOfficeソフトもそのまま使用し続けることはできますが、最新バージョンのファイルとの互換性が悪くなってしまうこともあり、業務で使用していたレイアウトが突然崩れてしまうといったトラブルも考えられます。 場合によっては、セキュリティ上のリスクに晒されることもあるでしょう。 買い切り版のOfficeソフトは、パソコンを購入したときにデフォルトで搭載されていることも多いため、ユーザーが多いことも事実ですが、様々なトラブルを予防するには、最新のバージョンのOfficeソフトを使用することが推奨されています。 複数の端末で使用可能 Microsoft 365は、1つのアカウントの契約で複数端末での使用も可能となっています。具体的には、1アカウントあたり、パソコン5台+モバイル端末5台+タブレット端末5台、合計で最大15台の端末でアプリをダウンロードすることができます。 複数の端末で利用することが可能なので、出張などの事情で社内で業務に取り組めないときも、モバイル端末に切り替えて、仕事を続けることができるようになります。 買い切り版のOfficeソフトが1つのアカウントにつき、2台の端末までしか対応できないことを考えると、やはりMicrosoft 365はコストパフォーマンスの高いサービスであることが分かります。 パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなど、様々な端末で操作することが予定されている場合には、やはりMicrosoft 365の導入がおすすめです。 セキュリティ性が高い Microsoft 365はセキュリティ性が高いサービスであることでも知られています。具体的にMicrosoft 365が実践しているセキュリティ対策は以下の通りです。 不正アクセス対策 データ漏えいの防止 複数のデータセンターでの管理 データ転送時は暗号化 サイバー攻撃からの防御 アクセス制限機能 このように、Microsoft 365では様々な情報セキュリティ対策が行われているため、社内の情報に関わる内容も、安心して共有・編集することができます。…

新機能Microsoft Copilot for Microsoft 365とは

新機能Microsoft Copilot for Microsoft 365とは

Microsoftの新機能AI、Copilot for Microsoft 365は日本でも2024年の1月にリリースされて利用可能になりました。さらに、現在はモバイルアプリでの利用もできるようになっています。

Microsoft 365の有料プランを利用している個人や企業が、追加でサブスクリプション契約することによって使えるAIアシスト機能です。大規模言語モデル(LLM)の力とデータを組み合わせて、Microsoft 365のアプリケーションでの業務をサポート。Copilotがユーザーの業務を効率化し、創造性や生産性をアップさせてくれます。

さらに詳しく、Copilotの機能や特徴について順番に解説します。

AIアシスタントで生産性をアップ

Copilotを使うには、まずプロンプトを書いて情報を与えます。プロンプトによって情報を与えられたCopilotは、Microsoft Searchを経由してアクセスした情報と連動して働きます。

Copilotチャットに質問を投げかけると、要約された適切な回答がすぐに得られ、Microsoft 365のアプリと連動して、編集、会議の準備などの業務を効率化して生産性を向上させます。

よりクリエイティブに

プロンプトを作成して、Copilotに情報提供や質問を繰り返していくと、魅力的なコンテンツをあっという間に作りだしてくれます。

たとえば、DALL-E3でのAI画像の生成やPowerPointのスライドのデザインなどの作業も可能です。日常のタスクにCopilotを取り入れることで、よりクリエイティブな作業ができます。

セキュリティによるデータの保護

Copilot Proでは、ID、セキュリティ、コンプライアンス、プライバシーの保護などで、大切なデータやデバイスは安全に守られます。データを保護し情報漏洩を避けるために、Microsoftの高いセキュリティ対策が適用されています。

