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業務効率の改善には何をすべきか。業務効率改善のメリットやデメリット、具体的手法について解説
記事の監修
S・S
マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット1 サブリーダー
資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート
2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。
IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。
趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。
業務効率の改善に着手する際には、どのような点に気をつければよいのでしょうか。この記事では、業務効率を改善するメリットやそのための手法、考え方、そして業務効率改善のデメリットについて解説します。
業務効率を改善するメリット
業務効率を改善することで、どのような恩恵が生じるのでしょうか。まずは、業務効率改善のメリットについて解説します。
生産性が高まる
業務効率を改善することで、生産性の向上が期待できます。当たり前といえば当たり前かもしれませんが、生産性の向上は業務効率改善の一番の目的とも言えるでしょう。
生産性が高まることで、同じ人手や時間、コストでより多くの生産が可能になります。
コストパフォーマンスが良くなる
業務効率を改善すれば、コストパフォーマンスの向上も期待できます。同じ100万円のシステムを導入する場合でも、ワークフローによって効果は大きく変わるのではないでしょうか。
効率の悪いワークフローだと、システムの能力を100％活かすことができません。逆に、効率的なワークフローであればシステムの真価が発揮され、かけた金額に対するパフォーマンスが最適化されるでしょう。
システムに限らずあらゆる面で投資効率を上げるためにも、日頃から業務効率の改善を習慣づけておくことが大事です。
課題解決能力の向上に繋がる
業務効率の改善を習慣化することで、課題解決能力の向上にも繋がります。業務効率を改善するためには「何故業務効率が悪いのか」「どのようにすれば改善するのか」をしっかりと考えて実践する必要があります。
これは問題解決プロセスそのものとも言えるため、業務効率改善への着手がそのまま課題解決能力の向上に繋がるわけです。両者において大事なのは、しっかりと計画を立てて実践し結果をフィードバックすることでしょう。
こういったサイクルを常に回し続けることが、業務改善および課題解決のポイントです。
業務効率を改善するための具体的手法
では続いて、業務効率を改善するための具体的手法について触れたいと思います。業務効率改善に着手するにあたっては、主に下記のようなアプローチが有効です。
ワークフローを見直す
ワークフローを見直すことで、業務効率改善に繋がります。仕事というのはさまざまなタスクが連なって形成されているものであり、その流れをワークフローと呼びます。
たとえば、下記のようなワークフローがあるとします。
資料作成→責任者の承認→メンバーに配布
これらを別個に行うのも手ですが、場合によっては作成者と責任者が書類を共同編集した方が効率が上がるかもしれません。クラウドサービスを使えばそういったことも可能ですし、その後の配布も即座に完了します。
どのようなワークフローをどのように見直すかはケースバイケースなので、自社に合ったやり方を模索することが大事です。
無駄な業務をなくす
ワークフローの中から無駄な業務を削減することで、業務効率の改善に繋がります。ある業務について無駄かどうかの判断は容易ではありませんが、削減しても長期的に結果が変わらないようであれば無駄と判断するのが妥当かもしれません。
ただし、一見すると無駄に見えるものが実は大事な業務というケースもあります。ある業務を削減する際は、ワークフロー全体、あるいは会社の業務全体を俯瞰的に見て判断することが大事です。
重要な業務を削減してしまうと、逆に業務効率が悪化するリスクもあるでしょう。
自動化できないか考える
業務効率を改善したい場合、いずれかの業務を自動化できないかどうかを考えてみてはいかがでしょうか。自動化することにより人手を用いずとも業務が遂行される形になり、余った人手を他のより重要な業務に回せます。
自動化する方法としては、システムの導入などが挙げられるでしょう。昨今のITテクノロジーの進化は著しく、一昔前では難しかったさまざまな業務を自動化することが可能になっています。
特に、生産や創造に関与しない部分はどんどん自動化することが推奨されています。どの会社にも主軸ではない定型的な業務が多々存在するため、それらの自動化に成功すれば業務効率の大幅な改善に繋がります。
デジタル化を試みる
業務のデジタル化を試みることで、業務効率の改善に繋がります。前項の「業務を自動化する」とも多少被るかもしれませんが、デジタル化の恩恵は業務の自動化のみにとどまりません。
たとえば、書類や手続きのペーパーレス化などが挙げられるでしょう。紙の書類をデジタル化して保管すれば物理的なスペースを節約できる上に、必要な時に必要な部分を瞬時に検索することができます。
また、各種手続きをデジタル化することにより、プロセスの処理速度が向上します。経費精算を例に挙げると、従来は必要事項を規定の書類に記載し提出した後、何度も承認を受ける必要があったかもしれません。
デジタル化すれば、スマホやPCから必要事項を記載し送信することで自動的に提出され、そのまま承認プロセスが開始される形になるでしょう。承認プロセスにおいても、紙の書類をたらい回しにする必要がなくなるため紛失リスクが減少し、業務効率の改善に繋がります。
AIを活用する
AIを活用することで、大幅な業務効率の改善に繋がるかもしれません。現代では対話型のツールを始めとして、さまざまなAIサービスが展開されています。
どのようなAIをどのような業務に活用するかはケースバイケースですが、使いこなすことができれば業務効率の改善に大いに役立つでしょう。対話型のツールを活用してアイデアの源泉を練ったり、定型的な作業をAIによって効率化するなどが考えられます。
