Business Efficiency

テレワークを行うことで生産性は上がるのか？業務改善の工夫やポイントを事例つきで解説

記事の監修

S.Sato

記事の監修

S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部開発部/ユニット1 サブリーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

テレワークを行うにあたりまず気になるのは、「生産性の低下」ではないでしょうか。テレワークを実施すると今までのワークフローを変更する必要があるため、業務に滞りが出るのではないかと懸念している人も多いかと思います。

この記事では、テレワークと生産性の関係やテレワーク環境で生産性を上げる工夫をご紹介します。

Contents

テレワークで生産性は上がる？下がる？

テレワークで生産性は上がるのでしょうか？それとも下がってしまうのでしょうか？まずは、テレワークと生産性の関係性について解説します。

基本的にはケースバイケース

テレワークで生産性が上がるかどうかは、基本的にはケースバイケースです。上がることもあれば下がることもあるというのが正直なところでしょう。

また、同じ企業と同じ部署でテレワークを行っている場合でも、上がる時もあれば変わらないこともあり、下がる時もあります。よくあるパターンとして挙げられるのは、最初慣れないうちは生産性が下がり、システムやワークフローを習熟するに従って生産性が上がっていくケースです。

テレワークを経験した8割超が生産性向上を実感したというデータも

テレワークにより生産性が上がるか下がるかはケースバイケースです。ただ、アドビ社が行った「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」によると、テレワーク経験者の八割超が生産性が上がったことを実感したというデータもあります。

また、「上がった」と答えた人のうち「とても上がった」と感じた人は全体の34％、「どちらかといえば上がった」が54％という結果になっています。そして、93％の人が「今後もテレワークを続けたい」と答えるなど、テレワークへの意欲が高まっています。

もちろん生産性が低下するケースもある

もちろん、テレワークにより生産性が低下するケースも存在します。前述したアドビの調査では、テレワークに対し下記のような問題が生じたという結果が上がっています。

参考：https://www.adobe.com/jp/news-room/news/202003/20200304_adobe-telework-survey.html

最も多かった課題は「紙の書類を確認できない」、そして二番目に多かったのが「プリンタやスキャナがない」です。両者からは、業務のペーパーレス化がうまくいっていないという推測を得られるのではないでしょうか。

ペーパーレス化が進んでいないと、紙で管理された情報の共有が難しくなってしまいます。テレワークを行うのであれば、ペーパーレス化は必須と言ってもよいでしょう。

テレワークで生産性が下がってしまう理由

では、次にテレワークで生産性が下がってしまう理由を見ていきたいと思います。

コミュニケーションが滞る

テレワークではお互いにオンライン上でコミュニケーションを取ることになるため、やり取りが停滞しやすい面があります。メンバーが全員チャットやテレビ通話に慣れていればよいのですが、なかなかそういうわけにもいきません。

チャットで意思疎通をするためには、情報を簡潔にまとめられる文章力とタイピング能力が必要です。テレビ通話であればほぼ対面と変わらないコミュニケーションができますが、会議のような多人数で話す場合は工夫が必要になるでしょう。

また、チャットにせよテレビ通話にせよ、それができるようになるまでの環境構築につまずいてしまうケースもあります。

ワークフローの変化に現場が対応できない

テレワークを行うにあたっては、多くの場合ワークフローの変更を余儀なくされます。従来とは異なるワークフローに柔軟に対応できればよいのですが、それが難しい場合は業務の滞りが発生します。

たとえば、下記のような例が挙げられるでしょう。

経費精算フローが変わり、処理を溜め込むようになってしまった
変更されたコミュニケーションフローに難が生じ、情報共有が行われなくなった
進捗管理ツールの更新を忘れ、進捗のリアルタイム共有ができなくなった

従来のワークフローを一切変更せずテレワークに移行するのは、ほぼ不可能です。新しいワークフローを用意するにあたり、従業員の負担が重くなりすぎないような制度を構築しましょう。

