ペーパーレス化で損しないためには?ツールを上手く使って得するコツ

ペーパーレス化で損しないためには?ツールを上手く使って得するコツ

November 12, 2020

記事の監修

S.Sato

記事の監修


S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/2グループ グループマネージャー
資格:Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポートなど

2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。
それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。
IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。
趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

最近、政府のデジタル庁創設や「脱ハンコ」が話題となっています。

これまで民間企業に比べてシステム化が遅れていた行政が、自ら積極的にDXを進めていることで、民間企業でもDXに関心を持つ企業が増えてきているのではないでしょうか。

今回は業務が一気に効率化する「ペーパーレス」に関してお伝えしたいと思います。
無料ご相談受付中 まずはお気軽にご相談ください

Contents

目次

ペーパーレス化のメリットとは

ペーパーレスにすることで、大きく次の5つのメリットがあります。 

  1. 業務効率化
  2. 印刷コストの削減 
  3. 保管場所の削減
  4. セキュリティ強化
  5. 企業の社会的責任(CSR)への取り組み

1.業務効率化

クラウドシステムを使うと、いつでもどこでも資料の閲覧や作成が可能になります。

例えば、営業が外出先で他社の見積書を参考にしたい時や、提案前に少し内容を修正したい時など会社に帰らなくても作業ができてスピーディーに仕事が進められます。 

また、膨大な紙の資料の中から特定の資料を取り出すのに苦労した経験はありませんか?

これは、意外と時間を消費していたりストレスになります。

ペーパーレス化、つまりはドキュメント管理をシステム化することにより検索機能を駆使して素早く欲しい資料を見つけることができます。

2.印刷コストの削減

普段はあまり意識していない印刷費用ですが、カラープリンター複合機でモノクロ印刷すると1枚約4円、カラーの場合約17円のコストが発生します。

社員300人の会社で1人平均モノクロ印刷3枚、カラー印刷3枚したとすると、1日で約18,900円の費用がかかります。

月計算で約585,900円、年計算だと約7,030,800円もの支出になります。

紙の印刷物を削減するだけでも、長期的にみて大きな経費削減になるのです。

3.保管場所の削減

契約関連の資料など、長期間保管しておかないといけない紙類は毎日たまっていきます。

キャビネットが徐々に増え、やがてオフィスを埋め尽くすようになると保管専用の倉庫を借りないといけない、なんてこともでてくるでしょう。

しかし、そういった必要書類を電子データ化し、サーバー上に保管することでそんなお悩みも解決できます。

最低限原本保管が必須なもののみ、社内金庫などで管理することで、保管場所の確保に悩むことも無くなるでしょう。

また、はじめから電子上で交わす「電子契約書」であればデータの保存が原本として認められるようになったので、今後は電子契約が主流になってくると思われます。

4.セキュリティ強化

資料を外出先で紛失したり、置き忘れてしまうことは人間である以上起こりうるリスクです。

また、社内から持ち出されて盗難されるリスクや災害による滅失のリスクもあります。

サーバー上に保存することでそれらのリスクを軽減しパスワードでセキュリティ面も強化することができます。

5.企業の社会的責任(SCR)への取り組み

企業単位で紙の消費量を削減することで、原料となっている木材の消費量を抑える一助となり、森林破壊の抑制やCO2の削減につながります。 

SCRに取り組む活動として、企業価値の向上が期待できます。

ペーパーレス化のデメリットとは

ノートパソコンやタブレットで資料を閲覧すると、A3の資料など紙で確認するよりも見にくいというデメリットがあります。文字のサイズは拡大機能で対応可能ですが、全体を一目で見れません。

また、ペーパーレスにする際にシステムを用いた新しい業務フローへ切り替えが必要になります。 

今まで慣れ親しんだ方法を変えるのには反発があり、新しい方法へ慣れるのに時間が必要です。

ペーパーレス化を進める流れ

いままでのやり方をガラッと変えることは現実的に難しいものです。

そこで、経営陣からペーパーレス化に積極的に取り組み、会社全体に浸透させることが大切です。 

では、実際にペーパーレス化を進めるときはどういった流れをとるのでしょうか。

1.業務ワークフローを可視化し、システムで置き換え可能な部分を決める

まずは、現在の業務の流れを図などで書き出して見える化します。その中で稟議申請や交通費申請、会議資料など紙資料から電子資料へ変える部分を決めます。

2.システム化を決めた部分を可能にするシステムを選定する

1で決めた作業を上手く実現できるシステムを選定する。

おすすめはMicrosoft 365です。

様々な機能を初期費用ゼロ、月額課金で利用でき、初期投資コストを抑えながら導入することができます。

Microsoft 365 に含まれる「Share Point」というサービスには、ブラウザ一つでオンライン上で複数のメンバーがファイルを共有したり、同時にワードやエクセルの編集作業ができるので業務が効率的に行えます。 

