インターネット上にある表からデータを取得しTeamsに通知を送る~第1回 通知フロー作成編~

インターネット上にある表からデータを取得しTeamsに通知を送る~第1回 通知フロー作成編~

May 13, 2024

記事の監修

S.Sato

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S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット2 リーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Contents

目次

こんなお悩みはございませんか?
インターネット上に更新される情報を毎回手動でExcelシートに入力している
更新された情報を毎回確認し、手動で社内に通知している
更新作業を忘れていて、後から慌てて対応したことがある
全てPower Automateで簡単に解決できます!

Power Automateを利用すれば、 インターネット上に更新された情報をSharePointリストに登録することでスケジュールから、自動でリマインドすることが出来ます。
SharePoint上に通知する内容と日程を記録したExcelを配置し、日時が一致している場合にTeamsに通知することで自動で通知を送ることが可能です。
日々、確認して通知するといった単縦だけど積み重ねると時間がかかってしまう作業も自動化できるので業務効率化につながります。
では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。

1.目的と使用例

弊社では普段の業務とは別に、社内DXとして組織全体の業務効率化に取り組んでいます。
今回はその取り組みのうちの一つであるPowerAutomateを使用した「インターネット上にある表からデータを取得しTeamsに通知を送る」機能をご紹介したいと思います。
弊社では、毎月ある抽選の抽選日のTeamsへの通知や、毎週ある掃除当番の通知、月末の交通費申請の通知などでこの機能を活用しています。 ​

2.完成図

フローの完成図になります。

3.フロー作成

3-1.SharePointリスト作成

SharePointリストを作成して、「抽選申込開始日」の前日にアナウンスするようなフローを作成していきます。

3-2.スケジュール済みクラウドフロー

PowerAutomateホームから「作成」を押下して、「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。

3-3.フロー名を入力

フロー名と各設定を選択して、「作成」を押下します。
ここでは、繰り返し間隔を1週間、前日に通知を送るフローのため設定曜日を日、月、火、水、木に設定しています。

3-4.トリガーを設定

申込開始が平日のみのため金曜日、土曜日以外の朝10時に実行するようにします。
タイムゾーンは日本時間(UTC+09:00)に合わせます。
設定時刻(時間)はドロップダウンから10を選択します。
設定時刻(分)は0と入力します。

3-5.複数の項目の取得

新しいステップから「複数の項目の取得」を選択します。
サイトのアドレスにドロップダウンから「3-1.SharePointリスト作成」で作成したリストが存在するサイトを選択します。
リスト名にドロップダウンから「3-1.SharePointリスト作成」で作成したリスト名を選択します。

3-6.フィルタークエリ

「3-5.複数の項目の取得」の「詳細オプションを表示する」を押下して、フィルタークエリにsubstringof(‘addDays(utcNow(),1,’MM/dd’)’,StartDate)と入力します。
動的なコンテンツから式を選択して、fxにaddDays(utcNow(),1,’MM/dd’)を入力後OKを押下します。
フィルタークエリを設定することで、「3-1.SharePointリスト作成」で作成した対象月の抽選申込前日に絞り込むことができます。

3-7.チャネルへのリンクを取得

Teamsから投稿したいチャネルを選択して、三点リーダーから「チャネルへのリンクを取得」を押下します。
その後、URLが表示されるのでコピーします。

3-8.チャネルID

新しいステップからデータ操作を入力して、「作成」を選択します。
入力欄に「3-7.チャネルへのリンクを取得」でコピーしたチャネルへのリンクを貼り付けます。
URLのChannel/の右の数字からthread.skype以外の部分を削除します。
(例) 51%3A6dexay5492h24a9ckdc7a2dcb6005224%40thread.skype
*ここでは、作成のアクションを複数使うため、アクション名をチャネルIDに変更しています。

3-9.チームID

新しいステップから先ほどと同様に、データ操作を入力して、「作成」を選択します。
入力欄に「3-7.チャネルへのリンクを取得」でコピーしたチャネルへのリンクを貼り付けます。
URLのgroupId=の右から&tenantId=の左まで以外の部分を削除します。
(例) fc17dba\c4-de57-4x8j-99ek-a7hu8i475003
*ここでは、作成のアクションを複数使うため、アクション名をチームIDに変更しています。

3-10.Microsoft Graph HTTP 要求を送信する

新しいステップからTeamsと入力して、「Microsoft Graph HTTP 要求を送信する」を選択します。
その後、以下のように入力します。
URI:https://graph.microsoft.com/v1.0/teams/@{outputs(‘チームID’)}/channels/@{outputs(‘チャンネルID’)}/messages
メソッド:POST
コンテンツタイプ:application/json

3-11.本文

「Microsoft Graph HTTP 要求を送信する」の本文には、通知の内容を入力します。
画像のように設定します。
隠れている部分にはメッセージを投稿したいTeamsのチームメンションを入力します。

3-12.項目の削除

新しいステップからSharePointと入力して、「項目の削除」を選択します。
サイトのアドレスにドロップダウンから「3-1.SharePointリスト作成」で作成したリストが存在するサイトを選択します。
リスト名にドロップダウンから「3-1.SharePointリスト作成」で作成したリスト名を選択します。
IDは動的なコンテンツから「ID」を選択します。
こちらのステップでSharePointリストから通知した対象月のものは、今後使用しないため削除します。

3-13.完成後のフロー

完成後のフローの全体図になります。

4.フローのテスト

4-1.テストの実行

「保存」を押下して、「テスト」を実行します。

4-2.フローの実行

フローのテスト画面で「手動」を選択して、「テスト」を押下します。
フローの実行画面で「フローの実行」を押下します。
フローが実行されるので「完了」を押下します。

4-3.フローの確認

「ご利用のフローが正常に実行されました。」となることを確認します。

5.実行結果

フローの実行後、Teamsに通知がなされました。

ここまでが「第1回 通知フロー作成編」になります。
次回は「第2回 インターネット上にある表からデータを自動取得編」です。お楽しみに!

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