Sharepointで社内掲示板を作れば情報共有が効率化される。そのための方法を解説
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Sharepointで社内掲示板を作れば情報共有が効率化される。そのための方法を解説

November 27, 2023

記事の監修

S.Sato

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S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット1 サブリーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

SharePointを使うことで、社内の情報共有を促進できます。この記事では、SharePointの概要や社内掲示板のメリット、SharePointを使った社内掲示板の作り方。

そして、社内掲示板の効率的な運用等について解説します。

Contents

目次

SharePointとは

What is SharePoint?

SharePointとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、SharePointについて解説します。

Microsoft社がリリースしている企業向け情報共有のためのサービス

SharePointとは、Microsoft社からリリースされている企業向け情報共有サービスです。 MicrosoftはWindowsやOfficeの開発元であり、最近ではChatGPTを手掛けているOpenAI社とパートナーシップを構築していることでも知られています。

SharePointを活用することで、インターネットを通して必要なファイルにいつでもアクセスが可能です。情報は強固なセキュリティによって保護されているため、書類を持ち出して漏洩させてしまうリスクを下げることもできます。

SharePointとは?SharePointの機能や使い方を徹底解説!
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SharePointとは?  SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。  SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。  どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。  また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。  部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。  そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること  SharePointでできることについてご紹介します。 ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。  作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。  チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。  ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。  チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。  ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。  ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。  マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。  SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。  ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。  例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。  このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。  ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。  モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。  SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。  これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。  SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。  マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。  例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。  他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。  このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。  万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。  不正アクセス対策 データ漏洩防止対策 データ転送時の暗号化 サイバー攻撃対策 また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。  ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。  SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。  バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。  バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。  例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。  これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。  要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。  もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。  バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。  SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。  SharePoint Onlineの価格は月々のサブスクリプションで1アカウント毎に下記ライセンス料がかかります。  SharePoint Online(プラン 1)SharePoint Online(プラン 2)月間契約料¥540¥1090Officeアプリ含まれない含まれないストレージ1TB無制限 ライセンスを契約すればすぐに利用開始することができます。  Microsoft 365(旧称Office 365) 企業で導入する場合は、Microsoft365 (旧称Office365) を導入した方がお得です。  Microsoft365は、Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, OneDriveなどのOffice製品を利用することができます。  SharePoint単体で契約するよりも圧倒的にお得です。 …

Microsoft365に加入すれば利用できる

SharePointを利用するには、Microsoft365への加入が必要です。Microsoft365はMicrosoft社から提供されているサブスクリプションプランであり、加入することでビジネス面におけるさまざまなメリットが得られます。

具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。

  • WordやExcelといった高機能アプリの利用
  • 大容量クラウドストレージやメールボックス
  • 高度なセキュリティ

WordやExcelといった標準アプリを業務に利用している企業も多いのではないでしょうか。Microsoft365に加入することで、オンラインだけでなくオフラインでもこれらのアプリを利用できるようになります。

また、大容量ストレージを活用することで、さまざまなデータやファイルをクラウドに保存可能です。クラウドは高度なセキュリティによって保護されているため、情報漏洩等のリスクも下げられます。

単一的な要素ではなく、ビジネス全体を包括的にサポートしてくれるのがMicrosoft365の特徴と言えるでしょう。複数のプランが用意されているため、自身に合ったものを選べるのも利点です。

社内掲示板を設置するメリット

情報共有手法の一つとして、社内掲示板の設置が挙げられます。社内掲示板を設置することで、どのような利点があるのでしょうか。

社内の情報共有が活発化する

社内掲示板を設置することで、情報共有の活発化が期待できます。 必要な情報を掲示板に記載するだけで社内全体に情報を届けることができ、閲覧する側も好きなタイミングで取得できるからです。

集まった情報を整理すればFAQやマニュアルの代わりにもなり、従業員の教育にも役立つでしょう。「困った時はまず掲示板を確認しよう」といった文化が形成されれば教育リソースの削減と同時に、問題解決のスピード向上が見込めます。