Microsoft 365 には、そのほかにもOnedriveというクラウドストレージサービスや、TeamsというWeb会議システムなど便利な機能が様々あります。 

3.大きいモニターやタブレットを用意する

デメリットの部分で記したように、個人のノートPCだと小さくて見づらい資料も、モニターを用意することでかなり見やすくなります。全員に用意することが難しくても、会議の際だけでもモニターが1つあることで全員で確認しやすくなります。 

また、ペンタブが使えるタブレットだと、手書きでメモができたり資料に書き込みがしやすいので、今まで手書きで書き込むことが好きな方にも受け入れてもらいやすくなります。 

4.社内で段階的に導入する

一気に導入することも一つの方法ですが、規模の大きい会社ほど混乱が起きやすくなってきます。

まずは優先順位の高いところから段階的に取り入れていくことで、比較的スムーズに置き換えられます。

5.IT機器が苦手な人でも使いやすいような資料やQAの作成

簡単な作業でも、IT機器が苦手な方にとってはやり方が分からず困ってしまうことも。そうならないためにも、簡単でも良いので使い方の資料やよくある質問と回答をまとめたサイトを用意しておくと安心です。

先ほどご紹介したSharePointには、社内向けのポータルサイトを簡単に作成することができます。 

SharePointにペーパーレス化におけるマニュアルや、よくある質問と回答をまとめ、導入後のトラブルを未然に防ぐことを計画に盛り込むと良いでしょう。

まとめ

政府も本腰を入れたことで、今までなかなか取り組めていなかった多くの企業がペーパーレス化、DXを進めていくことになるでしょう。 

そんな今だからこそ、自社を改善するチャンスです。

社内のあらゆる業務が電子化されることで業務のスピードが格段に上がり、多くのメリットを享受できます。

この機会にペーパーレス化を推し進めていきましょう。 

ビズウインドでは、Micorosoft 365の導入支援を行なっております。 

ペーパーレス化を推進したい、ドキュメントが散乱しているなど、お気軽にご相談ください。 

無料ご相談受付中 まずはお気軽にご相談ください

Microsoftを導入してコスト効率をよくしたい

Microsoftを導入して
コスト効率をよくしたい

Microsoftに関して気軽に聞ける相談相手が欲しい

Microsoftに関して
気軽に聞ける相談相手が欲しい

Microsoftを導入したが、うまく活用できていない・浸透していない

Microsoftを導入したが、うまく活用できていない・浸透していない

社内研修を行いたいが社内に適任者がいない

社内研修を行いたいが
社内に適任者がいない

Bizwindでは、Microsoft導入支援事業などを中心に
IT・DX推進に関する様々なご相談を承っております。
ご相談・お見積りは無料です。まずはお気軽にお問い合わせください。

無料ご相談はこちら
Ranking

ランキング

Business Efficiency

June 10, 2024

SharePointとは?SharePointの機能や使い方を徹底解説!
SharePointとは?  SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。  SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。  どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。  また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。  部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。  そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること  SharePointでできることについてご紹介します。 ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。  作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。  チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。  ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。  チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。  ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。  ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。  マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。  SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。  ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。  例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。  このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。  ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。  モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。  SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。  これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。  SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。  マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。  例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。  他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。  このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。  万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。  また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。  ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。  SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。  バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。  バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。  例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。  これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。  要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。  もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。  バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。  SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。  […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

Microsoft Dynamics 365とは?その概要を分かりやすく徹底解説!
Dynamics 365とは? Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。  Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。  Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。  Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。  Dynamics 365の強みや導入メリット? Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。 同じ Microsoft 製品ですので 、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。 これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。 豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。 その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。 世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。 大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。 自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。 その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。 多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。 しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。 自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]
Business Efficiency

June 11, 2024

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

ビズウインドでは、 様々な課題でお困りの お客様に対して、 無料相談を実施しております。

無料相談に申し込む

担当者に今すぐ質問する

簡単な情報入力でBizwind担当者が
お電話にて回答いたします!

すぐに電話で質問
日時指定で折り返し

以下の内容をご記入・送信ください。
確認次第お電話を差し上げます。

    以下の内容をご記入・送信ください。
    確認次第お電話を差し上げます。