Outlookでタスク管理がしたい。そのための方法やポイントについて解説

Outlookでタスク管理がしたい。そのための方法やポイントについて解説

October 31, 2023

記事の監修

S.Sato

記事の監修


S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/2グループ グループマネージャー
資格:Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポートなど

2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。
それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。
IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。
趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

Outlookでタスク管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事ではOutlookの概要やタスク管理の意味。

そして、Outlookでタスク管理を行う方法やポイントについて解説します。
無料ご相談受付中 まずはお気軽にご相談ください

Contents

目次

Microsoft Outlookとは

Microsoft Outlookとは

MicrosoftOutlookとは、どのようなアプリなのでしょうか。まずは、Outlookの概要について簡単に解説します。

Microsoft社がリリースしている個人情報を管理するアプリ

Outlookは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社がリリースしているアプリです。多機能メーラーとして使われることが多いですが、スケジュール管理やタスク管理といった個人情報管理も可能です

それぞれ個別にソフトやアプリを用意する必要がないため、作業効率の向上に役立つでしょう。複数のソフトやアプリを活用するのは一見合理的に思えますが、細かな切り替えや同期の難しさ等により生産性を阻害してしまうケースもあります。

Microsoft365に加入すれば使える

Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365はMicrosoft社から提供されているサブスクリプションプランであり、契約すればMicrosoft社からリリースされているさまざまなアプリを利用することができます。

Outlookはもちろんのこと、文書作成のためのWordや表計算のExcel、資料作りのためのPowerpoint等が挙げられるでしょう。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自分に合ったものを見つけやすいのも利点です。

Microsoft 365とは何か?概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説
Microsoft 365とは何か?概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説
Microsoft 365は、Microsoftが提供しているOfficeアプリ利用のためのサブスクリプションです。この記事では、Microsoft 365とはどのようなものか、そのメリットとデメリット、そして各プランについて解説します。 Microsoft 365とは? Microsoft 365とは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、Microsoft 365の概要について説明します。  従来のOffice365の名前を変更したもの Microsoftは、元々Officeアプリをクラウドで使うことのできるOffice 365というサービスを行っていました。Microsoft 365は、Office 365の名称を変更してアップデートしたサービスになります。 名前を変更した理由としては、「サブスクリプションで利用できるものやメリットの範囲をより明確にするため」とされています。あくまで想像ですが、Office 365という名称だと従来の買い切りOfficeアプリケーションと混同され、何かしら問題が起きてしまったのかもしれません。 サブスクリプション方式でOfficeアプリが使える Microsoft 365を契約すると、サブスクリプション方式でOfficeアプリを使うことができます。WordやExcelといった定番ソフトを業務で活用している企業も多いのではないかと思いますが、最新のアプリやサービスを利用するためにはMicrosoft 365を利用するのが有力な選択になるでしょう。  今のところ(2023年8月)Microsoft Storeなどで買い切りのOfficeアプリを入手することもできますが、Microsoft自体はサブスクリプションサービスを推奨している節があります。企業の利益を最大化するためという目論見も当然あるでしょうが、クラウドで利用できるMicrosoft 365はさまざまな面からユーザビリティの高いサービスとも言えるでしょう。  ファイルの共有やビデオ通話なども可能 Microsoft 365を契約するとOfficeアプリだけでなく、クラウドストレージを活用したファイル共有やビデオ通話などを行うこともできます。一人で作業するのであればファイルの共有や他者とのコミュニケーションは必要ありませんが、一般的なビジネスは複数人でチームを組んで行われます。  その場合、誰かが作成したファイルやデータをスムーズに共有すること。また、テレワークなどで距離が離れている場合でも円滑にコミュニケーションを図れることが求められるでしょう。  一般的には、ファイル共有にもビデオ通話にもツールの導入が必要です。しかし、Microsoft 365の法人向けプランを契約すればチームワークとコミュニケーションのためのサービスを利用することができるため、改めて別のツールを導入する必要がありません。  新機能のCopilot Proがサブスクリプションで使える Microsoft 365の有料プランを導入している場合、新機能のCopilot Pro(コパイロット プロ)が個人または企業で使用できるようになりました。 Copilot ProはWord、Excel、PowerPointなどのアプリと連動して、業務を効率化し、生産性を向上させるAIアシスタントです。たとえば、Wordでは下書きの作成やテキストの編集、Excelではデータ分析やグラフの作成、PowerPointではプレゼンテーションの作成といった作業をアシストしてくれます。 使用するには、Copilotのサブスクリプション契約(または年間契約)が必要です。個人ではCopilot Pro、企業ではCopilot for Microsoft 365が利用できます。Copilot for Microsoft 365は、2024年2月からモバイルアプリでも使えるようになっています。 〇Microsoft Teamsに関する詳しい内容は、以下の記事で解説しています。 Microsoft 365の代表的な機能とは Microsoft 365にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここでは、Microsoft 365の代表的な機能について、「家庭向け」「一般企業向け」「大企業向け」という3つのカテゴリーに分類したプランごとに紹介していきます。 家庭向けプラン まずは、「家庭向けプラン」に搭載されているMicrosoft 365の機能について紹介します。家庭向けプランはその名の通り、一般家庭に設置しているパソコンでMicrosoft 365を利用することを想定して作られたプランです。そんな家庭向けプランにおける代表的な機能は以下の通りです。 Office系アプリケーション OneDrive Microsoft Teams 家庭用プランには、ExcelやWordなどで有名なOffice系アプリケーションの他、写真やドキュメントの共有や共同編集を行えるOneDrive、通話やチャットができるMicrosoft Teamsなどの機能が搭載されています。一般的にパソコンに求められる機能については、問題なく含まれていると言えます。 一般企業向けプラン 「一般企業向けプラン」は、中小企業で使用されているパソコンにおすすめなMicrosoft 365のプランです。家庭向けプランの内容の他にも、いくつかの専門性の高い機能が備わっています。一般企業向けプランで追加された機能は以下の通りです。 Microsoft Teams SharePoint Exchange Online オンライン会議やチャット、ファイルの管理を行えるMicrosoft Teamsの他、資料の管理・検索や複数人での同時編集機能を兼ね備えたSharePoint、クラウドで利用できるExchange Onlineなどのアプリケーションが追加されています。家庭向けプランに比べ、業務効率の向上を目指したアプリケーションが追加されている印象です。チャット機能やメール機能が充実することで、職場環境を改善することもできるでしょう。…