シェアポイントを活用すれば社内情報共有がスムーズになる
シェアポイントを活用すれば社内情報共有がスムーズになる
社内情報共有の問題点 従来の社内情報共有は、どのような点が問題なのでしょうか。まずは、社内情報共有の問題点について見ていきましょう。 どこに何の情報が記載されているか不明確 従来の社内情報共有では情報が乱雑に散らばってしまい、どこに何が記載されているかが不明確になりがちでした。そのような状態だと「必要な時に必要な情報を得ることができない」「情報検索に無駄なリソースが割かれる」といった難点が生じます。 情報というのは記録し保管することも大事ですが、必要な時に即時に取得できないと意味がありません。情報が各所に散らばっており管理統制が取れてない場合、精度の高い検索が難しく、情報が持つ本来の力を発揮しづらくなるでしょう。 情報共有に時間と手間がかかる 社内情報共有における問題点として、共有に時間と手間がかかる点も挙げられます。情報共有は業務を遂行するにあたって重要な要素ですが、共有に手間がかかると漏れが生じ「必要な人員に必要な情報が渡っていなかった」という事態が起こりえます。 知るべき情報を知らないことによりミスが発生し、会社に損害を与えてしまうことも考えられるでしょう。また、共有に時間が手間がかかることで、本来業務に割くべきリソースを無駄遣いしてしまうことにも繋がります。 情報共有は可能な限りスムーズに、効率的に行うのが鉄則です。 情報が多元的に管理されている 情報が多元的に管理されてしまうのも、社内情報共有における問題点です。「多元的に管理されている」というのは「複数の場所に散らばっている」状態のことです。 具体例としては「売上管理データが複数のサーバーに存在し、更新頻度が異なる」などが挙げられます。同じ意味を持つデータが異なる場所に複数存在しバージョン管理も別途になされている場合、手間が二重にがかかってしまいます。 情報を多元的に管理することで、多重的にリソースをかける必要が生じるわけです。 情報共有における問題点をどう解決するか では、次に情報共有における問題点をどのように解決するかを見ていきたいと思います。 情報共有を効率化するためのルールを決める 情報共有を効率化するには、適切なルールを定めることが大事です。具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 ファイルを更新するタイミングや担当者を決める ファイルはサーバー上で閲覧し、ダウンロードや複製を禁止する 情報共有はメールではなく特定のツールを介して行う どのようなルールを定めるかは会社や部署によって異なります。自社の業務特性をしっかりと把握し、効果的なルールを定める必要があるでしょう。 情報を一元的に管理する 情報を一元的に管理すれば、問題の解決に繋がります。一元管理というのは多元管理とは反対に「(情報が)一箇所にまとめられている」状態のことです。 情報を一元管理するメリットとしては、下記のようなものが考えられます。 管理の手間を最小化できる どこに何が記載されているかが分かりやすい 更新や修正にも容易に対応できる 情報を一元管理することで、管理の手間を最小限にとどめることができます。更新や修正の際も大元の部分に手を加えるだけで事足りるからです。 合わせて、管理されているデータを他の用途で活用することも容易になるため、柔軟性の向上も見込めます。 システム・ツールの導入 情報共有を効率化するためのシステムやツールを導入すれば、問題解決に繋がるかもしれません。現代はITテクノロジーの進歩により、従来では難しかったさまざまな手法や業務改善が可能となりました。 その一例として、テレワークが挙げられるでしょう。インターネットテクノロジーが発達する前、リモート間のコミュニケーション手段は郵便や電話、FAXなどに限られており、正確かつ素早い情報共有は難しかったのではないでしょうか。 しかし、インターネットが発達しオンライン上でさまざまなことができるようになった現代では、遠く離れている相手とも瞬時に情報を共有することができます。それを実現するためにも、業務システムやツールの存在が欠かせないわけです。 シェアポイントの役割 情報共有を効率化してくれるツールの一つに、シェアポイントがあります。シェアポイントはどのようなもので、一体何ができるのでしょうか。 シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータル作成ツール シェアポイントは、WindowsやOfficeを開発しているMicrosoft社からリリースされている社内向けポータルサイト作成ツールです。汎用的なOSであるWindowsや、WordおよびExcelといったOffice製品を業務で使っている人も多いのではないでしょうか。 業務アプリの開発には定評のあるMicrosoftが手掛けているため、簡単な操作で社内の情報共有を効率化させることが可能です。主な使い方は社内向けポータルの作成ですが、それ以外にもさまざまな使い方ができます。 