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Business Efficiency

May 13, 2024

インターネット上にある表からデータを取得しTeamsに通知を送る～第1回　通知フロー作成編～
こんなお悩みはございませんか？ インターネット上に更新される情報を毎回手動でExcelシートに入力している 更新された情報を毎回確認し、手動で社内に通知している 更新作業を忘れていて、後から慌てて対応したことがある 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを利用すれば、 インターネット上に更新された情報をSharePointリストに登録することでスケジュールから、自動でリマインドすることが出来ます。 SharePoint上に通知する内容と日程を記録したExcelを配置し、日時が一致している場合にTeamsに通知することで自動で通知を送ることが可能です。 日々、確認して通知するといった単縦だけど積み重ねると時間がかかってしまう作業も自動化できるので業務効率化につながります。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 1.目的と使用例 弊社では普段の業務とは別に、社内DXとして組織全体の業務効率化に取り組んでいます。 今回はその取り組みのうちの一つであるPowerAutomateを使用した「インターネット上にある表からデータを取得しTeamsに通知を送る」機能をご紹介したいと思います。 弊社では、毎月ある抽選の抽選日のTeamsへの通知や、毎週ある掃除当番の通知、月末の交通費申請の通知などでこの機能を活用しています。 ​ 2.完成図 フローの完成図になります。 3.フロー作成 3-1.SharePointリスト作成 SharePointリストを作成して、「抽選申込開始日」の前日にアナウンスするようなフローを作成していきます。 3-2.スケジュール済みクラウドフロー PowerAutomateホームから「作成」を押下して、「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。 3-3.フロー名を入力 フロー名と各設定を選択して、「作成」を押下します。 ここでは、繰り返し間隔を1週間、前日に通知を送るフローのため設定曜日を日、月、火、水、木に設定しています。 3-4.トリガーを設定 申込開始が平日のみのため金曜日、土曜日以外の朝10時に実行するようにします。 タイムゾーンは日本時間(UTC+09:00)に合わせます。 設定時刻（時間）はドロップダウンから10を選択します。 設定時刻（分）は0と入力します。 3-5.複数の項目の取得 新しいステップから「複数の項目の取得」を選択します。 サイトのアドレスにドロップダウンから「3-1.SharePointリスト作成」で作成したリストが存在するサイトを選択します。 リスト名にドロップダウンから「3-1.SharePointリスト作成」で作成したリスト名を選択します。 3-6.フィルタークエリ 「3-5.複数の項目の取得」の「詳細オプションを表示する」を押下して、フィルタークエリにsubstringof(‘addDays(utcNow(),1,’MM/dd’)’,StartDate)と入力します。 動的なコンテンツから式を選択して、fxにaddDays(utcNow(),1,’MM/dd’)を入力後OKを押下します。 フィルタークエリを設定することで、「3-1.SharePointリスト作成」で作成した対象月の抽選申込前日に絞り込むことができます。 3-7.チャネルへのリンクを取得 Teamsから投稿したいチャネルを選択して、三点リーダーから「チャネルへのリンクを取得」を押下します。 その後、URLが表示されるのでコピーします。 3-8.チャネルID 新しいステップからデータ操作を入力して、「作成」を選択します。 入力欄に「3-7.チャネルへのリンクを取得」でコピーしたチャネルへのリンクを貼り付けます。 URLのChannel/の右の数字からthread.skype以外の部分を削除します。 (例)　51%3A6dexay5492h24a9ckdc7a2dcb6005224%40thread.skype ＊ここでは、作成のアクションを複数使うため、アクション名をチャネルIDに変更しています。 3-9.チームID 新しいステップから先ほどと同様に、データ操作を入力して、「作成」を選択します。 入力欄に「3-7.チャネルへのリンクを取得」でコピーしたチャネルへのリンクを貼り付けます。 URLのgroupId=の右から&tenantId=の左まで以外の部分を削除します。 (例) fc17dba\c4-de57-4x8j-99ek-a7hu8i475003 ＊ここでは、作成のアクションを複数使うため、アクション名をチームIDに変更しています。 […]
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May 13, 2024

Copilotって結局なに？Copilotと名前がつくさまざまなサービスの違いと使い方をご紹介 