Web版であれば無料で利用可能

前述したMicrosoft365は原則有料ですが、無料でOutlookを使うにはどうすればいいのでしょうか。多少の制限はありますが、Web版のOutlookであれば無料で使うことができます。

有料版と比較するとメールボックスやストレージの容量が少なかったり広告が貼られてはいますが、人によってはこちらで十分かもしれません。まず無料版を使ってみて、不足を感じた場合にはMicrosoft365を契約するといったやり方でも良いでしょう。

タスク管理とは

では次に、タスク管理について解説します。「タスク管理」とは、どのような作業を指すのでしょうか。

タスクとは最小単位に区分された業務や作業のこと

タスクとは、最小単位に区分された業務や作業のことを意味する言葉です。業務は細かな作業や処理が組み合わさったワークフローに基づいて行われるのが通常ですが、その細かな作業や処理のことを一般的にタスクと呼びます。

具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。

  • メールの送受信
  • 日報の記載
  • 文書作成

一つ一つは簡易的な作業ですが、それらを組み合わせることで全体として大きな意味を持たせられます。

タスク管理とは、文字通りタスクを管理すること

タスク管理とは、文字通りタスクを管理することです。ビジネスにおいて「管理」という言葉が使われるようになって久しいですが、元々は「それらが良い状態で働くよう取り仕切ること」等の意味になります。

ビジネス上でも似たような意味となりますが、もう少し具体的に「タスクの概要や配分、進捗や優先順位などを設定し管理すること」と言えるかもしれません。適切なタスク管理を行うことにより、業務効率化に寄与します。