社内向けポータルサイトを作成し、情報共有を効率化するためのもの シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトを作成し情報共有を効率化することです。情報共有を効率化するための方法はいくつかありますが、その中の一つに「情報の発信と受信のハードルを下げる」というものが挙げられます。 情報発信が手軽になればなるほど、ポータルに情報が集積しやすくなるでしょう。多くの情報が集まったポータルは自然と閲覧者も増え、閲覧者が情報の発信者になることも少なくありません。 そういった好循環を繰り返すことでポータルの完成度が上がり、さらに閲覧者が増え利用効率が上がるわけです。 他の使い方も可能 シェアポイントの主な役割は社内向けポータルの作成ですが、他の用途にも用いることができます。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。 シェアポイントにファイルをアップロードし複数人で共有・共同作業 目標やスケジュールを管理し共有する シェアポイントにアップロードされたファイルは複数人で共有できます。合わせて、WordやExcelといった汎用的なアプリを使って共同作業も可能です。 共同作業を行うことで作業効率が向上するほか、確認や承認のプロセスを簡略化し効率な文書およびコンテンツの作成に繋がります。 シェアポイントを導入することで社内情報共有はどう変わる? では、次にシェアポイント導入により社内の情報共有がどのように変わるかを具体的に解説します。シェアポイントの活用方法は会社や部署により異なるため、あくまで一例としてご参照下さい。 情報が的確にまとまっているポータルを作成し、必要に応じて閲覧する シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトの作成です。従来の情報共有においては口頭や紙ベースの資料などを使うのが一般的であり、いずれも「機会が限定的」「手間や時間がかかる」といった問題を秘めていました。 情報が的確にまとまっているポータルを作成すれば、必要に応じて閲覧することで求めている情報を取得できます。場合によっては求めている情報が記載されていないこともありますが、その旨を担当者に伝え更新してもらうことで、ポータルの使いやすさを向上させられます。 「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が生まれる シェアポイントを導入し社内向けポータルサイトを作成することで「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が生まれます。業務で分からないことがあったりトラブルが発生した際にもまずポータルを閲覧し、該当の情報が記載されていないかどうかを確認するようになるでしょう。 それにより、下記のようなメリットが生じます。 従業員が自発的に情報を得るようになる 教育にかかるコストや手間が削減される ポータルを作成し管理運用することで、従業員が自発的に欲しい情報を得られるようになります。利便性が向上したり情報共有が活発化するのはもちろんですが、加えて従業員が自律的に業務に関わることを意味します。 ポータルを構築すればマニュアルやFAQ代わりになり、教育コストや手間の削減にも繋がるでしょう。従業員の教育は自社の業務品質に関わる大事な要素ですが、教育担当者の選定や教育プロセスの精査など、通暁業務に加えてやらなければならないことが増えてしまいます。 100%というわけにはいきませんが、教育をある程度ポータルに委ねることで、トレーニング効果の向上も見込めるのではないでしょうか。 情報が個人ではなく社内に集約され一元管理される シェアポイントを情報共有に活用することで、業務にまつわる情報や知見・ノウハウが個人ではなく社内に集約されることになります。従来は業務の知識や進め方が担当者個人に蓄積され、担当者個人のスキルやキャリア向上に役立っていました。 しかし、全社的なメリットが欠けていた面もあったかもしれません。情報を担当者個人ではなく社内に集約することで会社の知的資産となり、業務に関わる人は誰でも必要に応じて取得できるようになります。 それにより、個人のスキルや経験に依存しない業務品質向上プロセスを構築できるでしょう。 シェアポイントを効果的に活用するには では、最後にシェアポイントを効果的に活用するための注意点を解説します。シェアポイントは便利なアプリケーションですが、正しく取り扱わないと真価を発揮することができません。 自社に合ったプランを契約する 一つ目は、自社に合ったプランを契約することです。シェアポイントはMicrosoft365というサブスクリプションサービスを契約することで利用できるアプリですが、Microsoft365にはさまざまなプランが用意されています。 一般法人向けであれば、下記のようなプランが挙げられます。 Basicプラン Standardプラン…

