power automateを導入すると何ができる?power automate の概要やできること、導入のポイントを解説

power automateを導入すると何ができる?power automate の概要やできること、導入のポイントを解説

July 31, 2023

記事の監修

S.Sato

記事の監修


S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット2 リーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

power automateを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。この記事では、power automateとは何か、power automateでできること、そして導入のポイントなどを解説します。
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Contents

目次

power automateとは何か

power automateとは何か

power automateとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずはpower automateの概要について解説します。

Microsoft社がリリースしている自動化ツール

power automateは、WindowsやOfficeで有名なMicrosoft社がリリースしている自動化ツールです。RPAのような使い方ができ、定型的な処理を複雑な操作なしに自動化することができます。

ローコードで自動化プロセスを構築できる

power automateを活用することで、ローコードで自動化プロセスを生成可能です。専門的な知識を必要とせずに定形処理を自動化できるため、業務効率化に役立つでしょう。

従来、自動化プロセスを構築し処理するには専門的なITシステムやツールが求められることも多かったでしょう。それらを導入することで大きな効果が見込めるケースもありますが、コストがかさむことによるリスクも無理できなかったのではないでしょうか。

power automateのようなローコードツールがあれば、そういったリスクを最小化することができます。

power automateのメリットと特徴

続いて、power automateのメリットおよび特徴について解説します。

ミスを削減できる

power automateを業務活用することで、ミスの削減が期待できます。従来手作業で行っていた業務をpower automateにより自動化することで、決められた手順によりプロセスが実行される形になります。

それにより、人の手によるヒューマンエラーが起きづらくなるわけです。機械処理によるエラーを吐き出す場合もゼロではありませんが、処理手順さえ間違えていなければおおよそ完璧に実行されることが期待できます。

ミスの削減により、短時間で正しいデータや書類を生成できたり、確認プロセスを省略できるなどのメリットがあります。

業務効率化に繋がる

power automateを活用することにより、業務の効率化に繋がります。既存の処理を自動化することにより、そこに費やしていたリソースを節約することができるからです。

今や業務効率化は時代の要請もあり、多くの企業が目指すべきものとされています。業務効率化の方法にはさまざまなものがありますが、ITの活用はその一つに挙げられるでしょう。

