クラウドセキュリティー対策

もしTeamsで障害が発生したらどうすればいい？

記事の監修

S.Sato

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S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部開発部/ユニット1 サブリーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Contents

目次

もしTeamsで障害が発生したらどうすればいい？

Microsoft Teams の過去の障害事例とは？

実際にどのような障害が発生したのか、具体的な事例を紹介します。今後も同じような障害が発生しないとは限らないので、Microsoft Teamsを利用する場合、ここで紹介した事例は参考になるでしょう。

◆アクセスできない

Microsoft365 で大規模な障害が発生し、数時間にわたりMicrosoft Teamsにアクセスできなかった事例があります。日本以外にもアメリカ・ヨーロッパ・アジア・中東・アフリカで同様の状況が見られ世界規模の障害であったといえます。本障害の原因は Microsoft365 が行った設定変更にあり、変更前に戻すなどして障害の解消を図りました。また、別の障害ではSSLサーバ証明書の期限が切れていたことが原因でした。この証明書はSSLによる暗号化通信を行う際に必要となりますが、同証明書を更新することで復旧しました。

◆アプリが起動できない

Webブラウザ版のTeamsにはログインできてもアプリは起動できないケースや、パスワード変更後にアプリのTeamsが起動できないなど、この事象は発生割合が多いようです。
ブラウザやアプリが一時的にバグを起こしている、またはアプリが保持しているキャッシュ情報に一部不整合が発生しているなどが原因として考えられます。

◆メッセージの送受信ができない

メッセージを送信すると「送信中」がしばらく表示され、結果「送信できませんでした」と表示され、突然メッセージが送信できなくなってしまうことがあります。その場合は、ネットワークに問題がある可能性があります。ネットワークが問題なくても送受信できない場合は、Teams側の不具合の可能性も考えられます。

◆会議に参加できない

Teams会議に参加しようとする際に、「問題が発生しました。数分後にもう一度お試しください。」と表示されることがあります。また、そもそも会議中の会議が表示されない、参加ボタンが表示されない／押せない、参加ボタンを押しても会議に参加できない、ということも、障害として多々報告されているようです。

◆内部ストレージサービスへの接続不良

内部ストレージサービスへの接続不良を原因とする障害が発生しました。この障害により数時間にわたってMicrosoft Teams をはじめとするMicrosoft 365 が提供するさまざまなサービスへのアクセスやバッチ処理、プロセス処理に不具合が生じました。合計で13のサービスに障害が発生し、世界の各地域でこの障害の影響を受けました。

Microsoft Teams の障害発生時にすぐに実践できる確認方法とは？

Microsoft Teams に障害が発生し使えなくなった場合、利用企業の業務に対する影響はかなり大きく、コミュニケーションが取れなくなることで業務が完全にストップしてしまう可能性もあります。ここでは、Microsoft Teams の障害発生時に、一刻も早く確認する方法についてご紹介します。

■公式ツイッターで確認する

Microsoft社の公式Twitterアカウント「@MSFT365Status」では、Microsoft Teams を含む Microsoft365に関する障害情報や障害の終息情報がいち早く公開されます。そのためMicrosoft Teamsの障害情報について少しでも早く知りたい場合は、Twitterでこのアカウントをフォローしておくことをお勧めいたします。

■Microsoft社の公式情報サイト(Microsoft365 service health status) で確認する

Microsoft Teams が使えなくなった場合、Microsoft社の以下の公式情報サイトをチェックします。
Microsoft 365 Service health status ⇒ https://status.office365.com/
このサイトでは Microsoft Teams を含む Microsoft365 に障害が発生した場合に、その情報が公開されます。TwitterなどのSNSに不慣れな管理者の方は、こちらを利用するのもよいでしょう。

■公式管理センターで確認する

Microsoft 365 管理センターでは、Microsoft 365 サービスのサービスの稼働状態をチェックできます。
「サービス正常性」ページでは、リスト形式で全てのサービスの稼働状況が確認可能です。