オープンなコミュニケーションが可能

社内掲示板を設置すれば、従業員同士でオープンなコミュニケーションが可能になります。書き込んだ内容は基本的に誰でも閲覧でき、多くの場合コメントを書くこともできます。

それらのやり取りは全てオープンになるため、結果だけでなく過程を追えるのも社内掲示板の特徴と言えるでしょう。結論のみに終始するのではなく「何故こうなったか」を見ることで、異なる軸から別のアイデアが生まれることもあるかもしれません。

もちろん、オープンなコミュニケーションによる知財およびノウハウの蓄積も見込めます。

申請書等を一括管理できる

社内掲示板を設置することで、申請書等の一括管理も可能です。さまざまな申請書をデジタル化している企業も多いかと思いますが、置き場所等が分散されているといざという時に探しづらいものです。

SharePointで社内ポータルを作成し一括管理すれば、申請書が必要な際にアクセスする場所が明確になります。そちらに申請書の書き方やFAQ、提出先等を合わせて記載することで、申請業務の効率化にも繋がるでしょう。

SharePointを使って掲示板を作成する方法

How to create a bulletin board using SharePoint

社内掲示板のメリットは上述の通りですが、ではどのように設置すればいいのでしょうか。続いて、SharePointを使って掲示板を作成する方法について解説します。

ベーシックな掲示板の作成

SharePointを使ってベーシックな掲示板を作成するには、まずホーム画面からサイトに進みます。サイトから新規→アプリとクリックし、その中にある「ディスカッション掲示板」というボタンをクリックしましょう。

するとダイアログが表示されるため、掲示板の名前を入力します。掲示板の名前は、なるべく一目見ただけでテーマが分かるものが望ましいでしょう。

以上で、SharePointを使ったベーシックな掲示板の作成は完了です。誰でも簡単な操作で作成できるのがSharePointの利点です。

オプションの追加

作成した掲示板にオプションを追加することで、より便利に活用できます。追加できるオプションにはさまざまなものがありますが、ここでは「いいね機能」の追加の仕方を解説します。

まずは、サイトコンテンツの中からいいね機能を追加したいコンテンツを選択します。すると「リスト」というボタンが表示されるためそちらをクリックし、続けて「リストの設定」をクリックします。

表示された画面から「評価の設定」をクリックし、評価の設定を「はい」→有効にするエクスペリエンスに「いいね」を設定します。これで、指定したコンテンツに対して「いいね機能」が追加されました。

ルールの策定および運用

社内掲示板の作成が完了したら、ルールを策定し運用します。どのようなルールを設けるべきかはケースバイケースですが、一例として下記のようなものが挙げられるでしょう。

  • 投稿ポリシー
  • オプションの扱い
  • 投稿頻度

閲覧者を不快にさせる投稿が問題なのはもちろんですが、テーマにそぐわない投稿も制限した方が無難です。また、先程ご紹介した「いいね機能」に対し、いいねを沢山集めた投稿をどう扱うか等を策定しても良いかもしれません。

そして、社内掲示板の活用を促進させる意味で投稿頻度を決めるのも手です。長い時間投稿されず、情報が蓄積されない場所を閲覧する意味はあまりないからです。

掲示板作成にSharePointを使う利点

SharePointを使って掲示板を作成する方法は分かりましたが、なぜ掲示板作成にSharePointを使うべきなのでしょうか。次は掲示板の作成にSharePointを使う利点について解説します。

簡単にポータルサイトを作成できる

SharePointを使うことで、簡単に社内ポータルサイトを作成できます。社内ポータルサイトとは社内の情報が一元的にまとめられている場所であり、構築すれば情報共有の効率化が見込めるのが特徴です。

既にマニュアルやワークフローの概要、申請書等をデジタル化している企業も多いでしょう。ただそれらを分散的に管理している場合、必要に応じて見るべき箇所が異なり、業務効率を阻害してしまっているかもしれません。