サブスクリプション料金

Microsoft Copilot for Microsoft 365のサブスクリプション価格は次のようになっています。

価格:53,964円 ※年間契約一括払いのみ

適用範囲【法人向け】:Business Basic、Business Standard、Business Premium

適用範囲【大企業向け】:E1、E3、E5

※本価格情報は2024年4月時点の参考です。

※本価格には消費税は含まれていません。

※本サイトでの価格保証は致しかねますので、正式な価格については別途お問い合わせ、もしくは公式HPよりご確認ください。

参考:https://learn.microsoft.com/ja-jp/partner-center/announcements/2024-march#9

◯クラウドセキュリティに関する記事はこちらで解説しています。

クラウドセキュリティの必要性とは?導入成功のためのポイントや注意点を解説
クラウドセキュリティの必要性とは?導入成功のためのポイントや注意点を解説
現代においてクラウドはなくてはならないものになりました。クラウドを活用することで業務の利便性を大きく向上させられる反面、セキュリティリスクが増してしまう可能性もあります。 この記事では、クラウドセキュリティの必要性やリスク、対策や具体的なリスクケースなどを解説します。クラウドに対する理解を深め、情報やデータの保護に努めましょう。 クラウドセキュリティを考える必要性 なぜ今クラウドセキュリティの重要性が高まっているのでしょうか。まずは、クラウドセキュリティの必要性について解説します。 クラウドコンピューティングの利用が増大している 現在では、従来のようなオンプレミス型ではなく、クラウドコンピューティングの利用が進んでいます。業務システムには大きく分けて「オンプレミス」と「クラウド」の二種類の利用形態が存在します。 オンプレミス形態は、ソフトウェアを走らせたり、データを保管する機器を自前で調達し、管理運用を自社内で行う形式です。対して、クラウドはベンダーが管理しているサーバーでソフトウェアやデータを保管し、ユーザーはそこにアクセスしてシステムを利用するやり方です。 クラウドのメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 機器を調達する必要がないので、コスト減に繋がる アップデートやメンテナンス、保守が自動で行われる セキュリティをある程度ベンダーに投げられる クラウド最大の利点としては、サーバーやストレージ機器を購入する必要がないことによるコスト減が挙げられるでしょう。システムの導入や運用にはそれなりのコストがかかりますが、クラウドを利用すれば比較的安価ですみます。 また、アップデートやメンテナンス、各種セキュリティ設定をベンダーが自動的に行なってくれるのもメリットです。オンプレミスの場合、その辺りも自分達でまかなう必要が生じます。 クラウドは便利な反面、リスクもある クラウドにはさまざまなメリットがありますが、反面デメリットやリスクも存在します。一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 システムの運用を100%コントロールできない アクセス経路管理は自社で行う必要がある クラウドシステムを利用する場合、運用を自社で100%コントロールすることはできません。ソフトウェアやデータは基本的にベンダー管理下のサーバーに保管されることになるからです。 そのため、サーバー領域のセキュリティはベンダー側で管理することになりますが、アクセス経路などの部分はユーザーが管理するのが一般的です。どのような通信網を使い、どのようなデバイスでアクセスするか、をしっかりと管理することが求められます。 クラウドセキュリティを確保しないと安全に業務を進められない クラウドに限らず、セキュリティの重要性は日に日に増しています。業務がオンラインに移行したことにより、今までには考えられなかった脆弱性が生まれるようになり、そこから被害や損失が発生しやすくなりました。 「じゃあITやクラウドを使わなければいいのでは?」と思う人もいるかもしれません。しかし、今やITやクラウドを使わず業務を進めるのは大変難しい状況です。 従来にはなかったようなリスクを抱えるのは事実ですが、それにも増して利便性や生産性の向上が見込めます。極端な話、同業他社がITやクラウドを活用して生産性を上げているのに自社だけが使っていない場合、シェアを根こそぎ奪われてしまう可能性も考えられます。 ITやクラウドが必要である以上、セキュリティを担保して業務に臨む必要があるわけです。 クラウドセキュリティの対象となるサービス クラウド環境で発生するセキュリティリスクへの対策であるクラウドセキュリティは、どのようなサービスをセキュリティ対象としているのでしょうか。 クラウドサービスには、Amazon Web Services(AWS)、Microsoft Azure、Google Cloud Platform(GCP)、Oracle Cloud Infrastructure(OCI)など、知名度の高いサービスを含め、様々なものがあります。 こちらでは、クライドセキュリティの対象となるサービスについて解説いたします。 クラウドセキュリティはサービスごとに特徴や目的が異なるため、事前に導入の目的を明確にして、適切なサービスを選択してみてください。 オンプレミス まず初めに、オンプレミス型のセキュリティ対策についてご紹介いたします。オンプレミスとは、クラウドセキュリティの登場以前に主流だったシステムの利用形態です。 オンプレミスでは、パソコンやサーバなどの端末やネットワークといった環境を、自社で所有し運用します。サーバやネットワークの管理や責任の範囲が社内と社外で明確に分かれているため、自社で一貫したセキュリティ対策を実施できるというメリットがあります。 ただし、オンプレミスの場合は社内にネットワーク環境を構築する必要があるため、広いスペースを占用する必要があったり、導入や運営の費用負担が大きいという懸念点があります。 オフィススペースを圧迫することなく、また拡張性や費用面の自由度が高いクラウドサービスは、今後も需要が高まっていくことが予想されます。 IaaS IaaSとは、ネットワークやサーバ、ストレージ機能などのインフラを、インターネット経由で提供するサービスです。IaaSでは、自社でサーバーなどのハードウェアをもたずにインターネット経由で必要な時に必要なだけサーバーやストレージ、ネットワークリソースを利用することができます。 機能の購入にかかるコストを抑えつつ、メモリ容量やストレージなどを自由に設定して環境を構築することができるので、自社の特性に合わせた環境構築を行いたいとお考えの方におすすめです。 IaaSの運用は基本的に自社で行わなければならないため、各々でセキュリティ対策を行う必要性があります。具体的には、Webアプリケーション・ミドルウェア・OSのセキュリティ対策に取り組まなければなりません。 クラウドセキュリティの利用と合わせて、利用側も独自のセキュリティ対策に取り組むことで、セキュリティリスクの発生を予防することができます。 PaaS PaaSとは、クラウドにあるプラットフォームが利用できるサービスです。大規模なデータセンターに、アプリケーションを稼動するためのネットワーク、サーバシステム、OSやミドルウェアなどのプラットフォームが用意され、企業ユーザがそのプラットフォーム上で開発を行うことができます。 PaaSを活用すると、アプリケーションの稼働基盤を構築・運用する手間を削減できます。 利用側はデータからアプリケーションまでに領域に対するセキュリティ対策を実施する必要があります。アプリケーションに潜む脆弱性にいち早く気付くには、脆弱性診断の実施が有効です。 また、サイバー攻撃に対する予防策としては、セキュリティ対策ソフトの導入がおすすめです。 SaaS SaaSとは、クラウドにあるソフトウェアを利用できるサービスです。アカウントをもっていれば、インターネット経由でどこからでもアクセスすることができます。 SaaSを活用することで、チーム間のファイルやデータを共有した利用が可能となります。ソフトウェアのバージョンアップがサービス提供者側で更新されるのも特徴の一つです。 SaaSにおけるアプリケーションの防御からサービス運用までは、サービスプロバイダがセキュリティの責任を負います。利用側はデータやコンテンツに対してセキュリティ対策を行う必要があります。 また、利用側がアクセス権限をきちんと管理することも重要です。 クラウドセキュリティを導入するメリット・デメリット 次に、クラウドセキュリティを導入するメリット・デメリットについて解説いたします。 クラウドサービスの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてみてください。 クラウドセキュリティを利用するメリット まずは、クラウドサービスを利用するメリットからご紹介いたします。クラウドサービス導入のメリットは以下の通りです。 初期費用やランニングコストを削減できる 基本的な設定をサービスプロバイダ側に一任できる 契約後すぐに使用開始できる インターネット環境があればどこでも使用できる 必要に応じて性能・容量・機能を変更できる クラウドサービスは、企業側でハードウェアやストレージなどの機器を用意する必要がなく、また機材を設置するスペースも不要なので、初期費用や導入負担を大幅に軽減することができます。 また、オンプレミス型と比べてもランニングコストを節約できる傾向にあり、拡張性も高いため、自由度の高い活用を望む場合におすすめです。 クラウドセキュリティを利用するデメリット 次に、クラウドサービスを利用するデメリットをご紹介いたします。クラウドサービス導入のデメリットは以下の通りです。 サービス提供者のシステム障害が自社サービスにも影響する 個人端末から使用されるリスクがある…

