Power Automateでメールの添付ファイル保存を自動化!

Power Automateで メールの添付ファイル保存を自動化!

June 26, 2023

記事の監修

S.Sato

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S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット2 リーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Contents

目次

こんなお悩みはございませんか?
メールで送られてきた添付ファイルを、フォルダを指定して保存する手間を省きたい
1回の作業時間は短いが、これが大量だとストレスを感じる。
手作業だとどうしても「保存漏れ」といったヒューマンエラーが起こる。
全てPower Automateで簡単に解決できます!

Power Automateを使用して、受信したメールの添付ファイルを自動でSharePointやOneDrive、デスクトップなどに保存する方法をご紹介します。
メールの添付ファイルを保存する作業は1回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。
こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう!
目次

1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成

「OneDrive」を開き、任意の保存先フォルダを作成します。今回は、「メールの添付ファイル自動保存先」フォルダを作成します。
drive
2. Power Automate 新しいフローを作成

2-1. 「マイフロー」を選択

「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。
my_flow
2-2. 「自動化したフロー」を選択

「新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。
auto_flow
2-3. 「フロー名」を入力

「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「メールの添付ファイルを自動保存するフロー」と入力します。 続いて「フローのトリガーを選択してください」に「outlook」と入力し、「新しいメールが届いたとき(V3) Office 365 Outlook」を選択します。入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 name_flow
3. 「新しいメールが届いたとき」の設定

「新しいメールが届いたとき(V3)」のアクションが表示されますので、「詳細オプションを表示する」を選択します。
action
詳細オブションを設定できますので、添付ファイル付きのメールが届いた時にフローが起動されるように、「添付ファイルを含める」を「はい」、「添付ファイル付きのみ」を「はい」に変更します。
また、特定の差し出し人からメールが届いた時にフローが起動されるようにするには、「差出人」に該当メールアドレスを入力したり、件名でフィルターをかけることができます。
詳細は「Learn 新しいメールが届いたとき (V3)」を参照してください。
arrive
4. OneDriveに保存する設定

添付ファイルを保存するアクションを設定したいので、「+ 新しいステップ」を選択します。
今回は「OneDrive」に保存する手順をご案内します。
※SharePoint Onlineの手順は、6. SharePoint Onlineに添付ファイルを保存するフォルダを作成を参照してください。
arrive
4-1. 「OneDrive ファイルの作成」を選択

「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「oneDrive」を入力し、「ファイルの作成 OneDrive for Business」を選択します。
arrive
4-2. 「フォルダーパス」の設定

「ファイルの作成」アクションが追加されますので、「フォルダーのパス」のフォルダアイコンを選択し、任意のフォルダを選択します。
今回は、先程作成した「メールの添付ファイル自動保存先」を選択します。
arrive
4-3. 「ファイル名」の設定

「ファイル名」に動的なコンテンツの「添付ファイル 名前」を選択し、メールに添付されたファイル名と同じファイル名でファイルを作成します。
arrive
arrive
【補足情報】
■同じファイルが存在した場合は、上書き保存されてしまうので、ファイル名の後ろに「受信日時」を付与して「添付ファイル 名前」+「受信日時」等工夫が必要です。
■受信日時フォルダを動的に作成して、受信日時毎に添付ファイルを整理することも可能です。
4-4. 「ファイルコンテンツ」の設定

「ファイル コンテンツ」に動的なコンテンツの「添付ファイル コンテンツ」を選択します。
作成していると「Apply to each」が自動的に挿入されますが、これは添付ファイルが複数だった場合に全て保存するようにするために自動で作成されます。
arrive
4-5. 作成したフローの保存

設定が完了したら「保存」を選択します。
arrive
4-6. 作成したフローの全体図

arrive
5. テストのやり方

保存が完了したら、動作確認をするため「テスト」を選択します。
arrive
5-1. 「フローのテスト」の設定

フローのテストを「手動」を選択して、「テスト」を選択します。
arrive
5-2. テストの待機状態

メールが送信されるまで待機する状態になります。
arrive
5-3. テスト実行

作成したフローが問題なく動作しているかテストをしてみます。
宛先に自分のメールアドレスを指定し、添付ファイルを2つ添付したら、メール送信をします。
arrive
5-4. フローの実行結果

メールが送信されると、先程待機状態だったフローが実行され、「ご利用のフローが正常に実行されました。」と表示されればフローの作成が完了です。
arrive
5-5. 添付ファイル保存の結果

「OneDrive」の「メールの添付ファイル自動保存先」フォルダを確認すると、メールに添付されたファイルが保存されていることが確認できます。
arrive
まとめ
今回ご紹介した方法は
■全ユーザーの受信メールで添付ファイルがあるメールが処理の対象となります。差出人や件名でフィルターすることにより細かい制御は可能です。
■OneDriveに保存する手順となります。SharePoint Onlineに保存することも可能です。
■同じファイルが存在した場合は、上書き保存されてしまいます。ファイル名の後ろに「受信日時」を付与して「添付ファイル 名前」+「受信日時」等工夫が必要です。受信日時フォルダを動的に作成して、受信日時毎に添付ファイルを保存することも可能です。
arrive
♪一言アドバイス♪
客先毎にフォルダを用意して、
添付ファイルを格納すると便利だよ!
6. SharePoint Onlineに添付ファイルを保存するフォルダを作成

SharePoint Onlineに保存する手順をご案内します。
コミュニケーション サイトのドキュメントに任意のフォルダを作成します。今回は、「メールの添付ファイル自動保存先」フォルダを作成します。
arrive
6-1. 「SharePoint ファイルの作成」を選択

「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「sharepoint」を入力し、「ファイルの作成 SharePoint」を選択します。
arrive
6-2. 「サイトのアドレス」を設定

「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。
arrive
6-3. 「フォルダーのパス」を設定

「フォルダーのパス」に「ドキュメント」配下に作成した「メールの添付ファイル自動保存先」を選択します。
arrive
6-4. 「ファイル名」を設定

「ファイル名」に動的なコンテンツの「添付ファイル 名前」を選択します。
arrive
6-5. 「ファイルコンテンツ」を設定

「ファイル コンテンツ」に動的なコンテンツの「添付ファイル コンテンツ」を選択します。
設定が完了したら、「保存」を選択して動作確認をします。
arrive

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