Outlookでスケジュール管理はできる？Outlookを使ったスケジュール管理の方法やポイントについて解説

Microsoft Outlookとは？ 

Microsoft Outlookとは、どのような製品なのでしょうか。まずはOutlookの概要を解説します。

電子メールも使える個人情報管理のためのソフトウェア

Outlookは、WindowsやOfficeの開発元で有名なMicrosoft社がリリースしている個人情報管理のためのソフトウェアです。豊富な機能でメール管理ができる他、予定表の作成や連絡先およびタスクの管理などにも用いることができます。

個人情報の管理全般をOutlook単体で行えるため、複数のソフトやアプリを個別に操作する必要がないのがメリットです。また、他のMicrosoftアプリと連携させることで、より便利な活用も可能です。

Microsoft365に加入することで利用が可能

Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365は、Microsoftがリリースしている多くのアプリを使うためのサブスクリプションプランです。

Microsoft365に加入することで、文書作成のためのWordや表計算のためのExcel等のアプリを使えるようになります。他にもさまざまなソフトが用意されており、Outlookもその内の一つです。

Microsoft365の利点として「複数のプランが用意されている」「アプリ間での連携が可能」等が挙げられるでしょう。他にも、クラウドベースで動作することによる利便性の向上、ファイル共有や共同編集のしやすさといったメリットもあります。

Microsoft 365とは何か？概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説

Microsoft 365は、Microsoftが提供しているOfficeアプリ利用のためのサブスクリプションです。この記事では、Microsoft 365とはどのようなものか、そのメリットとデメリット、そして各プランについて解説します。 Microsoft 365とは？ Microsoft 365とは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、Microsoft 365の概要について説明します。  従来のOffice365の名前を変更したもの Microsoftは、元々Officeアプリをクラウドで使うことのできるOffice 365というサービスを行っていました。Microsoft 365は、Office 365の名称を変更してアップデートしたサービスになります。 名前を変更した理由としては、「サブスクリプションで利用できるものやメリットの範囲をより明確にするため」とされています。あくまで想像ですが、Office 365という名称だと従来の買い切りOfficeアプリケーションと混同され、何かしら問題が起きてしまったのかもしれません。 サブスクリプション方式でOfficeアプリが使える Microsoft 365を契約すると、サブスクリプション方式でOfficeアプリを使うことができます。WordやExcelといった定番ソフトを業務で活用している企業も多いのではないかと思いますが、最新のアプリやサービスを利用するためにはMicrosoft 365を利用するのが有力な選択になるでしょう。  今のところ（2023年8月）Microsoft Storeなどで買い切りのOfficeアプリを入手することもできますが、Microsoft自体はサブスクリプションサービスを推奨している節があります。企業の利益を最大化するためという目論見も当然あるでしょうが、クラウドで利用できるMicrosoft 365はさまざまな面からユーザビリティの高いサービスとも言えるでしょう。  ファイルの共有やビデオ通話なども可能 Microsoft 365を契約するとOfficeアプリだけでなく、クラウドストレージを活用したファイル共有やビデオ通話などを行うこともできます。一人で作業するのであればファイルの共有や他者とのコミュニケーションは必要ありませんが、一般的なビジネスは複数人でチームを組んで行われます。  その場合、誰かが作成したファイルやデータをスムーズに共有すること。また、テレワークなどで距離が離れている場合でも円滑にコミュニケーションを図れることが求められるでしょう。  一般的には、ファイル共有にもビデオ通話にもツールの導入が必要です。しかし、Microsoft 365の法人向けプランを契約すればチームワークとコミュニケーションのためのサービスを利用することができるため、改めて別のツールを導入する必要がありません。  新機能のCopilot Proがサブスクリプションで使える Microsoft 365の有料プランを導入している場合、新機能のCopilot Pro（コパイロット プロ）が個人または企業で使用できるようになりました。 Copilot ProはWord、Excel、PowerPointなどのアプリと連動して、業務を効率化し、生産性を向上させるAIアシスタントです。たとえば、Wordでは下書きの作成やテキストの編集、Excelではデータ分析やグラフの作成、PowerPointではプレゼンテーションの作成といった作業をアシストしてくれます。 使用するには、Copilotのサブスクリプション契約（または年間契約）が必要です。個人ではCopilot Pro、企業ではCopilot for Microsoft 365が利用できます。Copilot for Microsoft 365は、2024年2月からモバイルアプリでも使えるようになっています。 〇Microsoft Teamsに関する詳しい内容は、以下の記事で解説しています。 Microsoft 365の代表的な機能とは Microsoft 365にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここでは、Microsoft 365の代表的な機能について、「家庭向け」「一般企業向け」「大企業向け」という3つのカテゴリーに分類したプランごとに紹介していきます。 家庭向けプラン まずは、「家庭向けプラン」に搭載されているMicrosoft 365の機能について紹介します。家庭向けプランはその名の通り、一般家庭に設置しているパソコンでMicrosoft 365を利用することを想定して作られたプランです。そんな家庭向けプランにおける代表的な機能は以下の通りです。 Office系アプリケーション OneDrive Microsoft Teams 家庭用プランには、ExcelやWordなどで有名なOffice系アプリケーションの他、写真やドキュメントの共有や共同編集を行えるOneDrive、通話やチャットができるMicrosoft Teamsなどの機能が搭載されています。一般的にパソコンに求められる機能については、問題なく含まれていると言えます。 一般企業向けプラン 「一般企業向けプラン」は、中小企業で使用されているパソコンにおすすめなMicrosoft 365のプランです。家庭向けプランの内容の他にも、いくつかの専門性の高い機能が備わっています。一般企業向けプランで追加された機能は以下の通りです。 Microsoft Teams SharePoint Exchange Online オンライン会議やチャット、ファイルの管理を行えるMicrosoft Teamsの他、資料の管理・検索や複数人での同時編集機能を兼ね備えたSharePoint、クラウドで利用できるExchange Onlineなどのアプリケーションが追加されています。家庭向けプランに比べ、業務効率の向上を目指したアプリケーションが追加されている印象です。チャット機能やメール機能が充実することで、職場環境を改善することもできるでしょう。…

