Teamsを使ってスケジュール管理がしたい！Teamsを使ったスケジュール管理の方法やメリットについて解説

Microsoft Teamsとは？Teamsでできること

Microsoft Teamsとは、どのようなツールなのでしょうか。まずは、Temasの概要と機能について解説します。

Microsoft社からリリースされているコミュニケーションのためのアプリ

Teamsは、WindowsやOfficeで有名なMicrosoft社からリリースされているコミュニケーションのためのアプリです。現代では、テクノロジーの進歩や時代的なニーズからテレワーク環境を整える機会も増えたかもしれません。

テレワークを行うには、メンバー同士が遠隔的なコミュニケーションを行う必要があります。Teamsの他にもリモートコミュニケーションサービスは数多くリリースされていますが、Teamsは既に使っているWindowsやOfficeと同じ開発元である信頼性や連携性の高さが特徴です。

チャットや通話、ファイルの共有等が可能

Teamsを使えば、チャットや通話、ファイルの共有等ができます。一般的なリモートコミュニケーションにおける機能を網羅しており、基本的にはTeamsがあれば汎用的なやり取りが可能です。

逆にTeamsが苦手な分野としては、チームやプロジェクト全体の管理が挙げられます。Teamsは基本的に対人によるやり取りを可能にするツールであり、一般的なコミュニケーションを超える管理は難しいかもしれません。

機能を拡張することでさまざまなことができる

しかしTeamsはカスタムアプリ等を使った拡張が可能なため、元々備わっていない機能を追加することができます。その点がTemasの大きなメリットと言えるでしょう。

単体で多機能なツールは確かに便利なのですが、不要な機能も搭載されているのが難点です。不要なものは使わなければいいのですが、ツールに慣れない内はその判断が難しいかもしれません。

何が必要で何が不要かを判断するにも、それなりの知識や習熟が必要です。

Microsoft Teamsとは？Teamsで情報共有の圧倒的効率化を実現！

Microsoft Teams とは？ Microsoft Teams とは、マイクロソフトが提供するビジネスチャットツールです。  世界中の企業や個人に利用されており、2020年3月時点の Teams の一日当たりの利用者数は何と1億1500万人にのぼるそうです。  出典：マイクロソフト「Teams」のデイリーアクティブユーザーが1億1500万人に 近年急速にユーザー数を伸ばしている Teams ですが、実はまだリリースから2年足らずの比較的新しいサービスです。 ではなぜ Teams は、世界各地でこれだけ利用されているのでしょうか？ その理由は様々ありますが主な理由としては、機能の豊富さや使いやすさ、Microsoft製品との親和性の高さなどが挙げられるでしょう。 そして何よりも、Teams の導入で社内の生産性が向上したという事例が多いこともあります。 こういった理由から Teams は驚くべき勢いでユーザー数を獲得していますが、その一方で、実際に Teams で何ができるのか、どんな機能があるのかなどについていまいち分からないという方も多いと思います。 そんな方に向けて、Teams でできることやその特徴などをご紹介します。 Teamsでできること 個人チャット Teams では個人間でチャットを行うことができます。  情報共有や資料の共有などもチャット上で簡単に行うことができます。  いいねボタンなどのリアクション機能もついているので、忙しい時などにはチャットに対して簡単にリアクションすることが可能です。 チャネル チャネルは、グループチャットを行うための部屋です。  チームやプロジェクト毎にチャネルを作成し、必要な情報を共有することができます。  チャネルの活用方法はチームによって様々ですが、プロジェクトごとのチャットのやり取り、部署やチームごとのやり取りをメンバーに限定して行うことができます。  例えば、社内の連絡はお知らせチャネルに、インシデントやトラブル対応は緊急連絡チャネル内で行うことで、チャットの役割を明確にすることができます。  また、メンション機能を使うことで、チャネル内の特定のメンバーに対して情報を伝えることができます。  チャットと同じく、リアクション機能も備えています。  特に大人数のチャネルの場合、リアクション機能があることで反応が分かりますし、コミュニケーションをとる上でも非常に助かる機能です。 音声/ビデオ会議 個人間やグループ間で音声通話やビデオ通話を行うことができます。  Teams を利用することで、不特定多数のメンバーとビデオ会議を簡単に行うことができます。  画面共有もできるので、対面での会議と変わらぬクオリティで会議をすることが可能です。  特に、テレワーク時にはより重宝される機能です。  最近では、社外の人とオンライン商談、オンライン面接する機会なども増えており、Teams はそういったケースで活用することができます。  Wiki/ファイル共有 Teams では、ファイル共有も簡単にできます。 一度共有したファイルは、チャットまたはチャネル内のフォルダに保存されるので、必要な時にすぐにファイルにアクセスすることが可能です。 もう一つ重要な機能が Wiki です。 Wiki とは、Web上に共有ドキュメントを作成する機能です。 有名なWebサイトである「Wikipedia」もこの Wiki から由来しており、情報をまとめたドキュメントを作成・共有できるものです。 TeamsのWiki機能を使えば、様々な業務マニュアルやナレッジをチームメンバーに簡単に共有することができます。 例えば、あるプロジェクトに新人が参加する場合、プロジェクトの概要やそれに伴うツールの使い方など様々なことを教える必要があります。 そういった業務に欠かすことのできない情報を事前に Wiki でまとめておくことで、今後プロジェクトに参加するメンバーは、Wiki を読むことで素早くプロジェクトに参画することができます。 Wiki を有効を活用することで、個人のナレッジや様々な情報を社内の資産として受け継いでいくことができます。 その他のMicrosoftサービスとの連携 マイクロソフトは Teams 以外にも様々なサービスを提供しています。  マイクロソフトの有名なサービスは、下記のようなサービスが挙げられます。 Word Excel…