    Copilotを活用したサービスそれぞれの違いを理解し、適材適所に使い分ける事で、日々の業務フローを効率化する事ができます。 この記事ではBing chat・Bing Chat Enterprise・Copilot・Copilot for365・Copilot Studioそれぞれの違いと使いどころを説明致します。  Bing chat・Bing Chat Enterprise とcopilotの関係と安全性について Microsoft は2023年11月15日から開催されている Microsoft Igniteにて、【Bing Chat】 と【Bing Chat Enterprise】 を【Copilot】に名称変更すると発表しました。  つまりBing Chat・Bing Chat Enterpriseは過去の呼び名で現在の呼び名が【Copilot】であると言えます　　(下記よりCopilotと表記)  CopilotはOpenAI の大規模言語モデルである GPT-4 や DALL-E3 を利用する生成 AI チャットですがCopilot はチャット履歴が保存されます。また保存された履歴は他のユーザーに「おすすめ」として表示される場合があります。  このようにチャット内容が再利用されるため、Copilotのチャットで「新商品のキャンペーン企画」といった社外秘にするべき情報を取り扱った場合、それが外部に流出する可能性（危険性）があります。  このような危険性は、Copilotだけでなく ChatGPT でも同様です  【Copilot】と【Copilot for 365】の違い  CopilotとCopilot for 365はどちらも同じ大規模言語モデル（GPT-4）を利用していますが、大きな違いがあります。  Copilot for 365 は組織の Microsoft 365 テナント内で提供されるサービスです。そのため Microsoft 365 Copilot で利用される大規模言語モデルは Microsoft Graph […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃powerautomate ＃Teams ＃ローコードツール ＃ワークフロー ＃自動化
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April 1, 2024

SharePoint Onlineの導入でファイル管理を効率化、情報共有をスムーズに
在宅ワークが普及する中、組織でのMicrosoft Teamsの導入が増加したことによって、SharePointを使用する機会も多くなっています。SharePointでは組織内のユーザー同士がファイルの共有や共同編集ができて、効率的に作業が行えます。 SharePointの主要な機能としては、ファイル管理やポータルサイト作成、共同編集機能などがありますが、そのなかでも、この記事では、SharePoint Onlineの機能の一つであるファイル管理について詳しく解説します。 SharePoint Onlineとは SharePoint Onlineは、組織の中でドキュメントの管理や情報共有をスムーズにして、生産性や組織内のコミュニケーションを高めるプラットホームです。SharePoint Onlineは、Microsoft365やOffice365で提供されるアプリケーションのTeamsに含まれており、SharePointを使用することで情報共有ができるチームサイト（ポータルサイト）の作成やコンテンツの管理、共同編集、ワークフロー、シンプルなアンケート機能、ファイルのバージョン管理などが行えます。操作はパソコン・スマートフォン、どのデバイスからでも行うことができ、タスクをスムーズに進めることが可能になります。 ○SharePoint Onlineの関連記事はこちらでご覧いただけます Microsoft Teamsとは Microsoft Teamsとは、SharePointやExchange Online、OneDriveを統合したアプリケーションの一つで、Microsoft365・Office365によって提供されているサービスです。 Teamsでは、組織内でのチームやグループ単位でのチャットやファイルの共有・管理、ビデオ会議などのコミュニケーションが効率的に行えます。クラウド上に保存・管理されたデータを、さまざまなデバイスからいつでもどこからでもアクセスできます。 ◯Teamsに関する記事はこちらでご覧いただけます SharePoint Onlineの機能・特徴 SharePoint Onlineの機能や特徴は、まずファイルの共有・共同編集が簡単にできること、そして効率的なファイル管理機能です。 どのデバイスからでも簡単にアクセスができて、いつでもどこからでも、すぐに作業ができるのもSharePointの特徴といえます。ここでは、機能や特徴についてくわしく解説します。　 チームサイトでの情報共有・共同編集 SharePoint Onlineの機能で便利なのが、チームサイトで情報を共有して共同編集ができることです。今までのファイル共有では、メールに添付されたファイルをダウンロードして編集し、再度メールにファイルを添付して送信するといった作業が必要でした。 しかし、SharePoint Onlineの共同編集機能によって、他のユーザーと同じファイルをリアルタイムで編集できます。 リアルタイム編集のメリットは、他のユーザーがどこを編集しているかがわかって、すぐに確認できることです。編集後はクラウド上に自動保存されるので、上書き保存を忘れるといったミスもなくせます。 ○社内情報共有に関する記事はこちらからご覧いただけます。 ワークフロー機能 SharePoint Onlineでは、ユーザーグループ内での署名やフィードバック、ドキュメントの承認などの、さまざまな回覧のワークフローのタスクを自動的に実行できます。あらかじめワークフローの種類やオプションを選択してドキュメントライブラリに追加しておくと、プロセスに従って行われます。ワークフロー機能を使うことで、煩わしい印鑑を押す作業も不要になります。 ただしSharePointのワークフローは、2023年4月以降非推奨となり、2024年4月2日には新しいテナントは無効となります。2026年4月2日には完全に廃止されます。 ○ワークフローに関連する記事はこちらからご覧いただけます 大容量のストレージ SharePoint Onlineの容量は1TBに契約ユーザー数×10GBを追加した容量となっています。総容量は1TB＋（契約ユーザー数×10GB）です。