Copilot Proでできること

Copilot Proでできること

Copilot ProはMicrosoft 365のアプリケーションを使用した作業で、次のような業務を効率化して生産性を高めるサポートをします。

PowerPointアプリでスライドの作成

PowerPointでCopilotを使用して次のような作業ができます。

  • 既存のWordドキュメントからテンプレートを使ったスライドの作成ができる
  • Wordドキュメントからプレゼンテーションの下書き
  • プロンプトによる依頼に応じて編集、スライド・画像の追加
  • プレゼンテーションの整理

Wordでのコンテンツ作成・編集

WordでCopilotを使用すると、新しいドキュメントの作成や既存のドキュメントの編集、いずれの作業においてもサポートしてくれます。

新しいドキュメントの作成では次の作業ができます。

  • 箇条書きにしたアイデアから下書きを完成
  • チャットでプロンプトを作成し、質問を繰り返すことでコンテンツの追加も可能

既存の文章からの作成では次の作業ができます。

  • 書き換えや編集を繰り返して、アイデアを膨らませられる
  • チャットで指定する説明を、より詳細にすることで文章の微調整が可能
  • ドキュメント内のテキストをもとにしたテーブル作成

Excelでデータの分析・視覚化

ExcelでCopilotを使用して、次のような作業ができます。

  • データを掘り下げて分析、経緯や理由の解説
  • 分析したデータの重要な部分を強調表示して視覚化
  • 複雑な計算の数式を生成
  • データからシートやグラフの作成

Teamsでのコミュニケーションをより効率的に

法人向けのCopilot for Microsoft 365を契約すると、TeamsでCopilotが使用できます。Teamsは、チャットやビデオ通話によるコミュニケーションアプリです。TeamsでCopilotを使用して次のような作業ができます。

  • Teamsで使用するドキュメント、プレゼンテーション、メール、カレンダーなどのデータをまとめて、プロンプトにより依頼したタスクを実行しサポート
  • 会議中、会議後に主要な議論の要約を作成
  • Teamsのチャットで会話のスピードを上げられる

