記事の監修
T.Higashi
記事の監修
T.Higashi
マネジメント＆イノベーション事業部 開発部/１グループ グループリーダー
資格：MCP認定資格(AZ-305,MS-102,SC-100 他)/プロジェクトマネージャなど
2017年に文系の大学卒で新卒入社して以来、製造業向け基幹システムのシステム保守や機能追加開発、サービスデスク(テクニカルサポート)を中心にIT業界の業務に従事。
趣味は高校時代の吹奏楽部の経験からエレキベースの演奏や音楽鑑賞。
たまに運転免許証といった本人確認書類を紛失することがある。
Contents
目次
Plannerで割り当てられたタスクの更新に気づかず、対応が遅れてしまう
誰が何をいつ更新したのか、チーム内での共有が曖昧になりやすい
プロジェクトマネージャーが個別にタスクの進捗を確認・催促しなければならず、負担が大きい
これにより、チームメンバー全員が最新情報をタイムリーに共有でき、業務の抜け漏れや認識のズレを防ぎながら、スムーズに連携を取ることができます。
さらに、Microsoft Power Automateを活用して通知を自動化することで、手動での確認作業や報告の手間を省き、業務管理の効率化にもつながります。特定のタスク変更や期限に応じた通知設定も可能なため、対応漏れを未然に防ぐことができます。
それでは、具体的な方法を見ていきましょう！
1. 初めに
Microsoft Plannerは、チームや個人がタスクやプロジェクトを効率的に管理するためのツールです。タスクを作成し、期限や優先度を設定できます。タスクにコメントを追加することや、ファイルを添付することも可能です。
Plannerでタスクが完了したとき、完了報告が自動でTeamsに投稿されるようにPower Automate上で実装することが可能です。
2. プランの作成
2-1. プランを作成する
Plannerは「プラン」と呼ばれる単位でタスクをまとめて管理しております。そのため、まずは「プラン」の作成方法からご説明いたします。
プランの作成方法は主にMicrosoft 365のPlannerアプリから作成する方法とTeamsのチーム内にアプリを追加して作成する方法の2つがありますが、今回はMicrosoft 365のPlannerアプリからプランを作成する方法をご紹介します。
まずは、Microsoft 365にログインし、左上のメニューから「Planner」を選択してください。
次に左下に「＋ 新しいプラン」という項目があるのでそちらをクリックしてください。
テンプレートを選択することも可能ですが、今回は基本から開始します。
プランの名前と割り当てるチームを選択し、「作成」ボタンをクリックしてください。
プランが新しく作成され、タスクを入力する準備が完了しました。
自分のプランから追加したプランが確認できます。
TeamsでPlannerタブを追加して先程追加したプランを追加することが可能です。
2-2. タスクを作成する
プランを作成するとそのプランの中で必要なタスク(To-Do)を追加することが可能です。
タスク名、期限、割り当てたいメンバーを指定して「タスクを追加」をクリックしてください。
タスクが追加されたことが確認できます。
3. クラウドフローの作成
3-1.フローを新規作成してトリガーを設定する
Power Automate のページに移動して 作成＞自動化したクラウドフロー の順番に選択します。
フロー名は任意のものを利用してください。
フローのトリガーは多様なものが存在しますので検索ボックスで「planner」と検索し、「タスクが完了したとき」を選択して「作成」をクリックしてください。
フロー作成の画面に遷移しますので「タスクが完了したとき」の部分をクリックしてください。
パラメータを設定する必要がありますので検知対象となるグループとプランIDをドロップダウンから選択してください。
追加で項目を確認しに行く頻度を設定することができますが、こちらについて15秒以上は必ず指定する必要がありますので注意してください。
3-2. 作成されたタスクの作成者を取得する
先の手順ではタスクを作成したユーザーの内部IDは取得できますが実際のユーザープロフィールの情報を直接取得することが不可能です。そのため、作成したユーザーの内ユーザーから実際のプロフィール情報を取得するアクションを追加します。
先ほど追加したアクションの下にある「＋」のボタンを押してアクションを追加してください。
Office 365ユーザー を探し、その中の「ユーザープロフィールの取得」を選択してください。
ユーザー(UPN) の項目に「作成者ユーザーID」の値をセットします。
3-3.これまでに取得した内容をもとに投稿メッセージを作成する
先ほど追加したアクションの下にある「＋」のボタンを押してアクションを追加してください。
Microsoft Teamsを探し、その中の「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択してください。
投稿先を指定してください。今回はチャネルへの投稿を進めることにします。
投稿先のチームとチャネルをドロップダウンから選択してください。
投稿したいメッセージを「メッセージ」項目に入力してください。
※入力中項目の右側に表示される「fx」のボタンからコンテンツの値を指定することが可能です。
これまでの作業が完了しましたら、忘れずに「保存」してください。
これでフローの準備は完了です。
4.メッセージの内容を確認する
それでは、これから実装したフローが正しく動作するか、確認してみようと思います。
Plannerを開き、「タスクを追加」ボタンを押してタスク追加の画面を呼び出します。
タスク名だけが必須項目ですので任意の名前で入力します。
先ほど追加したタスクが表示されていると思いますので、こちらを完了にします。
完了するには、タスク名の横の〇印をクリックしてください。
タスクが完了になったことを確認してください。
数分ほど待つと、指定したチャネルの投稿にメッセージが投稿されていることが確認できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
Power Automateを活用することで、Plannerでのタスク完了報告をTeamsに自動で通知でき、チームのコミュニケーションや進捗管理がスムーズになります。
ぜひこのフローを活用して、業務効率化を図ってみてください！
また、応用として、
・締切前リマインドの通知
・タグによる分類投稿
・完了件数の自動集計
など、Power AutomateとPlanner、Teamsを組み合わせれば、さまざまな業務の自動化も可能です。
ぜひ試してみてください！
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