Teamsで案件管理を行うには?そのための方法や案件管理を効率化するポイントについて解説

Teamsで案件管理を行うには?そのための方法や案件管理を効率化するポイントについて解説

February 27, 2024

記事の監修

S.Sato

記事の監修


S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/2グループ グループマネージャー
資格:Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポートなど

2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。
それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。
IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。
趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Contents

目次

Teamsで案件管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事ではTeamsや案件管理の概要から始め、Teamsで案件管理を行うメリットやそのための方法について解説します。

Teamsと案件管理について

Teamsと案件管理について

まずは、Teamsおよび案件管理の概要について解説します。Teamsと案件管理には、どのような繋がりがあるのでしょうか。

TeamsはMicrosoftからリリースされているコミュニケーションアプリ

Teamsは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社からリリースされているコミュニケーションアプリです。リモートコミュニケーションを行う際に強みがあり、Teamsを利用すれば遠く離れた場所にいる人同士でもリアルタイムにやり取りが可能です。

現代はテレワークが一般的になったこともあり、リモートコミュニケーションの重要性が高まっています。異なる場所にいるメンバー同士が瞬時にコミュニケーションが取れることに加え、強固なセキュリティが備わったアプリが求められています。

Teamsはそれらのニーズを満たした、使いやすいコミュニケーションアプリと言えるでしょう。加えて、同じMicrosoft製品との連携性が高いのも魅力です。

案件管理とは案件にまつわる情報や進捗を適切に管理すること

案件管理とは「案件にまつわる情報や進捗を適切に管理すること」です。案件管理を行うのは業務遂行においてマストですが、適切な案件管理が行われているかどうかはケースによります。

案件管理が適切に行われていないと、どのような問題が生じるのでしょうか。一般的には、下記のようなものが考えられます。

  • 案件の進行に必要な情報が不足し、進捗が滞る
  • 案件ごとの進捗が不明確になり、業務全体に支障が出る
  • どの案件を優先すべきかが分からなくなる

案件管理を適切に行うことで案件遂行に必要な情報を整理し、スムーズな進捗に繋がります。

Teamsで案件管理を行えば業務効率化に繋がる

Teamsで案件管理を行えば、業務効率化に繋がるかもしれません。Teamsはコミュニケーションのためのアプリなので直接的な案件管理機能は搭載されていませんが、スケジュールやタスク管理等の機能を活用することで案件管理の補助ができるでしょう。

また、他のアプリと連携させればTeams上で案件管理を行うことも不可能ではありません。同じMicrosoft製アプリはもちろん、サードパーティ製のアプリとも幅広く連携可能なのがTeamsの特徴です。

既に使っているアプリはもちろん、新たに連携させることで業務効率化に繋がるものも数多く存在するでしょう。Teams単体でできることはさほど多くありませんが、さまざまなアプリと連携させることにより機能拡張できるよう設計されています。

Teamsで案件管理を行うメリット

では次に、Teamsで案件管理を行うメリットについて解説します。Teamsを使うことで、案件管理にどのような利点が生まれるのでしょうか。

業務をTeamsで一元化できる

Teamsで案件管理を行えば、業務をTeamsで一元化できます。テレワーク等でリモートコミュニケーションを行っている場合は、既にTeamsをヘビーユースしているケースも多いのではないでしょうか。

その場合に案件管理を別のソフトで行っていると、業務によってアプリを切り替える必要があります。大した手間ではないかもしれませんが、それが積み重なることにより業務効率を阻害してしまうこともあるでしょう。

Teamsから案件管理を行えるようになれば、その心配はありません。使い慣れた画面上で、アプリを切り替えることなく案件管理を行えるからです。

さまざまなアプリと連携できる

Teamsの利点として、他アプリとの連携性の高さが挙げられます。同じMicrosoft製のアプリはもちろん、さまざまなサードパーティ製アプリとも連携が可能です。

Teamsと他のアプリを連携させることにより、Teams上で業務を一元管理できます。案件管理はもちろん、スケジュール管理やタスク管理、プロジェクト管理までをTeams上で行えるようになります。

既に業務活用しているアプリがある場合、連携を検討してみてはいかがでしょうか。

情報共有を効率化できる

Teamsで案件管理を行えば、情報共有を効率化できます。Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリなので、チャットや通話といった基本的な機能を使えば個人間や小規模メンバー間での情報共有が可能です。

