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Microsoft Teams

February 27, 2024

Teamsでファイル管理は可能?そのための方法や効率化のポイントを解説
Teamsでファイル管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事では、Teamsでファイルの管理や共有を行う方法、ファイル共有のメリット、およびSharePointの活用について解説します。 Teamsを使えばファイルの共有・管理が可能 Teamsを使うことで、ファイルの共有や管理が可能になります。まずは、Teamsおよびファイル共有・管理について見ていきましょう。 Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用することで遠く離れた人同士でもインターネットを通してコミュニケーションを行うことができ、業務効率化に役立ちます。 特に、テレワーク等で効果を発揮するでしょう。テクノロジーの進歩により、必ずしもチームメンバーが一同に介する必要はなくなりました。 全ての企業や部署がそうであるわけではありませんが、デジタルで完結する業務であればテレワークとの親和性は高いのではないでしょうか。そういった際にコミュニケーションの起点となるのが、Teamsを始めとしたリモートコミュニケーションアプリです。 ファイル共有も可能 Teamsを使うことで、ファイルの共有が可能です。OneDriveからファイルを送ることもできますし、チャットで共有することもできます。 物理的な距離が離れていてもTeamsで繋がってさえいれば、容易にファイルのやり取りが可能です。また、ドキュメント等を複数人で共同作業することもできるため、上手く活用すれば業務の効率化に繋がるでしょう。 SharePointを使うことで効率的なファイル管理を行える SharePointを使うことで、より効率的なファイル管理を行えます。SharePointは、Teamsと同じくMicrosoft社からリリースされているコンテンツ管理のためのソフトです。 詳しくは後述しますが、SharePointを使うことでチーム内のコンテンツを適切に管理することができるでしょう。Teamsが個人や小規模メンバー間でのファイル管理を行えるのに対し、SharePointはより大規模なチームでのファイル管理に適しています。 ファイルを共有するメリット では次に、ファイルを共有するメリットについて解説します。ファイル共有は今や当たり前の概念となりましたが、その利点を改めて確認しましょう。 離れた相手とも瞬時に情報を共有できる まず挙げられるのは、物理的に離れた相手とも瞬時に情報を共有できる点です。情報化社会と言われて久しい昨今ですが、ビジネスにおける情報の重要性は今や語るまでもありません。 質の高い情報を取得するのも大事ですが、それをいかに効率的に共有するかという点も課題でしょう。インターネットを利用することで遠く離れたメンバーとも瞬時に情報を共有でき、互いに業務に活かせるわけです。 ただし、インターネットを通すことでセキュリティリスクが生じる可能性があります。インターネットを利用してファイル共有を行う際は、機密情報が漏れないよう気を配ることが大事です。 共同編集が可能になる ドキュメント等のファイルを共有することにより、複数人での共同編集が可能になります。単純に手が増えることによる作業の迅速化に加え、他の面でも効率化が見込めるでしょう。 たとえば、ドキュメントのチェック担当者と共同編集することで、作成と同時に文書の確認を行えます。また、業務に不慣れなメンバーに仕事を教えつつ一緒に書類作成するといったことも可能でしょう。 一般的に、ファイルを共同編集した際には誰がどのような処理をしたか等の履歴を残せます。それにより業務の振り返りがやりやすくなったり、ミスがあった際の責任の所在を明確化することもできます。 業務効率化に繋がる 上記の通り、ファイルを共有することで多角的に業務効率化に繋がるでしょう。業務を効率化することで労働生産性向上に寄与するのは周知の通りです。 ファイルを正しく共有・管理できていない場合、必要なデータを必要な時に参照することができず、それによる弊害が生じてしまいます。顧客との商談中に誤った情報に基づいたプレゼンを行ってしまったり、古いデータを参照して経営判断を行ってしまう等が考えられます。 ファイルを適切に共有・管理することにより、そういった心配は不要になります。また、正しく管理されているファイルはメンテナンスやバックアップのしやすさにも繋がるでしょう。 より便利にファイルを共有・管理するには では次に、より便利にファイルを共有・管理する方法について考えてみたいと思います。どのような点に気をつければ、ファイルの共有や管理を効率化できるのでしょうか。 共有の目的を明確化する まず挙げられるのは、ファイル共有の目的を明確化することです。ファイル共有に難しい操作は不要ですが、それだけに目的もなく気軽に共有してしまう恐れも考えられます。 「ファイルを共有するのは全面的に良いことでは?」という意見もあるかもしれません。ファイルを共有することによるメリットは確かに大きいのですが、過ぎたるは猶及ばざるが如しです。 ファイルを無目的で共有しすぎるデメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 無秩序にファイル共有を行えばそれだけファイル数が増えることになり、管理が乱雑になります。そうなると必要なものが見つけにくくなったり、情報共有の迅速性低下が懸念されるでしょう。 共有の目的を明確化することで、自ずと「どのファイルを共有すべきか」も定まるわけです。 バージョン管理を行う バージョン管理を正しく行うことで、最新かつ正確な情報共有に繋がります。バージョン管理とは「(ファイルに対して)誰がいつどのような変更処理を行ったか等の履歴を記録すること」です。 ファイルに対して編集履歴が正しく記録されていれば、さまざまな面で役立ちます。結果に対するプロセスも明確になりますし、ミスがあった場合は責任の所在も明確になるからです。 加えて、一元化されたファイルでバージョン管理を行えば、常に最新のデータを参照可能です。データが複数のファイルに分散されるリスクを減らせるからです。 チームでファイル管理するならSharePointを使う チームでファイル管理を行う場合は、SharePointを活用するのがおすすめです。Teamsは個人や小規模なやり取りにおけるファイル管理は可能ですが、より大規模なチームでのファイル管理には不向きです。 具体的に、どういった状況であればSharePointの活用を検討すべきでしょうか。