残りの容量は、SharePoint Onlineのサイト設定または管理センターから確認できます。 容量の上限を超えると制限がかかってしまいます。上限を超える前にお知らせするアラート機能もあるので、必要に応じて設定しておきましょう。個人で容量を追加する場合は、1人あたりの容量を追加で購入または、無制限のクラウドストレージプランの追加が可能です。 モバイルアプリでのアクセスが可能 SharePoint Onlineは、さまざまなデバイスからの利用が可能です。使う場所が限定されることなく、電車などでの移動中でも、出先から急ぎのデータ入力が必要なとき、資料を確認するときであっても簡単にアクセスができます。状況や場所に関係なく、いつでも必要なときにすぐ作業ができるので、仕事がスムーズに進められます。 効率的なファイル管理 SharePoint Onlineのドキュメントライブラリでは、効率的なファイル管理が行えます。ドキュメントライブラリ内で、個々のユーザーだけではなくグループ単位でのアクセス権限の付与が可能です。 ビュー機能では、ビューを作成することによってファイルが見つけやすくなり、目的別にタグ付けした必要な数の分類項目を追加して階層分けができます。 また、バージョン管理機能では、自動的に上書きを行ったファイルが保存されます。バージョン履歴から、過去のバージョンを復元することも可能です。 ○「SharePointの機能と活用メリットのご紹介」のお役立ち資料がダウンロードできます SharePoint Onlineでの効率的なファイル管理方法 SharePoint Onlineでのファイル管理方法をさらにくわしく見ていきます。チームでドキュメントライブラリを共有すると、ファイルの量はどんどん増えていきます。その中から必要な書類を見つけ出すことは、フォルダーを作成した本人ですら難しいかもしれません。ライブラリ内でのファイルをどのように整理して管理するかは、チームメンバーがどのような方法で抽出したいかによって異なります。SharePoint Onlineでは次のような方法でファイルを整理することができます。 フォルダーの分類 […]
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April 1, 2024

SharePointで情報共有を効率化するには？SharePointできることを丁寧に解説
SharePointを活用することで、情報共有を効率化できます。この記事では、SharePointの概要やメリット、SharePointで何ができるのかについて解説します。 SharePointとはどのようなサービスか SharePointとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、SharePointの概要について解説します。 チームでの情報共有を効率化する SharePointを活用することで、チーム内の情報共有を効率化できるでしょう。オンラインで業務を行う場合は情報共有のスムーズさが重要になりますが、SharePointによってその点を改善できるわけです。 情報共有ツールにはさまざまなものがありますが、何故SharePointなのでしょうか。詳しくは後述しますが、主にチームにおける情報共有に優れていること、そして他のMicrosoft製品と連携しやすいこと等が利点として挙げられます。 Microsoft365に加入すれば使える SharePointを利用する方法としては、Microsoft365への加入が一般的です。Microsoft365は、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社が運営しているサブスクリプションサービスです。 Microsoft365に加入することでWordやExcelといったオフィスアプリの他、コミュニケーションのためのTeamsやクラウドストレージ等を利用できます。SharePointだけでなくMicrosoft製品全般を活用したい場合は、Microsoft365への加入をおすすめします。 SharePoint単体で契約することも可能ですが、安価な分Microsoft365ほど包括的な利用はできません。具体的には、独自の法人メールの利用やセキュリティ面等が挙げられます。 OneDriveとの違い OneDriveは、Microsoftが運営しているクラウドストレージサービスです。クラウドストレージを使うことでオンライン上での情報共有に役立ちますが、ではOneDriveのような一般的なクラウドストレージとSharePointはどのように異なるのでしょうか。 まず挙げられるのは、個人利用か組織利用かという点です。OneDriveのような一般的なクラウドストレージは原則的に個人で利用する前提で作られているため、情報共有を行う場合も「個人と個人」という想定になります。 対して、SharePointのようなチーム向け情報共有ツールはまず組織があり、その構成員としての個人が存在するといった前提で作られています。そのため、組織内におけるさまざまな形の情報共有が想定されており、それに沿った機能が搭載されているわけです。 具体的には、次項で解説します。 SharePointを導入すれば何ができる？ では次に、SharePointを使ってできることをご紹介します。SharePointには数多くの機能が搭載されていますが、組織における情報共有を行う場合は下記のようなものがメインになるでしょう。 社内ポータルの作成 まず挙げられるのは、社内ポータルの作成です。社内ポータルとは、企業のさまざまな情報やアプリ・ツールにアクセスするための玄関口となるサイトです。 適切な社内ポータルが構築されていれば、社内のあらゆる情報や処理がそこにまとまっているため、閲覧者は必要なものを分かりやすく得られるわけです。社内ポータルの作り方にはさまざまなものがありますが、SharePointを活用すれば簡単に構築が可能です。 