では、より大規模なチームでの情報共有はどうでしょうか。その場合はチャットや通話といった方法ではなく、チームやチャネルを作って共有した方が効果的でしょう。

チームは組織や部署別に作られるグループであり、チャネルはトピックごとに作られる(チームより小規模な)グループです。これらを上手く活用することで、幅広い組織やチーム、小規模グループに適した情報共有が可能です。

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Microsoft Teams とは? Microsoft Teams とは、マイクロソフトが提供するビジネスチャットツールです。  世界中の企業や個人に利用されており、2020年3月時点の Teams の一日当たりの利用者数は何と1億1500万人にのぼるそうです。  出典:マイクロソフト「Teams」のデイリーアクティブユーザーが1億1500万人に 近年急速にユーザー数を伸ばしている Teams ですが、実はまだリリースから2年足らずの比較的新しいサービスです。 ではなぜ Teams は、世界各地でこれだけ利用されているのでしょうか? その理由は様々ありますが主な理由としては、機能の豊富さや使いやすさ、Microsoft製品との親和性の高さなどが挙げられるでしょう。 そして何よりも、Teams の導入で社内の生産性が向上したという事例が多いこともあります。 こういった理由から Teams は驚くべき勢いでユーザー数を獲得していますが、その一方で、実際に Teams で何ができるのか、どんな機能があるのかなどについていまいち分からないという方も多いと思います。 そんな方に向けて、Teams でできることやその特徴などをご紹介します。 Teamsでできること 個人チャット Teams では個人間でチャットを行うことができます。  情報共有や資料の共有などもチャット上で簡単に行うことができます。  いいねボタンなどのリアクション機能もついているので、忙しい時などにはチャットに対して簡単にリアクションすることが可能です。 チャネル チャネルは、グループチャットを行うための部屋です。  チームやプロジェクト毎にチャネルを作成し、必要な情報を共有することができます。  チャネルの活用方法はチームによって様々ですが、プロジェクトごとのチャットのやり取り、部署やチームごとのやり取りをメンバーに限定して行うことができます。  例えば、社内の連絡はお知らせチャネルに、インシデントやトラブル対応は緊急連絡チャネル内で行うことで、チャットの役割を明確にすることができます。  また、メンション機能を使うことで、チャネル内の特定のメンバーに対して情報を伝えることができます。  チャットと同じく、リアクション機能も備えています。  特に大人数のチャネルの場合、リアクション機能があることで反応が分かりますし、コミュニケーションをとる上でも非常に助かる機能です。 音声/ビデオ会議 個人間やグループ間で音声通話やビデオ通話を行うことができます。  Teams を利用することで、不特定多数のメンバーとビデオ会議を簡単に行うことができます。  画面共有もできるので、対面での会議と変わらぬクオリティで会議をすることが可能です。  特に、テレワーク時にはより重宝される機能です。  最近では、社外の人とオンライン商談、オンライン面接する機会なども増えており、Teams はそういったケースで活用することができます。  Wiki/ファイル共有 Teams では、ファイル共有も簡単にできます。 一度共有したファイルは、チャットまたはチャネル内のフォルダに保存されるので、必要な時にすぐにファイルにアクセスすることが可能です。 もう一つ重要な機能が Wiki です。 Wiki とは、Web上に共有ドキュメントを作成する機能です。 有名なWebサイトである「Wikipedia」もこの Wiki から由来しており、情報をまとめたドキュメントを作成・共有できるものです。 TeamsのWiki機能を使えば、様々な業務マニュアルやナレッジをチームメンバーに簡単に共有することができます。 例えば、あるプロジェクトに新人が参加する場合、プロジェクトの概要やそれに伴うツールの使い方など様々なことを教える必要があります。 そういった業務に欠かすことのできない情報を事前に Wiki でまとめておくことで、今後プロジェクトに参加するメンバーは、Wiki を読むことで素早くプロジェクトに参画することができます。 Wiki を有効を活用することで、個人のナレッジや様々な情報を社内の資産として受け継いでいくことができます。 その他のMicrosoftサービスとの連携 マイクロソフトは Teams 以外にも様々なサービスを提供しています。  マイクロソフトの有名なサービスは、下記のようなサービスが挙げられます。 Word Excel…

Teamsで案件管理を行うには?

Teamsで案件管理を行うには?