◯Teamsを使った効率的な情報共有については以下の記事で解説しています。

Teamsで効率的な情報共有を行うには。その方法やメリット、注意点等を解説
Teamsで効率的な情報共有を行うには。その方法やメリット、注意点等を解説
リモートコミュニケーションのためのアプリとして開発されているTeamsですが、情報共有に活用することは可能なのでしょうか。この記事では、Teamsで情報共有を行うことによるメリットや方法、注意点等について解説します。 Teamsと情報共有 Teamsと情報共有はどういった関係にあるのでしょうか。まずは、Teamsと情報共有について解説します。 Teamsはコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているアプリです。Microsoft社は汎用OSであるWindowsや、定番業務アプリのOfficeの開発元として有名です。 同じMicrosoft製ということで、Teamsも使いやすく高品質なコミュニケーションアプリであると言えるでしょう。基本的にはチャットや会議といったリモートコミュニケーションに使うアプリですが、やり方によっては情報共有も可能です。 Microsoft365に加入すれば使える Teamsを使うには、どのような方法があるのでしょうか。まず挙げられるのは、Microsoftから提供されているMicrosoft365というサブスクリプションプランへの加入です。 Microsoft365に加入するとTeamsだけでなく他のMicrosoft製品も利用可能になるため、Officeアプリ等を業務活用したい場合におすすめです。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自分に合ったプランを探せるのもメリットでしょう。 もちろん、情報共有に役立つアプリも利用できます。Teams単体では難しいことも、Microsoft365を包括的に活用することで可能になるかもしれません。 無料利用も可能 Microsoft365への加入は基本的に有料ですが、無料で利用できるTeamsも用意されています。有料版に比べると機能は制限されていますが、ケースによってはそれで間に合うこともあるでしょう。 具体的には、下記の通りです。 グループ会議の時間や人数 クラウドストレージの容量 電話やWebサポート 他にも、別アプリとの連携ができない等の制限があります。Teamsを個人利用する場合は大きな問題はないかもしれませんが、チームでの情報共有という観点から見ると厳しいかもしれません。 Teamsで情報共有を行うメリット では次に、Teamsで情報共有を行うメリットについて解説します。Teamsで情報共有を行うことにより、下記のような利点を得られるでしょう。 遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能 まず挙げられるのは、遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能という点です。Teamsはリモートコミュニケーションのために開発されたアプリなので、相手が別の場所にいてもリアルタイムなコミュニケーションを行えます。 テレワークが一般的になった現代では、以前よりリモートコミュニケーションの重要性が増しています。完全なテレワークではなくともメンバーが必ずオフィスに揃っているとは限らないため、遠隔的なやり取りができるにこしたことはありません。 Teamsを活用すれば、そのような問題を解決できるわけです。 便利な機能が搭載されている Teamsには、情報共有に使える便利な機能が搭載されています。簡単なものであればチャットや会議を通してメンバーと情報共有できますし、ファイル共有を使えば資料等をやり取りすることもできます。 複雑な共有は後述する他アプリとの連携が有効ですが、簡単なものであればTeams単体でも事足りるでしょう。 さまざまなアプリと連携が可能 Teamsは、さまざまなアプリと連携して機能を拡張することができます。Teams単体だとそれほど複雑なことはできませんが、他アプリと連携すれば業務を広範囲にカバーできます。 特に、同じMicrosoft製アプリと連携させることで大きな効果を発揮するでしょう。Microsoft365に加入していれば多くのアプリが使えるようになるため、活用できそうなものがあれば積極的に試してみることをおすすめします。 Teamsで情報共有を行うには? では次に、Teamsで情報共有するための方法について解説します。 一般的なコミュニケーションツールとして まず挙げられるのは、一般的なコミュニケーションツールとしての活用です。こちらはさほど難しいことはなく、普段使っているTeamsの基本的な機能をそのまま利用する形です。 一例としては、下記のようなものが考えられるでしょう。 チャットを使って簡易的な情報共有を行う グループ会議で必要な情報を周知する ファイル共有で資料やデータを共有する これらをTeamsで行う利点として、セキュリティの高さが挙げられます。機能自体は他のソフトでも代用可能ですが、Teamsを使えばMicrosoftが管理する強固なセキュリティによって守られるわけです。 チャネルを活用する Teamsを使った情報共有として次に挙げたいのが、チャネルの活用です。Teamsでは「チーム」や「チャネル」といったグループを作成でき、細かな使い分けが可能です。 チームは部署やプロジェクトごとに作られるのが一般的であり、情報はメンバー全員で共有するのが原則です。チャネルはチームの下に作られるグループであり、主にトピックやタスク単位で作成されます。 チームメンバーは原則的にチーム内に作成されたチャネルに参加することができますが、特定のメンバーのみ参加可能なプライベートチャネルも作成できます。チャネルによって細かく情報を切り分けることにより、必要なところに必要な情報を届けられるわけです。 他のアプリと連携する Teamsと他のアプリを連携させることで、情報共有に役立つケースもあります。同じMicrosoft製のアプリであれば、PlannerやSharePoint等が挙げられるでしょう。 Microsoft以外のアプリでも連携可能な場合があるため、自分が今使っているものが該当するかどうかを確認するのも手です。場合によっては連携させず個別に使う方が好ましいケースもあるかもしれませんが、多くは連携させた方が業務効率化に繋がります。 情報共有を効率化するために取り組みたいこと では次に、情報共有を効率化するために取り組みたいことをいくつか解説します。下記のような事項に積極的に取り組むことで、情報共有の効率化が促されるでしょう。 ツールや機能について学ぶ まず挙げられるのは、ツールや機能について学ぶことです。情報共有を行う際は何らかのツールやシステムを使うことが多いですが、それらへの理解を深めることが効率的な情報共有に繋がります。 それぞれのツールやシステムには、できることとできないことがあります。たとえば、あるツールはコミュニケーションのリアルタイム性を担保するのは得意な反面、情報のストック化が苦手ということもあるでしょう。 自分が何をやりたいのか、どのような形での情報共有を求めているのかを明確にし、それに沿ったツールを選ぶことが大事です。ツールや機能について学ぶことで、正しい選択ができるようになるわけです。 全体的なワークフローを見直す 全体的なワークフローを見直すことで、情報共有が効率化されるかもしれません。社内や部署では細かなタスクが連なってワークフローが形成されており、それらを逐次遂行することで業務が回っています。 つい漫然と行ってしまいがちですが、ワークフローを見直すことで無駄を省ける余地もあるでしょう。それぞれのタスクを精査して重要度や緊急度といった指標でカテゴライズし、結果に繋がらないものは思い切ってカットするのも手です。 ただし、一見無駄に見えるタスクが実はワークフローの要を担っているということもありえます。そういった重要なタスクを誤って省いてしまわないためにも、ワークフローの見直しは俯瞰的な視点で行うことをおすすめします。 コミュニケーションを促す 従業員同士のコミュニケーションを促すことで、自然と情報共有の機会が増えるでしょう。対面でのコミュニケーションはもちろんですが、チャットやメール、掲示板といったオンラインでのコミュニケーションも促進したいところです。 オンラインでコミュニケーションを行う場合は、なるべく情報がストックされる仕組みを構築しましょう。特定のメンバーしか閲覧できないトピック等もセキュリティ上必要ですが、業務に関する汎用的な情報は社内ポータルや掲示板、FAQ等にまとめるのがおすすめです。 そうすれば「困った時はここを見れば分かる」という文化を醸造することができ、業務効率化に繋がります。さまざまな情報やデータが蓄積されることで、事業プロセスの再現性向上にも寄与することも期待できます。 Teamsで情報共有を行う際の注意点 では次に、Teamsで情報共有を行う際の注意点について解説します。Teamsによる情報共有は、一般的な手法と何が違うのでしょうか。 対面との違いを理解する まず挙げられるのは、対面コミュニケーションとの違いを理解することです。Teamsを使ったコミュニケーションは主にチャットや会議になるため、それぞれの特性に留意する必要があります。 具体的には、下記のような点が考えられるでしょう。 チャット等文章の場合は感情が見えづらいため、丁寧な表現を心がける 音声や動画の場合はなるべく高品質な環境を整える 文章でのやり取りは気軽ですが、互いの感情が見えないため些細なことでトラブルに発展する可能性があります。それを回避するためにも、なるべく丁寧な表現を心がけるのが無難です。 音声や動画でコミュニケーションする場合、音質や画質に気を配った方が伝えたいことを伝えやすくなります。また、通信による遅延を生じさせないためにも、なるべく高速な環境で行うのが望ましいでしょう。 なるべく密なコミュニケーションを行う なるべく密なコミュニケーションを行うことで、Teamsの適切な活用に繋がります。前述の通りチャットでやり取りする場合は認識の齟齬が生じやすいため、普段より丁寧な表現を心がける必要があります。 できればチャットだけですませるのではなく、対面のコミュニケーションも組み合わせたいところです。仕事上の関係といえどやはり人間同士なので、感情面まで配慮されていた方が生産性に寄与するでしょう。 ただし、やり過ぎは禁物です。相手が望んでないのに一方的なコミュニケーションを強要すると、場合によってはハラスメントになってしまうリスクもあります。…

