シェアポイントを活用すれば情報共有を効率化できる。メリットや活用事例をご紹介

シェアポイントとは？

シェアポイントとは、一体どのようなものなのでしょうか。まずはシェアポイントについて見ていきましょう。

Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツール

シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツールです。MicrosoftというとPCの汎用的なOSであるWindowsや業務アプリであるOfficeなどが有名ですが、それ以外にもさまざまなサービスを手掛けています。

IT事業が主だったものになりますが、OSや業務アプリの開発以外にもラップトップやゲーム機器の開発・販売を手掛けていたり、Azureといったクラウドコンピューティングサービスも運営しています。

Microsoft365に含まれている

MicrosoftはMicrosoft365というOffice製品のサブスクリプションサービスも手掛けており、シェアポイントもそこに含まれます。従来WordやExcelといったOffice製品を使うには買い切りで購入するのが一般的でしたが、今はMicrosoft365によりプランの利用料を支払えば使うことができます。

Microsoft365にはシェアポイントの他にもクラウドストレージサービスであるOneDriveや、コミュニケーションのためのTeamsが付帯しています。もちろんOffice製品であるWordやExcelの利用も可能なので、それらがより便利に使えるようになった形です。

プランによってさまざまな部分が異なるため、自社に合ったものを契約しましょう。

シェアポイントでできること

では、次にシェアポイントでできることを深堀りします。シェアポイントを導入すれば、主に下記のようなことが可能です。

社内向けポータルサイトの作成

シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」です。社内向けポータルサイトとは、一般的に「外部に公開せず社内での閲覧に限定したポータルサイト」のことであり、自社業務に関するさまざまな情報がまとめられています。

通常、Webサイトは全世界に公開するために作成されます。自社サイトであれば現カスタマーや見込み客、取引先、そして検索エンジンや広告を通して来訪するユーザーに適切な情報を与えるのが主な目的ではないでしょうか。

社内向けポータルサイトも基本的な考え方は同じです。ただ、対象が「全世界の人々」でなく「社内の人々」に限定される形です。

ポータルを構築すれば、必要な情報を素早く検索できる

社内向けポータルサイトを構築することで、業務に必要な情報を素早く検索することができるようになります。ポータルの内容が充実していればしているほど「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が根付くようになり、さらにポータルの情報量が充実するという好循環を促せます。

ITが発達する前、紙のマニュアルを業務活用していたところも多かったのではないでしょうか。紙のマニュアルにも利点はありますが、保管のためのスペースを要したり、必要箇所を見つけるのが難しいなどのデメリットもあります。

ポータルを構築し情報を充実させることで、必要な時に瞬時に情報を得ることができるようになるでしょう。

オンライン上でのファイルの受け渡しや共同編集

シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」ですが、それ以外にもオンライン上でファイルを受け渡したり共同編集したりすることができます。情報共有をどのような形で行うのがベストかはケースバイケースですが、現代のテクノロジーを活かすのであればオンラインでの共有が挙がるでしょう。

オンラインを活用するメリットは「距離が離れていてもコラボレーションが可能」な点です。社内で仕事をしている人同士以外でもファイルの受け渡しや共同編集が可能になるため、業務の柔軟性を向上させることができます。

共同作業が可能なアプリはWordやExcel、Powerpointなどが挙げられます。いずれも業務に利用することが多いため、適切かつ利便性の高い活用が可能になるでしょう。

シェアポイントを導入するメリット

それでは、続いてシェアポイントを導入するメリットを具体的に解説します。シェアポイントを業務活用することで、下記のような利点が生じるでしょう。

チームでの情報共有がスムーズになる

シェアポイントを導入することで、チーム内の情報共有がスムーズになります。社内向けポータルを作成すれば必要な情報を瞬時に検索することもできますし、ファイルを共有・共同編集すればチーム内での情報格差を失くしたり意思統一を図ることができます。

情報共有がスムーズでない場合、ある人が知っている情報をある人が知らないといった状況が起こります。かといって必ず業務に支障が出るわけではありませんが、小さな問題が後々大きなトラブルに発展するケースも少なくありません。

初期段階で間違いのない情報共有が行われる利点は大きいでしょう。

出先からモバイルを通して最新情報を知ることができる

シェアポイントを導入し社内向けポータルを作成すれば、出先からモバイル端末を通して業務の最新情報を得ることもできます。メールやファイルの共有といった方法で最新情報を得ることもできますが、ポータルの場合は「更新するだけでOK」という手軽さが特徴です。

メールの場合、情報を記載してそれを適切なグループや人に送信しなければなりません。送信先を誤って設定しまう恐れもありますし、正しく行えても「更新するだけでOK」なポータルサイトと比べると手間が一つ増えてしまいます。

「たった一手間」ではありますが、それが積み重なると膨大な量になります。手間を減らすことで、トータルリソースの節約とミスの軽減が期待できます。

知見が個人でなく社内に集約される

シェアポイントを活用して社内ポータルサイトを作成すれば、業務に関する知見やノウハウが個人でなく社内に集約されるようになります。従来は情報を適切に記録する方法が乏しかったため、業務にまつわる知見やノウハウはそれを遂行する担当者個人に集約されていたのではないでしょうか。