Outlook.comであれば無料でも使える

Microsoft365は原則有料ですが、Outlook.comを活用すれば無料でWeb版Outlookを利用することができます。ベーシックなメール機能や予定表の作成、中核的なセキュリティ等が搭載されているため、人によってはこちらで十分かもしれません。

Microsoft365の有料プランを契約すれば、広告の排除や高度なセキュリティを利用できます。複数のプランが用意されているため、自分に合ったものを選べるのも魅力でしょう。

まずは無料で使ってみて、不足を感じた際に有料に切り替えるのも手です。ツールが自分に合うか合わないかは、実際に使ってみるまで分からないからです。

無料であれば気軽に試せるので、一度使ってみてはいかがでしょうか。

Outlookを活用するメリット

では次に、Outlookを活用するメリットについて解説します。Outlookを上手に使えれば、下記のような利点があるでしょう。

メールを含めた個人情報の管理を統合的に行える

まず挙げられるのは、メールを含めた個人情報の管理を統合的に行える点です。Outlookには、主に下記のような機能が搭載されています。

• 電子メール送受信および管理
• 予定表の作成および管理
• 連絡先の管理
• タスクの管理
• メモの作成

Outlookを使うことで電子メールを多機能に管理できるのはもちろん、予定表や連絡先・タスク等の個人情報を適切に管理できます。全てが統合されているため、いちいちアプリやソフトを切り替えなくて良いのが利点です。

多機能メーラーとしての活用も可能

Outlookは、多機能メーラーとしての活用も可能です。電子メールは便利なサービスですが、丁寧に整理しないと情報が氾濫し、必要な時に抽出しづらくなってしまいます。

具体的なメール管理術としては、下記のようなものが挙げられます。

• （自動）フォルダ分け
• 重要性と緊急性の可視化
• 有害メールのブロック

メールを全て同じ場所で管理していると、情報が混雑してしまいます。内容や差出人、部署によってフォルダ分けすることにより、情報を整理しやすくなるでしょう。

フラグ機能を使うことで、メールに重要性や緊急性を付与できます。フラグが設定されたメールを一覧表示することで、今何をやるべきかが明確になります。

メールアカウントにスパム等の有害メールを受信することもあるかもしれません。スパムに添付されたファイルやURLは危険性が高いため、できればメールそのものが表示されないようブロックしましょう。

モバイルからもアクセスできる

Outlookはクラウドベースで動作しているため、モバイルからでもアクセス可能です。Outlookだけでなく、Microsoft365で使えるアプリの多くは端末を問わず利用することができます。

