Blogs

Microsoft Dynamics 365とは？その概要を分かりやすく徹底解説！

Dynamics 365とは？ Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。 Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。 Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。 Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。 Dynamics 365の強みや導入メリット？ Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。同じ Microsoft 製品ですので、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]

続きを読む

仕事の時短を実現する！エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術！

業務効率化とは業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。そうは言っても、そんな簡単なことではありません。「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」そんな風に感じている人もいると思います。でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。タスク管理業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。例）スパイスカレーを作る場合例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える緊急かつ重要なタスク最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。緊急だが重要度は低いタスク緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。緊急ではないが重要なタスク緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。緊急でもなく重要でもないタスク緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

続きを読む

Microsoft Teams

June 20, 2024

Teamsでファイル管理は可能？そのための方法や効率化のポイントを解説

Teamsでファイル管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事では、Teamsでファイルの管理や共有を行う方法、ファイル共有のメリット、およびSharePointの活用について解説します。 Teamsを使えばファイルの共有・管理が可能 Teamsを使うことで、ファイルの共有や管理が可能になります。まずは、Teamsおよびファイル共有・管理について見ていきましょう。 Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用することで遠く離れた人同士でもインターネットを通してコミュニケーションを行うことができ、業務効率化に役立ちます。特に、テレワーク等で効果を発揮するでしょう。テクノロジーの進歩により、必ずしもチームメンバーが一同に介する必要はなくなりました。全ての企業や部署がそうであるわけではありませんが、デジタルで完結する業務であればテレワークとの親和性は高いのではないでしょうか。そういった際にコミュニケーションの起点となるのが、Teamsを始めとしたリモートコミュニケーションアプリです。ファイル共有も可能 Teamsを使うことで、ファイルの共有が可能です。OneDriveからファイルを送ることもできますし、チャットで共有することもできます。物理的な距離が離れていてもTeamsで繋がってさえいれば、容易にファイルのやり取りが可能です。また、ドキュメント等を複数人で共同作業することもできるため、上手く活用すれば業務の効率化に繋がるでしょう。 SharePointを使うことで効率的なファイル管理を行える SharePointを使うことで、より効率的なファイル管理を行えます。SharePointは、Teamsと同じくMicrosoft社からリリースされているコンテンツ管理のためのソフトです。詳しくは後述しますが、SharePointを使うことでチーム内のコンテンツを適切に管理することができるでしょう。Teamsが個人や小規模メンバー間でのファイル管理を行えるのに対し、SharePointはより大規模なチームでのファイル管理に適しています。ファイルを共有するメリットでは次に、ファイルを共有するメリットについて解説します。ファイル共有は今や当たり前の概念となりましたが、その利点を改めて確認しましょう。離れた相手とも瞬時に情報を共有できるまず挙げられるのは、物理的に離れた相手とも瞬時に情報を共有できる点です。情報化社会と言われて久しい昨今ですが、ビジネスにおける情報の重要性は今や語るまでもありません。質の高い情報を取得するのも大事ですが、それをいかに効率的に共有するかという点も課題でしょう。インターネットを利用することで遠く離れたメンバーとも瞬時に情報を共有でき、互いに業務に活かせるわけです。