Teamsを使ってスケジュール管理がしたい！Teamsを使ったスケジュール管理の方法やメリットについて解説

Microsoft Teamsとは？Teamsでできること

Microsoft Teamsとは、どのようなツールなのでしょうか。まずは、Temasの概要と機能について解説します。

Microsoft社からリリースされているコミュニケーションのためのアプリ

Teamsは、WindowsやOfficeで有名なMicrosoft社からリリースされているコミュニケーションのためのアプリです。現代では、テクノロジーの進歩や時代的なニーズからテレワーク環境を整える機会も増えたかもしれません。

テレワークを行うには、メンバー同士が遠隔的なコミュニケーションを行う必要があります。Teamsの他にもリモートコミュニケーションサービスは数多くリリースされていますが、Teamsは既に使っているWindowsやOfficeと同じ開発元である信頼性や連携性の高さが特徴です。

チャットや通話、ファイルの共有等が可能

Teamsを使えば、チャットや通話、ファイルの共有等ができます。一般的なリモートコミュニケーションにおける機能を網羅しており、基本的にはTeamsがあれば汎用的なやり取りが可能です。

逆にTeamsが苦手な分野としては、チームやプロジェクト全体の管理が挙げられます。Teamsは基本的に対人によるやり取りを可能にするツールであり、一般的なコミュニケーションを超える管理は難しいかもしれません。

機能を拡張することでさまざまなことができる

しかしTeamsはカスタムアプリ等を使った拡張が可能なため、元々備わっていない機能を追加することができます。その点がTemasの大きなメリットと言えるでしょう。

単体で多機能なツールは確かに便利なのですが、不要な機能も搭載されているのが難点です。不要なものは使わなければいいのですが、ツールに慣れない内はその判断が難しいかもしれません。

何が必要で何が不要かを判断するにも、それなりの知識や習熟が必要です。

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Teamsでスケジュール管理は可能か？

Teamsを使ってスケジュール管理は可能なのでしょうか？続いて、Teamsとスケジュール管理の関係性について解説します。

簡易的なものであれば可能

Teamsには標準でカレンダー機能が搭載されているため、こちらを使えば簡易的なスケジュール管理が可能です。日付と時間を指定して予定を入力し、保存することでカレンダー上に予定が登録されます。

複雑なスケジュール管理には不向き

ただ、チーム全体のスケジュールを管理したり共有する等、複雑なスケジュール管理には不向きかもしれません。あくまで、個人かつ簡易的なスケジュール管理が可能といったところです。

また、Teamsで作成される予定は原則的にミーティングとなるため、その点にも注意が必要です。「（Teamsを使った）会議の予定を管理するためのカレンダー」というイメージです。

機能拡張することで多機能なスケジュール管理が可能になる

では、Teamsで普通のスケジュール管理は難しいのでしょうか？そのままだと少々クセがありますが、スケジュール管理のためのアプリを導入・連携させることで一般的なスケジュール管理が可能になります。

Teamsにはコミュニケーションのためのシンプルな機能しか搭載されていませんが、それを補ってくれるのが拡張性の高さです。汎用的なツールや他のMicrosoftアプリ、ストアに公開されているカスタムアプリなどを選んで導入すれば、利便性を大きく向上させられます。

もちろん、スケジュール管理以外にもさまざまな拡張が可能です。自分に合ったものを見つけ、使い勝手が良くなるようカスタムしてみましょう。

Teamsでスケジュール管理を行うには

では次に、Teamsを使ってスケジュール管理を行う具体的手法について解説します。

カレンダー機能を使う

Teamsには標準でカレンダー機能が搭載されています。Teamsアプリからカレンダーを開くことですぐに呼び出すことができ、指定した日付や時間に予定を入れられます。

注意したいのは、あくまでも（Teamsを使った）会議ベースで予定が構築される点です。一般的なスケジュール管理ツールと同じ感じで予定等を入力して保存することで、会議が作成されます。

作成された会議のURLを共有すればすぐミーティングに入れるので、用途によっては便利かもしれません。ただ、スケジュール管理ツールとして活用するには少々特徴的と言えるでしょう。

Googleカレンダーと連携させることも可能

Googleカレンダーを使って予定管理をしている人も多いのではないでしょうか。TeamsをGoogleカレンダーと連携させることで、Googleカレンダーから会議の予約を入れられるようになります。

加えて、Googleカレンダー上で既に設定されている会議の予定を見ることも可能です。Teamsのカレンダーには原則的に会議の予約しか入れられないため、Googleカレンダーと連携させてそちらで全ての予定を管理するのが効率的かもしれません。

他のアプリと連携させることでさまざまに機能拡張できる

Teamsのメリットとして、他のアプリとさまざまに連携可能という点が挙げられます。前述したGoogleカレンダーとの連携もそうですし、他のMicrosoftアプリやストア公開されているカスタムアプリをTeamsに導入することができます。

