初心者でも簡単にRPAを活用!Power Automateの使い方と導入事例

初心者でも簡単にRPAを活用!Power Automateの使い方と導入事例

June 25, 2024

記事の監修

S.Sato

記事の監修


S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/2グループ グループマネージャー
資格:Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポートなど

2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。
それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。
IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。
趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Contents

目次

業務効率化と生産性向上を目指す企業にとって、RPAは強力なツールです。その中でも、マイクロソフトが提供するPower Automateは、非技術者でも簡単に利用できる自動化プラットフォームとして注目されています。

本記事では、Power Automate RPAの基本概念から始め、具体的な利用方法や成功事例を通じて、自動化の効果的な導入方法を詳しく解説します。さらに、導入時に考慮すべきセキュリティやトレーニングのポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

Power Automate RPAとは

ビジネスの効率化を図るために、多くの企業がRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を導入しています。特に、マイクロソフトのPower Automateは、その使いやすさと高い機能性から注目を集めています。このセクションでは、RPAの基本とPower Automateが果たす役割や可能性について詳しく解説します。

RPAの基本

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)は、ソフトウェアを使って人間が行う定型的な業務を自動化する技術です。例えば、データ入力やメールの送信、情報の整理といった反復的なタスクをRPAツールが代わりに行うことで、作業効率を大幅に向上させることができます。RPAは人為的なエラーを減少させ、社員がより価値の高い業務に集中できるようサポートします。

Power Automateの役割と可能性

Power Automateは、マイクロソフトが提供するRPAツールで、幅広い業務プロセスを簡単に自動化できます。このツールの強みは、技術的な知識がなくても直感的に使える点です。ドラッグ&ドロップでフローを作成し、複雑なシステム間の連携もシームレスに行えます。Power Automateの可能性は無限大です。例えば、以下のような業務で活用されています。

データ収集と整理

複数のデータソースから情報を収集し、整理してレポートを生成。

メール管理

特定の条件に基づいて自動的にメールを振り分けたり、返信を行う。

通知とアラート

重要なイベントが発生した際に、関連するチームメンバーに即座に通知。

このようにPower Automateは、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。Power Automateを導入することで、企業はデジタルトランスフォーメーションを加速させ、競争力を高めることができます。Power Automateは、今後もさらに進化し、より多くの企業での導入が進むことでしょう。自社の業務プロセスを見直し、自動化の可能性を探ることで、より効率的でスマートな働き方を実現しましょう。

