SharePointで社内掲示板を作れば情報共有が効率化される。そのための方法を解説

SharePointとは

SharePointとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、SharePointについて解説します。

Microsoft社がリリースしている企業向け情報共有のためのサービス

SharePointとは、Microsoft社からリリースされている企業向け情報共有サービスです。 MicrosoftはWindowsやOfficeの開発元であり、最近ではChatGPTを手掛けているOpenAI社とパートナーシップを構築していることでも知られています。

SharePointを活用することで、インターネットを通して必要なファイルにいつでもアクセスが可能です。情報は強固なセキュリティによって保護されているため、書類を持ち出して漏洩させてしまうリスクを下げることもできます。

SharePointとは？SharePointの機能や使い方を徹底解説！

SharePointとは？  SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うための…

Microsoft365に加入すれば利用できる

SharePointを利用するには、Microsoft365への加入が必要です。Microsoft365はMicrosoft社から提供されているサブスクリプションプランであり、加入することでビジネス面におけるさまざまなメリットが得られます。

具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。

• WordやExcelといった高機能アプリの利用
• 大容量クラウドストレージやメールボックス
• 高度なセキュリティ

WordやExcelといった標準アプリを業務に利用している企業も多いのではないでしょうか。Microsoft365に加入することで、オンラインだけでなくオフラインでもこれらのアプリを利用できるようになります。

また、大容量ストレージを活用することで、さまざまなデータやファイルをクラウドに保存可能です。クラウドは高度なセキュリティによって保護されているため、情報漏洩等のリスクも下げられます。

単一的な要素ではなく、ビジネス全体を包括的にサポートしてくれるのがMicrosoft365の特徴と言えるでしょう。複数のプランが用意されているため、自身に合ったものを選べるのも利点です。

社内掲示板を設置するメリット

情報共有手法の一つとして、社内掲示板の設置が挙げられます。社内掲示板を設置することで、どのような利点があるのでしょうか。

社内の情報共有が活発化する

社内掲示板を設置することで、情報共有の活発化が期待できます。 必要な情報を掲示板に記載するだけで社内全体に情報を届けることができ、閲覧する側も好きなタイミングで取得できるからです。

集まった情報を整理すればFAQやマニュアルの代わりにもなり、従業員の教育にも役立つでしょう。「困った時はまず掲示板を確認しよう」といった文化が形成されれば教育リソースの削減と同時に、問題解決のスピード向上が見込めます。

シェアポイントを活用すれば社内情報共有がスムーズになる

社内情報共有の問題点 従来の社内情報共有は、どのような点が問題なのでしょうか。まずは、社内情報共有の問題点について見ていきましょう。 どこに何の…

オープンなコミュニケーションが可能

社内掲示板を設置すれば、従業員同士でオープンなコミュニケーションが可能になります。書き込んだ内容は基本的に誰でも閲覧でき、多くの場合コメントを書くこともできます。

それらのやり取りは全てオープンになるため、結果だけでなく過程を追えるのも社内掲示板の特徴と言えるでしょう。結論のみに終始するのではなく「何故こうなったか」を見ることで、異なる軸から別のアイデアが生まれることもあるかもしれません。

もちろん、オープンなコミュニケーションによる知財およびノウハウの蓄積も見込めます。

申請書等を一括管理できる

社内掲示板を設置することで、申請書等の一括管理も可能です。さまざまな申請書をデジタル化している企業も多いかと思いますが、置き場所等が分散されているといざという時に探しづらいものです。

SharePointで社内ポータルを作成し一括管理すれば、申請書が必要な際にアクセスする場所が明確になります。そちらに申請書の書き方やFAQ、提出先等を合わせて記載することで、申請業務の効率化にも繋がるでしょう。

SharePointを使って掲示板を作成する方法

社内掲示板のメリットは上述の通りですが、ではどのように設置すればいいのでしょうか。続いて、SharePointを使って掲示板を作成する方法について解説します。

ベーシックな掲示板の作成

SharePointを使ってベーシックな掲示板を作成するには、まずホーム画面からサイトに進みます。サイトから新規→アプリとクリックし、その中にある「ディスカッション掲示板」というボタンをクリックしましょう。

するとダイアログが表示されるため、掲示板の名前を入力します。掲示板の名前は、なるべく一目見ただけでテーマが分かるものが望ましいでしょう。

以上で、SharePointを使ったベーシックな掲示板の作成は完了です。誰でも簡単な操作で作成できるのがSharePointの利点です。

オプションの追加

作成した掲示板にオプションを追加することで、より便利に活用できます。追加できるオプションにはさまざまなものがありますが、ここでは「いいね機能」の追加の仕方を解説します。

まずは、サイトコンテンツの中からいいね機能を追加したいコンテンツを選択します。すると「リスト」というボタンが表示されるためそちらをクリックし、続けて「リストの設定」をクリックします。

表示された画面から「評価の設定」をクリックし、評価の設定を「はい」→有効にするエクスペリエンスに「いいね」を設定します。これで、指定したコンテンツに対して「いいね機能」が追加されました。

ルールの策定および運用

社内掲示板の作成が完了したら、ルールを策定し運用します。どのようなルールを設けるべきかはケースバイケースですが、一例として下記のようなものが挙げられるでしょう。

• 投稿ポリシー
• オプションの扱い
• 投稿頻度

閲覧者を不快にさせる投稿が問題なのはもちろんですが、テーマにそぐわない投稿も制限した方が無難です。また、先程ご紹介した「いいね機能」に対し、いいねを沢山集めた投稿をどう扱うか等を策定しても良いかもしれません。