Microsoft Teams の障害発生時の対処方法とは？

Teamsの動作がおかしくなった時の原因として、端末の不具合によるケースも多くみられます。
公式からの障害情報が確認されない時は、以下を試してみましょう。

■Teamsアプリの再起動

Teams はリアルタイムでTeams 内のチャットメンバーと同期しメッセージをやり取りすることで、他のアプリケーションと比較すると多くのメモリを消費します。そのためパソコンのメモリ不足によりTeamsの動作が遅くなることがあります。そのような場合には、一度Teamsアプリを閉じてTeamsのプロセスを終了させます。その後、再度Teamsアプリを立ち上げると、レスポンスがよくなることがあります。

■パソコン・端末の再起動

Teams アプリで動作不良が起きている場合には、アプリを再起動すると改善されることが多いです。
しかし、アプリを再起動させても復旧しない場合は、端末やPC自体に何か不具合が起きている可能性があります。端末やPCを再起動した上で、アプリやブラウザで Teams に再接続して状況を確認してみましょう。

実際には、端末自体や個々のアプリの動作不良、社内サービスの不具合など、ユーザー側の環境が原因であるケースが多いようです。各ケースに応じ、ご紹介した対処法を参考にしていただけますと幸いです。

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January 3, 2024

Microsoft 365 を導入して事業継続計画(BCP対策)を！

Microsoft 365 を導入して事業継続計画(BCP対策)を！事業継続計画(BCP)対策とは？事業継続計画(BCP)とは、自然災害や事件、テロといった緊急事態が起きた際、事業資産への被害を最小限に食い止め、いち早く事業全体を復旧させるために、平常時や緊急時における対策や方法をまとめた計画のことを言います。平常時から BCP の重要性を認識して対策を講じておけば、いつどんな緊急事態が起きたとしても事前の準備に従ってスムーズに対応が可能です。そのため、現代社会における企業のリスク管理分野でBCP対策は欠かせないものとなっています。 Microsoft 365 だからできるBCP対策の３つのポイントとは？ Microsoft 365 では、スマホからでも簡単にメール、チャットで安否の確認ができます。大規模な震災時、例えば2011年の東日本大震災では、電話がつながらない中でもネットは通じたためメールや SNSなどのツールを駆使し、家族の安否確認が行えたというケースもありました。 Microsoft 365でも Teams などからメールやチャットで連絡を取ることができるため、緊急連絡時にも安心です。 Microsoft 365のメールやドキュメントファイルのデータは、東日本・西日本の2拠点にある稼働率保証99.9%のデータセンターで大切に保管されています。東西2拠点でのデータセンターで互いに冗長化されたデータが保存されているため、どちらかが万が一稼働しなくなった場合でも、残った一方が全てをカバーして稼働できるようになっています。そして、マイクロソフトでは年間約1,000億円もの資金を情報セキュリティ対策に投資しているため、世界的に見ても最高水準のセキュリティ技術と体制を可能にしています。また、情報漏洩に対する安全対策も完璧で、例えばメール機能では、アンチスパム、アンチウイルス、DKIM/DMARCはExchange Onlineの標準機能として搭載されています。 Microsoft 365は、PCはもちろんスマホやタブレットなど、様々なデバイスでWordやExcel、PowerPointなどのアプリケーションを利用できます。これらを活用すれば、オフィスの自分のPC以外でも個人のスマホやPCを使ってWeb通話や会議、メール、チャットなどが利用でき、スムーズにコミュニケーションを取ることができます。日本は自然災害の最も多い国の一つで、そのような日本でビジネスをする法人企業には BCP 対策は必須であると言えます。また設備の故障もいつ起こるかわかりませんし、情報漏えいもマルウェアがどんどん巧妙になってきている昨今ではいつ発生してもおかしくありません。そして、これらが発生した後で「事前に対策をしておくべきだった」と考えても、もう手遅れです。そこで、ぜひ Microsoft 365 を導入してみてください。Microsoft 365 の導入が、あなたの会社の BCP 対策となり、あなたの会社をしっかり守ってくれること間違いなしです。