会社に保管されている資料をすぐに確認できない

前述のアドビの調査でもトップに位置していましたが、会社に保管されている紙の資料をすぐに確認できないと、業務に滞りが生じます。情報全てをデジタル化できればよいのですが、それが難しいケースもあるでしょう。

その場合、資料を確認するために出社する形になります。出社の頻度が低ければよいのですが、あまりに頻繁に出社しなければならない場合、何のためにテレワークに移行したのかが不明確になってしまう恐れがあります。

また、出社しなければならない従業員とそうでない従業員の間に不公平感が生まれてしまうリスクもあるでしょう。

その他テレワークにあたっての問題・課題

続いて、その他テレワークを行うにあたっての課題や問題について解説します。

セキュリティに不安が生じる

テレワークを行う際は自宅やコワーキングスペースからインターネットにアクセスして仕事を行う形になるため、セキュリティが甘くなるケースがあります。会社に集まって仕事をする場合、原則的に社内の回線を通じてインターネットや社内サーバーにアクセスするため、通信を管理しやすいというメリットがあります。

しかし、テレワークとなるとそうもいきません。端末自体は会社が貸与することもできますが、どこからアクセスするか、そしてどのようなアプリケーションをインストールするかはある程度従業員の裁量に任されることになるでしょう。

もちろん、ルールを定めることである程度制限することは可能です。ただ、貸与した端末に不具合が生じた場合などにある程度自分で修復することが求められるため、当人に悪意はなくともセキュリティに穴が空いてしまうケースを考慮する必要があります。

勤怠管理・評価における課題

テレワークにおいては、勤怠管理、評価における課題も生じます。オフィスに集まって仕事をする従来のスタイルだと、基本的に出社から退社までの時間が勤務時間であり、どのような仕事をしているかが見えやすく評価もしやすかったのではないでしょうか。

テレワークに移行する場合、まずどのように勤怠管理を行うかを考えなければなりません。原則的にテレワークシステムにログインしそこで「勤務開始」「終了」を判断すればよいのですが、仕事中は顔が見えないため、本当に仕事をしているのかが分かりづらくなります。

常にテレビ通話を繋ぎっぱなしにする手もありますが、回線が重くなること、そして監視されてる気分になり業務の生産性が低下することなどが危惧されるでしょう。

サボりや働きすぎ、オンオフ切り替えにおける問題

テレワーク下ではサボりや働きすぎ、オンオフ切り替えにおける問題も生じます。テレワーク環境ではお互いの顔が見えづらいため、チームメンバーが今働いているのかどうかが分かりづらくなってしまいます。

それによりサボりが発生することもあるのですが、こちらはある程度成果物で判断できるでしょう。どちらかというと、真の問題は働きすぎを抑制できるか否かです。

サボりは成果物の提出で判断できますが、超過労働を判断するのは困難です。オフィスであれば残業が続いている部下に「帰って休め」と声をかけることもできますが、テレワーク下だと誰がどのくらい働いてるのかが分かりづらくなる上、自宅でいつまででも仕事ができてしまいます。

超過労働が体に悪いのは言うまでもありません。オンオフをしっかり切り替えることのできる体制を構築し、働きすぎを防ぐ必要があります。

テレワークで生産性を上げるにはどうすればいい？

それでは、次にテレワークで発生する問題や課題を解決し、生産性を向上させるポイントをいくつかご紹介します。

テレワークのためのワークフローやルールを構築する

テレワークを行う際は、まずテレワークのためのワークフローやルールを構築しておきましょう。従来のオフィスに集って行う業務からテレワークにシフトする際、ワークフローやルールがそのままだと多くの面で支障をきたしてしまいます。

テレワークに馴染みのない企業や部署の場合、どうしても運用が手探りになってしまいます。一度設定したルールに固執するのではなく、PDCAサイクルを回し可能な限り効率が上がるよう改善を繰り返しましょう。