現代ではITを使ってタスク管理を行うのが一般的

では、どのような方法でタスク管理を行えばいいのでしょうか。テクノロジーが進歩している現代においては、ITを使うのが一般的でしょう。

簡易なタスク管理であれば、OSにプリインストールされているメモ帳等でも可能です。しかし、より効率的に管理するため、できればタスク管理のためのツールを用意したいところです。

Outlookであればタスク管理を行う標準的な機能が搭載されているため、個人利用であればそちらで事足りるでしょう。より複雑なタスク管理を行う場合、専門的なタスク管理システムを導入するケースもあります。

ITと活用生産性を上げるならシステムの導入が必須。システム活用のポイントや事例をご紹介
ITと活用生産性を上げるならシステムの導入が必須。システム活用のポイントや事例をご紹介
ITを活用すれば生産性は上がる?下がる? ITを活用することで生産性は上がるのでしょうか?それとも下がるのでしょうか?まずは、ITと生産性の関係性について詳しく解説します。 基本的には生産性向上に繋がる ITを活用すれば、基本的に生産性は向上します。「ITを活用する」という言葉が意味するところは業務システムやツールを導入したり、各種データや書類をデジタル管理することになるでしょう。  新しいものを導入したりワークフローを変更する以上、生産性が上がらなければ意味がありません。逆説的になりますが、生産性向上に繋がるからこそITが活用されるという見方もできます。 導入や選定に失敗すると生産性向上に繋がらないケースも しかし、導入や選定に失敗すると生産性が向上しないケースもあります。ITシステムやツールは導入すればそれだけで結果が出るというものではなく、正しいものを正しく活用してこそ成果が上がります。  ただ、何をもって「失敗」と定義するのかは場合によるでしょう。短期的な成果ではなく長期的な成果を目的としてシステムを導入する場合は、それに沿った成果の測定が必要です。 ITの導入にはコストや労力がかかる。それ以上の生産性向上を目指そう 「導入したものの生産性の向上は見られなかった」ということになると、導入したコストや労力が無駄になってしまいます。そうなると財務を圧迫するだけでなく、現場の疲弊によるモチベーション低下も招いてしまいます。  ITシステムやツールを導入する場合は、それ以上の生産性向上を目指すのが正しい方向です。「生産性は向上したが、システムを導入するほどではなかった」となると、業務をIT化した意味が希薄になってしまうでしょう。 IT導入で生産性が向上するケース それでは、ITの導入で生産性が向上するケースをいくつかご紹介します。 自社が抱えている問題を解決できるシステムを導入した 自社が元々抱えている課題を解決できるシステムを導入できれば、生産性向上に寄与します。業務システムやツールというのは課題や問題を解決するために導入されるものなので、当例は本旨に沿っているといえるでしょう。  たとえば、下記のようなケースが考えられます。  顧客との関係が浅くリピートが少なかったため、CRMを導入し改善を図った  営業工数が多いわりに生産性が低かったので、SFAを導入した効率化した  ルーチンワークに手間をとられていたのでRPAを使って自動化した  課題に対して正しいシステムやツールを導入できれば、自ずと生産性は向上します。  導入したシステムがしっかりと現場で使われている 導入したシステムがしっかりと現場で使われているかどうかも大きな問題です。自社の抱える課題や問題に対する正しいソリューションを得たとしても、それが実践されなければ効果は得られません。 現場でシステムが放置されてしまう理由としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 メリットや活用手法に対する啓蒙不足  多忙によりワークフローの変化に対応できない  システムに習熟した担当者がおらず、業務マニュアルも作成されていない 事前にしっかりと啓蒙したり、体制を整えておくことが大事です。  効果を定量的に測定している ITシステムやツールを導入し業務効率化を図る場合、効果を定量的に測定しておきましょう。結果を数値として記録しておくことで、導入前と比べてどの程度の効率化が達成されたのかを知ることができます。  定量的な測定が行われない場合、「なんとなく上がった気がする」のような曖昧な判断になりかねません。それが誤っているとは限りませんが、正しい保証もないため、客観的な指標となる数値を据え判断するのがよいでしょう。 ITを導入しても生産性が向上しないケース では、逆にITを導入しても生産性が向上しないケースをご紹介します。 システムを導入しても問題が解決しなかった ITシステムやツールを導入する主目的は、「自社の抱える課題や問題を解決するため」です。そのため、「システムを導入したものの本質的な課題や問題は解決しなかった」という場合は生産性が向上しない恐れがあります。  なぜ、システムを導入しても問題が解決しないのでしょうか。その理由はケースバイケースですが、主に下記のようなものが考えられます。  システム選びを誤った  正しい活用ができなかった  問題や課題を正しく認識できていなかった 課題や問題に対するソリューションを誤ってしまうと、当然ながら正しいシステム選びはできません。