power automateを導入すると何ができる?power automate の概要やできること、導入のポイントを解説
power automateを導入すると何ができる?power automate の概要やできること、導入のポイントを解説
power automateとは何か power automateとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずはpower automateの概要について解説します。 Microsoft社がリリースしている自動化ツール power automateは、WindowsやOfficeで有名なMicrosoft社がリリースしている自動化ツールです。RPAのような使い方ができ、定型的な処理を複雑な操作なしに自動化することができます。 ローコードで自動化プロセスを構築できる power automateを活用することで、ローコードで自動化プロセスを生成可能です。専門的な知識を必要とせずに定形処理を自動化できるため、業務効率化に役立つでしょう。 従来、自動化プロセスを構築し処理するには専門的なITシステムやツールが求められることも多かったでしょう。それらを導入することで大きな効果が見込めるケースもありますが、コストがかさむことによるリスクも無理できなかったのではないでしょうか。 power automateのようなローコードツールがあれば、そういったリスクを最小化することができます。 power automateのメリットと特徴 続いて、power automateのメリットおよび特徴について解説します。 ミスを削減できる power automateを業務活用することで、ミスの削減が期待できます。従来手作業で行っていた業務をpower automateにより自動化することで、決められた手順によりプロセスが実行される形になります。 それにより、人の手によるヒューマンエラーが起きづらくなるわけです。機械処理によるエラーを吐き出す場合もゼロではありませんが、処理手順さえ間違えていなければおおよそ完璧に実行されることが期待できます。 ミスの削減により、短時間で正しいデータや書類を生成できたり、確認プロセスを省略できるなどのメリットがあります。 業務効率化に繋がる power automateを活用することにより、業務の効率化に繋がります。既存の処理を自動化することにより、そこに費やしていたリソースを節約することができるからです。 今や業務効率化は時代の要請もあり、多くの企業が目指すべきものとされています。業務効率化の方法にはさまざまなものがありますが、ITの活用はその一つに挙げられるでしょう。 power automateを上手く使い、自動化できる業務を見極めるのが大事です。 簡単に生成・編集できる power automateを使うことで、専門的知識なしで自動化プロセスを生成・編集可能です。専門的知識不要というのがpower automateのようなローコード開発ツールの利点の一つであり、本質と言えるかもしれません。 通常、専門的なITシステムやツールを導入するにはプロの手を借りる必要があります。既存のものをそのまま導入する場合はその限りではないかもしれませんが、新しいものを開発するなら開発業者への外注が一般的な手法です。 プロに外注することで希望通りのものが作れるメリットはありますが、コストや納期の問題が生じます。プロの手を借りて開発するにはそれなりのコストや時間がかかるため、今すぐに使いたいというニーズを満たすのは難しいのではないでしょうか。 ローコード開発ツールを使うことで、ある程度その辺を解決できます。自社で内製すればコストはかかりませんし、作ったそばから利用可能だからです。 コストを最適化できる power automateを導入することで、コストを最適化できるのも魅力です。ある処理を自動化するには自動化プロセスを処理してくれるITシステムやツールを導入するのが一般的な方法ですが、やり方によっては大きなコストがかかってしまいます。 そのコストをペイできるのであれば問題ないのですが、そうでない場合は自動化しない方がコストパフォーマンスが上回ってしまうこともあるでしょう。power automateのようなローコードで自動化プロセスを組めるツールを導入した場合、最小コストで大きな結果を得ることができます。 使い方さえ学んでしまえば誰でも比較的容易に自動化プロセスを組めるため、別途システムやツールを導入する必要がないからです。 power automateでできること では続いて、power automateを活用してできることをご紹介します。power automateに対する具体的イメージを持って頂けると幸いです。 自動ワークフローの作成 power automateでできることとしてまず挙げられるのは、自動ワークフローの作成です。業務にはさまざまなタスクを連ねたワークフローが存在しますが、それと同じような構造を自動化プロセスとして扱う形です。 たとえば、下記のような感じです。 申請者がフォームを通して申請する ↓ 管理者に通知を送信する ↓ 管理者が承認し、申請者に通知する ↓ 承認された内容を自動的にリスト化し記録する 実際はpower automateだけでなく、他のMicrosoftアプリと連携して使うことが多いでしょう。やりたいことに対し、どのようなアプリを使ってどのようにワークフローを組むのかを考える必要があります。 RPA的な処理 power automateでできることとして、RPA的な処理も挙げられます。RPAはRobotic Process Automationの略であり、利用すればロボット的な技術を活用し処理を自動化することができます。 他のRPAツールを使うことでも処理の自動化は可能ですが、場合によっては専門的な知識が必要なケースもあります。その点power automateはローコードツールとして作られているため、誰でも比較的容易に処理を構築することができるでしょう。 同じMicrosoftアプリとの連携性が強いのもメリットです。 AIによるスマートな自動化 MicrosoftからリリースされているAI Builderと連携させることで、AIによるスマートな自動化も可能です。AI…

Power Automateの主要機能

Power Automateの主要機能

Power Automateは、さまざまな業務プロセスを自動化するための多機能なツールです。この記事では、Power Automateが提供する主要な機能と、それらがどのようにしてビジネスの効率化に役立つかについて詳しく解説します。自動化フローの種類や具体的な利用シナリオ、条件分岐やループといった高度な機能を理解することで、Power Automateを最大限に活用する方法を学びましょう。

自動化フローの種類と利用シナリオ

Power Automateは、さまざまな自動化フローを簡単に作成できるツールです。以下に、代表的な自動化フローの種類とその利用シナリオを紹介します。

即時フロー

手動でトリガーされるフローで、例えば、特定のボタンを押すとメールが送信されるなど、すぐに実行されるタスクに適しています。

スケジュールフロー

指定した日時や定期的に実行されるフローで、毎日のレポート作成や週次のデータ集計など、定期的な業務に適しています。

自動フロー

特定のイベントがトリガーとなって実行されるフローで、新しいメールの受信時に通知を送ったり、特定のフォルダにファイルが追加されたときにバックアップを作成するなど、イベントドリブンなタスクに最適です。