＃BCP ＃テレワーク＃事業継続計画対策

クラウドセキュリティー対策

January 12, 2024

テレワークするならセキュリティ管理が重要。セキュリティ対策のポイントとは？

テレワークとセキュリティの関係まず最初に、テレワークとセキュリティの関係性について解説します。セキュリティリスクとは「情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性」のこと「テレワークする際のセキュリティが心配」という声もよく聞きますが、そもそもセキュリティリスクとは何なのでしょうか。リスクというからには何かしらの危険があることは想像できますが、セキュリティリスクがあると一体どのような点に問題が生じるのでしょうか。セキュリティリスクを一言で表現すると、「情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性」です。情報が漏えいして謝罪会見を開いた企業もありますし、データの不正使用で金銭的損害を被った企業もニュースなどで耳にする機会があるでしょう。情報漏えいにもデータの不正使用にも企業に対する賠償責任が生じますが、加えて社会的信用の失墜といったペナルティも見逃せません。セキュリティリスクをゼロにすることはできませんが、可能な限り対策を行い、リスクそのものを減少させることが求められています。オンラインで情報共有を行うと基本的にセキュリティリスクは高まるテレワークを行う際には、オンライン上でさまざまな情報やデータをやり取りする必要があります。情報をオンラインでやり取りする場合、離れた位置にある端末からインターネット回線を通じて会社のサーバー等にアクセスすることになるため、原則的にセキュリティリスクが増します。アクセスIDやパスワードを第三者が取得すればサーバーにアクセスできてしまうため、中にあるファイルの閲覧が可能になるでしょう。また、セキュリティが確保されてない回線を使って通信している場合、第三者によって通信内容を盗み見されてしまう恐れもあります。オフラインだからといってセキュリティリスクが皆無なわけではないでは、オフラインで情報をやり取りすればセキュリティリスクは皆無になるでしょうか。残念ながらそういうわけではなく、オンラインにおけるセキュリティリスクはなくなるものの、オフラインに存在するセキュリティリスクを無視することはできません。情報やデータは、インターネット回線を通じてのみ漏えいするわけではありません。USBメモリなどの小型ストレージを使えばどこにでも持ち運べますし、従業員が貸与されているスマホを紛失してしまうといったケースも考えられるでしょう。セキュリティリスクの一例それでは、次に具体的なセキュリティリスクの一例をご紹介します。機密情報が漏えいする経路は多岐に渡るため限定的な例ではありますが、イメージを掴んで頂けると幸いです。オンラインにまつわるセキュリティリスク例オンラインにまつわるセキュリティリスクには、下記のようなものがあります。メールに添付された不明なファイルを開いてしまった不振なメールに添付されているファイルを開いてしまうことで、攻撃対象になってしまう可能性があります。この手法の厄介なところは企業や組織内にいる誰かがファイルを開いただけで、ネットワーク全体から情報を盗み出すことが可能な点です。メールの発信元をしっかりと確認したり、不用意にファイルを開いたりリンクをクリックしないようにしましょう。暗号化されてない回線を使ってテレワークをしてしまった暗号化されていない回線を使いテレワークを行うことで、セキュリティリスクが増大します。自宅や会社では基本的に暗号化された通信が行われていますが、たとえば無料WiFiスポットなどからインターネットに接続する場合は暗号化されていないこともあります。暗号化されていないまま情報のやり取りを行ってしまうと、第三者により盗み見られ情報漏えいに繋がる恐れがあります。オフラインでのセキュリティリスク例では、次にオフラインでのセキュリティリスクの例をご紹介します。