では次に、Teamsで案件管理を行う方法について解説します。

Teams単体で案件管理を行うのは難しい

まず言えるのは、Teams単体で案件管理を行うのは難しいという点です。ここまで散々Teamsでの案件管理に言及してきたため少々肩透かしになるかもしれませんが、Teamsは元々リモートコミュニケーションのためのアプリなので、案件管理機能は搭載されていません。

もちろん、一般的な情報共有の範囲内で案件管理を行うことは可能です。案件ごとにグループを作成してそこに情報を集約する等のやり方が考えられますが、効率的とは言い難いでしょう。

Teamsで案件管理を行う場合は、他アプリとの連携をおすすめします。

おすすめなのはPlannerとの連携

では、どのようなアプリと連携すればいいのでしょうか。候補はさまざまですが、ここでは同じMicrosoft製アプリであるPlannerを挙げたいと思います。

Plannerは、チームのタスク管理を効率化するためのアプリです。Plannerを導入することで各メンバーの役割分担、抱えているタスク、進捗等を可視化でき、チーム全体の生産性向上に役立ちます。

PlannerとTeamsを連携させることで、Teamsから案件管理を行えるわけです。同じMicrosoft製なので、連携が簡単なのもポイントです。

個人のタスク管理ならToDo

個人のタスク管理であれば、ToDoがおすすめです。Plannerほど高機能ではありませんが、個人のタスク管理に必要な機能は揃っています。

個人で仕事をしている、もしくは小規模なチームで働いている場合はToDoで十分かもしれません。アプリの連携は便利ですが、不要なアプリを次々に連携してしまうとTeams自体の使い勝手が下がってしまう恐れもあるでしょう。

