DXで輝く時間を 創造する

株式会社スタッフアルファ様に、マイクロソフト社が提供する Microsoft 365の導入・移行支援を行いました。 社内のビジネス用アプリケーションを Microsoft 365に統合することで、情報共有と作業の連携をスムーズに行うことができました。 現状の課題 在宅勤務の機会が増えるなか、社員同士の連絡にはスマホチャットアプリを使用していました。 しかし、もともとコミュニケーションはアナログな部分も多く、オンライン上のコミュニケーションに課題がありました。 また、社員のスケジュールが煩雑な点も、改善したいと考えていました。 弊社が提案した施策 情報共有時の課題を解決するために、社内のビジネス用アプリケーションを全て Microsoft 365に統一しました。 ビズウインドでは Microsoft 365への豊富な移行支援の実績があり、スタッフアルファ様に合わせたカスタマイズなどを含めて低コストでの移行を実現しました。 導入の結果 Microsoft 365の導入により、課題でもあったオンライン上でのコミュニケーションが円滑になり、スムーズな情報共有が可能になりました。 Teamsのメンション機能など便利な機能も活用し、組織や個人間のコミュニケーションが活性化されました。 さらに、TeamsとOutlookを連携することで、テレワーク時も上長が社員のスケジュールを把握することができるので、スケジュール管理がしやすくなり管理コストが削減されました。 仕事を割り振る場合もスケジュール登録をすれば良いので、スケジュール管理が劇的に改善されました。 お客様の声 “Microsoft365の導入で、以前より効率的な情報共有を可能に” 元々、ビズウインドのシステムを利用していた経緯から、ビズウインドのシステムやネットワークに強い部分に信頼があり、 Microsoft 365の導入支援を依頼しました。 Microsoft 365を導入したことで、Teamsを使ったオンラインでのコミュニケーションが円滑になり、情報共有もスムーズに行うことができています。 スケジュール管理も、Outlookとの連携で以前より圧倒的に効率が上がったのを感じています。 また、オンラインイベントを開催することが増えてきましたが、その際にイベントや企業の表彰式の配信などを Teamsを利用して行うことが可能になり、業務の幅が広がったと実感しています。 今後も、 ビズウインドにご協力を頂きながらSharepointなどを使ってファイル管理なども効率化していきたいと考えています。

導入の背景 1件のインシデントから、セキュリティ強化へ 以前はDropboxを使用してファイルを管理していました。しかし、1回データが消えてしまったことがありました。復旧にとにかく時間がかかってしまったので、サポートしてくれるベンダーさんが欲しいと思いました。 また、その頃セキュリティの強化の必要性も感じていました。業界の特性上、過去事例のデータはナレッジとなりますので、情報管理はとにかく重要です。さらに、膨大な顧客データを取り扱っていますので、ファイルのバックアップや端末管理を含めたセキュリティ対策の強化など、とにかくやりたいことがたくさんあった状態でした。 管理するソフトウェアはなるべく少なくしたかった 検討の段階で、仮想化も含めて様々な製品を比較検討しました。しかし、操作性やサーバー設置による管理コストなどの問題があり、クラウド化の方向で話を進めました。IT担当者を専任で置いているわけではないので、なるべく管理するものは減らしたかったんです。 また、これまでの業務でExcel等のMicrosoft Officeツールを使用してきたこともあり、Google WorkspaceよりもMicrosoft 365の方が当社の業務との親和性が高いと考え、何社か話を伺いました。その中で、ビズウインドさんからセキュリティも含めてMicrosoft 365で対応可能というご回答をいただいたので、導入を決めました。 導入の効果 コスト2割削減を実現。今後も長期的なコスト削減が見込めそう 今まではExchange Onlineだけ使用していて、他の部分は他社システムというような使い方をしていましたが、Microsoft 365に移行することによって、コストは抑えながら様々なアプリを使用することができています。 また、現在ビズウインドさんにDynamics 365の導入支援もお任せしています。使用しているCRMを今後解約することを考えると、今は削減率2割程度ですが、長期的なコスト削減が見込めると思います。 SharePointのファイルサーバーは、違和感なく使用できています。Dropboxからの移行ということで心配もありましたが、操作性に困るということもありませんでした。 また、同じくSharePointで、ポータルサイトとしての機能がとても良いと思っています。見たい情報がすぐ見られるので便利ですね。ちょうど社内ポータルが必要だと思っていたところでの導入でしたので、タイミングが良かったです。 Web会議についても、今まで会社用のZoomのアカウントを社内で共有していたので、格段に使いやすくなりましたね。Teamsは全員が個人使用できるので、Web会議のタイミングに困らなくなりました。 今後の期待・展望 業務改善とデータ活用。効率化に向けてMicrosoft 365とDynamic 365をフル活用したい 蓄積したデータをもとに分析できるようにしたいですね。また、現在使用しているSharePointと、今後導入するDynamics 365を軸に、様々な業務アプリをつなげて、さらに業務の一元化と効率化も図っていくつもりです。 業務内容が特殊な業界なので、理解していただけるか、サポートしていただけるか…正直、最初は不安でした。 ですが、何度もお打ち合わせを重ね、ご要望をお伝えするうちに、業務内容を理解したうえでシステムの構築をしていただけていると感じるようになりました。 今では、サポートに対しても安心感を持つことができています。

