Teamsでファイル管理は可能?そのための方法や効率化のポイントを解説

Teamsでファイル管理は可能?そのための方法や効率化のポイントを解説

February 27, 2024

記事の監修

S.Sato

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S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット2 リーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Contents

目次

Teamsでファイル管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事では、Teamsでファイルの管理や共有を行う方法、ファイル共有のメリット、およびSharePointの活用について解説します。

Teamsを使えばファイルの共有・管理が可能

Teamsを使えばファイルの共有・管理が可能

Teamsを使うことで、ファイルの共有や管理が可能になります。まずは、Teamsおよびファイル共有・管理について見ていきましょう。

Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリ

Teamsは、Microsoft社からリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用することで遠く離れた人同士でもインターネットを通してコミュニケーションを行うことができ、業務効率化に役立ちます。

特に、テレワーク等で効果を発揮するでしょう。テクノロジーの進歩により、必ずしもチームメンバーが一同に介する必要はなくなりました。

全ての企業や部署がそうであるわけではありませんが、デジタルで完結する業務であればテレワークとの親和性は高いのではないでしょうか。そういった際にコミュニケーションの起点となるのが、Teamsを始めとしたリモートコミュニケーションアプリです。

ファイル共有も可能

Teamsを使うことで、ファイルの共有が可能です。OneDriveからファイルを送ることもできますし、チャットで共有することもできます。

物理的な距離が離れていてもTeamsで繋がってさえいれば、容易にファイルのやり取りが可能です。また、ドキュメント等を複数人で共同作業することもできるため、上手く活用すれば業務の効率化に繋がるでしょう。

SharePointを使うことで効率的なファイル管理を行える

SharePointを使うことで、より効率的なファイル管理を行えます。SharePointは、Teamsと同じくMicrosoft社からリリースされているコンテンツ管理のためのソフトです。

詳しくは後述しますが、SharePointを使うことでチーム内のコンテンツを適切に管理することができるでしょう。Teamsが個人や小規模メンバー間でのファイル管理を行えるのに対し、SharePointはより大規模なチームでのファイル管理に適しています。

ファイルを共有するメリット

では次に、ファイルを共有するメリットについて解説します。ファイル共有は今や当たり前の概念となりましたが、その利点を改めて確認しましょう。

離れた相手とも瞬時に情報を共有できる

まず挙げられるのは、物理的に離れた相手とも瞬時に情報を共有できる点です。情報化社会と言われて久しい昨今ですが、ビジネスにおける情報の重要性は今や語るまでもありません。

質の高い情報を取得するのも大事ですが、それをいかに効率的に共有するかという点も課題でしょう。インターネットを利用することで遠く離れたメンバーとも瞬時に情報を共有でき、互いに業務に活かせるわけです。

ただし、インターネットを通すことでセキュリティリスクが生じる可能性があります。インターネットを利用してファイル共有を行う際は、機密情報が漏れないよう気を配ることが大事です。

