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Business Efficiency

June 11, 2024

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

ビジネスを継続的に発展させるためには顧客関係管理システムの活用が大事
顧客関係管理とは? 顧客関係管理とは、一体どのような概念なのでしょうか。まずは、顧客関係管理について解説します。 顧客との関係を見直し、売上や収益性の向上を目指すこと 顧客関係管理を一言で表現すると、顧客との関係を見直し売上や収益性の向上を目指すことです。事業において売上を立てるのになくてはならないのが顧客という ですが、顧客もそれぞれ属性や特性が異なるため、正しく管理し接する必要があります。 Aという顧客に対して有効なやり方が、Bという顧客にも当てはまるとは限りません。顧客も人間である以上それぞれの思惑や感情があるため、基本的にそれに沿って応対しニーズを満たしていく必要があるでしょう。 それらを適正に管理し売上や収益を最大化しようという試みが、顧客関係管理という概念です。 顧客関係管理を意識するのとしないのでは将来的に差が 顧客関係管理という考え方を意識するのとしないのでは、将来的に売上や収益体制に差がついてしまう可能性があります。顧客は当然ながら自分のことをより理解してくれる、自分のニーズをより満たしてくれる業者からモノやサービスを購入したいと考えるため、適正な顧客管理が行われているか否かは顧客満足度に影響し、最終的な顧客数や単価に反映されるでしょう。 なるべく早いうちから顧客関係管理について考え、適切に実行していく必要があります。 なぜ今顧客関係管理が大事なのか なぜ今顧客関係管理が大事と言われているのでしょうか。続いて、顧客関係管理の重要性が叫ばれているバックグラウンドについて見ていきましょう。 市場の成熟化に伴う売上の減少 現代は、既に供給が需要を上回っている成熟化した社会に突入していると言われています。一昔前の高度経済成長期はモノのニーズを供給が下回っていたため、極端に言うと「作れば売れる」時代でした。 そのような時代においては、「いかに大量のものを生産するか」が大事になり、一人ひとりの顧客のことを考える暇があったらモノを作った方が儲かるという話になります。しかし、需要を供給が上回る時代では「作れば売れる」などというのは夢のまた夢であり、「作ったものをどのように売るか」に頭を悩ませなければなりません。 その考え方や手法の一つとして、顧客関係管理が挙げられるというわけです。 ニーズの多様化 需要を供給が上回った現代においては、ニーズの多様化が発生しています。従来の社会ではニーズが単一化されており、企業としても「何を作るか」がある程度明確だったのではないでしょうか。 しかし、多様化されたニーズに応えるためにはさまざまな角度から物事を考えなければなりません。商品の種類は多いほうがいいのか少ない方がいいのか、販売手法やアプローチは誰にどのように行えばいいのか、などが挙げられるでしょう。 多様化されたニーズに適格に応えるために、一人ひとりの顧客との関係を改善管理する顧客関係管理が重要になるわけです。 グローバル時代におけるスピード感の重要性 グローバル時代のビジネスはスピード感が重要であり、その辺りに欠ける企業はたちまち周回遅れになってしまうでしょう。逆に、スピード感のある企業は多くのチャンスにチャレンジすることができ、視野や世界を広げる機会に恵まれます。 顧客との関係をしっかりと管理することで、ビジネスのスピードを向上させることができます。関係が深ければ深いほど余計なコミュニケーションを削ぎ落とすことが可能になり、いわゆる阿吽の呼吸に近い状態になることも期待できます。 それはすなわち、言葉にしなくても顧客のニーズを理解していることになるでしょう。そこまで関係が進んだ取引先を切るのは相手方としても難しく、自然と競争優位を得ることもできるのではないでしょうか。 システムを活用することで顧客関係管理が変わる 現代において重要性の高い顧客関係管理ですが、実際にはどのように行えばよいのでしょうか。ここでは、顧客関係管理のためのシステムについて解説します。 顧客関係管理システムとは? 顧客関係を管理するためのシステムは一般的に、CRMシステムと呼ばれます。