ただし、インターネットを通すことでセキュリティリスクが生じる可能性があります。インターネットを利用してファイル共有を行う際は、機密情報が漏れないよう気を配ることが大事です。共同編集が可能になるドキュメント等のファイルを共有することにより、複数人での共同編集が可能になります。単純に手が増えることによる作業の迅速化に加え、他の面でも効率化が見込めるでしょう。たとえば、ドキュメントのチェック担当者と共同編集することで、作成と同時に文書の確認を行えます。また、業務に不慣れなメンバーに仕事を教えつつ一緒に書類作成するといったことも可能でしょう。一般的に、ファイルを共同編集した際には誰がどのような処理をしたか等の履歴を残せます。それにより業務の振り返りがやりやすくなったり、ミスがあった際の責任の所在を明確化することもできます。業務効率化に繋がる上記の通り、ファイルを共有することで多角的に業務効率化に繋がるでしょう。業務を効率化することで労働生産性向上に寄与するのは周知の通りです。ファイルを正しく共有・管理できていない場合、必要なデータを必要な時に参照することができず、それによる弊害が生じてしまいます。顧客との商談中に誤った情報に基づいたプレゼンを行ってしまったり、古いデータを参照して経営判断を行ってしまう等が考えられます。ファイルを適切に共有・管理することにより、そういった心配は不要になります。また、正しく管理されているファイルはメンテナンスやバックアップのしやすさにも繋がるでしょう。より便利にファイルを共有・管理するにはでは次に、より便利にファイルを共有・管理する方法について考えてみたいと思います。どのような点に気をつければ、ファイルの共有や管理を効率化できるのでしょうか。共有の目的を明確化するまず挙げられるのは、ファイル共有の目的を明確化することです。ファイル共有に難しい操作は不要ですが、それだけに目的もなく気軽に共有してしまう恐れも考えられます。「ファイルを共有するのは全面的に良いことでは？」という意見もあるかもしれません。ファイルを共有することによるメリットは確かに大きいのですが、過ぎたるは猶及ばざるが如しです。ファイルを無目的で共有しすぎるデメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。無秩序にファイル共有を行えばそれだけファイル数が増えることになり、管理が乱雑になります。そうなると必要なものが見つけにくくなったり、情報共有の迅速性低下が懸念されるでしょう。共有の目的を明確化することで、自ずと「どのファイルを共有すべきか」も定まるわけです。バージョン管理を行うバージョン管理を正しく行うことで、最新かつ正確な情報共有に繋がります。バージョン管理とは「（ファイルに対して）誰がいつどのような変更処理を行ったか等の履歴を記録すること」です。ファイルに対して編集履歴が正しく記録されていれば、さまざまな面で役立ちます。結果に対するプロセスも明確になりますし、ミスがあった場合は責任の所在も明確になるからです。加えて、一元化されたファイルでバージョン管理を行えば、常に最新のデータを参照可能です。データが複数のファイルに分散されるリスクを減らせるからです。チームでファイル管理するならSharePointを使うチームでファイル管理を行う場合は、SharePointを活用するのがおすすめです。Teamsは個人や小規模なやり取りにおけるファイル管理は可能ですが、より大規模なチームでのファイル管理には不向きです。具体的に、どういった状況であればSharePointの活用を検討すべきでしょうか。一概に論ずるのは難しいですが、たとえば「不特定多数が閲覧可能なファイル管理を行う場合」等が挙げられます。 Teamsでファイル管理を行う場合、原則的にTeamsで繋がっている相手が対象になるでしょう。個人間、または小規模なチームであれば問題ありませんが、大規模なチームで多くのメンバーとやり取りするのは大変です。そのような場合に、SharePointが役立つわけです。 SharePointとはでは続いて、SharePointについて解説します。SharePointを導入することで、何ができるようになるのでしょうか。チームサイト内のコンテンツを管理するソフト SharePointは、チームサイト内のコンテンツを管理するためのソフトです。Teamsでチームを作成した際のファイル管理には自動的にSharePointが使われるため、意図せずともTeamsとの連携が確立されます。 Teamsで個人のファイル管理を行う場合はOneDriveを使うのが一般的ですが、チーム全体のファイル管理を行う場合はSharePointが使われることが多いでしょう。また、TeamsとSharePointの連携はファイルの管理だけでなく、さまざまな情報をTeams側で表示させることもできます。ポータルサイトの作成も可能 SharePointを活用することで、社内ポータルを簡単に作成できます。社内ポータルを作ることで社内のコミュニケーションを活性化したり、情報共有の効率化が見込めるでしょう。社内ポータルのメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。社内ポータルを構築し活用を促すことで、そこに情報が集まりやすくなります。集まった情報は一元的に管理されるため「困った時はポータルを見れば解決する」といった文化を育みやすくなるでしょう。加えて、ポータルに申請等のワークフローを構築することもできます。ポータルからさまざまなワークフローを行えるようになれば、業務効率化に繋がります。組織の情報共有を効率化できる […]

