Microsoft 365の全プランを徹底比較!買い切り版との違いとは?
Business Efficiency

Microsoft 365の全プランを徹底比較!買い切り版との違いとは?

May 7, 2021

記事の監修

S.Sato

記事の監修


S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット1 サブリーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

Microsoft 365を導入すれば、リモート環境でもシームレスかつセキュアな業務処理が可能です。この記事では、Microsoft 365で用意されているプランの比較や解説を行います。

なお、価格などプラン内容に関しては2023年11月時点のものであることをご了承下さい。

Contents

目次

Microsoft 365とは?

まずは、Microsoft 365の概要について確認していきましょう。Microsoft 365の導入を検討している方は、ぜひこちらの内容を確認してみてください。

サブスクリプション版のMicrosoft Office

Microsoft 365とは、Officeソフトのサブスクリプションサービスです。Microsoft 365では、個人での利用からビジネスシーンまで、様々な場面で使用されているOfficeソフトを、常に最新の状態で利用することができます。

Microsoft Officeといえば、買い切り版のイメージが強い方も多いのではないでしょうか?実際に、現在も買い切り版のOfficeソフトは販売されています。

しかし、買い切り版のOfficeソフトの場合は、バージョンのサポートが修了した場合にセキュリティにリスクが発生するなどの危険性もあるため、Officeソフトの利用を検討されている場合は、Microsoft 365の利用をおすすめします。

Microsoft 365に含まれるアプリ

Microsoft 365では、最新のOfficeソフトをサブスクリプションで利用することができます。Microsoft 365で利用できるアプリケーションの一例は以下の通りです。

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • OneNote
  • Outlook
  • One Drive など

個人での使用やビジネスシーンでも活用できる様々なアプリケーションをサブスクリプション形式で利用することが可能です。

いずれも最新のバージョンを使用することができるため、従来の買い切り版を購入するよりもお得であることが分かります。

現在もOfficeソフトの買い切り版を購入することは可能ですが、買い切り版は月額がかからない代わりに初期費用が高くなるなどのデメリットがあります。Microsoft 365と買い切り版のどちらを購入するか迷っている場合は、それぞれの特徴についてよく理解してから導入を検討すると良いでしょう。