必要なものを絞り込み、適切に導入・活用することをおすすめします。

Teamsでタスク管理がしたい!そのための方法やポイントについて解説
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MicrosoftTeamsとは? MicrosoftTeamsとは、どのようなソフトウェアなのでしょうか。まずは、MicrosoftTeamsについて解説します。 Microsoft社によって提供されているグループウェア Teamsは、Microsoft社によって提供されているグループウェアという位置づけです。Microsoftは、汎用OSであるWindowsや高機能ビジネスアプリであるOfficeなどを手掛けていることでも有名でしょう。 グループウェアは、企業内のコミュニケーションをスムーズにして業務効率化を達成するためのツールです。具体的な機能としてはチャットや音声通話、ファイルの共有などが挙げられるでしょう。 基本はサブスクリプションプランを契約して使う MicrosoftTeamsは、基本的にサブスクリプションプランを契約して使う形になります。基本的に買い切りでの提供はないため、Teamsを使いたい場合は該当のプランに加入する必要があるでしょう。 一般法人向けプランとしては、下記のようなものが用意されています。 Microsoft Teams Essentials Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard それぞれ価格やできることが異なるため、自社に合ったプランに加入する必要があります。 無料で利用することも可能 Teamsは基本的に有償のサブスクリプションプランに加入して使う形になりますが、無料版も用意されています。有償版と比較すると機能にさまざまな制限が加えられていますが、人によってはこれで十分というケースもあるかもしれません。 具体的には、同時にチャットできるユーザー数が少なかったりストレージ量が少ないなどが挙げられます。また、Teamsに限った話ではありませんが、無料版と有料版ではセキュリティの強固さにも差があることが多いため、その点はしっかりと確認した上で利用しましょう。 Teamsを使うと何ができる? 続いて、Teamsを使うと何ができるのかを解説します。さまざまな使い方ができるTeamsですが、大まかに下記のようなものがメインになるでしょう。 チャットや通話などのコミュニケーション まず挙げられるのは、チャットや通話などのコミュニケーション機能です。これらを利用することでその場にいないメンバーともリアルタイムでコミュニケーションすることができ、時間のロスを防げます。 加えて、社内コミュニケーションの活性化や情報共有のしやすさといったメリットもあるでしょう。リモートワークにはもちろん、一般的なオフィスワークにおいても有用です。 ファイルの共有や共同編集 次に挙げられるのは、ファイルの共有や共同編集のための機能です。業務でデジタルデータを扱うことも多いかと思いますが、デジタルデータの利点は複製や共有が容易な点にあります。 ワンボタンで全体及び部分をコピーすることができますし、同じく簡単操作で複数人と共有することもできるでしょう。ITによる業務効率化が重要視されている現代においては「情報やファイルをいかに効率的に共有するか」が求められている節もあるのではないでしょうか。 また、複数人でファイルを共同編集することも可能です。それにより作業スピードが格段に向上したり、確認の手間を省略できるメリットを得られます。 Microsoft365アプリとの連携 Teamsは、同じMicrosoft社がリリースしている多くのアプリとの連携が可能です。業務にWordやExcelといったOfficeアプリを利用している人も多いかと思いますので、それらをシームレスに活用できるのは効率的でしょう。 作成したファイルを共有することもできますし、Teamsで繋がっているメンバーと共同編集することもできます。通話したままファイルを共同編集することで、細かな確認や処理を同時に行えるわけです。 Teamsでタスク管理するメリット では次に、Teamsでタスク管理するメリットについてお話します。Teamsを活用してタスク管理を行うと、どのような利点があるのでしょうか。 情報を一元的に管理できる まず挙げられるのは、情報を一元的に管理できる点です。一元管理とは「分散しているものを一箇所に集めて管理すること」であり、情報を一元的に管理することで下記のようなメリットが得られます。 常に正しい情報を得られる リアルタイム性が高い 必要な情報を探しやすくなる 情報を一元管理することで、常に正しい情報を得られるようになります。情報がさまざまな場所で分散管理されていると似たようなデータが乱立することになり、どれが正しいものかが不明確になるからです。 また、一元管理によりリアルタイム性を高めることもできるでしょう。データベースが一元的であれば、情報や値が変更された際にすぐに反映されることが期待できるからです。 そして、必要な情報を必要なタイミングで取得しやすくなるのもメリットです。情報が一箇所に集まっていると、そこを検索すれば必要なものが見つかるからです。 共有が容易 Teamsでタスク管理することにより、情報の共有が容易になります。チャットや音声通話を利用して遠くにいる人とも瞬時にコミュニケーションを行えますし、簡単操作でファイルの共有も可能です。 正しい情報が組織の隅々まで行き渡ることにより、下記のようなメリットが得られるでしょう。 業務の属人性を下げられる 顧客対応を均一化できる 生産性を安定させやすくなる 業務の属人性を下げることで、特定人員に依存しない業務フローを構築できます。それにより、顧客対応を均一化させることができ、スピーディーな処理や顧客満足度の向上が期待できるでしょう。 そして、情報が組織全体に瞬時に行き渡ることによる生産性の安定化も見込めます。現代は業務で取り扱う情報量が多くなっているため、これらをいかに効率的に共有できるかが鍵となっています。 さまざまなデバイスで使える Teamsはさまざまなデバイスで使うことができるため、タスク管理の効率化が促せるでしょう。自宅やオフィスからはPCで閲覧し、出先からはタブレットやスマホから確認が可能です。 ちょっとした空き時間を有効に使えるようになり、細かな部分での生産性向上が期待できます。また、Teamsのようなコミュニケーションアプリの画面を頻繁に開く習慣を周知することで、情報の取り漏れなどをなくせます。 ワークスタイルが多様化している時代だからこそ、各デバイスへの柔軟な対応が求められるわけです。 Teamsでタスク管理する方法 では次に、Teamsでタスク管理する具体的な方法について解説します。Teamsはさまざまなアプリと連携可能なアプリなので色々なやり方が考えられますが、まずは下記のような方法を試してみてはいかがでしょうか。 Microsoft Plannerを使いチームのタスクを管理する 同じMicrosoft社からリリースされているPlannerと連携させることで、基本的なタスク管理が可能です。Plannerを使うことで詳細なタスク管理ができるようになり、生産性の向上が見込めるでしょう。 TeamsからPlannerを使うには、TeamsにTasksアプリを追加する必要があります。いくつかのやり方がありますが、検索バーから探すのが早いでしょう。 TeamsにTasksアプリを追加することで、Plannerで自身に割り当てられたタスクや共有プランを見ることができるようになります。 Microsoft To‐Doを使い個人のタスクを管理する Microsoft To‐Doを使うことで、個人のタスクを管理することができます。作成したタスクに対してスケジュールや一覧を設定したり、共有することが可能です。 ToDoは、Plannerと補い合うような使い方ができるのが特徴です。Plannerが主にチームのタスクを管理するアプリなのに対し、ToDoは個人のタスク管理に適したツールだからです。 Tasks in Teamsで管理を一元化する…