一概に論ずるのは難しいですが、たとえば「不特定多数が閲覧可能なファイル管理を行う場合」等が挙げられます。 Teamsでファイル管理を行う場合、原則的にTeamsで繋がっている相手が対象になるでしょう。個人間、または小規模なチームであれば問題ありませんが、大規模なチームで多くのメンバーとやり取りするのは大変です。 そのような場合に、SharePointが役立つわけです。 SharePointとは では続いて、SharePointについて解説します。SharePointを導入することで、何ができるようになるのでしょうか。 チームサイト内のコンテンツを管理するソフト SharePointは、チームサイト内のコンテンツを管理するためのソフトです。Teamsでチームを作成した際のファイル管理には自動的にSharePointが使われるため、意図せずともTeamsとの連携が確立されます。 Teamsで個人のファイル管理を行う場合はOneDriveを使うのが一般的ですが、チーム全体のファイル管理を行う場合はSharePointが使われることが多いでしょう。また、TeamsとSharePointの連携はファイルの管理だけでなく、さまざまな情報をTeams側で表示させることもできます。 ポータルサイトの作成も可能 SharePointを活用することで、社内ポータルを簡単に作成できます。社内ポータルを作ることで社内のコミュニケーションを活性化したり、情報共有の効率化が見込めるでしょう。 社内ポータルのメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 社内ポータルを構築し活用を促すことで、そこに情報が集まりやすくなります。集まった情報は一元的に管理されるため「困った時はポータルを見れば解決する」といった文化を育みやすくなるでしょう。 加えて、ポータルに申請等のワークフローを構築することもできます。ポータルからさまざまなワークフローを行えるようになれば、業務効率化に繋がります。 組織の情報共有を効率化できる […]
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April 5, 2024

Power Automateで簡単にSharePointデータのバックアップを自動化!
こんなお悩みはございませんか? バックアップを毎回手動で行っていて時間がかかる 低コストでマルウェアやウイルス攻撃によるリスク対策を叶えたい ユーザーの誤操作によるデータ消去のリスクがある 全てPower Automateで簡単に解決できます! Power Automateを利用して、 SharePointのデータを自動で定期的にバックアップすることができます。 定期的なデータバックアップを行っていれば、万が一データの消失や破損が起こっても、すぐに復元可能です。業務を途切れずに継続させることができるため、事業の損害や顧客からの信頼の損失を最小限にとどめられるでしょう。 また、自動バックアップを設定することで、作業量が削減され、業務の効率を上げることもできます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 作成するフローの全体図 これから作成するフローの全体図です。 ​ SharePoint Onlineでサイトを作成 バックアップ用のSharePoint Onlineのサイトの作成をします。 「+サイトの作成」を押下します。 次に「チームサイト」を選択してください。 テンプレートを選択 任意のテンプレートを選択してください。 こちらでは「標準チーム」を選択します。 次に「テンプレートを使用」を押下します。 サイト名とグループメールアドレス作成 「サイト名」を入力します。 次に「グループメールアドレス」を入力して、「次へ」を押下します。 言語の設定とメンバーの追加 「言語の選択」から日本語を選び、サイトの作成を押下します。 「メンバーの追加」でご自身のアカウントを入力して、「完了」を押下します。 サイトの作成が完了 以上の手順でバックアップが作成完了です。 Power Automateでフローの選択 Power Automateを開きます。 左サイドバーから「作成」を選びます。 一定の期間ごとにバックアップを取りたいので、「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。 スケジュール済みクラウドフローを構築する 「フロー名」と「開始日」、「時間」、「繰り返し間隔」を設定して「作成」を押下します。 今回はテストのため、繰り返し間隔を1分に設定します。 フォルダーの一覧 バックアップ先に同じ名前のフォルダーやファイルがある場合に、保存が上手くいかない事があります。​ 前段階として、アクションの追加から「SharePoint」と入力して、「フォルダーの一覧」を選択します。​ ファイル識別子を右のフォルダーアイコンから「Shared Documents」を選択します。​ アレイのフィルター処理 アクションの追加から「データ操作」を入力して、「アレイのフィルター処理」を選択します。 差出人に動的なコンテンツ「body」を選択し、値の選択に動的なコンテンツ「Name」を選択し、ドロッ プダウンから「次の値に等しくない」を選択して、値の選択に「Forms」と入力します。 SharePointにHTTP要求を送信 アクションの追加から「SharePoint」と入力して、「SharePointにHTTP要求を送信します」を選択します。 サイトのアドレスはバックアップ環境のURLを選択し、方法に「DELETE」を選択して、URIにはバックアップ環境のフォルダーパスを入力します。 パスは動的なコンテンツ、アレイのフィルター処理から「Path」を選択します。 […]
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February 29, 2024

Teamsを使ってワークフローを構築・管理するには?Teamsでワークフローを扱うメリットや手法を解説