テレワークするならセキュリティ管理が重要。セキュリティ対策のポイントとは?
テレワークするならセキュリティ管理が重要。セキュリティ対策のポイントとは?
テレワークとセキュリティの関係 まず最初に、テレワークとセキュリティの関係性について解説します。  セキュリティリスクとは「情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性」のこと 「テレワークする際のセキュリティが心配」という声もよく聞きますが、そもそもセキュリティリスクとは何なのでしょうか。リスクというからには何かしらの危険があることは想像できますが、セキュリティリスクがあると一体どのような点に問題が生じるのでしょうか。 セキュリティリスクを一言で表現すると、「情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性」です。情報が漏えいして謝罪会見を開いた企業もありますし、データの不正使用で金銭的損害を被った企業もニュースなどで耳にする機会があるでしょう。  情報漏えいにもデータの不正使用にも企業に対する賠償責任が生じますが、加えて社会的信用の失墜といったペナルティも見逃せません。セキュリティリスクをゼロにすることはできませんが、可能な限り対策を行い、リスクそのものを減少させることが求められています。  オンラインで情報共有を行うと基本的にセキュリティリスクは高まる テレワークを行う際には、オンライン上でさまざまな情報やデータをやり取りする必要があります。情報をオンラインでやり取りする場合、離れた位置にある端末からインターネット回線を通じて会社のサーバー等にアクセスすることになるため、原則的にセキュリティリスクが増します。  アクセスIDやパスワードを第三者が取得すればサーバーにアクセスできてしまうため、中にあるファイルの閲覧が可能になるでしょう。また、セキュリティが確保されてない回線を使って通信している場合、第三者によって通信内容を盗み見されてしまう恐れもあります。 オフラインだからといってセキュリティリスクが皆無なわけではない では、オフラインで情報をやり取りすればセキュリティリスクは皆無になるでしょうか。残念ながらそういうわけではなく、オンラインにおけるセキュリティリスクはなくなるものの、オフラインに存在するセキュリティリスクを無視することはできません。  情報やデータは、インターネット回線を通じてのみ漏えいするわけではありません。USBメモリなどの小型ストレージを使えばどこにでも持ち運べますし、従業員が貸与されているスマホを紛失してしまうといったケースも考えられるでしょう。 セキュリティリスクの一例 それでは、次に具体的なセキュリティリスクの一例をご紹介します。機密情報が漏えいする経路は多岐に渡るため限定的な例ではありますが、イメージを掴んで頂けると幸いです。  オンラインにまつわるセキュリティリスク例 オンラインにまつわるセキュリティリスクには、下記のようなものがあります。 メールに添付された不明なファイルを開いてしまった 不振なメールに添付されているファイルを開いてしまうことで、攻撃対象になってしまう可能性があります。この手法の厄介なところは企業や組織内にいる誰かがファイルを開いただけで、ネットワーク全体から情報を盗み出すことが可能な点です。  メールの発信元をしっかりと確認したり、不用意にファイルを開いたりリンクをクリックしないようにしましょう。  暗号化されてない回線を使ってテレワークをしてしまった  暗号化されていない回線を使いテレワークを行うことで、セキュリティリスクが増大します。自宅や会社では基本的に暗号化された通信が行われていますが、たとえば無料WiFiスポットなどからインターネットに接続する場合は暗号化されていないこともあります。  暗号化されていないまま情報のやり取りを行ってしまうと、第三者により盗み見られ情報漏えいに繋がる恐れがあります。 オフラインでのセキュリティリスク例  では、次にオフラインでのセキュリティリスクの例をご紹介します。セキュリティリスクはオンラインだけでなくオフラインにも生じるため、広範囲な対策が必要です。  関係者が持ち帰った書類やストレージから流出 テレワークを行う場合、会社から自宅に書類やストレージを持ち帰ることもあるかもしれません。持ち帰った書類やストレージの管理を怠り、第三者が見てしまうことで情報漏えいの恐れが生じます。  テレワークにおけるデータや書類の扱いについては、事前にしっかりとルールを設けておきましょう。 関係者間の会話を盗み聞きされてしまった 公共交通機関や喫茶店など、関係者同士で仕事の話をするケースもあるかと思います。公の場所で話した会話を第三者が耳にすることで、情報が漏れてしまう恐れもあるでしょう。  外でまったく仕事の話をしないというのは難しいため、TPOを弁えて会話の内容を考えましょう。 セキュリティにまつわる悩みを解決するには? では、次にセキュリティに関する悩みをどのように解決するべきかを解説します。セキュリティは常にいたちごっこが続いているためリスクを完全になくすことはできませんが、適切な対策を講じることで減少させることは可能です。  セキュリティについて学ぶ セキュリティリスクを減らすためにも、セキュリティについて学んでおきましょう。上述したような「なぜオンラインになるとセキュリティリスクが上がるのか」や「具体的なセキュリティリスクとは何か」といった基礎を学ぶことで、自社に合ったセキュリティ施策が思い浮かぶかもしれません。  また、攻撃者の立場になって考えることも有効です。攻撃者は、基本的にセキュリティの弱いところを狙って多重に攻撃を仕掛けてくることが予想されるでしょう。  「どの部分のセキュリティが甘いのか」を判断し潰すことで、セキュリティレベルの向上が見込めます。  合わせて、社内にセキュリティリスクの啓蒙を行うきっかけにもなります。  プロに相談する セキュリティを学ぶことでリスクを減少させることができますが、ITセキュリティ分野は専門的な理論も多く、本格的に学ぶ場合は相応のリソースがかかるのが難点です。その場合は、ITセキュリティに詳しいプロに相談することで、時間や労力を大きく節約できるでしょう。  自社に合ってない施策や間違った施策をしてしまうと、逆にリスクを上げてしまうことにもなりかねません。自分達で学ぶことも大事ですが、それのみに依存せず他人(プロ)に意見を仰ぐ柔軟性も大事です。  業務システムを導入する 業務システムを導入することで、下記のようなメリットが得られます。 業務効率化に繋がる 業務システムを導入すれば、既存業務の効率化に繋がるでしょう。「業務効率化」は今や必須課題とも言える項目ですが、システムの導入なしでは成り立たない部分があります。 業務システムは主に 既存業務の自動化 定量的な判断基準の提示 業務の可視化 コミュニケーションの気軽さ といった点で効率化を図ってくれます。 業務を自動化することで、生産性の向上に加え人手を他に回すことが可能です。また、ITシステムは常にデータを数字として保持するため、判断が自ずと定量的になり客観的根拠や再現性を担保できます。 他にも業務が可視化され分かりやすくなったり、気軽なコミュニケーション促進にも繋がるでしょう。 定量的な判断ができる 業務システムを導入することで、今までは個人の勘や経験に頼っていたファクターを定量的に判断できるようになります。システムを導入すると、さまざまなものを数値として記録・分析できるようになるからです。 定量的な判断ができるメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 客観的根拠があり、再現性が高い 暗黙知を形式知化できる 業務の可視化が促せる 定量化することで、判断に客観的根拠をもたせることができます。数値というデータを元にした判断には説得力があり再現性も高まるため、誰かに判断の有用性を理解してもらうのにも役立ちます。 また、暗黙知を形式知化し伝達を容易にしたり、業務の可視化を促して効率化を図ることもできるでしょう。 業務知識やノウハウを集約できる 業務システムを活用することで、業務知識やノウハウを社内に集約させることができます。従来は業務に関する知識やノウハウが個人に集約されていたことも多く、特定の担当者がいないと業務が回らないような事態もあったかもしれません。 情報を個人ではなく組織に集約させることで、共有知として扱うことができます。直接の担当者でなくともシステムを確認することである程度の業務をこなすことができ、対応の平準化が見込めるでしょう。 また、情報を社内に集約させ活用することで、業務遂行の経験値が目に見える形で蓄積します。集約した膨大な情報は、さまざまな形で業務に役立つことが期待できます。 テレワークに役立つシステム・ツール では次に、テレワークに役立つシステムやツールをいくつかご紹介します。 チャットツール チャットツールを導入すれば、遠く離れた人同士でリアルタイムにコミュニケーションを行うことができます。文章によるやり取りはもちろん、音声通話や映像通話、そしてファイルの送受信といった機能が搭載されているものもあるでしょう。 リモート間でのコミュニケーションは、当然ながら文字や音声といったデータをやり取りしながら行うことになります。すなわち、データ量が少なければ少ないほどリアルタイム性が高まり、多ければ多いほど遅延が発生しやすくなるわけです。 その辺りを鑑み、自社にとってベターなコミュニケート手段を模索することが求められます。 デバイス管理ツール デバイス管理ツールを活用すれば、業務に活用するさまざまな端末を適切に管理することができます。従来業務に使用する端末といえばPCが主流でしたが、今はデスクトップPCがに加えてラップトップやスマホ、タブレットといった形で、多種多様なものが存在します。…