また、システムの選定は間違っていなくとも、適切な活用ができていない場合も生産性向上には寄与しないでしょう。  そして、事前に洗い出した課題や問題そのものが誤っているケースも考えられます。この場合はいくらシステムの選定や運用が正しくとも、根本的な部分が間違っているため、業務効率を上げるのは難しいところです。  操作やワークフローが難しく、現場での活用に難が生じた システムの操作やワークフローの実行が難しい場合、現場での活用に難が生じてしまいます。システムやツールが現場で正しく運用されない場合、当然ながら生産性は向上しません。  業務システムは原則的に万人が使いやすいように設計開発されていますが、事前に研修を行ったり、操作マニュアルを整備しておくことをおすすめします。説明もなしにいきなり新システムを導入し「さあ今から使って下さい」では、現場の混乱を招くだけでしょう。  新しいシステムやワークフローの導入は、ただでさえ現場に負担をかけてしまいます。であれば、少しでもその負担を軽くする気遣いや体制を整えることで、現場側が応えてくれる部分も大きいのではないでしょうか。 客観的な効果測定が行われず、PDCAも回されていない システムを導入したはいいものの客観的な効果が測定されておらずPDCAも回されていない場合、生産性向上は難しいでしょう。効果を客観的に測定するために、定量的な指標を備えることが大事なのは前述の通りです。  効果を数値化することで、ITシステムやツールを導入した前と後でどの程度変化したかを測ることができます。仮にそれほど変化しなかった場合、もしくは生産性が低下してしまった場合でも、原因を突き止めて改善すれば生産性向上に繋がる可能性もあります。  もちろん、「システムが課題や問題に対し正しく選定されていること」が条件です。その場合にPDCAを回し少しずつ業務を改善することで生産性が上向き、システムを導入した成果が発揮されるケースもあるでしょう。 ITシステムはこう活用しよう。導入における注意点 それでは、続いてITシステムの活用について解説します。システムを導入する際には、下記のような点に注意しましょう。 自社の課題を明確にしておく ITシステムを導入する一番の目的は、「自社が抱えている課題や問題を解決すること」です。そのため、システムを選ぶ前に自社の課題を洗い出し、整理しておく必要があります。  ここが上手くいかないと後の選択判断が検討違いになってしまうため、シビアに行いましょう。その際のポイントとしては、下記のようなものが挙げられます。  現状と理想の姿とのギャップを明確にする  非現実的なものは設定しない  平準との比較  問題や課題というのは、要するに「現状と理想の間の差」です。それを埋めるための手法がソリューションであり、この場合はITシステムやツールの導入でしょう。  その際、理想に非現実的なものを設定しないことが大事です。現状が1で理想を10000としてしまうとその差は9999となり、埋めるのが非常に難しくなってしまいます。  それを防ぐためには、平準的なサンプルと比較するのも手です。現状がどこにあり平均がどれくらいであるかが分かれば、理想を設定しやすくなるのではないでしょうか。  それを解決できるシステムを導入する 問題や課題が明確になったら、次はそれを解決するためのシステムを選定し導入します。業務システムにはさまざまな種類があり、同じ種類でも特色の異なる多数の製品がリリースされているため、正しい選定を行うためには事前の調査が必須です。  問題解決に適応しないシステムを導入しても、成果には繋がりません。ITに関する全ての知識を仕入れる必要はありませんが、最低限「どのようなシステムで何ができるか」といった大まかな部分は掴んでおくことをおすすめします。  基礎知識があるのとないのでは、システム選びの精度に大きな差が生じます。スムーズな選定と導入を行うためにも、学べる部分は学んでおきましょう。 自社のみで判断が難しい場合はプロに相談するのも手 IT分野は非常に専門的な知識が求められるため、自社のみで正しいシステムや運用を模索するのは難しいかもしれません。そのような場合、プロに相談することで道が拓けるケースもあるのではないでしょうか。  ITのプロであれば、「どのような企業でどのようなシステムをどう運用したら、どのような結果が出たか」のような知見を数多く持っています。自社と似たような状況に置かれた類似例を参考にすれば、当てずっぽうで導入するより成功確率が上がるでしょう。  また、場合によってはシステムの導入が解決に繋がらない可能性もあります。システムを導入する目的が「問題解決のため」であるなら、他によい解決方法があるのであればそちらを選ぶのが理に適っているでしょう、  プロに相談することで、そういった俯瞰的な視点も得られます。 ITを活用して生産性が向上した事例 では、最後にITを活用して生産性を向上させた事例をいくつかご紹介します。 経費管理システムを導入し、作業時間を大幅短縮:武蔵コーポレーション 武蔵コーポレーションは、収益用不動産の仲介や売買を手掛けている企業です。同社では、事業拡大により従業員も急増したため、経費精算処理に多くの時間が割かれてしまうという問題を抱えていました。 …