Teamsからワークフローを実行・管理できるようになれば、大幅な業務効率化に繋がります。この記事では、Teamsとワークフローの関係性やTeamsでワークフローを管理することによるメリット。 そして、Teamsでワークフローを取り扱うための方法について解説します。 Teamsとワークフロー Teamsとワークフローにはどのような関係性があるのでしょうか。まずは、Teamsの概要やワークフローとの関連性について解説します。 Teamsはコミュニケーションのためのアプリ Microsoft Teamsは、コミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用すれば遠く離れた人同士がリモートコミュニケーションを行えるようになり、情報の伝達性が向上するでしょう。 昨今はメンバーがさまざまな場所から仕事を行うことも多いため、Teamsのようなコミュニケーションアプリが広く普及しています。 使い方次第でワークフローの管理や効率化も可能 Teamsにはさまざまな機能が搭載されているため、使い方次第でワークフローの管理や効率化も可能です。Teamsの機能としては、主に下記のようなものが挙げられるでしょう。 チャット機能では、他のTeamsユーザーとリアルタイムにメッセージをやり取りできます。また、カレンダーを使うことで簡易的な予定の管理が可能です。 これらの機能を業務に活用することで、ワークフローの効率化が見込めます。どの機能をどのように入れ込むかは部署やワークスタイルによって異なるため、俯瞰的に判断しましょう。 他アプリと組み合わせることで利便性が高まる Teamsのメリットとして、他アプリとの連携が可能という点が挙げられます。一つ一つの業務に個別のアプリを用意してもいいのですが、同一アプリからシームレスに行うことによる効率性は無視できません。 もちろん、ワークフローの管理や効率化にも役立つでしょう。MicrosoftからリリースされているTeamsは同じMicrosoftが開発している業務アプリとの連携性が高いのも特徴です。 例えば、TeamsとPlannerと連携させればTeamsからシームレスにチーム全体のタスク管理を行えるようになります。 Teamsでワークフローを管理・効率化するメリット では次に、Teamsを活用してワークフローの管理・効率化を行うメリットについて考えてみたいと思います。Teamsでワークフローを管理することにより、下記のような利点が得られるでしょう。 業務の削減に繋がる まず挙げられるのは、業務の削減に繋がる点です。Teamsからさまざまな処理を行えるようになれば逐一アプリを切り替えることなく、シームレスに他の業務を遂行できます。 業務時間内は、Teamsを常駐させることも多いのではないでしょうか。Teamsを開いておけば、誰かから話しかけられても即座に反応できます。 常に開いているTeamsからさまざまな処理を行えれば、業務効率化に繋がります。逆にTeamsを開きながら他のアプリも開くとなると、端末のリソースを圧迫してしまう恐れがあります。 プロセスを可視化できる Teamsでワークフローを管理・効率化することにより、プロセスの可視化に繋がります。ワークフローを従来のようなアナログ的手法で行うと、業務がどこまで進んでいるかが見えづらくなるでしょう。 業務の進行が見えづらくなることで、ワークフロー内で生じているボトルネックやトラブルにも気づきにくくなります。ワークフローがいつまで経っても完了しない場合は、ネックになっている箇所を確認して適切な処置を行う必要があります。 Teamsによりワークフローのプロセスを可視化することで、トラブルが起きている箇所が分かりやすくなるわけです。 リモート対応が可能になる Teamsでワークフローを管理すれば、リモートでの対応が可能になります。Teamsはリモートコミュニケーションのためのツールであり、さまざまなツールやアプリを連携させれば機能拡張できるからです。 現代ではインターネットを介してさまざまな業務をこなせるため、リモートワークを取り入れている企業も多いのではないでしょうか。リモートワークではメンバーが異なる場所で仕事をしているため、さまざまな業務をリモート環境で遂行できなければなりません。 その一環として、Teamsを使ったワークフロー管理が挙げられるでしょう。Teamsを活用すれば、遠隔的にワークフローを管理・遂行できるからです。 Teamsを使ったワークフロー管理の具体例 では次に、Teamsを使ったワークフロー管理の具体例について解説します。Teamsによるワークフロー管理にはさまざまなやり方が考えられますが、一例として下記のようなものが挙げられます。 申請から承認までをリモートで行う 業務遂行にあたり、申請および承認プロセスの実行機会は少なくありません。細かなところで言うと交通費や旅費の精算、大きなものであれば企画やシステム導入の稟議等があります。 それらを全てリモートで行う必要はありませんが、可能であれば積極的にリモート化することをおすすめします。紙の書類で行うと紛失や確認漏れのリスクが生じたり、書類を保管するためのスペースを別途用意する必要があるからです。 Teamsを介して申請から承認までをリモートで行えれば、コスト削減や業務効率化に繋がるでしょう。Teams上で必要事項を申請すれば承認者のTeamsに通知され、承認が行われればワークフローが完了します。 普段使っているアプリとTeamsを連携する Teamsは数多くのアプリと連携が可能です。使い慣れたTeamsの画面上でさまざまな操作を行えれば、業務効率化にも繋がるでしょう。 Teamsと同じMicrosoft社製のアプリはもちろん、サードパーティ製のアプリも利用できます。ストアにはさまざまなものが取り揃えられているため、一度覗いてみることをおすすめします。 規定の処理を自動化する Teamsを活用し、規定の処理を自動化することもできます。一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 TeamsのメッセージをOneDriveに保存 メッセージを定期送信する 承認プロセスの自動化 Teamsでの自動処理は、主にワークフローアプリを使って行います。ワークフローアプリを活用することで、Teamsから規定処理の自動化フローを構築できます。 Teamsでワークフローを構築するには? では次に、Teamsでワークフローを構築する方法について解説します。 承認アプリを追加する Teamsで承認ワークフローを管理したい場合は、承認アプリを追加するのが手です。承認アプリを活用することで、休暇の申請や経費請求といったフローをTeamsから行えるようになり、業務の効率化が可能です。 なお、承認アプリを展開するには下記が必要です。 Power Automate、Office 365、または Dynamics 365 […]
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January 26, 2024

Teamsで効率的な情報共有を行うには。その方法やメリット、注意点等を解説
