Teamsでタスク管理がしたい！そのための方法やポイントについて解説

MicrosoftTeamsを使ってタスク管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事では、Teamsの概要やできること、そしてTeamsでタスク管理を行うメリットや方法について解説します。

Microsoft Teamsとは？

Microsoft Teamsとは、どのようなソフトウェアなのでしょうか。まずは、Microsoft Teamsについて解説します。

Microsoft社によって提供されているグループウェア

Teamsは、Microsoft社によって提供されているグループウェアという位置づけです。Microsoftは、汎用OSであるWindowsや高機能ビジネスアプリであるOfficeなどを手掛けていることでも有名でしょう。

グループウェアは、企業内のコミュニケーションをスムーズにして業務効率化を達成するためのツールです。具体的な機能としてはチャットや音声通話、ファイルの共有などが挙げられるでしょう。

基本はサブスクリプションプランを契約して使う

Microsoft Teamsは、基本的にサブスクリプション形式で提供されています。以前はMicrosoft 365の多くのプランに標準で含まれていましたが、2024年4月以降、一部の法人向けプランではTeamsが別ライセンスとして分離されているため、導入時にはプラン内容の確認が必要です。

法人向けの主な提供形態としては、以下のようなものがあります。
・Microsoft Teams Essentials（単体プラン）
・Microsoft 365 Business Basic
・Microsoft 365 Business Standard

それぞれ機能や価格、Teamsの含有有無が異なるため、自社の利用目的に応じた選定が求められます。

無料で利用することも可能

Microsoft Teamsには無料版も用意されており、Microsoftアカウントがあれば基本的なチャットやビデオ会議、ファイル共有機能などを利用できます。

ただし、ユーザー数やストレージ容量、セキュリティ機能などに制限があり、企業利用を検討する際には、有料版との機能差を十分に確認する必要があります。また、無料版には管理者向けの機能や外部サービスとの連携制限があるため、組織内での本格的な運用には有料プランの導入が推奨されます。

Teamsを使うと何ができる？

続いて、Teamsを使うと何ができるのかを解説します。さまざまな使い方ができるTeamsですが、大まかに下記のようなものがメインになるでしょう。

チャットや通話などのコミュニケーション

まず挙げられるのは、チャットや通話などのコミュニケーション機能です。これらを利用することでその場にいないメンバーともリアルタイムでコミュニケーションすることができ、時間のロスを防げます。

加えて、社内コミュニケーションの活性化や情報共有のしやすさといったメリットもあるでしょう。リモートワークにはもちろん、一般的なオフィスワークにおいても有用です。

ファイルの共有や共同編集

次に挙げられるのは、ファイルの共有や共同編集のための機能です。業務でデジタルデータを扱うことも多いかと思いますが、デジタルデータの利点は複製や共有が容易な点にあります。

ワンボタンで全体及び部分をコピーすることができますし、同じく簡単操作で複数人と共有することもできるでしょう。ITによる業務効率化が重要視されている現代においては「情報やファイルをいかに効率的に共有するか」が求められている節もあるのではないでしょうか。

また、複数人でファイルを共同編集することも可能です。それにより作業スピードが格段に向上したり、確認の手間を省略できるメリットを得られます。

Microsoft365アプリとの連携

Teamsは、同じMicrosoft社がリリースしている多くのアプリとの連携が可能です。業務にWordやExcelといったOfficeアプリを利用している人も多いかと思いますので、それらをシームレスに活用できるのは効率的でしょう。

作成したファイルを共有することもできますし、Teamsで繋がっているメンバーと共同編集することもできます。通話したままファイルを共同編集することで、細かな確認や処理を同時に行えるわけです。

Teamsでタスク管理するメリット

では次に、Teamsでタスク管理するメリットについてお話します。Teamsを活用してタスク管理を行うと、どのような利点があるのでしょうか。

情報を一元的に管理できる

まず挙げられるのは、情報を一元的に管理できる点です。一元管理とは「分散しているものを一箇所に集めて管理すること」であり、情報を一元的に管理することで下記のようなメリットが得られます。

• 常に正しい情報を得られる
• リアルタイム性が高い
• 必要な情報を探しやすくなる

情報を一元管理することで、常に正しい情報を得られるようになります。情報がさまざまな場所で分散管理されていると似たようなデータが乱立することになり、どれが正しいものかが不明確になるからです。

また、一元管理によりリアルタイム性を高めることもできるでしょう。データベースが一元的であれば、情報や値が変更された際にすぐに反映されることが期待できるからです。

そして、必要な情報を必要なタイミングで取得しやすくなるのもメリットです。情報が一箇所に集まっていると、そこを検索すれば必要なものが見つかるからです。

共有が容易

Teamsでタスク管理することにより、情報の共有が容易になります。チャットや音声通話を利用して遠くにいる人とも瞬時にコミュニケーションを行えますし、簡単操作でファイルの共有も可能です。

