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February 27, 2024

Teamsで案件管理を行うには?そのための方法や案件管理を効率化するポイントについて解説
Teamsで案件管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事ではTeamsや案件管理の概要から始め、Teamsで案件管理を行うメリットやそのための方法について解説します。 Teamsと案件管理について まずは、Teamsおよび案件管理の概要について解説します。Teamsと案件管理には、どのような繋がりがあるのでしょうか。 TeamsはMicrosoftからリリースされているコミュニケーションアプリ Teamsは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社からリリースされているコミュニケーションアプリです。リモートコミュニケーションを行う際に強みがあり、Teamsを利用すれば遠く離れた場所にいる人同士でもリアルタイムにやり取りが可能です。 現代はテレワークが一般的になったこともあり、リモートコミュニケーションの重要性が高まっています。異なる場所にいるメンバー同士が瞬時にコミュニケーションが取れることに加え、強固なセキュリティが備わったアプリが求められています。 Teamsはそれらのニーズを満たした、使いやすいコミュニケーションアプリと言えるでしょう。加えて、同じMicrosoft製品との連携性が高いのも魅力です。 案件管理とは案件にまつわる情報や進捗を適切に管理すること 案件管理とは「案件にまつわる情報や進捗を適切に管理すること」です。案件管理を行うのは業務遂行においてマストですが、適切な案件管理が行われているかどうかはケースによります。 案件管理が適切に行われていないと、どのような問題が生じるのでしょうか。一般的には、下記のようなものが考えられます。 案件管理を適切に行うことで案件遂行に必要な情報を整理し、スムーズな進捗に繋がります。 Teamsで案件管理を行えば業務効率化に繋がる Teamsで案件管理を行えば、業務効率化に繋がるかもしれません。Teamsはコミュニケーションのためのアプリなので直接的な案件管理機能は搭載されていませんが、スケジュールやタスク管理等の機能を活用することで案件管理の補助ができるでしょう。 また、他のアプリと連携させればTeams上で案件管理を行うことも不可能ではありません。同じMicrosoft製アプリはもちろん、サードパーティ製のアプリとも幅広く連携可能なのがTeamsの特徴です。 既に使っているアプリはもちろん、新たに連携させることで業務効率化に繋がるものも数多く存在するでしょう。Teams単体でできることはさほど多くありませんが、さまざまなアプリと連携させることにより機能拡張できるよう設計されています。 Teamsで案件管理を行うメリット では次に、Teamsで案件管理を行うメリットについて解説します。Teamsを使うことで、案件管理にどのような利点が生まれるのでしょうか。 業務をTeamsで一元化できる Teamsで案件管理を行えば、業務をTeamsで一元化できます。テレワーク等でリモートコミュニケーションを行っている場合は、既にTeamsをヘビーユースしているケースも多いのではないでしょうか。 その場合に案件管理を別のソフトで行っていると、業務によってアプリを切り替える必要があります。大した手間ではないかもしれませんが、それが積み重なることにより業務効率を阻害してしまうこともあるでしょう。 Teamsから案件管理を行えるようになれば、その心配はありません。使い慣れた画面上で、アプリを切り替えることなく案件管理を行えるからです。 さまざまなアプリと連携できる Teamsの利点として、他アプリとの連携性の高さが挙げられます。同じMicrosoft製のアプリはもちろん、さまざまなサードパーティ製アプリとも連携が可能です。 Teamsと他のアプリを連携させることにより、Teams上で業務を一元管理できます。案件管理はもちろん、スケジュール管理やタスク管理、プロジェクト管理までをTeams上で行えるようになります。 既に業務活用しているアプリがある場合、連携を検討してみてはいかがでしょうか。 情報共有を効率化できる Teamsで案件管理を行えば、情報共有を効率化できます。Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリなので、チャットや通話といった基本的な機能を使えば個人間や小規模メンバー間での情報共有が可能です。 では、より大規模なチームでの情報共有はどうでしょうか。