Teamsで案件管理を行うには？そのための方法や案件管理を効率化するポイントについて解説

Teamsで案件管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事ではTeamsや案件管理の概要から始め、Teamsで案件管理を行うメリットやそのための方法について解説します。

Teamsと案件管理について

まずは、Teamsおよび案件管理の概要について解説します。Teamsと案件管理には、どのような繋がりがあるのでしょうか。

TeamsはMicrosoftからリリースされているコミュニケーションアプリ

Teamsは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社からリリースされているコミュニケーションアプリです。リモートコミュニケーションを行う際に強みがあり、Teamsを利用すれば遠く離れた場所にいる人同士でもリアルタイムにやり取りが可能です。

現代はテレワークが一般的になったこともあり、リモートコミュニケーションの重要性が高まっています。異なる場所にいるメンバー同士が瞬時にコミュニケーションが取れることに加え、強固なセキュリティが備わったアプリが求められています。

Teamsはそれらのニーズを満たした、使いやすいコミュニケーションアプリと言えるでしょう。加えて、同じMicrosoft製品との連携性が高いのも魅力です。

案件管理とは案件にまつわる情報や進捗を適切に管理すること

案件管理とは「案件にまつわる情報や進捗を適切に管理すること」です。案件管理を行うのは業務遂行においてマストですが、適切な案件管理が行われているかどうかはケースによります。

案件管理が適切に行われていないと、どのような問題が生じるのでしょうか。一般的には、下記のようなものが考えられます。

• 案件の進行に必要な情報が不足し、進捗が滞る
• 案件ごとの進捗が不明確になり、業務全体に支障が出る
• どの案件を優先すべきかが分からなくなる

案件管理を適切に行うことで案件遂行に必要な情報を整理し、スムーズな進捗に繋がります。

Teamsで案件管理を行えば業務効率化に繋がる

Teamsで案件管理を行えば、業務効率化に繋がるかもしれません。Teamsはコミュニケーションのためのアプリなので直接的な案件管理機能は搭載されていませんが、スケジュールやタスク管理等の機能を活用することで案件管理の補助ができるでしょう。

また、他のアプリと連携させればTeams上で案件管理を行うことも不可能ではありません。同じMicrosoft製アプリはもちろん、サードパーティ製のアプリとも幅広く連携可能なのがTeamsの特徴です。

既に使っているアプリはもちろん、新たに連携させることで業務効率化に繋がるものも数多く存在するでしょう。Teams単体でできることはさほど多くありませんが、さまざまなアプリと連携させることにより機能拡張できるよう設計されています。

Teamsで案件管理を行うメリット

では次に、Teamsで案件管理を行うメリットについて解説します。Teamsを使うことで、案件管理にどのような利点が生まれるのでしょうか。

業務をTeamsで一元化できる

Teamsで案件管理を行えば、業務をTeamsで一元化できます。テレワーク等でリモートコミュニケーションを行っている場合は、既にTeamsをヘビーユースしているケースも多いのではないでしょうか。

その場合に案件管理を別のソフトで行っていると、業務によってアプリを切り替える必要があります。大した手間ではないかもしれませんが、それが積み重なることにより業務効率を阻害してしまうこともあるでしょう。

Teamsから案件管理を行えるようになれば、その心配はありません。使い慣れた画面上で、アプリを切り替えることなく案件管理を行えるからです。

さまざまなアプリと連携できる

Teamsの利点として、他アプリとの連携性の高さが挙げられます。同じMicrosoft製のアプリはもちろん、さまざまなサードパーティ製アプリとも連携が可能です。

Teamsと他のアプリを連携させることにより、Teams上で業務を一元管理できます。案件管理はもちろん、スケジュール管理やタスク管理、プロジェクト管理までをTeams上で行えるようになります。

既に業務活用しているアプリがある場合、連携を検討してみてはいかがでしょうか。

情報共有を効率化できる

Teamsで案件管理を行えば、情報共有を効率化できます。Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリなので、チャットや通話といった基本的な機能を使えば個人間や小規模メンバー間での情報共有が可能です。

では、より大規模なチームでの情報共有はどうでしょうか。その場合はチャットや通話といった方法ではなく、チームやチャネルを作って共有した方が効果的でしょう。

チームは組織や部署別に作られるグループであり、チャネルはトピックごとに作られる（チームより小規模な）グループです。これらを上手く活用することで、幅広い組織やチーム、小規模グループに適した情報共有が可能です。

Teamsで案件管理を行うには？

では次に、Teamsで案件管理を行う方法について解説します。

Teams単体で案件管理を行うのは難しい

まず言えるのは、Teams単体で案件管理を行うのは難しいという点です。ここまで散々Teamsでの案件管理に言及してきたため少々肩透かしになるかもしれませんが、Teamsは元々リモートコミュニケーションのためのアプリなので、案件管理機能は搭載されていません。

もちろん、一般的な情報共有の範囲内で案件管理を行うことは可能です。案件ごとにグループを作成してそこに情報を集約する等のやり方が考えられますが、効率的とは言い難いでしょう。

Teamsで案件管理を行う場合は、他アプリとの連携をおすすめします。

おすすめなのはPlannerとの連携

では、どのようなアプリと連携すればいいのでしょうか。候補はさまざまですが、ここでは同じMicrosoft製アプリであるPlannerを挙げたいと思います。

Plannerは、チームのタスク管理を効率化するためのアプリです。Plannerを導入することで各メンバーの役割分担、抱えているタスク、進捗等を可視化でき、チーム全体の生産性向上に役立ちます。