共同編集が可能になる

ドキュメント等のファイルを共有することにより、複数人での共同編集が可能になります。単純に手が増えることによる作業の迅速化に加え、他の面でも効率化が見込めるでしょう。

たとえば、ドキュメントのチェック担当者と共同編集することで、作成と同時に文書の確認を行えます。また、業務に不慣れなメンバーに仕事を教えつつ一緒に書類作成するといったことも可能でしょう。

一般的に、ファイルを共同編集した際には誰がどのような処理をしたか等の履歴を残せます。それにより業務の振り返りがやりやすくなったり、ミスがあった際の責任の所在を明確化することもできます。

業務効率化に繋がる

上記の通り、ファイルを共有することで多角的に業務効率化に繋がるでしょう。業務を効率化することで労働生産性向上に寄与するのは周知の通りです。

ファイルを正しく共有・管理できていない場合、必要なデータを必要な時に参照することができず、それによる弊害が生じてしまいます。顧客との商談中に誤った情報に基づいたプレゼンを行ってしまったり、古いデータを参照して経営判断を行ってしまう等が考えられます。

ファイルを適切に共有・管理することにより、そういった心配は不要になります。また、正しく管理されているファイルはメンテナンスやバックアップのしやすさにも繋がるでしょう。

より便利にファイルを共有・管理するには

より便利にファイルを共有・管理するには

では次に、より便利にファイルを共有・管理する方法について考えてみたいと思います。どのような点に気をつければ、ファイルの共有や管理を効率化できるのでしょうか。

共有の目的を明確化する

まず挙げられるのは、ファイル共有の目的を明確化することです。ファイル共有に難しい操作は不要ですが、それだけに目的もなく気軽に共有してしまう恐れも考えられます。

「ファイルを共有するのは全面的に良いことでは?」という意見もあるかもしれません。ファイルを共有することによるメリットは確かに大きいのですが、過ぎたるは猶及ばざるが如しです。