正しい情報が組織の隅々まで行き渡ることにより、下記のようなメリットが得られるでしょう。

• 業務の属人性を下げられる
• 顧客対応を均一化できる
• 生産性を安定させやすくなる

業務の属人性を下げることで、特定人員に依存しない業務フローを構築できます。それにより、顧客対応を均一化させることができ、スピーディーな処理や顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

そして、情報が組織全体に瞬時に行き渡ることによる生産性の安定化も見込めます。現代は業務で取り扱う情報量が多くなっているため、これらをいかに効率的に共有できるかが鍵となっています。

さまざまなデバイスで使える

Teamsはさまざまなデバイスで使うことができるため、タスク管理の効率化が促せるでしょう。自宅やオフィスからはPCで閲覧し、出先からはタブレットやスマホから確認が可能です。

ちょっとした空き時間を有効に使えるようになり、細かな部分での生産性向上が期待できます。また、Teamsのようなコミュニケーションアプリの画面を頻繁に開く習慣を周知することで、情報の取り漏れなどをなくせます。

ワークスタイルが多様化している時代だからこそ、各デバイスへの柔軟な対応が求められるわけです。

Teamsでタスク管理する方法

では次に、Teamsでタスク管理する具体的な方法について解説します。Teamsはさまざまなアプリと連携可能なアプリなので色々なやり方が考えられますが、まずは下記のような方法を試してみてはいかがでしょうか。

Microsoft Plannerを使いチームのタスクを管理する

同じMicrosoft社からリリースされているPlannerと連携させることで、基本的なタスク管理が可能です。Plannerを使うことで詳細なタスク管理ができるようになり、生産性の向上が見込めるでしょう。

TeamsからPlannerを使うには、TeamsにTasksアプリを追加する必要があります。いくつかのやり方がありますが、検索バーから探すのが早いでしょう。

TeamsにTasksアプリを追加することで、Plannerで自身に割り当てられたタスクや共有プランを見ることができるようになります。

Microsoft To‐Doを使い個人のタスクを管理する

Microsoft To‐Doを使うことで、個人のタスクを管理することができます。作成したタスクに対してスケジュールや一覧を設定したり、共有することが可能です。

ToDoは、Plannerと補い合うような使い方ができるのが特徴です。Plannerが主にチームのタスクを管理するアプリなのに対し、ToDoは個人のタスク管理に適したツールだからです。

Tasks in Teamsで管理を一元化する

基本的にはPlannerもToDoの独立した単一アプリであり、その点はTeamsと変わりません。前項でも少し触れましたが、それらを連携させるにはTeamsのためのTasksアプリを使う必要があります。

TasksアプリをTeamsに追加することで、Plannerによるチームタスクの管理とToDoによる個人タスクの管理をTeamsと連携させられるわけです。

Microsoft Teamsの進化と最新の活用トレンド

テレワークやハイブリッドワークの普及により、Microsoft Teamsは単なるコミュニケーションツールにとどまらず、業務の中核を担うプラットフォームとして進化を遂げています。日々のアップデートを通じて機能は多様化し、タスク管理や情報共有の手法も大きく変わりつつあります。ここでは、Teamsの進化の方向性や、現代のビジネス環境における役割、そして今後を見据えた活用のあり方について解説します。

Microsoft Teamsの機能強化の傾向

Microsoft Teamsは単なるコミュニケーションツールから、より包括的な業務支援プラットフォームへと進化を続けています。近年のアップデートでは、AIの導入やユーザー体験（UX）の向上に重点が置かれており、業務プロセスの自動化・簡略化が実現しつつあります。

たとえば、Microsoft 365 CopilotのようなAIアシスタント機能により、会議の要点抽出、タスクの自動生成、進捗レポートの作成などが自動化され、作業負担が大幅に軽減されつつあります。また、Microsoft Loopの導入により、Teams内でリアルタイムかつ柔軟に情報を共有・編集できる仕組みが整いつつあり、チーム間の連携がさらにスムーズになっています。

これらの機能強化は、チームの業務生産性を高めると同時に、ツール利用の定着率にも良い影響を与える傾向があります。

ビジネス環境の変化とTeamsの役割

ビジネス環境は、リモートワークやハイブリッドワークの浸透をきっかけに、時間や場所にとらわれない働き方へと大きくシフトしました。従来の「対面での進捗確認」や「紙ベースでの情報共有」が難しくなった現在、デジタルツールによるタスク可視化やコミュニケーションの効率化が不可欠となっています。

