PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第一回 事前準備編～
December 13, 2023
記事の監修
S.Sato
記事の監修
S.Sato
マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット2 リーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。
Contents
目次
こんなお悩みはございませんか？
月末月初の請求書や納品書の送付といったルーティン業務のため残業が増えている。
定型メールに関連のファイルを添付し、決まった日に送信する作業で1日が終わる。
手作業だとどうしても「添付漏れ」といったヒューマンエラーが起きる。
全てPower Automateで簡単に解決できます！
Power Automateを使用して、複数のファイルを添付した定型メールを自動送信する方法をご紹介します。
メールにファイルを添付して送信する１回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。
月末月初の請求書送付に時間がかかってしまい、毎月残業をしないといけない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう！
メールにファイルを添付して送信する１回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。
月末月初の請求書送付に時間がかかってしまい、毎月残業をしないといけない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう！
作成するフローの全体図
これから作成するフローの全体図です。
SharePoint Onlineに添付ファイルを格納するリストを作成
SharePoint Onlineにメールに添付するファイルの格納先を作成する手順をご案内します。
コミュニケーション サイトにリストを作成します。
「＋新規」からリストを選び、リストの作成画面にて空白のリストを選択します
コミュニケーション サイトにリストを作成します。
「＋新規」からリストを選び、リストの作成画面にて空白のリストを選択します
次にリスト名を入力します。今回は、「添付ファイルリスト」を作成します。
添付ファイルリストに列を登録
添付ファイルリストに定型メールの作成で必要となるデータを登録するため、列を追加します。
作成した添付ファイルリストの右上にある設定マークを選び、表示される設定メニューから「リストの設定」を選択します。
作成した添付ファイルリストの右上にある設定マークを選び、表示される設定メニューから「リストの設定」を選択します。
列の作成-「送信先会社名」列
添付ファイルリストの設定画面が表示されます。送信先会社名列を作成するため、「列の作成」を選択します。
列名・列の種類の設定-「送信先会社名」
列の作成画面が表示されるので、「列名」を設定します。（※列名作成時のポイントは補足情報を参照）今回は「送信先会社名」列を作成します。
「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。
「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。
【補足情報】
■列名作成時のポイント
SharePointのリストは表示名と内部名の2つの名前を持ちます。内部名は列の編集画面のアドレスバーで確認ができ、Field＝以降を指します。
内部名は列作成時に設定され、それ以降は編集しても変わりません。
タイトル列を英語で作成した後、日本語の列名に変更した場合）
タイトル列を最初から日本語で作成した場合）
列を作成する際はまずアルファベットで名前を付けておき、そのあと日本語の名前に変更することで、内部名で指定する必要がある場面などに列名が分かりやすくなり便利です。
SharePointのリストは表示名と内部名の2つの名前を持ちます。内部名は列の編集画面のアドレスバーで確認ができ、Field＝以降を指します。
内部名は列作成時に設定され、それ以降は編集しても変わりません。
タイトル列を英語で作成した後、日本語の列名に変更した場合）
タイトル列を最初から日本語で作成した場合）
列を作成する際はまずアルファベットで名前を付けておき、そのあと日本語の名前に変更することで、内部名で指定する必要がある場面などに列名が分かりやすくなり便利です。
列の作成-「送信先担当者名」
添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先会社名列」が作成できていればOKです。
次は送信先担当者名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。
次は送信先担当者名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。
列名・列の種類の設定-「送信先担当者名」
「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信先担当者名」列を作成します。
「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。
「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。
列の作成-「送信者の会社名・担当者名」
添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先担当者名」列が作成できていればOKです。
次は送信者の会社名・名前の設定を行うため、「列の作成」を選択します。
次は送信者の会社名・名前の設定を行うため、「列の作成」を選択します。
列名・列の種類の設定-「送信者の会社名・名前」
「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信者の会社名・名前」列を作成します。
「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。
「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。
列の作成-「署名」
添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信者の会社名・名前」列が作成できていればOKです。
次は署名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。
次は署名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。
列名・列の種類の設定-「署名」
「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「署名」列を作成します。
「この列の情報の種類」には複数行テキストを選び、OKを選択します。
「この列の情報の種類」には複数行テキストを選び、OKを選択します。
列の作成-「ステータス」
添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「署名」列が作成できていればOKです。
次はステータス列の設定を行うため、「列の作成」を選択します。
次はステータス列の設定を行うため、「列の作成」を選択します。
列名・列の種類の設定-「ステータス」
「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「ステータス」列を作成します。
「この列の情報の種類」には選択肢を使用し、選択肢には「未送信」「送信」を設定します。
選択肢の表示形式は「ドロップダウン メニュー」を選択します。
設定が完了後、OKを選択します。
「この列の情報の種類」には選択肢を使用し、選択肢には「未送信」「送信」を設定します。
選択肢の表示形式は「ドロップダウン メニュー」を選択します。
設定が完了後、OKを選択します。
作成した列の全体図
添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「ステータス」列が作成できていればOKです。
次はリストにアイテムを登録します。
次はリストにアイテムを登録します。
リストに新しいアイテムを登録
作成した添付ファイルリスト画面で「＋新規」をクリックし、新しいアイテムの登録をします。
新しいアイテムの作成-「タイトル」
「新しいアイテム」が表示されるので、タイトルを入力します。今回は「2023年版_カタログ」と入力します。
新しいアイテムの作成-「送信先会社名」
送信先会社名を入力します。今回は「株式会社○○○○」と入力します。
新しいアイテムの作成-「送信先担当者名」
送信先担当者名を入力します。今回は「鈴木」と入力します。
新しいアイテムの作成-「送信者の会社名・名前」
送信者の会社名・名前を入力します。今回は「株式会社×××× 山田」と入力します。
新しいアイテムの作成-「署名」
署名を入力します。今回は以下のように入力します。末尾の<br>は改行の役割です。
新しいアイテムの作成-「ステータス」
ステータスを入力します。今回は「未送信」を選択します。（※選択肢に色を設定する方法は補足情報を参照）
【補足情報】
■ステータスの選択肢に色を設定する方法