Microsoft Teams

June 20, 2024

Teamsで効率的な情報共有を行うには。その方法やメリット、注意点等を解説

リモートコミュニケーションのためのアプリとして開発されているTeamsですが、情報共有に活用することは可能なのでしょうか。この記事では、Teamsで情報共有を行うことによるメリットや方法、注意点等について解説します。 Teamsと情報共有 Teamsと情報共有はどういった関係にあるのでしょうか。まずは、Teamsと情報共有について解説します。 Teamsはコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているアプリです。Microsoft社は汎用OSであるWindowsや、定番業務アプリのOfficeの開発元として有名です。同じMicrosoft製ということで、Teamsも使いやすく高品質なコミュニケーションアプリであると言えるでしょう。基本的にはチャットや会議といったリモートコミュニケーションに使うアプリですが、やり方によっては情報共有も可能です。 Microsoft365に加入すれば使える Teamsを使うには、どのような方法があるのでしょうか。まず挙げられるのは、Microsoftから提供されているMicrosoft365というサブスクリプションプランへの加入です。 Microsoft365に加入するとTeamsだけでなく他のMicrosoft製品も利用可能になるため、Officeアプリ等を業務活用したい場合におすすめです。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自分に合ったプランを探せるのもメリットでしょう。もちろん、情報共有に役立つアプリも利用できます。Teams単体では難しいことも、Microsoft365を包括的に活用することで可能になるかもしれません。無料利用も可能 Microsoft365への加入は基本的に有料ですが、無料で利用できるTeamsも用意されています。有料版に比べると機能は制限されていますが、ケースによってはそれで間に合うこともあるでしょう。具体的には、下記の通りです。他にも、別アプリとの連携ができない等の制限があります。Teamsを個人利用する場合は大きな問題はないかもしれませんが、チームでの情報共有という観点から見ると厳しいかもしれません。 Teamsで情報共有を行うメリットでは次に、Teamsで情報共有を行うメリットについて解説します。Teamsで情報共有を行うことにより、下記のような利点を得られるでしょう。遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能まず挙げられるのは、遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能という点です。Teamsはリモートコミュニケーションのために開発されたアプリなので、相手が別の場所にいてもリアルタイムなコミュニケーションを行えます。テレワークが一般的になった現代では、以前よりリモートコミュニケーションの重要性が増しています。完全なテレワークではなくともメンバーが必ずオフィスに揃っているとは限らないため、遠隔的なやり取りができるにこしたことはありません。 Teamsを活用すれば、そのような問題を解決できるわけです。便利な機能が搭載されている Teamsには、情報共有に使える便利な機能が搭載されています。簡単なものであればチャットや会議を通してメンバーと情報共有できますし、ファイル共有を使えば資料等をやり取りすることもできます。複雑な共有は後述する他アプリとの連携が有効ですが、簡単なものであればTeams単体でも事足りるでしょう。さまざまなアプリと連携が可能 Teamsは、さまざまなアプリと連携して機能を拡張することができます。Teams単体だとそれほど複雑なことはできませんが、他アプリと連携すれば業務を広範囲にカバーできます。特に、同じMicrosoft製アプリと連携させることで大きな効果を発揮するでしょう。Microsoft365に加入していれば多くのアプリが使えるようになるため、活用できそうなものがあれば積極的に試してみることをおすすめします。 Teamsで情報共有を行うには？では次に、Teamsで情報共有するための方法について解説します。一般的なコミュニケーションツールとしてまず挙げられるのは、一般的なコミュニケーションツールとしての活用です。こちらはさほど難しいことはなく、普段使っているTeamsの基本的な機能をそのまま利用する形です。一例としては、下記のようなものが考えられるでしょう。これらをTeamsで行う利点として、セキュリティの高さが挙げられます。機能自体は他のソフトでも代用可能ですが、Teamsを使えばMicrosoftが管理する強固なセキュリティによって守られるわけです。チャネルを活用する Teamsを使った情報共有として次に挙げたいのが、チャネルの活用です。