その場合はチャットや通話といった方法ではなく、チームやチャネルを作って共有した方が効果的でしょう。 チームは組織や部署別に作られるグループであり、チャネルはトピックごとに作られる(チームより小規模な)グループです。これらを上手く活用することで、幅広い組織やチーム、小規模グループに適した情報共有が可能です。 Teamsで案件管理を行うには? では次に、Teamsで案件管理を行う方法について解説します。 Teams単体で案件管理を行うのは難しい まず言えるのは、Teams単体で案件管理を行うのは難しいという点です。ここまで散々Teamsでの案件管理に言及してきたため少々肩透かしになるかもしれませんが、Teamsは元々リモートコミュニケーションのためのアプリなので、案件管理機能は搭載されていません。 もちろん、一般的な情報共有の範囲内で案件管理を行うことは可能です。案件ごとにグループを作成してそこに情報を集約する等のやり方が考えられますが、効率的とは言い難いでしょう。 Teamsで案件管理を行う場合は、他アプリとの連携をおすすめします。 おすすめなのはPlannerとの連携 では、どのようなアプリと連携すればいいのでしょうか。候補はさまざまですが、ここでは同じMicrosoft製アプリであるPlannerを挙げたいと思います。 Plannerは、チームのタスク管理を効率化するためのアプリです。Plannerを導入することで各メンバーの役割分担、抱えているタスク、進捗等を可視化でき、チーム全体の生産性向上に役立ちます。 PlannerとTeamsを連携させることで、Teamsから案件管理を行えるわけです。同じMicrosoft製なので、連携が簡単なのもポイントです。 個人のタスク管理ならToDo 個人のタスク管理であれば、ToDoがおすすめです。Plannerほど高機能ではありませんが、個人のタスク管理に必要な機能は揃っています。 個人で仕事をしている、もしくは小規模なチームで働いている場合はToDoで十分かもしれません。アプリの連携は便利ですが、不要なアプリを次々に連携してしまうとTeams自体の使い勝手が下がってしまう恐れもあるでしょう。 必要なものを絞り込み、適切に導入・活用することをおすすめします。 案件管理を行う際の注意点 では次に、案件管理を行う際の注意点について解説します。どのような点に気を配れば、効率的な案件管理に繋がるのでしょうか。 何のために案件管理を行うのかを明確にする まず挙げられるのは、何のために案件管理を行うのかを明確にすることです。案件管理自体はやらないよりはやった方が好ましいものですが、なんとなく行うよりは目的を明確化した方が良い結果が得られるでしょう。 案件管理の目的としては、下記のようなものが挙げられます。 案件管理の目的はケースによってさまざまですし、一つに絞る必要もありません。自社やチームが置かれている環境に応じ、柔軟に定めましょう。 情報を適切に共有する 案件管理を行う際は、情報を適切に共有することが重要です。当たり前の話かもしれませんが、基本を疎かにしては何事も上手くいかないため、改めて提言させて頂きます。 「情報を適切に共有する」とは、どういった状態を指すのでしょうか。一概に指定するのは難しいですが、一般的には「誰もが必要な時に必要な情報を瞬時に取得できる状態」等が挙げられます。 そのためには必要な情報が分かりやすい場所に、分かりやすい形で集約されている必要があります。「情報の適切な共有」は、簡単なようで意外と難しいかもしれません。 データはなるべく一元管理しよう 案件管理にまつわるデータは、なるべく一元管理するようにしましょう。一元管理とは「(データや情報等を)ひとまとめにして管理すること」と定義される言葉です。 […]
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February 27, 2024

Teamsでファイル管理は可能?そのための方法や効率化のポイントを解説
Teamsでファイル管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事では、Teamsでファイルの管理や共有を行う方法、ファイル共有のメリット、およびSharePointの活用について解説します。 Teamsを使えばファイルの共有・管理が可能 Teamsを使うことで、ファイルの共有や管理が可能になります。まずは、Teamsおよびファイル共有・管理について見ていきましょう。 Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用することで遠く離れた人同士でもインターネットを通してコミュニケーションを行うことができ、業務効率化に役立ちます。 特に、テレワーク等で効果を発揮するでしょう。