Microsoft Teamsは、こうした変化に対応する中核的な存在として位置付けられています。会議、チャット、ファイル共有に加え、タスクやワークフローの管理までを一元的に行えることが強みです。さらに、複数の部門・プロジェクトを横断する連携にも適しており、組織全体の情報統制と業務効率化を両立できるツールとして、多くの企業に選ばれています。

将来を見据えたMicrosoft Teamsの活用方法

今後のMicrosoft Teamsは、さらに「業務プロセスの中核」へと役割を拡大していくことが予想されます。たとえば、Power Platformと連携したローコードアプリ開発によって、現場のニーズに即した業務ツールを自社内で迅速に構築できるようになります。

また、日々進化するAIとの統合により、Teamsを介した業務はより高度な自動化が可能となります。将来的には、ユーザーが意識的に操作を行わずとも、過去の行動履歴やプロジェクトの状況に基づいて、最適なタスク提案やアクションが提示される環境も実現していくでしょう。

こうした将来像を見据えて、Teamsを単なる「チャットツール」ではなく、業務のプラットフォームとして捉える視点が、今後ますます重要になります。

ビジネス環境の変化と求められるタスク管理の対策

働き方の多様化が進む現在、企業を取り巻く業務環境は急速に変化しています。特にハイブリッドワークや分散型チームの普及により、従来のタスク管理手法では対応しきれない場面が増えてきました。こうした背景のもと、チーム全体で業務の進捗を正確に把握し、円滑に連携するためのタスク管理体制が、これまで以上に重要性を増しています。ここでは、現代のビジネス環境に適したタスク管理の考え方と、その具体的な対策について解説します。

ハイブリッドワーク時代に求められるタスク管理

コロナ禍を経て、多くの企業がオフィスワークとリモートワークを組み合わせたハイブリッド勤務体制へと移行しました。この働き方は柔軟性を高める一方で、チームメンバーが物理的に同じ空間にいないことによる「見えないタスク」「伝わらない進捗」といった課題を生み出します。

従来のように口頭での進捗確認やその場での調整が難しい環境では、「誰が」「何を」「いつまでに」行うのかを明確にし、全員が同じ情報を参照できるタスク管理の仕組みが必要不可欠です。ハイブリッドワークでは、単にタスクを記録するだけでなく、「全員で共通の状況認識を持てる環境づくり」がタスク管理の要となります。

分散型チームでの効果的なタスク共有方法

業務が拠点をまたいで行われるようになる中で、チームが地理的・時間的に分散しているケースも増えています。こうした分散型チームでは、情報の断片化やコミュニケーション不足が原因で、タスクの漏れや優先度のずれが生じやすくなります。

このような課題を防ぐためには、タスク情報を単なる一覧として表示するだけでなく、プロジェクトや役割ごとに分類・整理し、誰が何を担当しているのかを視覚的に把握できる状態にすることが重要です。また、メッセージや会議の議事録といった関連情報をタスクと紐づけておくことで、タスクの背景や目的を全員が理解しやすくなり、実行の精度も向上します。

情報の可視化と進捗管理の重要性

タスク管理の本質は「作業の抜け漏れを防ぐこと」だけではありません。より重要なのは、チーム全体の進捗状況やボトルネックを早期に発見し、必要な調整やサポートを行える体制を構築することです。

情報が整理され、関係者全員が状況をリアルタイムで確認できる仕組みを持つことで、チームの意思決定スピードが格段に向上します。特に複数のプロジェクトを並行して進める場合や、関係者が多いタスクを扱う際には、タスクの「現在地」が可視化されていることが業務の安定運用に直結します。

進捗管理はマネジメント層だけの役割ではなく、全員がタスクの流れを把握し、必要に応じて行動を調整できる「共有された基盤」として運用されるべきです。

Microsoft Teamsの自動化と業務最適化

日々の業務において、繰り返し発生する作業や情報の伝達ミスは、生産性の低下や業務の属人化につながる要因となりがちです。こうした課題に対して、Microsoft Teamsは単なるコミュニケーションツールにとどまらず、業務の自動化や最適化を支援する機能を備えています。Power AutomateやBot、カスタムアプリとの連携を活用することで、定型業務の効率化やチーム全体のワークフロー改善が実現できます。ここでは、Teamsを中心に業務を最適化していくための具体的な手法を紹介します。

Power Automateを活用したタスクの自動化

Microsoft Power Automateは、日常業務における繰り返し作業を自動化できるワークフロー作成ツールです。Teamsと連携することで、特定の条件に応じてタスクを自動で生成・通知する仕組みを構築できます。