ITと活用生産性を上げるならシステムの導入が必須。システム活用のポイントや事例をご紹介
ITと活用生産性を上げるならシステムの導入が必須。システム活用のポイントや事例をご紹介
ITを活用すれば生産性は上がる?下がる? ITを活用することで生産性は上がるのでしょうか?それとも下がるのでしょうか?まずは、ITと生産性の関係性について詳しく解説します。 基本的には生産性向上に繋がる ITを活用すれば、基本的に生産性は向上します。「ITを活用する」という言葉が意味するところは業務システムやツールを導入したり、各種データや書類をデジタル管理することになるでしょう。  新しいものを導入したりワークフローを変更する以上、生産性が上がらなければ意味がありません。逆説的になりますが、生産性向上に繋がるからこそITが活用されるという見方もできます。 導入や選定に失敗すると生産性向上に繋がらないケースも しかし、導入や選定に失敗すると生産性が向上しないケースもあります。ITシステムやツールは導入すればそれだけで結果が出るというものではなく、正しいものを正しく活用してこそ成果が上がります。  ただ、何をもって「失敗」と定義するのかは場合によるでしょう。短期的な成果ではなく長期的な成果を目的としてシステムを導入する場合は、それに沿った成果の測定が必要です。 ITの導入にはコストや労力がかかる。それ以上の生産性向上を目指そう 「導入したものの生産性の向上は見られなかった」ということになると、導入したコストや労力が無駄になってしまいます。そうなると財務を圧迫するだけでなく、現場の疲弊によるモチベーション低下も招いてしまいます。  ITシステムやツールを導入する場合は、それ以上の生産性向上を目指すのが正しい方向です。「生産性は向上したが、システムを導入するほどではなかった」となると、業務をIT化した意味が希薄になってしまうでしょう。 IT導入で生産性が向上するケース それでは、ITの導入で生産性が向上するケースをいくつかご紹介します。 自社が抱えている問題を解決できるシステムを導入した 自社が元々抱えている課題を解決できるシステムを導入できれば、生産性向上に寄与します。業務システムやツールというのは課題や問題を解決するために導入されるものなので、当例は本旨に沿っているといえるでしょう。  たとえば、下記のようなケースが考えられます。  顧客との関係が浅くリピートが少なかったため、CRMを導入し改善を図った  営業工数が多いわりに生産性が低かったので、SFAを導入した効率化した  ルーチンワークに手間をとられていたのでRPAを使って自動化した  課題に対して正しいシステムやツールを導入できれば、自ずと生産性は向上します。  導入したシステムがしっかりと現場で使われている 導入したシステムがしっかりと現場で使われているかどうかも大きな問題です。自社の抱える課題や問題に対する正しいソリューションを得たとしても、それが実践されなければ効果は得られません。 現場でシステムが放置されてしまう理由としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 メリットや活用手法に対する啓蒙不足  多忙によりワークフローの変化に対応できない  システムに習熟した担当者がおらず、業務マニュアルも作成されていない 事前にしっかりと啓蒙したり、体制を整えておくことが大事です。  効果を定量的に測定している ITシステムやツールを導入し業務効率化を図る場合、効果を定量的に測定しておきましょう。結果を数値として記録しておくことで、導入前と比べてどの程度の効率化が達成されたのかを知ることができます。  定量的な測定が行われない場合、「なんとなく上がった気がする」のような曖昧な判断になりかねません。それが誤っているとは限りませんが、正しい保証もないため、客観的な指標となる数値を据え判断するのがよいでしょう。 ITを導入しても生産性が向上しないケース では、逆にITを導入しても生産性が向上しないケースをご紹介します。 システムを導入しても問題が解決しなかった ITシステムやツールを導入する主目的は、「自社の抱える課題や問題を解決するため」です。そのため、「システムを導入したものの本質的な課題や問題は解決しなかった」という場合は生産性が向上しない恐れがあります。  なぜ、システムを導入しても問題が解決しないのでしょうか。その理由はケースバイケースですが、主に下記のようなものが考えられます。  システム選びを誤った  正しい活用ができなかった  問題や課題を正しく認識できていなかった 課題や問題に対するソリューションを誤ってしまうと、当然ながら正しいシステム選びはできません。また、システムの選定は間違っていなくとも、適切な活用ができていない場合も生産性向上には寄与しないでしょう。  そして、事前に洗い出した課題や問題そのものが誤っているケースも考えられます。この場合はいくらシステムの選定や運用が正しくとも、根本的な部分が間違っているため、業務効率を上げるのは難しいところです。  操作やワークフローが難しく、現場での活用に難が生じた システムの操作やワークフローの実行が難しい場合、現場での活用に難が生じてしまいます。システムやツールが現場で正しく運用されない場合、当然ながら生産性は向上しません。  業務システムは原則的に万人が使いやすいように設計開発されていますが、事前に研修を行ったり、操作マニュアルを整備しておくことをおすすめします。説明もなしにいきなり新システムを導入し「さあ今から使って下さい」では、現場の混乱を招くだけでしょう。  新しいシステムやワークフローの導入は、ただでさえ現場に負担をかけてしまいます。であれば、少しでもその負担を軽くする気遣いや体制を整えることで、現場側が応えてくれる部分も大きいのではないでしょうか。 客観的な効果測定が行われず、PDCAも回されていない システムを導入したはいいものの客観的な効果が測定されておらずPDCAも回されていない場合、生産性向上は難しいでしょう。効果を客観的に測定するために、定量的な指標を備えることが大事なのは前述の通りです。  効果を数値化することで、ITシステムやツールを導入した前と後でどの程度変化したかを測ることができます。仮にそれほど変化しなかった場合、もしくは生産性が低下してしまった場合でも、原因を突き止めて改善すれば生産性向上に繋がる可能性もあります。  もちろん、「システムが課題や問題に対し正しく選定されていること」が条件です。その場合にPDCAを回し少しずつ業務を改善することで生産性が上向き、システムを導入した成果が発揮されるケースもあるでしょう。 ITシステムはこう活用しよう。導入における注意点 それでは、続いてITシステムの活用について解説します。システムを導入する際には、下記のような点に注意しましょう。 自社の課題を明確にしておく ITシステムを導入する一番の目的は、「自社が抱えている課題や問題を解決すること」です。そのため、システムを選ぶ前に自社の課題を洗い出し、整理しておく必要があります。  ここが上手くいかないと後の選択判断が検討違いになってしまうため、シビアに行いましょう。その際のポイントとしては、下記のようなものが挙げられます。  現状と理想の姿とのギャップを明確にする  非現実的なものは設定しない  平準との比較  問題や課題というのは、要するに「現状と理想の間の差」です。それを埋めるための手法がソリューションであり、この場合はITシステムやツールの導入でしょう。  その際、理想に非現実的なものを設定しないことが大事です。現状が1で理想を10000としてしまうとその差は9999となり、埋めるのが非常に難しくなってしまいます。  それを防ぐためには、平準的なサンプルと比較するのも手です。現状がどこにあり平均がどれくらいであるかが分かれば、理想を設定しやすくなるのではないでしょうか。  それを解決できるシステムを導入する 問題や課題が明確になったら、次はそれを解決するためのシステムを選定し導入します。業務システムにはさまざまな種類があり、同じ種類でも特色の異なる多数の製品がリリースされているため、正しい選定を行うためには事前の調査が必須です。  問題解決に適応しないシステムを導入しても、成果には繋がりません。ITに関する全ての知識を仕入れる必要はありませんが、最低限「どのようなシステムで何ができるか」といった大まかな部分は掴んでおくことをおすすめします。  基礎知識があるのとないのでは、システム選びの精度に大きな差が生じます。スムーズな選定と導入を行うためにも、学べる部分は学んでおきましょう。 自社のみで判断が難しい場合はプロに相談するのも手 IT分野は非常に専門的な知識が求められるため、自社のみで正しいシステムや運用を模索するのは難しいかもしれません。そのような場合、プロに相談することで道が拓けるケースもあるのではないでしょうか。  ITのプロであれば、「どのような企業でどのようなシステムをどう運用したら、どのような結果が出たか」のような知見を数多く持っています。自社と似たような状況に置かれた類似例を参考にすれば、当てずっぽうで導入するより成功確率が上がるでしょう。  また、場合によってはシステムの導入が解決に繋がらない可能性もあります。システムを導入する目的が「問題解決のため」であるなら、他によい解決方法があるのであればそちらを選ぶのが理に適っているでしょう、  プロに相談することで、そういった俯瞰的な視点も得られます。 ITを活用して生産性が向上した事例 では、最後にITを活用して生産性を向上させた事例をいくつかご紹介します。 経費管理システムを導入し、作業時間を大幅短縮:武蔵コーポレーション 武蔵コーポレーションは、収益用不動産の仲介や売買を手掛けている企業です。同社では、事業拡大により従業員も急増したため、経費精算処理に多くの時間が割かれてしまうという問題を抱えていました。 …

Microsoft 365を導入するメリット

次に、Microsoft 365を導入するメリットについてお伝えします。ご家庭や会社へのMicrosoft 365の導入をご検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

ファイルの共有を容易に行える

Microsoft 365のメリットの1つが、ユーザー間のファイルの共有を容易に行えるという点です。

従来であれば、複数人間でファイルの共有を行う場合は、それぞれにメールを送信するなどの手間が必要でした。しかし、Microsoft 365であれば、ユーザー同士で直接ファイルの共有が可能となるため、その都度メールを送信する負担をなくすことができます。