導入の背景 アナログなコミュニケーションからの脱却 Microsoft 365を導入するまで、社員同士の連絡はスマホのチャットアプリを使用していました。コミュニケーションについてはアナログな状態でしたね。また、社員間でお互いのスケジュールが把握できていないことが問題点として役員会議で挙げられまして、システム化の検討を行うことになりました。 今ではTeamsがないと業務を進められない状態に システム導入にあたり、最初は一本化では考えていませんでした。用途に合わせて、コミュニケーションツールやスケジュール管理ツールを検討しておりましたので、Microsoft 365で統合できるのは驚きました。 ビズウインドとは他システムも含めお付き合いが長く、弊社のことを理解してくれているという安心感もありましたので、Microsoft 365による一本化をお願いしました。 アプリが統合されているのはかなり使いやすく感じました。Teamsひとつとっても、コミュニケーションのみでなく情報の共有やスケジュールの管理もできて助かっています。導入時はなかなか慣れず苦労しましたが、現在ではTeamsがないと業務が進められないくらい浸透していますね。 導入の効果 工数70%の大幅削減。売上にも貢献 今まではLINEやメールなど複数のコミュニケーションチャネルでやり取りしており、情報の所在がわからなくなることもありましたが、Teamsに一本化することによって、わかりやすくなりました。 情報を探す工数を考えれば、Teamsにしてから70%程度の工数削減になったと感じています。業務効率は格段に上がりました。 また、Zoomを使用しない顧客に対して、Teamsだと連絡が取れた実績もあり、実は売上にも貢献しています。 円滑なコミュニケーションで認識齟齬のない対応 特に助かったのは、情報共有が徹底されている部分です。専用のTeamsチャットを設けてくださり、細かな変更点やこちらからの追加の要望などをやり取りさせていただきました。 チャットですと相手の反応もすぐにわかりますし、お問い合わせの際にも煩雑な手順を踏む必要がなく、とてもスムーズにご対応いただけました。 弊社のIT理解度がそこまで高くないので、基本的な質問を多くしてしまったかもしれませんが、それにも快くご対応いただき、安心したことを覚えています。 また、現在ビズウインドで開発した勤怠管理システムも日常的に使用しています。いつでも質問ができる体制というのはありがたいですね。 今後の期待・展望 さらなる効率化を目指し、システム導入を推し進めたい まだまだMicrosoft 365を使いこなせていないので、もっと活用していきたいですね。特にSharePointを使用したファイルの共有の機能は、今後社外との共有にも使用したいと考えています。 システムの導入は慣れるまで大変、というイメージが強かったですが、慣れた後の効率化を考えるとどんどん推し進めていきたいと思いました。