スケジュール管理において、代表的なものはShiftsでしょう。Shiftsを導入すれば、Teams上でチーム全体のスケジュール（シフト）管理が可能になります。

他にも、タスク管理のためのPlannnerやプロジェクト管理のためのProject等が挙げられます。必要に応じて導入すれば、チーム全体の管理を効率化できます。

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Teamsでスケジュール管理を行うメリット

では次に、Teamsからスケジュール管理を行うメリットについて解説します。Teamsでスケジュール管理を行うことで、どのような利点があるのでしょうか。

シームレスに操作や確認が可能

既に業務でTeamsをヘビーユースしている人も多いかもしれません。Teamsはシンプルなコミュニケーションアプリですが、Microsoft社の他のアプリと連携が可能であり、それらを好きなようにカスタマイズできるのが特徴です。

アプリを連携させず、コミュニケーションとスケジュール管理（および他の業務）を分離させたらどうなるのでしょうか。業務遂行不可ということはありませんが、ある作業を行うのに別のウインドウやアプリを開くのは手間であり、進捗が阻害されてしまう可能性があります。

Teamsに機能を統合させることで、シームレスに操作や確認が可能です。Teamsを開いたまま色々なことができるようになるため、効率化に繋がるでしょう。

さまざまなアプリと連携しやすい

Teamsは、さまざまなアプリとの連携性が高いのが特徴です。同じMicrosoft製のアプリに加え、自社やサードパーティーが開発したカスタムアプリも導入可能です。

拡張の幅が広いことで、自分の業務スタイルに合ったカスタマイズを行えます。業務の大半をTeamsに統合すれば、ウインドウやアプリを切り替えることなくシームレスな作業や確認に繋がります。

逆に、Teamsにシンプルなコミュニケーション機能のみを求める場合は拡張は不要かもしれません。自分やチームの都合に応じ、柔軟な活用が可能です。

業務効率化に繋がる

Teamsでスケジュール管理を行えば、多くの面で業務効率化に繋がります。アプリ連携を利用して業務をTeamsに統合させられれば、シームレスな操作や確認が可能になります。

あるいは、Teamsで行った会議上で決まったスケジュールを即予定表に反映させて共有することもできるでしょう。加えて、Teamsを軸にした業務フローを構築することで、メンバー間のやり取りがスムーズになる利点も見込めます。

従来は、一つの業務に一つのアプリを割り当てるのが当たり前だったかもしれません。それも悪くはないのですが、アプリごとに操作感や設計概念、UI等が大きく異なる場合、慣れるまで時間を要することもあったのではないでしょうか。

ソフトウェアを統合させることでそのような懸念を払拭し、使い慣れた操作やUIのまま機能だけを拡張できるわけです。加えて、Microsoft社のアプリであれば「Microsoft365」というサブスクリプションに加入するだけで網羅的な活用が可能です。

Microsoft365には文書作成のためのWordや表計算のExcel等も含まれているため、オフィス全体の効率化を図ることができるでしょう。

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Teamsで効率的にスケジュール管理を行うポイント

続いて、Teamsで効率的にスケジュール管理するポイントについて解説します。

どのような形でスケジュール管理を行いたいかを明確にする

まず挙げられるのは、どのような形でスケジュール管理を行いたいかを明確にすることです。個人的なスケジュールを管理したいのか、それともチーム全体のスケジュールを管理して共有したいのかによって手法やツールが変わるからです。

前者であれば、簡易的なスケジュール管理ツールで事足りるかもしれません。TeamsのカレンダーやOutlook、Googleカレンダー等でニーズを満たせるのではないでしょうか。

チーム全体のスケジュール管理を行いたい場合、もう少し多機能で包括的なツールが必要になるでしょう。Teamsに入れられるものとしては、Shiftsやサードパーティー製のカスタムアプリ等が候補となります。

どのような形でスケジュール管理を行いたいかを明確化し、適切なものを選びましょう。

他のアプリと過不足なく連携させる

続いて挙げられるのは、他のアプリと過不足なく連携させる点です。Teamsはさまざまなアプリやツールと連携が可能ですが、不要なものまで連携させてしまうと逆に使い勝手が悪化してしまう恐れがあります。

連携や機能拡張は、必要なものを必要なだけ行うのが基本です。アプリを連携したり機能を拡張するとその分できることは増えますが、使える機能も増えていきます。

一般的に、機能が増えれば増えるほどUIが煩雑になり使い勝手は悪化します。Teamsは比較的整理されたUIですが、それでも限度はあるでしょう。

加えて、機能拡張やアプリ連携を使いすぎると動作が重くなりがちな点も懸念されます。

専門家に相談する

Teamsは使いやすいアプリですが、連携や拡張においては頭を悩ませることも多いかもしれません。自由度が高いとできることの幅は広がりますが、それだけに何をどうすれば必要を満たせるかが不明確になりがちです。

自社のみで決めかねてしまう場合、一度専門家に相談するのも手です。ITの専門家に相談することで自社に必要なツールやシステムが明確になり、問題解決に繋がります。

Teams活用に関して相談するのであれば、Microsoftアプリ全般に強い専門家がおすすめです。Teamsは、他のMicrosoftアプリと連携させて使う機会が多いからです。

自社に必要な連携や拡張を見極めることで、業務効率化を大きくサポートしてくれるでしょう。

まとめ

Teamsに搭載されている予定表を使えば、簡易的なスケジュール管理が可能です。それ以上の機能を求めるのであれば、他のアプリと連携させる必要があります。

自社に必要なアプリや拡張を見極め、Teams活用の効率をアップさせましょう。