Teamsでは「チーム」や「チャネル」といったグループを作成でき、細かな使い分けが可能です。チームは部署やプロジェクトごとに作られるのが一般的であり、情報はメンバー全員で共有するのが原則です。チャネルはチームの下に作られるグループであり、主にトピックやタスク単位で作成されます。チームメンバーは原則的にチーム内に作成されたチャネルに参加することができますが、特定のメンバーのみ参加可能なプライベートチャネルも作成できます。チャネルによって細かく情報を切り分けることにより、必要なところに必要な情報を届けられるわけです。他のアプリと連携する Teamsと他のアプリを連携させることで、情報共有に役立つケースもあります。同じMicrosoft製のアプリであれば、PlannerやSharePoint等が挙げられるでしょう。 Microsoft以外のアプリでも連携可能な場合があるため、自分が今使っているものが該当するかどうかを確認するのも手です。場合によっては連携させず個別に使う方が好ましいケースもあるかもしれませんが、多くは連携させた方が業務効率化に繋がります。情報共有を効率化するために取り組みたいことでは次に、情報共有を効率化するために取り組みたいことをいくつか解説します。下記のような事項に積極的に取り組むことで、情報共有の効率化が促されるでしょう。ツールや機能について学ぶまず挙げられるのは、ツールや機能について学ぶことです。情報共有を行う際は何らかのツールやシステムを使うことが多いですが、それらへの理解を深めることが効率的な情報共有に繋がります。それぞれのツールやシステムには、できることとできないことがあります。たとえば、あるツールはコミュニケーションのリアルタイム性を担保するのは得意な反面、情報のストック化が苦手ということもあるでしょう。自分が何をやりたいのか、どのような形での情報共有を求めているのかを明確にし、それに沿ったツールを選ぶことが大事です。ツールや機能について学ぶことで、正しい選択ができるようになるわけです。全体的なワークフローを見直す全体的なワークフローを見直すことで、情報共有が効率化されるかもしれません。社内や部署では細かなタスクが連なってワークフローが形成されており、それらを逐次遂行することで業務が回っています。つい漫然と行ってしまいがちですが、ワークフローを見直すことで無駄を省ける余地もあるでしょう。それぞれのタスクを精査して重要度や緊急度といった指標でカテゴライズし、結果に繋がらないものは思い切ってカットするのも手です。ただし、一見無駄に見えるタスクが実はワークフローの要を担っているということもありえます。そういった重要なタスクを誤って省いてしまわないためにも、ワークフローの見直しは俯瞰的な視点で行うことをおすすめします。コミュニケーションを促す従業員同士のコミュニケーションを促すことで、自然と情報共有の機会が増えるでしょう。対面でのコミュニケーションはもちろんですが、チャットやメール、掲示板といったオンラインでのコミュニケーションも促進したいところです。オンラインでコミュニケーションを行う場合は、なるべく情報がストックされる仕組みを構築しましょう。特定のメンバーしか閲覧できないトピック等もセキュリティ上必要ですが、業務に関する汎用的な情報は社内ポータルや掲示板、FAQ等にまとめるのがおすすめです。そうすれば「困った時はここを見れば分かる」という文化を醸造することができ、業務効率化に繋がります。さまざまな情報やデータが蓄積されることで、事業プロセスの再現性向上にも寄与することも期待できます。 Teamsで情報共有を行う際の注意点では次に、Teamsで情報共有を行う際の注意点について解説します。Teamsによる情報共有は、一般的な手法と何が違うのでしょうか。 […]

Microsoft Dynamics 365とは？その概要を分かりやすく徹底解説！

続きを読む

仕事の時短を実現する！エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術！

続きを読む

キーワード検索

カテゴリー検索

タグ検索

Teamsで案件管理を行うには？そのための方法や案件管理を効率化するポイントについて解説

Teamsでファイル管理は可能？そのための方法や効率化のポイントを解説

Teamsを使ってワークフローを構築・管理するには？Teamsでワークフローを扱うメリットや手法を解説

Teamsで効率的な情報共有を行うには。その方法やメリット、注意点等を解説

キーワード検索

カテゴリー検索

タグ検索

ランキング

SharePointとは？SharePointの機能や使い方を徹底解説！

Microsoft Dynamics 365とは？その概要を分かりやすく徹底解説！

仕事の時短を実現する！エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術！

ITガクブル解消サービスのご案内