条件分岐、ループ、その他の機能

Power Automateは、より複雑な自動化シナリオにも対応できる高度な機能を提供しています。以下に、その主要な機能を説明します。

条件分岐

特定の条件に基づいて異なるアクションを実行する機能です。例えば、メールの内容に特定のキーワードが含まれている場合のみ通知を送信するなど、条件に応じた処理が可能です。

ループ

繰り返し処理を行うための機能で、大量のデータを一括処理したり、複数の項目に対して同じ操作を繰り返す際に便利です。例えば、リスト内の全ての項目を順番に処理する場合に使用します。

トリガーとアクション

さまざまなトリガー(例えば、新しいメールの受信、ファイルの作成など)とそれに対するアクション(通知の送信、データの更新など)を組み合わせることで、柔軟な自動化フローを構築できます。

これらの機能を活用することで、Power Automateはシンプルなタスクの自動化から複雑なワークフローの構築まで、幅広いニーズに対応することができます。自動化の可能性を最大限に引き出すためには、これらの機能を理解し、適切に活用することが重要です。

業務自動化の始め方

業務自動化の始め方

最初のフローを作成する

Power Automateで業務自動化を始めるには、まず最初のフローを作成することから始めます。以下の手順で簡単にフローを作成できます。

サインイン

Power Automateにサインインし、ホーム画面にアクセスします。サインインは、Microsoftアカウントを持っていれば、利用可能です。持っていない場合は、無料で作成することができます。

サインイン

新しいフローの作成

「新しいフロー」を選び、フローの種類(即時フロー、スケジュールフロー、自動フロー)を選択します。

新しいフローの作成

トリガーの設定

フローを開始する条件を左の「アクション」より選び、ドラッグアンドドロップで設定します。(例:新しいメールの受信、特定のアプリの起動など)

トリガーの設定

アクションの追加

トリガーが発生した際に実行されるアクションを追加します。例えば、メールの内容をExcelに保存する、通知を送るなどです。こちらもアクション一覧から選択し、先ほどと同様にドラッグアンドドロップで設定していきます。また、アクションが見つけにくい場合は、検索からアプリ名などを入れることで操作内容を探すことができます。

アクションの追加

フローの保存とテスト

作成したフローを保存し、実際に動作するかテストします。

フローの保存とテスト

テンプレートの活用方法

Power Automateには、数多くのテンプレートが用意されており、これを利用することで効率的に自動化フローを作成できます。テンプレートの活用方法は次の通りです。

テンプレートの選択

ホーム画面から「テンプレート」を選択し、業務に適したテンプレートを探します。検索機能を使って、特定の目的に合ったテンプレートを見つけることもできます。

テンプレートの選択

テンプレートのカスタマイズ

選んだテンプレートを基に、必要に応じてトリガーやアクションをカスタマイズします。テンプレートは基本的な設定がされているため、少しの修正で自分の業務に適したフローが作成できます。

テンプレートのカスタマイズ

フローの実行

カスタマイズが完了したら、フローを保存して実行します。テンプレートを利用することで、短時間で実用的なフローを作成できます。

カスタマイズと最適化のヒント

作成したフローをさらに効果的にするためのカスタマイズと最適化のヒントをいくつか紹介します。

条件分岐の活用

特定の条件に応じて異なるアクションを実行させることで、フローの柔軟性を高めます。例えば、メールの送信者によって処理を変えるなどです。

ループの使用

同じ操作を複数回行う必要がある場合には、ループ機能を使って効率的に処理します。例えば、リスト内の全アイテムに対して同じ処理を行う場合などです。

エラー処理の設定

フローが正常に動作しなかった場合に備えて、エラー処理を設定しておくことで、問題発生時の対応が容易になります。

パフォーマンスの監視

フローの実行状況を定期的に監視し、必要に応じて改善します。これにより、継続的にフローの効率を向上させることができます。

これらのステップとヒントを参考にすることで、Power Automateを使った業務自動化がスムーズに進み、日常の作業が大幅に効率化されます。

Power Automateを利用した実際の業務改善例

Power Automateを利用した実際の業務改善例

Power Automateを活用することで、さまざまな業界で業務プロセスの効率化が実現されています。このセクションでは、具体的な事例を通じて、Power Automateがどのようにビジネスの改善に貢献しているかを紹介します。小売業界、製造業界、金融業界など、異なる業種での成功事例を見ていきましょう。