このようなMicrosoft 365の「共同編集機能」を使用すれば、ファイルを共有するだけでなく、メンバー間の編集点をリアルタイムで確認することができるなど、業務の効率化に役立てることも可能です。

共同編集機能では、アクセス制限や閲覧だけの許可を設定することも可能なので、情報の漏えいや思わぬトラブルを未然に防ぐこともできます。

業務の無駄を減らし、効率を高めたいとお考えの方は、ぜひMicrosoft 365の共同編集機能を使用してみてください。

常に最新のバージョンを利用できる

Microsoft 365では、常に最新のバージョンのアプリケーションを使用することができます。

ご存知の方も多いかと思いますが、買い切り版のOfficeソフトにはアップグレードオプションがありません。新しいバージョンがリリースされたとしても、旧バージョンを使い続けなければなりません。

もちろん、旧バージョンのOfficeソフトもそのまま使用し続けることはできますが、最新バージョンのファイルとの互換性が悪くなってしまうこともあり、業務で使用していたレイアウトが突然崩れてしまうといったトラブルも考えられます。

場合によっては、セキュリティ上のリスクに晒されることもあるでしょう。

買い切り版のOfficeソフトは、パソコンを購入したときにデフォルトで搭載されていることも多いため、ユーザーが多いことも事実ですが、様々なトラブルを予防するには、最新のバージョンのOfficeソフトを使用することが推奨されています。

複数の端末で使用可能

Microsoft 365は、1つのアカウントの契約で複数端末での使用も可能となっています。具体的には、1アカウントあたり、パソコン5台+モバイル端末5台+タブレット端末5台、合計で最大15台の端末でアプリをダウンロードすることができます。

複数の端末で利用することが可能なので、出張などの事情で社内で業務に取り組めないときも、モバイル端末に切り替えて、仕事を続けることができるようになります。

買い切り版のOfficeソフトが1つのアカウントにつき、2台の端末までしか対応できないことを考えると、やはりMicrosoft 365はコストパフォーマンスの高いサービスであることが分かります。

パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなど、様々な端末で操作することが予定されている場合には、やはりMicrosoft 365の導入がおすすめです。

セキュリティ性が高い

Microsoft 365はセキュリティ性が高いサービスであることでも知られています。具体的にMicrosoft 365が実践しているセキュリティ対策は以下の通りです。

  • 不正アクセス対策
  • データ漏えいの防止
  • 複数のデータセンターでの管理
  • データ転送時は暗号化
  • サイバー攻撃からの防御
  • アクセス制限機能