Teamsでスケジュール管理は可能か？

Teamsを使ってスケジュール管理は可能なのでしょうか？続いて、Teamsとスケジュール管理の関係性について解説します。

簡易的なものであれば可能

Teamsには標準でカレンダー機能が搭載されているため、こちらを使えば簡易的なスケジュール管理が可能です。日付と時間を指定して予定を入力し、保存することでカレンダー上に予定が登録されます。

複雑なスケジュール管理には不向き

ただ、チーム全体のスケジュールを管理したり共有する等、複雑なスケジュール管理には不向きかもしれません。あくまで、個人かつ簡易的なスケジュール管理が可能といったところです。

また、Teamsで作成される予定は原則的にミーティングとなるため、その点にも注意が必要です。「（Teamsを使った）会議の予定を管理するためのカレンダー」というイメージです。

機能拡張することで多機能なスケジュール管理が可能になる

では、Teamsで普通のスケジュール管理は難しいのでしょうか？そのままだと少々クセがありますが、スケジュール管理のためのアプリを導入・連携させることで一般的なスケジュール管理が可能になります。

Teamsにはコミュニケーションのためのシンプルな機能しか搭載されていませんが、それを補ってくれるのが拡張性の高さです。汎用的なツールや他のMicrosoftアプリ、ストアに公開されているカスタムアプリなどを選んで導入すれば、利便性を大きく向上させられます。

もちろん、スケジュール管理以外にもさまざまな拡張が可能です。自分に合ったものを見つけ、使い勝手が良くなるようカスタムしてみましょう。

Teamsでスケジュール管理を行うには

では次に、Teamsを使ってスケジュール管理を行う具体的手法について解説します。

カレンダー機能を使う

Teamsには標準でカレンダー機能が搭載されています。Teamsアプリからカレンダーを開くことですぐに呼び出すことができ、指定した日付や時間に予定を入れられます。

注意したいのは、あくまでも（Teamsを使った）会議ベースで予定が構築される点です。一般的なスケジュール管理ツールと同じ感じで予定等を入力して保存することで、会議が作成されます。

作成された会議のURLを共有すればすぐミーティングに入れるので、用途によっては便利かもしれません。ただ、スケジュール管理ツールとして活用するには少々特徴的と言えるでしょう。

Googleカレンダーと連携させることも可能

Googleカレンダーを使って予定管理をしている人も多いのではないでしょうか。TeamsをGoogleカレンダーと連携させることで、Googleカレンダーから会議の予約を入れられるようになります。

加えて、Googleカレンダー上で既に設定されている会議の予定を見ることも可能です。Teamsのカレンダーには原則的に会議の予約しか入れられないため、Googleカレンダーと連携させてそちらで全ての予定を管理するのが効率的かもしれません。

他のアプリと連携させることでさまざまに機能拡張できる

Teamsのメリットとして、他のアプリとさまざまに連携可能という点が挙げられます。前述したGoogleカレンダーとの連携もそうですし、他のMicrosoftアプリやストア公開されているカスタムアプリをTeamsに導入することができます。

