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SharePointのバックアップ方法とは

SharePointのバックアップ方法について情報収集をされている方向け。 SharePointをバックアップするメリットや方法についての詳細な資料を探されている方はホワイトペーパーよりご確認ください。

Business Efficiency

November 7, 2024

インターネット上にある表からデータを取得しTeamsに通知を送る～第2回　データ収集編～

こんなお悩みはございませんか？インターネット上に更新される情報を毎回手動でExcelシートに入力している更新された情報を毎回確認し、手動で社内に通知している更新作業を忘れていて、後から慌てて対応したことがある全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを利用すれば、インターネット上に更新された情報をSharePointリストに登録することでスケジュールから、自動でリマインドすることが出来ます。 SharePoint上に通知する内容と日程を記録したExcelを配置し、日時が一致している場合にTeamsに通知することで自動で通知を送ることが可能です。日々、確認して通知するといった単縦だけど積み重ねると時間がかかってしまう作業も自動化できるので業務効率化につながります。では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 1.はじめに前回はSharePointリストからデータを取得し、Teamsに通知を送りましたが、今回はWebから表データを取得して、SharePointリストに追加する方法をご紹介します。 2.表データの取得初めに、Webから表データを取得して、Excelにテーブルを作成します。続いて、 PowerAutomateを用いてSharePointリストにExcelのデータを入力します。 ※今回は、SharePointの別リストから表データを取得していますが、Webからの表データ取得と大きく手順が変わりません。 2-1.アプリ版Excelで新規作成 ExcelのPowerQueryを使ってWebから表データを取得します。アプリ版のExcelを起動します。新規から「空白のブック」を選択します。 2-2.データの取得上部メニューの「データ」を選択してください。リボンの「データの取得」を押下して、「その他のデータソースから」を選択し、「SharePointリストから」を押下します。 ※今回は自社のSharePointサイトから表データを取得するため、「SharePointリストから」を選択しています。 2-3.URLを入力中央にSharePointリストからのダイアログが表示されます。取得する表データのURLを入力して、「OK」を押下します。 ※Webからの場合データの取得が「Webから」の場合はこちらの手順になります。中央にWebからのダイアログが表示されます。「基本」を選択したまま、取得する表データのURLを入力して、「OK」を押下します。 2-4.データの変換ナビゲーター画面が表示されます。取得する表データを選択して、問題がなければ「データの変換」を押下します。ここでは、取得する表データを「保養施設受付期間」としています。 2-5.データの整形 PowerQueryエディターが起動します。必要に応じて列の名前やデータ型を編集してください。こちらでは列の名前を編集して、必要のない列を削除し、テキスト型に変換しています。編集が終了したら、「閉じて読み込む」を押下します。 2-6.データの整形後変更後の画面です。 3.SharePointリストの作成 Excelテーブルの作成は終了しましたので、SharePointリストを作成します。 SharePointのホームから「新規」を押下して、「リスト」を選択します。「空白のリスト」から名前を入力して、「作成」を押下します。ここでは、リスト名を「保養施設」としています。作成後、リストの画面に遷移します。 3-1.列の作成保養施設リストにExcelのテーブルと同様の列を追加していきます。「列の追加」を押下して、全て「1行テキスト」で任意の列名を作成しますが、一度英語で列名を付けてから日本語の列名に変更することをおすすめします。最初に付ける名前が内部列名として扱われ、後から変更ができないため、日本語で初めから列名を付けると内部列名が文字化けの様な内部列名になってしまうためです。 […]

＃Microsoft 365 ＃powerautomate ＃Teams ＃シェアポイント＃自動化

Business Efficiency

November 7, 2024

SharePointリストをJSONで拡張してできること

こんなお悩みはございませんか？ SharePointリストの使い方には慣れてきたので、もっと活用していきたいデザイン性のあるサイトやリストを作成してみたいタブやポップアップ機能を使用して見やすくしたい JSONを活用することで機能を拡張することができます！ SharePointの列フォーマット機能を使用すると、JSONを活用してリストやライブラリの外観をカスタマイズできます。セルの内容に応じてアイコン、色、テキストのスタイルを変更でき、JSONの活用で標準機能では対応できない設定も行うことができるようになるため、デザイン性のあるリストやサイトを作成することが可能です。では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 1. JSON適用前 2. JSON適用後 JSONはリストの「現在のビューの書式設定」から編集が可能です。ビューの書式設定、または列の書式設定を選択し、下部にある「詳細モード」をクリックします。今回は列の書式設定を操作します。 3. JSONでできること①：セルの背景色を変更、アイコンを表示このようにステータスに応じた背景色、アイコンを表示することが可能です。 3-1. 適用したJSON { 　”$schema”: “https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json”, 　”elmType”: “div”, 　”attributes”: { 　　”class”: “=if(@currentField == ‘完了’, ‘sp-field-severity–good’, if(@currentField == ‘対応中’, ‘sp-field-severity–low’, if(@currentField == ‘確認中’, ‘sp-field-severity–warning’, if(@currentField == ‘保留’, ‘sp-field-severity–severeWarning’, ‘sp-field-severity–blocked’)))) + ‘ ms-fontColor-neutralSecondary'” 　}, 　”children”: [ 　　{ 　　　”elmType”: “span”, 　　　”style”: { […]