power automateを上手く使い、自動化できる業務を見極めるのが大事です。

業務効率の改善には何をすべきか。業務効率改善のメリットやデメリット、具体的手法について解説
業務効率の改善には何をすべきか。業務効率改善のメリットやデメリット、具体的手法について解説
業務効率を改善するメリット 業務効率を改善することで、どのような恩恵が生じるのでしょうか。まずは、業務効率改善のメリットについて解説します。 生産性が高まる 業務効率を改善することで、生産性の向上が期待できます。当たり前といえば当たり前かもしれませんが、生産性の向上は業務効率改善の一番の目的とも言えるでしょう。 生産性が高まることで、同じ人手や時間、コストでより多くの生産が可能になります。 コストパフォーマンスが良くなる 業務効率を改善すれば、コストパフォーマンスの向上も期待できます。同じ100万円のシステムを導入する場合でも、ワークフローによって効果は大きく変わるのではないでしょうか。 効率の悪いワークフローだと、システムの能力を100%活かすことができません。逆に、効率的なワークフローであればシステムの真価が発揮され、かけた金額に対するパフォーマンスが最適化されるでしょう。 システムに限らずあらゆる面で投資効率を上げるためにも、日頃から業務効率の改善を習慣づけておくことが大事です。 課題解決能力の向上に繋がる 業務効率の改善を習慣化することで、課題解決能力の向上にも繋がります。業務効率を改善するためには「何故業務効率が悪いのか」「どのようにすれば改善するのか」をしっかりと考えて実践する必要があります。 これは問題解決プロセスそのものとも言えるため、業務効率改善への着手がそのまま課題解決能力の向上に繋がるわけです。両者において大事なのは、しっかりと計画を立てて実践し結果をフィードバックすることでしょう。 こういったサイクルを常に回し続けることが、業務改善および課題解決のポイントです。 業務効率を改善するための具体的手法 では続いて、業務効率を改善するための具体的手法について触れたいと思います。業務効率改善に着手するにあたっては、主に下記のようなアプローチが有効です。 ワークフローを見直す ワークフローを見直すことで、業務効率改善に繋がります。仕事というのはさまざまなタスクが連なって形成されているものであり、その流れをワークフローと呼びます。 たとえば、下記のようなワークフローがあるとします。 資料作成→責任者の承認→メンバーに配布 これらを別個に行うのも手ですが、場合によっては作成者と責任者が書類を共同編集した方が効率が上がるかもしれません。クラウドサービスを使えばそういったことも可能ですし、その後の配布も即座に完了します。 どのようなワークフローをどのように見直すかはケースバイケースなので、自社に合ったやり方を模索することが大事です。 無駄な業務をなくす ワークフローの中から無駄な業務を削減することで、業務効率の改善に繋がります。ある業務について無駄かどうかの判断は容易ではありませんが、削減しても長期的に結果が変わらないようであれば無駄と判断するのが妥当かもしれません。 ただし、一見すると無駄に見えるものが実は大事な業務というケースもあります。ある業務を削減する際は、ワークフロー全体、あるいは会社の業務全体を俯瞰的に見て判断することが大事です。 重要な業務を削減してしまうと、逆に業務効率が悪化するリスクもあるでしょう。 自動化できないか考える 業務効率を改善したい場合、いずれかの業務を自動化できないかどうかを考えてみてはいかがでしょうか。自動化することにより人手を用いずとも業務が遂行される形になり、余った人手を他のより重要な業務に回せます。 自動化する方法としては、システムの導入などが挙げられるでしょう。昨今のITテクノロジーの進化は著しく、一昔前では難しかったさまざまな業務を自動化することが可能になっています。 特に、生産や創造に関与しない部分はどんどん自動化することが推奨されています。どの会社にも主軸ではない定型的な業務が多々存在するため、それらの自動化に成功すれば業務効率の大幅な改善に繋がります。 デジタル化を試みる 業務のデジタル化を試みることで、業務効率の改善に繋がります。前項の「業務を自動化する」とも多少被るかもしれませんが、デジタル化の恩恵は業務の自動化のみにとどまりません。 たとえば、書類や手続きのペーパーレス化などが挙げられるでしょう。紙の書類をデジタル化して保管すれば物理的なスペースを節約できる上に、必要な時に必要な部分を瞬時に検索することができます。 また、各種手続きをデジタル化することにより、プロセスの処理速度が向上します。経費精算を例に挙げると、従来は必要事項を規定の書類に記載し提出した後、何度も承認を受ける必要があったかもしれません。 デジタル化すれば、スマホやPCから必要事項を記載し送信することで自動的に提出され、そのまま承認プロセスが開始される形になるでしょう。承認プロセスにおいても、紙の書類をたらい回しにする必要がなくなるため紛失リスクが減少し、業務効率の改善に繋がります。 AIを活用する AIを活用することで、大幅な業務効率の改善に繋がるかもしれません。現代では対話型のツールを始めとして、さまざまなAIサービスが展開されています。 どのようなAIをどのような業務に活用するかはケースバイケースですが、使いこなすことができれば業務効率の改善に大いに役立つでしょう。対話型のツールを活用してアイデアの源泉を練ったり、定型的な作業をAIによって効率化するなどが考えられます。 ただ、AIは未だ発展途上のサービスなため、利用時には規約等をしっかり確認することが大事です。 外部の専門家に委託する 業務を外部の専門家に委託することで、業務効率の改善が可能です。特に、専門的な業務に関して推奨できる方法でしょう。 分かりやすい例としては、法務や税務などが挙げられます。法律関係は弁護士に、税金関係は税理士に業務を委託するのが早くて確実だからです。 他にも、外部に委託できそうな業務があれば検討してみてはいかがでしょうか。あるいは、業務効率の改善そのものをアウトソーシングする手もあります。 業務効率を改善するための基礎的な考え方 続いて、業務効率を改善するための基礎的な考え方について解説します。どのように業務効率を改善すべきか分からない場合は、下記のような点を考えてみましょう。 ボトルネックを探る まず挙げられるのは、ボトルネックを探ることです。ボトルネックとは「業務の停滞を招いている箇所」のことであり、ボトルネックを解消できれば業務効率が改善するわけです。 どのような点がボトルネックになっているかは場合によりますが、下記のようなものが一般例として挙げられるでしょう。 アナログ的に処理されている業務 属人的に処理されている業務 明確なルールやマニュアルが整備されていない業務 業務がデジタルではなくアナログ的に処理されている場合、ワークフローにおけるボトルネックになっているかもしれません。アナログが全て悪いわけではありませんが、一般的に業務がデジタル化されている方が効率は上がります。 業務が属人的に処理されている場合も、ボトルネックの恐れがあります。業務が属人的であることは一見好ましく見えますが、特定の人物がいない時は業務遂行が難しくなり、効率の悪化および特定人員への負荷増大といったリスクが生じます。 また、明確なルールやマニュアルが整備されていない業務も効率悪化の要因となるでしょう。ルールやマニュアルを整備することで業務の一般化を促し、属人性を排除できるからです。 システマチックに考える 業務効率の改善は合理性が重要になるため、ある程度システマチックに考えることが大事です。業務の要不要を判断する際にも全体を見て判断する力が求められますし、属人性を排除するにも業務の細かな分析やヒアリングが重要になるでしょう。 もちろん、メンバーの感情を度外視しろと言う意味ではありません。シンプルに考えると、働いている人の感情や思想を全て無視して合理的にワークフローを構築した方が効率化に繋がるように見えるかもしれません。 しかし、業務を人間が遂行する以上、感情や情緒面を完全に無視はできないでしょう。感情や情緒面を完全に廃することで、逆に業務効率が悪くなってしまう恐れさえあります。 とはいえ、100%感情や情緒に委ねるのも効率化から遠ざかってしまいます。両者のバランスを上手くとりワークフローの最適化を図るためにも、システマチックな考え方が重要になるわけです。 総合的な視点で捉える 業務効率を改善するには、総合的な視点で捉えることが大事です。業務の重要性を判断するのもそうですが、そもそも「なぜ業務効率を改善させる必要があるのか」といった点を考えるのも一つの手法です。 詳しくは後述しますが、業務効率の改善に着手することによるデメリットも存在します。それらをうまくクリアできればいいのですが、そうでない場合は逆に効率が悪化してしまったり業務の主目的そのものを見失ってしまう可能性もあるかもしれません。 業務効率改善の際には、トータルな視点から捉えて長期的・俯瞰的に適切な判断を下しましょう。 なるべく防ごう。業務効率改善によるデメリット では次に、業務効率を改善することによるデメリットをご紹介します。意外かもしれませんが、業務効率を改善することにより、以下のようなデメリットが生じる可能性があります。 あらかじめ理解することにより、デメリットの発生を防ぎましょう。 業務効率の改善はワークフローの変更を招くことが多いため、やり方によっては現場の混乱を招いてしまう恐れがあります。現場の人員は規定のワークフローに従って業務を遂行しているため、それが変更されたら慣れるまでに時間がかかるからです。 そのため、ワークフローを変更する場合、最初のうちはある程度生産性が下がることを許容しなければなりません。場合によっては最初からスムーズに移行できることもありますが、なかなかそうもいかないケースが多いでしょう。 それを防ぐためにも、あらかじめ運用のシミュレーションを行ったり、現場とコミュニケーションをとって業務効率の改善への理解を促しておくことが大事です。 セキュリティリスクが生じる 次に挙げられるのは、セキュリティリスクの発生です。こちらは主にITシステムにより業務効率の改善を行う場合ですが、業務をデジタル化して情報をネットワークに乗せることにより、セキュリティ面でのリスクが生じます。 ネットワークを完全に外部と切り離して運用する場合はその限りではないかもしれませんが、多くは業務効率改善のためにインターネットと接続するのが一般的です。インターネットに繋げることで外部の誰かがセキュリティホールなどを利用して社内のネットワークにアクセスできる環境になり、情報漏洩などが生じるわけです。 ITシステムを導入する際は、利便性だけでなくセキュリティ面も考慮しましょう。…