スケジュール管理において、代表的なものはShiftsでしょう。Shiftsを導入すれば、Teams上でチーム全体のスケジュール（シフト）管理が可能になります。

他にも、タスク管理のためのPlannnerやプロジェクト管理のためのProject等が挙げられます。必要に応じて導入すれば、チーム全体の管理を効率化できます。

Teamsでタスク管理がしたい！そのための方法やポイントについて解説

MicrosoftTeamsとは？ MicrosoftTeamsとは、どのようなソフトウェアなのでしょうか。まずは、MicrosoftTeamsについて解説します。 Microsoft社によって提供されているグループウェア Teamsは、Microsoft社によって提供されているグループウェアという位置づけです。Microsoftは、汎用OSであるWindowsや高機能ビジネスアプリであるOfficeなどを手掛けていることでも有名でしょう。 グループウェアは、企業内のコミュニケーションをスムーズにして業務効率化を達成するためのツールです。具体的な機能としてはチャットや音声通話、ファイルの共有などが挙げられるでしょう。 基本はサブスクリプションプランを契約して使う MicrosoftTeamsは、基本的にサブスクリプションプランを契約して使う形になります。基本的に買い切りでの提供はないため、Teamsを使いたい場合は該当のプランに加入する必要があるでしょう。 一般法人向けプランとしては、下記のようなものが用意されています。 Microsoft Teams Essentials Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard それぞれ価格やできることが異なるため、自社に合ったプランに加入する必要があります。 無料で利用することも可能 Teamsは基本的に有償のサブスクリプションプランに加入して使う形になりますが、無料版も用意されています。有償版と比較すると機能にさまざまな制限が加えられていますが、人によってはこれで十分というケースもあるかもしれません。 具体的には、同時にチャットできるユーザー数が少なかったりストレージ量が少ないなどが挙げられます。また、Teamsに限った話ではありませんが、無料版と有料版ではセキュリティの強固さにも差があることが多いため、その点はしっかりと確認した上で利用しましょう。 Teamsを使うと何ができる？ 続いて、Teamsを使うと何ができるのかを解説します。さまざまな使い方ができるTeamsですが、大まかに下記のようなものがメインになるでしょう。 チャットや通話などのコミュニケーション まず挙げられるのは、チャットや通話などのコミュニケーション機能です。これらを利用することでその場にいないメンバーともリアルタイムでコミュニケーションすることができ、時間のロスを防げます。 加えて、社内コミュニケーションの活性化や情報共有のしやすさといったメリットもあるでしょう。リモートワークにはもちろん、一般的なオフィスワークにおいても有用です。 ファイルの共有や共同編集 次に挙げられるのは、ファイルの共有や共同編集のための機能です。業務でデジタルデータを扱うことも多いかと思いますが、デジタルデータの利点は複製や共有が容易な点にあります。 ワンボタンで全体及び部分をコピーすることができますし、同じく簡単操作で複数人と共有することもできるでしょう。ITによる業務効率化が重要視されている現代においては「情報やファイルをいかに効率的に共有するか」が求められている節もあるのではないでしょうか。 また、複数人でファイルを共同編集することも可能です。それにより作業スピードが格段に向上したり、確認の手間を省略できるメリットを得られます。 Microsoft365アプリとの連携 Teamsは、同じMicrosoft社がリリースしている多くのアプリとの連携が可能です。業務にWordやExcelといったOfficeアプリを利用している人も多いかと思いますので、それらをシームレスに活用できるのは効率的でしょう。 作成したファイルを共有することもできますし、Teamsで繋がっているメンバーと共同編集することもできます。通話したままファイルを共同編集することで、細かな確認や処理を同時に行えるわけです。 Teamsでタスク管理するメリット では次に、Teamsでタスク管理するメリットについてお話します。Teamsを活用してタスク管理を行うと、どのような利点があるのでしょうか。 情報を一元的に管理できる まず挙げられるのは、情報を一元的に管理できる点です。一元管理とは「分散しているものを一箇所に集めて管理すること」であり、情報を一元的に管理することで下記のようなメリットが得られます。 常に正しい情報を得られる リアルタイム性が高い 必要な情報を探しやすくなる 情報を一元管理することで、常に正しい情報を得られるようになります。情報がさまざまな場所で分散管理されていると似たようなデータが乱立することになり、どれが正しいものかが不明確になるからです。 また、一元管理によりリアルタイム性を高めることもできるでしょう。データベースが一元的であれば、情報や値が変更された際にすぐに反映されることが期待できるからです。 そして、必要な情報を必要なタイミングで取得しやすくなるのもメリットです。情報が一箇所に集まっていると、そこを検索すれば必要なものが見つかるからです。 共有が容易 Teamsでタスク管理することにより、情報の共有が容易になります。チャットや音声通話を利用して遠くにいる人とも瞬時にコミュニケーションを行えますし、簡単操作でファイルの共有も可能です。 正しい情報が組織の隅々まで行き渡ることにより、下記のようなメリットが得られるでしょう。 業務の属人性を下げられる 顧客対応を均一化できる 生産性を安定させやすくなる 業務の属人性を下げることで、特定人員に依存しない業務フローを構築できます。それにより、顧客対応を均一化させることができ、スピーディーな処理や顧客満足度の向上が期待できるでしょう。 そして、情報が組織全体に瞬時に行き渡ることによる生産性の安定化も見込めます。現代は業務で取り扱う情報量が多くなっているため、これらをいかに効率的に共有できるかが鍵となっています。 さまざまなデバイスで使える Teamsはさまざまなデバイスで使うことができるため、タスク管理の効率化が促せるでしょう。自宅やオフィスからはPCで閲覧し、出先からはタブレットやスマホから確認が可能です。 ちょっとした空き時間を有効に使えるようになり、細かな部分での生産性向上が期待できます。また、Teamsのようなコミュニケーションアプリの画面を頻繁に開く習慣を周知することで、情報の取り漏れなどをなくせます。 ワークスタイルが多様化している時代だからこそ、各デバイスへの柔軟な対応が求められるわけです。 Teamsでタスク管理する方法 では次に、Teamsでタスク管理する具体的な方法について解説します。Teamsはさまざまなアプリと連携可能なアプリなので色々なやり方が考えられますが、まずは下記のような方法を試してみてはいかがでしょうか。 Microsoft Plannerを使いチームのタスクを管理する 同じMicrosoft社からリリースされているPlannerと連携させることで、基本的なタスク管理が可能です。Plannerを使うことで詳細なタスク管理ができるようになり、生産性の向上が見込めるでしょう。 TeamsからPlannerを使うには、TeamsにTasksアプリを追加する必要があります。いくつかのやり方がありますが、検索バーから探すのが早いでしょう。 TeamsにTasksアプリを追加することで、Plannerで自身に割り当てられたタスクや共有プランを見ることができるようになります。 Microsoft To‐Doを使い個人のタスクを管理する Microsoft To‐Doを使うことで、個人のタスクを管理することができます。作成したタスクに対してスケジュールや一覧を設定したり、共有することが可能です。 ToDoは、Plannerと補い合うような使い方ができるのが特徴です。Plannerが主にチームのタスクを管理するアプリなのに対し、ToDoは個人のタスク管理に適したツールだからです。 Tasks in Teamsで管理を一元化する…