データはクラウドによって一元管理されているため、どこからアクセスしても同じように活用できるのが利点です。クラウドベースのアプリが出る前はデータをソフトウェア単位で管理していたため、情報の管理が独立的でした。

今は、インターネットを介してどこからでも同じデータにアクセスできるようになりました。オフィスからはPCで、出先からはスマホで同じアプリを開くことが可能です。

Outlookでスケジュール管理をするには？

では続いて、Outlookでスケジュール管理をする方法について解説します。

カレンダーに予定を入れる

カレンダーに予定を入れることで、スケジュールを作成することができます。作成したスケジュールは見やすい形で一覧表示できるため、必要な際に素早く確認することができます。

カレンダーを使うには、Outlookの機能やアプリを選択する部分（多くの場合左側にあります）から予定表をクリックします。カレンダーが表示されるため、希望の日時をクリックして予定を作成します。

作成された予定が該当する日にちに表示されます。

オプションを設定する

予定にオプションを設定することで、より便利な活用が可能です。Outlookでは、各予定に対し下記のような設定を付与できます。

• 時間
• 繰り返し
• アラート
• メモ

スケジュールに対し、開始時間と終了時間（あるいは終日）を設定することができます。また、予定を繰り返したい場合は一定の周期で繰り返す設定も可能です。

予定が近づいたら通知してくれるアラート、および予定に対して簡単なメモを付与することもできます。

グループスケジュールを活用する

これまでは主に個人的な予定を管理する方法でしたが、グループスケジュールを使うことで他のメンバーの予定も管理することができます。新しい予定表グループを作成し、そこに自分や他メンバーの予定表を入れ込むだけでOKです。

グループの予定表を作成すれば、複数人の予定を一目で確認することができます。予定表グループは複数作成可能なので、用途に合わせて使い分けることも可能です。

スケジュール管理を効率的に行うポイント

スケジュール管理を効率的に行うには、どのようにすればいいのでしょうか。次に、スケジュール管理を効率的に行うポイントについて解説します。

チームで共有しやすいツールを使う

スケジュール管理と一口に言っても、対象が個人なのかチームなのかで違いがあります。個人用のスケジュールであれば簡易的なアプリで問題ないかもしれませんが、チームのスケジュールを管理する場合はそれに沿ったツール選びが大事です。

具体的には、下記のような機能が搭載されているのが望ましいでしょう。

• メンバーのスケジュールやタスクを視覚化する機能
• スケジュールを容易に共有できる機能

自分および他のメンバーのスケジュールやタスクを視覚化できれば、今誰が何をやっているかが分かりやすくなります。また、スケジュールを容易に共有することができれば会議等の予定を合わせやすくなるでしょう。