簡単に生成・編集できる

power automateを使うことで、専門的知識なしで自動化プロセスを生成・編集可能です。専門的知識不要というのがpower automateのようなローコード開発ツールの利点の一つであり、本質と言えるかもしれません。

通常、専門的なITシステムやツールを導入するにはプロの手を借りる必要があります。既存のものをそのまま導入する場合はその限りではないかもしれませんが、新しいものを開発するなら開発業者への外注が一般的な手法です。

プロに外注することで希望通りのものが作れるメリットはありますが、コストや納期の問題が生じます。プロの手を借りて開発するにはそれなりのコストや時間がかかるため、今すぐに使いたいというニーズを満たすのは難しいのではないでしょうか。

ローコード開発ツールを使うことで、ある程度その辺を解決できます。自社で内製すればコストはかかりませんし、作ったそばから利用可能だからです。

コストを最適化できる

power automateを導入することで、コストを最適化できるのも魅力です。ある処理を自動化するには自動化プロセスを処理してくれるITシステムやツールを導入するのが一般的な方法ですが、やり方によっては大きなコストがかかってしまいます。

そのコストをペイできるのであれば問題ないのですが、そうでない場合は自動化しない方がコストパフォーマンスが上回ってしまうこともあるでしょう。power automateのようなローコードで自動化プロセスを組めるツールを導入した場合、最小コストで大きな結果を得ることができます。

使い方さえ学んでしまえば誰でも比較的容易に自動化プロセスを組めるため、別途システムやツールを導入する必要がないからです。

power automateでできること

power automateでできること

では続いて、power automateを活用してできることをご紹介します。power automateに対する具体的イメージを持って頂けると幸いです。

自動ワークフローの作成

power automateでできることとしてまず挙げられるのは、自動ワークフローの作成です。業務にはさまざまなタスクを連ねたワークフローが存在しますが、それと同じような構造を自動化プロセスとして扱う形です。

たとえば、下記のような感じです。

申請者がフォームを通して申請する

管理者に通知を送信する

管理者が承認し、申請者に通知する

承認された内容を自動的にリスト化し記録する

実際はpower automateだけでなく、他のMicrosoftアプリと連携して使うことが多いでしょう。やりたいことに対し、どのようなアプリを使ってどのようにワークフローを組むのかを考える必要があります。