＃Microsoft 365 ＃シェアポイント

SharePointのアクセス権限とは

SharePointのアクセス権限設定について情報収集をされている方向け。 SharePointアクセス権限の設定方法についての分かりやすい資料を探されている方はホワイトペーパーよりご確認ください。

SharePointの特徴と容量とは

SharePointの特徴と容量について情報収集をされている方向け。 SharePointの容量の増やし方や節約方法などを詳しく知りたい方はホワイトペーパーよりご確認ください。

SharePointとOneDriveの共通点と違いとは

SharePointとOneDriveについて情報収集をされている方向け。 SharePointとOneDriveの共通点や違い、使い方を詳しく知りたい方はホワイトペーパーよりご確認ください。

SharePointワークフローで業務改善！

SharePointのワークフローについて情報収集をされている方向け。 SharePointでワークフローを作成するメリットや活用事例を詳しく知りたい方はホワイトペーパーよりご確認ください。

SharePointで社内ポータルを作るには

SharePointの社内ポータルについて情報収集をされている方向け。 SharePointで社内ポータルを作成するメリットや活用事例を詳しく知りたい方はホワイトペーパーよりご確認ください。

SharePointの機能と活用メリットのご紹介

SharePointの機能と活用メリットについて情報収集をされている方向け。 SharePointでどんな使い方ができるのか、何が便利になるのか等詳しく知りたい方はホワイトペーパーよりご確認ください。