CRMはCustomer Relationship Managementの略であり、これを要訳すると「顧客関係管理」になります。 以前はシステムに頼らず顧客との関係を管理していた企業もあるかもしれませんが、現在はシステムにより管理するのが一般的です。IT化の必要性が叫ばれて久しい昨今ですが、顧客関係管理の分野にもその波が押し寄せているというわけです。 顧客関係管理システムを活用すれば顧客関係管理の効率化に繋がる 顧客関係管理システムを適切に活用することで、顧客関係管理の改善や効率化に繋がるでしょう。顧客関係を改善することの重要性は前述の通りですが、システムを活用せずに改善するのは限度があり、効果も限定的になってしまいます。 CRMシステムを利用することで、従来では分からなかった顧客の購買パターンやニーズが視覚化され、より一層顧客のことを理解できるようになるでしょう。相手のことを理解できるようになればなるほど適切なアプローチを行えるようになり、結果売上や収益に繋がるという次第です。 どのようなシステムを選ぶべきか CRMシステムにはさまざまな種類が存在しますが、大きく分けると「オンプレミス型」「クラウド型」の二種類があります。以下、それぞれについて解説します。 オンプレミス型 オンプレミス型のシステムでは専用の機器を自社で購入し、そこでソフトウェアを走らせる形になります。ソフトウェアやデータの管理を自社で行える反面、メンテナンスや保守も自分達で考える必要があります。 オンプレミス型のメリットとしては、データを自社内に保管できるためセキュリティに強いという点が挙げられるでしょう。また、専用の機器を導入し構築することから、オリジナリティを保ちやすく痒いところに手が届くシステムを組みやすいという利点もあります。 反面、デメリットとしては機器購入やメンテナンス・保守にかかるコストが割高になるというものが挙げられます。当然ながら、システムのハードウェアを設置する場所も必要になるでしょう。 クラウド型 オンプレミス型が自社で専用の機器を購入しそこでシステムを走らせるのに対し、クラウド型はベンダーのサーバー上に置かれているソフトをインターネットを通じて利用する形になります。 専用の機器を購入する必要がないため、比較的導入しやすいのがメリットです。また、メンテナンスやアップデートはベンダー側で自動的に行なってくれるため、自社は通知が来たらアップデートを行えばよいという気軽さも利点でしょう。 対して、クラウド型のデメリットは柔軟性に欠けるという点が挙げられます。オンプレミス型はシステムの構築にオリジナリティを持たせることができますが、クラウド型は基本的に全ユーザーが同じソフトウェアを活用することになるため、場合によっては機能面に不満が生じることもあるでしょう。 顧客関係管理システムを活用するメリット・デメリット ここでは、顧客関係管理システムについてより理解を深めていきたいと思います。顧客関係管理システムを活用するメリットとデメリットは、一体どのような点にあるのでしょうか。 メリット CRMシステムを活用するメリットは、主に下記の通りです。 対応の平準化に繋がり、顧客満足度の向上が見込める CRMシステムを導入することで顧客対応の平準化に繋がり、満足度の向上が見込めます。システムを利用しない顧客対応の場合、顧客情報は担当者個人に集約されるため、担当者でないと満足な対応が難しいという状況になってしまいます。 一方、システムを活用して担当者ではなくシステムに情報を集約していれば、誰が対応しても一定水準を保つことができるでしょう。細かい問い合わせに対していちいち担当者を呼び出さないといけない場合は何かとストレスが溜まってしまい、場合によっては取引を打ち切られてしまうリスクがあります。 また、担当者に情報が集約されることによる業務の属人化リスクも考えなければなりません。 顧客単価の向上が期待できる CRMシステムを活用すれば、顧客単価の向上が期待できます。CRMにより顧客との関係がしっかりと管理されている場合、「どの顧客がどのタイミングでどのような商品を求めるか」「どの顧客にどのような対応をするのがベストか」といった情報が集まりやすくなります。 それらを利用することで、顧客のニーズを先回りした提案やキャンペーンを打つこともできるでしょう。人は自分のニーズをしっかりと理解してくれている相手から購入したいという思いがあるため、取引を打ち切られにくくなったり顧客単価が上がったりといった効用が期待できます。 […]
Cost Reduction