このように、Microsoft 365では様々な情報セキュリティ対策が行われているため、社内の情報に関わる内容も、安心して共有・編集することができます。

さらに、プランによってはアプリケーション制御やデータのコピペ禁止等の機能を追加することができるため、より高度なセキュリティ対策をお求めの方にもおすすめです。

ワークフローを効率化すれば生産性向上に繋がる。効率化の方法やポイントを解説
ワークフローを効率化すれば生産性向上に繋がる。効率化の方法やポイントを解説
ワークフローを効率化することによるメリット ワークフローを効率化することにより、下記のようなメリットが生じます。一つずつ見ていきましょう。 業務効率や生産性が向上する ワークフローを効率化することで、業務効率が生産性が向上します。ワークフローというのは「業務の一連の流れ」のことであり、業務の種類によりさまざまなワークフローが形成され、それらが集まって事業全体を構成しています。  一つ一つのワークフローを効率化することで、全体の生産性も向上することは言うまでもありません。業務の効率化や生産性向上は今や企業の必須課題とも言えますので、ワークフローの効率化も強く求められています。  決裁がスピーディーになり、ビジネスチャンスを逃さない  ワークフローを効率化することで決裁がスピーディーになり、ビジネスチャンスを逃しません。「ワークフローの効率化」と一口に言ってもさまざまなやり方がありますが、「決裁の簡略化」が試されるケースもあるでしょう。  決裁が簡略化すれば意思決定を早めることができ、機会損失を減らすことができます。また、意思決定フローがスムーズになることにより申請者や発案者のストレスを軽減でき、新しい試みやアイデアが上がりやすくなるメリットも考えられます。  超過労働を防げる ワークフローを効率化することで、超過労働を防ぐ効果も見込めます。超過労働が発生してしまう原因にはさまざまなものがありますが、一例としては「承認・決裁の遅さ」「無駄の多さ」などが挙げられるでしょう。  ワークフローを効率化すれば承認や決裁のスピードは向上しますし、無駄な業務や処理を省くことにも繋がります。結果として業務処理スピードが上がり、超過労働を防ぐ効果が期待できるわけです。 ワークフローはどのように効率化すればよいか では、ワークフローはどのように効率化すればよいのでしょうか。次に、ワークフロー効率化の手法について解説します。 ワークフローを可視化する ワークフローを効率化するには、まずワークフローの構成要素を洗い出して可視化しましょう。ワークフローが「業務の一連の流れ」である以上、そこにはさまざまな処理やタスクが存在します。  それらを一度全て書き出し、必要とされる作業内容や手続き、人員などを見える化します。一見簡単なように見えるかもしれませんが、ワークフローによっては複雑な構成になっているため、少々骨の折れる作業かもしれません。  しかし、ここを詳細に可視化しなければ後の工程に進むのが難しくなってしまいます。しっかりと洗い出し、ワークフローを鮮明にしましょう。  ワークフローに潜む無駄を洗い出す ワークフローの可視化が終わったら、次はそこに潜む無駄を抽出する作業です。業務効率化の基本は「無駄の排除」ですが、何を「無駄」と定義するかは業務内容や特性によって変わってきます。  ここでやりがちなのが、「一見無駄に見えるものを排除した結果、ワークフローが機能しなくなってしまった」です。場合によっては、一つ一つの処理が複雑に絡み合ってワークフローが形成されていることもあるでしょう。  何を削って何を残すかは、慎重かつ客観的な視点から判断する必要があります。  ミスが頻発しやすい部分を改善する ワークフロー内に、他に比べてミスが頻発しやすい部分が存在するケースがあります。そういったフローを効率化するためには、作業内容や処理手順を変更してミスを少なくすることが肝要でしょう。  ミスの原因を探ることによっておおよそは改善に向かいますが、原因が分かりづらいものもあるかもしれません。そのような場合はまず大きな視点から問題を捉え、徐々に細分化していくことをおすすめします。  例えば、まず「人的要因なのか作業内容によるものなのか」を判断します。そして前者であればシステマチック化を、後者であれば作業手順の変更などを検討するなどが考えられるでしょう。  ワークフロー効率化に取り組む際の注意点 それでは、次にワークフロー効率化に取り組む際の注意点をいくつかご紹介します。  無駄に見えるものが本当に「無駄」かを検証する ワークフロー効率化において重要なのは「無駄の排除」ですが、「(当該処理が)本当に無駄なのかどうか」という視点は常に持っておきましょう。「無駄な処理を省いたつもりが実は無駄ではなく、結果ワークフローが破綻してしまった」ということになれば業務に支障をきたしてしまいます。  では、無駄かどうかをどのように判断すればよいのでしょうか。ケースバイケースですが、「無駄と思われる処理を省いてテスト運用してみる」ことが考えられます。  あくまでテストなので、それで問題が生じるようであれば元に戻せばいいわけです。どう考えても無駄が明確な場合は即本運用でも構わないのですが、リスクが高い場合は期間を区切ってテストしてから判断することも視野に入れましょう。 ワークフローを俯瞰的に眺める ワークフローを俯瞰的に眺めることで、より良い手法が見えることも多いのではないでしょうか。ワークフローを洗い出し効率化を考える際には、一つ一つの処理やタスクを重視してしまい、結果失敗するケースも考えられます。  もちろんそういった視点も大事ですが、視野を狭めすぎるとワークフロー全体の本質が見えづらくなってしまいます。ワークフローにはそれぞれ目的があり、それを達成するために各処理が形成されています。  俯瞰的な視点から眺めることで、本質を外さず無駄を見極めることができるでしょう。 ワークフロー効率化のための具体的手法 続いて、ワークフロー効率化のための具体的手法について解説します。ワークフローを効率化するには、下記のような方法を試してみるのがよいでしょう。 無駄なプロセスを省略する ワークフロー効率化のためには、まず無駄なプロセスの省略が基本です。ワークフローに無駄なプロセスが入っていればいるほど処理効率は落ち、生産性も下がってしまいます。  「無駄を省く」は業務効率化の基本ですが、それだけにおろそかにすることはできません。とはいえ前述の通り無駄を省きすぎることで本来必要な業務もカットしてしまい、逆に生産性を落とすようなケースも考えられるでしょう。  繰り返しになりますが、何が無駄で何が無駄でないかを慎重に判断する必要があります。  決裁プロセスが適切かどうかを判断する ワークフローに承認や決裁のプロセスが入っていることも多いですが、それぞれが適切かどうかを判断することが重要です。承認や決裁に必要な工程や人数が多すぎると、ワークフローの完了に時間がかかってしまいます。  逆に、それらが少なすぎると特定の人間に負荷がかかりすぎてしまったり、チェックが甘くなる恐れもあるでしょう。決裁や承認プロセスは可能な限り必要最低限にする必要がありますが、それを下回ることのないよう注意することも大事です。  ワークフローをシステム化する ワークフローをシステム化することで、業務工程の効率化に繋がります。ワークフローのシステム化とは、一般的にワークフローシステムを業務に組み込むことを意味します。  ワークフローシステムとは、基幹システムにワークフロー(の一部)を組み込み自動処理するものです。ワークフローシステムを導入することで承認・決裁プロセスが簡略化されると共に、利便性も向上します。  利用者はさまざまな端末を通してシステムにアクセスし、そこからワークフローに関する業務処理を行う形になるでしょう。  ワークフローをシステム化することによるメリット では、最後にワークフローをシステム化することによるメリットをご紹介します。ワークフローシステムに対する理解を深め、導入の参考にしましょう。 業務効率化が進む ワークフローをシステム化することで、大幅な業務効率化に繋がります。ワークフローシステムと一口に言ってもさまざまなものがありますが、おおむね下記のような機能を備えています。  申請書の作成、提出、共有、承認 作成された申請書の管理 従来は紙に書いて提出する必要があったものを、デジタルで作成できるようになります。書き損じや字の可読性といった問題を解決し、業務フローがスムーズに進むようになります。  また、作成された申請書の提出や承認、共有などもオンラインで可能です。スマホやタブレットを活用することで、外出時の空き時間などを利用して承認業務を行うこともできるため、ワークフローの進捗を早められます。  そして、作成された申請書は全てデジタル管理されるので、紛失やスペースの問題が発生しません。合わせて、管理されている書類を必要に応じて瞬時に共有することも可能です。  申請や承認をオンラインで行える ワークフローシステムを活用することで、申請や承認をオンラインで行えるのは前述の通りです。インターネットに繋がる環境と端末さえあればどこからでもシステムにアクセスすることができ、隙間時間を利用してタスクを処理することができるようになります。  従来は「どうしても今日中に行わなければならない処理があるため、帰社しなければない」というケースもあったかと思います。業務内容にもよりますが、ちょっとしたことであればスマホやタブレットを活用して処理してしまい、そのまま直帰することも可能になります。  内部統制が強化される 業務を効率化し無駄を省くことで、内部統制が強化されるというメリットも生じます。内部統制とは、「各従業員が事業に携わる際に守るべきルールや仕組み」のことです。  ワークフローをシステム化することで業務効率が向上するのは前述の通りですが、なぜ業務効率化と内部統制が関係するのでしょうか。それは、「業務効率化を達成するためにワークフローが適切に構築されるから」です。  ワークフローに無駄が多いと処理やタスクが多くなり、必然的に守るべきルールも肥大化します。しかし、ルールが多ければ多いほどそれらを覚え守ることが難しくなるため、内部統制を強化するためには可能な限りルールや仕組みをシンプルにする必要があります。  ワークフローシステムを組み込むことでワークフローのプロセスが単純化され、内部統制を強化しやすくなります。ワークフローを処理するためには利用者がシステムにアクセスする必要がありますが、「誰がいつログインしたか」「どのような業務を行ったか」などが全て記録されることになります。  問題が発生した際に原因を突き止めやすくなりますし、アクセス権を適切に設定しておけばトラブルの発生を防ぎやすくなるでしょう。ただし、システムにまつわるセキュリティ(IDやパスワードの管理など)は新たにルールを設け適切に管理運用する必要が生じます。  進捗を可視化できる ワークフローシステムを導入すれば、ワークフローの進捗を可視化することも可能です。自分が行った申請が今どうなっているか、いつ頃承認され完了するのかが見える化されれば、ワークフローのクセを見極めやすくなるのではないでしょうか。  タスクを処理する個人にとっても恩恵がありますが、ワークフローを全体を管理する管理者にとって特に大きなメリットがあります。滞りがちなプロセスを可視化して対策を打てばワークフロー全体の効率化に繋がりますし、担当者の負担も軽減できます。  合わせて、誰がどのようなタスクをどの程度スピーディーにこなしてるかを見ることで、業務評価の参考にもなるでしょう。 まとめ ワークフローを効率化することで、業務効率化や生産性向上などさまざまなメリットが生じます。ワークフローを効率化するには、「無駄の排除」や「ワークフローシステムの導入」などが効果的でしょう。 