Teamsでスケジュール管理を行うメリット

では次に、Teamsからスケジュール管理を行うメリットについて解説します。Teamsでスケジュール管理を行うことで、どのような利点があるのでしょうか。

シームレスに操作や確認が可能

既に業務でTeamsをヘビーユースしている人も多いかもしれません。Teamsはシンプルなコミュニケーションアプリですが、Microsoft社の他のアプリと連携が可能であり、それらを好きなようにカスタマイズできるのが特徴です。

アプリを連携させず、コミュニケーションとスケジュール管理（および他の業務）を分離させたらどうなるのでしょうか。業務遂行不可ということはありませんが、ある作業を行うのに別のウインドウやアプリを開くのは手間であり、進捗が阻害されてしまう可能性があります。

Teamsに機能を統合させることで、シームレスに操作や確認が可能です。Teamsを開いたまま色々なことができるようになるため、効率化に繋がるでしょう。

さまざまなアプリと連携しやすい

Teamsは、さまざまなアプリとの連携性が高いのが特徴です。同じMicrosoft製のアプリに加え、自社やサードパーティーが開発したカスタムアプリも導入可能です。

拡張の幅が広いことで、自分の業務スタイルに合ったカスタマイズを行えます。業務の大半をTeamsに統合すれば、ウインドウやアプリを切り替えることなくシームレスな作業や確認に繋がります。

逆に、Teamsにシンプルなコミュニケーション機能のみを求める場合は拡張は不要かもしれません。自分やチームの都合に応じ、柔軟な活用が可能です。

業務効率化に繋がる

Teamsでスケジュール管理を行えば、多くの面で業務効率化に繋がります。アプリ連携を利用して業務をTeamsに統合させられれば、シームレスな操作や確認が可能になります。

あるいは、Teamsで行った会議上で決まったスケジュールを即予定表に反映させて共有することもできるでしょう。加えて、Teamsを軸にした業務フローを構築することで、メンバー間のやり取りがスムーズになる利点も見込めます。

従来は、一つの業務に一つのアプリを割り当てるのが当たり前だったかもしれません。それも悪くはないのですが、アプリごとに操作感や設計概念、UI等が大きく異なる場合、慣れるまで時間を要することもあったのではないでしょうか。

ソフトウェアを統合させることでそのような懸念を払拭し、使い慣れた操作やUIのまま機能だけを拡張できるわけです。加えて、Microsoft社のアプリであれば「Microsoft365」というサブスクリプションに加入するだけで網羅的な活用が可能です。