案件管理を行う際の注意点

では次に、案件管理を行う際の注意点について解説します。どのような点に気を配れば、効率的な案件管理に繋がるのでしょうか。

何のために案件管理を行うのかを明確にする

まず挙げられるのは、何のために案件管理を行うのかを明確にすることです。案件管理自体はやらないよりはやった方が好ましいものですが、なんとなく行うよりは目的を明確化した方が良い結果が得られるでしょう。

案件管理の目的としては、下記のようなものが挙げられます。

  • 顧客情報や取引履歴を記録し誰でも同じ対応ができるようにする
  • 案件の進捗を管理・共有してメンバーの当事者意識を高める
  • 案件にまつわる情報を集約して暗黙知を形式知化する

案件管理の目的はケースによってさまざまですし、一つに絞る必要もありません。自社やチームが置かれている環境に応じ、柔軟に定めましょう。

情報を適切に共有する

案件管理を行う際は、情報を適切に共有することが重要です。当たり前の話かもしれませんが、基本を疎かにしては何事も上手くいかないため、改めて提言させて頂きます。

「情報を適切に共有する」とは、どういった状態を指すのでしょうか。一概に指定するのは難しいですが、一般的には「誰もが必要な時に必要な情報を瞬時に取得できる状態」等が挙げられます。

そのためには必要な情報が分かりやすい場所に、分かりやすい形で集約されている必要があります。「情報の適切な共有」は、簡単なようで意外と難しいかもしれません。

データはなるべく一元管理しよう

案件管理にまつわるデータは、なるべく一元管理するようにしましょう。一元管理とは「(データや情報等を)ひとまとめにして管理すること」と定義される言葉です。

データが一元管理されていない場合、必要な情報がどこにあるのかが分かりづらくなってしまいます。情報は必要な時に必要なものを瞬時に取得できないとあまり意味がないため、分散管理による弊害は大きいと言えるでしょう。

データを一元的に管理することで、誰もが必要な情報を瞬時に取得できるようになります。加えて、メンテナンスやバックアップといった面でも効果的です。

案件管理のためのTeams活用

案件管理のためのTeams活用

続いて、案件管理におけるTeams活用について深堀りしたいと思います。Teamsで案件管理を行う場合、下記のような点に気を配ることで良い結果を得やすくなるでしょう。

自身のスケジュールを管理する

Teamsにはスケジュール管理機能が搭載されているため、それを使って自身のスケジュール管理ができます。他アプリと連携している場合はそちらで管理することもできますが、より自分好みに使いたい場合は個別に管理した方がいいかもしれません。

もちろん、両者を併用することも可能です。チーム全体のスケジュールを管理するツールで情報を共有し、Teamsを使って具体的な予定や通知を設定したりする等が考えられるでしょう。

特に、大事な予定は多重に管理することをおすすめします。

チャネルを上手く活用する

チャネルを上手く活用することで、Teamsの案件管理を効率化できるかもしれません。チャネルはトピックごとに構築できるグループであり、チームより柔軟性が高いのが特徴です。

組織や部署全体の情報共有はチームで行った方が効率的ですが、より細かな単位で案件や情報を共有したいケースもあるでしょう。そのような場合は必要なチャネルを作り、その中で共有することをおすすめします。

チャネルにはチームメンバーであれば誰でも閲覧できる標準チャネルの他に、特定のメンバーのみが閲覧できるプライベートチャネルを作ることもできます。上手く活用すれば情報共有を効率化できますが、閉鎖された情報やコミュニケーションが蓄積されることになるため、利用は最小限にとどめた方がいいかもしれません。

他のチーム管理ソフトと連携させる

Teamsで案件管理を行う場合はPlannerとの連携がおすすめですが、Plannerでニーズが満たせない場合は他のソフトとの連携を検討しましょう。Teamsは同じMicrosoft製品だけでなく多くのサードパーティ製アプリと連携できるのが特徴なため、探せばニーズに沿ったものがみつかるかもしれません。

ただし、Microsoft製品に比べて連携が煩雑になるものもあります。その場合はマニュアルをしっかり読み込んで正しく連携しないと、両者の挙動に不備が生じる恐れもあります。