Microsoft 365にはどんなプランがあるのか

Microsoft 365には、どのようなプランが用意されているのでしょうか。まずはMicrosoft 365の各プランについて比較および解説します。

大まかにホームユースと業務ユースに分けられる

Microsoft 365のプランは、大まかにホームユースと業務ユースに分けられます。ホームユースはいわゆる「家庭向けプラン」のことであり、個人が自宅で利用することが想定されています。

一方、業務ユースは法人向けのプランです。企業がそれぞれのオフィスで利用することが前提となっており、それに沿ったサービスが用意されています。

どちらを利用するのかは、個人か法人かで決めれば問題ないでしょう。

家庭向けプランの概要

Microsoft 365の家庭向けプランには、下記のコースが用意されています。

  • Microsoft 365 Personal
  • Office Home & Business 2021

Microsoft 365 Personalは年間¥14,900で利用することができ、WordやExcel、PowerPointといった一般的なアプリを利用することができます。加えて、1TBのOneDriveやAI搭載のクリエイティブツール、高度なセキュリティやアップデートなどの活用も可能です。

Microsoft 365 Personalがサブスクリプションプランであることと比較し、Office Home & Business 2021は永続ライセンスプランです。一度規定の額を支払えば永続的に使うことができるため、ランニングコストを節約できるでしょう。

永続プランではOneDriveやMicrosoftエディター、AI搭載のクリエイティブツールといった各種機能を使うことはできません。自宅で幅広い活用をしたい場合は、サブスクリプションプランであるMicrosoft 365 Personalがおすすめです。

※本価格情報は、2023年11月時点の参考です。
※本価格には消費税は含まれていません。
※本サイトでの価格保証は致しかねますので、正式な価格については、別途お問い合わせもしくは公式HPよりご確認ください。

法人向けプランの概要

Microsoft 365の法人向けプランは、一般法人向けプランと大企業向けプラン、そして教育機関向けプランが用意されています。大企業は大企業プラン、教育機関は教育機関向けプランを契約するのが一般的であり、それ以外の企業は一般法人向けプランを選べばよいでしょう。

大企業向けプランは、大規模な利用が想定されたプランです。コンプライアンスや中核的なセキュリティ、そして生産性向上にまつわるさまざまな機能を活用することができます。

教育機関向けプランも教育機関に最適化されており、創造的かつ魅力的なアプリを求めやすい価格で契約することができます。

一般法人向けプランの詳細

それでは次に、Microsoft 365の一般法人向け各プランについて比較し詳しく解説します。

※本価格情報は、2023年11月時点の参考です。
※本価格には消費税は含まれていません。
※本サイトでの価格保証は致しかねますので、正式な価格については、別途お問い合わせもしくは公式HPよりご確認ください。

Microsoft 365 Business Basic

Microsoft 365 Business Basicは、ユーザーあたり¥750/月で利用できるプランです。手頃な価格でWeb版とモバイル版のOfficeアプリを活用することができます。

比較的簡易なリモートワークにおけるソリューションを欲している企業に適したプランです。

Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Standardは、ユーザーあたり¥1,560/月で契約可能なプランです。 契約することでWordやExcelといったOfficeアプリを活用することができ、オンラインでもオフラインでもデバイスを選ばず作業が可能です。

Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Business Premiumは、ユーザーあたり¥2,750/月で利用できるプランです。基本的な利用範囲はBusiness Standardと同じですが、より高度なセキュリティ対策が施されています。

リモートワークに安心を求める企業におすすめです。

アプリのみのMicrosoft 365 Apps for business

Microsoft 365 Apps for businessは、ユーザーあたり¥1,030/月で利用できるプランです。契約すればあらゆるデバイスからOfficeアプリを利用することができ、PCからでもモバイル端末からでも作業が可能です。

ただ、Microsoft 365 Apps for businessはOfficeアプリのみを利用するプランなので、他のプランで利用可能なチームコミュニケーションのためのTeams、多機能ビジネスメーラーであるExchangeなどを利用することはできません。

各プランに含まれるもの、含まれないもの

それでは次に、各プランに含まれるものとそうでないものをより詳しく見ていきましょう。

Basic、Standard、Premiumに共通して含まれるもの

Basic、Standard、Premiumに共通して含まれるのは、下記のような機能です。

チームワークおよびコミュニケーション

これらのプランでは、チームワークおよびコミュニケーションのためのTeamsを活用することができます。Teamsではメンバー間でチャットやファイル共有を行え、最大250人という規模でオンライン会議を開くことも可能です。