きめ細やかなコミュニケーション機会を設ける

テレワークで業務を行う場合、きめ細やかなコミュニケーション機会を設けることも重要です。テレワーク環境では各メンバーが遠方からインターネットを介して仕事やコミュニケーションを行うことになりますが、直接対面するのに比べるとどうしてもコミュニケーションの密度が下がってしまいます。

それを防ぐためにも、たとえば始業前の朝礼や業務後の報告、フィードバックなど、定期的なコミュニケーションの機会を設けることが大事です。この辺りはチームメンバーの特性も鑑みなければなりませんが、特にテレワークで孤独感を感じてしまう人には一層のケアが必要になるかもしれません。

出社とリモートを上手に切り分ける

テレワークだからといって100％遠方から業務を行う必要はありません。場合によっては出社とリモートを上手く使い分けることで、生産性向上の助けになるでしょう。

その際に考えたいのは、特定の従業員に負担が集まらないようにすることです。「原則テレワークだが出社も可能」というやり方だと、頻繁な出社を必要とする人が他の従業員に対して不公平を感じてしまうかもしれません。

業務システムを導入する

品質の高い業務システムを導入し適切に活用すれば、テレワークの効率が大幅に向上します。業務システムは特定の業務を効率化するために作られているものですが、多くは外からのアクセスにも対応するため、ケースによっては従来のワークフローをそのままテレワークに移行させることも可能です。

特にテレワークに馴染みのよいシステムは、下記のようなものです。

グループウェア
勤怠管理システム
進捗管理システム
ペーパーレスシステム

なるべくテレワークを行う前に導入し、活用を現場に馴染ませておきましょう。

テレワークによる業務改善事例

それでは、最後にテレワークによる業務改善事例をいくつかご紹介します。

ワークスタイルを変革し残業時間の抑制＆売上増を達成：株式会社WORK SMILE LABO

株式会社WORK SMILE LABOは、事務用品やオフィス家具を販売している企業です。同社では2016年度からテレワークの導入活用を推進しており、その一環としてパソコンを全社員に支給したり、スマホで出退勤を管理するなどの取り組みを行っています。

結果として、年間の残業時間が40％減、売上5％増、生産性は8％増を達成しています。また、テレワーク可能というワークスタイルから、岡山県内の新卒就職希望先ランキング6位に位置するなど、採用にも良い効果を及ぼしています。

テレワークにより集中力および生産性の向上：株式会社ジンズホールディングス

株式会社ジンズホールディングスは、アイウェアや服飾雑貨の製造販売を手掛けている企業です。同社では仕事の集中力を高めるためにテレワーク拠点の活用に加えウェアラブル端末での集中力の可視化などを試みました。

結果、集中力は1.6倍、生産性の20％向上に成功しています。また、このような仕事の質を高める環境やサービスをパッケージ化し、他社への展開も行っています。

まとめ

テレワークを行うことで、一時的な生産性が低下することもあるでしょう。しかし、工夫や業務改善を繰り返すことで従来のオフィスワークを超える生産性を叩き出すことも可能です。