ワークフローを効率化すれば生産性向上に繋がる。効率化の方法やポイントを解説
ワークフローを効率化すれば生産性向上に繋がる。効率化の方法やポイントを解説
ワークフローを効率化することによるメリット ワークフローを効率化することにより、下記のようなメリットが生じます。一つずつ見ていきましょう。 業務効率や生産性が向上する ワークフローを効率化することで、業務効率が生産性が向上します。ワークフローというのは「業務の一連の流れ」のことであり、業務の種類によりさまざまなワークフローが形成され、それらが集まって事業全体を構成しています。  一つ一つのワークフローを効率化することで、全体の生産性も向上することは言うまでもありません。業務の効率化や生産性向上は今や企業の必須課題とも言えますので、ワークフローの効率化も強く求められています。  決裁がスピーディーになり、ビジネスチャンスを逃さない  ワークフローを効率化することで決裁がスピーディーになり、ビジネスチャンスを逃しません。「ワークフローの効率化」と一口に言ってもさまざまなやり方がありますが、「決裁の簡略化」が試されるケースもあるでしょう。  決裁が簡略化すれば意思決定を早めることができ、機会損失を減らすことができます。また、意思決定フローがスムーズになることにより申請者や発案者のストレスを軽減でき、新しい試みやアイデアが上がりやすくなるメリットも考えられます。  超過労働を防げる ワークフローを効率化することで、超過労働を防ぐ効果も見込めます。超過労働が発生してしまう原因にはさまざまなものがありますが、一例としては「承認・決裁の遅さ」「無駄の多さ」などが挙げられるでしょう。  ワークフローを効率化すれば承認や決裁のスピードは向上しますし、無駄な業務や処理を省くことにも繋がります。結果として業務処理スピードが上がり、超過労働を防ぐ効果が期待できるわけです。 ワークフローはどのように効率化すればよいか では、ワークフローはどのように効率化すればよいのでしょうか。次に、ワークフロー効率化の手法について解説します。 ワークフローを可視化する ワークフローを効率化するには、まずワークフローの構成要素を洗い出して可視化しましょう。ワークフローが「業務の一連の流れ」である以上、そこにはさまざまな処理やタスクが存在します。  それらを一度全て書き出し、必要とされる作業内容や手続き、人員などを見える化します。一見簡単なように見えるかもしれませんが、ワークフローによっては複雑な構成になっているため、少々骨の折れる作業かもしれません。  しかし、ここを詳細に可視化しなければ後の工程に進むのが難しくなってしまいます。しっかりと洗い出し、ワークフローを鮮明にしましょう。  ワークフローに潜む無駄を洗い出す ワークフローの可視化が終わったら、次はそこに潜む無駄を抽出する作業です。業務効率化の基本は「無駄の排除」ですが、何を「無駄」と定義するかは業務内容や特性によって変わってきます。  ここでやりがちなのが、「一見無駄に見えるものを排除した結果、ワークフローが機能しなくなってしまった」です。場合によっては、一つ一つの処理が複雑に絡み合ってワークフローが形成されていることもあるでしょう。  何を削って何を残すかは、慎重かつ客観的な視点から判断する必要があります。  ミスが頻発しやすい部分を改善する ワークフロー内に、他に比べてミスが頻発しやすい部分が存在するケースがあります。そういったフローを効率化するためには、作業内容や処理手順を変更してミスを少なくすることが肝要でしょう。  ミスの原因を探ることによっておおよそは改善に向かいますが、原因が分かりづらいものもあるかもしれません。そのような場合はまず大きな視点から問題を捉え、徐々に細分化していくことをおすすめします。  例えば、まず「人的要因なのか作業内容によるものなのか」を判断します。そして前者であればシステマチック化を、後者であれば作業手順の変更などを検討するなどが考えられるでしょう。  ワークフロー効率化に取り組む際の注意点 それでは、次にワークフロー効率化に取り組む際の注意点をいくつかご紹介します。  無駄に見えるものが本当に「無駄」かを検証する ワークフロー効率化において重要なのは「無駄の排除」ですが、「(当該処理が)本当に無駄なのかどうか」という視点は常に持っておきましょう。「無駄な処理を省いたつもりが実は無駄ではなく、結果ワークフローが破綻してしまった」ということになれば業務に支障をきたしてしまいます。  では、無駄かどうかをどのように判断すればよいのでしょうか。ケースバイケースですが、「無駄と思われる処理を省いてテスト運用してみる」ことが考えられます。  あくまでテストなので、それで問題が生じるようであれば元に戻せばいいわけです。どう考えても無駄が明確な場合は即本運用でも構わないのですが、リスクが高い場合は期間を区切ってテストしてから判断することも視野に入れましょう。 ワークフローを俯瞰的に眺める ワークフローを俯瞰的に眺めることで、より良い手法が見えることも多いのではないでしょうか。ワークフローを洗い出し効率化を考える際には、一つ一つの処理やタスクを重視してしまい、結果失敗するケースも考えられます。  もちろんそういった視点も大事ですが、視野を狭めすぎるとワークフロー全体の本質が見えづらくなってしまいます。ワークフローにはそれぞれ目的があり、それを達成するために各処理が形成されています。  俯瞰的な視点から眺めることで、本質を外さず無駄を見極めることができるでしょう。 ワークフロー効率化のための具体的手法 続いて、ワークフロー効率化のための具体的手法について解説します。ワークフローを効率化するには、下記のような方法を試してみるのがよいでしょう。 無駄なプロセスを省略する ワークフロー効率化のためには、まず無駄なプロセスの省略が基本です。ワークフローに無駄なプロセスが入っていればいるほど処理効率は落ち、生産性も下がってしまいます。  「無駄を省く」は業務効率化の基本ですが、それだけにおろそかにすることはできません。とはいえ前述の通り無駄を省きすぎることで本来必要な業務もカットしてしまい、逆に生産性を落とすようなケースも考えられるでしょう。  繰り返しになりますが、何が無駄で何が無駄でないかを慎重に判断する必要があります。  決裁プロセスが適切かどうかを判断する ワークフローに承認や決裁のプロセスが入っていることも多いですが、それぞれが適切かどうかを判断することが重要です。承認や決裁に必要な工程や人数が多すぎると、ワークフローの完了に時間がかかってしまいます。  逆に、それらが少なすぎると特定の人間に負荷がかかりすぎてしまったり、チェックが甘くなる恐れもあるでしょう。決裁や承認プロセスは可能な限り必要最低限にする必要がありますが、それを下回ることのないよう注意することも大事です。  ワークフローをシステム化する ワークフローをシステム化することで、業務工程の効率化に繋がります。ワークフローのシステム化とは、一般的にワークフローシステムを業務に組み込むことを意味します。  ワークフローシステムとは、基幹システムにワークフロー(の一部)を組み込み自動処理するものです。ワークフローシステムを導入することで承認・決裁プロセスが簡略化されると共に、利便性も向上します。  利用者はさまざまな端末を通してシステムにアクセスし、そこからワークフローに関する業務処理を行う形になるでしょう。  ワークフローをシステム化することによるメリット では、最後にワークフローをシステム化することによるメリットをご紹介します。ワークフローシステムに対する理解を深め、導入の参考にしましょう。 業務効率化が進む ワークフローをシステム化することで、大幅な業務効率化に繋がります。ワークフローシステムと一口に言ってもさまざまなものがありますが、おおむね下記のような機能を備えています。  申請書の作成、提出、共有、承認 作成された申請書の管理 従来は紙に書いて提出する必要があったものを、デジタルで作成できるようになります。書き損じや字の可読性といった問題を解決し、業務フローがスムーズに進むようになります。  また、作成された申請書の提出や承認、共有などもオンラインで可能です。スマホやタブレットを活用することで、外出時の空き時間などを利用して承認業務を行うこともできるため、ワークフローの進捗を早められます。  そして、作成された申請書は全てデジタル管理されるので、紛失やスペースの問題が発生しません。合わせて、管理されている書類を必要に応じて瞬時に共有することも可能です。  申請や承認をオンラインで行える ワークフローシステムを活用することで、申請や承認をオンラインで行えるのは前述の通りです。インターネットに繋がる環境と端末さえあればどこからでもシステムにアクセスすることができ、隙間時間を利用してタスクを処理することができるようになります。  従来は「どうしても今日中に行わなければならない処理があるため、帰社しなければない」というケースもあったかと思います。業務内容にもよりますが、ちょっとしたことであればスマホやタブレットを活用して処理してしまい、そのまま直帰することも可能になります。  内部統制が強化される 業務を効率化し無駄を省くことで、内部統制が強化されるというメリットも生じます。内部統制とは、「各従業員が事業に携わる際に守るべきルールや仕組み」のことです。  ワークフローをシステム化することで業務効率が向上するのは前述の通りですが、なぜ業務効率化と内部統制が関係するのでしょうか。それは、「業務効率化を達成するためにワークフローが適切に構築されるから」です。  ワークフローに無駄が多いと処理やタスクが多くなり、必然的に守るべきルールも肥大化します。しかし、ルールが多ければ多いほどそれらを覚え守ることが難しくなるため、内部統制を強化するためには可能な限りルールや仕組みをシンプルにする必要があります。  ワークフローシステムを組み込むことでワークフローのプロセスが単純化され、内部統制を強化しやすくなります。ワークフローを処理するためには利用者がシステムにアクセスする必要がありますが、「誰がいつログインしたか」「どのような業務を行ったか」などが全て記録されることになります。  問題が発生した際に原因を突き止めやすくなりますし、アクセス権を適切に設定しておけばトラブルの発生を防ぎやすくなるでしょう。ただし、システムにまつわるセキュリティ(IDやパスワードの管理など)は新たにルールを設け適切に管理運用する必要が生じます。  進捗を可視化できる ワークフローシステムを導入すれば、ワークフローの進捗を可視化することも可能です。自分が行った申請が今どうなっているか、いつ頃承認され完了するのかが見える化されれば、ワークフローのクセを見極めやすくなるのではないでしょうか。  タスクを処理する個人にとっても恩恵がありますが、ワークフローを全体を管理する管理者にとって特に大きなメリットがあります。滞りがちなプロセスを可視化して対策を打てばワークフロー全体の効率化に繋がりますし、担当者の負担も軽減できます。  合わせて、誰がどのようなタスクをどの程度スピーディーにこなしてるかを見ることで、業務評価の参考にもなるでしょう。 まとめ ワークフローを効率化することで、業務効率化や生産性向上などさまざまなメリットが生じます。ワークフローを効率化するには、「無駄の排除」や「ワークフローシステムの導入」などが効果的でしょう。 

