フィルタ

Microsoft Teams

January 26, 2024

Teamsを使ってワークフローを構築・管理するには?Teamsでワークフローを扱うメリットや手法を解説
Teamsからワークフローを実行・管理できるようになれば、大幅な業務効率化に繋がります。この記事では、Teamsとワークフローの関係性やTeamsでワークフローを管理することによるメリット。 そして、Teamsでワークフローを取り扱うための方法について解説します。 Teamsとワークフロー Teamsとワークフローにはどのような関係性があるのでしょうか。まずは、Teamsの概要やワークフローとの関連性について解説します。 Teamsはコミュニケーションのためのアプリ Microsoft Teamsは、コミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用すれば遠く離れた人同士がリモートコミュニケーションを行えるようになり、情報の伝達性が向上するでしょう。 昨今はメンバーがさまざまな場所から仕事を行うことも多いため、Teamsのようなコミュニケーションアプリが広く普及しています。 使い方次第でワークフローの管理や効率化も可能 Teamsにはさまざまな機能が搭載されているため、使い方次第でワークフローの管理や効率化も可能です。Teamsの機能としては、主に下記のようなものが挙げられるでしょう。 チャット機能では、他のTeamsユーザーとリアルタイムにメッセージをやり取りできます。また、カレンダーを使うことで簡易的な予定の管理が可能です。 これらの機能を業務に活用することで、ワークフローの効率化が見込めます。どの機能をどのように入れ込むかは部署やワークスタイルによって異なるため、俯瞰的に判断しましょう。 他アプリと組み合わせることで利便性が高まる Teamsのメリットとして、他アプリとの連携が可能という点が挙げられます。一つ一つの業務に個別のアプリを用意してもいいのですが、同一アプリからシームレスに行うことによる効率性は無視できません。 もちろん、ワークフローの管理や効率化にも役立つでしょう。MicrosoftからリリースされているTeamsは同じMicrosoftが開発している業務アプリとの連携性が高いのも特徴です。 例えば、TeamsとPlannerと連携させればTeamsからシームレスにチーム全体のタスク管理を行えるようになります。 Teamsでワークフローを管理・効率化するメリット では次に、Teamsを活用してワークフローの管理・効率化を行うメリットについて考えてみたいと思います。Teamsでワークフローを管理することにより、下記のような利点が得られるでしょう。 業務の削減に繋がる まず挙げられるのは、業務の削減に繋がる点です。Teamsからさまざまな処理を行えるようになれば逐一アプリを切り替えることなく、シームレスに他の業務を遂行できます。 業務時間内は、Teamsを常駐させることも多いのではないでしょうか。Teamsを開いておけば、誰かから話しかけられても即座に反応できます。 常に開いているTeamsからさまざまな処理を行えれば、業務効率化に繋がります。逆にTeamsを開きながら他のアプリも開くとなると、端末のリソースを圧迫してしまう恐れがあります。 プロセスを可視化できる Teamsでワークフローを管理・効率化することにより、プロセスの可視化に繋がります。ワークフローを従来のようなアナログ的手法で行うと、業務がどこまで進んでいるかが見えづらくなるでしょう。 業務の進行が見えづらくなることで、ワークフロー内で生じているボトルネックやトラブルにも気づきにくくなります。ワークフローがいつまで経っても完了しない場合は、ネックになっている箇所を確認して適切な処置を行う必要があります。 Teamsによりワークフローのプロセスを可視化することで、トラブルが起きている箇所が分かりやすくなるわけです。 リモート対応が可能になる Teamsでワークフローを管理すれば、リモートでの対応が可能になります。Teamsはリモートコミュニケーションのためのツールであり、さまざまなツールやアプリを連携させれば機能拡張できるからです。 現代ではインターネットを介してさまざまな業務をこなせるため、リモートワークを取り入れている企業も多いのではないでしょうか。リモートワークではメンバーが異なる場所で仕事をしているため、さまざまな業務をリモート環境で遂行できなければなりません。 その一環として、Teamsを使ったワークフロー管理が挙げられるでしょう。Teamsを活用すれば、遠隔的にワークフローを管理・遂行できるからです。 Teamsを使ったワークフロー管理の具体例 では次に、Teamsを使ったワークフロー管理の具体例について解説します。Teamsによるワークフロー管理にはさまざまなやり方が考えられますが、一例として下記のようなものが挙げられます。 申請から承認までをリモートで行う 業務遂行にあたり、申請および承認プロセスの実行機会は少なくありません。細かなところで言うと交通費や旅費の精算、大きなものであれば企画やシステム導入の稟議等があります。 それらを全てリモートで行う必要はありませんが、可能であれば積極的にリモート化することをおすすめします。紙の書類で行うと紛失や確認漏れのリスクが生じたり、書類を保管するためのスペースを別途用意する必要があるからです。 Teamsを介して申請から承認までをリモートで行えれば、コスト削減や業務効率化に繋がるでしょう。Teams上で必要事項を申請すれば承認者のTeamsに通知され、承認が行われればワークフローが完了します。 普段使っているアプリとTeamsを連携する Teamsは数多くのアプリと連携が可能です。使い慣れたTeamsの画面上でさまざまな操作を行えれば、業務効率化にも繋がるでしょう。 Teamsと同じMicrosoft社製のアプリはもちろん、サードパーティ製のアプリも利用できます。ストアにはさまざまなものが取り揃えられているため、一度覗いてみることをおすすめします。 規定の処理を自動化する Teamsを活用し、規定の処理を自動化することもできます。一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 TeamsのメッセージをOneDriveに保存 メッセージを定期送信する 承認プロセスの自動化 Teamsでの自動処理は、主にワークフローアプリを使って行います。ワークフローアプリを活用することで、Teamsから規定処理の自動化フローを構築できます。 Teamsでワークフローを構築するには? では次に、Teamsでワークフローを構築する方法について解説します。 承認アプリを追加する Teamsで承認ワークフローを管理したい場合は、承認アプリを追加するのが手です。承認アプリを活用することで、休暇の申請や経費請求といったフローをTeamsから行えるようになり、業務の効率化が可能です。 なお、承認アプリを展開するには下記が必要です。 Power Automate、Office 365、または Dynamics 365 […]
Microsoft Teams