小売業界の事例 顧客対応の自動化

小売業界では、顧客対応のスピードと正確性がビジネスの成功に直結します。ある小売企業では、Power Automateを活用して顧客対応を自動化することで、顧客満足度を大幅に向上させました。

この企業は、顧客からの問い合わせを受け取るたびに、自動で返信メールを送信するフローを構築しました。さらに、問い合わせ内容を分析して適切な担当者に自動的に割り振る仕組みも導入しました。その結果、顧客対応のスピードが大幅に向上し、スタッフはより複雑な問題に集中できるようになりました。

製造業界の事例 在庫管理の最適化

製造業界では、在庫管理の効率化がコスト削減と生産性向上に直結します。ある製造企業は、Power Automateを使って在庫管理を最適化し、業務の効率化を実現しました。

この企業は、各工場の在庫データをリアルタイムで集約し、中央のデータベースに自動的に更新するフローを構築しました。さらに、在庫が一定のレベルを下回った場合に、自動的に発注を行う仕組みを導入しました。この自動化により、在庫不足による生産ラインの停止を防ぎ、在庫過剰によるコスト増加も抑えることができました。

これらの事例は、Power Automateを活用することで、さまざまな業界で業務プロセスを自動化し、効率化を実現できることを示しています。顧客対応や在庫管理など、日常的な業務を自動化することで、従業員はより価値の高い業務に集中でき、企業全体の生産性が向上します。Power Automateを導入して、自社の業務改善を図りましょう。

