記事の監修
S・S
マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット1 サブリーダー
資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート
2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。
IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。
趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。
営業の業務改善を行いたいけど何から手をつけて良いか分からないという方も多いのではないでしょうか？
この記事では、営業の業務改善を行う際のポイントや業務改善を行うことで得られるメリットなどについて解説します。
そもそも、なぜ営業業務を効率化する必要があるのでしょうか？
それは、営業業務を効率化することが売上アップやコスト削減に繋がるからです。
例えば、以下のような場合を比べてみましょう。
・一人の営業マンが1ヶ月で20件の訪問商談を行い5件の受注獲得
・一人の営業マンが1ヶ月で20件のWebでのオンライン商談を行い5件の受注獲得
どちらの営業マンも1ヶ月20件の商談と5件の受注獲得という点では同じですが、かかるコストや時間は圧倒的に違います。
訪問営業の場合は、移動時間などを含めると1件の商談にかかる時間が長くなりますが、オンラインであれば移動時間を大幅に削減することができます。
もちろん対面の方が受注率が高くなるケースも多いので、その辺りは考慮する必要がありますが、もし仮に受注率が同じであればオンライン商談の方が圧倒的に効率的です。
これまで移動時間に当てていた時間を、電話営業をする時間に当てることも可能です。
そうすれば結果的にアプローチする件数が増えることで売上アップが期待できます。
このように営業業務を効率化する目的は、既存のリソースを最大限に活用して売上アップを実現するためです。
営業の業務改善についてお話する前に、主な営業の業務についておさらいします。
営業機会の創出のために、顧客情報の収集や名刺の管理をする。
リードに対して、電話営業や訪問営業などでアプローチする。
主に、自社の商品やサービスを提案してアポイントを取得することが目的。
商談機会を頂いたクライアントに対して、提案書や見積書を作成して提案を行う。
提案後に契約を結んで頂く際には、発注書類や請求書などを用意する。
※企業によっては経理担当などが行うケースもある
実際に商品やサービスを納品・提供する。
商品やサービスの納品・提供後のアフターフォローを行う。
更なる営業展開につなげたり、企業紹介につなげたりする目的で行う。
営業の主な業務についておさらいしました。
ここでは、営業における主な課題について解説します。
営業の業務課題として多く挙げられるのが、多岐にわたる業務によって本来注力すべき営業活動に十分に時間を割けないことです。
営業業務の中には、直接的な営業活動の他に様々な雑務も含まれます。
提案書作成や書類準備、顧客情報管理など営業マンがやらなければいけないことは山のようにあります。
こういった作業に時間を取られ、本来行うべき営業活動を行うことができないといった課題を抱えている企業が多いです。
しかし逆に言えば、こういった部分を効率化することができれば営業にかける時間も増やすことができるので、売上アップにつなげることができます。
営業の属人化も主な営業課題の一つとして挙げられます。
営業の属人化とは、顧客情報や営業ノウハウが個人に依存してしまうことです。
営業が属人化すると企業にとっては様々なリスクが伴います。
例えば、トップセールスを記録している営業マンが退職した場合、もしその営業マンが抱えていた顧客情報や営業ノウハウをしっかりと共有できなければ、営業機会の大幅な損失につながってしまいます。
このようなリスクを回避するために、情報をしっかりと共有するためのフローやシステムの導入が重要になります。
訪問活動による交通費の増加も営業課題の一つです。
日本ではまだ訪問営業をしている企業も多いと思います。
もちろん対面で話をすることでエンゲージメントが向上し受注率が上がるというメリットもあります。
しかし、その分移動時間がかかり交通費も増加するといったデメリットもあります。
訪問営業などのアウトサイドセールスと電話営業などのインサイドセールスには、そのどちらもメリットデメリットはあるので一概にどちらが良いとは言えません。
だからこそ、そのどちらも上手く組み合わせることでコスト削減や業務効率化に繋げていくことができます。