RPA的な処理

power automateでできることとして、RPA的な処理も挙げられます。RPAはRobotic Process Automationの略であり、利用すればロボット的な技術を活用し処理を自動化することができます。

他のRPAツールを使うことでも処理の自動化は可能ですが、場合によっては専門的な知識が必要なケースもあります。その点power automateはローコードツールとして作られているため、誰でも比較的容易に処理を構築することができるでしょう。

同じMicrosoftアプリとの連携性が強いのもメリットです。

AIによるスマートな自動化

MicrosoftからリリースされているAI Builderと連携させることで、AIによるスマートな自動化も可能です。AI BuilderはMicrosoft Power Platformに実装されている機能の一部であり、power automateやpower Appsなどのデータを扱うことができます。

AI Builderの機能の一例として、下記のようなものが挙げられるでしょう。

  • 自然言語によるテキストの処理
  • 画像から物体を検出する
  • 業績予測
  • 顧客分析

これらをpower automate同様、複雑な操作なしで行うことができます。AI Builderとpower automateを組み合わせれば、より幅広い処理の自動化が可能です。

power automateを導入する際のポイント

続いて、power automateを導入する際のポイントについて解説します。power automateを現場で活かすには、どのような点に気を配ればいいのでしょうか。

何をどのように自動化したいか明確にする

まず挙げたいのは、何をどのように自動化したいか明確にしておくことです。power automateは複雑な操作や専門的知識がなくても自動化処理を構築できますが、処理手順は自身で考える必要があります。

目的や手順が明確でない場合、power automateの恩恵を得るのは難しいでしょう。導入前に、今ある業務の中から自動化したいものをセレクトし、ワークフローを明確化しておくことが求められます。

ITの基礎知識を学んでおく

ITの基礎知識を学んでおくことで、power automateの有効活用に繋がるでしょう。「power automateの活用に専門的な知識はいらないのでは?」という声があるかもしれませんし、その認識は間違いではありません。

しかし、基礎的なIT知識があることでより有効な活用ができる面もあるのではないでしょうか。知識がない場合は単純な処理手順しか組めないのに対し、知識があるとより複雑な処理手順を構築できるかもしれません。

特に、他のアプリと連携させる際に有用でしょう。power automateはさまざまなビジネスアプリを開発しているMicrosoft社製なので、同社アプリとの連携性が高いのがメリットです。

その恩恵を受けるためにも、ITの基礎知識を学ぶにこしたことはありません。

専門家に相談するのも手

power automateを存分に活用したい場合、専門家に相談するのも手です。前述したIT知識の話に通ずるものがありますが、知識が豊かであればあるほどより効率的な使い方に繋げられるものです。

自社のみで豊富な知見を得るのが難しい場合、プロに相談することも検討してはいかがでしょうか。Microsoft製アプリに強い専門家を見つけることができれば、自社のみでは難しいレベルの活用ができるかもしれません。