Microsoft 365のメリットとデメリット

では、次にMicrosoft 365のメリットとデメリットをご紹介します。両者をしっかりと理解し、適切な活用を模索しましょう。

Microsoft 365を使うメリット

Microsoft 365を使うメリットとしては、一例として下記のようなものが挙げられます。

初期コストが不要

Microsoft 365はサブスクリプションプランになるため、初期コスト不要でサービスを利用することができます。一定の月額課金さえ行っておけばそれ以上に費用を請求されることもないため、始めるのも辞めるのも容易という点がメリットとして挙げられるでしょう。 

買い切りのアプリであれば、購入時にコストがかかります。その分ランニングコストは抑えられますが、どのみちアップデートの際にはコストがかかるため、トータルだとあまり変わらないケースもあるでしょう。 

常に最新のアップデートが使える

サブスクリプションプランのメリットとして、常に最新のアプリが使える点が挙げられます。買い切りのアプリであればアップデートごとに買い替えを要求されたり、アップデートプランの契約が求められることも多いのではないでしょうか。 

しかし、クラウドベースのMicrosoft 365であれば、月々のコストさえ支払っておけば常に最新アップデート済のアプリを利用できます。使っているバージョンの違いによるファイルやデータの非同一性に悩む必要もありません。 

デバイスやOSを選ばない

クラウドベースのMicrosoft 365であれば、デバイスやOSを問わず利用することができます。買い切りアプリの場合はOSごとに異なるパッケージを購入しなければならないケースもあり、コストが余計にかかってしまうケースもあるでしょう。 

Microsoft 365であれば、その心配は不要です。プランにもよりますが、法人向けのプランであればWeb版とモバイル版、そしてPC版のアプリを利用することができます。 

Web版であればインターネットに繋がっている端末であればほぼ利用可能であり、かつモバイルに最適化されたバージョンも使うことができます。

セキュリティに強い

Microsoft 365のメリットとして、セキュリティに強いという点も挙げられます。Exchange Online Protectionにより自動的にメールの保護がなされ、スパムやマルウェアといった脅威からネットワークを保護できます。 

加えて、セキュリティグループや権限の管理により、自社の情報にアクセスできる権限をコントロールすることも可能です。また、プラン次第でMicrosoft 365 Defenderなどのさらなる保護を利用することもできます。