Business Efficiency

June 11, 2024

シェアポイントを活用すれば情報共有を効率化できる。メリットや活用事例をご紹介

シェアポイントとは？シェアポイントとは、一体どのようなものなのでしょうか。まずはシェアポイントについて見ていきましょう。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツールシェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツールです。MicrosoftというとPCの汎用的なOSであるWindowsや業務アプリであるOfficeなどが有名ですが、それ以外にもさまざまなサービスを手掛けています。 IT事業が主だったものになりますが、OSや業務アプリの開発以外にもラップトップやゲーム機器の開発・販売を手掛けていたり、Azureといったクラウドコンピューティングサービスも運営しています。 Microsoft365に含まれている MicrosoftはMicrosoft365というOffice製品のサブスクリプションサービスも手掛けており、シェアポイントもそこに含まれます。従来WordやExcelといったOffice製品を使うには買い切りで購入するのが一般的でしたが、今はMicrosoft365によりプランの利用料を支払えば使うことができます。 Microsoft365にはシェアポイントの他にもクラウドストレージサービスであるOneDriveや、コミュニケーションのためのTeamsが付帯しています。もちろんOffice製品であるWordやExcelの利用も可能なので、それらがより便利に使えるようになった形です。プランによってさまざまな部分が異なるため、自社に合ったものを契約しましょう。シェアポイントでできることでは、次にシェアポイントでできることを深堀りします。シェアポイントを導入すれば、主に下記のようなことが可能です。社内向けポータルサイトの作成シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」です。社内向けポータルサイトとは、一般的に「外部に公開せず社内での閲覧に限定したポータルサイト」のことであり、自社業務に関するさまざまな情報がまとめられています。通常、Webサイトは全世界に公開するために作成されます。自社サイトであれば現カスタマーや見込み客、取引先、そして検索エンジンや広告を通して来訪するユーザーに適切な情報を与えるのが主な目的ではないでしょうか。社内向けポータルサイトも基本的な考え方は同じです。ただ、対象が「全世界の人々」でなく「社内の人々」に限定される形です。ポータルを構築すれば、必要な情報を素早く検索できる社内向けポータルサイトを構築することで、業務に必要な情報を素早く検索することができるようになります。ポータルの内容が充実していればしているほど「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が根付くようになり、さらにポータルの情報量が充実するという好循環を促せます。 ITが発達する前、紙のマニュアルを業務活用していたところも多かったのではないでしょうか。紙のマニュアルにも利点はありますが、保管のためのスペースを要したり、必要箇所を見つけるのが難しいなどのデメリットもあります。ポータルを構築し情報を充実させることで、必要な時に瞬時に情報を得ることができるようになるでしょう。オンライン上でのファイルの受け渡しや共同編集シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」ですが、それ以外にもオンライン上でファイルを受け渡したり共同編集したりすることができます。情報共有をどのような形で行うのがベストかはケースバイケースですが、現代のテクノロジーを活かすのであればオンラインでの共有が挙がるでしょう。オンラインを活用するメリットは「距離が離れていてもコラボレーションが可能」な点です。社内で仕事をしている人同士以外でもファイルの受け渡しや共同編集が可能になるため、業務の柔軟性を向上させることができます。共同作業が可能なアプリはWordやExcel、Powerpointなどが挙げられます。いずれも業務に利用することが多いため、適切かつ利便性の高い活用が可能になるでしょう。シェアポイントを導入するメリットそれでは、続いてシェアポイントを導入するメリットを具体的に解説します。シェアポイントを業務活用することで、下記のような利点が生じるでしょう。チームでの情報共有がスムーズになるシェアポイントを導入することで、チーム内の情報共有がスムーズになります。社内向けポータルを作成すれば必要な情報を瞬時に検索することもできますし、ファイルを共有・共同編集すればチーム内での情報格差を失くしたり意思統一を図ることができます。情報共有がスムーズでない場合、ある人が知っている情報をある人が知らないといった状況が起こります。かといって必ず業務に支障が出るわけではありませんが、小さな問題が後々大きなトラブルに発展するケースも少なくありません。初期段階で間違いのない情報共有が行われる利点は大きいでしょう。出先からモバイルを通して最新情報を知ることができるシェアポイントを導入し社内向けポータルを作成すれば、出先からモバイル端末を通して業務の最新情報を得ることもできます。メールやファイルの共有といった方法で最新情報を得ることもできますが、ポータルの場合は「更新するだけでOK」という手軽さが特徴です。メールの場合、情報を記載してそれを適切なグループや人に送信しなければなりません。送信先を誤って設定しまう恐れもありますし、正しく行えても「更新するだけでOK」なポータルサイトと比べると手間が一つ増えてしまいます。「たった一手間」ではありますが、それが積み重なると膨大な量になります。手間を減らすことで、トータルリソースの節約とミスの軽減が期待できます。知見が個人でなく社内に集約されるシェアポイントを活用して社内ポータルサイトを作成すれば、業務に関する知見やノウハウが個人でなく社内に集約されるようになります。従来は情報を適切に記録する方法が乏しかったため、業務にまつわる知見やノウハウはそれを遂行する担当者個人に集約されていたのではないでしょうか。それはそれで個人のスキルやキャリアが向上するといったメリットもありますが、特定の担当者がいないと仕事が回らないといったデメリットも生じます。ポータルを活用し暗黙知を形式知に変換しておけば、業務に対する属人性を軽減させることができます。情報の一元管理が可能シェアポイントを活用することで、情報の一元管理が可能になります。情報をどのように集約するかはさまざまな方法がありますが、どのような方法を採用するにしても「（情報は）一元管理する」ことが望ましいでしょう。一元管理というのは「一箇所にまとまって管理されている状態」のことです。デジタルの情報は流動性が高いため、確たるルールや方針を設けてないとあちらこちらによく似たファイルが散らばってしまい、統制がとれなくなってしまいます。社内向けポータルで情報を一元管理すれば、閲覧者は常に正しい最新の情報を取得できるわけです。資料を最小化できるシェアポイントを導入して情報を社内向けポータルに集約すれば、紙の資料を最小化することができます。デジタルが普及する前は紙の資料により情報共有や意思伝達がなされていたことも多かったのではないでしょうか。紙の資料を活用することによるメリットもありますが、反面下記のようなデメリットが生じます。紙の資料を保管するためには、物理的なスペースが必要です。それほど量が多くないうちは問題ないのですが、保管物が膨大になればなるほど広いスペースが必要になり、その分のコストがかさんでしまいます。情報をデジタルに移行することで、そのようなデメリットを解消できるわけです。シェアポイントの具体的な活用例では、次にシェアポイントの具体的な活用例をいくつか挙げたいと思います。情報を集約するポータル作成に一つ目は、やはり情報を集約するためのポータル作成です。社内向けポータルサイトを作成し情報集約ツールとして活用すれば、多くのメリットが得られます。シェアポイントを使えば比較的容易にポータルサイトを作成することができますが、中身はしっかりと精査する必要があります。どの情報を載せどの情報を載せないかといった基礎的な部分から、どのようなカテゴライズでどの情報に行き着くかといったデザイン的な部分までをしっかりと考え構築しましょう。会議用の資料作成にシェアポイントを活用して、会議用の資料を作成することもできます。シェアポイントを利用すればWordやExcelといったOfficeアプリを使い複数人で一つのファイルを共同編集することもできるため、複数人の視点が入った客観的な資料を作成できるでしょう。また、作ったファイルをシェアポイントを使い参加者に共有することも可能です。テレワークにおける情報共有にシェアポイントを使い社内向けポータルサイトを構築すれば、テレワーク環境に対応した情報共有ツールとして役立ちます。ポータルの利点は「そこを見れば必要な情報が網羅されていること」なので、メンバーがそれぞれ異なる環境下で仕事をしていても、ポータルを通して共通認識が得られるわけです。 […]

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