Microsoft 365 でペーパーレス化に取り組もう！

2023年5月17日2023年5月30日

記事の監修

S・S

マネジメント&イノベーション事業部　開発部/ユニット1　サブリーダー
資格　Microsoft Offiece Specialist Master　2007、ITパスポート

2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。
IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。
趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Microsoft 365 でペーパーレス化に取り組もう！

課題その１ 資料の保存場所や共有の仕組みがない

いざペーパーレス化しようと思っても、資料を保存しておく場所も、資料共有の仕組みも整備されていない。
打ち合わせでは、いつも紙に印刷した会議資料を持っていかざるをえない。

Microsoft 365を使った解決策 OneDriveやTeams を使って資料を
共有しやすい環境を整備できます。

個人用クラウドストレージの OneDrive では、デスクトップのローカルフォルダとの同期設定により、ローカルフォルダへのファイル保存や編集を行う感覚そのままでクラウド上にも資料を保存・編集できますし、他者との共有も、共有URLをコピぺするだけで可能となります。

また、Teams は、プロジェクトやチーム間でのファイルの共有や共同編集にも最適です。一度Teams 上でシェアされたファイルは、即座にそのチーム間で共有されるので共同編集も可能になります。

課題その2 クラウドサービスのセキュリティに不安があるので紙の方が安全では？

情報セキュリティの観点から、クラウドサービスを使うのが不安だと感じている。
クラウドだとどこからでも社内のドキュメントにアクセスできるようになってしまうし、それがきっかけで社外にドキュメントを持ち出されはしないか？
あるいは不正にサインインされたりするのではないか？など、対策を考えるくらいなら紙のままでも良いような気がする。

Microsoft 365を使った解決策 セキュリティを向上する豊富な機で、クラウドサービスに対する不安を一気に払拭できます

機密情報などが含まれるファイルの暗号化、閲覧・編集の制限、コピー・画面ショットの取得・メール転送の禁止などファイルの操作許可レベルの設定や、いつ・どこで・誰がそのドキュメントを利用したかを追跡することも可能です。
このようにMicrosoft 365は、さまざまなセキュリティ対策の機能をご用意していますし、SLAも99.9%保証しています。
また、サーバーも国内2箇所に設置しお互いが冗長化されているため、有事の際も安心してご利用いただけます。

課題その3 従業員のITリテラシーやスキルの不足

情報セキュリティの観点から、クラウドサービスを使うのが不安だと感じている。
資料のダウンロード一つ取っても、やり方を直接教えなければならない社員が多いなど、ペーパーレスに取り組むには従業員のITリテラシーやスキルの不足が不安だ。
それに活用方法を教えるための勉強会で会議室に人を集めるのも大変なので、なかなかペーパーレスに踏み切れない…。

Microsoft 365を使った解決策 Teams を使ったライブ配信で、ITリテラシーやスキルの育成が可能

Teams を使ったストリーミング配信を使えば、社内勉強会や研修を簡単に行うことができます。
通常のweb会議とは異なり、録画しながら配信する仕組みとなっているので、視聴者はライブで視聴することも、後から録画を見直すこともできるのでとても便利です。