ファイルを無目的で共有しすぎるデメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。

  • 管理が乱雑になり必要なものが見つかりにくくなる
  • バージョン違いのデータが大量に生じる
  • 情報共有のリアルタイム性が下がる

無秩序にファイル共有を行えばそれだけファイル数が増えることになり、管理が乱雑になります。そうなると必要なものが見つけにくくなったり、情報共有の迅速性低下が懸念されるでしょう。

共有の目的を明確化することで、自ずと「どのファイルを共有すべきか」も定まるわけです。

バージョン管理を行う

バージョン管理を正しく行うことで、最新かつ正確な情報共有に繋がります。バージョン管理とは「(ファイルに対して)誰がいつどのような変更処理を行ったか等の履歴を記録すること」です。

ファイルに対して編集履歴が正しく記録されていれば、さまざまな面で役立ちます。結果に対するプロセスも明確になりますし、ミスがあった場合は責任の所在も明確になるからです。

加えて、一元化されたファイルでバージョン管理を行えば、常に最新のデータを参照可能です。データが複数のファイルに分散されるリスクを減らせるからです。

チームでファイル管理するならSharePointを使う

チームでファイル管理を行う場合は、SharePointを活用するのがおすすめです。Teamsは個人や小規模なやり取りにおけるファイル管理は可能ですが、より大規模なチームでのファイル管理には不向きです。

具体的に、どういった状況であればSharePointの活用を検討すべきでしょうか。一概に論ずるのは難しいですが、たとえば「不特定多数が閲覧可能なファイル管理を行う場合」等が挙げられます。

Teamsでファイル管理を行う場合、原則的にTeamsで繋がっている相手が対象になるでしょう。個人間、または小規模なチームであれば問題ありませんが、大規模なチームで多くのメンバーとやり取りするのは大変です。