社内ポータルを作成し情報を一元化することで「困った時はここを見ればいい」等の分かりやすいソリューションを提示できます。それにより、多くの面で業務を効率化できるわけです。

他Microsoftアプリとの相性が良い

SharePointはMicrosoft社からリリースされているアプリなので、他Microsoft製品との相性が良いのもメリットです。業務にMicrosoft製のアプリを使っているケースも多いかと思いますので、両者の連携性が高いにこしたことはないでしょう。

SharePointと連携が考えられるアプリとしては、Teamsが挙げられます。Teamsから直接SharePointで作成したポータルに飛ぶことができれば、ポータルの閲覧や利用を促せるでしょう。

ポータルや掲示板閲覧のために別アプリを開くのは、人によっては手間に感じるからです。

セキュリティが強固

SharePointを使うにはMicrosoft365に加入する必要がありますが、それによるセキュリティの高さもメリットです。社内掲示板を設置するだけならSharePointを使わなくとも可能ですが、その場合は自前でセキュリティを構築する必要があるかもしれません。

社内からのみアクセスできるようにすれば少なくとも外部からの侵入は防げますが、利便性は下がってしまうでしょう。逆に掲示板が置かれている社内サーバーに外部からのアクセスを許可すると利便性は上がるものの、セキュリティリスクが生じるかもしれません。

Microsoft365に加入することで、強固なセキュリティを保ちつつ利便性を確保できるわけです。もちろん、自社側で適切なアクセス管理やバックアップを行うことも大事なので怠らないようにしましょう。