June 8, 2024

今だからこそ取り組みたい!ビズウインドが提案するITツールによる働き方改革で経営の悩みを解決!
働き方改革と ITツール 働き方改革とは、2019年4月1日に一部が施工された働き方改革関連法案に基づくもので、その定義は「一億総活躍社会を実現するための改革」です。 ひとりひとりの労働環境を最適化し、50年後もそれぞれが活躍できる社会にしていくというものです。 要するに、社員の満足度が高く、より生産性の高い労働環境にしていきましょうという内容です。 しかし、そうは言っても今まで作り上げてきた労働環境をさらに良くしていくことは、簡単なことではありません。 働き方改革を実現したいけど時間やコストもかかる、何から始めればいいのか難しいと考えられます。 さらに、昨今ではコロナウイルスの影響により、働き方改革の一貫としてテレワーク環境の整備も早急に求められていると思います。 働き方改革は生産性の向上を目標とする一方で、経営者の方にとっては悩みの種になっているかもしれません。 では、どうすればより効率的に働き方改革を実現できるのでしょうか? それを実現するためにあるのが ITツールです。 ITツールを使えば、働き方改革を実現するだけでなく、長期的なコスト削減や生産性の向上につなげることができるのです。 ITツール導入の一般的なメリット ITツール導入の一般的なメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 業務効率化や生産性向上に繋がる ITツールを導入し正しく活用することで、業務効率化や生産性の向上に繋がります。どのようなやり方で効率化を行うかはツールによっても異なりますが、主に下記のようなものが挙げられるでしょう。 人の手で行っていた作業を自動化すれば、その分だけ効率化に繋がります。また、データを元にさまざまな判断を行えば、軸がブレることなく瞬時に可否を下すことができるでしょう。 そして、ITツールの多くはクラウドで運用されているため、高い利便性を有します。インターネットに繋がればどこからでもアクセス可能なので、出先からちょっとした業務を終わらせるといったことも可能です。 情報共有が効率化される ITツールを用いることで、情報共有の効率化を促せます。現代では情報の重要性が日々高まっていますが、いくら質の高い情報でも共有が遅れてしまっては意味がありません。 クラウドで提供されているITツールを活用すれば、瞬時に複数人での情報共有が可能です。ツールによっては共有だけでなく共同編集もこなせるため、業務効率化や確認プロセスの省略にも役立つでしょう。 業務の可視化を促せる ITツールを活用すれば、業務の可視化を促せます。業務の可視化というのは「今誰(どのプロジェクト)が何をやっているか(どこまで進捗しているか)」を一目で確認できる状態になることです。 業務を可視化することで、下記のようなメリットが得られるでしょう。 進捗が一目で分かるようになれば、スケジュールの遅れやトラブルを回避しやすくなります。また、可視化された情報を共有すれば「今誰が何をやっているか」が見えるようになり、次に何をすべきか予定を立てやすくなるでしょう。 そして、業務を可視化することで感覚ではなく数字を根拠にさまざまな判断を行えるようになります。進捗率や達成率が全て数字で示されるからです。 業務の属人性を排除できる ITツールを上手く活用することで、業務の属人性を排除できます。業務の属人性が高まると「特定の人員がいないと業務が回らない状態」になってしまい、効率化が妨げられてしまいます。 なぜ業務の属人性が高まってしまうのでしょうか。さまざまな理由が考えられますが、多くは「業務の知識やノウハウが特定の個人に集約されてしまう」からだと言われています。 ITツールを活用することで、業務知識やノウハウを個人ではなく組織に集約させることができます。属人性を100%排除するのは難しいですが、ある程度は蓄積された情報を見て業務を回すことが可能になるでしょう。 働き方改革を実現する ITツールについて 働き方改革を実現するために必要な ITツールは数多く存在しています。 では、実際にどのようなITツールがあるか、そしてそのツールを導入すれば業務がどのように改善されるのかご紹介させていただきます。 チャットツールとWeb会議システム チャットツールとWeb会議システムは、通常業務の連絡手段の他に、テレワークおいてに必須となるツールです。 特にコロナウイルスの緊急事態宣言以降では、コミュニケーション不足解消のために、社内外問わずチャットツールとWeb会議システムで連絡を取り合うケースが急増しております。 代表的なサービスは、   - Microsoft Teams  - Skype  - Slack  - Zoom  - Chatwork などが挙げられます。 チャットツールは部署やチームごとのチャンネルを作成し、複数メンバーでスピーディーなやり取りが行えることもあり、様々な企業で活用されています。 チャットツールでは、リアルタイムなメッセージのやり取り以外にも、画面共有やファイル共有を行うことが可能になります。 多くのアプリがスマートフォンに対応しているので、いつでもどこからでもやり取りを行えます。 コロナ以降では、社内の打ち合わせはもちろん、商談、ウェビナー、採用活動でもWeb会議システムが活用されています。 *ウェビナーとはWeb上で行われるセミナーで、ウェブとセミナーを併せた造語です。 副産物として会議室の場所取りや、会議のための移動などが減るというメリットがあります。 業務の作業指示が口頭ではなくテキストで行われるので、従来の業務とは異なるコミュニケーション方法を覚える必要がありますが、認識の齟齬を無くす、メンバーに対して一斉連絡を行い業務を円滑に行う効果が期待することができます。 オンラインストレージ オンラインストレージは、クラウドストレージとも呼ばれ、インターネット上にデータを保管するサービスのことです。 代表的なサービスは、   - Microsoft OneDrive  - Microsoft […]
Digital Transformation