〇企業メールのセキュリティに関する内容は以下の記事で紹介しております。

メールにはいくつかのセキュリティーリスクがある。具体的なリスクや対策について解説
メールにはいくつかのセキュリティーリスクがある。具体的なリスクや対策について解説
メールセキュリティーとは? まずはメールセキュリティーとは何なのかについて解説します。 メールセキュリティーとは、ビジネス等で使用するメールを脅威から防御するセキュリティー対策のことを指します。外部から届くメールや、不審なURLや添付ファイルなど、メールが晒されている脅威は様々です。 特に近年は、フィッシング詐欺やビジネスメールを装った不正メールなど、その手口は巧妙化しています。 代表的なメールを利用したサイバー攻撃としては「フィッシングメール」「スパムメール」「標的型攻撃メール」などが挙げられます。これらの攻撃の被害に遭った場合、情報漏えいなどのリスクが生じることが考えられます。 会社で当然のように使用するメールを介して、個人情報や企業機密などの重要な情報が漏えいすることを防ぐためにも、企業はメールセキュリティーを徹底する必要があるのです。 メールにはどんなセキュリティーリスクがある? メールを利用することでどのようなリスクが生じるのでしょうか。まずは、メールのセキュリティーリスクについて解説します。 通常の送受信のみであればそれほどのリスクはない 通常の送受信のみであれば、それほどのリスクはありません。あくまで文字情報のみのやり取りに限定され、それだけでデバイスやネットワークに攻撃を行うのは難しいからです。 ただし、文字情報を用いた情報漏洩のリスクはあります。たとえば「信頼できる組織や人を騙ったメールが届いたので、情報を記載し返信してしまった」などの例が挙げられるでしょう。 攻撃者が必ずしもプログラム的な攻撃を仕掛けてくるとは限りません。「求める情報を得る」のが彼らの目的だからです。 URLや添付ファイルに注意 文章内にURLが記載された添付ファイルを送られている場合には注意が必要です。悪意のあるサイトに誘導するURLを踏んでしまい攻撃のためのファイルを開いてしまうと、大きなリスクが発生します。 詳しくは後述しますが、こちらは主に悪意のあるプログラムをベースとした攻撃になります。防ぐには、プログラムを実行しないことが大事です。 通常の脅威の他に、誤送信などのリスクもある メールを利用するリスクとして、誤送信なども挙げられます。メールは遠く離れた相手に瞬時にメッセージを送れる便利なサービスですが、送信先のメールアドレスを間違えると正しい相手に届きません。 存在しないメールアドレスであれば情報はどこにも送られず、漏洩する可能性は低いでしょう。しかし、万一想定していない第三者に送ってしまった場合、そこから情報が漏れてしまう恐れがあります。 防ぐには「メールアドレスをしっかりと確認する」「タイピングではなくアドレス帳から送信する」などの工夫が有効です。 セキュリティーリスクを放置するとどうなる? 次に、セキュリティーリスクを放置するとどうなるかを考えてみましょう。リスクを放置したからといって直ちに被害が発生するわけではありませんが、常に危険をはらむことになります。 情報が漏洩し関係者に迷惑がかかる可能性がある セキュリティーリスクを放置し情報が漏洩してしまった場合、自社だけでなく関係者に迷惑がかかってしまう恐れがあります。情報漏洩による自社の損失は言うまでもありませんが、顧客情報が流出した場合は顧客に、取引先の情報が流出した場合は取引先に被害を与えてしまいます。 そのような脅威を誰かに与えてしまった場合、サービスや製品が利用されなくなり、取引を切られてしまう可能性もあるでしょう。自社だけでなく、関係者を守るためにもセキュリティに気を配る必要があります。 自社の競争優位性が失われる可能性がある セキュリティーリスクを放置し具体的な被害が発生することで、自社の競争優位性が失われてしまう可能性があります。サイバーアタックを受けて損失が発生してしまうと、自社の社会的評価が下がるからです。 社会的評価が下がってしまうことで自社に対する信頼が揺らぎ、取引に必要な情報を委ねてくれなるなどの損失が考えられるでしょう。ビジネスがオンラインに移行している現代において、ITセキュリティーに気を配るのは必須と言って過言ではありません。 最悪、データやシステムがロックされてしまうことも セキュリティーリスクを放置することで、最悪データやシステムがロックされてしまう可能性もあります。データやシステムが攻撃者の手によってロックされてしまったら、それらを使って業務を遂行することができなくなります。 攻撃者は何のためにデータやシステムを暗号化するのでしょうか。それは主に「自身の要求を通すため」です。 分かりやすいのが「データやシステムのロックを解除してほしければ言われた額を支払え」といったものです。攻撃側の動機として「攻撃を行うことで自身に何らかの利益が発生する」が挙げられます。 逆に言うと「彼らの利益の源泉に成りえるものは何か?」を考えることでセキュリティーリスクを潰すことができるかもしれません。 メールを利用した具体的な攻撃手法 続いて、メールを利用した具体的な攻撃手法をいくつかご紹介します。これらが全てではありませんが、攻撃方法の一種として覚えておきましょう。 マルウェア マルウェアとは、悪意をもって作成されたソフトウェアやコードのことです。メールにおけるマルウェアの感染経路としては、下記のようなものが考えられます。 添付されているファイルを開いて感染 メールに記載されたURLを開いて感染 HTML形式で書かれたメールを読みこんで感染 添付ファイルやURLをベースにした攻撃は比較的対処が容易(添付ファイルやURLを開かない)ですが、問題はHTML形式で送られるメールです。HTMLは主にWebサイトを作成する目的で使われる言語なので、通常のテキストに比べてできることが非常に多いです。 場合によっては「HTMLメールを受信しない」ことも視野に入れましょう。 フィッシング フィッシングとは、信頼できる誰かの名前を偽り、悪意ある電子メールを送ることで特定のサイトに誘導し、情報を盗み出す行為です。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。 銀行から「暗証番号を変更してほしい」というお知らせが届いたので、指定URLにアクセスして変更手続きを行った よく利用するECサイトから「安全のために住所や電話番号、支払い情報を確認してほしい」と連絡が来たため、指定URLに接続して改めて必要事項を入力した 「銀行」や「有名なECサイト」を騙り偽のサイトに誘導し、そこで情報を入力し送信させる手法です。防ぐには「送信元を今一度確認する」「指定URLではなく公式サイトから確認する」などが考えられるでしょう。 標的型攻撃 標的型攻撃は、まず標的対象の組織を定め、その周辺を調査しあらゆる手段を講じて攻撃を試みる手法です。メールに限定して話をすると、主な手段は「ウイルスに感染するためのメールを(継続して)送る」というものが挙げられます。 攻撃方法自体はマルウェアと大差ないかもしれませんが、問題は相手側の情報収集性や継続性です。標的型攻撃が行われる場合、攻撃者は組織やそこに属する個人について情報収集し、可能な限り効果的な形で攻撃を行います。 万人を対象としたランダム的なマルウェアとは異なり、特定の対象にフォーカスした分信用されやすいわけです。標的型攻撃を防ぐのは非常に難しいですが、高品質なセキュリティシステムを導入し包括的に情報を保護するなどが対策として挙げられるでしょう。 近年のメールにおける主な脅威とは メールへのサイバー攻撃の多くは、様々な技術と組み合わせて、他の攻撃と同時に実行されます。例えば、スパムメールにフィッシングURLが添付された場合は、使用しているアカウントが乗っ取られてしまうこともあります。 このような被害を防ぐためには、サイバー攻撃の性質と特性を理解して、適切な対策を講じることが重要です。 そこでこちらでは、近年のメールにおける驚異について紹介します。 ウイルス感染を広める「Emotet」 「Emotet」は、不正なメールに添付される不正なファイルを介して拡散されるウイルスです。Emotetに感染すると、メールアカウントやメールデータが剽窃され、他のウイルスに二次感染してしまう場合があります。 Emotetの感染を利用した攻撃は非常に狡猾で、正規のメールへの返信を装った手口が多いです。 攻撃者はターゲットの情報を抜き取り、実在の相手の氏名、メールアドレス、メールの内容を使用して、あたかも普通のビジネスメールかのように装って、ウイルスを送りつけるのです。 Emotetの恐ろしい点は、感染者からさらに情報を抜き取り、被害を拡大させることも可能なことです。社内で誰かが感染すると、次々に機密情報が抜き取られてしまうことも考えられます。 情報漏えいのリスクを予防するためにも、徹底的な対策が必要です。 ビジネスメール詐欺「BEC」 「BEC」は、企業、従業員、顧客、またはパートナーから金銭を詐取するために、従業員を偽装するビジネスメール詐欺です。 具体的には、従業員を装った攻撃者がターゲットに対し、電信送金や機密情報を開示することを求めます。 BECでは、ソーシャルエンジニアリングの手法と乗っ取られたアカウントを悪用する方法を採用しており、添付ファイルやリンクが含まれない場合も多いです。 どのような特徴なのか、従業員に周知し、対策を講じることが重要です。 悪用の危険がある「ATO」 「ATO」は、IDの盗難や詐欺の一種であり、被害に遭うと、悪意を持った攻撃者にユーザの認証情報が知られ、勝手にアクセスされてしまいます。重要な機密情報が漏えいするリスクがあるため、注意が必要です。 攻撃者はブランドインパーソネーション、ソーシャルエンジニアリング、およびフィッシングを悪用して、認証情報を盗み出し、メールアカウントにアクセスします。 メールアカウントが乗っ取られると、企業のビジネスの運営方法、メール署名、および金融取引の処理方法が知られてしまい、悪用される恐れがあります。 ATOの被害は、ユーザ自身も気づけない場合が多いため、専用のメールセキュリティーシステムを導入するなどの対策が必要です。 メールのセキュリティーを強化するには? では、次にメールのセキュリティーを強化する方法について考えてみたいと思います。一般的に、下記のような方法が有効です。…