たとえば、Formsでの申請フォーム送信をトリガーにTo-Doへタスクを自動登録する、またはPlannerに新しいタスクが作成された際にチームチャネルへ通知を送信するといったフローが、専門知識なしでも簡単に設定可能です。

こうした自動化により、手動入力やタスク伝達の手間を削減できるだけでなく、業務ミスの防止や対応の迅速化にもつながります。標準テンプレートを活用することで、導入もスムーズに行える点が中小企業にも適しています。

Teams Botを使ったタスクリマインダーの設定

Teamsには、ボット（Bot）を活用することで、日々の業務をサポートする仕組みも整備されています。たとえば、定期的にタスクの進捗確認を促すリマインダーBotをチャネルに設置すれば、チーム全体の意識を保ちつつ、抜け漏れを防ぐことが可能です。

Microsoft製のBotだけでなく、外部サービスと連携できるBotも豊富に用意されており、SlackやGoogleカレンダーなど他ツールと連携した通知設定も柔軟に対応できます。特定プロジェクトの期限が近づいた際に自動でメッセージを送信したり、未完了タスクが残っているユーザーへ個別に通知を送ったりと、細やかな運用も実現できます。

カスタムアプリを導入して業務最適化

Teamsの真価は、標準機能に加えて自社の業務プロセスに合わせたカスタムアプリを導入できる柔軟性にあります。Power Appsと連携すれば、現場の課題やニーズに即した専用アプリをノーコード・ローコードで開発し、Teams上に統合可能です。

たとえば、社内稟議の進捗を可視化するアプリや、業務日報の入力と共有を簡素化するアプリをTeams内に組み込むことで、業務フロー全体を効率化しつつ、従業員のツール切り替えによるストレスも軽減できます。

さらに、SharePointやDataverseなどのデータベースと連携することで、データの一元管理や分析も可能となり、業務の最適化と意思決定の迅速化を後押しします。

効率的なタスク管理に必要なこと

続いて、効率的なタスク管理に必要なことを解説します。どのような点に気を配れば、効率的なタスク管理に繋がるのでしょうか。

タスクをしっかりと切り分ける

まず挙げられるのは、タスクをしっかり切り分けるという点です。タスクをどこまで細分化するかはケースバイケースですが、複数のタスクを混同しないレベルまで落とし込む必要はあるでしょう。

できれば、一つのタスクに対して一つのシンプルな作業を割り当てられるとベターです。タスクを細分化すればするほど具体的な行動指針が明確になるため、業務をこなしやすくなる利点があります。

また、タスクの消化はモチベーションアップにも繋がるでしょう。時間をかけて大きなタスクを消化するより、短時間で細かなタスクをいくつも消化した方がモチベーションを保ちやすくなります。

やっていることは同じかもしれませんが、精神的負荷の軽減が生産性に寄与するケースも多いのではないでしょうか。

ITを使いこなす

ITを使いこなすことで、効率的なタスク管理が可能です。当記事におけるTeamsや他Microsoftアプリもそうですし、他にもタスク管理を効率的にしてくれるものが多数存在します。

それぞれ特色や機能が異なるため、自分に合ったものを見つけて使いこなすことが大事です。Teamsは主にコミュニケーションのためのアプリですが、Teams単体でタスク管理までこなすのは少々難しいところです。

上述の通りPlannerやToDoを使うことでその点を補えますが、一つのアプリで一元化したいケースもあるかもしれません。

そのような場合は、最初から複合的な機能が搭載されているグループウェアを選ぶのも手です。ただし、多機能なものは多機能故に拡張性や連携性が確保されていないものもあるため、その点は注意しましょう。

Teamsおよびご紹介した他アプリは、それぞれ各分野に特化した最小限の機能を備えているのが特徴です。それらを機械の部品を組み合わせるように連携させることで、自社にとってベストな活用ができるわけです。

専門家に相談する

専門家に相談することで、タスク管理を効率化できるかもしれません。昨今タスク管理にIT活用が必須とも言える状況ですが、ITはさまざまな分野に分かれており、それぞれが深く専門的に進化しています。

それらを全て理解するのは不可能と言えるでしょう。それはITの専門家も同様ですが、専門家はそれぞれ得意分野を有しているため、自社が欲しているものと合致すれば強い味方になってくれます。

Teamsの導入を考えている場合は、TeamsおよびMicrosoftアプリ全般に強い専門家に相談することをおすすめします。

まとめ

Microsoft Teamsを活用することで、遠く離れた人とも効率的にコミュニケーションを取ることができます。また、他アプリと連携させることで、Teams上でシームレスにファイルの共有や共同編集、タスク管理を行うことが可能です。