PlannerとTeamsを連携させることで、Teamsから案件管理を行えるわけです。同じMicrosoft製なので、連携が簡単なのもポイントです。

個人のタスク管理ならToDo

個人のタスク管理であれば、ToDoがおすすめです。Plannerほど高機能ではありませんが、個人のタスク管理に必要な機能は揃っています。

個人で仕事をしている、もしくは小規模なチームで働いている場合はToDoで十分かもしれません。アプリの連携は便利ですが、不要なアプリを次々に連携してしまうとTeams自体の使い勝手が下がってしまう恐れもあるでしょう。

必要なものを絞り込み、適切に導入・活用することをおすすめします。

案件管理を行う際の注意点

では次に、案件管理を行う際の注意点について解説します。どのような点に気を配れば、効率的な案件管理に繋がるのでしょうか。

何のために案件管理を行うのかを明確にする

まず挙げられるのは、何のために案件管理を行うのかを明確にすることです。案件管理自体はやらないよりはやった方が好ましいものですが、なんとなく行うよりは目的を明確化した方が良い結果が得られるでしょう。

案件管理の目的としては、下記のようなものが挙げられます。

• 顧客情報や取引履歴を記録し誰でも同じ対応ができるようにする
• 案件の進捗を管理・共有してメンバーの当事者意識を高める
• 案件にまつわる情報を集約して暗黙知を形式知化する

案件管理の目的はケースによってさまざまですし、一つに絞る必要もありません。自社やチームが置かれている環境に応じ、柔軟に定めましょう。

情報を適切に共有する

案件管理を行う際は、情報を適切に共有することが重要です。当たり前の話かもしれませんが、基本を疎かにしては何事も上手くいかないため、改めて提言させて頂きます。

「情報を適切に共有する」とは、どういった状態を指すのでしょうか。一概に指定するのは難しいですが、一般的には「誰もが必要な時に必要な情報を瞬時に取得できる状態」等が挙げられます。

そのためには必要な情報が分かりやすい場所に、分かりやすい形で集約されている必要があります。「情報の適切な共有」は、簡単なようで意外と難しいかもしれません。

データはなるべく一元管理しよう

案件管理にまつわるデータは、なるべく一元管理するようにしましょう。一元管理とは「（データや情報等を）ひとまとめにして管理すること」と定義される言葉です。

データが一元管理されていない場合、必要な情報がどこにあるのかが分かりづらくなってしまいます。情報は必要な時に必要なものを瞬時に取得できないとあまり意味がないため、分散管理による弊害は大きいと言えるでしょう。

データを一元的に管理することで、誰もが必要な情報を瞬時に取得できるようになります。加えて、メンテナンスやバックアップといった面でも効果的です。

案件管理のためのTeams活用

続いて、案件管理におけるTeams活用について深堀りしたいと思います。Teamsで案件管理を行う場合、下記のような点に気を配ることで良い結果を得やすくなるでしょう。

自身のスケジュールを管理する

Teamsにはスケジュール管理機能が搭載されているため、それを使って自身のスケジュール管理ができます。他アプリと連携している場合はそちらで管理することもできますが、より自分好みに使いたい場合は個別に管理した方がいいかもしれません。

もちろん、両者を併用することも可能です。チーム全体のスケジュールを管理するツールで情報を共有し、Teamsを使って具体的な予定や通知を設定したりする等が考えられるでしょう。

特に、大事な予定は多重に管理することをおすすめします。

チャネルを上手く活用する

チャネルを上手く活用することで、Teamsの案件管理を効率化できるかもしれません。チャネルはトピックごとに構築できるグループであり、チームより柔軟性が高いのが特徴です。

組織や部署全体の情報共有はチームで行った方が効率的ですが、より細かな単位で案件や情報を共有したいケースもあるでしょう。そのような場合は必要なチャネルを作り、その中で共有することをおすすめします。

チャネルにはチームメンバーであれば誰でも閲覧できる標準チャネルの他に、特定のメンバーのみが閲覧できるプライベートチャネルを作ることもできます。上手く活用すれば情報共有を効率化できますが、閉鎖された情報やコミュニケーションが蓄積されることになるため、利用は最小限にとどめた方がいいかもしれません。

他のチーム管理ソフトと連携させる

Teamsで案件管理を行う場合はPlannerとの連携がおすすめですが、Plannerでニーズが満たせない場合は他のソフトとの連携を検討しましょう。Teamsは同じMicrosoft製品だけでなく多くのサードパーティ製アプリと連携できるのが特徴なため、探せばニーズに沿ったものがみつかるかもしれません。

ただし、Microsoft製品に比べて連携が煩雑になるものもあります。その場合はマニュアルをしっかり読み込んで正しく連携しないと、両者の挙動に不備が生じる恐れもあります。

自社のみで対応が難しい場合は、プロに相談するのも手です。プロに相談することで、豊富な知見から適切なアプリや連携の活用を提案してくれることが期待できます。

まとめ

Teamsで案件管理を行うには、他アプリとの連携が効果的です。Plannerを始めとした使い勝手の良いチーム管理アプリを取り入れ適切な情報共有、および案件管理を目指しましょう。