テクノロジーの進歩により、必ずしもチームメンバーが一同に介する必要はなくなりました。 全ての企業や部署がそうであるわけではありませんが、デジタルで完結する業務であればテレワークとの親和性は高いのではないでしょうか。そういった際にコミュニケーションの起点となるのが、Teamsを始めとしたリモートコミュニケーションアプリです。 ファイル共有も可能 Teamsを使うことで、ファイルの共有が可能です。OneDriveからファイルを送ることもできますし、チャットで共有することもできます。 物理的な距離が離れていてもTeamsで繋がってさえいれば、容易にファイルのやり取りが可能です。また、ドキュメント等を複数人で共同作業することもできるため、上手く活用すれば業務の効率化に繋がるでしょう。 SharePointを使うことで効率的なファイル管理を行える SharePointを使うことで、より効率的なファイル管理を行えます。SharePointは、Teamsと同じくMicrosoft社からリリースされているコンテンツ管理のためのソフトです。 詳しくは後述しますが、SharePointを使うことでチーム内のコンテンツを適切に管理することができるでしょう。Teamsが個人や小規模メンバー間でのファイル管理を行えるのに対し、SharePointはより大規模なチームでのファイル管理に適しています。 ファイルを共有するメリット では次に、ファイルを共有するメリットについて解説します。ファイル共有は今や当たり前の概念となりましたが、その利点を改めて確認しましょう。 離れた相手とも瞬時に情報を共有できる まず挙げられるのは、物理的に離れた相手とも瞬時に情報を共有できる点です。情報化社会と言われて久しい昨今ですが、ビジネスにおける情報の重要性は今や語るまでもありません。 質の高い情報を取得するのも大事ですが、それをいかに効率的に共有するかという点も課題でしょう。インターネットを利用することで遠く離れたメンバーとも瞬時に情報を共有でき、互いに業務に活かせるわけです。 ただし、インターネットを通すことでセキュリティリスクが生じる可能性があります。インターネットを利用してファイル共有を行う際は、機密情報が漏れないよう気を配ることが大事です。 共同編集が可能になる ドキュメント等のファイルを共有することにより、複数人での共同編集が可能になります。単純に手が増えることによる作業の迅速化に加え、他の面でも効率化が見込めるでしょう。 たとえば、ドキュメントのチェック担当者と共同編集することで、作成と同時に文書の確認を行えます。また、業務に不慣れなメンバーに仕事を教えつつ一緒に書類作成するといったことも可能でしょう。 一般的に、ファイルを共同編集した際には誰がどのような処理をしたか等の履歴を残せます。それにより業務の振り返りがやりやすくなったり、ミスがあった際の責任の所在を明確化することもできます。 業務効率化に繋がる 上記の通り、ファイルを共有することで多角的に業務効率化に繋がるでしょう。業務を効率化することで労働生産性向上に寄与するのは周知の通りです。 ファイルを正しく共有・管理できていない場合、必要なデータを必要な時に参照することができず、それによる弊害が生じてしまいます。顧客との商談中に誤った情報に基づいたプレゼンを行ってしまったり、古いデータを参照して経営判断を行ってしまう等が考えられます。 ファイルを適切に共有・管理することにより、そういった心配は不要になります。また、正しく管理されているファイルはメンテナンスやバックアップのしやすさにも繋がるでしょう。 より便利にファイルを共有・管理するには では次に、より便利にファイルを共有・管理する方法について考えてみたいと思います。どのような点に気をつければ、ファイルの共有や管理を効率化できるのでしょうか。 共有の目的を明確化する まず挙げられるのは、ファイル共有の目的を明確化することです。ファイル共有に難しい操作は不要ですが、それだけに目的もなく気軽に共有してしまう恐れも考えられます。 「ファイルを共有するのは全面的に良いことでは?」という意見もあるかもしれません。ファイルを共有することによるメリットは確かに大きいのですが、過ぎたるは猶及ばざるが如しです。 ファイルを無目的で共有しすぎるデメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 無秩序にファイル共有を行えばそれだけファイル数が増えることになり、管理が乱雑になります。そうなると必要なものが見つけにくくなったり、情報共有の迅速性低下が懸念されるでしょう。 共有の目的を明確化することで、自ずと「どのファイルを共有すべきか」も定まるわけです。 バージョン管理を行う バージョン管理を正しく行うことで、最新かつ正確な情報共有に繋がります。