そのような場合に、SharePointが役立つわけです。

テレワーク導入における課題やテレワーク導入を成功させるポイントについて解説!
テレワーク導入における課題やテレワーク導入を成功させるポイントについて解説!
テレワークにおける課題とは まずは企業が直面するテレワークにおける課題とはどのようなものがあるかご紹介します。  コミュニケーション課題 テレワークでは、オフィスであれば簡単に行えるコミュニケーションが取りづらいといった課題があります。  直接会って会話をすることができないため、オフィスであればすぐに聞ける質問などもチャットなどを使う必要があり、気軽にコミュニケーションを取ることが難しくなります。  また、要件を伝える際にも、チャットなどを使用して文字で伝える場合、正しいニュアンスが伝わりづらい場合もあります。  その結果、チーム内での情報共有やコミュニケーションが上手く行われず、生産性の低下や社員のモチベーション低下に繋がってしまう恐れがあります。  テレワーク環境の構築やルール決めにおける課題 テレワークを導入する場合、テレワーク環境を整える必要があります。  まずは、PC、Wi-Fi、机、椅子など仕事をする上で必要な物を揃えなければいけません。  既にそういったテレワークに必要な物や環境が整っている方もいればそうでない方もいると思います。  テレワーク環境を整える際に企業がどこまで負担するのかについても決めなければなりません。  また、テレワーク時にweb会議などを行う際はどういったツールを使うのかについてや、どのような形で報連相を行うのかなどのルールについても決める必要があります。  必要に応じては、システムやツールの導入も検討する必要があるでしょう。  テレワーク環境の構築・整備もテレワーク導入における大きな課題の一つです。  セキュリティにおける課題 テレワークでは、社内外から社内システムにアクセスする事が増えるため、情報漏洩のリスクが高まります。  オンライン上でデータのやりとりなどを行う場合は、少なからずセキュリティリスクが伴います。  安全ではない回線で通信を行うことで、通信内容が傍受されてしまったり、アクセスIDやパスワードの漏洩によって情報が流失してしまったりする可能性もあります。  セキュリティ対策はテレワークを行う上で、非常に重要な課題です。  セキュリティ対策に詳しくない場合、セキュリティ対策に詳しいITベンダーに対策を依頼するのも一つの方法でしょう。 業種や職種による課題 テレワークは業種や職種によって導入が難しい場合があります。  製造業、サービス業、建築業、医療・福祉関係などは、現場や対面での接客や作業が必須のためそもそもテレワークを導入することが難しいです。  一方、IT業界などはテレワークを導入しやすい業界です。  しかし、IT業界と言ってもさまざまな職種があります。  エンジニアやデザイナー、事務職などはパソコンがあれば作業ができるので最もテレワークに向いている職種と言えるでしょう。  しかし、営業職などは営業や商談のために出社しなければいけないケースも多く、テレワークを導入するのが難しい場合もあります。  また、エンジニアやデザイナーなどは成果物があるのでテレワークでも仕事の評価をしやすい部分がありますが、営業職の場合、こういった明確な成果物がない場合もあるので評価しづらい点もテレワーク導入が難しい点として挙げられます。  このように業種や職種によっても、テレワークの導入に様々な課題があります。  会社の中でも職種によってテレワークを導入している部署とそうでない部署が出てくることで、社員によっては不公平感を感じて不満が出てくるケースも考えられます。  企業や部署によって、ルールを定め社員に理解を求めることが必要です。  テレワークにおける課題の解決策 ルールの策定と徹底 テレワークではテレワークルールの策定とそれを徹底することが重要です。  テレワークの場合、社員の勤務状況や業務状況を可視化することが難しくなります。  またコミュニケーションロスなどで情報共有が上手くいかなくなるケースもあります。  そういった事前に想定されるリスクを解消するためにルールを決めることが重要です。  例えば、その日の業務内容を可視化するために部署やチームのメンバーでの朝の報告会を実施したり、コミュニケーションロスを無くすために定期的に部下と1 on 1のWEBミーティングを行ったりするなどの対策が有効でしょう。  部署や業種によってどのようなルールをどこまで細かく決めるかなどは変わってくると思います。  テレワークを導入する場合は、事前にしっかりとしたルールを策定し、そのルールに基づいて業務を行うことで、テレワークで起こりうるリスクを解消できるでしょう。 セキュリティルールの徹底と社員教育 テレワークを実施する上でまず懸念されるのが、セキュリティリスクです。  セキュリティリスクとは、情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性のことです。  テレワークで例えば社内サーバーにアクセスする場合、様々な場所からインターネット回線を通してアクセスすることになります。  暗号化されていない通信手段からアクセスした場合などに、通信内容を傍受されてしまう危険性もあります。  安全な通信を行うために社内サーバーにアクセスする場合は、VPNを利用するなどの対策が必要です。  また、社員のセキュリティに関する知識が乏しい場合もリスクになり得ます。  セキュリティリスクを減らすためにも、必要最低限のセキュリティ教育を行うことが大切です。 ペーパーレスや電子印鑑の利用 ペーパーレスや電子印鑑を活用することもテレワークにおいては重要です。  テレワークを導入しても、書類提出や印鑑を押すために結局出社しなければいけないことがあります。  こういった状況にならないためにも、紙の書類でのやりとりをPDFファイルでのやりとりに変更するなどの対策が必要です。  テレワークを実現するためには、それと同時にペーパーレス化や電子印鑑の使用など、企業としてのDX化を進めることも重要です。  テレワークを成功させたい場合は、社内DX化についても見直してみることをおすすめします。 テレワーク助成金の活用 テレワークを導入する際には、厚生労働省や経済産業省などのテレワーク助成金制度を利用できる場合があります。  これは、テレワーク環境の構築やセキュリティ対策のためにかかる費用に対して、国が助成金として補助してくれるものです。  近年テレワークの導入が推奨されており、こういった助成金制度が存在します。  テレワークを導入する際には、是非助成金の活用をご検討してみて下さい。 テレワークを成功させるマネジメント方法 スケジュール管理(タスクの見える化) テレワークではどうしても社員の業務状況が見えづらくなります。  社員のタスクをしっかりと見える化して、スケジュールを管理することがテレワークでは重要です。  例えば、朝の報告でその日の一日のスケジュールを共有したり、カレンダーツールでその日のスケジュールを部署内で共有したりといった方法があります。  このように、テレワーク時には普段よりも細かく社員のスケジュールを管理することが必要です。  また、スケジュール管理はどんな作業をしているかを見ることも大事ですが、その一方でタスクを抱えすぎて長時間労働になっていないかなども見る必要があります。  テレワークは基本的に家で作業を行うので、オンオフの切り替えがしづらく、結果的に長時間労働になってしまうというケースも考えられます。  その場合、社員のモチベーション低下などに繋がってしまうこともあります。  社員のスケジュールを適切に管理することで、社員がサボったり働きすぎたりといったことを回避する事ができるでしょう。…

SharePointとは

では続いて、SharePointについて解説します。SharePointを導入することで、何ができるようになるのでしょうか。

チームサイト内のコンテンツを管理するソフト

SharePointは、チームサイト内のコンテンツを管理するためのソフトです。Teamsでチームを作成した際のファイル管理には自動的にSharePointが使われるため、意図せずともTeamsとの連携が確立されます。

Teamsで個人のファイル管理を行う場合はOneDriveを使うのが一般的ですが、チーム全体のファイル管理を行う場合はSharePointが使われることが多いでしょう。また、TeamsとSharePointの連携はファイルの管理だけでなく、さまざまな情報をTeams側で表示させることもできます。