リモートコミュニケーションのためのアプリとして開発されているTeamsですが、情報共有に活用することは可能なのでしょうか。この記事では、Teamsで情報共有を行うことによるメリットや方法、注意点等について解説します。 Teamsと情報共有 Teamsと情報共有はどういった関係にあるのでしょうか。まずは、Teamsと情報共有について解説します。 Teamsはコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているアプリです。Microsoft社は汎用OSであるWindowsや、定番業務アプリのOfficeの開発元として有名です。 同じMicrosoft製ということで、Teamsも使いやすく高品質なコミュニケーションアプリであると言えるでしょう。基本的にはチャットや会議といったリモートコミュニケーションに使うアプリですが、やり方によっては情報共有も可能です。 Microsoft365に加入すれば使える Teamsを使うには、どのような方法があるのでしょうか。まず挙げられるのは、Microsoftから提供されているMicrosoft365というサブスクリプションプランへの加入です。 Microsoft365に加入するとTeamsだけでなく他のMicrosoft製品も利用可能になるため、Officeアプリ等を業務活用したい場合におすすめです。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自分に合ったプランを探せるのもメリットでしょう。 もちろん、情報共有に役立つアプリも利用できます。Teams単体では難しいことも、Microsoft365を包括的に活用することで可能になるかもしれません。 無料利用も可能 Microsoft365への加入は基本的に有料ですが、無料で利用できるTeamsも用意されています。有料版に比べると機能は制限されていますが、ケースによってはそれで間に合うこともあるでしょう。 具体的には、下記の通りです。 他にも、別アプリとの連携ができない等の制限があります。Teamsを個人利用する場合は大きな問題はないかもしれませんが、チームでの情報共有という観点から見ると厳しいかもしれません。 Teamsで情報共有を行うメリット では次に、Teamsで情報共有を行うメリットについて解説します。Teamsで情報共有を行うことにより、下記のような利点を得られるでしょう。 遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能 まず挙げられるのは、遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能という点です。Teamsはリモートコミュニケーションのために開発されたアプリなので、相手が別の場所にいてもリアルタイムなコミュニケーションを行えます。 テレワークが一般的になった現代では、以前よりリモートコミュニケーションの重要性が増しています。完全なテレワークではなくともメンバーが必ずオフィスに揃っているとは限らないため、遠隔的なやり取りができるにこしたことはありません。 Teamsを活用すれば、そのような問題を解決できるわけです。 便利な機能が搭載されている Teamsには、情報共有に使える便利な機能が搭載されています。簡単なものであればチャットや会議を通してメンバーと情報共有できますし、ファイル共有を使えば資料等をやり取りすることもできます。 複雑な共有は後述する他アプリとの連携が有効ですが、簡単なものであればTeams単体でも事足りるでしょう。 さまざまなアプリと連携が可能 Teamsは、さまざまなアプリと連携して機能を拡張することができます。Teams単体だとそれほど複雑なことはできませんが、他アプリと連携すれば業務を広範囲にカバーできます。 特に、同じMicrosoft製アプリと連携させることで大きな効果を発揮するでしょう。Microsoft365に加入していれば多くのアプリが使えるようになるため、活用できそうなものがあれば積極的に試してみることをおすすめします。 Teamsで情報共有を行うには? では次に、Teamsで情報共有するための方法について解説します。 一般的なコミュニケーションツールとして まず挙げられるのは、一般的なコミュニケーションツールとしての活用です。こちらはさほど難しいことはなく、普段使っているTeamsの基本的な機能をそのまま利用する形です。 一例としては、下記のようなものが考えられるでしょう。 これらをTeamsで行う利点として、セキュリティの高さが挙げられます。機能自体は他のソフトでも代用可能ですが、Teamsを使えばMicrosoftが管理する強固なセキュリティによって守られるわけです。 チャネルを活用する Teamsを使った情報共有として次に挙げたいのが、チャネルの活用です。Teamsでは「チーム」や「チャネル」といったグループを作成でき、細かな使い分けが可能です。 チームは部署やプロジェクトごとに作られるのが一般的であり、情報はメンバー全員で共有するのが原則です。チャネルはチームの下に作られるグループであり、主にトピックやタスク単位で作成されます。 チームメンバーは原則的にチーム内に作成されたチャネルに参加することができますが、特定のメンバーのみ参加可能なプライベートチャネルも作成できます。チャネルによって細かく情報を切り分けることにより、必要なところに必要な情報を届けられるわけです。 他のアプリと連携する Teamsと他のアプリを連携させることで、情報共有に役立つケースもあります。同じMicrosoft製のアプリであれば、PlannerやSharePoint等が挙げられるでしょう。 Microsoft以外のアプリでも連携可能な場合があるため、自分が今使っているものが該当するかどうかを確認するのも手です。場合によっては連携させず個別に使う方が好ましいケースもあるかもしれませんが、多くは連携させた方が業務効率化に繋がります。 情報共有を効率化するために取り組みたいこと では次に、情報共有を効率化するために取り組みたいことをいくつか解説します。下記のような事項に積極的に取り組むことで、情報共有の効率化が促されるでしょう。 ツールや機能について学ぶ まず挙げられるのは、ツールや機能について学ぶことです。情報共有を行う際は何らかのツールやシステムを使うことが多いですが、それらへの理解を深めることが効率的な情報共有に繋がります。 それぞれのツールやシステムには、できることとできないことがあります。たとえば、あるツールはコミュニケーションのリアルタイム性を担保するのは得意な反面、情報のストック化が苦手ということもあるでしょう。 自分が何をやりたいのか、どのような形での情報共有を求めているのかを明確にし、それに沿ったツールを選ぶことが大事です。ツールや機能について学ぶことで、正しい選択ができるようになるわけです。 