リモートワークでは、離れた場所にいるメンバー間のコミュニケーションが大きな問題となります。Teamsを利用すれば、その一助となるでしょう。

Webおよびモバイル版Officeアプリ

Basic、Standard、Premiumの三つのプランでは、Webおよびモバイル版のOfficeアプリを利用することができます。業務にWordやExcelといった定番ソフトを活用している企業も多いのではないかと思いますが、プランを利用すれば常に最新版のアプリを使えます。

加えて、リアルタイムの共同編集機能を使えば、複数のユーザーが同じファイルを使い同時に作業可能です。Teamsなどでコミュニケーションを取りながら編集することで、リモート下でも業務効率向上に繋げられるでしょう。

メールや予定表

各プランでは、メールや予定表に関連する機能を使うこともできます。メールに関しては50GBのメールボックスや独自のカスタムドメインを利用可能であり、Exchangeを活用することでメールをより効率的に扱えます。

また、予定表の管理や共有を行うことで、会議をスケジューリングして簡単に開催したり、アラームを鳴らすこともできます。リモートワークにおける各メンバーのスケジューリングに役立つでしょう。

ファイルストレージや共有

これらのプランでは、1TBのOneDriveストレージを利用することができます。与えられたストレージにはファイルを保存したり保存したものを複数のユーザーでの共有が可能なため、遠隔的なファイルのやり取りが可能です。

デバイス間での同期やアクセス権の設定もできるので、常に最新のファイルを許可されたユーザー間で共有できます。

プランによって異なるもの

では次に、各プランの違いを解説します。それぞれのプランでは、下記のような点に違いが生じます。

デスクトップ版Officeアプリ

StandardとPremiumプランではデスクトップ版のOfficeアプリを利用可能ですが、Basicプランにはデスクトップ版のアプリは付帯していません。従来のOfficeアプリは全てデスクトップ版だったので、デスクトップ版を使えないことに違和感を覚える人も多いのではないでしょうか。

使い方によっては、Web版とモバイル版のみでも作業を完結させることは可能です。しかし、Web版アプリを利用するには原則的にインターネットに繋がっている必要があるため、状況によっては不便を感じるかもしれません。

高度なセキュリティ対策

BasicやStandardでも一般的なセキュリティ対策が行われていますが、Premiumプランではより高度な脅威対策が施されています。Defenderを活用して添付ファイルやリンクからの脅威を保護したり、Information Rights Managementを利用して情報アクセスの制限を行えます。

オンラインでのやり取りは確かに便利なのですが、セキュリティに問題が生じやすいのも事実です。Premiumを契約すれば、広い範囲でオンラインにおける脅威を避けられるでしょう。

どういう基準でプランを選ぶか

各プランの比較は以上です。次に、どのような基準でプランを選ぶべきかについて解説します。

最適なプランはケースバイケース

「どのプランが最適か」は、基本的にケースバイケースです。ある企業ではBasicプランで事足りるかもしれませんし、またある企業ではPremiumを契約しないと業務が滞るというケースも想定されるでしょう。

一般的には、ミニマムな利用でよければBasicを。デスクトップ版アプリを使いたい場合はStandardを。そしてセキュリティに対する強い保護が必要な場合はPremiumを、といった具合になります。

「何を優先するか」を決める

大事なのは、自社にとって何を優先すべきかを定めることです。セキュリティを何より重視するのであればPremiumプランが最適かもしれませんし、Officeアプリを頻繁に活用しないのであればBasicで足りるかもしれません。

PremiumプランはMicrosoft 365の持つ多くの機能を活用できますが、中には不要なものもあるでしょう。使えるものが多ければ多いほど価格も高くなるため、必要最低限のニーズを見極め、最適なプランを契約することが大事です。

Microsoft 365と買い切り版Officeを比較

次に、Microsoft 365と買い切り版Officeソフトを比較していきます。どちらを購入すべきかお悩みの方は、ぜひこちらの内容を確認してみてください。

ビジネスシーンではMicrosoft 365がおすすめ

結論から申し上げると、ビジネスシーンにおける使用については、買い切り版OfficeソフトよりもMicrosoft 365の方がおすすめです。

理由としては、Microsoft 365の場合は常に最新のバージョンのアプリケーションを使用することができ、1アカウントで使用できる端末台数が多いからです。

買い切り版Officeソフトの場合は、最新のバージョンのアプリケーションがリリースされたとしても、アップグレードオプションが存在しないため、旧バージョンで使用し続ける必要があります。

もちろん、最低限の機能であれば、旧バージョンのままでも使用を続けることは可能です。ただし、セキュリティ面のリスクが高まる可能性があるほか、新しいバージョンのファイルとの互換性が保証されないため、予期せぬバグが発生することも考えられるのです。

さらに、買い切り版Officeソフトの場合、1アカウントで対応可能なデバイスの台数は2台に留まります。つまり、社外で業務を行わなければならない場合も、柔軟に対応することが難しくなることが予想されるのです。

Microsoft 365の場合は、1アカウントで15台のデバイスに対応することができます。突然のリモートワークにも対応していく必要がある現代において、このような柔軟性の高さは重宝されるべきメリットであると言えるでしょう。

様々な情報トラブルを未然に防ぐためにも、ビジネスシーンでOfficeソフトを使用する場合には、Microsoft 365を導入することをおすすめします。

個人使用でも買い切り版は注意が必要

個人で使用する場合にも、買い切り版のOfficeソフトを導入する際には注意が必要です。

現在、買い切り版のOfficeソフトである「Office Personal 2021」の価格は¥37,700です。それに対し、個人での利用者が最も多い「Microsoft 365 Personal」の価格は、¥14,900/年に設定されています。