①添付ファイルリストのステータス列を選択し、ドロップダウンメニューの「列の設定」から「編集」を選びます。
②列の編集画面が表示されるので、パレットマークを選択して任意の色を選び、保存します。今回は「未送信」に青色、「送信」に赤色に設定します。
①添付ファイルリストのステータス列を選択し、ドロップダウンメニューの「列の設定」から「編集」を選びます。
②列の編集画面が表示されるので、パレットマークを選択して任意の色を選び、保存します。今回は「未送信」に青色、「送信」に赤色に設定します。
新しいアイテムの作成-「添付ファイル」
添付ファイルを追加します。今回は3件の添付ファイル (sample1.pdf、sample2.pdf、sample3.pdf)を格納し、保存します。
リストにID列を表示する設定
添付ファイルリストにID列を追加するため、リストの画面「すべてのアイテム」のドロップダウンリストから「現在のビューの編集」を選択します。
「ビューの編集」の設定
ビューの編集画面で「ID」にチェックを入れてOKを選択します。
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SharePointとは？SharePointの機能や使い方を徹底解説！
SharePointとは？ SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。 SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。 どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。 また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。 部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。 そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること SharePointでできることについてご紹介します。 ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。 作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。 チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。 ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。 チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。 ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。 ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。 マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。 SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。 ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。 例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。 このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。 ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。 モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。 SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。 これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。 SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。 マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。 例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。 他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。 このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。 万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。 また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。 ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。 SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。 バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。 バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。 例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。 これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。 要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。 もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。 バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。 SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。 […]
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Microsoft Dynamics 365とは？その概要を分かりやすく徹底解説！
Dynamics 365とは？ Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。 Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。 Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。 Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。 Dynamics 365の強みや導入メリット？ Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。 同じ Microsoft 製品ですので 、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。 これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。 豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。 その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。 世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。 大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。 自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。 その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。 多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。 しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。 自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]
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仕事の時短を実現する！エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術！
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例）スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]
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