導入時に陥りやすい罠を回避したり、エラーやトラブルを未然に防ぐことも期待できます。

成功事例に見る。デジタルトランスフォーメーションの効率的な活用ポイント
成功事例に見る。デジタルトランスフォーメーションの効率的な活用ポイント
デジタルトランスフォーメーション成功事例から見る応用ポイント まずは、実際の成功事例からデジタルトランスフォーメーションの活用を紐解いていきたいと思います。 「Uber」注文〜決済〜配達員の確保〜配送まであらゆる処理をデジタル化 Uberは、食事や日用品の配達、タクシーの配車依頼などをアプリから行えるサービスを運営している会社です。Uberがユニークなのは、あらかじめUberに登録している人が空いている時間を利用して配達を行えるという点です。 テイクアウトの配達では注文が入ることも大事ですが、配達員の確保も同じくらい重要ではないでしょうか。配達員の数が足りなければ顧客を待たせたりキャンセルすることになり、顧客満足度が下がる結果になるからです。 Uberはデジタルトランスフォーメーションを駆使し、利用者によるさまざまなレストランへの注文〜決済〜配達員による配達までをアプリ上で行っています。デジタルテクノロジーを見事に活用した成功事例と言えるでしょう。 「クラウドサイン」ハンコ不要の電子契約システムを構築 クラウドサインは、従来の紙による契約をクラウドで行えるようにしたサービスです。クラウドサインを活用すれば契約処理をパソコンのみで完結させることができ、コストやスペース・時間などを削減することが可能です。 クラウドサイン自体もデジタルトランスフォーメーションを活用したサービスですが、利用することで、ユーザー側のデジタルトランスフォーメーションを進展させることもできます。 「株式会社Cygames」ノウハウやリソースデータをAIで管理しアプリを高速開発 Cygamesは、グランブルーファンタジーやプリンセスコネクトリダイブといった人気スマホゲームを手掛けている会社です。同社では、全社横断的なノウハウ共有を行ったり開発運営支援チームを立ち上げるなどして開発の自動化・高速化を進めています。 大企業に起こりがちな「車輪の再開発」を情報共有によって防ぎ、ノウハウやリソースの振り分け、格納に深層学習を活用して効率化しています。内部の効率性を向上させた成功事例と言えるでしょう。 「日本郵便株式会社」ドローンによる配送の試行を実施 日本郵便は、我々の生活を支える郵便・物流事業から、貯金や保険といった金融サービスまでを手掛けている企業です。物流業界はオンライン通販のシェアが拡大し需要が増しているため、全般的に配達員不足という問題が生じています。 その問題を解消すべく、日本郵便はドローンによる個人宅への配達テストを行いました。デジタルトランスフォーメーションによるテクノロジーを駆使した結果、配達時間が半分程度に短縮されたという結果が出ています。 この試みが一般化すれば、配達員不足を大きく解消できます。デジタルトランスフォーメーションにより物理的なリソース不足を解決できる成功事例になるかもしれません。 「ブラザー工業」データを詳細に分析することにより不具合発生を未然に防止 ブラザー工業は、主にプリンタ複合機やファクシミリ、スキャナなどを製造している会社です。同社では2016年からプリンターIoTプロジェクトに取り組んでおり、データ活用による製造効率向上を目指しています。 社内外から集められている膨大なデータをデータレイクというシステムで一元管理しており、使用状況や修理履歴などをAIで分析管理。それを横断的に共有することで、品質向上およびサービス改善に役立てています。 デジタルトランスフォーメーションを効率的に進めるには? デジタルトランスフォーメーションを取り入れるのであれば、なるべくスピーディーに行いたいものです。次に、デジタルトランスフォーメーションを効率的に進める方法について見ていきましょう。 「デジタルで何がしたいのか?」を明確に定める デジタルトランスフォーメーションを効率的に進めるには、まず「デジタルで何がしたいのか?」を明確に定めることが重要です。業務をデジタル化すれば多くの面で利点がありますが、そもそもの目的がハッキリしていないと、思ったほどの効果が得られない可能性があります。 業務をデジタル化する目的としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 営業業務をデジタル化し、客観的なデータや指標を元に効率化したい 顧客対応をデジタル化し、業務品質の均一化を図りたい マーケティング業務をデジタル化し、基本的なアプローチを自動化したい 「自社の課題を洗い出し、それをデジタルによってどう解決するか」を定めるのが、デジタルトランスフォーメーションの第一歩です。 目的に対し、正しい手段を構築する 業務をデジタル化する目的が定まったら、次はそれに対し正しい手段を構築する必要があります。目的が正しく明確になっている場合はそれほど難しい作業ではありませんが、ある程度デジタルやシステム、ITにおける知識が必要とされるでしょう。 「デジタルで何ができるのか」といった基礎的な部分から、「どのような種類のシステムがあるのか」「自社の課題を解決してくれるシステムツールはどれか」といった部分までをある程度網羅する必要があります。もちろん全てを自社でまかなわずともよいのですが、ベーシックな部分を学んで損はありません。 トップダウンで必要性を周知させる デジタルトランスフォーメーションを効率的に進めるには、トップダウンでその必要性を周知させることも重要です。デジタルトランスフォーメーションを取り入れる場合、大半は比較的大掛かりなプロジェクトになるのではないでしょうか。 「なんのためにデジタルトランスフォーメーションを組み入れるのか」が周知されていないと、大掛かりな導入に対する成果が上がりにくくなってしまいます。現場としてはワークフローの変更を余儀なくされ業務の妨げになってしまうケースもあるため、行うべき啓蒙を怠ってしまうと、導入したシステムが満足に活用されない恐れもあるでしょう。 トップダウンで必要性を周知することで、デジタルトランスフォーメーションのメリットが現場に伝わります。それにより、スムーズな導入や運用が可能になり、費用対効果も上がりやすくなるのではないでしょうか。 可能な限り定量的にデータを取得し、成果を測定する デジタルトランスフォーメーションを活用する場合、可能な限り定量的にデータを取得し成果測定を行うことが大事です。業務をデジタル化すればあらゆる面で成果を数値化できるようになるため、成果判断に活かさない手はありません。 たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。 サイトのアクセス数や滞在率、コンバージョン率 メルマガの開封率や反応率 アプローチを行った顧客に対する成約率 業務のデジタル化により、今までは取得が難しかったデータの蓄積が可能になりました。データをどのように扱うかにより業務効率に差が出てくることになるため、効果の高い活用方法を模索しましょう。 デジタルトランスフォーメーションの推進に失敗するとどうなる? では、次にデジタルトランスフォーメーションの推進に失敗したらどうなるかを考えてみたいと思います。あくまで可能性の話ですが、デジタルトランスフォーメーションを上手く進められない場合、下記のようなデメリットが生じる恐れがあります。 同業他社との間に差が生じ、シェアが悪化する 業務のデジタル化が進まない場合、同業他社との間に差が生じ、自社のシェアが悪化する可能性があります。デジタルトランスフォーメーションを活用することで今までは取得の難しかったデータを蓄積でき、それにより顧客の購買における意思判断を鑑みることができるようになります。 すなわち、「他社は顧客のニーズに基づく適切なアプローチを行えているのに、自社はこちらの都合を前面に押し出すアプローチしか行えない」という状況にもなりかねません。このような事態が発生した場合、どちらが顧客に選ばれるかは一目瞭然でしょう。 「顧客の潜在的なニーズに基づいたアプローチやプロモーションができる」のが、デジタルトランスフォーメーションの強みの一つです。 業務効率の低下 デジタルトランスフォーメーションを上手く推進できないと、業務効率の低下を招いてしまいます。業務をデジタル化するのは最初は大変ですが、システムが現場に浸透したらワークフローが改善し、業務効率の大幅な向上が見込めます。 業務をデジタル化すれば、一般的に下記のような恩恵が得られるでしょう。 成果を定量的に測定できるため、どの業務が成果に繋がりやすいかを見極められる 在庫管理や品質管理をデジタル化すれば、一目で工程確認が可能 顧客対応をナレッジに蓄積することで、業務品質を一定に保つことができる しかし、業務のデジタル化に失敗するとこの手のメリットが受けられないため、業務効率の低下が避けられません。 既存のワークフローが継続不可になる可能性も デジタルトランスフォーメーションが上手くいかないと、既存のワークフローが継続不可になってしまう可能性もあります。現代においてはアナログベースで業務管理を行うことによる限界が各所で発生しており、各企業対応に迫られているのが現実でしょう。 何故、昔は可能だったアナログベースでの業務が難しくなってしまったのでしょうか。おおよその理由としては、下記のようなものが挙げられます。 業務の複雑化 長時間労働の是正 同業他社のデジタル化 昔に比べると多くの業務が複雑な工程を経るようになったため、アナログベースでの管理では対応できなくなりつつあります。また、働き方改革による長時間労働の是正が求められているため、業務をスリム化し、生産性向上に取り組まなければなりません。 そして、同業他社がデジタル化し効率を上げているのに自社が取り組まない場合、シェアを奪われて事業継続が難しくなってしまうリスクもあります。以上の理由から、可能な限り早期にデジタル化に取り組み、労働生産性を向上させる必要があるわけです。 デジタルトランスフォーメーション活用のポイント それでは、最後にデジタルトランスフォーメーションを効率的に活用するポイントについて解説します。 自社ならではデジタル化を模索する 「デジタルトランスフォーメーション」と一口に言っても、その施策は場合によって大きく異なります。ある企業では納品された原料や製品のトレースを行うためのデジタル化だったり、またある企業では販売プロモーションにデジタルデータを活用することが目的というケースもあるでしょう。 大事なのは、自社ならではのデジタル化を模索することです。オリジナリティがあればよいという話ではありませんが、企業の事業スタイルは一社一社異なるため、他者の事例をそのまま真似ても効果が出るとは限りません。 「なんのためにデジタルトランスフォーメーションを取り入れるのか」を明確にし、正しい方向を模索することが大事です。 失敗を恐れない デジタルトランスフォーメーションを導入する際は、大掛かりなプロジェクトになることも多いのではないでしょうか。プロジェクトが大きくなればなるほど失敗が許されない空気になるかとは思いますが、失敗を恐れすぎてデジタル化に取り組むことができなければ、いずれ大きな損失を抱えるかもしれません。 何かに取り組むにあたって、失敗はつきものです。大事なのは、失敗を失敗のまま放置するのではなく、「何故失敗したのか」を明確にし、業務改善を続けることです。…