テレワーク環境におけるルールやワークフローを整え、労働生産性向上を目指しましょう。

Business Efficiency

March 8, 2024

Outlookで会議室を予約する方法とは？具体的な手順やメリットを解説

Outlookとは Outlookとは、どのようなアプリなのでしょうか。まずは、Outlookについて簡単に解説します。 Microsoft社からリリースされている個人管理ソフトウェア Outlookは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社からリリースされている個人管理用のソフトウェアです。主な用途としてはメール管理が挙げられますが、他にも個人情報を効率的に管理するための機能が搭載されています。詳しくは後述しますが、それらの機能をOutlook単体で一元的に管理・活用できるのが魅力です。機能ごとにアプリを分割する方法もありますが、連携性に優れていない場合は逆に生産性を阻害してしまうでしょう。また、他のMicrosoftアプリと連携させることで、より便利な活用にも繋がります。 Microsoft365に加入すれば使える Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365はMicrosoft製品を使うためのサブスクリプションプランであり、加入することでさまざまな恩恵が得られます。 WordやExcelといった主要Office製品が使えるのはもちろん、クラウドストレージであるOneDriveや大規模なオンラインMTGなどを高いセキュリティで活用することが可能です。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自身に合ったものを見つけられるのも魅力でしょう。 Web版であれば無料で利用可能上述したMicrosoft365の利用は基本有料ですが、Web版のOutlookであれば無料で利用が可能です。Microsoftアカウントを作れば誰でも使えるので、気になった場合は試してみましょう。無料版とMicrosoft365版では、主に下記のような違いがあります。無料版と比較すると、有料版の方が多くのメールボックスを使えます。メールを頻繁に活用する場合などに有用でしょう。また、無料版には広告が表示されるのに対し、有料版には表示されません。そして、無料版がWebでの利用に限定されるのに対し、有料版はオフラインでもアプリを起動できます。 Outlookでは何ができる？続いて、Outlookで何ができるのかを解説します。主な機能はメールの管理ですが、他にも個人情報を管理できる機能が搭載されているのが特徴です。メールの管理まず挙げられるのは、主要機能であるメール管理でしょう。Eメールを使えばメールアドレスだけで遠く離れた人にメッセージを送ることができ、情報の共有等に役立ちます。非常に便利なEメールですが、送受信が簡単なだけについ件数を増やしてしまい、メールボックスが乱雑になってしまうこともあるかもしれません。Outlookのような多機能メーラーを使うことでメールを適切に整理し、必要な時に必要な情報を瞬時に取り出すことができるわけです。スケジュールの管理 Outlookでは、スケジュールの管理も可能です。スケジュール管理のためのアプリは数多く存在しますが、既にOutlookをメーラーとして使っている場合はそのまま活用できるのが利点でしょう。指定の日時に予定を記載するのはもちろん、アラートや繰り返しといった処理も可能です。また、予定表グループを活用して他のメンバーと予定を共有することもできるため、使い方によってはチーム全体のスケジュール管理にも寄与します。タスクの管理 Outlookには、個人的なタスク管理機能も搭載されています。行うべきタスクを入力して一覧表示し、終わったものにチェックを入れていけば「今何をやるべきか」が明確になるでしょう。タスクには期限や繰り返し、通知等を設定できます。簡易的なものではありますが、適切に設定することでタスク管理を効率化できます。また、Planner等のアプリと連携させることで、チーム全体のタスク管理も可能です。必要に応じて活用してみてはいかがでしょうか。 Outlookで会議室を予約する方法では続いて、Outlookを使って会議室を予約する方法について解説します。 Exchange Onlineで会議室を登録するまずは、対象となる会議室をExchange Onlineに登録します。Exchange Onlineとは、Microsoft社から提供されているクラウド型メールサービスであり、メールサーバー機能が搭載されているのが特徴です。 Exchange Onlineで会議室を登録するには、会議室メールボックスを作成します。Exchange Onlineでは、会議室にそれぞれメールアドレスを付与し管理する形になります。会議室の名前やエイリアス、場所、電話、容量といった必要事項を入力することで、メールボックスが作成されます。 Outlookで会議をスケジュールする登録したメールボックスをOutlookから参照することで、会議をスケジュールできます。Outlookから通常通り会議の予定を作成し、参加者や場所、件名等を入力します。そして、Exchange Onlineの機能の一つであるスケジュールアシスタントを起動します。こちらで参加者の予定と会議室の利用状況を合わせ、予約可能な日時を選ぶ形です。なお、Exchange Onlineを使っていない場合はスケジュールおよびアドレス帳から会議の予約を行うこともできます。オンラインで会議を行いたい場合会議室を予約するのではなく、オンラインで会議を行いたい場合について解説します。オンラインで会議を行いたい場合は「新しいアイテム」から「会議」を選び、Teams会議を選択します。作成した会議に対して出席者や会議名、議題を入力し、スケジュールから全員の空いている日時を選択し、招待を送ります。テレワークの場合はオンラインミーティングを行うケースも多いかと思いますので、OutlookおよびTeamsをしっかり活用しましょう。 Outlookで会議をキャンセルする方法 Outlookで予約した会議をキャンセルするには、開催者が会議の内容を更新する必要があります。具体的な方法としては、[ 開催者会議 ] タブまたは [ 会議 ] […]