社内の情報共有を効果的・効率的に行う方法！

情報共有の目的 社内の情報共有を活性化させるためには、社員全員が情報共有を行う目的をしっかり認識した上で、積極的に発信してもらうことが大切です。  1.ノウハウを共有することで社員全体のスキルアップに 個人が対峙した業務に関する体験や有益な知識を共有することで、他の社員はそれを参考にして自分の業務のやり方をブラッシュアップすることができます。 普段関わりのある同じチームの上司やメンバーだけでなく、他チームや他部署の情報も参考にできるとさらに知見は深まるでしょう。 その結果、全体的に社員がスキルアップし、会社の売り上げに貢献することで、最終的に社員自身の給料アップに寄与します。 2.FAQとして活用することで業務を効率化 人事や経理などのバックオフィス部門に寄せられる質問は、繰り返される似たような質問が多いと思います。複数人からの質問にその都度個別対応していると、時間と手間がかかってしまいますよね。 そこで、そのような質問と答えをFAQとしてまとめておくと社員自身で調べて解決してもらえるので対応業務の負荷を減らすことができます。 3.１と２を行うことで会社の生産性アップに 上記のことから、社員のスキルアップが行われ、無駄な時間とリソースを削減でき余裕が生まれることになります。するとその分新しい業務に当てられるので、会社の生産性アップにつながります。 会社に合ったツールの選定 現在は様々なツールがありますが、それぞれの会社の目的に応じて最適なツールを選ぶことがポイントです。 バラバラなものを使わない！ツールの統一化 部署やチームによって別々のツールを使っていると、結局狭い範囲の情報しか見ることができないことに繋がります。全社同一のツールを使い横のつながり、縦のつながりを深めましょう。 また、営業部への共有にはAのツール、経理部にはBのツールというように異なるツールで共有しないといけなくなると、同じ情報を何度も入力することになるなどの手間がかかり、情報共有は面倒だと感じるようになってしまいます。これが多くの社員が情報共有に消極的になる原因です。 弊社が導入しているMicrosoft 365なら、クラウドストレージやオンライン会議、チャット、ファイル共有、リアルタイムの共同作業サービス、予定表などの機能を包括しているため、機能によってツールを個別に検討する必要がありません。 そのため一気に導入しやすく、情シス担当も管理の手間が省ける使いやすいサービスとなっています。 Microsoft 365 に含まれるMicrosoft Teamsを使えば、チャットだけでなく、 Teams上でファイルの同時編集ができたりするなど、個人間でもチーム間でも情報共有における業務効率化に繋がります。 シンプルでわかりやすい操作方法 複雑な手作業が多いと、ツールを使った情報共有が億劫になってしまう人もいます。 例えば営業部の営業報告に毎回自分の部署や名前、顧客の詳細な情報を入力しないといけないと、作業が多くて億劫だと感じてしまい後回しにしてしまう営業担当者がどうしても多くなってしまいます。 なので、出来るだけ省ける項目は自動化するか削除してシンプルにすると、情報共有を行うことに対するハードルが下がり、多くの社員に気持ちよく使ってもらえるようになります。 効果的な運用方法 共有方法のルール化 「こんな小さなレベルのことはわざわざ共有すべきで無いかな？」 「文章で伝えるのが苦手でどんな風に書けば良いか分からない。」 といった不安をなるべく減らし、どんな情報をどのように共有するのかを、ある程度ルールを決めて明確化すると共有しやすくなります。 「テンプレート」を事前に作成しておくと文章作成に対する心理的ハードルも下がるうえに、情報の統一化がしやすくなり読む際に確認すべきポイントがわかりやすくなります。 情報共有しやすい環境作り 最初は社員がどのタイミングで情報をアップすれば良いのか分からず共有しづらい雰囲気があるかもしれません。 社内で情報共有の促進チームを作ってそのメンバーから積極的に投稿・活用していき、広めていくのも一つの手です。 会社全体に導入する前に一部の部署やチームで試験的に導入し、どのようにすれば上手くいくのか、運用上の問題点の改善点がないかを事前にチェックすることも成功のポイントです。 リアルタイムで共有しよう 会話形式でやりとりできるツールだと、メールよりも短文でリアルタイムに情報共有できるため、周囲のキャッチアップが早くなります。 長文でしっかりまとめた発信も大事ですが、時間がかかるため投稿がなかなか増えにくいですよね。 業務に直接関係のない雑談や勉強に関する投稿、会話形式な返信もOKな文化だと社内のコミュニケーションが活性化して良い流れを生みます。 社内のコミュニケーションを活性化 最近のチャットツールにはいいねボタンのようなもので様々な反応を返すことができるものも多いです。 投稿者からすれば反応があると嬉しいですし、見た人もわざわざコメントするほどではないと思ってもワンタッチで手軽に見たことを伝えることができます。小さなことですが、心理的なモチベーションを保つポイントです。 また、地理的に遠く離れた支社の社員とつながれることでより会社の一体感が生まれます。 まとめ 会社にとって情報共有を効率化することはメリットがたくさんあります。 すぐに目に見えて効果が現れるものではないため、最初はなかなか実感できないかもしれません。 しかし、長期的に見ると会社の財産となり、生産性の向上を実現します。 自社に合った運用方法を作り上げるためにも、上手く情報共有ツールを使って適宜修正しながら生産性アップに取り組んでみてください。

他の作業も統合的に行えればベター

スケジュール管理のためのツールを導入する際は、他の作業も統合的に行えるかどうかにも着目したいところです、Outlookは単体でメール管理やスケジュール管理、タスク管理までを行える優れたアプリですが、他のMicrosoft製品と連携しやすいのも強みです。

たとえば、コミュニケーションのためのTeamsと連携させることで、コミュニケーションからスケジュール管理までをシームレスに行えます。目的別にアプリを立ち上げてもいいのですが、それだとアプリを切り替える手間が生じたり、データの統合性を担保しづらいといった問題も生じます。