全体的なワークフローを見直す 全体的なワークフローを見直すことで、情報共有が効率化されるかもしれません。社内や部署では細かなタスクが連なってワークフローが形成されており、それらを逐次遂行することで業務が回っています。 つい漫然と行ってしまいがちですが、ワークフローを見直すことで無駄を省ける余地もあるでしょう。それぞれのタスクを精査して重要度や緊急度といった指標でカテゴライズし、結果に繋がらないものは思い切ってカットするのも手です。 ただし、一見無駄に見えるタスクが実はワークフローの要を担っているということもありえます。そういった重要なタスクを誤って省いてしまわないためにも、ワークフローの見直しは俯瞰的な視点で行うことをおすすめします。 コミュニケーションを促す 従業員同士のコミュニケーションを促すことで、自然と情報共有の機会が増えるでしょう。対面でのコミュニケーションはもちろんですが、チャットやメール、掲示板といったオンラインでのコミュニケーションも促進したいところです。 オンラインでコミュニケーションを行う場合は、なるべく情報がストックされる仕組みを構築しましょう。特定のメンバーしか閲覧できないトピック等もセキュリティ上必要ですが、業務に関する汎用的な情報は社内ポータルや掲示板、FAQ等にまとめるのがおすすめです。 そうすれば「困った時はここを見れば分かる」という文化を醸造することができ、業務効率化に繋がります。さまざまな情報やデータが蓄積されることで、事業プロセスの再現性向上にも寄与することも期待できます。 Teamsで情報共有を行う際の注意点 では次に、Teamsで情報共有を行う際の注意点について解説します。Teamsによる情報共有は、一般的な手法と何が違うのでしょうか。 […]
Business Efficiency

April 5, 2024

「Microsoft 365 Copilot」取り扱いのお知らせ
Microsoft Copilotとは Copilot概要 CopilotとはOpenAIの「Chat-GPT4」を活用し、 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams などで 文章作成やコーディング、デザイン、レイアウトなどをAIがサポートしてくれるサービスです。 Copilotとは? Copilotとは、GitHubとOpenAIが共同でOpenAI Codexを利用して開発したA駆動のコード補完ツールで、Visual Studio Codeなどの一部の統合開発環境(IDE)で利用されています。 コードの文脈に応じて、関数や変数の名前、コメントやドキュメンテーションなどを自動的に生成したり、提案したりします。また、様々な言語やフレームワークに対応しており、プログラミングの経験やスキルに関係なく、開発者の生産性を向上が期待されます。 つまり Microsoft 365 Copilotは、Microsoft Graphと連携し、ユーザーの作業内容や傾向に基づいた最適な提案を行なってくれるので、作業効率もUPします! Microsoft Copilotの5つの特長 特徴 特徴詳細 Microsoft 365製品に組み込まれるので簡単に呼び出せる ビジネスで頻繁に利用される、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリに組み込まれた形で提供されます。 例えば、Wordで作成した文章の校正や要約、Excelで入力したデータを基にした表作成、関数の提案などができます。 他にもPowerPointでの資料を基にしたスライド作成、デザイン作成、Teamsでの会議の要約、議論に関する情報検索、次のアクションの提示などが可能です。 また、基本的に使い勝手はこれまでと変わることなく、どのツールも同じ外観、操作性、挙動が提供されるのも特徴の1つです。 大規模言語モデル(LLM)と自社のビジネスデータの安全な接続 LMMと自社のビジネスデータを接続する際に、安全なコンプライアンスの配慮、プライバシーが保護された状態での接続が可能かが問題になると思います。 Microsoft 365 CopilotのLLMは、限られた言語資料データで訓練されているため、自社のビジネスデータと安全な接続が可能です。 自然言語での質問に対しリアルタイムかつ正確な回答 利用者からの質問や指示に対し、リアルタイムかつ正確な回答を行うことができます。 理由としては、利用者が所有する情報とMicrosoft Graphが持つ情報にリアルタイムでアクセスします。 例えば、Teamsで会議を行っている途中ですぐにトピックの要約を行い、適切かつ会議の文脈に沿った回答をすることが可能です。 そのため、会議に途中から参加したとしても会議を中断させることなく情報が共有され、そのまま本題に入ることができます。 情報漏えいのリスク軽減 LLMを利用する際の不安点として、情報漏洩がありますが、Microsoft 365 CopilotのLLMは、自社のデータや入力されたプロンプトではなく、独自の言語資料データを使って訓練されているため、外部に自社データが漏れてしまう心配はありません。 また、個人レベルにおいても、Microsoftがこれまで長年に渡り顧客のデータ保護を行ってきたものと同じテクノロジーを使い、アクセスが許可されたデータのみを提示するので、強固なデータ保護による情報漏洩防止につながります。 Microsoft製品間での横断的な使用 WordからExcel、OutlookからPowerPointなどMicrosoft製品間での横断的な作業に対応することができます。 例えば、Excelで作成したデータとWordで作成した文章を使ってPowerPointでスライドを1から作成することや、Outlookで送られてくる請求書データを取引先ごとにExcelで集計することも可能です。 他にも、営業先から送られたメール、社内でのチャット、Word文書などを会議で使う資料としてまとめたり、会議の結果を要約して提案書を作成することも可能です。 それぞれのツール単体でMicrosoft 365 Copilotを活用しても効率的ですが、複数のツールを使って業務を行うため、Microsoft製品間の横断的な作業にも対応できることで、より効率化が進み、生産性も向上することでしょう。 Microsoft Copilotの活用例 製品 […]
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April 5, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化!~第四回 定型メールの作成・テスト実行編~