ポータルサイトの作成も可能

SharePointを活用することで、社内ポータルを簡単に作成できます。社内ポータルを作ることで社内のコミュニケーションを活性化したり、情報共有の効率化が見込めるでしょう。

社内ポータルのメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。

  • 情報が集約され一元的に管理できる
  • マニュアルやFAQのような役割を果たす
  • ワークフロー等も作成できる

社内ポータルを構築し活用を促すことで、そこに情報が集まりやすくなります。集まった情報は一元的に管理されるため「困った時はポータルを見れば解決する」といった文化を育みやすくなるでしょう。

加えて、ポータルに申請等のワークフローを構築することもできます。ポータルからさまざまなワークフローを行えるようになれば、業務効率化に繋がります。

組織の情報共有を効率化できる

SharePointを上手く活用できれば、組織の情報共有を効率化できます。Teamsからチームサイトを作ることでSharePointと連携しファイル共有しやすくなりますし、社内ポータルを構築することで上記のメリットを得られるからです。

情報共有が効率化されればされるほど、組織全体の業務遂行力がアップするでしょう。確かな情報に基づいて経営判断を行ったり顧客と折衝したり、新商品の企画やキャンペーン等を行いやすくなります。

加えて「分からないことがあればここを見ればいい」という文化を形成できれば、従業員の教育コスト低減等も期待できます。情報化社会においては「必要な情報を必要な時に瞬時に取得できるかどうか」が命運を分ける要素にもなるかもしれません。