それはそれで個人のスキルやキャリアが向上するといったメリットもありますが、特定の担当者がいないと仕事が回らないといったデメリットも生じます。ポータルを活用し暗黙知を形式知に変換しておけば、業務に対する属人性を軽減させることができます。

情報の一元管理が可能

シェアポイントを活用することで、情報の一元管理が可能になります。情報をどのように集約するかはさまざまな方法がありますが、どのような方法を採用するにしても「（情報は）一元管理する」ことが望ましいでしょう。

一元管理というのは「一箇所にまとまって管理されている状態」のことです。デジタルの情報は流動性が高いため、確たるルールや方針を設けてないとあちらこちらによく似たファイルが散らばってしまい、統制がとれなくなってしまいます。

社内向けポータルで情報を一元管理すれば、閲覧者は常に正しい最新の情報を取得できるわけです。

資料を最小化できる

シェアポイントを導入して情報を社内向けポータルに集約すれば、紙の資料を最小化することができます。デジタルが普及する前は紙の資料により情報共有や意思伝達がなされていたことも多かったのではないでしょうか。

紙の資料を活用することによるメリットもありますが、反面下記のようなデメリットが生じます。

• 保管のためのスペースが必要
• 紛失、盗難、その他セキュリティリスク
• インクや紙といったサプライコストがかかる
• 共有に時間がかかる

紙の資料を保管するためには、物理的なスペースが必要です。それほど量が多くないうちは問題ないのですが、保管物が膨大になればなるほど広いスペースが必要になり、その分のコストがかさんでしまいます。

情報をデジタルに移行することで、そのようなデメリットを解消できるわけです。

シェアポイントの具体的な活用例

では、次にシェアポイントの具体的な活用例をいくつか挙げたいと思います。

情報を集約するポータル作成に

一つ目は、やはり情報を集約するためのポータル作成です。社内向けポータルサイトを作成し情報集約ツールとして活用すれば、多くのメリットが得られます。

シェアポイントを使えば比較的容易にポータルサイトを作成することができますが、中身はしっかりと精査する必要があります。どの情報を載せどの情報を載せないかといった基礎的な部分から、どのようなカテゴライズでどの情報に行き着くかといったデザイン的な部分までをしっかりと考え構築しましょう。

会議用の資料作成に

シェアポイントを活用して、会議用の資料を作成することもできます。シェアポイントを利用すればWordやExcelといったOfficeアプリを使い複数人で一つのファイルを共同編集することもできるため、複数人の視点が入った客観的な資料を作成できるでしょう。

また、作ったファイルをシェアポイントを使い参加者に共有することも可能です。

テレワークにおける情報共有に

シェアポイントを使い社内向けポータルサイトを構築すれば、テレワーク環境に対応した情報共有ツールとして役立ちます。ポータルの利点は「そこを見れば必要な情報が網羅されていること」なので、メンバーがそれぞれ異なる環境下で仕事をしていても、ポータルを通して共通認識が得られるわけです。

テレワーク下におけるポータルの活用に関しては、通常のオフィスケースよりシビアに考えた方がよいかもしれません。コミュニケーションがほぼオンラインに限定されるため、どのような情報を優先的に共有すべきかがより重要になるからです。

システムテクノロジーにより情報の共有が容易になったとはいえ、人間の処理能力が拡大したわけではありません。最重要なものを見やすい位置に載せ、そこから各々が必要な情報に飛びやすく設計するのが好ましいでしょう。

シェアポイントを効率的に活用するポイント

それでは、次にシェアポイントを効率的に活用するポイントをいくつかご紹介します。シェアポイントは利便性の高いツールですが、より効果を得るためには下記のような点に注意を払いましょう。

自社に合ったプランを契約する

Microsoft365を契約することでシェアポイントの利用が可能になりますが、Microsoft365にはさまざまなプランが存在します。それぞれ料金や付帯するサービスが異なるわけですが、自社の求めに合ったプランを契約しないとシェアポイントの真価を発揮するのが難しくなります。

たとえば、オフラインでの作業を想定しているのにオンラインアプリ限定のプランを契約してしまうと、作業のためにインターネット環境を構築しなければなりません。また、使いたい機能が欠けていたりセキュリティニーズが異なるといった問題が発生する可能性もあるため、プランの詳細および自社のニーズを事前にしっかりと精査することをおすすめします。

管理運用のルールを設ける

シェアポイント活用のコツは、管理運用のルールを設けることです。シェアポイントをどのように使うかは各ケースによって異なりますが、たとえばポータルサイトの運用であれば下記のような点を決める必要があります。

• 編集権限を誰に与えるか
• 閲覧権限を制限するか否か

編集権限を拡大すればするほど利便性が向上し情報も集まりやすくなりますが、セキュリティレベルが低下します。反対に権限を絞れば絞るほど情報の統制はしやすくなりますが、量と質の面において問題が発生するかもしれません。

自社の置かれている状況によって柔軟に決める必要があります。

まとめ

シェアポイントを導入すれば、自社向けポータルサイトを簡単に構築できます。見やすく分かりやすいポータルを作成し、情報共有の効率化を目指しましょう。