Microsoft365には文書作成のためのWordや表計算のExcel等も含まれているため、オフィス全体の効率化を図ることができるでしょう。

ITと活用生産性を上げるならシステムの導入が必須。システム活用のポイントや事例をご紹介

ITを活用すれば生産性は上がる？下がる？ ITを活用することで生産性は上がるのでしょうか？それとも下がるのでしょうか？まずは、ITと生産性の関係性について詳しく解説します。 基本的には生産性向上に繋がる ITを活用すれば、基本的に生産性は向上します。「ITを活用する」という言葉が意味するところは業務システムやツールを導入したり、各種データや書類をデジタル管理することになるでしょう。  新しいものを導入したりワークフローを変更する以上、生産性が上がらなければ意味がありません。逆説的になりますが、生産性向上に繋がるからこそITが活用されるという見方もできます。 導入や選定に失敗すると生産性向上に繋がらないケースも しかし、導入や選定に失敗すると生産性が向上しないケースもあります。ITシステムやツールは導入すればそれだけで結果が出るというものではなく、正しいものを正しく活用してこそ成果が上がります。  ただ、何をもって「失敗」と定義するのかは場合によるでしょう。短期的な成果ではなく長期的な成果を目的としてシステムを導入する場合は、それに沿った成果の測定が必要です。 ITの導入にはコストや労力がかかる。それ以上の生産性向上を目指そう 「導入したものの生産性の向上は見られなかった」ということになると、導入したコストや労力が無駄になってしまいます。そうなると財務を圧迫するだけでなく、現場の疲弊によるモチベーション低下も招いてしまいます。  ITシステムやツールを導入する場合は、それ以上の生産性向上を目指すのが正しい方向です。「生産性は向上したが、システムを導入するほどではなかった」となると、業務をIT化した意味が希薄になってしまうでしょう。 IT導入で生産性が向上するケース それでは、ITの導入で生産性が向上するケースをいくつかご紹介します。 自社が抱えている問題を解決できるシステムを導入した 自社が元々抱えている課題を解決できるシステムを導入できれば、生産性向上に寄与します。業務システムやツールというのは課題や問題を解決するために導入されるものなので、当例は本旨に沿っているといえるでしょう。  たとえば、下記のようなケースが考えられます。  顧客との関係が浅くリピートが少なかったため、CRMを導入し改善を図った  営業工数が多いわりに生産性が低かったので、SFAを導入した効率化した  ルーチンワークに手間をとられていたのでRPAを使って自動化した  課題に対して正しいシステムやツールを導入できれば、自ずと生産性は向上します。  導入したシステムがしっかりと現場で使われている 導入したシステムがしっかりと現場で使われているかどうかも大きな問題です。自社の抱える課題や問題に対する正しいソリューションを得たとしても、それが実践されなければ効果は得られません。 現場でシステムが放置されてしまう理由としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 メリットや活用手法に対する啓蒙不足  多忙によりワークフローの変化に対応できない  システムに習熟した担当者がおらず、業務マニュアルも作成されていない 事前にしっかりと啓蒙したり、体制を整えておくことが大事です。  効果を定量的に測定している ITシステムやツールを導入し業務効率化を図る場合、効果を定量的に測定しておきましょう。結果を数値として記録しておくことで、導入前と比べてどの程度の効率化が達成されたのかを知ることができます。  定量的な測定が行われない場合、「なんとなく上がった気がする」のような曖昧な判断になりかねません。それが誤っているとは限りませんが、正しい保証もないため、客観的な指標となる数値を据え判断するのがよいでしょう。 ITを導入しても生産性が向上しないケース では、逆にITを導入しても生産性が向上しないケースをご紹介します。 システムを導入しても問題が解決しなかった ITシステムやツールを導入する主目的は、「自社の抱える課題や問題を解決するため」です。そのため、「システムを導入したものの本質的な課題や問題は解決しなかった」という場合は生産性が向上しない恐れがあります。  なぜ、システムを導入しても問題が解決しないのでしょうか。その理由はケースバイケースですが、主に下記のようなものが考えられます。  システム選びを誤った  正しい活用ができなかった  問題や課題を正しく認識できていなかった 課題や問題に対するソリューションを誤ってしまうと、当然ながら正しいシステム選びはできません。また、システムの選定は間違っていなくとも、適切な活用ができていない場合も生産性向上には寄与しないでしょう。  そして、事前に洗い出した課題や問題そのものが誤っているケースも考えられます。