導入の背景

1件のインシデントから、セキュリティ強化へ

以前はDropboxを使用してファイルを管理していました。しかし、1回データが消えてしまったことがありました。復旧にとにかく時間がかかってしまったので、サポートしてくれるベンダーさんが欲しいと思いました。

また、その頃セキュリティの強化の必要性も感じていました。業界の特性上、過去事例のデータはナレッジとなりますので、情報管理はとにかく重要です。さらに、膨大な顧客データを取り扱っていますので、ファイルのバックアップや端末管理を含めたセキュリティ対策の強化など、とにかくやりたいことがたくさんあった状態でした。

管理するソフトウェアはなるべく少なくしたかった

検討の段階で、仮想化も含めて様々な製品を比較検討しました。しかし、操作性やサーバー設置による管理コストなどの問題があり、クラウド化の方向で話を進めました。IT担当者を専任で置いているわけではないので、なるべく管理するものは減らしたかったんです。

また、これまでの業務でExcel等のMicrosoft Officeツールを使用してきたこともあり、Google WorkspaceよりもMicrosoft 365の方が当社の業務との親和性が高いと考え、何社か話を伺いました。その中で、ビズウインドさんからセキュリティも含めてMicrosoft 365で対応可能というご回答をいただいたので、導入を決めました。

導入の効果

コスト2割削減を実現。今後も長期的なコスト削減が見込めそう

今まではExchange Onlineだけ使用していて、他の部分は他社システムというような使い方をしていましたが、Microsoft 365に移行することによって、コストは抑えながら様々なアプリを使用することができています。

また、現在ビズウインドさんにDynamics 365の導入支援もお任せしています。使用しているCRMを今後解約することを考えると、今は削減率2割程度ですが、長期的なコスト削減が見込めると思います。

SharePointのファイルサーバーは、違和感なく使用できています。Dropboxからの移行ということで心配もありましたが、操作性に困るということもありませんでした。

また、同じくSharePointで、ポータルサイトとしての機能がとても良いと思っています。見たい情報がすぐ見られるので便利ですね。ちょうど社内ポータルが必要だと思っていたところでの導入でしたので、タイミングが良かったです。

Web会議についても、今まで会社用のZoomのアカウントを社内で共有していたので、格段に使いやすくなりましたね。Teamsは全員が個人使用できるので、Web会議のタイミングに困らなくなりました。

今後の期待・展望

業務改善とデータ活用。効率化に向けてMicrosoft 365とDynamic 365をフル活用したい

蓄積したデータをもとに分析できるようにしたいですね。
また、現在使用しているSharePointと、今後導入するDynamics 365を軸に、様々な業務アプリをつなげて、さらに業務の一元化と効率化も図っていくつもりです。

業務内容が特殊な業界なので、理解していただけるか、サポートしていただけるか…正直、最初は不安でした。

ですが、何度もお打ち合わせを重ね、ご要望をお伝えするうちに、業務内容を理解したうえでシステムの構築をしていただけていると感じるようになりました。

今では、サポートに対しても安心感を持つことができています。