January 26, 2024

Teamsで効率的な情報共有を行うには。その方法やメリット、注意点等を解説
リモートコミュニケーションのためのアプリとして開発されているTeamsですが、情報共有に活用することは可能なのでしょうか。この記事では、Teamsで情報共有を行うことによるメリットや方法、注意点等について解説します。 Teamsと情報共有 Teamsと情報共有はどういった関係にあるのでしょうか。まずは、Teamsと情報共有について解説します。 Teamsはコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているアプリです。Microsoft社は汎用OSであるWindowsや、定番業務アプリのOfficeの開発元として有名です。 同じMicrosoft製ということで、Teamsも使いやすく高品質なコミュニケーションアプリであると言えるでしょう。基本的にはチャットや会議といったリモートコミュニケーションに使うアプリですが、やり方によっては情報共有も可能です。 Microsoft365に加入すれば使える Teamsを使うには、どのような方法があるのでしょうか。まず挙げられるのは、Microsoftから提供されているMicrosoft365というサブスクリプションプランへの加入です。 Microsoft365に加入するとTeamsだけでなく他のMicrosoft製品も利用可能になるため、Officeアプリ等を業務活用したい場合におすすめです。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自分に合ったプランを探せるのもメリットでしょう。 もちろん、情報共有に役立つアプリも利用できます。Teams単体では難しいことも、Microsoft365を包括的に活用することで可能になるかもしれません。 無料利用も可能 Microsoft365への加入は基本的に有料ですが、無料で利用できるTeamsも用意されています。有料版に比べると機能は制限されていますが、ケースによってはそれで間に合うこともあるでしょう。 具体的には、下記の通りです。 他にも、別アプリとの連携ができない等の制限があります。Teamsを個人利用する場合は大きな問題はないかもしれませんが、チームでの情報共有という観点から見ると厳しいかもしれません。 Teamsで情報共有を行うメリット では次に、Teamsで情報共有を行うメリットについて解説します。Teamsで情報共有を行うことにより、下記のような利点を得られるでしょう。 遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能 まず挙げられるのは、遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能という点です。Teamsはリモートコミュニケーションのために開発されたアプリなので、相手が別の場所にいてもリアルタイムなコミュニケーションを行えます。 テレワークが一般的になった現代では、以前よりリモートコミュニケーションの重要性が増しています。完全なテレワークではなくともメンバーが必ずオフィスに揃っているとは限らないため、遠隔的なやり取りができるにこしたことはありません。 Teamsを活用すれば、そのような問題を解決できるわけです。 便利な機能が搭載されている Teamsには、情報共有に使える便利な機能が搭載されています。簡単なものであればチャットや会議を通してメンバーと情報共有できますし、ファイル共有を使えば資料等をやり取りすることもできます。 複雑な共有は後述する他アプリとの連携が有効ですが、簡単なものであればTeams単体でも事足りるでしょう。 さまざまなアプリと連携が可能 Teamsは、さまざまなアプリと連携して機能を拡張することができます。Teams単体だとそれほど複雑なことはできませんが、他アプリと連携すれば業務を広範囲にカバーできます。 特に、同じMicrosoft製アプリと連携させることで大きな効果を発揮するでしょう。Microsoft365に加入していれば多くのアプリが使えるようになるため、活用できそうなものがあれば積極的に試してみることをおすすめします。 Teamsで情報共有を行うには? では次に、Teamsで情報共有するための方法について解説します。 一般的なコミュニケーションツールとして まず挙げられるのは、一般的なコミュニケーションツールとしての活用です。こちらはさほど難しいことはなく、普段使っているTeamsの基本的な機能をそのまま利用する形です。 