営業/マーケティング支援

Microsoft Dynamics 365とは？その概要を分かりやすく徹底解説！

Dynamics 365とは？ Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。 Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。 Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。 Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。 Dynamics 365の強みや導入メリット？ Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。同じ Microsoft 製品ですので、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]

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Business Efficiency

仕事の時短を実現する！エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術！

業務効率化とは業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。そうは言っても、そんな簡単なことではありません。「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」そんな風に感じている人もいると思います。でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。タスク管理業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。例）スパイスカレーを作る場合例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える緊急かつ重要なタスク最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。緊急だが重要度は低いタスク緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。緊急ではないが重要なタスク緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。緊急でもなく重要でもないタスク緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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Business Efficiency

June 11, 2024

SharePointのワークフローとは？ワークフローを活用して業務効率化を実現

シェアポイントとはシェアポイントとは、どのようなものなのでしょうか。まずは、シェアポイントについて解説します。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツールシェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイトを作成するためのツールです。Microsoftというと、WindowsやOfficeを思い浮かべる人も多いかもしれません。どちらも、非常に広い範囲で使われているOS＆アプリケーションです。普段の業務において、WindowsがインストールされているPCでWordやExcelといったOfficeアプリケーションを使っている人も多いのではないでしょうか。 Microsoftが手掛けるソフトウェアはシェアが高いだけあって、非常に高品質です。シェアポイントもその例にもれず、使いやすく利便性の高いものになっています。 MIcrosoft365のほぼ全てのプランに付帯しているシェアポイントは、Microsoft365のほぼ全てのプランで利用可能なアプリケーションです。Microsoft365というのはMicrosoftが提供しているOffice製品のサブスクリプションプランであり、利用料を支払うことでOffice製品の拡張的な利用が可能になるサービスです。たとえば、下記のような利用が想定できます。契約するプランにより、できることとできないことがあります。Microsoft365を有効に活用するためにも、自社に合ったプランを契約することが大事です。オンライン上でさまざまな活用が可能シェアポイントを含むMicrosoft365で提供されるサービスは、オンライン上でさまざまな活用が可能です。前述の通りオンラインストレージを使った情報共有やコミュニケーションの他にも、シェアポイントを活用してポータルの最新情報を取得したり、スケジュール管理をおこなったりすることもできます。現代はテクノロジーの進化に伴い、さまざまなサービスや作業の場がオンラインに移行しています。Microsoft365やシェアポイントを活用することで、離れていても滞りのない情報共有を行い、チームの生産性を向上させることができるでしょう。シェアポイントのワークフローとはシェアポイントのワークフローを活用することで、業務の効率化や従業員の負担軽減を目指すことができます。様々な企業がビジネスシーンで導入しているシェアポイントのワークフローとは一体どのようなものなのか、こちらで詳しく解説していきます。ワークフローでできることシェアポイントのワークフローとは、従来のビジネスシーンにおいて紙媒体で行われていた印鑑リレーのようなワークフローを、システム上で自動化したサービスです。紙媒体でやりとりされていたワークフローは、非効率的で時間も労力も伴います。承認の印鑑をもらうために、制作者が様々な人に声をかける必要があったり、承認者が多忙な場合は、失念されて無駄な時間を要してしまうこともあるでしょう。シェアポイントのワークフローであれば、そのような無駄な労力や時間を削減することができます。