単純計算で考えれば、買い切り版のOfficeソフトは3年使用すれば元を取れるということが分かります。しかし、繰り返しお話している通り、買い切り版のOfficeソフトの場合は最新のバージョンにアップグレードすることができないのです。

そのため、使用している途中で最新のバージョンがリリースされた時には、旧バージョンを使用しなければならなくなり、セキュリティ問題などのトラブルに巻き込まれるリスクが増加してしまいます。

また、買い切り版のOfficeソフトを導入する場合は、初期費用が高額になってしまいます。Microsoft 365は、月額での支払いも可能です。個人利用が多いMicrosoft 365 Personalの場合は、¥1,490/月の値段で使用することができます。

このような理由から、個人で利用する場合にも、買い切り版のOfficeソフトを購入するときには注意が必要です。買い切り版とMicrosoft 365の特徴をしっかりと理解した上で購入することをおすすめします。

社内端末管理を行えばセキュリティ強化に繋がる。セキュリティ向上ポイントやシステムについて解説
社内端末管理を行えばセキュリティ強化に繋がる。セキュリティ向上ポイントやシステムについて解説
社内端末管理が必要な理由 まずは、社内端末管理が必要な理由について解説します。 業務にITが必須の時代 現代では、業務へのIT活用が必須の時代となりました。ITを全く業務に取り入れていない企業はゼロとは言いませんが、非常に珍しいかもしれません。 なぜ各企業は業務にITを取り入れるのでしょうか。さまざまな理由がありますが、大きなものとしては「業務効率化」が挙げられます。 ITによる作業自動化や情報共有を行うことで、業務を大幅に効率化させることが可能です。効率化したワークフローを活用している企業はそうでない企業と比べ、多くの面で有利になります。 さまざまなデバイスからのアクセスを想定 ITを業務活用する場合、システムの中核となるサーバーにはさまざまなデバイスからのアクセスが想定されます。現代ではPCに加えスマホやタブレットといった端末が利用されることも多く、PCに比べると主に場所的な柔軟性を高めることができるでしょう。 しかし、利便性を向上させることでセキュリティリスクが生じてしまうケースもあります。多くの人がさまざまな環境からアクセスしてくることで、今までにはなかったような脆弱性が生まれる恐れがあるからです。 社内端末管理を適切に行うことで、柔軟性を担保しながらセキュアな業務遂行が可能になります。 場合によってはBYODを許可することも 業務に利用する端末は原則的に会社が保有するものになりますが、場合によってはBYOD(Bring Your Own Device)を許可することもあるかもしれません。BYODは「自身のデバイス持ち込み」という意味を持つ言葉であり、従業員がプライベートで使用している端末をそのまま業務に活用するやり方です。 BYODの利点としては「新たにデバイスを購入する必要がないことによるコスト減」が挙げられます。反面、デメリットとして「セキュリティリスクが増大する」点が考えられるでしょう。 プライベートで活用されているデバイスには、私的に使うアプリや設定がインストールされています。そこに脆弱性が生じるとBYOD端末を通じてサーバーに不正アクセスが行われたり、端末に保存している機密情報が漏洩する恐れがあります。 BYODを行う際は、より厳密な端末管理を行う必要があるわけです。 適切な端末管理をしないとどうなる? 適切な端末管理を行わない場合はどうなるのでしょうか。端末管理の不備によるリスクをもう少し詳しく見ていきましょう。 セキュリティリスクが高まる 一つ目の懸念は、セキュリティリスクの増大です。社内端末管理を行わない場合、従業員が利用しているデバイスはそれぞれの従業員が管理することになります。 端末利用による適切なルールが設けられていない場合、シャドーITやバージョンアップデートの遅延といったリスクが考えられるでしょう。シャドーITとは、会社に許可を得ず自己判断でアプリなどをインストールし業務活用することです。 世の中にはさまざまなアプリが開発リリースされており、全てが完全にセキュアなわけではありません。脆弱性を持つアプリを業務に利用することで、そこから情報が漏洩してしまうリスクが発生します。 また、OSやアプリのバージョンアップデートを適切に行わない場合も、脆弱性が生じる恐れがあるでしょう。 IT利用の統制がとれなくなる 社内端末管理を正しく行わないと、IT利用の統制がとれなくなる恐れがあります。そもそも「IT利用の統制」とは、一体どのような概念でしょうか。 現代において、業務に活用しているサーバーは場所やデバイスなど、多種多少な条件下でのアクセスが想定されます。それら全てに完全に対応できればよいのですが、門戸を広くすればするほどセキュリティリスクが向上するのも事実でしょう。 リスクを避けるために、ある程度デバイスの種類や設定を絞りこむことは有効な手段です。そのためにも社内端末管理を適切に行う必要があり、それが難しい場合はセキュリティか利便性のどちらかを選ぶことになります。 業務が滞る 社内端末管理が正しく行われない場合、業務が滞ってしまう可能性も考えられます。「端末管理が杜撰なため脆弱性が発生し情報漏洩」というのは最悪のケースですが、それ以外にも、下記のようなものが挙げられるでしょう。 管理の手間が膨大になる 異なるフォーマットやバージョン違いのファイルが乱立する 問題が起きても原因究明や分析ができない ITを業務活用する大きな理由の一つに「業務効率化」があります。ITを活用することで逆に手間が増えてしまうのであれば(かつそれが利点を超えるのであれば)、何のためにITを導入したのかが不明確になってしまいます。 社内端末管理のセキュリティ向上ポイント では次に、社内端末管理におけるセキュリティ向上ポイントを解説します。 原則的に専用の業務用端末を活用する 業務に活用する端末は、原則的に会社の管理下にある専用のものを利用しましょう。BYODを許可するケースもありますが、端末管理の難易度が上昇するため、業務用と私用は分けた方が無難です。 業務用端末を活用するメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 管理統制が容易 何が起きてるのかを把握しやすくなる ランダム性によるリスクを排除できる 業務用端末として会社が用意し設定した端末を活用することで、IT全般の管理統制が容易になります。管理統制が容易になれば「(ITを通して)今何が起きてるのか」を把握しやすくなり、さまざまなリスクの排除に繋がるでしょう。 業務に利用する端末は全て登録し管理する 原則的に、業務に利用する端末は全て登録し管理することをおすすめします。どのように管理するかはケースバイケースになりますが、例としては下記のようなものが挙げられます。 各端末におけるOSやアプリのバージョンを管理する 登録されている端末以外からのアクセスをブロックする ポリシーに沿ったセキュリティ対策を施す 全ての端末でOSやアプリの統制を図り、登録されていない端末からのアクセスをブロックすることで、全体的なセキュリティを強化できます。 なるべく個人によるアップデートやインストールを行わない なるべく端末利用者個人によるアップデートやインストールを行わないことで、セキュリティ強化に繋がります。端末の利用者個人が管理者に許可を得ず勝手にアプリなどをインストールし業務活用することを「シャドーIT」と呼びますが、一般的にシャドーITが増えれば増えるほどセキュリティに問題が生じやすくなります。 シャドーITを行ったからといって、直ちにリスクが発現するわけではありません。しかし、アプリそのものに脆弱性がなくとも利用者の設定ミスなどから情報が漏れてしまう可能性もあるため、一律不可にした方が無難でしょう。 ただし、完全に禁止してしまうと業務に支障が出るケースも考えられます。その場合は、利便性とセキュリティを比較し、自社にとってベストなバランスを模索する必要があります。 信頼できるデバイス以外からのアクセスを制限する 信頼できるデバイス以外からのアクセスをブロックすることで、端末に由来する脆弱性を排除することが可能です。あらゆる端末からのアクセスを許可すればするほど業務の利便性は向上しますが、セキュリティは悪化します。 逆に、信頼できる端末からのみアクセスを許可すると、いざという時に柔軟性が損なわれてしまうでしょう。たとえば、下記のような例が考えられます。 出先で業務用端末が使えなくなったため、私用の端末を使おうとした 顧客にプレゼンを行うため、取引先の端末からアクセスしようとした これらを許可するか否かは、自社のセキュリティポリシーによって定まります。全て許可しない方がセキュリティ保護に繋がりますが、そのせいで機会損失などが発生する場合は考えた方がよいかもしれません。 リテラシー教育を行う 従業員にリテラシー教育を行うことで、セキュリティの向上に繋がります。情報セキュリティはITシステムの脆弱性に起因することもありますが、単純なヒューマンエラーによるところも大きいのが事実です。 ヒューマンエラーに起因する例として、下記のようなものが挙げられるでしょう。 機密情報を公開設定のままクラウドサービスにアップロードしてしまった 業務データが入っている小型ストレージを紛失してしまった 公共の場所で仕事をした際、端末の画面を覗き込まれてしまった どれもセキュリティに対する基本的な知識があれば防げる事態です。ヒューマンエラーを完全にゼロにすることはできませんが、リテラシーを高めることにより確率の低下は見込めるでしょう。 端末管理システムを活用する 専用の端末管理システムを活用することで、セキュリティを担保しながらデバイスの柔軟な業務活用が可能になります。端末管理を手作業でやるという選択肢もありますが、さまざまな業務をIT化することにより効率がアップするのと同様、端末管理も専用のシステムを導入した方が効率化を促せます。 端末管理システムを導入するメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 作業の効率化 ポリシー設定の迅速さ、正確さ…