自社のみで対応が難しい場合は、プロに相談するのも手です。プロに相談することで、豊富な知見から適切なアプリや連携の活用を提案してくれることが期待できます。

Teamsで使えるカスタムアプリとは?カスタムアプリのメリットや導入方法などを解説
Teamsで使えるカスタムアプリとは?カスタムアプリのメリットや導入方法などを解説
Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは? Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは、どのようなものなのでしょうか。まずはTeamsのカスタムアプリについて解説します。 Teamsにはアプリを組み込むことができる Microsoft Teamsは、アプリを組み込んで機能を拡張することができます。Teamsはコミュニケーションのためのアプリであり、チャットや通話、ファイル共有といった機能が主に搭載されています。 コミュニケーションツールとして使う分には特に問題ないのですが、使い方によってはもう少し多機能な方が好ましいかもしれません。そのような場合はTeamsに他のアプリを組み込み機能を拡張すれば、より便利に使えるわけです。 プリインストールされている既定のアプリとカスタムアプリ Teamsに組み込めるアプリには、大きく分けて既定のアプリとカスタムアプリがあります。既定のアプリは通話やチャットなどプリインストールされているアプリ(機能)のことであり、カスタムアプリは自分で選んでインストールする機能拡張のためのアプリです。 カスタムアプリにはプリインストールされてないMicrosoft製のもの以外に、サードパーティーが開発したアプリも存在します。ストアを覗いて気になったものがあれば、インストールしてみてはいかがでしょうか。 サードパーティーが開発したカスタムアプリの他、自社開発も可能 カスタムアプリは自前で開発することもできます。ストアを探しても求めているものが見つからない場合、開発が視野に入るかもしれません。 カスタムアプリを自分で開発すれば、Teamsを自社用にカスタマイズできます。反面、アプリの開発には相応のリソースや技術が求められるため、費用対効果の悪化に繋がりやすいのがデメリットです。 カスタムアプリを使うメリット では次に、カスタムアプリを使うメリットをご紹介します。 Teamsに必要な機能を追加できる カスタムアプリを導入することで、Teamsに必要な機能を追加できます。コミュニケーションのための基本的な機能は最初から搭載されていますので、それ以外の機能が必要なケースに有用でしょう。 たとえば、下記のようなケースが考えられます。 営業支援ツールと連携しワンストップで営業管理を行う 異なるツール同士でコミュニケーションを行う Teams上でチームのタスク管理やスケジュール管理を行う どのようなカスタムアプリを追加するかは、業務内容やニーズによります。余計なものを追加してしまうと逆にツールの使い勝手が悪くなる恐れもあるため、正しく選択しましょう。 テレワーク環境を構築しやすくなる Teamsを活用すればリモートコミュニケーションを促進できるため、テレワーク環境の構築に有効です。テレワークを行う際、コミュニケーション用にTeamsを開きつつ他の業務遂行のアプリを同時に開いてそちらでコミュニケーションするようなケースもあるかもしれません。 それだとコミュニケーションの窓口が重複し、情報伝達に支障が生じる恐れがあります。Teamsに必要なカスタムアプリをインストールすれば、Teams上でさまざまな業務を行えるようになるため、その懸念を払拭できます。 適切なカスタムアプリを追加すれば、テレワークに適した環境を構築しやすいわけです。 自社に合わせたUIやポータルを構築できる カスタムアプリを追加することで、自社に合わせたTeamsのUIやポータルを作成できます。社内ポータルを立ち上げたはいいものの、なかなか従業員の利用を促進できないケースもあるかもしれません。 Teamsを使っているのであれば、Teamsにポータルを追加してしまうのも手です。普段使っているツールにポータルへの窓口があれば、アクセスを誘導することができるでしょう。 業務活用しているツールやシステムをなるべくひとまとめにすることで、業務効率化に繋がります。 カスタムアプリの導入方法 カスタムアプリはどのように導入すればいいのでしょうか。続いて、カスタムアプリの導入方法について解説します。 サードパーティー製であればストアから導入 既にリリースされているサードパーティー製のカスタムアプリを導入したい場合は、ストアにアクセスしてみましょう。ストアにはさまざまなサードパーティー製のカスタムアプリがアップロードされているため、一般的なニーズであればサードパーティー製のアプリで事足りるのではないでしょうか。 サードパーティー製アプリ活用のメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 開発のためのリソースを節約できる 汎用性の高い設計がなされている 一定の品質が保たれている 既存アプリを活用することで、自社開発によるリソースを節約できます。