Business Efficiency

January 12, 2024

Outlookでタスク管理がしたい。そのための方法やポイントについて解説

Microsoft Outlookとは MicrosoftOutlookとは、どのようなアプリなのでしょうか。まずは、Outlookの概要について簡単に解説します。 Microsoft社がリリースしている個人情報を管理するアプリ Outlookは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社がリリースしているアプリです。多機能メーラーとして使われることが多いですが、スケジュール管理やタスク管理といった個人情報管理も可能です。それぞれ個別にソフトやアプリを用意する必要がないため、作業効率の向上に役立つでしょう。複数のソフトやアプリを活用するのは一見合理的に思えますが、細かな切り替えや同期の難しさ等により生産性を阻害してしまうケースもあります。 Microsoft365に加入すれば使える Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365はMicrosoft社から提供されているサブスクリプションプランであり、契約すればMicrosoft社からリリースされているさまざまなアプリを利用することができます。 Outlookはもちろんのこと、文書作成のためのWordや表計算のExcel、資料作りのためのPowerpoint等が挙げられるでしょう。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自分に合ったものを見つけやすいのも利点です。 Web版であれば無料で利用可能前述したMicrosoft365は原則有料ですが、無料でOutlookを使うにはどうすればいいのでしょうか。多少の制限はありますが、Web版のOutlookであれば無料で使うことができます。有料版と比較するとメールボックスやストレージの容量が少なかったり広告が貼られてはいますが、人によってはこちらで十分かもしれません。まず無料版を使ってみて、不足を感じた場合にはMicrosoft365を契約するといったやり方でも良いでしょう。タスク管理とはでは次に、タスク管理について解説します。「タスク管理」とは、どのような作業を指すのでしょうか。タスクとは最小単位に区分された業務や作業のことタスクとは、最小単位に区分された業務や作業のことを意味する言葉です。業務は細かな作業や処理が組み合わさったワークフローに基づいて行われるのが通常ですが、その細かな作業や処理のことを一般的にタスクと呼びます。具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。一つ一つは簡易的な作業ですが、それらを組み合わせることで全体として大きな意味を持たせられます。タスク管理とは、文字通りタスクを管理することタスク管理とは、文字通りタスクを管理することです。ビジネスにおいて「管理」という言葉が使われるようになって久しいですが、元々は「それらが良い状態で働くよう取り仕切ること」等の意味になります。ビジネス上でも似たような意味となりますが、もう少し具体的に「タスクの概要や配分、進捗や優先順位などを設定し管理すること」と言えるかもしれません。適切なタスク管理を行うことにより、業務効率化に寄与します。現代ではITを使ってタスク管理を行うのが一般的では、どのような方法でタスク管理を行えばいいのでしょうか。テクノロジーが進歩している現代においては、ITを使うのが一般的でしょう。簡易なタスク管理であれば、OSにプリインストールされているメモ帳等でも可能です。しかし、より効率的に管理するため、できればタスク管理のためのツールを用意したいところです。 Outlookであればタスク管理を行う標準的な機能が搭載されているため、個人利用であればそちらで事足りるでしょう。より複雑なタスク管理を行う場合、専門的なタスク管理システムを導入するケースもあります。タスク管理を行うメリットでは次に、タスク管理を行うメリットについて考えてみましょう。タスク管理を適切に行うことで、下記のような利点が得られます。