その他の利点として、社内ポータルにアップされている情報やファイルの管理もSharePointで行える点が挙げられるでしょう。 ファイルの共同編集 SharePointを導入すれば、ファイルの共同編集が可能です。ファイルを複数人で共同編集すれば単純に手が増える分、製作スピードを上げられます。 また、チェック担当者と共同編集を行うことで、製作とチェックを同時に行うことができます。あるいは、チェック担当者が不在でも複数人の目が入ることによるケアレスミスの緩和が見込めるでしょう。 どのような場合でも必ず共同編集した方がいいというわけではありませんが、利点が多いのは確かです。 ドキュメントの管理 SharePointを導入すれば、ドキュメントの管理が効率化されます。SharePointに集約されたドキュメントを適切に分類しておけば、必要な情報を取得しやすくなるでしょう。 SharePointでは、どのような形でドキュメントの管理を行うのでしょうか。フォルダを作り関連項目をその中に入れるのは一般的なファイル管理と同様ですが、それとは別にタグやコメントを付加することができます。 場合によっては、目的のファイルを探すために何層ものフォルダを行き来する必要があるかもしれません。そのような際にフォルダとは別のタグ付けをしておけば、スムーズに目的のファイルに辿り着けるわけです。 また、SharePointにはバージョン管理機能が搭載されているため、ファイルのアップデート履歴を確認したりロールバックを行うことも可能です。 ワークフローの構築・実行 SharePointを活用すれば、ワークフローの構築や実行ができます。SharePointで構築できるワークフローの一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 承認ワークフローを構築することにより、一般的な承認フローをSharePoint上で行うことができます。また、フィードバックの収集が必要な場合においてもSharePointでフローの作成が可能です。 加えて、SharePointではタスクを三段階（アクティブ・レビューの準備・完了）に分けて管理することができます。これらの機能を上手く活用すれば、既存業務の効率化に役立つでしょう。 情報の検索 SharePointには、管理しているドキュメント内の情報を検索する機能が搭載されています。ユーザーは調べたいワードを検索ウインドウに入力することで、該当する検索結果を得ることができます。 一般的な検索機能と同じくさまざまな形式で絞り込むこともできるため、目的に沿ったものを見つけやすくなるでしょう。 Teamsとの連携 SharePointは、他アプリとの連携に強いのも特徴です。同じMicrosoft製品と連携させるケースが多いかと思いますが、Teamsもその一つに挙げられます。 Teamsは、Microsoftからリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを使えば遠く離れた人同士でも、チャットや通話を通してリアルタイムに情報をやり取りすることが可能です。 TeamsとSharePointを連携させれば、主にファイル管理の面で利点があります。Teamsにおける基本的なクラウドストレージはOneDriveを使うことが多いですが、それをSharePointに切り替えられるわけです。 その利点は、冒頭でお話した通りです。 SharePointのメリット では次に、SharePointのメリットをいくつかご紹介します。 他製品との連携が可能 まず挙げられるのは、他製品との連携が可能な点です。SharePointは単体で契約することもできますが、Microsoft365というサブスクリプションプランに加入して利用するのが一般的です。 Microsoft365に加入すると、他にもさまざまなMicrosoftアプリを使えるようになります。文書作成のためのWordや表計算のExcel、リモートコミュニケーションのためのTeams等が一例として挙げられるでしょう。 SharePointと他のアプリを連携させることでそれぞれの機能を拡張し、より便利な活用が可能になります。 セキュリティに強い SharePointの利点として、セキュリティに強い点も挙げられます。オンラインで業務を遂行する機会も増えたかと思われますが、その際に重要な懸念として考えられるのがセキュリティの強固さです。 セキュリティリスクを抱えたままオンラインで情報のやり取りをしてしまうと、悪意のある第三者に盗み見られる可能性があります。また、システムに侵入され機密情報が漏洩してしまうと、企業の信頼性が毀損されてしまう恐れもあるでしょう。 SharePoint（Microsoft365）を活用すれば、データの輸送時には最高クラスの暗号化を行い情報を保護することができます。また保存時にはさまざまな階層に分けてセキュリティが確保されているため、安心してデータを預けられるわけです。 場所やデバイスを問わず利用できる 場所やデバイスを問わず利用できるのも、SharePointのメリットです。SharePointはクラウド上で動作するアプリなので、インターネットにさえ繋がっていれば場所を問わず利用可能です。 現代はワークスタイルが多様化し、さまざまな人がさまざまな場所で働くようになりました。それを可能にしたのがインターネットやモバイルデバイスの存在であり、それらを駆使したクラウド技術の確立です。 […]
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April 5, 2024

Power Automateで簡単にSharePointデータのバックアップを自動化！