セキュリティリスクはオンラインだけでなくオフラインにも生じるため、広範囲な対策が必要です。関係者が持ち帰った書類やストレージから流出テレワークを行う場合、会社から自宅に書類やストレージを持ち帰ることもあるかもしれません。持ち帰った書類やストレージの管理を怠り、第三者が見てしまうことで情報漏えいの恐れが生じます。テレワークにおけるデータや書類の扱いについては、事前にしっかりとルールを設けておきましょう。関係者間の会話を盗み聞きされてしまった公共交通機関や喫茶店など、関係者同士で仕事の話をするケースもあるかと思います。公の場所で話した会話を第三者が耳にすることで、情報が漏れてしまう恐れもあるでしょう。外でまったく仕事の話をしないというのは難しいため、TPOを弁えて会話の内容を考えましょう。セキュリティにまつわる悩みを解決するには？では、次にセキュリティに関する悩みをどのように解決するべきかを解説します。セキュリティは常にいたちごっこが続いているためリスクを完全になくすことはできませんが、適切な対策を講じることで減少させることは可能です。セキュリティについて学ぶセキュリティリスクを減らすためにも、セキュリティについて学んでおきましょう。上述したような「なぜオンラインになるとセキュリティリスクが上がるのか」や「具体的なセキュリティリスクとは何か」といった基礎を学ぶことで、自社に合ったセキュリティ施策が思い浮かぶかもしれません。また、攻撃者の立場になって考えることも有効です。攻撃者は、基本的にセキュリティの弱いところを狙って多重に攻撃を仕掛けてくることが予想されるでしょう。「どの部分のセキュリティが甘いのか」を判断し潰すことで、セキュリティレベルの向上が見込めます。合わせて、社内にセキュリティリスクの啓蒙を行うきっかけにもなります。プロに相談するセキュリティを学ぶことでリスクを減少させることができますが、ITセキュリティ分野は専門的な理論も多く、本格的に学ぶ場合は相応のリソースがかかるのが難点です。その場合は、ITセキュリティに詳しいプロに相談することで、時間や労力を大きく節約できるでしょう。自社に合ってない施策や間違った施策をしてしまうと、逆にリスクを上げてしまうことにもなりかねません。自分達で学ぶことも大事ですが、それのみに依存せず他人（プロ）に意見を仰ぐ柔軟性も大事です。業務システムを導入する業務システムを導入することで、下記のようなメリットが得られます。業務効率化に繋がる業務システムを導入すれば、既存業務の効率化に繋がるでしょう。「業務効率化」は今や必須課題とも言える項目ですが、システムの導入なしでは成り立たない部分があります。業務システムは主にといった点で効率化を図ってくれます。業務を自動化することで、生産性の向上に加え人手を他に回すことが可能です。また、ITシステムは常にデータを数字として保持するため、判断が自ずと定量的になり客観的根拠や再現性を担保できます。他にも業務が可視化され分かりやすくなったり、気軽なコミュニケーション促進にも繋がるでしょう。定量的な判断ができる業務システムを導入することで、今までは個人の勘や経験に頼っていたファクターを定量的に判断できるようになります。システムを導入すると、さまざまなものを数値として記録・分析できるようになるからです。定量的な判断ができるメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。定量化することで、判断に客観的根拠をもたせることができます。数値というデータを元にした判断には説得力があり再現性も高まるため、誰かに判断の有用性を理解してもらうのにも役立ちます。また、暗黙知を形式知化し伝達を容易にしたり、業務の可視化を促して効率化を図ることもできるでしょう。業務知識やノウハウを集約できる業務システムを活用することで、業務知識やノウハウを社内に集約させることができます。従来は業務に関する知識やノウハウが個人に集約されていたことも多く、特定の担当者がいないと業務が回らないような事態もあったかもしれません。 […]