専門家に相談するメリット

専門家に相談するメリット

では、専門家に相談するメリットをもう少し深掘りしましょう。power automateを含むITツールの導入を専門家に相談することで、下記のような恩恵が得られます。

プロの知見を得て正しい判断ができる

専門家に相談することで、プロの知見を得て正しい判断をすることができます。ITの分野は非常に専門性が高いため、自社のみで判断することによるデメリットも生じるでしょう。

たとえば「ニーズを満たせないものを導入してしまった」「正しく運用できず無駄なコストがかかってしまった」などです。こういったリスクを完全に除去できるわけではありませんが、自社のみで判断するよりは専門家に相談した方が合理的な解決を図れるでしょう。

ありがちな失敗を回避できる

専門家に相談することで、ありがちな失敗を回避できます。ITに限った話ではありませんが、新しいことにチャレンジする際は失敗がつきものです。

なので失敗を過度に恐れる必要はないのですが、あらかじめ知っておくことで回避できる失敗も多々存在します。そういったものはサンプルケースや知見として周知されていることも多いのですが、自社のみでそこにたどり着くのが難しい場合もあるでしょう。

専門家に相談することでそういった一般的な事例を知ることができ、ありがちな失敗を回避できるわけです。

知識を得て運用にも活かせる

専門家に相談することでITの知識が深まり、運用に活かすことができます。専門家に相談する際は、事前に基礎知識を学ぶことでコミュニケーションがスムーズになるでしょう。

それによる基礎知識の習得、そして専門家に相談する過程でさらなる知見の獲得が期待できます。それらが全て運用に役立つわけではありませんが、参考になる部分も多いのではないでしょうか。

また、基礎的な部分を知っておくことで応用的な知識を学習しやすくなります。知識や知見はそれ単体で成立しているものではなく、木々の枝のように連続的に繋がっているからです。