「添付ファイル用変数」の設定 作成した添付ファイル変数に値を入れるため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「配列変数に追加」を選択します。 「配列変数」の設定 「配列変数に追加」アクションが追加されます。 「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル用」を選択します。 値を設定するにはメールの送信アクションを追加が必要のため、「アクションの追加」を選択します。 「メールの送信」の選択 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「outlook」を入力し、 「メールの送信(V2)」を選択します。 詳細オプションの表示 「メールの送信」アクションが追加されます。 「詳細オプションを表示する」を選択します。 添付ファイルの設定 「添付ファイル名前 -1」に任意の文字列を入力します。今回は「name」と入力します。 添付ファイルコンテンツの設定 「「添付ファイルコンテンツ -1」に任意の文字列を入力します。今回は「contents」と入力します。 設定後、「アレイ全体の入力に切り替える」を選択します。 アレイ形式で表示 アレイ形式で表示されます。最初と最後にある角括弧を除いた内側の値をコピーします。 「DisplayName」の設定 「配列変数に追加」アクションに戻り、「値」に先ほどコピーした値をペーストします。 コード化された値を参考に右側の値を設定していきます。値の「“name”」を選択し、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。 「添付ファイルコンテンツ」の設定 値の「“contents”」を選択し、動的なコンテンツ「添付ファイルのコンテンツ」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 以下のように値が設定できていればOKです。 次はメール本文に添付ファイル名を表示する設定を行います。作成した「添付ファイル名一覧変数」に値を入れるため、「アクションの追加」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「文字列変数に追加」を選択します。 「文字列変数」の設定 「文字列変数に追加」アクションが追加されます。 「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル名一覧」を選択します。 値を設定するため、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 今回は以下のように「・DisplayName<br>」と入力します。 【補足情報】 末尾の改行<br>は添付ファイルが1件の場合は無くても問題ありませんが、今回のように添付ファイルが複数ある場合は添付ファイル名が全て繋がった状態で表示されるため、改行をいれています。 定型メール作成-「送信先会社名」の設定 「メールの送信」アクションにもどり、宛先・件名を指定し、定型メール本文の作成に移ります。 送信先の会社を設定するため、動的なコンテンツの「送信先会社名」を選択します。 定型メール作成-「送信先担当者名」の設定 送信先の会社の担当者名を設定するため、動的なコンテンツの「送信先担当者名」を選択します。 定型メール作成-「送信者の会社名・名前」の設定 送信者の会社名と名前を設定するため、動的なコンテンツの「送信者の会社名・名前」を選択します。 定型メール作成-「添付ファイル名」の設定 添付ファイル名を設定するため、動的なコンテンツの「添付ファイル名一覧」を選択します。 定型メール作成-「署名」の設定 署名を設定するため、動的なコンテンツの「署名」を選択します。 最後に「添付ファイル」の設定を行うため、「詳細オプションを表示する」を選択します。 作成したフローの保存 添付ファイル欄に添付ファイル用変数を指定します。 […]
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April 5, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化!~第三回 条件分岐の設定編~
フローの条件分岐の設定 ステータスが送信の場合に、複数のファイルを添付した定型メールの送信フローが実行するよう条件分岐の設定を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、「条件 コントロール」を選択します。 左辺の条件式を設定 「条件」アクションが追加されます。 左辺の値を設定するため、動的なコンテンツの「ステータス Value」を選択します。 中央の条件式を設定 中央の条件式を設定します。今回はデフォルトで設定されている値「次の値に等しい」を使用します。 右辺の条件式を設定 右辺の値を設定します。今回は「送信」と入力します。 次に「はいの場合」の設定を行うため、「アクションの追加」を選択します。 「SharePoint 添付ファイルの取得」を選択 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「sharepoint」を入力し、「添付ファイルの取得 SharePoint」を選択します。 「サイトのアドレス」の設定 「添付ファイルの取得」アクションが追加されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 「ID」の設定 「ID」に添付ファイルリストのID列の数値を入力します。今回は「3」を入力します。 「SharePoint 添付ファイルのコンテンツの取得」を選択 次に添付ファイルのコンテンツの取得を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「sharepoint」を入力し、「添付ファイルのコンテンツの取得 SharePoint」を選択します。 サイトのアドレスの設定 「添付ファイルの取得」アクションが追加されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 「ID」の設定 「ID」に添付ファイルリストのID列の数値を入力します。今回は「3」を入力します。 「ファイル識別子」の設定 「ファイル識別子」に動的なコンテンツの「ID」を選択します。作成していると「Apply to each」が自動的に挿入されます。 今回のご説明は以上となります。 次回は最終回「第四回 定型メールの作成・テスト実行編」です。お楽しみに!