シェアポイントを活用すれば、任意のワークフローをいつでも作成することができ、変更があれば手を加えることも可能です。また、確認や承認の依頼を自動で開始することができるため、制作者の負担も大きく減らすことができます。スマートフォンからも申請・承認が行えるため、出張が多い場合や、業務が立て込んでいる時期にも、スキマ時間を活用することができる点もメリットとなっています。このように業務の自動化を実現するシェアポイントのワークフローは、従業員の負担軽減と業務の効率化に大きく役立てられています。ビジネスシーンにてシェアポイントをご利用の場合は、ぜひワークフローを活用してみてください。シェアポイントで作成できるワークフローの種類とはシェアポイントのワークフローは、主に4つの種類に分けることができます。業務に合わせて利用しやすいワークフローを選ぶことができる点もメリットの一つです。・承認を集めるワークフローまず紹介するのは、「承認を集めるワークフロー」です。こちらのワークフローでは、特定のメンバーに回覧して承認権限を持った社員の承認を集めることができます。こちらのワークフローは、ほかの3つのワークフローと比べると、最もビジネスシーンで使用される機会が多いものとなっています。シェアポイントの使い方が良く分からないという方も、こちらの機能は把握しておいて損はないと言えるでしょう。・フィードバックを収集するワークフロー次に紹介するのが、「フィードバックを収集するワークフロー」です。こちらのワークフローを活用すると、特定の情報に対して、閲覧者からのフィードバックを集めることができます。紙媒体では、全体の確認を終わらせるまでかなりの時間を要していましたが、こちらは確認者に対し一斉に送信することができるため、効率的に社員の意見を反映した取り組みを進めることができるでしょう。・署名を収集するワークフローシェアポイントのワークフローを活用すれば、デジタル署名の収集も簡単に行うことができます。承認ワークフローと似たシステムですが、こちらはドキュメントを回覧済の担当者のデジタル署名を集めることに特化しています。これまで紙媒体で回覧・署名を行っていた企業がこちらのワークフローを活用すれば、署名の収集作業を大幅に効率化することができるでしょう。リモートワークには欠かせない機能の1つとなっています。・タスクの3段階管理ワークフロー最後に紹介するのが、「タスクの3段階管理ワークフロー」です。特定のタスクを3つの段階に分けて状況を管理することができます。用意されているタスクの種類は「アクティブ」「レビューの準備」「完了」です。こちらの機能を活用することで、チーム内で状況の把握やタスク管理を進めやすくなるでしょう。シェアポイントを導入するメリットでは、次にシェアポイントを導入するメリットについて解説します。シェアポイントを活用すれば、下記のような利点が生じます。チームの情報共有がスムーズになるシェアポイントを導入することで、チームの情報共有がスムーズになります。社内向けポータルサイトを作成することで「今何が起きているか」をシェアしやすくなりますし、ファイルの共有や共同編集も可能です。チームの情報共有がスムーズになることで、主に下記のようなメリットが生じるでしょう。同じファイルを共同編集し作成と確認を同時に行えれば、別途コンセンサスを得る手間はありません。また、手軽な情報共有を行うことで目指すべきものや方向性を統一でき、チーム力の推進に役立ちます。情報を集約し、一元管理できるシェアポイントを導入すれば、情報を集約し一元管理できるようになります。社内向けポータルに情報をまとめておけば必要に応じて検索できますし、情報を一元管理することで各所にファイルやデータが散らばるのを防ぐことができます。また、情報がシステムに集まる体制を構築することで、業務にまつわる知見やノウハウが個人でなく社内に蓄積される効果も見込めるでしょう。情報が個人に集約されると当人のキャリアやスキルは向上しますが、業務遂行のしやすさに問題を抱えることになりかねません。情報を社内に集約し一元管理することで、特定の個人に頼らずとも仕事を回しやすくなります。ワークフローを効率化できるシェアポイントを導入すれば、ワークフローの効率化が見込めます。シェアポイントには「ワークフロー」というミニアプリケーションが搭載されており、活用することでタスクの効率性を追求することができます。ワークフローには、一般的なワークフロープロセスがテンプレートのような形で組み込まれています。ワークフローの各プロセスには大きく分けて「人の手（確認）が必要なもの」と「機械的な処理で事足りるもの」があるでしょう。前者を自動化するのは未だ難しいところですが、後者は容易です。シェアポイントのワークフローを活用することで後者を自動処理してくれるのはもちろん、前者も通知や追跡を行って適切に管理してくれます。それにより、ワークフローの効率化が見込めます。シェアポイントでワークフローはどう変わる？具体的活用例シェアポイントを導入すると、従来のワークフローはどのように変化するのでしょうか。続いて、シェアポイントの具体的活用事例をいくつかご紹介します。社内向けポータルサイトを作成し、情報を集約するシェアポイントを使って社内向けポータルを作成すれば、そこに情報が集約されるようになります。ポータルを見るだけで各部署やチーム、会社全体の最新情報を得ることができ「今何が起きているのか」を共有しやすくなります。集約された情報はどんどん蓄積されるため、場合によってはFAQのような役割も果たしてくれるでしょう。「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が根付けば、従業員が自律的に問題解決することもできます。メンバー間のコミュニケーションに活用するシェアポイントを活用して、メンバー間のコミュニケーションを行うこともできます。シェアポイントにはコミュニケーション用のサイトを作成する機能もあるのですが、こちらは基本的に幅広いユーザーに公開する前提となるため、少数メンバー間でのみ利用するのであればチームサイトを作成するのが好ましいでしょう。どちらも、情報の発信自体は自由に行うことができます。発信された情報やモバイルなどの端末から確認できるため、出先からでも閲覧することができます。ファイルの受け渡しや共同編集を行う […]