業務効率化と生産性向上を目指す企業にとって、RPAは強力なツールです。その中でも、マイクロソフトが提供するPower Automateは、非技術者でも簡単に利用できる自動化プラットフォームとして注目されています。 本記事では、Power Automate RPAの基本概念から始め、具体的な利用方法や成功事例を通じて、自動化の効果的な導入方法を詳しく解説します。さらに、導入時に考慮すべきセキュリティやトレーニングのポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。 Power Automate RPAとは ビジネスの効率化を図るために、多くの企業がRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を導入しています。特に、マイクロソフトのPower Automateは、その使いやすさと高い機能性から注目を集めています。このセクションでは、RPAの基本とPower Automateが果たす役割や可能性について詳しく解説します。 RPAの基本 RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)は、ソフトウェアを使って人間が行う定型的な業務を自動化する技術です。例えば、データ入力やメールの送信、情報の整理といった反復的なタスクをRPAツールが代わりに行うことで、作業効率を大幅に向上させることができます。RPAは人為的なエラーを減少させ、社員がより価値の高い業務に集中できるようサポートします。 Power Automateの役割と可能性 Power Automateは、マイクロソフトが提供するRPAツールで、幅広い業務プロセスを簡単に自動化できます。このツールの強みは、技術的な知識がなくても直感的に使える点です。ドラッグ&ドロップでフローを作成し、複雑なシステム間の連携もシームレスに行えます。Power Automateの可能性は無限大です。例えば、以下のような業務で活用されています。 データ収集と整理 複数のデータソースから情報を収集し、整理してレポートを生成。 メール管理 特定の条件に基づいて自動的にメールを振り分けたり、返信を行う。 通知とアラート 重要なイベントが発生した際に、関連するチームメンバーに即座に通知。 このようにPower Automateは、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。Power Automateを導入することで、企業はデジタルトランスフォーメーションを加速させ、競争力を高めることができます。Power Automateは、今後もさらに進化し、より多くの企業での導入が進むことでしょう。自社の業務プロセスを見直し、自動化の可能性を探ることで、より効率的でスマートな働き方を実現しましょう。 Power Automateの主要機能 Power Automateは、さまざまな業務プロセスを自動化するための多機能なツールです。この記事では、Power Automateが提供する主要な機能と、それらがどのようにしてビジネスの効率化に役立つかについて詳しく解説します。自動化フローの種類や具体的な利用シナリオ、条件分岐やループといった高度な機能を理解することで、Power Automateを最大限に活用する方法を学びましょう。 自動化フローの種類と利用シナリオ Power Automateは、さまざまな自動化フローを簡単に作成できるツールです。以下に、代表的な自動化フローの種類とその利用シナリオを紹介します。 即時フロー 手動でトリガーされるフローで、例えば、特定のボタンを押すとメールが送信されるなど、すぐに実行されるタスクに適しています。 スケジュールフロー 指定した日時や定期的に実行されるフローで、毎日のレポート作成や週次のデータ集計など、定期的な業務に適しています。 自動フロー 特定のイベントがトリガーとなって実行されるフローで、新しいメールの受信時に通知を送ったり、特定のフォルダにファイルが追加されたときにバックアップを作成するなど、イベントドリブンなタスクに最適です。 条件分岐、ループ、その他の機能 Power Automateは、より複雑な自動化シナリオにも対応できる高度な機能を提供しています。以下に、その主要な機能を説明します。 条件分岐 特定の条件に基づいて異なるアクションを実行する機能です。例えば、メールの内容に特定のキーワードが含まれている場合のみ通知を送信するなど、条件に応じた処理が可能です。 ループ 繰り返し処理を行うための機能で、大量のデータを一括処理したり、複数の項目に対して同じ操作を繰り返す際に便利です。例えば、リスト内の全ての項目を順番に処理する場合に使用します。 トリガーとアクション さまざまなトリガー(例えば、新しいメールの受信、ファイルの作成など)とそれに対するアクション(通知の送信、データの更新など)を組み合わせることで、柔軟な自動化フローを構築できます。 これらの機能を活用することで、Power Automateはシンプルなタスクの自動化から複雑なワークフローの構築まで、幅広いニーズに対応することができます。自動化の可能性を最大限に引き出すためには、これらの機能を理解し、適切に活用することが重要です。 業務自動化の始め方 最初のフローを作成する Power Automateで業務自動化を始めるには、まず最初のフローを作成することから始めます。以下の手順で簡単にフローを作成できます。 サインイン Power Automateにサインインし、ホーム画面にアクセスします。サインインは、Microsoftアカウントを持っていれば、利用可能です。持っていない場合は、無料で作成することができます。 新しいフローの作成 「新しいフロー」を選び、フローの種類(即時フロー、スケジュールフロー、自動フロー)を選択します。 トリガーの設定 フローを開始する条件を左の「アクション」より選び、ドラッグアンドドロップで設定します。(例:新しいメールの受信、特定のアプリの起動など) アクションの追加 トリガーが発生した際に実行されるアクションを追加します。例えば、メールの内容をExcelに保存する、通知を送るなどです。こちらもアクション一覧から選択し、先ほどと同様にドラッグアンドドロップで設定していきます。また、アクションが見つけにくい場合は、検索からアプリ名などを入れることで操作内容を探すことができます。 フローの保存とテスト 作成したフローを保存し、実際に動作するかテストします。 テンプレートの活用方法 Power Automateには、数多くのテンプレートが用意されており、これを利用することで効率的に自動化フローを作成できます。テンプレートの活用方法は次の通りです。…

自動化成功のための効果的な方法

自動化成功のための効果的な方法

業務の自動化を成功させるためには、計画的なアプローチと適切な実行が欠かせません。このセクションでは、Power Automateを活用した自動化プロジェクトを成功に導くための効果的な方法を紹介します。業務分析からフローの設計、適切なツールの選定、チームのエンゲージメント、継続的な監視と改善、そしてスケーリング戦略まで、具体的なステップを解説します。これらの方法を実践することで、自動化の効果を最大限に引き出し、業務効率の向上を実現しましょう。

