イベント会社
イベントスタッフ手配・管理システム
システムによってスタッフ管理を効率化し、手配漏れや管理不足の改善に貢献
株式会社トーガシ
株式会社トーガシは、イベント施設の設置設営を行う企業です。
自社で構築されている基幹システムの中で、イベントスタッフの手配や管理に関わる特定の部門システムの構築に携わりました。
主にスタッフの手配から運用までを自動化できるシステムを構築し、管理側の社員の作業効率の大幅アップを実現しました。
現状の課題
イベント設営スタッフの多くはアルバイト社員によって支えられています。
そのため、設営日時や場所等によって必要なスキルを持った人と人数を集めなくてはいけません。
以前はスタッフが電話で案内を行っていたり、その後のやりとりも電話を使っていることが多かったため、調整専門スタッフの負荷が非常に高くなり手配漏れが起きたりしている状況でした。
弊社が提案した施策
まずは現行業務の As-Is / To-Be の分析から行い、どの様なシステムが一番効果的であるのかを徹底的に議論させていただきました。
そのうえで、今まで電話などで行っていた部分を全てシステム上で完結できる仕組みを構築しました。
主にはスタッフの手配や管理を案件毎に自動で行い、案件当日までの手配漏れや確認漏れが無いように、現状の案件の募集状況や進捗状況などを全て可視化できるシステムの構築を行いました。
導入の結果
登録スタッフの業務プロセスの殆どが自動化されたことで、管理側は案件進行のリスクマネジメントなどに注力することができるようになりました。
本来システムで事足りる部分はシステムで対応し、人でしか対応できない部分及び重要なプロセスは人が対応することで大幅な作業効率化を実現しました。
当社では現在も別の業務課題を共有しながら、株式会社トーガシ様のビジネスを応援し続けております。
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