やるべきことが明確になるタスク管理を行うことで「今何をやるべきか」が明確になります。タスクは基本的に「（目先の）やらなければいけないこと」であるため、それらを消化することが業務の基本となります。また、タスクに優先度を設定することで業務効率や生産性の向上も見込めます。緊急度の高いものから優先して処理すれば、期限や納期を超過するリスクを下げられます。あるいは、重要度の高いものを処理するためにしっかりと時間を割くこともできるでしょう。効率的なタスク管理のポイントとして「どこにリソースを集約させれば生産性を向上させられるか」を考慮する等が挙げられます。グループでタスク管理を一元化すれば誰が何をやっているかも分かるグループにおけるタスク管理を一元化することで、さまざまなメリットが得られます。今誰がどのような作業を抱えているのかが明確になり、新しい業務を誰に振るべきか等の参考になります。スケジュール管理を同時に行えれば、メンバーの空き時間を考慮して会議を設定することも可能でしょう。チームで作業やプロジェクトを行う場合、スケジュールやタスクといった情報はなるべく共有することをおすすめします。ワークフローが効率化されるタスク管理を行うことにより、ワークフローの効率化にも繋がります。あらゆる業務は、細かなタスクが繋がれ形成されたワークフローがベースになって行われるのが一般的だからです。タスク管理を適切に行うことで、必要なタイミングで必要な生産や処理を行うことができます。タスクが適切に処理されることで後に続くタスクにも良い影響を与えることができ、結果としてワークフローがスムーズに流れるわけです。タスク管理が上手く行われないとどうなるのでしょうか。スピーディーに行うべきタスクがいつまでも処理されず、後の作業が詰まってしまうかもしれません。あるいは、重要度の高いタスクを適当に処理してしまい、生産の質が下がってしまうことも考えられるでしょう。タスク管理を適切に行いワークフローを効率化することで、生産性やクオリティコントロールに良い影響を与えることができるわけです。 Outlookでタスク管理を行うには？タスク管理の成否が業務に影響を及ぼすことは分かりました。続いて、Outlookでタスク管理を行う方法について解説します。タスクを表示する Outlookでタスク管理を行うために、まずはタスクを表示しましょう。機能やアプリを選択できる部分（多くは左側のバーになります）からToDoを選び、クリックします。するとタスク管理の画面が表示されるので、抱えているタスクを入力します。入力したタスクは一覧で確認できるため、自分が今どのようなタスクを抱えているかが一目で分かります。タスクを処理したら、チェックして完了しましょう。完了したタスクは「完了済み」に移動します。完全に削除したい場合は、タスクをクリックしゴミ箱のアイコンを選択すればOKです。タスクを編集するタスクにはいくつかのオプションを設定できるため、上手く使えれば効率化に繋がります。具体的には、下記のような項目が設定可能です。タスクにステップを設定することで、タスクをさらに細かなプロセスに分割することができます。タスクの本来の意味は「最小単位に区切った業務や作業」なので少々矛盾するかもしれませんが、細かい差異は無視して利便性を優先しましょう。期限日はタスクの〆切のようなものであり、通知はアラート、繰り返しは一定周期タスクを繰り返す設定です。これらを上手に使いこなすことで、設定忘れや処理忘れを防げるでしょう。アラームや共有を活用するアラームや共有機能を活用すれば、タスク管理をより効率化できます。アラームを設定することで指定した日時に通知が送られるため、処理忘れ等を防ぐことができます。また、タスクを共有することでチーム全体のタスク管理に寄与するでしょう。タスクを共有するにはさまざまな方法がありますが、一般的なのはMicrosoft Plannerと連携させることです。 Plannerは、Outlookと同じ開発元であるMicrosoftが出しているコラボレーション型のタスク管理ソフトです。Plannerによって割り当てられたタスクをOutlookで表示させることにより、全体的なタスク管理が可能です。 […]