そして、社内掲示板の活用を促進させる意味で投稿頻度を決めるのも手です。長い時間投稿されず、情報が蓄積されない場所を閲覧する意味はあまりないからです。

掲示板作成にSharePointを使う利点

SharePointを使って掲示板を作成する方法は分かりましたが、なぜ掲示板作成にSharePointを使うべきなのでしょうか。次は掲示板の作成にSharePointを使う利点について解説します。

簡単にポータルサイトを作成できる

SharePointを使うことで、簡単に社内ポータルサイトを作成できます。社内ポータルサイトとは社内の情報が一元的にまとめられている場所であり、構築すれば情報共有の効率化が見込めるのが特徴です。

既にマニュアルやワークフローの概要、申請書等をデジタル化している企業も多いでしょう。ただそれらを分散的に管理している場合、必要に応じて見るべき箇所が異なり、業務効率を阻害してしまっているかもしれません。

社内ポータルを作成し情報を一元化することで「困った時はここを見ればいい」等の分かりやすいソリューションを提示できます。それにより、多くの面で業務を効率化できるわけです。

他Microsoftアプリとの相性が良い

SharePointはMicrosoft社からリリースされているアプリなので、他Microsoft製品との相性が良いのもメリットです。業務にMicrosoft製のアプリを使っているケースも多いかと思いますので、両者の連携性が高いにこしたことはないでしょう。

SharePointと連携が考えられるアプリとしては、Teamsが挙げられます。Teamsから直接SharePointで作成したポータルに飛ぶことができれば、ポータルの閲覧や利用を促せるでしょう。

ポータルや掲示板閲覧のために別アプリを開くのは、人によっては手間に感じるからです。

セキュリティが強固

SharePointを使うにはMicrosoft365に加入する必要がありますが、それによるセキュリティの高さもメリットです。社内掲示板を設置するだけならSharePointを使わなくとも可能ですが、その場合は自前でセキュリティを構築する必要があるかもしれません。

社内からのみアクセスできるようにすれば少なくとも外部からの侵入は防げますが、利便性は下がってしまうでしょう。逆に掲示板が置かれている社内サーバーに外部からのアクセスを許可すると利便性は上がるものの、セキュリティリスクが生じるかもしれません。

Microsoft365に加入することで、強固なセキュリティを保ちつつ利便性を確保できるわけです。もちろん、自社側で適切なアクセス管理やバックアップを行うことも大事なので怠らないようにしましょう。

クラウドセキュリティの必要性とは？導入成功のためのポイントや注意点を解説

現代においてクラウドはなくてはならないものになりました。クラウドを活用することで業務の利便性を大きく向上させられる反面、セキュリティリスクが増し…

社内掲示板をより上手く活用するには

社内掲示板を設置することでさまざまなメリットがありますが、使い方には注意が必要かもしれません。続いて、社内掲示板をより上手く活用する方法について解説します。

適切なルールを定める

まず挙げられるのは、適切なルールを定めるという点です。社内掲示板を作って設置するだけで上手くいく場合もあるかもしれませんが、基本的にルールを定めた方が適切な活用に繋がるでしょう。

具体的には、下記のようなものが考えられます。

• 誹謗中傷や業務に関係ない投稿の禁止
• 管理方法や責任の所在
• セキュリティ

誹謗中傷は論外ですが、業務に関係のない投稿も制限した方がいいかもしれません。社内掲示板はその情報を必要としている人に閲覧されてこそ価値があるものなので、可能な限り価値のある情報を集約させる必要があるからです。

また「誰がどのように管理するのか」「トラブルが起きた際の責任の所在はどうするか」をあらかじめ決めることで、問題解決のスピードが向上します。そして、セキュリティ面に気を配ることで掲示板からの情報流出等を防げるでしょう。

通知機能等を上手く使う

社内掲示板を上手く活用するには、通知機能等のオプションを利用するのも一つの方法です。特定の書き込みに対して新しいコメントがついた際に通知されるよう設定しておけば、気になるトピックの情報をいち早く確認できるでしょう。

また、全社的な連絡がある場合は規定の書き込みを行い全従業員に一斉に通知することで、情報共有を行き渡らせることができます。

ただここで注意したいのは、通知を増やしすぎないという点です。通知が増えれば増えるほど一つ一つの通知が目立たなくなり、閲覧の動機を薄める結果になりえます。

全社的な通知は、重要なものに絞って行うことをおすすめします。

プロに相談する

プロに相談することで、より良い社内ポータルの活用が促せるかもしれません。SharePointを使うことで比較的容易に社内ポータルを作成できますが、場合によっては作成や運用で躓いてしまうかもしれません。

あらかじめプロに相談しておけば、スムーズな作成・運用が可能になるでしょう。また、より効率的なSharePoint活用のアドバイスを仰げるかもしれません。

自社のみで行えるのであれば問題ないのですが、SharePointの運用にリスクを感じる場合は検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

SharePointを活用することで、誰でも比較的容易に社内掲示板を作成できます。社内掲示板を上手く使い、情報共有の効率化を目指しましょう。