クラウドセキュリティの必要性とは?導入成功のためのポイントや注意点を解説
クラウドセキュリティの必要性とは?導入成功のためのポイントや注意点を解説
現代においてクラウドはなくてはならないものになりました。クラウドを活用することで業務の利便性を大きく向上させられる反面、セキュリティリスクが増してしまう可能性もあります。 この記事では、クラウドセキュリティの必要性やリスク、対策や具体的なリスクケースなどを解説します。クラウドに対する理解を深め、情報やデータの保護に努めましょう。 クラウドセキュリティを考える必要性 なぜ今クラウドセキュリティの重要性が高まっているのでしょうか。まずは、クラウドセキュリティの必要性について解説します。 クラウドコンピューティングの利用が増大している 現在では、従来のようなオンプレミス型ではなく、クラウドコンピューティングの利用が進んでいます。業務システムには大きく分けて「オンプレミス」と「クラウド」の二種類の利用形態が存在します。 オンプレミス形態は、ソフトウェアを走らせたり、データを保管する機器を自前で調達し、管理運用を自社内で行う形式です。対して、クラウドはベンダーが管理しているサーバーでソフトウェアやデータを保管し、ユーザーはそこにアクセスしてシステムを利用するやり方です。 クラウドのメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 機器を調達する必要がないので、コスト減に繋がる アップデートやメンテナンス、保守が自動で行われる セキュリティをある程度ベンダーに投げられる クラウド最大の利点としては、サーバーやストレージ機器を購入する必要がないことによるコスト減が挙げられるでしょう。システムの導入や運用にはそれなりのコストがかかりますが、クラウドを利用すれば比較的安価ですみます。 また、アップデートやメンテナンス、各種セキュリティ設定をベンダーが自動的に行なってくれるのもメリットです。オンプレミスの場合、その辺りも自分達でまかなう必要が生じます。 クラウドは便利な反面、リスクもある クラウドにはさまざまなメリットがありますが、反面デメリットやリスクも存在します。一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 システムの運用を100%コントロールできない アクセス経路管理は自社で行う必要がある クラウドシステムを利用する場合、運用を自社で100%コントロールすることはできません。ソフトウェアやデータは基本的にベンダー管理下のサーバーに保管されることになるからです。 そのため、サーバー領域のセキュリティはベンダー側で管理することになりますが、アクセス経路などの部分はユーザーが管理するのが一般的です。どのような通信網を使い、どのようなデバイスでアクセスするか、をしっかりと管理することが求められます。 クラウドセキュリティを確保しないと安全に業務を進められない クラウドに限らず、セキュリティの重要性は日に日に増しています。業務がオンラインに移行したことにより、今までには考えられなかった脆弱性が生まれるようになり、そこから被害や損失が発生しやすくなりました。 「じゃあITやクラウドを使わなければいいのでは?」と思う人もいるかもしれません。しかし、今やITやクラウドを使わず業務を進めるのは大変難しい状況です。 従来にはなかったようなリスクを抱えるのは事実ですが、それにも増して利便性や生産性の向上が見込めます。極端な話、同業他社がITやクラウドを活用して生産性を上げているのに自社だけが使っていない場合、シェアを根こそぎ奪われてしまう可能性も考えられます。 ITやクラウドが必要である以上、セキュリティを担保して業務に臨む必要があるわけです。 クラウドセキュリティの対象となるサービス クラウド環境で発生するセキュリティリスクへの対策であるクラウドセキュリティは、どのようなサービスをセキュリティ対象としているのでしょうか。 クラウドサービスには、Amazon Web Services(AWS)、Microsoft Azure、Google Cloud Platform(GCP)、Oracle Cloud Infrastructure(OCI)など、知名度の高いサービスを含め、様々なものがあります。 こちらでは、クライドセキュリティの対象となるサービスについて解説いたします。 クラウドセキュリティはサービスごとに特徴や目的が異なるため、事前に導入の目的を明確にして、適切なサービスを選択してみてください。 オンプレミス まず初めに、オンプレミス型のセキュリティ対策についてご紹介いたします。オンプレミスとは、クラウドセキュリティの登場以前に主流だったシステムの利用形態です。 オンプレミスでは、パソコンやサーバなどの端末やネットワークといった環境を、自社で所有し運用します。サーバやネットワークの管理や責任の範囲が社内と社外で明確に分かれているため、自社で一貫したセキュリティ対策を実施できるというメリットがあります。 ただし、オンプレミスの場合は社内にネットワーク環境を構築する必要があるため、広いスペースを占用する必要があったり、導入や運営の費用負担が大きいという懸念点があります。 オフィススペースを圧迫することなく、また拡張性や費用面の自由度が高いクラウドサービスは、今後も需要が高まっていくことが予想されます。 IaaS IaaSとは、ネットワークやサーバ、ストレージ機能などのインフラを、インターネット経由で提供するサービスです。IaaSでは、自社でサーバーなどのハードウェアをもたずにインターネット経由で必要な時に必要なだけサーバーやストレージ、ネットワークリソースを利用することができます。 機能の購入にかかるコストを抑えつつ、メモリ容量やストレージなどを自由に設定して環境を構築することができるので、自社の特性に合わせた環境構築を行いたいとお考えの方におすすめです。 IaaSの運用は基本的に自社で行わなければならないため、各々でセキュリティ対策を行う必要性があります。具体的には、Webアプリケーション・ミドルウェア・OSのセキュリティ対策に取り組まなければなりません。 クラウドセキュリティの利用と合わせて、利用側も独自のセキュリティ対策に取り組むことで、セキュリティリスクの発生を予防することができます。 PaaS PaaSとは、クラウドにあるプラットフォームが利用できるサービスです。大規模なデータセンターに、アプリケーションを稼動するためのネットワーク、サーバシステム、OSやミドルウェアなどのプラットフォームが用意され、企業ユーザがそのプラットフォーム上で開発を行うことができます。 PaaSを活用すると、アプリケーションの稼働基盤を構築・運用する手間を削減できます。 利用側はデータからアプリケーションまでに領域に対するセキュリティ対策を実施する必要があります。アプリケーションに潜む脆弱性にいち早く気付くには、脆弱性診断の実施が有効です。 また、サイバー攻撃に対する予防策としては、セキュリティ対策ソフトの導入がおすすめです。 SaaS SaaSとは、クラウドにあるソフトウェアを利用できるサービスです。アカウントをもっていれば、インターネット経由でどこからでもアクセスすることができます。 SaaSを活用することで、チーム間のファイルやデータを共有した利用が可能となります。ソフトウェアのバージョンアップがサービス提供者側で更新されるのも特徴の一つです。 SaaSにおけるアプリケーションの防御からサービス運用までは、サービスプロバイダがセキュリティの責任を負います。利用側はデータやコンテンツに対してセキュリティ対策を行う必要があります。 また、利用側がアクセス権限をきちんと管理することも重要です。 クラウドセキュリティを導入するメリット・デメリット 次に、クラウドセキュリティを導入するメリット・デメリットについて解説いたします。 クラウドサービスの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてみてください。 クラウドセキュリティを利用するメリット まずは、クラウドサービスを利用するメリットからご紹介いたします。クラウドサービス導入のメリットは以下の通りです。 初期費用やランニングコストを削減できる 基本的な設定をサービスプロバイダ側に一任できる 契約後すぐに使用開始できる インターネット環境があればどこでも使用できる 必要に応じて性能・容量・機能を変更できる クラウドサービスは、企業側でハードウェアやストレージなどの機器を用意する必要がなく、また機材を設置するスペースも不要なので、初期費用や導入負担を大幅に軽減することができます。 また、オンプレミス型と比べてもランニングコストを節約できる傾向にあり、拡張性も高いため、自由度の高い活用を望む場合におすすめです。 クラウドセキュリティを利用するデメリット 次に、クラウドサービスを利用するデメリットをご紹介いたします。クラウドサービス導入のデメリットは以下の通りです。 サービス提供者のシステム障害が自社サービスにも影響する 個人端末から使用されるリスクがある…