当社がマイクロソフト基盤技術を強化するに至った理由(MS本社を訪ねて)
当社がマイクロソフト基盤技術を強化するに至った理由(MS本社を訪ねて)
マイクロソフト本社のある町 シアトルについて 日本から飛行機で9時間程度、帰りは風の関係でもう少しかかる 日本との時差は17時間。頻繁な出張となるとなかなか体に負担のかかる場所 Amazon社員25,000人(全人口の3.4%)、Microsoft社員42,000人(5.8%) シアトルの全人口は73万人。熊本市や東京都練馬区と同等の人口です。そのうち白人は73.4%、白人の多さが目立つ街です。シアトルは第2のシリコンバレーといわれています。理由は次の通り。Apple、eBay、Facebook、Google、Oracle、Salesforce、Twitter、Yahoo、SpaceX。全てシリコンバレーの有力企業ですが、近年シアトルとそのイーストサイド(レドモンド、ベルビュー、カークランドなど)に進出し、研究開発や業務の拠点を築いています。それは、なぜか?ひとえに人材確保のためです。進出した各社は通常の採用活動も行っていますがそれでは需要に追い付かないため、マイクロソフトやアマゾンからレイオフされた事業部門、スピンアウトしたスタートアップを買収してリリースの確保をしています。 マイクロソフト社を訪ねて 市街中心部からビルゲイツの邸宅を横目に車で高速道路をひた走り、20分~30分。マイクロソフトの敷地は東京ドーム43個分、もはや地図をご覧頂くとわかる通り、街ごと会社になっているイメージです。別名は「キャンパス」と呼ばれています。とにかく大きい。Microsoftの桁違いな「本社キャンパス改造計画」とは? - ITmedia マイクロソフトが語った未来 マイクロソフト社に入るとその静かな雰囲気、威厳、社員の落ち着きに気が付きました。この余裕はどこから来るものだろう、いや、当然なのかもしれない。プレゼンで耳にしたことは、Amazonとは明確に違うマイクロソフトの戦略でした。それは、「マイクロソフト社は決して事業会社にはならない事」。システム・サービスを事業会社に提供する会社であり続けること。車も、食品も売らない、音楽も作らない。 より良い事業を支援するシステム会社に特化する事で勝つ。シンプルだし、なによりも強い覚悟を感じました。マイクロソフト社は2014年にCEOがインド人サティア・ナデラに代わってから、 オンプレからクラウド中心への事業転換 Windows だけに拘らず、 Linux や Android も扱う等、自社製品のみの依存を捨てる 社内気質を再度チャレンジ精神型に変換 の大改革を行いました。その上で、同社の Microsoft 365(旧 Office 365)、Azure、Dynamics 365、Power Platform に資源集中する事でクラウド市場で出遅れていた分を取り戻す。結果は以下の図の通りです。 AWSが市場シェア33%でNo.1のクラウドですが、成長率が横這いです。それに比べて、Microsoftの成長率は昨年対比44%増となっています。今後、オンプレ型のWindows Serverを利用している企業、クライアント側でWindows、Officeを使っている企業はクラウド化を自然の流れで求められると思います。そうなると、選択肢として優位になるのがMicrosoftになるのは明らかです。もう一つは、SAP社が筆頭に君臨するERP市場の変化だろうと考えられます。おのずと知られた、保守費用改革での企業負担増、外付けシステムに依存した構造、IoT等のデータ流入元の構造変化。こうした事から、統合化されたシステム基盤が求められる事は間違いない。そして、最後にこれがマイクロソフトのインフラサービスの鳥観図です。全てがこの中で完結する。全ての情報がここに統合され集約化される。これに、Office 365 などのクラウドサービスも連結される。こんなにシンプルで、統合化された環境が嘗てあっただろうか。企業そのもののあり方、社会全体のインフラを目にしている気がしました。 ここで、私が受けたマイクロソフト本社での彼らのプレゼンテーションは終わりました。 マイクロソフト基盤を強化するに至った理由 正直なところ、マイクロソフト社の巨大な敷地、人材、プレゼンテーション、どれをとってみても圧倒的なパワーで驚きました。Amazon本社も行きましたが、マイクロソフトとは正反対。ベンチャー色強めです。文中に述べましたが、巨人の本気を現地で感じたというのが、マイクロソフト基盤を強化するに至った決め手となっています。実際にあそこに行かなければ、あの特別な雰囲気は感じられなかったと思います。それを経営者として私は直接、肌に確実に感じました。「未来を感じさせる空気と自信」といったものです。実は本稿では、技術的な事を理由として書こうと考えていましたが、実際問題として、ビジネスはそれだけでは進みません。正直なありのままの理由を書かせていただきました。私は、巨人を見た。株式会社ビズウインド 倉持

まとめ

power automateは、Microsoft社からリリースされている業務自動化のためのツールです。RPAのような使い方が主であり、同社アプリとの連携も可能です。

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January 12, 2024

SharePointとは?SharePointの機能や使い方を徹底解説!
SharePointとは?  SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。  SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。  どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。  また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。  部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。  そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること  SharePointでできることについてご紹介します。 ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。  作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。  チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。  ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。  チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。  ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。  ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。  マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。  SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。  ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。  例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。  このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。  ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。  モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。  SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。  これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。  SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。  マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。  例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。  他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。  このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。  万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。  また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。  ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。  SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。  バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。  バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。  例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。  これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。  要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。  もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。  バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。  SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。  […]
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January 12, 2024

Microsoft Dynamics 365とは?その概要を分かりやすく徹底解説!
Dynamics 365とは? Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。  Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。  Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。  Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。  Dynamics 365の強みや導入メリット? Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。 同じ Microsoft 製品ですので 、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。 これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。 豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。 その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。 世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。 大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。 自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。 その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。 多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。 しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。 自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]
Business Efficiency

January 3, 2024

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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