Business Efficiency

January 12, 2024

ITと活用生産性を上げるならシステムの導入が必須。システム活用のポイントや事例をご紹介

ITを活用すれば生産性は上がる？下がる？ ITを活用することで生産性は上がるのでしょうか？それとも下がるのでしょうか？まずは、ITと生産性の関係性について詳しく解説します。基本的には生産性向上に繋がる ITを活用すれば、基本的に生産性は向上します。「ITを活用する」という言葉が意味するところは業務システムやツールを導入したり、各種データや書類をデジタル管理することになるでしょう。新しいものを導入したりワークフローを変更する以上、生産性が上がらなければ意味がありません。逆説的になりますが、生産性向上に繋がるからこそITが活用されるという見方もできます。導入や選定に失敗すると生産性向上に繋がらないケースもしかし、導入や選定に失敗すると生産性が向上しないケースもあります。ITシステムやツールは導入すればそれだけで結果が出るというものではなく、正しいものを正しく活用してこそ成果が上がります。ただ、何をもって「失敗」と定義するのかは場合によるでしょう。短期的な成果ではなく長期的な成果を目的としてシステムを導入する場合は、それに沿った成果の測定が必要です。 ITの導入にはコストや労力がかかる。それ以上の生産性向上を目指そう「導入したものの生産性の向上は見られなかった」ということになると、導入したコストや労力が無駄になってしまいます。そうなると財務を圧迫するだけでなく、現場の疲弊によるモチベーション低下も招いてしまいます。 ITシステムやツールを導入する場合は、それ以上の生産性向上を目指すのが正しい方向です。「生産性は向上したが、システムを導入するほどではなかった」となると、業務をIT化した意味が希薄になってしまうでしょう。 IT導入で生産性が向上するケースそれでは、ITの導入で生産性が向上するケースをいくつかご紹介します。自社が抱えている問題を解決できるシステムを導入した自社が元々抱えている課題を解決できるシステムを導入できれば、生産性向上に寄与します。業務システムやツールというのは課題や問題を解決するために導入されるものなので、当例は本旨に沿っているといえるでしょう。たとえば、下記のようなケースが考えられます。課題に対して正しいシステムやツールを導入できれば、自ずと生産性は向上します。導入したシステムがしっかりと現場で使われている導入したシステムがしっかりと現場で使われているかどうかも大きな問題です。自社の抱える課題や問題に対する正しいソリューションを得たとしても、それが実践されなければ効果は得られません。現場でシステムが放置されてしまう理由としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。事前にしっかりと啓蒙したり、体制を整えておくことが大事です。効果を定量的に測定している ITシステムやツールを導入し業務効率化を図る場合、効果を定量的に測定しておきましょう。結果を数値として記録しておくことで、導入前と比べてどの程度の効率化が達成されたのかを知ることができます。定量的な測定が行われない場合、「なんとなく上がった気がする」のような曖昧な判断になりかねません。それが誤っているとは限りませんが、正しい保証もないため、客観的な指標となる数値を据え判断するのがよいでしょう。 ITを導入しても生産性が向上しないケースでは、逆にITを導入しても生産性が向上しないケースをご紹介します。システムを導入しても問題が解決しなかった ITシステムやツールを導入する主目的は、「自社の抱える課題や問題を解決するため」です。そのため、「システムを導入したものの本質的な課題や問題は解決しなかった」という場合は生産性が向上しない恐れがあります。なぜ、システムを導入しても問題が解決しないのでしょうか。その理由はケースバイケースですが、主に下記のようなものが考えられます。課題や問題に対するソリューションを誤ってしまうと、当然ながら正しいシステム選びはできません。また、システムの選定は間違っていなくとも、適切な活用ができていない場合も生産性向上には寄与しないでしょう。そして、事前に洗い出した課題や問題そのものが誤っているケースも考えられます。