他の作業も統合的に行えるツールを選ぶことで、業務効率化に役立つわけです。

Teamsを使ってスケジュール管理がしたい！Teamsを使ったスケジュール管理の方法やメリットについて解説

Microsoft Teamsとは？Teamsでできること Microsoft Teamsとは、どのようなツールなのでしょうか。まずは、Temasの概要と機能について解説します。 Microsoft社からリリースされているコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、WindowsやOfficeで有名なMicrosoft社からリリースされているコミュニケーションのためのアプリです。現代では、テクノロジーの進歩や時代的なニーズからテレワーク環境を整える機会も増えたかもしれません。 テレワークを行うには、メンバー同士が遠隔的なコミュニケーションを行う必要があります。Teamsの他にもリモートコミュニケーションサービスは数多くリリースされていますが、Teamsは既に使っているWindowsやOfficeと同じ開発元である信頼性や連携性の高さが特徴です。 チャットや通話、ファイルの共有等が可能 Teamsを使えば、チャットや通話、ファイルの共有等ができます。一般的なリモートコミュニケーションにおける機能を網羅しており、基本的にはTeamsがあれば汎用的なやり取りが可能です。 逆にTeamsが苦手な分野としては、チームやプロジェクト全体の管理が挙げられます。Teamsは基本的に対人によるやり取りを可能にするツールであり、一般的なコミュニケーションを超える管理は難しいかもしれません。 機能を拡張することでさまざまなことができる しかしTeamsはカスタムアプリ等を使った拡張が可能なため、元々備わっていない機能を追加することができます。その点がTemasの大きなメリットと言えるでしょう。 単体で多機能なツールは確かに便利なのですが、不要な機能も搭載されているのが難点です。不要なものは使わなければいいのですが、ツールに慣れない内はその判断が難しいかもしれません。 何が必要で何が不要かを判断するにも、それなりの知識や習熟が必要です。 Teamsでスケジュール管理は可能か？ Teamsを使ってスケジュール管理は可能なのでしょうか？続いて、Teamsとスケジュール管理の関係性について解説します。 簡易的なものであれば可能 Teamsには標準でカレンダー機能が搭載されているため、こちらを使えば簡易的なスケジュール管理が可能です。日付と時間を指定して予定を入力し、保存することでカレンダー上に予定が登録されます。 複雑なスケジュール管理には不向き ただ、チーム全体のスケジュールを管理したり共有する等、複雑なスケジュール管理には不向きかもしれません。あくまで、個人かつ簡易的なスケジュール管理が可能といったところです。 また、Teamsで作成される予定は原則的にミーティングとなるため、その点にも注意が必要です。「（Teamsを使った）会議の予定を管理するためのカレンダー」というイメージです。 機能拡張することで多機能なスケジュール管理が可能になる では、Teamsで普通のスケジュール管理は難しいのでしょうか？そのままだと少々クセがありますが、スケジュール管理のためのアプリを導入・連携させることで一般的なスケジュール管理が可能になります。 Teamsにはコミュニケーションのためのシンプルな機能しか搭載されていませんが、それを補ってくれるのが拡張性の高さです。汎用的なツールや他のMicrosoftアプリ、ストアに公開されているカスタムアプリなどを選んで導入すれば、利便性を大きく向上させられます。 もちろん、スケジュール管理以外にもさまざまな拡張が可能です。自分に合ったものを見つけ、使い勝手が良くなるようカスタムしてみましょう。 Teamsでスケジュール管理を行うには では次に、Teamsを使ってスケジュール管理を行う具体的手法について解説します。 カレンダー機能を使う Teamsには標準でカレンダー機能が搭載されています。Teamsアプリからカレンダーを開くことですぐに呼び出すことができ、指定した日付や時間に予定を入れられます。 注意したいのは、あくまでも（Teamsを使った）会議ベースで予定が構築される点です。一般的なスケジュール管理ツールと同じ感じで予定等を入力して保存することで、会議が作成されます。 作成された会議のURLを共有すればすぐミーティングに入れるので、用途によっては便利かもしれません。ただ、スケジュール管理ツールとして活用するには少々特徴的と言えるでしょう。 Googleカレンダーと連携させることも可能 Googleカレンダーを使って予定管理をしている人も多いのではないでしょうか。TeamsをGoogleカレンダーと連携させることで、Googleカレンダーから会議の予約を入れられるようになります。 加えて、Googleカレンダー上で既に設定されている会議の予定を見ることも可能です。Teamsのカレンダーには原則的に会議の予約しか入れられないため、Googleカレンダーと連携させてそちらで全ての予定を管理するのが効率的かもしれません。 他のアプリと連携させることでさまざまに機能拡張できる Teamsのメリットとして、他のアプリとさまざまに連携可能という点が挙げられます。前述したGoogleカレンダーとの連携もそうですし、他のMicrosoftアプリやストア公開されているカスタムアプリをTeamsに導入することができます。 スケジュール管理において、代表的なものはShiftsでしょう。