ただ、AIは未だ発展途上のサービスなため、利用時には規約等をしっかり確認することが大事です。
外部の専門家に委託する
業務を外部の専門家に委託することで、業務効率の改善が可能です。特に、専門的な業務に関して推奨できる方法でしょう。
分かりやすい例としては、法務や税務などが挙げられます。法律関係は弁護士に、税金関係は税理士に業務を委託するのが早くて確実だからです。
他にも、外部に委託できそうな業務があれば検討してみてはいかがでしょうか。あるいは、業務効率の改善そのものをアウトソーシングする手もあります。
業務効率を改善するための基礎的な考え方
続いて、業務効率を改善するための基礎的な考え方について解説します。どのように業務効率を改善すべきか分からない場合は、下記のような点を考えてみましょう。
ボトルネックを探る
まず挙げられるのは、ボトルネックを探ることです。ボトルネックとは「業務の停滞を招いている箇所」のことであり、ボトルネックを解消できれば業務効率が改善するわけです。
どのような点がボトルネックになっているかは場合によりますが、下記のようなものが一般例として挙げられるでしょう。
- アナログ的に処理されている業務
- 属人的に処理されている業務
- 明確なルールやマニュアルが整備されていない業務
業務がデジタルではなくアナログ的に処理されている場合、ワークフローにおけるボトルネックになっているかもしれません。アナログが全て悪いわけではありませんが、一般的に業務がデジタル化されている方が効率は上がります。
業務が属人的に処理されている場合も、ボトルネックの恐れがあります。業務が属人的であることは一見好ましく見えますが、特定の人物がいない時は業務遂行が難しくなり、効率の悪化および特定人員への負荷増大といったリスクが生じます。
また、明確なルールやマニュアルが整備されていない業務も効率悪化の要因となるでしょう。ルールやマニュアルを整備することで業務の一般化を促し、属人性を排除できるからです。
システマチックに考える
業務効率の改善は合理性が重要になるため、ある程度システマチックに考えることが大事です。業務の要不要を判断する際にも全体を見て判断する力が求められますし、属人性を排除するにも業務の細かな分析やヒアリングが重要になるでしょう。
もちろん、メンバーの感情を度外視しろと言う意味ではありません。シンプルに考えると、働いている人の感情や思想を全て無視して合理的にワークフローを構築した方が効率化に繋がるように見えるかもしれません。
しかし、業務を人間が遂行する以上、感情や情緒面を完全に無視はできないでしょう。感情や情緒面を完全に廃することで、逆に業務効率が悪くなってしまう恐れさえあります。
とはいえ、100％感情や情緒に委ねるのも効率化から遠ざかってしまいます。両者のバランスを上手くとりワークフローの最適化を図るためにも、システマチックな考え方が重要になるわけです。
総合的な視点で捉える
業務効率を改善するには、総合的な視点で捉えることが大事です。業務の重要性を判断するのもそうですが、そもそも「なぜ業務効率を改善させる必要があるのか」といった点を考えるのも一つの手法です。
詳しくは後述しますが、業務効率の改善に着手することによるデメリットも存在します。それらをうまくクリアできればいいのですが、そうでない場合は逆に効率が悪化してしまったり業務の主目的そのものを見失ってしまう可能性もあるかもしれません。
業務効率改善の際には、トータルな視点から捉えて長期的・俯瞰的に適切な判断を下しましょう。
なるべく防ごう。業務効率改善によるデメリット
では次に、業務効率を改善することによるデメリットをご紹介します。意外かもしれませんが、業務効率を改善することにより、以下のようなデメリットが生じる可能性があります。
あらかじめ理解することにより、デメリットの発生を防ぎましょう。
業務効率の改善はワークフローの変更を招くことが多いため、やり方によっては現場の混乱を招いてしまう恐れがあります。現場の人員は規定のワークフローに従って業務を遂行しているため、それが変更されたら慣れるまでに時間がかかるからです。
そのため、ワークフローを変更する場合、最初のうちはある程度生産性が下がることを許容しなければなりません。場合によっては最初からスムーズに移行できることもありますが、なかなかそうもいかないケースが多いでしょう。
それを防ぐためにも、あらかじめ運用のシミュレーションを行ったり、現場とコミュニケーションをとって業務効率の改善への理解を促しておくことが大事です。
セキュリティリスクが生じる
次に挙げられるのは、セキュリティリスクの発生です。こちらは主にITシステムにより業務効率の改善を行う場合ですが、業務をデジタル化して情報をネットワークに乗せることにより、セキュリティ面でのリスクが生じます。
ネットワークを完全に外部と切り離して運用する場合はその限りではないかもしれませんが、多くは業務効率改善のためにインターネットと接続するのが一般的です。インターネットに繋げることで外部の誰かがセキュリティホールなどを利用して社内のネットワークにアクセスできる環境になり、情報漏洩などが生じるわけです。
ITシステムを導入する際は、利便性だけでなくセキュリティ面も考慮しましょう。
検証は忘れずに
業務効率の改善を行った際は、事後の検証も忘れず行うことが大事です。検証を行わないと本当に業務効率がアップしたのかどうかが不明瞭になってしまうからです。
よかれと思って行ったものの、実際は逆に効率が悪化してしまったというケースもあるかもしれません。あるいは、コストをかけて改善したものの、かけた費用ほどの効果が見込めなかったというケースもあるでしょう。
いずれにせよ、検証しその結果や要因を分析することが重要です。分析や検証の知見を積み重ねることで、問題解決能力の向上に繋がるからです。
まとめ
業務効率を改善するには、ワークフローの見直しや業務のデジタル化などが有効です。自社に合ったやり方を模索し、適切な業務効率の改善を目指しましょう。
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