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April 22, 2024

Microsoft Intuneとは？IntuneとAzure Active Directoryでデバイスを管理しセキュリティを高めよう

Microsoft Intuneとは何か Microsoft Intuneとは、どのようなツールなのでしょうか。まずはIntuneについて解説します。デバイスを管理するためのツール Microsoft Intuneは、主にPCやスマホなどデバイスを管理するためのツールです。汎用OSであるWindowsや一般業務アプリであるOfficeをリリースしているMicrosoft社が手掛けています。 Intune導入の背景何故、今Intuneの導入が必要なのでしょうか。Intune導入の背景を見ていきましょう。業務が柔軟的になった一つは、以前に比べて業務が柔軟的になったことが挙げられます。ITテクノロジーを駆使することで社内だけでなく社外からでもモバイル端末を通し、社内のシステムにアクセスができるようになりました。それにより利便性や生産性は大きく向上しますが、反面セキュリティリスクを抱えることにもなります。そこでIntuneによりシステムにアクセスするモバイル端末を適切に管理し、セキュリティを担保するわけです。テレワークが一般的になったもう一つは、テレワークが一般的になったことが挙げられます。従来のワークスタイルは決まった時間にオフィスに出社し、業務時間が終了したら退勤するというものでした。そういったオフィスメインの業務スタイルにもメリットがありますが、通勤による疲労や災害リスクなどのデメリットも生じます。テレワークに移行すればそういったデメリットは避けられますが、今度は「さまざまな環境から社内のシステムにアクセスが試みられる」といった状況が発生します。社内ネットワークの内部に全ての端末があれば、さまざまな面で管理がしやすくなります。しかし、テレワークのように外部からのアクセスがメインになれば、各デバイスがポリシーに準拠しているかどうかを判別する必要が生じます。 Intuneによりモバイル端末を管理することで、その辺りを見極めることができます。 Azure Active Directoryと条件付きアクセス Azure Active Directoryは、クラウドベースのユーザやアクセス管理ためのサービスです。 Azure Active Directoryは、Intuneと同じくMicrosoft社が手掛けています。 Azure Active Directory には、様々な条件でアプリケーションへのアクセスを制御する条件付きアクセスという機能がります。条件はIPアドレス、所属するグループ、ユーザー、デバイスなど複数の条件を組み合わせることができ、条件に満たないユーザからのクラウドに対するアクセスをブロックすることができます。 Azure Active Directoryはクラウドのアクセス管理するためのツール Azure Active DirectoryとIntuneの大きな違いは、Azure Active Directoryが主にクラウドのアクセス管理するためのツールである点です。対して、Intuneはデバイスを管理するためのツールです。Intuneで端末を社内のポリシーに準拠させることができます。現代ではクラウド環境で業務が完結することは少ないため、条件付きアクセスの条件にポリシーに準拠したデバイスのみとすることで、外からのクラウドのアクセスに対するセキュリティを強固にすることができます。 Azure ADが名称を変更Microsoft Entra IDへ Microsoft Entra製品との連携をしやすくするために、2023年10月からAzure ADの名称がMicrosoft Entra IDに変更しています。セキュリティで保護された全てのアクセスエクスペリエンスを、ユーザーにとってわかりやすくシンプルにするというMicrosoftの取り組みの一つとしての変更です。現在Azure ADのサービスを使用している場合は、サービスが中断されることなく、全ての機能を引き続き使用できます。使用していくにあたり、ユーザーによる新たな設定は必要ありません。 IntuneのMDM（モバイルデバイス管理）とMAM（モバイルアプリケーション管理） Microsoft […]

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January 12, 2024

SharePointとは？SharePointの機能や使い方を徹底解説！

SharePointとは？ SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。 SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること SharePointでできることについてご紹介します。ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。 SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。 SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。 SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。 SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。 SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。 […]

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January 12, 2024

Microsoft Dynamics 365とは？その概要を分かりやすく徹底解説！

Dynamics 365とは？ Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。 Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。 Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。 Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。 Dynamics 365の強みや導入メリット？ Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。同じ Microsoft 製品ですので、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]

Business Efficiency

January 3, 2024

仕事の時短を実現する！エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術！

業務効率化とは業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。そうは言っても、そんな簡単なことではありません。「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」そんな風に感じている人もいると思います。でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。タスク管理業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。例）スパイスカレーを作る場合例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える緊急かつ重要なタスク最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。緊急だが重要度は低いタスク緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。緊急ではないが重要なタスク緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。緊急でもなく重要でもないタスク緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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