Shiftsを導入すれば、Teams上でチーム全体のスケジュール（シフト）管理が可能になります。 他にも、タスク管理のためのPlannnerやプロジェクト管理のためのProject等が挙げられます。必要に応じて導入すれば、チーム全体の管理を効率化できます。 Teamsでスケジュール管理を行うメリット では次に、Teamsからスケジュール管理を行うメリットについて解説します。Teamsでスケジュール管理を行うことで、どのような利点があるのでしょうか。 シームレスに操作や確認が可能 既に業務でTeamsをヘビーユースしている人も多いかもしれません。Teamsはシンプルなコミュニケーションアプリですが、Microsoft社の他のアプリと連携が可能であり、それらを好きなようにカスタマイズできるのが特徴です。 アプリを連携させず、コミュニケーションとスケジュール管理（および他の業務）を分離させたらどうなるのでしょうか。業務遂行不可ということはありませんが、ある作業を行うのに別のウインドウやアプリを開くのは手間であり、進捗が阻害されてしまう可能性があります。 Teamsに機能を統合させることで、シームレスに操作や確認が可能です。Teamsを開いたまま色々なことができるようになるため、効率化に繋がるでしょう。 さまざまなアプリと連携しやすい Teamsは、さまざまなアプリとの連携性が高いのが特徴です。同じMicrosoft製のアプリに加え、自社やサードパーティーが開発したカスタムアプリも導入可能です。 拡張の幅が広いことで、自分の業務スタイルに合ったカスタマイズを行えます。業務の大半をTeamsに統合すれば、ウインドウやアプリを切り替えることなくシームレスな作業や確認に繋がります。 逆に、Teamsにシンプルなコミュニケーション機能のみを求める場合は拡張は不要かもしれません。自分やチームの都合に応じ、柔軟な活用が可能です。 業務効率化に繋がる Teamsでスケジュール管理を行えば、多くの面で業務効率化に繋がります。アプリ連携を利用して業務をTeamsに統合させられれば、シームレスな操作や確認が可能になります。 あるいは、Teamsで行った会議上で決まったスケジュールを即予定表に反映させて共有することもできるでしょう。加えて、Teamsを軸にした業務フローを構築することで、メンバー間のやり取りがスムーズになる利点も見込めます。 従来は、一つの業務に一つのアプリを割り当てるのが当たり前だったかもしれません。それも悪くはないのですが、アプリごとに操作感や設計概念、UI等が大きく異なる場合、慣れるまで時間を要することもあったのではないでしょうか。 ソフトウェアを統合させることでそのような懸念を払拭し、使い慣れた操作やUIのまま機能だけを拡張できるわけです。加えて、Microsoft社のアプリであれば「Microsoft365」というサブスクリプションに加入するだけで網羅的な活用が可能です。 Microsoft365には文書作成のためのWordや表計算のExcel等も含まれているため、オフィス全体の効率化を図ることができるでしょう。 Teamsで効率的にスケジュール管理を行うポイント 続いて、Teamsで効率的にスケジュール管理するポイントについて解説します。 どのような形でスケジュール管理を行いたいかを明確にする まず挙げられるのは、どのような形でスケジュール管理を行いたいかを明確にすることです。個人的なスケジュールを管理したいのか、それともチーム全体のスケジュールを管理して共有したいのかによって手法やツールが変わるからです。 前者であれば、簡易的なスケジュール管理ツールで事足りるかもしれません。TeamsのカレンダーやOutlook、Googleカレンダー等でニーズを満たせるのではないでしょうか。 チーム全体のスケジュール管理を行いたい場合、もう少し多機能で包括的なツールが必要になるでしょう。Teamsに入れられるものとしては、Shiftsやサードパーティー製のカスタムアプリ等が候補となります。 どのような形でスケジュール管理を行いたいかを明確化し、適切なものを選びましょう。 他のアプリと過不足なく連携させる 続いて挙げられるのは、他のアプリと過不足なく連携させる点です。Teamsはさまざまなアプリやツールと連携が可能ですが、不要なものまで連携させてしまうと逆に使い勝手が悪化してしまう恐れがあります。 連携や機能拡張は、必要なものを必要なだけ行うのが基本です。アプリを連携したり機能を拡張するとその分できることは増えますが、使える機能も増えていきます。 一般的に、機能が増えれば増えるほどUIが煩雑になり使い勝手は悪化します。Teamsは比較的整理されたUIですが、それでも限度はあるでしょう。 加えて、機能拡張やアプリ連携を使いすぎると動作が重くなりがちな点も懸念されます。 専門家に相談する Teamsは使いやすいアプリですが、連携や拡張においては頭を悩ませることも多いかもしれません。自由度が高いとできることの幅は広がりますが、それだけに何をどうすれば必要を満たせるかが不明確になりがちです。 自社のみで決めかねてしまう場合、一度専門家に相談するのも手です。ITの専門家に相談することで自社に必要なツールやシステムが明確になり、問題解決に繋がります。 Teams活用に関して相談するのであれば、Microsoftアプリ全般に強い専門家がおすすめです。Teamsは、他のMicrosoftアプリと連携させて使う機会が多いからです。 自社に必要な連携や拡張を見極めることで、業務効率化を大きくサポートしてくれるでしょう。 まとめ…