一例としては、下記のようなものが考えられるでしょう。 これらをTeamsで行う利点として、セキュリティの高さが挙げられます。機能自体は他のソフトでも代用可能ですが、Teamsを使えばMicrosoftが管理する強固なセキュリティによって守られるわけです。 チャネルを活用する Teamsを使った情報共有として次に挙げたいのが、チャネルの活用です。Teamsでは「チーム」や「チャネル」といったグループを作成でき、細かな使い分けが可能です。 チームは部署やプロジェクトごとに作られるのが一般的であり、情報はメンバー全員で共有するのが原則です。チャネルはチームの下に作られるグループであり、主にトピックやタスク単位で作成されます。 チームメンバーは原則的にチーム内に作成されたチャネルに参加することができますが、特定のメンバーのみ参加可能なプライベートチャネルも作成できます。チャネルによって細かく情報を切り分けることにより、必要なところに必要な情報を届けられるわけです。 他のアプリと連携する Teamsと他のアプリを連携させることで、情報共有に役立つケースもあります。同じMicrosoft製のアプリであれば、PlannerやSharePoint等が挙げられるでしょう。 Microsoft以外のアプリでも連携可能な場合があるため、自分が今使っているものが該当するかどうかを確認するのも手です。場合によっては連携させず個別に使う方が好ましいケースもあるかもしれませんが、多くは連携させた方が業務効率化に繋がります。 情報共有を効率化するために取り組みたいこと では次に、情報共有を効率化するために取り組みたいことをいくつか解説します。下記のような事項に積極的に取り組むことで、情報共有の効率化が促されるでしょう。 ツールや機能について学ぶ まず挙げられるのは、ツールや機能について学ぶことです。情報共有を行う際は何らかのツールやシステムを使うことが多いですが、それらへの理解を深めることが効率的な情報共有に繋がります。 それぞれのツールやシステムには、できることとできないことがあります。たとえば、あるツールはコミュニケーションのリアルタイム性を担保するのは得意な反面、情報のストック化が苦手ということもあるでしょう。 自分が何をやりたいのか、どのような形での情報共有を求めているのかを明確にし、それに沿ったツールを選ぶことが大事です。ツールや機能について学ぶことで、正しい選択ができるようになるわけです。 全体的なワークフローを見直す 全体的なワークフローを見直すことで、情報共有が効率化されるかもしれません。社内や部署では細かなタスクが連なってワークフローが形成されており、それらを逐次遂行することで業務が回っています。 つい漫然と行ってしまいがちですが、ワークフローを見直すことで無駄を省ける余地もあるでしょう。それぞれのタスクを精査して重要度や緊急度といった指標でカテゴライズし、結果に繋がらないものは思い切ってカットするのも手です。 ただし、一見無駄に見えるタスクが実はワークフローの要を担っているということもありえます。そういった重要なタスクを誤って省いてしまわないためにも、ワークフローの見直しは俯瞰的な視点で行うことをおすすめします。 コミュニケーションを促す 従業員同士のコミュニケーションを促すことで、自然と情報共有の機会が増えるでしょう。対面でのコミュニケーションはもちろんですが、チャットやメール、掲示板といったオンラインでのコミュニケーションも促進したいところです。 オンラインでコミュニケーションを行う場合は、なるべく情報がストックされる仕組みを構築しましょう。特定のメンバーしか閲覧できないトピック等もセキュリティ上必要ですが、業務に関する汎用的な情報は社内ポータルや掲示板、FAQ等にまとめるのがおすすめです。 そうすれば「困った時はここを見れば分かる」という文化を醸造することができ、業務効率化に繋がります。さまざまな情報やデータが蓄積されることで、事業プロセスの再現性向上にも寄与することも期待できます。 Teamsで情報共有を行う際の注意点 では次に、Teamsで情報共有を行う際の注意点について解説します。Teamsによる情報共有は、一般的な手法と何が違うのでしょうか。 […]
eBooks

ITガクブル解消サービスのご案内

自社の情報システム部門に課題を抱えている担当者向け。 弊社ITガクブル解消サービスの導入事例はホワイトペーパーよりご確認ください。

Contact

ITのお悩みを解消いたします! まずはお気軽にお問い合わせください。

お問合せフォームへ
Contact