＃シェアポイント＃ワークフロー

Business Efficiency

June 11, 2024

シェアポイントを活用すれば社内情報共有がスムーズになる

社内情報共有の問題点従来の社内情報共有は、どのような点が問題なのでしょうか。まずは、社内情報共有の問題点について見ていきましょう。どこに何の情報が記載されているか不明確従来の社内情報共有では情報が乱雑に散らばってしまい、どこに何が記載されているかが不明確になりがちでした。そのような状態だと「必要な時に必要な情報を得ることができない」「情報検索に無駄なリソースが割かれる」といった難点が生じます。情報というのは記録し保管することも大事ですが、必要な時に即時に取得できないと意味がありません。情報が各所に散らばっており管理統制が取れてない場合、精度の高い検索が難しく、情報が持つ本来の力を発揮しづらくなるでしょう。情報共有に時間と手間がかかる社内情報共有における問題点として、共有に時間と手間がかかる点も挙げられます。情報共有は業務を遂行するにあたって重要な要素ですが、共有に手間がかかると漏れが生じ「必要な人員に必要な情報が渡っていなかった」という事態が起こりえます。知るべき情報を知らないことによりミスが発生し、会社に損害を与えてしまうことも考えられるでしょう。また、共有に時間が手間がかかることで、本来業務に割くべきリソースを無駄遣いしてしまうことにも繋がります。情報共有は可能な限りスムーズに、効率的に行うのが鉄則です。情報が多元的に管理されている情報が多元的に管理されてしまうのも、社内情報共有における問題点です。「多元的に管理されている」というのは「複数の場所に散らばっている」状態のことです。具体例としては「売上管理データが複数のサーバーに存在し、更新頻度が異なる」などが挙げられます。同じ意味を持つデータが異なる場所に複数存在しバージョン管理も別途になされている場合、手間が二重にがかかってしまいます。情報を多元的に管理することで、多重的にリソースをかける必要が生じるわけです。情報共有における問題点をどう解決するかでは、次に情報共有における問題点をどのように解決するかを見ていきたいと思います。情報共有を効率化するためのルールを決める情報共有を効率化するには、適切なルールを定めることが大事です。具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。どのようなルールを定めるかは会社や部署によって異なります。自社の業務特性をしっかりと把握し、効果的なルールを定める必要があるでしょう。情報を一元的に管理する情報を一元的に管理すれば、問題の解決に繋がります。一元管理というのは多元管理とは反対に「（情報が）一箇所にまとめられている」状態のことです。情報を一元管理するメリットとしては、下記のようなものが考えられます。情報を一元管理することで、管理の手間を最小限にとどめることができます。更新や修正の際も大元の部分に手を加えるだけで事足りるからです。合わせて、管理されているデータを他の用途で活用することも容易になるため、柔軟性の向上も見込めます。システム・ツールの導入情報共有を効率化するためのシステムやツールを導入すれば、問題解決に繋がるかもしれません。現代はITテクノロジーの進歩により、従来では難しかったさまざまな手法や業務改善が可能となりました。その一例として、テレワークが挙げられるでしょう。インターネットテクノロジーが発達する前、リモート間のコミュニケーション手段は郵便や電話、FAXなどに限られており、正確かつ素早い情報共有は難しかったのではないでしょうか。しかし、インターネットが発達しオンライン上でさまざまなことができるようになった現代では、遠く離れている相手とも瞬時に情報を共有することができます。それを実現するためにも、業務システムやツールの存在が欠かせないわけです。シェアポイントの役割情報共有を効率化してくれるツールの一つに、シェアポイントがあります。シェアポイントはどのようなもので、一体何ができるのでしょうか。シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータル作成ツールシェアポイントは、WindowsやOfficeを開発しているMicrosoft社からリリースされている社内向けポータルサイト作成ツールです。汎用的なOSであるWindowsや、WordおよびExcelといったOffice製品を業務で使っている人も多いのではないでしょうか。