January 12, 2024

当社がマイクロソフト基盤技術を強化するに至った理由(MS本社を訪ねて)
マイクロソフト本社のある町 シアトルについて シアトルの全人口は73万人。熊本市や東京都練馬区と同等の人口です。 そのうち白人は73.4%、白人の多さが目立つ街です。 シアトルは第2のシリコンバレーといわれています。理由は次の通り。 Apple、eBay、Facebook、Google、Oracle、Salesforce、Twitter、Yahoo、SpaceX。 全てシリコンバレーの有力企業ですが、近年シアトルとそのイーストサイド(レドモンド、ベルビュー、カークランドなど)に進出し、研究開発や業務の拠点を築いています。 それは、なぜか? ひとえに人材確保のためです。 進出した各社は通常の採用活動も行っていますがそれでは需要に追い付かないため、マイクロソフトやアマゾンからレイオフされた事業部門、スピンアウトしたスタートアップを買収してリリースの確保をしています。 マイクロソフト社を訪ねて 市街中心部からビルゲイツの邸宅を横目に車で高速道路をひた走り、20分~30分。 マイクロソフトの敷地は東京ドーム43個分、もはや地図をご覧頂くとわかる通り、街ごと会社になっているイメージです。別名は「キャンパス」と呼ばれています。とにかく大きい。 Microsoftの桁違いな「本社キャンパス改造計画」とは? – ITmedia マイクロソフトが語った未来 マイクロソフト社に入るとその静かな雰囲気、威厳、社員の落ち着きに気が付きました。 この余裕はどこから来るものだろう、いや、当然なのかもしれない。 プレゼンで耳にしたことは、Amazonとは明確に違うマイクロソフトの戦略でした。 それは、「マイクロソフト社は決して事業会社にはならない事」。 システム・サービスを事業会社に提供する会社であり続けること。 車も、食品も売らない、音楽も作らない。 より良い事業を支援するシステム会社に特化する事で勝つ。 シンプルだし、なによりも強い覚悟を感じました。 マイクロソフト社は2014年にCEOがインド人サティア・ナデラに代わってから、 の大改革を行いました。 その上で、同社の Microsoft 365(旧 Office 365)、Azure、Dynamics 365、Power Platform に資源集中する事でクラウド市場で出遅れていた分を取り戻す。 結果は以下の図の通りです。 AWSが市場シェア33%でNo.1のクラウドですが、成長率が横這いです。 それに比べて、Microsoftの成長率は昨年対比44%増となっています。 今後、オンプレ型のWindows Serverを利用している企業、クライアント側でWindows、Officeを使っている企業はクラウド化を自然の流れで求められると思います。 そうなると、選択肢として優位になるのがMicrosoftになるのは明らかです。 もう一つは、SAP社が筆頭に君臨するERP市場の変化だろうと考えられます。 おのずと知られた、保守費用改革での企業負担増、外付けシステムに依存した構造、IoT等のデータ流入元の構造変化。 こうした事から、統合化されたシステム基盤が求められる事は間違いない。 そして、最後にこれがマイクロソフトのインフラサービスの鳥観図です。 全てがこの中で完結する。全ての情報がここに統合され集約化される。 これに、Office 365 などのクラウドサービスも連結される。 こんなにシンプルで、統合化された環境が嘗てあっただろうか。 企業そのもののあり方、社会全体のインフラを目にしている気がしました。 ここで、私が受けたマイクロソフト本社での彼らのプレゼンテーションは終わりました。 マイクロソフト基盤を強化するに至った理由 正直なところ、マイクロソフト社の巨大な敷地、人材、プレゼンテーション、どれをとってみても圧倒的なパワーで驚きました。 Amazon本社も行きましたが、マイクロソフトとは正反対。ベンチャー色強めです。 文中に述べましたが、巨人の本気を現地で感じたというのが、マイクロソフト基盤を強化するに至った決め手となっています。 […]

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