この場合はいくらシステムの選定や運用が正しくとも、根本的な部分が間違っているため、業務効率を上げるのは難しいところです。  操作やワークフローが難しく、現場での活用に難が生じた システムの操作やワークフローの実行が難しい場合、現場での活用に難が生じてしまいます。システムやツールが現場で正しく運用されない場合、当然ながら生産性は向上しません。  業務システムは原則的に万人が使いやすいように設計開発されていますが、事前に研修を行ったり、操作マニュアルを整備しておくことをおすすめします。説明もなしにいきなり新システムを導入し「さあ今から使って下さい」では、現場の混乱を招くだけでしょう。  新しいシステムやワークフローの導入は、ただでさえ現場に負担をかけてしまいます。であれば、少しでもその負担を軽くする気遣いや体制を整えることで、現場側が応えてくれる部分も大きいのではないでしょうか。 客観的な効果測定が行われず、PDCAも回されていない システムを導入したはいいものの客観的な効果が測定されておらずPDCAも回されていない場合、生産性向上は難しいでしょう。効果を客観的に測定するために、定量的な指標を備えることが大事なのは前述の通りです。  効果を数値化することで、ITシステムやツールを導入した前と後でどの程度変化したかを測ることができます。仮にそれほど変化しなかった場合、もしくは生産性が低下してしまった場合でも、原因を突き止めて改善すれば生産性向上に繋がる可能性もあります。  もちろん、「システムが課題や問題に対し正しく選定されていること」が条件です。その場合にPDCAを回し少しずつ業務を改善することで生産性が上向き、システムを導入した成果が発揮されるケースもあるでしょう。 ITシステムはこう活用しよう。導入における注意点 それでは、続いてITシステムの活用について解説します。システムを導入する際には、下記のような点に注意しましょう。 自社の課題を明確にしておく ITシステムを導入する一番の目的は、「自社が抱えている課題や問題を解決すること」です。そのため、システムを選ぶ前に自社の課題を洗い出し、整理しておく必要があります。  ここが上手くいかないと後の選択判断が検討違いになってしまうため、シビアに行いましょう。その際のポイントとしては、下記のようなものが挙げられます。  現状と理想の姿とのギャップを明確にする  非現実的なものは設定しない  平準との比較  問題や課題というのは、要するに「現状と理想の間の差」です。それを埋めるための手法がソリューションであり、この場合はITシステムやツールの導入でしょう。  その際、理想に非現実的なものを設定しないことが大事です。現状が1で理想を10000としてしまうとその差は9999となり、埋めるのが非常に難しくなってしまいます。  それを防ぐためには、平準的なサンプルと比較するのも手です。現状がどこにあり平均がどれくらいであるかが分かれば、理想を設定しやすくなるのではないでしょうか。  それを解決できるシステムを導入する 問題や課題が明確になったら、次はそれを解決するためのシステムを選定し導入します。業務システムにはさまざまな種類があり、同じ種類でも特色の異なる多数の製品がリリースされているため、正しい選定を行うためには事前の調査が必須です。  問題解決に適応しないシステムを導入しても、成果には繋がりません。ITに関する全ての知識を仕入れる必要はありませんが、最低限「どのようなシステムで何ができるか」といった大まかな部分は掴んでおくことをおすすめします。  基礎知識があるのとないのでは、システム選びの精度に大きな差が生じます。スムーズな選定と導入を行うためにも、学べる部分は学んでおきましょう。 自社のみで判断が難しい場合はプロに相談するのも手 IT分野は非常に専門的な知識が求められるため、自社のみで正しいシステムや運用を模索するのは難しいかもしれません。そのような場合、プロに相談することで道が拓けるケースもあるのではないでしょうか。  ITのプロであれば、「どのような企業でどのようなシステムをどう運用したら、どのような結果が出たか」のような知見を数多く持っています。自社と似たような状況に置かれた類似例を参考にすれば、当てずっぽうで導入するより成功確率が上がるでしょう。  また、場合によってはシステムの導入が解決に繋がらない可能性もあります。システムを導入する目的が「問題解決のため」であるなら、他によい解決方法があるのであればそちらを選ぶのが理に適っているでしょう、  プロに相談することで、そういった俯瞰的な視点も得られます。 ITを活用して生産性が向上した事例 では、最後にITを活用して生産性を向上させた事例をいくつかご紹介します。 経費管理システムを導入し、作業時間を大幅短縮：武蔵コーポレーション 武蔵コーポレーションは、収益用不動産の仲介や売買を手掛けている企業です。同社では、事業拡大により従業員も急増したため、経費精算処理に多くの時間が割かれてしまうという問題を抱えていました。 …