業務アプリの開発には定評のあるMicrosoftが手掛けているため、簡単な操作で社内の情報共有を効率化させることが可能です。主な使い方は社内向けポータルの作成ですが、それ以外にもさまざまな使い方ができます。社内向けポータルサイトを作成し、情報共有を効率化するためのものシェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトを作成し情報共有を効率化することです。情報共有を効率化するための方法はいくつかありますが、その中の一つに「情報の発信と受信のハードルを下げる」というものが挙げられます。情報発信が手軽になればなるほど、ポータルに情報が集積しやすくなるでしょう。多くの情報が集まったポータルは自然と閲覧者も増え、閲覧者が情報の発信者になることも少なくありません。そういった好循環を繰り返すことでポータルの完成度が上がり、さらに閲覧者が増え利用効率が上がるわけです。他の使い方も可能シェアポイントの主な役割は社内向けポータルの作成ですが、他の用途にも用いることができます。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。シェアポイントにアップロードされたファイルは複数人で共有できます。合わせて、WordやExcelといった汎用的なアプリを使って共同作業も可能です。共同作業を行うことで作業効率が向上するほか、確認や承認のプロセスを簡略化し効率な文書およびコンテンツの作成に繋がります。シェアポイントを導入することで社内情報共有はどう変わる？では、次にシェアポイント導入により社内の情報共有がどのように変わるかを具体的に解説します。シェアポイントの活用方法は会社や部署により異なるため、あくまで一例としてご参照下さい。情報が的確にまとまっているポータルを作成し、必要に応じて閲覧するシェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトの作成です。従来の情報共有においては口頭や紙ベースの資料などを使うのが一般的であり、いずれも「機会が限定的」「手間や時間がかかる」といった問題を秘めていました。情報が的確にまとまっているポータルを作成すれば、必要に応じて閲覧することで求めている情報を取得できます。場合によっては求めている情報が記載されていないこともありますが、その旨を担当者に伝え更新してもらうことで、ポータルの使いやすさを向上させられます。「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が生まれるシェアポイントを導入し社内向けポータルサイトを作成することで「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が生まれます。業務で分からないことがあったりトラブルが発生した際にもまずポータルを閲覧し、該当の情報が記載されていないかどうかを確認するようになるでしょう。それにより、下記のようなメリットが生じます。ポータルを作成し管理運用することで、従業員が自発的に欲しい情報を得られるようになります。利便性が向上したり情報共有が活発化するのはもちろんですが、加えて従業員が自律的に業務に関わることを意味します。ポータルを構築すればマニュアルやFAQ代わりになり、教育コストや手間の削減にも繋がるでしょう。従業員の教育は自社の業務品質に関わる大事な要素ですが、教育担当者の選定や教育プロセスの精査など、通暁業務に加えてやらなければならないことが増えてしまいます。 100％というわけにはいきませんが、教育をある程度ポータルに委ねることで、トレーニング効果の向上も見込めるのではないでしょうか。情報が個人ではなく社内に集約され一元管理されるシェアポイントを情報共有に活用することで、業務にまつわる情報や知見・ノウハウが個人ではなく社内に集約されることになります。従来は業務の知識や進め方が担当者個人に蓄積され、担当者個人のスキルやキャリア向上に役立っていました。しかし、全社的なメリットが欠けていた面もあったかもしれません。情報を担当者個人ではなく社内に集約することで会社の知的資産となり、業務に関わる人は誰でも必要に応じて取得できるようになります。それにより、個人のスキルや経験に依存しない業務品質向上プロセスを構築できるでしょう。 […]

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