アラートを効果的に活用する

スケジュール管理ソフトの多くは、アラート機能を搭載しています。設定したスケジュールに対し、指定した期間に達したら通知してくれる機能です。

アラートを効果的に活用することで、スケジュール管理に役立つでしょう。設定したスケジュールを忘れないようにするのはもちろん、規定の時間になったら自動的に会議を開いてくれる等、手間を削減してくれる効果も見込めます。

一点注意したいのは、アラート機能は該当アプリが立ち上がってないと機能しないことがある点です。その場合はアプリを閉じてしまうとアラートが通知されないため、なるべく常駐させられるものを選びましょう。

Outlookをより便利に使いこなすには？

続いて、Outlookをより便利に使いこなすための方法について見ていきたいと思います。

他のアプリと連携させる

まず挙げられるのは、他のアプリと連携させることです。一般的なメール管理やスケジュール管理であればOutlook単体でも問題ないのですが、他のアプリと連携させることで多くの作業をシームレスに行えます。

前述したTeamsとの連携以外に、Gmailと連携して複数のメールアカウントを一元的に管理できるようにしたり、CRMツールと連携して顧客情報を効率的に管理する等が挙げられます。どのようなアプリと連携させれば業務効率が向上するかを考え、適切な選択を行いましょう。

Microsoft365に加入する

Microsoft365に加入すれば、Outlookをより便利に使うことができます。前述の通りWeb版のOutlookであれば無料で使うこともできますが、有料プランと比較すると機能やストレージに制限が設けられています。

具体的には、下記の通りです。

• メールボックス容量やOneDriveストレージの拡大
• セキュリティの強化
• 広告の有無
• 使えるアプリの増加

有料版にもいくつかのプランが設けられているため、自身のニーズに合ったものを選ぶことが大事です。

プロに相談する

プロに相談すれば、Outlookを含めた包括的なシステムの効率的な運用方法のアドバイスを得られるでしょう。Outlook単体であればさほど複雑ではないのですが、他アプリやシステムも含めたOutlookの運用を行う場合、自社のみでは知見が不足するかもしれません。

Outlookを含めたMicrosoftアプリはさまざまなツールと連携できるのが強みですが、何とどう連携させればいいのかが分からないケースもあるでしょう。あるいは、既に使っているシステムと連携させたいがやり方が分からない、といったこともあるかもしれません。

プロに相談することで、そのような困りごとに対する適切な助言が得られるわけです。

まとめ

多機能メーラーとして有名なOutlookですが、予定表を使うことでスケジュール管理も可能です。個人のスケジュールだけでなく、複数人のスケジュールをまとめて表示させることもできます。

簡易的なスケジュール管理であればOutlook単体でも問題ありませんが、他のさまざまなアプリと連携させることでより拡張的な活用が可能です。運用が複雑になる場合は事前にプロに相談して助言を仰ぎ、効率的な活用を目指しましょう。