Teamsで効率的にスケジュール管理を行うポイント

続いて、Teamsで効率的にスケジュール管理するポイントについて解説します。

どのような形でスケジュール管理を行いたいかを明確にする

まず挙げられるのは、どのような形でスケジュール管理を行いたいかを明確にすることです。個人的なスケジュールを管理したいのか、それともチーム全体のスケジュールを管理して共有したいのかによって手法やツールが変わるからです。

前者であれば、簡易的なスケジュール管理ツールで事足りるかもしれません。TeamsのカレンダーやOutlook、Googleカレンダー等でニーズを満たせるのではないでしょうか。

チーム全体のスケジュール管理を行いたい場合、もう少し多機能で包括的なツールが必要になるでしょう。Teamsに入れられるものとしては、Shiftsやサードパーティー製のカスタムアプリ等が候補となります。

どのような形でスケジュール管理を行いたいかを明確化し、適切なものを選びましょう。

他のアプリと過不足なく連携させる

続いて挙げられるのは、他のアプリと過不足なく連携させる点です。Teamsはさまざまなアプリやツールと連携が可能ですが、不要なものまで連携させてしまうと逆に使い勝手が悪化してしまう恐れがあります。

連携や機能拡張は、必要なものを必要なだけ行うのが基本です。アプリを連携したり機能を拡張するとその分できることは増えますが、使える機能も増えていきます。

一般的に、機能が増えれば増えるほどUIが煩雑になり使い勝手は悪化します。Teamsは比較的整理されたUIですが、それでも限度はあるでしょう。

加えて、機能拡張やアプリ連携を使いすぎると動作が重くなりがちな点も懸念されます。

専門家に相談する

Teamsは使いやすいアプリですが、連携や拡張においては頭を悩ませることも多いかもしれません。自由度が高いとできることの幅は広がりますが、それだけに何をどうすれば必要を満たせるかが不明確になりがちです。

自社のみで決めかねてしまう場合、一度専門家に相談するのも手です。ITの専門家に相談することで自社に必要なツールやシステムが明確になり、問題解決に繋がります。

Teams活用に関して相談するのであれば、Microsoftアプリ全般に強い専門家がおすすめです。Teamsは、他のMicrosoftアプリと連携させて使う機会が多いからです。

自社に必要な連携や拡張を見極めることで、業務効率化を大きくサポートしてくれるでしょう。

まとめ

Teamsに搭載されている予定表を使えば、簡易的なスケジュール管理が可能です。それ以上の機能を求めるのであれば、他のアプリと連携させる必要があります。

自社に必要なアプリや拡張を見極め、Teams活用の効率をアップさせましょう。