社内掲示板をより上手く活用するには

How to make better use of your company bulletin board

社内掲示板を設置することでさまざまなメリットがありますが、使い方には注意が必要かもしれません。続いて、社内掲示板をより上手く活用する方法について解説します。

適切なルールを定める

まず挙げられるのは、適切なルールを定めるという点です。社内掲示板を作って設置するだけで上手くいく場合もあるかもしれませんが、基本的にルールを定めた方が適切な活用に繋がるでしょう。

具体的には、下記のようなものが考えられます。

  • 誹謗中傷や業務に関係ない投稿の禁止
  • 管理方法や責任の所在
  • セキュリティ

誹謗中傷は論外ですが、業務に関係のない投稿も制限した方がいいかもしれません。社内掲示板はその情報を必要としている人に閲覧されてこそ価値があるものなので、可能な限り価値のある情報を集約させる必要があるからです。

また「誰がどのように管理するのか」「トラブルが起きた際の責任の所在はどうするか」をあらかじめ決めることで、問題解決のスピードが向上します。そして、セキュリティ面に気を配ることで掲示板からの情報流出等を防げるでしょう。

通知機能等を上手く使う

社内掲示板を上手く活用するには、通知機能等のオプションを利用するのも一つの方法です。特定の書き込みに対して新しいコメントがついた際に通知されるよう設定しておけば、気になるトピックの情報をいち早く確認できるでしょう。

また、全社的な連絡がある場合は規定の書き込みを行い全従業員に一斉に通知することで、情報共有を行き渡らせることができます。

ただここで注意したいのは、通知を増やしすぎないという点です。通知が増えれば増えるほど一つ一つの通知が目立たなくなり、閲覧の動機を薄める結果になりえます。

全社的な通知は、重要なものに絞って行うことをおすすめします。

プロに相談する

プロに相談することで、より良い社内ポータルの活用が促せるかもしれません。SharePointを使うことで比較的容易に社内ポータルを作成できますが、場合によっては作成や運用で躓いてしまうかもしれません。

あらかじめプロに相談しておけば、スムーズな作成・運用が可能になるでしょう。また、より効率的なSharePoint活用のアドバイスを仰げるかもしれません。

自社のみで行えるのであれば問題ないのですが、SharePointの運用にリスクを感じる場合は検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

SharePointを活用することで、誰でも比較的容易に社内掲示板を作成できます。社内掲示板を上手く使い、情報共有の効率化を目指しましょう。

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November 18, 2020

Microsoft Dynamics 365とは?その概要を分かりやすく徹底解説!
Dynamics 365とは? Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。  Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。  Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。  Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。  Dynamics 365の強みや導入メリット? Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。 同じ Microsoft 製品ですので 、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。 これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。 豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。 その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。 世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。 大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。 自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。 その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。 多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。 しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。 自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]
Business Efficiency

September 29, 2020

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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