Microsoft 365のデメリット

一方、Microsoft 365のデメリットとしては下記のようなものが考えられるでしょう。

買い切りではないので、費用がかさむケースも 

Microsoft 365は買い切りのプランではないため、場合によっては費用がかさんでしまうケースもあるかもしれません。想定すると、下記のようなパターンが挙げられます。

  • 長年同じバージョンのアプリを使う予定である 
  • 特定のアプリ(Wordのみ、Excelのみ)さえ利用できればよい 

活用の範囲が限定的な場合、サブスクリプションよりは買い切りの方がコスト減になる可能性があります。その辺りは事業の特性と照らし合わせ、総合的に判断しましょう。 

原則オンラインでの認証が必要

Microsoft 365はクラウドベースで構築されているサービスなため、原則的にオンラインでの認証が必要です。オンラインでの認証が求められるということは、完全オフライン環境下では利用が難しくなる可能性があります。 

どのようなタイミングで認証が必要になるかはケースバイケースですが、たとえば下記のようなものが挙げられます。 

  • 最新のアプリやサービスをインストールしライセンス認証を行う際 
  • サブスクリプションアカウントを管理する際 
  • 自動アップグレードを行う際 

インストールが完了していれば、アプリの利用自体はオフラインでも可能です。ただ、オンラインに繋ぐのが難しいデバイスでMicrosoft 365を利用する場合、活用に工夫が求められるかもしれません。

従来のOfficeアプリケーションとの違い

それでは、次にMicrosoft 365と従来のOfficeアプリケーションとの違いについて解説します。

買い切りかサブスクリプションか

一番の違いは、買い切りかサブスクリプションかという点が挙げられるでしょう。従来のOfficeアプリは買い切り型が主流だったため、一度購入すれば恒久的に利用が可能でした。 

しかし、同じバージョンは恒久的に使えるものの、アップグレードの際には新しいパッケージを購入する必要があります。一方、Microsoft 365のようなサブスクリプションプランだと、ランニングコストはかかるものの、アップグレードは自動的に行われるため、追加料金なしで最新のバージョンを利用できます。

自分で好きなプランを選べる

自分で好きなプランを選べるかどうかという点も異なります。買い切りの場合はプラン云々より、単に使いたいアプリケーションのパッケージを購入する形になりますが、サブスクリプションの場合は多数プランが用意されているため、自分で好きなものを選ぶことができます。 

詳しくは後述しますが、法人向けのものであればセキュリティやデバイス管理の部分に特徴が生じます。

ライセンスやサポートの違い

買い切りパッケージであれば、認証は基本的に初回のみでよく、サポートも期間限定なことが多いです。一方、サブスクリプションプランであれば定期的な認証が必要である反面、利用期間内は常にサポートを受けられます。 

認証の面からいえば買い切りパッケージの方が利便性が高いように見えますが、サポートの面から見るとサブスクリプションに一日の長があるでしょう。どちらを選ぶかは、自社が何を求めているかを精査してから決めることをおすすめします。 

Microsoft 365の導入方法

実際にMicrosoft 365を導入するときの手順についてご紹介いたします。Microsoft 365の導入を検討されている方は、参考にしてみてください。

どのサービスが必要か検討する

まずは、Microsoft 365のサービス内容を確認しましょう。Microsoft 365では、プランごとにさまざまなサービスを提供しています。プランのレベルが上がるごとに、サービス内容は充実しますが、その分費用も高くなるので、使用する予定のサービスを検討して、必要なプランを契約することをおすすめします。

