SharePointリストから直接Formsを作成して、フロー作成の手間を減らす！

こんなお悩みはございませんか？

Microsoft Formsで収集したデータを手動でSharePointに移すのが面倒。

FormsのデータをSharePointで一元管理したい。

他のメンバーと効率的にデータを共有したい。

簡単に解決できます！

Microsoft FormsとSharePointを連携すると、ユーザーの回答データを自動的に保存することができ、手間を省くことができます！
さらに、SharePointで管理することで、データの検索や整理が簡単にでき、チーム全体での効率的な情報共有が可能です！
それでは実際の方法を見ていきましょう！

はじめに​

まず、前提としてSharePointリストには標準でFormsと連携する機能があります。
今回ご紹介するのは、Power Automateを使用せずにMicrosoft FormsのデータをSharePointに自動で追加する方法です。 ​​​

例えば、Microsoft Formsのデータを整理してPower BIのレポートに活用したい場合などに有効です。
データ追加の自動化を導入することで、Microsoft Formsで新たな回答があった際に、即座にそのデータがSharePointリストやレポートに反映されます。これにより、回答状況がリアルタイムで把握でき、迅速な対応が可能となります。 ​​​

また、Microsoft Formsで収集されたデータを手動でSharePointに入力する際、間違って入力したり、データが欠落することがあります。
自動化を導入すれば、データの入力ミスを防ぎ、正確なデータを自動的に格納することができます。 ​​​

1. SharePointリストの設定​

SharePointにアクセスし、任意のSharePointサイトに入ります。 ​​​

後ほどSharePointリストを作成しますが、リストはSharePointサイトに保存されます。 ​​​

1-1. SharePointリストの作成​

空のリストを作成しましょう。 ​​​

今回は、映画の感想を集計するSharePointリストを作成します。 ​​​

1. 「新規」をクリックします
2. 「リスト」をクリックします
3. 「名前」に作成するリストの名前を入力します
4. 「作成」ボタンを押す ​​​

SharePointリストに、Formsで回答した保存先となるカラムを設定します。 ​​​

今回は「名前」、「映画」、「感想」を追加します。 ​​​

5. 「列の追加」をクリック
6. 列の種類を選択します
7. 「次へ」をクリックします
8. 「名前」を入力します
9. 「保存」をクリックします ​​​

1-2. SharePointリストの設定​

SharePointリスト作成時に「タイトル」カラムがデフォルトで含まれているので、今回はそのカラムを無効化したいと思います。 ​​

1. 「タイトル」をクリック
2. 「列の設定」をクリックします
3. 「この列を表示しない」をクリックします

2. SharePointリストとMicrosoft Formsを連携する ​

SharePointリストから、直接Microsoft Formsを開いてフォームを作成できます。
また、作成したフォームではURLを発行でき、そのURLをユーザーに配布する事で回答が行えます。 ​​​

回答したデータはMicrosoft Formsのみでなく、SharePointリストにも保存され、メンバーと気軽に共有したりPower BIでレポートを作成したりできます。 ​​​

2-1. SharePointリストとMicrosoft Formsを連携する ​​

SharePointリストからMicrosoft Formsを起動し、フォームを作成します。 ​​​

1. SharePointリストから「フォーム」をクリックします
2. 「タイトル」カラムは今回は使用しないので無効化します
3. フォームの各要項を、ユーザーに求める形に編集します
4. 完成したら「フォームの送信」からユーザーに共有します ​​​

2-2. SharePointリストで結果を確認する ​​

実際にフォームから回答を作成し、SharePointリストに保存されているか確認します。

1. フォームに移動し、各入力欄に回答を入力します。
2. 「送信」をクリックします。
3. SharePointをリロードすると回答データが確認できます。

まとめ ​

以上がSharePointからMicrosoft Formsに接続する方法になります。
この方法を使用すると、Power Automateを使用せずにデータ格納を自動化できるので大変便利です。 ​​​​

今回は、わかりやすくするためにシンプルなフォームでテストしましたが、実際に使用されるような回答項目の多いものでも活用可能です！ ​​​​