業務分析とフローの設計

業務自動化を成功させるための第一歩は、現行の業務プロセスを詳細に分析することです。どのタスクが自動化に適しているのかを見極め、無駄やボトルネックを特定します。次に、その分析結果を基に、効率的なフローを設計します。Power Automateを活用して、トリガーとアクションを適切に組み合わせたフローを作成し、自動化の効果を最大化します。

適切なツールとプラットフォームの選定

自動化を成功させるためには、業務に最適なツールとプラットフォームを選定することが重要です。Power Automateは、幅広い連携機能と直感的なインターフェースを備えており、非技術者でも簡単に使用できます。自社の業務ニーズに合ったツールを選び、無理なく導入できるプラットフォームを選定しましょう。

チームのエンゲージメントとリーダーシップの重要性

自動化プロジェクトを成功させるためには、チーム全体のエンゲージメントとリーダーシップが不可欠です。プロジェクトリーダーは、チームメンバーに自動化のメリットを理解させ、積極的な参加を促す必要があります。また、定期的なミーティングやトレーニングを通じて、チーム全体が一丸となって自動化プロジェクトに取り組む環境を整えましょう。

継続的な監視と改善プロセス

自動化プロジェクトは、一度導入して終わりではありません。継続的に監視し、改善を行うプロセスが重要です。Power Automateの分析ツールを活用して、フローのパフォーマンスを定期的にチェックし、問題が発生した場合には迅速に対処します。これにより、自動化の効果を最大限に引き出し、持続可能な改善が実現できます。

スケーリング戦略の策定

自動化プロジェクトが成功したら、その成功を基にスケーリング戦略を策定します。初期の小規模なプロジェクトから始め、効果を確認しながら徐々に自動化の範囲を拡大していきます。このように、リスクを最小限に抑えながら、自動化の恩恵を全社的に享受することができます。

Power Automateの導入で考慮すべき点

Power Automateの導入で考慮すべき点

Power Automateを効果的に導入するためには、事前にいくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。このセクションでは、特に重要なセキュリティとプライバシーの確保、および従業員に対する包括的なトレーニングとサポート体制の構築について詳しく解説します。これらのポイントを押さえることで、Power Automateを安全かつ効率的に運用することが可能になります。

セキュリティとプライバシー

Power Automateを導入する際には、セキュリティとプライバシーの保護が非常に重要です。自動化フローを設計する際に、データの安全性を確保するために以下の点に注意しましょう。

データの暗号化

送信および保存されるデータが適切に暗号化されていることを確認します。

アクセス制御

フローやデータにアクセスできるユーザーを厳密に管理し、必要最低限の権限を設定します。

監査ログ

フローの実行履歴や変更履歴を記録し、不正アクセスや不正利用の早期発見を可能にします。

コンプライアンス

業界標準や法規制に準拠したデータ処理を行い、プライバシーポリシーを遵守します。

包括的なトレーニングとサポート体制の構築

Power Automateを効果的に導入・運用するためには、従業員に対する包括的なトレーニングと、しっかりとしたサポート体制の構築が必要です。

初期トレーニング

新しいツールを導入する際には、全従業員に対して基本的な操作方法や、自動化フローの作成手順についてのトレーニングを実施します。

継続的な教育

Power Automateの新機能やベストプラクティスについて、定期的にアップデート情報を提供し、従業員が最新の知識を持続的に習得できるようにします。

サポート体制

専門のサポートチームを設置し、従業員からの質問やトラブルに迅速に対応できる体制を整えます。サポートチームが迅速に対応することで、問題の早期解決が図れます。

コミュニティの活用

Power Automateのユーザーコミュニティやフォーラムを活用して、他のユーザーからの知見やアドバイスを得ることも有効です。

まとめ

Power Automateを利用することで、非技術者でも簡単に業務自動化が可能となり、効率化と生産性向上が実現できます。本記事では、基本概念から具体的な利用方法、成功事例、自動化を成功させるための方法、導入時の考慮点までを解説しました。適切なセキュリティ対策や包括的なトレーニングとサポート体制を整えることで、安心してPower Automateを活用し、業務改善を進めましょう。

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June 11, 2024

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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