PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化!~第一回 事前準備編~

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化!~第一回 事前準備編~

December 13, 2023

記事の監修

S.Sato

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S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット2 リーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Contents

目次

こんなお悩みはございませんか?
月末月初の請求書や納品書の送付といったルーティン業務のため残業が増えている。
定型メールに関連のファイルを添付し、決まった日に送信する作業で1日が終わる。
手作業だとどうしても「添付漏れ」といったヒューマンエラーが起きる。
全てPower Automateで簡単に解決できます!

Power Automateを使用して、複数のファイルを添付した定型メールを自動送信する方法をご紹介します。
メールにファイルを添付して送信する1回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。
月末月初の請求書送付に時間がかかってしまい、毎月残業をしないといけない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう!

作成するフローの全体図

これから作成するフローの全体図です。

SharePoint Onlineに添付ファイルを格納するリストを作成

SharePoint Onlineにメールに添付するファイルの格納先を作成する手順をご案内します。
コミュニケーション サイトにリストを作成します。
「+新規」からリストを選び、リストの作成画面にて空白のリストを選択します
次にリスト名を入力します。今回は、「添付ファイルリスト」を作成します。

添付ファイルリストに列を登録

添付ファイルリストに定型メールの作成で必要となるデータを登録するため、列を追加します。
作成した添付ファイルリストの右上にある設定マークを選び、表示される設定メニューから「リストの設定」を選択します。

列の作成-「送信先会社名」列

添付ファイルリストの設定画面が表示されます。送信先会社名列を作成するため、「列の作成」を選択します。

列名・列の種類の設定-「送信先会社名」

列の作成画面が表示されるので、「列名」を設定します。(※列名作成時のポイントは補足情報を参照)今回は「送信先会社名」列を作成します。
「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。
arrive
【補足情報】
■列名作成時のポイント
SharePointのリストは表示名と内部名の2つの名前を持ちます。内部名は列の編集画面のアドレスバーで確認ができ、Field=以降を指します。
内部名は列作成時に設定され、それ以降は編集しても変わりません。

タイトル列を英語で作成した後、日本語の列名に変更した場合)


タイトル列を最初から日本語で作成した場合)

列を作成する際はまずアルファベットで名前を付けておき、そのあと日本語の名前に変更することで、内部名で指定する必要がある場面などに列名が分かりやすくなり便利です。

列の作成-「送信先担当者名」

添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先会社名列」が作成できていればOKです。
次は送信先担当者名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。

列名・列の種類の設定-「送信先担当者名」

「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信先担当者名」列を作成します。
「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。

列の作成-「送信者の会社名・担当者名」

添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先担当者名」列が作成できていればOKです。
次は送信者の会社名・名前の設定を行うため、「列の作成」を選択します。

列名・列の種類の設定-「送信者の会社名・名前」

「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信者の会社名・名前」列を作成します。
「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。

列の作成-「署名」

添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信者の会社名・名前」列が作成できていればOKです。
次は署名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。

列名・列の種類の設定-「署名」

「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「署名」列を作成します。
「この列の情報の種類」には複数行テキストを選び、OKを選択します。

列の作成-「ステータス」

添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「署名」列が作成できていればOKです。
次はステータス列の設定を行うため、「列の作成」を選択します。

列名・列の種類の設定-「ステータス」

「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「ステータス」列を作成します。
「この列の情報の種類」には選択肢を使用し、選択肢には「未送信」「送信」を設定します。
選択肢の表示形式は「ドロップダウン メニュー」を選択します。
設定が完了後、OKを選択します。

作成した列の全体図

添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「ステータス」列が作成できていればOKです。
次はリストにアイテムを登録します。

リストに新しいアイテムを登録

作成した添付ファイルリスト画面で「+新規」をクリックし、新しいアイテムの登録をします。

新しいアイテムの作成-「タイトル」

「新しいアイテム」が表示されるので、タイトルを入力します。今回は「2023年版_カタログ」と入力します。

新しいアイテムの作成-「送信先会社名」

送信先会社名を入力します。今回は「株式会社○○○○」と入力します。

新しいアイテムの作成-「送信先担当者名」

送信先担当者名を入力します。今回は「鈴木」と入力します。

新しいアイテムの作成-「送信者の会社名・名前」

送信者の会社名・名前を入力します。今回は「株式会社×××× 山田」と入力します。

新しいアイテムの作成-「署名」

署名を入力します。今回は以下のように入力します。末尾の<br>は改行の役割です。

新しいアイテムの作成-「ステータス」

ステータスを入力します。今回は「未送信」を選択します。(※選択肢に色を設定する方法は補足情報を参照)

arrive
【補足情報】
■ステータスの選択肢に色を設定する方法
①添付ファイルリストのステータス列を選択し、ドロップダウンメニューの「列の設定」から「編集」を選びます。

②列の編集画面が表示されるので、パレットマークを選択して任意の色を選び、保存します。今回は「未送信」に青色、「送信」に赤色に設定します。

新しいアイテムの作成-「添付ファイル」

添付ファイルを追加します。今回は3件の添付ファイル (sample1.pdf、sample2.pdf、sample3.pdf)を格納し、保存します。

リストにID列を表示する設定

添付ファイルリストにID列を追加するため、リストの画面「すべてのアイテム」のドロップダウンリストから「現在のビューの編集」を選択します。

「ビューの編集」の設定

ビューの編集画面で「ID」にチェックを入れてOKを選択します。


以下の画像のように添付ファイルリストにID列が表示されていればOKです。

ここまでが事前準備になります。
次回は「第二回 新しいフロー作成編」です。お楽しみに!

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