こんなお悩みはございませんか？ バックアップを毎回手動で行っていて時間がかかる 低コストでマルウェアやウイルス攻撃によるリスク対策を叶えたい ユーザーの誤操作によるデータ消去のリスクがある 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを利用して、 SharePointのデータを自動で定期的にバックアップすることができます。 定期的なデータバックアップを行っていれば、万が一データの消失や破損が起こっても、すぐに復元可能です。業務を途切れずに継続させることができるため、事業の損害や顧客からの信頼の損失を最小限にとどめられるでしょう。 また、自動バックアップを設定することで、作業量が削減され、業務の効率を上げることもできます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 作成するフローの全体図 これから作成するフローの全体図です。 ​ SharePoint Onlineでサイトを作成 バックアップ用のSharePoint Onlineのサイトの作成をします。 「＋サイトの作成」を押下します。 次に「チームサイト」を選択してください。 テンプレートを選択 任意のテンプレートを選択してください。 こちらでは「標準チーム」を選択します。 次に「テンプレートを使用」を押下します。 サイト名とグループメールアドレス作成 「サイト名」を入力します。 次に「グループメールアドレス」を入力して、「次へ」を押下します。 言語の設定とメンバーの追加 「言語の選択」から日本語を選び、サイトの作成を押下します。 「メンバーの追加」でご自身のアカウントを入力して、「完了」を押下します。 サイトの作成が完了 以上の手順でバックアップが作成完了です。 Power Automateでフローの選択 Power Automateを開きます。 左サイドバーから「作成」を選びます。 一定の期間ごとにバックアップを取りたいので、「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。 スケジュール済みクラウドフローを構築する 「フロー名」と「開始日」、「時間」、「繰り返し間隔」を設定して「作成」を押下します。 今回はテストのため、繰り返し間隔を1分に設定します。 フォルダーの一覧 バックアップ先に同じ名前のフォルダーやファイルがある場合に、保存が上手くいかない事があります。​ 前段階として、アクションの追加から「SharePoint」と入力して、「フォルダーの一覧」を選択します。​ ファイル識別子を右のフォルダーアイコンから「Shared Documents」を選択します。​ アレイのフィルター処理 アクションの追加から「データ操作」を入力して、「アレイのフィルター処理」を選択します。 差出人に動的なコンテンツ「body」を選択し、値の選択に動的なコンテンツ「Name」を選択し、ドロッ プダウンから「次の値に等しくない」を選択して、値の選択に「Forms」と入力します。 SharePointにHTTP要求を送信 アクションの追加から「SharePoint」と入力して、「SharePointにHTTP要求を送信します」を選択します。 サイトのアドレスはバックアップ環境のURLを選択し、方法に「DELETE」を選択して、URIにはバックアップ環境のフォルダーパスを入力します。 パスは動的なコンテンツ、アレイのフィルター処理から「Path」を選択します。 […]
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April 5, 2024

「Microsoft 365 Copilot」取り扱いのお知らせ
Microsoft Copilotとは Copilot概要 CopilotとはOpenAIの「Chat-GPT4」を活用し、 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams などで 文章作成やコーディング、デザイン、レイアウトなどをAIがサポートしてくれるサービスです。 Copilotとは？ Copilotとは、GitHubとOpenAIが共同でOpenAI Codexを利用して開発したA駆動のコード補完ツールで、Visual Studio Codeなどの一部の統合開発環境（IDE）で利用されています。 コードの文脈に応じて、関数や変数の名前、コメントやドキュメンテーションなどを自動的に生成したり、提案したりします。また、様々な言語やフレームワークに対応しており、プログラミングの経験やスキルに関係なく、開発者の生産性を向上が期待されます。 つまり Microsoft 365 Copilotは、Microsoft Graphと連携し、ユーザーの作業内容や傾向に基づいた最適な提案を行なってくれるので、作業効率もUPします！ Microsoft Copilotの5つの特長 特徴 特徴詳細 Microsoft 365製品に組み込まれるので簡単に呼び出せる ビジネスで頻繁に利用される、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリに組み込まれた形で提供されます。 例えば、Wordで作成した文章の校正や要約、Excelで入力したデータを基にした表作成、関数の提案などができます。 他にもPowerPointでの資料を基にしたスライド作成、デザイン作成、Teamsでの会議の要約、議論に関する情報検索、次のアクションの提示などが可能です。 また、基本的に使い勝手はこれまでと変わることなく、どのツールも同じ外観、操作性、挙動が提供されるのも特徴の1つです。 大規模言語モデル（LLM）と自社のビジネスデータの安全な接続 LMMと自社のビジネスデータを接続する際に、安全なコンプライアンスの配慮、プライバシーが保護された状態での接続が可能かが問題になると思います。 Microsoft 365 CopilotのLLMは、限られた言語資料データで訓練されているため、自社のビジネスデータと安全な接続が可能です。 自然言語での質問に対しリアルタイムかつ正確な回答 利用者からの質問や指示に対し、リアルタイムかつ正確な回答を行うことができます。 