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April 5, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化!~第二回 新しいフロー作成編~
Power Automate 新しいフローを作成 「マイフロー」を選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。 「自動化したクラウドフロー」を選択 「新しいフロー」から「自動化したクラウドフロー」を選択します。 「フロー名」を入力 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「複数のファイルを添付した定型メールの送信」と入力します。 続いて「フローのトリガーを選択してください」に「sharepoint」と入力し、「アイテムが作成または変更されたとき」を指定します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 アイテムまたはファイルが変更されたときの設定 「アイテムが作成または変更されたとき」のアクションが表示されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 トリガーの起動条件式の作成 「アイテムが作成または変更されたとき」のトリガーの起動条件式を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「アレイ」を入力し、「アレイのフィルター処理」を選択します。 左辺の条件式を設定 ステータスが送信になった時にフローが起動する設定を行います。 左辺の値を設定するため、動的なコンテンツの「ステータス Value」を選択します。 中央の条件式を設定 中央の条件式を設定します。今回はデフォルトで設定されている値「次の値に等しい」を使用します。 右辺の条件式を設定 右辺の値を設定します。今回は「送信」と入力します。 条件式の設定後、「詳細設定モードで編集」を選択します。 条件式をトリガーの起動条件に登録 コード化された条件式をコピーして、トリガーの設定画面に登録します。 なお、このアクションはトリガーの起動条件設定以外に使用しませんので、削除してください。 「アイテムが作成または変更されたとき」のトリガーの設定 「アイテムが作成または変更されたとき」のアクション右上にある「・・・」を選択し、設定を選択します。 「アイテムまたはファイルが修正されたとき」の設定 「’アイテムまたはファイルが修正されたとき’の設定」が表示されるので、トリガーの条件の「+追加」を選択します。 「トリガーの条件」の設定 追加された設定欄に先程コピーした値をペーストし、完了を選択します。 変数の作成-添付ファイル格納用 添付ファイル格納用変数を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「変数を初期化する」を選択します。 変数名と種類の設定 「変数を初期化する」アクションが追加されます。 「名前」に任意の変数名を入力します。今回は「添付ファイル用」と入力します。 続いて「種類」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので、「アレイ」を選択します。 変数の作成-添付ファイル名一覧 添付ファイル名格納用変数を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「変数を初期化する」を選択します。 変数名と種類の設定 「変数を初期化する」アクションが追加されます。 […]
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April 5, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化!~第一回 事前準備編~
こんなお悩みはございませんか? 月末月初の請求書や納品書の送付といったルーティン業務のため残業が増えている。 定型メールに関連のファイルを添付し、決まった日に送信する作業で1日が終わる。 手作業だとどうしても「添付漏れ」といったヒューマンエラーが起きる。 全てPower Automateで簡単に解決できます! Power Automateを使用して、複数のファイルを添付した定型メールを自動送信する方法をご紹介します。 メールにファイルを添付して送信する1回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。 月末月初の請求書送付に時間がかかってしまい、毎月残業をしないといけない方もいらっしゃるのではないでしょうか。 こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう! 作成するフローの全体図 これから作成するフローの全体図です。 SharePoint Onlineに添付ファイルを格納するリストを作成 SharePoint Onlineにメールに添付するファイルの格納先を作成する手順をご案内します。 コミュニケーション サイトにリストを作成します。 「+新規」からリストを選び、リストの作成画面にて空白のリストを選択します 次にリスト名を入力します。今回は、「添付ファイルリスト」を作成します。 添付ファイルリストに列を登録 添付ファイルリストに定型メールの作成で必要となるデータを登録するため、列を追加します。 作成した添付ファイルリストの右上にある設定マークを選び、表示される設定メニューから「リストの設定」を選択します。 列の作成-「送信先会社名」列 添付ファイルリストの設定画面が表示されます。送信先会社名列を作成するため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信先会社名」 列の作成画面が表示されるので、「列名」を設定します。(※列名作成時のポイントは補足情報を参照)今回は「送信先会社名」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 【補足情報】 ■列名作成時のポイント SharePointのリストは表示名と内部名の2つの名前を持ちます。内部名は列の編集画面のアドレスバーで確認ができ、Field=以降を指します。 内部名は列作成時に設定され、それ以降は編集しても変わりません。 タイトル列を英語で作成した後、日本語の列名に変更した場合) タイトル列を最初から日本語で作成した場合) 列を作成する際はまずアルファベットで名前を付けておき、そのあと日本語の名前に変更することで、内部名で指定する必要がある場面などに列名が分かりやすくなり便利です。 列の作成-「送信先担当者名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先会社名列」が作成できていればOKです。 次は送信先担当者名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信先担当者名」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信先担当者名」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 列の作成-「送信者の会社名・担当者名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先担当者名」列が作成できていればOKです。 次は送信者の会社名・名前の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信者の会社名・名前」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信者の会社名・名前」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 列の作成-「署名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信者の会社名・名前」列が作成できていればOKです。 次は署名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「署名」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「署名」列を作成します。 「この列の情報の種類」には複数行テキストを選び、OKを選択します。 […]
Business Efficiency