バージョン管理とは「(ファイルに対して)誰がいつどのような変更処理を行ったか等の履歴を記録すること」です。 ファイルに対して編集履歴が正しく記録されていれば、さまざまな面で役立ちます。結果に対するプロセスも明確になりますし、ミスがあった場合は責任の所在も明確になるからです。 加えて、一元化されたファイルでバージョン管理を行えば、常に最新のデータを参照可能です。データが複数のファイルに分散されるリスクを減らせるからです。 チームでファイル管理するならSharePointを使う チームでファイル管理を行う場合は、SharePointを活用するのがおすすめです。Teamsは個人や小規模なやり取りにおけるファイル管理は可能ですが、より大規模なチームでのファイル管理には不向きです。 具体的に、どういった状況であればSharePointの活用を検討すべきでしょうか。一概に論ずるのは難しいですが、たとえば「不特定多数が閲覧可能なファイル管理を行う場合」等が挙げられます。 Teamsでファイル管理を行う場合、原則的にTeamsで繋がっている相手が対象になるでしょう。個人間、または小規模なチームであれば問題ありませんが、大規模なチームで多くのメンバーとやり取りするのは大変です。 そのような場合に、SharePointが役立つわけです。 SharePointとは では続いて、SharePointについて解説します。SharePointを導入することで、何ができるようになるのでしょうか。 チームサイト内のコンテンツを管理するソフト SharePointは、チームサイト内のコンテンツを管理するためのソフトです。Teamsでチームを作成した際のファイル管理には自動的にSharePointが使われるため、意図せずともTeamsとの連携が確立されます。 Teamsで個人のファイル管理を行う場合はOneDriveを使うのが一般的ですが、チーム全体のファイル管理を行う場合はSharePointが使われることが多いでしょう。また、TeamsとSharePointの連携はファイルの管理だけでなく、さまざまな情報をTeams側で表示させることもできます。 ポータルサイトの作成も可能 SharePointを活用することで、社内ポータルを簡単に作成できます。社内ポータルを作ることで社内のコミュニケーションを活性化したり、情報共有の効率化が見込めるでしょう。 社内ポータルのメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 社内ポータルを構築し活用を促すことで、そこに情報が集まりやすくなります。集まった情報は一元的に管理されるため「困った時はポータルを見れば解決する」といった文化を育みやすくなるでしょう。 加えて、ポータルに申請等のワークフローを構築することもできます。ポータルからさまざまなワークフローを行えるようになれば、業務効率化に繋がります。 組織の情報共有を効率化できる […]
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February 29, 2024

Teamsを使ってワークフローを構築・管理するには?Teamsでワークフローを扱うメリットや手法を解説
Teamsからワークフローを実行・管理できるようになれば、大幅な業務効率化に繋がります。この記事では、Teamsとワークフローの関係性やTeamsでワークフローを管理することによるメリット。 そして、Teamsでワークフローを取り扱うための方法について解説します。 Teamsとワークフロー Teamsとワークフローにはどのような関係性があるのでしょうか。まずは、Teamsの概要やワークフローとの関連性について解説します。 Teamsはコミュニケーションのためのアプリ Microsoft Teamsは、コミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用すれば遠く離れた人同士がリモートコミュニケーションを行えるようになり、情報の伝達性が向上するでしょう。 昨今はメンバーがさまざまな場所から仕事を行うことも多いため、Teamsのようなコミュニケーションアプリが広く普及しています。 使い方次第でワークフローの管理や効率化も可能 Teamsにはさまざまな機能が搭載されているため、使い方次第でワークフローの管理や効率化も可能です。Teamsの機能としては、主に下記のようなものが挙げられるでしょう。 チャット機能では、他のTeamsユーザーとリアルタイムにメッセージをやり取りできます。また、カレンダーを使うことで簡易的な予定の管理が可能です。 これらの機能を業務に活用することで、ワークフローの効率化が見込めます。どの機能をどのように入れ込むかは部署やワークスタイルによって異なるため、俯瞰的に判断しましょう。 