理由としては、利用者が所有する情報とMicrosoft Graphが持つ情報にリアルタイムでアクセスします。 例えば、Teamsで会議を行っている途中ですぐにトピックの要約を行い、適切かつ会議の文脈に沿った回答をすることが可能です。 そのため、会議に途中から参加したとしても会議を中断させることなく情報が共有され、そのまま本題に入ることができます。 情報漏えいのリスク軽減 LLMを利用する際の不安点として、情報漏洩がありますが、Microsoft 365 CopilotのLLMは、自社のデータや入力されたプロンプトではなく、独自の言語資料データを使って訓練されているため、外部に自社データが漏れてしまう心配はありません。 また、個人レベルにおいても、Microsoftがこれまで長年に渡り顧客のデータ保護を行ってきたものと同じテクノロジーを使い、アクセスが許可されたデータのみを提示するので、強固なデータ保護による情報漏洩防止につながります。 Microsoft製品間での横断的な使用 WordからExcel、OutlookからPowerPointなどMicrosoft製品間での横断的な作業に対応することができます。 例えば、Excelで作成したデータとWordで作成した文章を使ってPowerPointでスライドを1から作成することや、Outlookで送られてくる請求書データを取引先ごとにExcelで集計することも可能です。 他にも、営業先から送られたメール、社内でのチャット、Word文書などを会議で使う資料としてまとめたり、会議の結果を要約して提案書を作成することも可能です。 それぞれのツール単体でMicrosoft 365 Copilotを活用しても効率的ですが、複数のツールを使って業務を行うため、Microsoft製品間の横断的な作業にも対応できることで、より効率化が進み、生産性も向上することでしょう。 Microsoft Copilotの活用例 製品 […]
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April 5, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第四回　定型メールの作成・テスト実行編～
「添付ファイル用変数」の設定 作成した添付ファイル変数に値を入れるため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「配列変数に追加」を選択します。 「配列変数」の設定 「配列変数に追加」アクションが追加されます。 「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル用」を選択します。 値を設定するにはメールの送信アクションを追加が必要のため、「アクションの追加」を選択します。 「メールの送信」の選択 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「outlook」を入力し、 「メールの送信（V2)」を選択します。 詳細オプションの表示 「メールの送信」アクションが追加されます。 「詳細オプションを表示する」を選択します。 添付ファイルの設定 「添付ファイル名前 -1」に任意の文字列を入力します。今回は「name」と入力します。 添付ファイルコンテンツの設定 「「添付ファイルコンテンツ -1」に任意の文字列を入力します。今回は「contents」と入力します。 設定後、「アレイ全体の入力に切り替える」を選択します。 アレイ形式で表示 アレイ形式で表示されます。最初と最後にある角括弧を除いた内側の値をコピーします。 「DisplayName」の設定 「配列変数に追加」アクションに戻り、「値」に先ほどコピーした値をペーストします。 コード化された値を参考に右側の値を設定していきます。値の「“name”」を選択し、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。 「添付ファイルコンテンツ」の設定 値の「“contents”」を選択し、動的なコンテンツ「添付ファイルのコンテンツ」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 以下のように値が設定できていればOKです。 次はメール本文に添付ファイル名を表示する設定を行います。作成した「添付ファイル名一覧変数」に値を入れるため、「アクションの追加」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「文字列変数に追加」を選択します。 「文字列変数」の設定 「文字列変数に追加」アクションが追加されます。 「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル名一覧」を選択します。 値を設定するため、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 今回は以下のように「・DisplayName<br>」と入力します。 【補足情報】 末尾の改行<br>は添付ファイルが1件の場合は無くても問題ありませんが、今回のように添付ファイルが複数ある場合は添付ファイル名が全て繋がった状態で表示されるため、改行をいれています。 定型メール作成-「送信先会社名」の設定 「メールの送信」アクションにもどり、宛先・件名を指定し、定型メール本文の作成に移ります。 送信先の会社を設定するため、動的なコンテンツの「送信先会社名」を選択します。 定型メール作成-「送信先担当者名」の設定 送信先の会社の担当者名を設定するため、動的なコンテンツの「送信先担当者名」を選択します。 定型メール作成-「送信者の会社名・名前」の設定 送信者の会社名と名前を設定するため、動的なコンテンツの「送信者の会社名・名前」を選択します。 定型メール作成-「添付ファイル名」の設定 添付ファイル名を設定するため、動的なコンテンツの「添付ファイル名一覧」を選択します。 定型メール作成-「署名」の設定 署名を設定するため、動的なコンテンツの「署名」を選択します。 最後に「添付ファイル」の設定を行うため、「詳細オプションを表示する」を選択します。 作成したフローの保存 添付ファイル欄に添付ファイル用変数を指定します。 […]
