Power Automateで簡単に特定の​ キーワードを検出したら​ Teamsに自動アラートを送信！

こんなお悩みはございませんか？

大量の情報から重要なキーワードを見落としてしまう

異常やトラブルをリアルタイムに関係者へ共有できない

アラート通知の仕組みを作るにはプログラミングが必要だと思っている

簡単に解決できます！

Power Automateを使用することで、フローが特定のキーワードを検知し、管理者チームに自動で通知を送ることができます。​
これにより、日報などで投稿された遅延や問題、課題に対して即座に対応でき、早期解決につながります。​​
さらに、通知内容をExcelやSharePointに記録することで、対応履歴の管理や状況の把握が可能になります。​
こうした仕組みにより、業務の可視化が進み、これらのお悩みを簡単に解決することができます！​​
それでは、具体的な方法を見ていきましょう！​​

はじめに

まず、Power Automateには、Teamsのメッセージをトリガーにしたフローの機能が標準で備わっています。 ​​​

今回紹介する機能は、Power Automateで特定のキーワードを検知し、指定のチームや担当者に自動通知する仕組みです。 ​​​

例えば、営業部チームの日報で「提案資料作成 → 進捗遅延」というメッセージが投稿されたとします。 ​​​

Power Automateが特定のキーワードを検知すると、管理者宛てのチームに自動でメッセージを投稿します。​ これにより、管理者は状況を即座に把握し、適切な対応を迅速に検討することが可能となります。 ​​​

管理者が適切に対応することで、プロジェクトの進行がスムーズに保たれ、問題が早期に解決されます。 ​​​

また、通知内容はExcel OnlineやSharePoint Onlineと連携して履歴として記録され、後から遅延状況や対応策の履歴を簡単に確認できます。 ​​​

これにより、業務の透明性が向上し、後続の作業が効率的に進められるようになります。 ​​​

Power Automateを活用することで、チーム間の連携を強化し、迅速な対応が可能になります！ ​​​

1. 今回作成するフローの要件​

今回作成するフローでは、 ​​​

・営業部の担当者が「進捗遅延」と投稿すると、Power Automateがこれを検知し、管理者のチャネルに遅延のアラートを通知します。​​​

​​​といった要件を実現します！

情報の伝達を自動化し、対応漏れや遅延を防止するために作成します。​​​

1-1. フローの全体像 ​​

今回使用するフローの全体像は下記になります！ ​​​

​​​このような短いフローで今回の要件を満たすことができます。

1-2. フローの流れ ​​

①トリガー:特定のチャネルにキーワードが言及されたときにフローを起動させる。 ​​​

②アクション:指定するチャネルにメッセージを投稿する。 ​​​

2. フローを作成する

今回作成するフローでは、チャネルにキーワードを含むメッセージを投稿したときに自動でフローが起動されます。 ​​​

キーワードは複数指定することができますが、１語で指定する必要があります。 ​​​

指定したいずれかのキーワードを検出すると別のチャネルにメッセージを投稿します。​ 投稿はボット、または、ユーザを指定すること可能です。​ ​​​

2-1. トリガーを作成する ​​

Power Automateでフローを作成する際には、最初にトリガーを設定する必要があります。 ​​​

①で検索するキーワードを指定します。複数指定する場合はカンマ区切りで指定します。 ​​​

②でメッセージの種類を指定します。チャネル、または、グループチャットを選択することが可能です。 ​​​

③で検出対象の詳細情報を指定します。​​​

以下例ではメッセージの種類を「チャネル」として設定しています。​​​

2-2. アクションを作成する ​​

Power Automateでフローを作成する際は、１つ以上のアクションを設定する必要があります。 ​​​

①で投稿者を指定します。フローボット、または、ユーザーを選択することが可能です。 ​​​

②でメッセージの投稿先を指定します。チャネル、または、グループチャットを選択することが可能です。 ​​​

③で投稿先のチーム、チャネル、メッセージを設定しています。 ​​​

まとめ

以上がフローの作成手順です。 ​​​

このフローは営業部の担当者が「遅延」と投稿すると、Power Automateがこれを検知し、管理者チャネルに遅延のアラートを通知することが可能になります！ ​​​

今回はわかりやすくするためにシンプルな要件で作成しましたが、応用することで営業部門の進捗管理や他の業務にも対応することができます！ ​​​