他アプリと組み合わせることで利便性が高まる Teamsのメリットとして、他アプリとの連携が可能という点が挙げられます。一つ一つの業務に個別のアプリを用意してもいいのですが、同一アプリからシームレスに行うことによる効率性は無視できません。 もちろん、ワークフローの管理や効率化にも役立つでしょう。MicrosoftからリリースされているTeamsは同じMicrosoftが開発している業務アプリとの連携性が高いのも特徴です。 例えば、TeamsとPlannerと連携させればTeamsからシームレスにチーム全体のタスク管理を行えるようになります。 Teamsでワークフローを管理・効率化するメリット では次に、Teamsを活用してワークフローの管理・効率化を行うメリットについて考えてみたいと思います。Teamsでワークフローを管理することにより、下記のような利点が得られるでしょう。 業務の削減に繋がる まず挙げられるのは、業務の削減に繋がる点です。Teamsからさまざまな処理を行えるようになれば逐一アプリを切り替えることなく、シームレスに他の業務を遂行できます。 業務時間内は、Teamsを常駐させることも多いのではないでしょうか。Teamsを開いておけば、誰かから話しかけられても即座に反応できます。 常に開いているTeamsからさまざまな処理を行えれば、業務効率化に繋がります。逆にTeamsを開きながら他のアプリも開くとなると、端末のリソースを圧迫してしまう恐れがあります。 プロセスを可視化できる Teamsでワークフローを管理・効率化することにより、プロセスの可視化に繋がります。ワークフローを従来のようなアナログ的手法で行うと、業務がどこまで進んでいるかが見えづらくなるでしょう。 業務の進行が見えづらくなることで、ワークフロー内で生じているボトルネックやトラブルにも気づきにくくなります。ワークフローがいつまで経っても完了しない場合は、ネックになっている箇所を確認して適切な処置を行う必要があります。 Teamsによりワークフローのプロセスを可視化することで、トラブルが起きている箇所が分かりやすくなるわけです。 リモート対応が可能になる Teamsでワークフローを管理すれば、リモートでの対応が可能になります。Teamsはリモートコミュニケーションのためのツールであり、さまざまなツールやアプリを連携させれば機能拡張できるからです。 現代ではインターネットを介してさまざまな業務をこなせるため、リモートワークを取り入れている企業も多いのではないでしょうか。リモートワークではメンバーが異なる場所で仕事をしているため、さまざまな業務をリモート環境で遂行できなければなりません。 その一環として、Teamsを使ったワークフロー管理が挙げられるでしょう。Teamsを活用すれば、遠隔的にワークフローを管理・遂行できるからです。 Teamsを使ったワークフロー管理の具体例 では次に、Teamsを使ったワークフロー管理の具体例について解説します。Teamsによるワークフロー管理にはさまざまなやり方が考えられますが、一例として下記のようなものが挙げられます。 申請から承認までをリモートで行う 業務遂行にあたり、申請および承認プロセスの実行機会は少なくありません。細かなところで言うと交通費や旅費の精算、大きなものであれば企画やシステム導入の稟議等があります。 それらを全てリモートで行う必要はありませんが、可能であれば積極的にリモート化することをおすすめします。紙の書類で行うと紛失や確認漏れのリスクが生じたり、書類を保管するためのスペースを別途用意する必要があるからです。 Teamsを介して申請から承認までをリモートで行えれば、コスト削減や業務効率化に繋がるでしょう。Teams上で必要事項を申請すれば承認者のTeamsに通知され、承認が行われればワークフローが完了します。 普段使っているアプリとTeamsを連携する Teamsは数多くのアプリと連携が可能です。使い慣れたTeamsの画面上でさまざまな操作を行えれば、業務効率化にも繋がるでしょう。 Teamsと同じMicrosoft社製のアプリはもちろん、サードパーティ製のアプリも利用できます。ストアにはさまざまなものが取り揃えられているため、一度覗いてみることをおすすめします。 規定の処理を自動化する Teamsを活用し、規定の処理を自動化することもできます。一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 TeamsのメッセージをOneDriveに保存 メッセージを定期送信する 承認プロセスの自動化 Teamsでの自動処理は、主にワークフローアプリを使って行います。ワークフローアプリを活用することで、Teamsから規定処理の自動化フローを構築できます。 Teamsでワークフローを構築するには? では次に、Teamsでワークフローを構築する方法について解説します。 承認アプリを追加する Teamsで承認ワークフローを管理したい場合は、承認アプリを追加するのが手です。承認アプリを活用することで、休暇の申請や経費請求といったフローをTeamsから行えるようになり、業務の効率化が可能です。 なお、承認アプリを展開するには下記が必要です。 Power Automate、Office 365、または Dynamics 365 […]
