導入の背景

アナログなコミュニケーションからの脱却

Microsoft 365を導入するまで、社員同士の連絡はスマホのチャットアプリを使用していました。コミュニケーションについてはアナログな状態でしたね。
また、社員間でお互いのスケジュールが把握できていないことが問題点として役員会議で挙げられまして、システム化の検討を行うことになりました。

今ではTeamsがないと業務を進められない状態に

システム導入にあたり、最初は一本化では考えていませんでした。用途に合わせて、コミュニケーションツールやスケジュール管理ツールを検討しておりましたので、Microsoft 365で統合できるのは驚きました。

ビズウインドとは他システムも含めお付き合いが長く、弊社のことを理解してくれているという安心感もありましたので、Microsoft 365による一本化をお願いしました。

アプリが統合されているのはかなり使いやすく感じました。Teamsひとつとっても、コミュニケーションのみでなく情報の共有やスケジュールの管理もできて助かっています。
導入時はなかなか慣れず苦労しましたが、現在ではTeamsがないと業務が進められないくらい浸透していますね。

導入の効果

工数70%の大幅削減。売上にも貢献

今まではLINEやメールなど複数のコミュニケーションチャネルでやり取りしており、情報の所在がわからなくなることもありましたが、Teamsに一本化することによって、わかりやすくなりました。

情報を探す工数を考えれば、Teamsにしてから70%程度の工数削減になったと感じています。業務効率は格段に上がりました。

また、Zoomを使用しない顧客に対して、Teamsだと連絡が取れた実績もあり、実は売上にも貢献しています。

円滑なコミュニケーションで認識齟齬のない対応

特に助かったのは、情報共有が徹底されている部分です。
専用のTeamsチャットを設けてくださり、細かな変更点やこちらからの追加の要望などをやり取りさせていただきました。

チャットですと相手の反応もすぐにわかりますし、お問い合わせの際にも煩雑な手順を踏む必要がなく、とてもスムーズにご対応いただけました。

弊社のIT理解度がそこまで高くないので、基本的な質問を多くしてしまったかもしれませんが、それにも快くご対応いただき、安心したことを覚えています。

また、現在ビズウインドで開発した勤怠管理システムも日常的に使用しています。いつでも質問ができる体制というのはありがたいですね。

今後の期待・展望

さらなる効率化を目指し、システム導入を推し進めたい

まだまだMicrosoft 365を使いこなせていないので、もっと活用していきたいですね。特にSharePointを使用したファイルの共有の機能は、今後社外との共有にも使用したいと考えています。

システムの導入は慣れるまで大変、というイメージが強かったですが、慣れた後の効率化を考えるとどんどん推し進めていきたいと思いました。