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April 5, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第三回　条件分岐の設定編～
フローの条件分岐の設定 ステータスが送信の場合に、複数のファイルを添付した定型メールの送信フローが実行するよう条件分岐の設定を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、「条件 コントロール」を選択します。 左辺の条件式を設定 「条件」アクションが追加されます。 左辺の値を設定するため、動的なコンテンツの「ステータス Value」を選択します。 中央の条件式を設定 中央の条件式を設定します。今回はデフォルトで設定されている値「次の値に等しい」を使用します。 右辺の条件式を設定 右辺の値を設定します。今回は「送信」と入力します。 次に「はいの場合」の設定を行うため、「アクションの追加」を選択します。 「SharePoint 添付ファイルの取得」を選択 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「sharepoint」を入力し、「添付ファイルの取得 SharePoint」を選択します。 「サイトのアドレス」の設定 「添付ファイルの取得」アクションが追加されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 「ID」の設定 「ID」に添付ファイルリストのID列の数値を入力します。今回は「3」を入力します。 「SharePoint 添付ファイルのコンテンツの取得」を選択 次に添付ファイルのコンテンツの取得を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「sharepoint」を入力し、「添付ファイルのコンテンツの取得 SharePoint」を選択します。 サイトのアドレスの設定 「添付ファイルの取得」アクションが追加されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 「ID」の設定 「ID」に添付ファイルリストのID列の数値を入力します。今回は「3」を入力します。 「ファイル識別子」の設定 「ファイル識別子」に動的なコンテンツの「ID」を選択します。作成していると「Apply to each」が自動的に挿入されます。 今回のご説明は以上となります。 次回は最終回「第四回　定型メールの作成・テスト実行編」です。お楽しみに！
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April 5, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第二回　新しいフロー作成編～
Power Automate 新しいフローを作成 「マイフロー」を選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。 「自動化したクラウドフロー」を選択 「新しいフロー」から「自動化したクラウドフロー」を選択します。 「フロー名」を入力 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「複数のファイルを添付した定型メールの送信」と入力します。 続いて「フローのトリガーを選択してください」に「sharepoint」と入力し、「アイテムが作成または変更されたとき」を指定します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 アイテムまたはファイルが変更されたときの設定 「アイテムが作成または変更されたとき」のアクションが表示されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 トリガーの起動条件式の作成 「アイテムが作成または変更されたとき」のトリガーの起動条件式を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「アレイ」を入力し、「アレイのフィルター処理」を選択します。 左辺の条件式を設定 ステータスが送信になった時にフローが起動する設定を行います。 左辺の値を設定するため、動的なコンテンツの「ステータス Value」を選択します。 中央の条件式を設定 中央の条件式を設定します。今回はデフォルトで設定されている値「次の値に等しい」を使用します。 右辺の条件式を設定 右辺の値を設定します。今回は「送信」と入力します。 条件式の設定後、「詳細設定モードで編集」を選択します。 条件式をトリガーの起動条件に登録 コード化された条件式をコピーして、トリガーの設定画面に登録します。 なお、このアクションはトリガーの起動条件設定以外に使用しませんので、削除してください。 「アイテムが作成または変更されたとき」のトリガーの設定 「アイテムが作成または変更されたとき」のアクション右上にある「・・・」を選択し、設定を選択します。 「アイテムまたはファイルが修正されたとき」の設定 「’アイテムまたはファイルが修正されたとき’の設定」が表示されるので、トリガーの条件の「＋追加」を選択します。 「トリガーの条件」の設定 追加された設定欄に先程コピーした値をペーストし、完了を選択します。 変数の作成-添付ファイル格納用 添付ファイル格納用変数を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「変数を初期化する」を選択します。 変数名と種類の設定 「変数を初期化する」アクションが追加されます。 「名前」に任意の変数名を入力します。今回は「添付ファイル用」と入力します。 続いて「種類」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので、「アレイ」を選択します。 変数の作成-添付ファイル名一覧 添付ファイル名格納用変数を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「変数を初期化する」を選択します。 変数名と種類の設定 「変数を初期化する」アクションが追加されます。 […]