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January 26, 2024

Teamsで効率的な情報共有を行うには。その方法やメリット、注意点等を解説
リモートコミュニケーションのためのアプリとして開発されているTeamsですが、情報共有に活用することは可能なのでしょうか。この記事では、Teamsで情報共有を行うことによるメリットや方法、注意点等について解説します。 Teamsと情報共有 Teamsと情報共有はどういった関係にあるのでしょうか。まずは、Teamsと情報共有について解説します。 Teamsはコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているアプリです。Microsoft社は汎用OSであるWindowsや、定番業務アプリのOfficeの開発元として有名です。 同じMicrosoft製ということで、Teamsも使いやすく高品質なコミュニケーションアプリであると言えるでしょう。基本的にはチャットや会議といったリモートコミュニケーションに使うアプリですが、やり方によっては情報共有も可能です。 Microsoft365に加入すれば使える Teamsを使うには、どのような方法があるのでしょうか。まず挙げられるのは、Microsoftから提供されているMicrosoft365というサブスクリプションプランへの加入です。 Microsoft365に加入するとTeamsだけでなく他のMicrosoft製品も利用可能になるため、Officeアプリ等を業務活用したい場合におすすめです。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自分に合ったプランを探せるのもメリットでしょう。 もちろん、情報共有に役立つアプリも利用できます。Teams単体では難しいことも、Microsoft365を包括的に活用することで可能になるかもしれません。 無料利用も可能 Microsoft365への加入は基本的に有料ですが、無料で利用できるTeamsも用意されています。有料版に比べると機能は制限されていますが、ケースによってはそれで間に合うこともあるでしょう。 具体的には、下記の通りです。 他にも、別アプリとの連携ができない等の制限があります。Teamsを個人利用する場合は大きな問題はないかもしれませんが、チームでの情報共有という観点から見ると厳しいかもしれません。 Teamsで情報共有を行うメリット では次に、Teamsで情報共有を行うメリットについて解説します。Teamsで情報共有を行うことにより、下記のような利点を得られるでしょう。 遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能 まず挙げられるのは、遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能という点です。Teamsはリモートコミュニケーションのために開発されたアプリなので、相手が別の場所にいてもリアルタイムなコミュニケーションを行えます。 テレワークが一般的になった現代では、以前よりリモートコミュニケーションの重要性が増しています。完全なテレワークではなくともメンバーが必ずオフィスに揃っているとは限らないため、遠隔的なやり取りができるにこしたことはありません。 Teamsを活用すれば、そのような問題を解決できるわけです。 便利な機能が搭載されている Teamsには、情報共有に使える便利な機能が搭載されています。簡単なものであればチャットや会議を通してメンバーと情報共有できますし、ファイル共有を使えば資料等をやり取りすることもできます。 複雑な共有は後述する他アプリとの連携が有効ですが、簡単なものであればTeams単体でも事足りるでしょう。 さまざまなアプリと連携が可能 Teamsは、さまざまなアプリと連携して機能を拡張することができます。Teams単体だとそれほど複雑なことはできませんが、他アプリと連携すれば業務を広範囲にカバーできます。 特に、同じMicrosoft製アプリと連携させることで大きな効果を発揮するでしょう。