Microsoft 365を活用する上で重要なポイント

それでは、最後にMicrosoft 365を活用する上で重要なポイントを解説します。下記の点に気を配れば、より拡張的な活用が可能になるでしょう。

セキュリティの強化

一つ目は、セキュリティの強化です。リモートワークにおいては無視できない要素ですが、セキュリティが甘いと情報が漏洩してしまったり、業務がストップしてしまうなどの弊害が生じます。

Microsoft 365におけるセキュリティの強化としては、IntuneとConfiguration Managerを用いたエンドポイント管理などが挙げられます。導入すれば、Microsoftのゼロトラスト技術を駆使してネットワーク全体におけるセキュリティを高めることができるでしょう。

ワークフローの効率化

次に挙げられるのは、ワークフローの効率化です。ワークフローにはさまざまなタスクが組み込まれているため、どこをどうすれば効率化に繋がるかを見極めるのが難しいケースもあるかもしれません。

Power Automateを活用すれば、RPAを駆使してさまざまなタスクの自動化を実現できます。業務の自動化というと「難しいコードを書かなければならないのでは?」という懸念を持つ人もいるかもしれませんが、Power Automateは簡単な操作で自動化ルールを構築できるのも特徴です。

まとめ

Microsoft 365にはさまざまなプランがありますが、大まかに家庭用と法人用に分けることができます。企業で活用する場合、多くは一般法人向けプランを選択することになり、Basic、Standard、Premium、Appプランが用意されています。

自社のニーズを見極め比較し、適切なプランを選択しましょう。

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January 12, 2024

SharePointとは?SharePointの機能や使い方を徹底解説!
SharePointとは?  SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。  SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。  どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。  また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。  部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。  そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること  SharePointでできることについてご紹介します。 ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。  作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。  チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。  ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。  チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。  ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。  ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。  マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。  SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。  ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。  例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。  このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。  ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。  モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。  SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。  これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。  SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。  マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。  例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。  他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。  このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。  万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。  また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。  ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。  SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。  バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。  バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。  例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。  これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。  要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。  もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。  バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。  SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。  […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

Microsoft Dynamics 365とは?その概要を分かりやすく徹底解説!
Dynamics 365とは? Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。  Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。  Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。  Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。  Dynamics 365の強みや導入メリット? Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。 同じ Microsoft 製品ですので 、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。 これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。 豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。 その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。 世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。 大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。 自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。 その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。 多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。 しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。 自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]
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January 3, 2024

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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