アメリカなどでは、最新のマーケティングツールやSFA(営業支援システム)を利用することで、効率的に顧客を獲得する営業スタイルに変わっている企業も多いです。
上記で挙げた営業の課題改善を行う際のポイントについて解説します。
営業の課題改善を行う際は、まずは顧客を適切に管理できているかを見直しましょう。
顧客管理とは、連絡先などの顧客の情報を管理することだけを指すものではありません。
顧客の現在の企業状況やニーズなどを適切に把握して管理することも顧客管理です。
顧客管理を営業部全体で適切に行うことで、営業の属人化も防ぐことができます。
近年は顧客管理の重要性が見直され、CRM/SFAなどのシステムを導入するのが一般的になってきました。
費用対効果を考えてこういったシステム導入も検討してみると良いと思います。
営業のプロセスを標準化することも営業の業務改善において重要なポイントです。
営業プロセスとは主に以下のような営業のプロセスのことを指します。
「訪問リスト抽出」→「アポイント」→「訪問」→「ヒアリング」→「提案」→「商談」→「クロージング」
営業プロセスが標準化されていないと、営業マンそれぞれが自分流で営業活動を行ってしまいます。
そうするといわゆる営業の属人化状態になってしまいます。
しかし、営業プロセスを標準化すると、全営業マンが標準化された最も成果が出やすい方法で営業活動を行うことができるようになります。
そうすることで個人のスキルに依存せず、全ての営業マンが勝ちパターンの営業を行うことができるようになります。
結果的に受注率アップや売上アップにつながっていきます。
営業の業務改善を行う際は、それぞれの営業プロセスを見直して標準化することが重要です。
営業活動の精度を高めることも課題改善に効果的です。
営業リソースを最大限に活かすには、営業の精度を高めて受注率を上げることが重要です。
営業の精度を上げるためには、相手のニーズや温度感などを把握し、優先順位をつけて営業活動をすることが大切です。
また、顧客とのやりとりの中から顧客の温度感を見極めることも重要になります。
その際にSFAなどを活用するのも一つの手段です。
最近のSFAは予測機能なども充実しており、顧客とのやり取りからAIが顧客の優先度などを割り出してくれるものもあります。
こういった機能を利用して営業活動の精度を高めることが可能です。
SFAは、営業の業務改善に有効なシステムであり、導入することで売上アップも期待できます。
SFA導入によって、どのように営業業務が効率化して売上増につながるのか解説します。
SFAを導入することで、システムで顧客管理がされ、属人化しない営業組織を構築することができます。
厳密には顧客管理システムはCRMと呼ばれますが、多くのSFAはCRMの機能も有しているものがほとんどですので、SFAを導入することで適切な顧客管理を実現できます。
SFAでは、顧客情報や顧客とのやりとりなどの履歴を全てシステムで一元管理することができるので、顧客情報が属人化することはありません。
SFAを導入することで、個人の状況に左右されない強固な営業組織を構築することができます。
SFAを導入することで、リードに対して漏れなく効果的なアプローチができるようになります。
SFAは、リード情報を適切に管理することができ、アクションが必要なリードをお知らせしてくれたり優先順位を表示してくれたりする機能もあります。
こういった機能により、優先度の高いリードから効果的なアプローチをすることができます。
結果的にリードプロセスの標準化につながり、アポイントを取得しやすくなります。
そして、アポイントが増えれば受注件数のアップが期待でき、売上アップにつなげることができるのです。
SFAは、営業活動における顧客とのやり取りを全て記録することができます。
それにより、営業プロセスや営業履歴を全て可視化することが可能です。
営業部長などは、営業マンの日々の営業活動を全て可視化することができるので、どこに課題があるのかすぐに分かり、適切なサポートを行うことができます。
営業マンも上司からの適切なサポートで素早く課題を改善していくことができるので、営業活動をより良い方向に改善していくことができます。
結果的に、クライアントに対して適切なアプローチを行うことができるようになり、売上アップにつながっていくといえます。
営業の業務改善のポイントや売上アップにつながるポイントについて解説しました。
営業の業務改善にはSFAのようなシステム導入も非常に効果的です。
自社に合わせた営業の業務改善を行うための参考にしてみて下さい。
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