この場合はいくらシステムの選定や運用が正しくとも、根本的な部分が間違っているため、業務効率を上げるのは難しいところです。操作やワークフローが難しく、現場での活用に難が生じたシステムの操作やワークフローの実行が難しい場合、現場での活用に難が生じてしまいます。システムやツールが現場で正しく運用されない場合、当然ながら生産性は向上しません。業務システムは原則的に万人が使いやすいように設計開発されていますが、事前に研修を行ったり、操作マニュアルを整備しておくことをおすすめします。説明もなしにいきなり新システムを導入し「さあ今から使って下さい」では、現場の混乱を招くだけでしょう。新しいシステムやワークフローの導入は、ただでさえ現場に負担をかけてしまいます。であれば、少しでもその負担を軽くする気遣いや体制を整えることで、現場側が応えてくれる部分も大きいのではないでしょうか。客観的な効果測定が行われず、PDCAも回されていないシステムを導入したはいいものの客観的な効果が測定されておらずPDCAも回されていない場合、生産性向上は難しいでしょう。効果を客観的に測定するために、定量的な指標を備えることが大事なのは前述の通りです。効果を数値化することで、ITシステムやツールを導入した前と後でどの程度変化したかを測ることができます。仮にそれほど変化しなかった場合、もしくは生産性が低下してしまった場合でも、原因を突き止めて改善すれば生産性向上に繋がる可能性もあります。もちろん、「システムが課題や問題に対し正しく選定されていること」が条件です。その場合にPDCAを回し少しずつ業務を改善することで生産性が上向き、システムを導入した成果が発揮されるケースもあるでしょう。 ITシステムはこう活用しよう。導入における注意点それでは、続いてITシステムの活用について解説します。システムを導入する際には、下記のような点に注意しましょう。自社の課題を明確にしておく ITシステムを導入する一番の目的は、「自社が抱えている課題や問題を解決すること」です。そのため、システムを選ぶ前に自社の課題を洗い出し、整理しておく必要があります。ここが上手くいかないと後の選択判断が検討違いになってしまうため、シビアに行いましょう。その際のポイントとしては、下記のようなものが挙げられます。問題や課題というのは、要するに「現状と理想の間の差」です。それを埋めるための手法がソリューションであり、この場合はITシステムやツールの導入でしょう。その際、理想に非現実的なものを設定しないことが大事です。現状が1で理想を10000としてしまうとその差は9999となり、埋めるのが非常に難しくなってしまいます。それを防ぐためには、平準的なサンプルと比較するのも手です。現状がどこにあり平均がどれくらいであるかが分かれば、理想を設定しやすくなるのではないでしょうか。それを解決できるシステムを導入する問題や課題が明確になったら、次はそれを解決するためのシステムを選定し導入します。業務システムにはさまざまな種類があり、同じ種類でも特色の異なる多数の製品がリリースされているため、正しい選定を行うためには事前の調査が必須です。問題解決に適応しないシステムを導入しても、成果には繋がりません。ITに関する全ての知識を仕入れる必要はありませんが、最低限「どのようなシステムで何ができるか」といった大まかな部分は掴んでおくことをおすすめします。基礎知識があるのとないのでは、システム選びの精度に大きな差が生じます。スムーズな選定と導入を行うためにも、学べる部分は学んでおきましょう。自社のみで判断が難しい場合はプロに相談するのも手 IT分野は非常に専門的な知識が求められるため、自社のみで正しいシステムや運用を模索するのは難しいかもしれません。そのような場合、プロに相談することで道が拓けるケースもあるのではないでしょうか。 ITのプロであれば、「どのような企業でどのようなシステムをどう運用したら、どのような結果が出たか」のような知見を数多く持っています。自社と似たような状況に置かれた類似例を参考にすれば、当てずっぽうで導入するより成功確率が上がるでしょう。また、場合によってはシステムの導入が解決に繋がらない可能性もあります。システムを導入する目的が「問題解決のため」であるなら、他によい解決方法があるのであればそちらを選ぶのが理に適っているでしょう、 […]

テレワークを行うことで生産性は上がるのか？業務改善の工夫やポイントを事例つきで解説