SharePointで社内掲示板を作れば情報共有が効率化される。そのための方法を解説
SharePointで社内掲示板を作れば情報共有が効率化される。そのための方法を解説
SharePointとは SharePointとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、SharePointについて解説します。 Microsoft社がリリースしている企業向け情報共有のためのサービス SharePointとは、Microsoft社からリリースされている企業向け情報共有サービスです。 MicrosoftはWindowsやOfficeの開発元であり、最近ではChatGPTを手掛けているOpenAI社とパートナーシップを構築していることでも知られています。 SharePointを活用することで、インターネットを通して必要なファイルにいつでもアクセスが可能です。情報は強固なセキュリティによって保護されているため、書類を持ち出して漏洩させてしまうリスクを下げることもできます。 Microsoft365に加入すれば利用できる SharePointを利用するには、Microsoft365への加入が必要です。Microsoft365はMicrosoft社から提供されているサブスクリプションプランであり、加入することでビジネス面におけるさまざまなメリットが得られます。 具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 WordやExcelといった高機能アプリの利用 大容量クラウドストレージやメールボックス 高度なセキュリティ WordやExcelといった標準アプリを業務に利用している企業も多いのではないでしょうか。Microsoft365に加入することで、オンラインだけでなくオフラインでもこれらのアプリを利用できるようになります。 また、大容量ストレージを活用することで、さまざまなデータやファイルをクラウドに保存可能です。クラウドは高度なセキュリティによって保護されているため、情報漏洩等のリスクも下げられます。 単一的な要素ではなく、ビジネス全体を包括的にサポートしてくれるのがMicrosoft365の特徴と言えるでしょう。複数のプランが用意されているため、自身に合ったものを選べるのも利点です。 社内掲示板を設置するメリット 情報共有手法の一つとして、社内掲示板の設置が挙げられます。社内掲示板を設置することで、どのような利点があるのでしょうか。 社内の情報共有が活発化する 社内掲示板を設置することで、情報共有の活発化が期待できます。 必要な情報を掲示板に記載するだけで社内全体に情報を届けることができ、閲覧する側も好きなタイミングで取得できるからです。 集まった情報を整理すればFAQやマニュアルの代わりにもなり、従業員の教育にも役立つでしょう。「困った時はまず掲示板を確認しよう」といった文化が形成されれば教育リソースの削減と同時に、問題解決のスピード向上が見込めます。 オープンなコミュニケーションが可能 社内掲示板を設置すれば、従業員同士でオープンなコミュニケーションが可能になります。書き込んだ内容は基本的に誰でも閲覧でき、多くの場合コメントを書くこともできます。 それらのやり取りは全てオープンになるため、結果だけでなく過程を追えるのも社内掲示板の特徴と言えるでしょう。結論のみに終始するのではなく「何故こうなったか」を見ることで、異なる軸から別のアイデアが生まれることもあるかもしれません。 もちろん、オープンなコミュニケーションによる知財およびノウハウの蓄積も見込めます。 申請書等を一括管理できる 社内掲示板を設置することで、申請書等の一括管理も可能です。さまざまな申請書をデジタル化している企業も多いかと思いますが、置き場所等が分散されているといざという時に探しづらいものです。 SharePointで社内ポータルを作成し一括管理すれば、申請書が必要な際にアクセスする場所が明確になります。そちらに申請書の書き方やFAQ、提出先等を合わせて記載することで、申請業務の効率化にも繋がるでしょう。 SharePointを使って掲示板を作成する方法 社内掲示板のメリットは上述の通りですが、ではどのように設置すればいいのでしょうか。続いて、SharePointを使って掲示板を作成する方法について解説します。 ベーシックな掲示板の作成 SharePointを使ってベーシックな掲示板を作成するには、まずホーム画面からサイトに進みます。サイトから新規→アプリとクリックし、その中にある「ディスカッション掲示板」というボタンをクリックしましょう。 するとダイアログが表示されるため、掲示板の名前を入力します。掲示板の名前は、なるべく一目見ただけでテーマが分かるものが望ましいでしょう。 以上で、SharePointを使ったベーシックな掲示板の作成は完了です。誰でも簡単な操作で作成できるのがSharePointの利点です。 オプションの追加 作成した掲示板にオプションを追加することで、より便利に活用できます。追加できるオプションにはさまざまなものがありますが、ここでは「いいね機能」の追加の仕方を解説します。 まずは、サイトコンテンツの中からいいね機能を追加したいコンテンツを選択します。すると「リスト」というボタンが表示されるためそちらをクリックし、続けて「リストの設定」をクリックします。 表示された画面から「評価の設定」をクリックし、評価の設定を「はい」→有効にするエクスペリエンスに「いいね」を設定します。これで、指定したコンテンツに対して「いいね機能」が追加されました。 ルールの策定および運用 社内掲示板の作成が完了したら、ルールを策定し運用します。どのようなルールを設けるべきかはケースバイケースですが、一例として下記のようなものが挙げられるでしょう。 投稿ポリシー オプションの扱い 投稿頻度 閲覧者を不快にさせる投稿が問題なのはもちろんですが、テーマにそぐわない投稿も制限した方が無難です。また、先程ご紹介した「いいね機能」に対し、いいねを沢山集めた投稿をどう扱うか等を策定しても良いかもしれません。 そして、社内掲示板の活用を促進させる意味で投稿頻度を決めるのも手です。長い時間投稿されず、情報が蓄積されない場所を閲覧する意味はあまりないからです。 掲示板作成にSharePointを使う利点 SharePointを使って掲示板を作成する方法は分かりましたが、なぜ掲示板作成にSharePointを使うべきなのでしょうか。次は掲示板の作成にSharePointを使う利点について解説します。 簡単にポータルサイトを作成できる SharePointを使うことで、簡単に社内ポータルサイトを作成できます。社内ポータルサイトとは社内の情報が一元的にまとめられている場所であり、構築すれば情報共有の効率化が見込めるのが特徴です。 既にマニュアルやワークフローの概要、申請書等をデジタル化している企業も多いでしょう。ただそれらを分散的に管理している場合、必要に応じて見るべき箇所が異なり、業務効率を阻害してしまっているかもしれません。 社内ポータルを作成し情報を一元化することで「困った時はここを見ればいい」等の分かりやすいソリューションを提示できます。それにより、多くの面で業務を効率化できるわけです。 他Microsoftアプリとの相性が良い SharePointはMicrosoft社からリリースされているアプリなので、他Microsoft製品との相性が良いのもメリットです。業務にMicrosoft製のアプリを使っているケースも多いかと思いますので、両者の連携性が高いにこしたことはないでしょう。 SharePointと連携が考えられるアプリとしては、Teamsが挙げられます。Teamsから直接SharePointで作成したポータルに飛ぶことができれば、ポータルの閲覧や利用を促せるでしょう。 ポータルや掲示板閲覧のために別アプリを開くのは、人によっては手間に感じるからです。 セキュリティが強固 SharePointを使うにはMicrosoft365に加入する必要がありますが、それによるセキュリティの高さもメリットです。社内掲示板を設置するだけならSharePointを使わなくとも可能ですが、その場合は自前でセキュリティを構築する必要があるかもしれません。 社内からのみアクセスできるようにすれば少なくとも外部からの侵入は防げますが、利便性は下がってしまうでしょう。逆に掲示板が置かれている社内サーバーに外部からのアクセスを許可すると利便性は上がるものの、セキュリティリスクが生じるかもしれません。 Microsoft365に加入することで、強固なセキュリティを保ちつつ利便性を確保できるわけです。もちろん、自社側で適切なアクセス管理やバックアップを行うことも大事なので怠らないようにしましょう。 社内掲示板をより上手く活用するには 社内掲示板を設置することでさまざまなメリットがありますが、使い方には注意が必要かもしれません。続いて、社内掲示板をより上手く活用する方法について解説します。 適切なルールを定める まず挙げられるのは、適切なルールを定めるという点です。社内掲示板を作って設置するだけで上手くいく場合もあるかもしれませんが、基本的にルールを定めた方が適切な活用に繋がるでしょう。 具体的には、下記のようなものが考えられます。 誹謗中傷や業務に関係ない投稿の禁止 管理方法や責任の所在 セキュリティ 誹謗中傷は論外ですが、業務に関係のない投稿も制限した方がいいかもしれません。社内掲示板はその情報を必要としている人に閲覧されてこそ価値があるものなので、可能な限り価値のある情報を集約させる必要があるからです。 また「誰がどのように管理するのか」「トラブルが起きた際の責任の所在はどうするか」をあらかじめ決めることで、問題解決のスピードが向上します。そして、セキュリティ面に気を配ることで掲示板からの情報流出等を防げるでしょう。 通知機能等を上手く使う 社内掲示板を上手く活用するには、通知機能等のオプションを利用するのも一つの方法です。特定の書き込みに対して新しいコメントがついた際に通知されるよう設定しておけば、気になるトピックの情報をいち早く確認できるでしょう。 また、全社的な連絡がある場合は規定の書き込みを行い全従業員に一斉に通知することで、情報共有を行き渡らせることができます。…