March 25, 2024

SharePointで社内掲示板を作れば情報共有が効率化される。そのための方法を解説
SharePointとは SharePointとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、SharePointについて解説します。 Microsoft社がリリースしている企業向け情報共有のためのサービス SharePointとは、Microsoft社からリリースされている企業向け情報共有サービスです。 MicrosoftはWindowsやOfficeの開発元であり、最近ではChatGPTを手掛けているOpenAI社とパートナーシップを構築していることでも知られています。 SharePointを活用することで、インターネットを通して必要なファイルにいつでもアクセスが可能です。情報は強固なセキュリティによって保護されているため、書類を持ち出して漏洩させてしまうリスクを下げることもできます。 Microsoft365に加入すれば利用できる SharePointを利用するには、Microsoft365への加入が必要です。Microsoft365はMicrosoft社から提供されているサブスクリプションプランであり、加入することでビジネス面におけるさまざまなメリットが得られます。 具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 WordやExcelといった標準アプリを業務に利用している企業も多いのではないでしょうか。Microsoft365に加入することで、オンラインだけでなくオフラインでもこれらのアプリを利用できるようになります。 また、大容量ストレージを活用することで、さまざまなデータやファイルをクラウドに保存可能です。クラウドは高度なセキュリティによって保護されているため、情報漏洩等のリスクも下げられます。 単一的な要素ではなく、ビジネス全体を包括的にサポートしてくれるのがMicrosoft365の特徴と言えるでしょう。複数のプランが用意されているため、自身に合ったものを選べるのも利点です。 社内掲示板を設置するメリット 情報共有手法の一つとして、社内掲示板の設置が挙げられます。社内掲示板を設置することで、どのような利点があるのでしょうか。 社内の情報共有が活発化する 社内掲示板を設置することで、情報共有の活発化が期待できます。 必要な情報を掲示板に記載するだけで社内全体に情報を届けることができ、閲覧する側も好きなタイミングで取得できるからです。 集まった情報を整理すればFAQやマニュアルの代わりにもなり、従業員の教育にも役立つでしょう。「困った時はまず掲示板を確認しよう」といった文化が形成されれば教育リソースの削減と同時に、問題解決のスピード向上が見込めます。 オープンなコミュニケーションが可能 社内掲示板を設置すれば、従業員同士でオープンなコミュニケーションが可能になります。書き込んだ内容は基本的に誰でも閲覧でき、多くの場合コメントを書くこともできます。 それらのやり取りは全てオープンになるため、結果だけでなく過程を追えるのも社内掲示板の特徴と言えるでしょう。結論のみに終始するのではなく「何故こうなったか」を見ることで、異なる軸から別のアイデアが生まれることもあるかもしれません。 もちろん、オープンなコミュニケーションによる知財およびノウハウの蓄積も見込めます。 申請書等を一括管理できる 社内掲示板を設置することで、申請書等の一括管理も可能です。さまざまな申請書をデジタル化している企業も多いかと思いますが、置き場所等が分散されているといざという時に探しづらいものです。 SharePointで社内ポータルを作成し一括管理すれば、申請書が必要な際にアクセスする場所が明確になります。そちらに申請書の書き方やFAQ、提出先等を合わせて記載することで、申請業務の効率化にも繋がるでしょう。 SharePointを使って掲示板を作成する方法 社内掲示板のメリットは上述の通りですが、ではどのように設置すればいいのでしょうか。続いて、SharePointを使って掲示板を作成する方法について解説します。 ベーシックな掲示板の作成 SharePointを使ってベーシックな掲示板を作成するには、まずホーム画面からサイトに進みます。サイトから新規→アプリとクリックし、その中にある「ディスカッション掲示板」というボタンをクリックしましょう。 するとダイアログが表示されるため、掲示板の名前を入力します。掲示板の名前は、なるべく一目見ただけでテーマが分かるものが望ましいでしょう。 以上で、SharePointを使ったベーシックな掲示板の作成は完了です。誰でも簡単な操作で作成できるのがSharePointの利点です。 オプションの追加 作成した掲示板にオプションを追加することで、より便利に活用できます。追加できるオプションにはさまざまなものがありますが、ここでは「いいね機能」の追加の仕方を解説します。 まずは、サイトコンテンツの中からいいね機能を追加したいコンテンツを選択します。すると「リスト」というボタンが表示されるためそちらをクリックし、続けて「リストの設定」をクリックします。 表示された画面から「評価の設定」をクリックし、評価の設定を「はい」→有効にするエクスペリエンスに「いいね」を設定します。これで、指定したコンテンツに対して「いいね機能」が追加されました。 ルールの策定および運用 社内掲示板の作成が完了したら、ルールを策定し運用します。どのようなルールを設けるべきかはケースバイケースですが、一例として下記のようなものが挙げられるでしょう。 閲覧者を不快にさせる投稿が問題なのはもちろんですが、テーマにそぐわない投稿も制限した方が無難です。また、先程ご紹介した「いいね機能」に対し、いいねを沢山集めた投稿をどう扱うか等を策定しても良いかもしれません。 そして、社内掲示板の活用を促進させる意味で投稿頻度を決めるのも手です。長い時間投稿されず、情報が蓄積されない場所を閲覧する意味はあまりないからです。 掲示板作成にSharePointを使う利点 SharePointを使って掲示板を作成する方法は分かりましたが、なぜ掲示板作成にSharePointを使うべきなのでしょうか。次は掲示板の作成にSharePointを使う利点について解説します。 簡単にポータルサイトを作成できる SharePointを使うことで、簡単に社内ポータルサイトを作成できます。社内ポータルサイトとは社内の情報が一元的にまとめられている場所であり、構築すれば情報共有の効率化が見込めるのが特徴です。 既にマニュアルやワークフローの概要、申請書等をデジタル化している企業も多いでしょう。ただそれらを分散的に管理している場合、必要に応じて見るべき箇所が異なり、業務効率を阻害してしまっているかもしれません。 社内ポータルを作成し情報を一元化することで「困った時はここを見ればいい」等の分かりやすいソリューションを提示できます。それにより、多くの面で業務を効率化できるわけです。 他Microsoftアプリとの相性が良い SharePointはMicrosoft社からリリースされているアプリなので、他Microsoft製品との相性が良いのもメリットです。業務にMicrosoft製のアプリを使っているケースも多いかと思いますので、両者の連携性が高いにこしたことはないでしょう。 SharePointと連携が考えられるアプリとしては、Teamsが挙げられます。Teamsから直接SharePointで作成したポータルに飛ぶことができれば、ポータルの閲覧や利用を促せるでしょう。 ポータルや掲示板閲覧のために別アプリを開くのは、人によっては手間に感じるからです。 セキュリティが強固 SharePointを使うにはMicrosoft365に加入する必要がありますが、それによるセキュリティの高さもメリットです。社内掲示板を設置するだけならSharePointを使わなくとも可能ですが、その場合は自前でセキュリティを構築する必要があるかもしれません。 社内からのみアクセスできるようにすれば少なくとも外部からの侵入は防げますが、利便性は下がってしまうでしょう。逆に掲示板が置かれている社内サーバーに外部からのアクセスを許可すると利便性は上がるものの、セキュリティリスクが生じるかもしれません。 Microsoft365に加入することで、強固なセキュリティを保ちつつ利便性を確保できるわけです。もちろん、自社側で適切なアクセス管理やバックアップを行うことも大事なので怠らないようにしましょう。 社内掲示板をより上手く活用するには 社内掲示板を設置することでさまざまなメリットがありますが、使い方には注意が必要かもしれません。続いて、社内掲示板をより上手く活用する方法について解説します。 […]