また、既存のカスタムアプリは多種多様な人が使うことが想定されているため、汎用性が高くなるよう設計されているのもポイントでしょう。 加えて、ストアの審査をクリアしていることによる品質の高さも挙げられます。特別な事情がない限り、ストアに公開されているカスタムアプリを使うのが無難でしょう。 自社開発する場合は、規定の開発環境において開発 ストアに希望を満たしてくれるカスタムアプリがない場合、自社開発が視野に入ります。カスタムアプリを自社で開発できればTeamsを自由に拡張できるため、成功すれば大きなメリットが得られます。 カスタムアプリを自社開発する際は、規定の開発環境を構築する必要があります。ゼロベースの開発に比べると自由度が低いように感じるかもしれませんが、選択肢が狭まることでやることが明確になる利点もあります。 規定の開発環境とはいえ汎用的な部分も多いため、Teamsのカスタムアプリ開発で学んだことは他の開発にも活かせるでしょう。 カスタムアプリの作り方 次に、カスタムアプリの作り方について解説します。カスタムアプリの製作には専門的な知識が必要なため簡単ではありませんが、技術や開発に自信があるならトライしてみてもいいかもしれません。 使用言語は主にC#とJavaScript Teamsのカスタムアプリは、主にC#とJavaScriptによって開発します。C#はTeamsをリリースしているMicrosoft社が開発した言語であり、Windowsアプリの開発等によく用いられているのが特徴です。 Javascriptもプログラミング言語の一種であり、Webを中心とした多くの開発で用いられています。プログラミング言語にはJavaというものもありますが、JavaとJavascriptは異なるため混同しないよう気をつけましょう。 カスタムアプリの開発には、C#とJavaScriptのどちらを選ぶべきなのでしょうか。カスタムアプリ開発に限りませんが、言語の選択は現在の技術知見や習熟度、そして将来性を考慮して決めるのがベターです。 C#は、主にWindowsアプリやWebアプリの開発に使われている言語です。対して、Javascriptは主にWeb全般で使われている汎用性の高い言語です。 両者とも学んで損はありませんが、どちらかというとC#はOSに依存したアプリケーションの開発。JavascriptはOSやデバイスに依存しないWeb開発に適していると言えるかもしれません。 開発環境の構築 Teamsのカスタムアプリ開発には、どのような環境を用意すればいいのでしょうか。一般的なものとしては、コーディングのためのVisual Studio CodeやJavaScriptのサーバーサイド実行環境であるNode.jsなどが挙げられます。 あるいは、GitHub Codespacesを活用することで拡張機能やソースコードがパッケージ化された環境を用意できます。どのようなアプリをどのように作りたいかによって構築すべき開発環境は異なるため、適切なものを選びましょう。 Teams用開発者ポータルを使って開発 Teams用開発者ポータル(旧AppStudio)を活用することで、アプリ構成を適切に管理・公開することができます。また、開発メンバーで共同作業を行ったり、ランタイム環境を設定する等も可能です。 アプリテンプレートも用意されている ゼロベースでアプリを構築するのは、骨が折れる作業です。UIから内部処理までを全て製作しようとすると、いくら人手があっても足りません。 そういった事態を避けるために、Teamsのカスタムアプリ開発にはさまざまなテンプレートが用意されています。基本的な部分はテンプレートで補い、独自性が必要な部分のみ手動で実装するといったやり方が考えられるでしょう。 人手を必要な部分に集約させることにより、少ないリソースでニーズに沿ったアプリを開発できるわけです。 効率的なTeams活用のポイント 続いて、カスタムアプリ導入も含めた効率的なTemas活用のポイントについて解説します。 Teamsを使って何がしたいのかを明確にする まず挙げられるのは、Teamsを使って何がしたいのかを明確化することです。Teamsはコミュニケーションのために作られたアプリなので「(リモート)コミュニケーションのため」であることが多いかとは思いますが、カスタムアプリを導入するのであればもう少し細分化してみましょう。 たとえば、下記のような形です。 テレワーク環境を構築するために業務をTeamsに集約させたい 従業員にプル型で情報発信したいのでTeamsによるポータルを構築したい…

まとめ

Teamsで案件管理を行うには、他アプリとの連携が効果的です。Plannerを始めとした使い勝手の良いチーム管理アプリを取り入れ適切な情報共有、および案件管理を目指しましょう。

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June 11, 2024

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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