ファイル管理を行う際の注意点

ファイル管理を行う際の注意点

では次に、ファイル管理を行う際の一般的な注意点について解説します。ファイル管理を行う際は、トラブル等を避けるためにも下記を意識しましょう。

なるべく一元化する

ファイル管理は、なるべく一元化することをおすすめします。ファイルが分散されて管理されている場合は必要なものを見つけるのに手間がかかってしまうのに加え、情報の精度低下が懸念されるからです。

ファイルが分散管理されている場合、同じファイルに対して色んな人が手を加えた複数のバージョンが混濁することが予想されます。そうなると各ファイルにはデータや情報の抜けが生じることになり、どれを見たら必要な情報が記載されているかも不明確になってしまうでしょう。

ファイルを一元管理することで、そこに記載されている情報の正確性が向上します。もちろん、バックアップやメンテナンスの面でも有利でしょう。

編集履歴を残しておく

編集履歴を残しておくことで、ファイル管理を効率化できます。編集履歴は「誰がいつ(ファイルに対して)どのような変更を行ったかの記録」であり、編集履歴を残すことでさまざまな利点が得られるでしょう。

具体的なものとしては、下記が挙げられます。

  • 責任の所在が明確になる
  • 情報の正確性が担保できる
  • ロールバックが可能になる

編集履歴を残すことで、ミスがあった時の責任の所在が明確になります。誰が誤った処理を行ったかを後から確認できるからです。

責任の所在が明確になることおよび情報が一元的に管理されることで、情報の正確性を担保しやすくもなるでしょう。また、ファイルを以前のバージョンに戻すロールバック処理を行えるのもメリットです。

権限を設定する

アップロードしたファイルには、適切な権限を設定することをおすすめします。権限を設定しないと、誰でも閲覧可能になるからです。

メンバー全員に向けたファイルならそれでも問題ないかもしれませんが、一部のメンバーに向けたものを全体公開するのは望ましくありません。

必要な人に必要なだけの権限を付与することで、セキュリティを確保し情報漏洩を防げます。

まとめ

Teamsで大規模なファイル管理を行う場合は、SharePointの活用がおすすめです。TeamsおよびSharePointの特徴を理解し、適切なファイル管理を行いましょう。

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June 10, 2024

SharePointとは?SharePointの機能や使い方を徹底解説!
SharePointとは?  SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。  SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。  どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。  また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。  部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。  そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること  SharePointでできることについてご紹介します。 ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。  作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。  チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。  ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。  チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。  ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。  ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。  マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。  SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。  ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。  例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。  このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。  ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。  モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。  SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。  これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。  SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。  マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。  例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。  他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。  このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。  万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。  また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。  ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。  SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。  バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。  バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。  例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。  これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。  要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。  もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。  バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。  SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。  […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

Microsoft Dynamics 365とは?その概要を分かりやすく徹底解説!
Dynamics 365とは? Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。  Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。  Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。  Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。  Dynamics 365の強みや導入メリット? Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。 同じ Microsoft 製品ですので 、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。 これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。 豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。 その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。 世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。 大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。 自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。 その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。 多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。 しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。 自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]
Business Efficiency

June 11, 2024

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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