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April 5, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第一回　事前準備編～
こんなお悩みはございませんか？ 月末月初の請求書や納品書の送付といったルーティン業務のため残業が増えている。 定型メールに関連のファイルを添付し、決まった日に送信する作業で1日が終わる。 手作業だとどうしても「添付漏れ」といったヒューマンエラーが起きる。 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを使用して、複数のファイルを添付した定型メールを自動送信する方法をご紹介します。 メールにファイルを添付して送信する１回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。 月末月初の請求書送付に時間がかかってしまい、毎月残業をしないといけない方もいらっしゃるのではないでしょうか。 こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう！ 作成するフローの全体図 これから作成するフローの全体図です。 SharePoint Onlineに添付ファイルを格納するリストを作成 SharePoint Onlineにメールに添付するファイルの格納先を作成する手順をご案内します。 コミュニケーション サイトにリストを作成します。 「＋新規」からリストを選び、リストの作成画面にて空白のリストを選択します 次にリスト名を入力します。今回は、「添付ファイルリスト」を作成します。 添付ファイルリストに列を登録 添付ファイルリストに定型メールの作成で必要となるデータを登録するため、列を追加します。 作成した添付ファイルリストの右上にある設定マークを選び、表示される設定メニューから「リストの設定」を選択します。 列の作成-「送信先会社名」列 添付ファイルリストの設定画面が表示されます。送信先会社名列を作成するため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信先会社名」 列の作成画面が表示されるので、「列名」を設定します。（※列名作成時のポイントは補足情報を参照）今回は「送信先会社名」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 【補足情報】 ■列名作成時のポイント SharePointのリストは表示名と内部名の2つの名前を持ちます。内部名は列の編集画面のアドレスバーで確認ができ、Field＝以降を指します。 内部名は列作成時に設定され、それ以降は編集しても変わりません。 タイトル列を英語で作成した後、日本語の列名に変更した場合） タイトル列を最初から日本語で作成した場合） 列を作成する際はまずアルファベットで名前を付けておき、そのあと日本語の名前に変更することで、内部名で指定する必要がある場面などに列名が分かりやすくなり便利です。 列の作成-「送信先担当者名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先会社名列」が作成できていればOKです。 次は送信先担当者名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信先担当者名」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信先担当者名」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 列の作成-「送信者の会社名・担当者名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先担当者名」列が作成できていればOKです。 次は送信者の会社名・名前の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信者の会社名・名前」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信者の会社名・名前」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 列の作成-「署名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信者の会社名・名前」列が作成できていればOKです。 次は署名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「署名」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「署名」列を作成します。 「この列の情報の種類」には複数行テキストを選び、OKを選択します。 […]

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