PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第四回 定型メールの作成・テスト実行編～
1月 12, 2024
記事の監修
S.Sato
記事の監修
S.Sato
マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット2 リーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。
Contents
目次
「添付ファイル用変数」の設定
作成した添付ファイル変数に値を入れるため、「+ 新しいステップ」を選択します。
「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「配列変数に追加」を選択します。
「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「配列変数に追加」を選択します。
「配列変数」の設定
「配列変数に追加」アクションが追加されます。
「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル用」を選択します。
値を設定するにはメールの送信アクションを追加が必要のため、「アクションの追加」を選択します。
「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル用」を選択します。
値を設定するにはメールの送信アクションを追加が必要のため、「アクションの追加」を選択します。
「メールの送信」の選択
「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「outlook」を入力し、 「メールの送信（V2)」を選択します。
詳細オプションの表示
「メールの送信」アクションが追加されます。
「詳細オプションを表示する」を選択します。
「詳細オプションを表示する」を選択します。
添付ファイルの設定
「添付ファイル名前 -1」に任意の文字列を入力します。今回は「name」と入力します。
添付ファイルコンテンツの設定
「「添付ファイルコンテンツ -1」に任意の文字列を入力します。今回は「contents」と入力します。
設定後、「アレイ全体の入力に切り替える」を選択します。
設定後、「アレイ全体の入力に切り替える」を選択します。
アレイ形式で表示
アレイ形式で表示されます。最初と最後にある角括弧を除いた内側の値をコピーします。
「DisplayName」の設定
「配列変数に追加」アクションに戻り、「値」に先ほどコピーした値をペーストします。
コード化された値を参考に右側の値を設定していきます。値の「“name”」を選択し、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。
コード化された値を参考に右側の値を設定していきます。値の「“name”」を選択し、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。
「添付ファイルコンテンツ」の設定
値の「“contents”」を選択し、動的なコンテンツ「添付ファイルのコンテンツ」を選択します。
「添付ファイル名一覧用変数」の設定
以下のように値が設定できていればOKです。
次はメール本文に添付ファイル名を表示する設定を行います。作成した「添付ファイル名一覧変数」に値を入れるため、「アクションの追加」を選択します。
次はメール本文に添付ファイル名を表示する設定を行います。作成した「添付ファイル名一覧変数」に値を入れるため、「アクションの追加」を選択します。
「添付ファイル名一覧用変数」の設定
「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「文字列変数に追加」を選択します。
「文字列変数」の設定
「文字列変数に追加」アクションが追加されます。
「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル名一覧」を選択します。
値を設定するため、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。
「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル名一覧」を選択します。
値を設定するため、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。
「添付ファイル名一覧用変数」の設定
今回は以下のように「・DisplayName<br>」と入力します。
【補足情報】
末尾の改行<br>は添付ファイルが1件の場合は無くても問題ありませんが、今回のように添付ファイルが複数ある場合は添付ファイル名が全て繋がった状態で表示されるため、改行をいれています。
定型メール作成-「送信先会社名」の設定
「メールの送信」アクションにもどり、宛先・件名を指定し、定型メール本文の作成に移ります。
送信先の会社を設定するため、動的なコンテンツの「送信先会社名」を選択します。
送信先の会社を設定するため、動的なコンテンツの「送信先会社名」を選択します。
定型メール作成-「送信先担当者名」の設定
送信先の会社の担当者名を設定するため、動的なコンテンツの「送信先担当者名」を選択します。
定型メール作成-「送信者の会社名・名前」の設定
送信者の会社名と名前を設定するため、動的なコンテンツの「送信者の会社名・名前」を選択します。
定型メール作成-「添付ファイル名」の設定
添付ファイル名を設定するため、動的なコンテンツの「添付ファイル名一覧」を選択します。
定型メール作成-「署名」の設定
署名を設定するため、動的なコンテンツの「署名」を選択します。
最後に「添付ファイル」の設定を行うため、「詳細オプションを表示する」を選択します。
最後に「添付ファイル」の設定を行うため、「詳細オプションを表示する」を選択します。
作成したフローの保存
添付ファイル欄に添付ファイル用変数を指定します。
設定が完了したら、「保存」を選択して動作確認をします。
設定が完了したら、「保存」を選択して動作確認をします。
テスト実行
保存が完了したら、作成したフローが問題なく動作しているかテストをしてみます。
「フローのテスト」の設定
フローのテストを「手動」を選択して、「テスト」を選択します。
リストのステータス列を「送信」に設定
SharePointの添付ファイルリストのステータス列を「未送信」から「送信」に変更します。
フローの実行結果
フローが実行され、「ご利用のフローが正常に実行されました。」と表示されればフローの作成が完了です。
複数のファイルを添付した定型メールの送信結果
「Outlook」の送信トレイを確認すると、複数のファイルを添付した定型メールが送信されたことを確認できます。
まとめ
今回ご紹介した方法は
■SharePointのリストに格納されているファイルをメールに添付し送信する手順となります。
■ファイルの格納先をSharePointのドキュメントフォルダやOneDrive、Google Driveにすることも可能です。
■リストアイテムに添付されたファイルサイズの上限は250MBです。
■SharePointのリストに格納されているファイルをメールに添付し送信する手順となります。
■ファイルの格納先をSharePointのドキュメントフォルダやOneDrive、Google Driveにすることも可能です。
■リストアイテムに添付されたファイルサイズの上限は250MBです。
♪一言アドバイス♪
顧客毎にリストを用意して、添付ファイルを格納すると便利だよ！
顧客毎にリストを用意して、添付ファイルを格納すると便利だよ！
全四回にて、複数のファイルを添付した定型メールの送信フローは完成です。
最後までご精読いただき、ありがとうございました。
最後までご精読いただき、ありがとうございました。
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