「グループごとのオンライン会議をTeamsで行いたい」「テレワークで求められる環境を揃えたい」など、具体的な目的があると、その分プランを決定しやすくなるかと思います。サービスやツールの導入時には目的を明確化しておきましょう。従業員の意見を取り入れつつ、最適なプランを選択してみてください。

企業規模に合ったプランを選択する

プランを選択する際は、企業で利用するユーザー規模を確認することも大切です。Microsoft 365のプランは、企業規模に合わせた内容が展開されています。一般企業向けか、大企業向けかを選択することが可能なのです。自社の規模の他、ユーザー数と予算などの観点からも、利用するプランを選んでみてください。

セキュリティの強度を検討する

Microsoft 365を導入する際は、セキュリティ機能についても確認していきましょう。基本的にMicrosoft 365はセキュリティ性能に優れていますが、契約するプランによってその強度が変わることがあります。例えば、「Microsoft 365 E3」や「Microsoft 365 E5」は、セキュリティ対策機能が充実しています。

スパムやマルウェアの自動検出、データ漏えいや損失を防ぐためのDLP(Data Loss Prevention/データ損失防止)機能やデータ転送時の暗号化など、搭載されているセキュリティ機能の内容は様々です。自社に必要なセキュリティ機能はどのようなものなのか検討してみてください。

申し込む

必要な機能や自社に合ったプランを選ぶことができたら、Microsoft 365の導入を開始しましょう。具体的な申し込みの流れについては以下の通りです。

1.Microsoft 365サイトへ
2.専用ページから導入予定のプランを選択
3.Microsoft 365 管理画面へサインインする
4.購入した Microsoft 365 ライセンスを割り当てる
5.Office アプリケーションをご利用端末にインストールする

申し込みが完了し次第、Microsoft 365を利用開始することができます。Microsoft 365は各種業務の効率化に有効なサービスです。ぜひ導入してみてはいかがでしょうか。

Microsoft 365を活用するポイント

では、続けてMicrosoft 365を活用するポイントについて解説します。

Officeアプリを使う端末の台数

Microsoft 365を導入する前に、Officeアプリを使う端末の台数を確認しておきましょう。一般法人向けのプランではユーザーあたり最大5台のPC、5台のタブレット、5台のモバイルデバイスにインストールが可能です。(プランによって異なる) 

それを超えるようであれば異なるプランを検討したり、買い切りのライセンスを必要分だけ購入する手もあります。 

Microsoftエディターやプレミアムテンプレートなど、便利な機能が多数

MicrosoftといえばWordやExcelといったアプリが有名ですが、Microsoft 365を契約すれば、他にも便利な機能を活用することができます。たとえば、チームのためのMicrosoft teamsを使えば共同作業やチャット、通話といったコミュニケーションに役立つでしょう。 

また、Microsoftエディターやプレミアムテンプレートなどの機能も活用できます。効率的に使い、業務生産性を向上させましょう。

Microsoft 365の法人向けプランをご紹介

では、最後にMicrosoft 365の法人向けプランをご紹介します。特徴をしっかりと把握し、自社に合ったものを見つけましょう。

また、こちらで紹介する利用料金は2024年4月現在の価格となっております。本価格には消費税は含まれておりません。本サイトでの価格保証は致しかねますので、正式な価格については、別途お問い合わせもしくは公式HPよりご確認ください。

Microsoft 365 Business Basic

Microsoft 365 Business Basicは、1ユーザーあたり899円(月相当/年間契約)で利用できるプランです。常に最新のOfficeアプリを使うことができ、含まれているのはWeb版とモバイル版のWord、Excel、PowerPointです。 

アプリをPCにインストールすることはできないため、その点には注意が必要です。 

Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Standardは、1ユーザーあたり1,874円(月相当/年間契約)で利用できるプランです。こちらも最新のOfficeアプリを利用することができ、含まれているのはOutlook、Word、Excel、PowerPointです。 

他にも、WindowsPC版のみですがPublisherやAccessも利用することができます。Basicプランと異なり、各アプリを1ユーザーごとに最大5台のPCにインストールして使うことができます。 

Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Business Premiumは、1ユーザーあたり3,298円(月相当/年間契約)で利用できるプランです。使えるアプリはStandardと同じですが、活用できるクラウドサービスが異なります。 

Teams、Exchange Online、OneDrive、SharePointの他に、デバイス管理のためのIntuneや、機密情報保護のためのAzure Information Protectionを利用することが可能です。また、他のプランより高度な脅威対策が施されているのも特徴です。

Microsoft 365のプランの選び方とは

Microsoft 365には、家庭向けと一般企業向け、大企業向けを合わせて6つのプランが展開されています。これらの中から最適なプランを選ぶには、利用人数や利用機能、予算などの観点を意識することが重要です。

まずは、利用ユーザー数について、一般企業向けのプランの場合は、最大ユーザー数は300ユーザーと定められています。そのため、利用人数が300人を超える場合には、必然的に大企業向けプランを選ばなければなりません。

次に予算について、一般企業向けプランは大企業向けプランに比べて費用は安くなりますが、搭載される機能は少なく、セキュリティ性も低くなります。企業で活用する際、どのような機能が必要になるかを明確にしてから導入すると良いでしょう。

まとめ

Microsoft 365は、業務に欠かせないOfficeアプリをサブスクリプションで利用できるプランです。自社に合った活用を模索し、リモートワークや生産性向上に役立てましょう。

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January 3, 2024

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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