Microsoft365に加入していれば多くのアプリが使えるようになるため、活用できそうなものがあれば積極的に試してみることをおすすめします。 Teamsで情報共有を行うには? では次に、Teamsで情報共有するための方法について解説します。 一般的なコミュニケーションツールとして まず挙げられるのは、一般的なコミュニケーションツールとしての活用です。こちらはさほど難しいことはなく、普段使っているTeamsの基本的な機能をそのまま利用する形です。 一例としては、下記のようなものが考えられるでしょう。 これらをTeamsで行う利点として、セキュリティの高さが挙げられます。機能自体は他のソフトでも代用可能ですが、Teamsを使えばMicrosoftが管理する強固なセキュリティによって守られるわけです。 チャネルを活用する Teamsを使った情報共有として次に挙げたいのが、チャネルの活用です。Teamsでは「チーム」や「チャネル」といったグループを作成でき、細かな使い分けが可能です。 チームは部署やプロジェクトごとに作られるのが一般的であり、情報はメンバー全員で共有するのが原則です。チャネルはチームの下に作られるグループであり、主にトピックやタスク単位で作成されます。 チームメンバーは原則的にチーム内に作成されたチャネルに参加することができますが、特定のメンバーのみ参加可能なプライベートチャネルも作成できます。チャネルによって細かく情報を切り分けることにより、必要なところに必要な情報を届けられるわけです。 他のアプリと連携する Teamsと他のアプリを連携させることで、情報共有に役立つケースもあります。同じMicrosoft製のアプリであれば、PlannerやSharePoint等が挙げられるでしょう。 Microsoft以外のアプリでも連携可能な場合があるため、自分が今使っているものが該当するかどうかを確認するのも手です。場合によっては連携させず個別に使う方が好ましいケースもあるかもしれませんが、多くは連携させた方が業務効率化に繋がります。 情報共有を効率化するために取り組みたいこと では次に、情報共有を効率化するために取り組みたいことをいくつか解説します。下記のような事項に積極的に取り組むことで、情報共有の効率化が促されるでしょう。 ツールや機能について学ぶ まず挙げられるのは、ツールや機能について学ぶことです。情報共有を行う際は何らかのツールやシステムを使うことが多いですが、それらへの理解を深めることが効率的な情報共有に繋がります。 それぞれのツールやシステムには、できることとできないことがあります。たとえば、あるツールはコミュニケーションのリアルタイム性を担保するのは得意な反面、情報のストック化が苦手ということもあるでしょう。 自分が何をやりたいのか、どのような形での情報共有を求めているのかを明確にし、それに沿ったツールを選ぶことが大事です。ツールや機能について学ぶことで、正しい選択ができるようになるわけです。 全体的なワークフローを見直す 全体的なワークフローを見直すことで、情報共有が効率化されるかもしれません。社内や部署では細かなタスクが連なってワークフローが形成されており、それらを逐次遂行することで業務が回っています。 つい漫然と行ってしまいがちですが、ワークフローを見直すことで無駄を省ける余地もあるでしょう。それぞれのタスクを精査して重要度や緊急度といった指標でカテゴライズし、結果に繋がらないものは思い切ってカットするのも手です。 ただし、一見無駄に見えるタスクが実はワークフローの要を担っているということもありえます。そういった重要なタスクを誤って省いてしまわないためにも、ワークフローの見直しは俯瞰的な視点で行うことをおすすめします。 コミュニケーションを促す 従業員同士のコミュニケーションを促すことで、自然と情報共有の機会が増えるでしょう。対面でのコミュニケーションはもちろんですが、チャットやメール、掲示板といったオンラインでのコミュニケーションも促進したいところです。 オンラインでコミュニケーションを行う場合は、なるべく情報がストックされる仕組みを構築しましょう。特定のメンバーしか閲覧できないトピック等もセキュリティ上必要ですが、業務に関する汎用的な情報は社内ポータルや掲示板、FAQ等にまとめるのがおすすめです。 そうすれば「困った時はここを見れば分かる」という文化を醸造することができ、業務効率化に繋がります。さまざまな情報やデータが蓄積されることで、事業プロセスの再現性向上にも寄与することも期待できます。 Teamsで情報共有を行う際の注意点 では次に、Teamsで情報共有を行う際の注意点について解説します。Teamsによる情報共有は、一般的な手法と何が違うのでしょうか。 […]
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