タスク管理を行うメリット

タスク管理を行うメリット

では次に、タスク管理を行うメリットについて考えてみましょう。タスク管理を適切に行うことで、下記のような利点が得られます。

やるべきことが明確になる

タスク管理を行うことで「今何をやるべきか」が明確になります。タスクは基本的に「(目先の)やらなければいけないこと」であるため、それらを消化することが業務の基本となります。

また、タスクに優先度を設定することで業務効率や生産性の向上も見込めます。緊急度の高いものから優先して処理すれば、期限や納期を超過するリスクを下げられます。

あるいは、重要度の高いものを処理するためにしっかりと時間を割くこともできるでしょう。効率的なタスク管理のポイントとして「どこにリソースを集約させれば生産性を向上させられるか」を考慮する等が挙げられます。

グループでタスク管理を一元化すれば誰が何をやっているかも分かる

グループにおけるタスク管理を一元化することで、さまざまなメリットが得られます。今誰がどのような作業を抱えているのかが明確になり、新しい業務を誰に振るべきか等の参考になります。

スケジュール管理を同時に行えれば、メンバーの空き時間を考慮して会議を設定することも可能でしょう。チームで作業やプロジェクトを行う場合、スケジュールやタスクといった情報はなるべく共有することをおすすめします。

ワークフローが効率化される

タスク管理を行うことにより、ワークフローの効率化にも繋がります。あらゆる業務は、細かなタスクが繋がれ形成されたワークフローがベースになって行われるのが一般的だからです。

タスク管理を適切に行うことで、必要なタイミングで必要な生産や処理を行うことができます。タスクが適切に処理されることで後に続くタスクにも良い影響を与えることができ、結果としてワークフローがスムーズに流れるわけです。

タスク管理が上手く行われないとどうなるのでしょうか。スピーディーに行うべきタスクがいつまでも処理されず、後の作業が詰まってしまうかもしれません。

あるいは、重要度の高いタスクを適当に処理してしまい、生産の質が下がってしまうことも考えられるでしょう。タスク管理を適切に行いワークフローを効率化することで、生産性やクオリティコントロールに良い影響を与えることができるわけです。

ワークフローを効率化すれば生産性向上に繋がる。効率化の方法やポイントを解説
ワークフローを効率化すれば生産性向上に繋がる。効率化の方法やポイントを解説
ワークフローを効率化することによるメリット ワークフローを効率化することにより、下記のようなメリットが生じます。一つずつ見ていきましょう。 業務効率や生産性が向上する ワークフローを効率化することで、業務効率が生産性が向上します。ワークフローというのは「業務の一連の流れ」のことであり、業務の種類によりさまざまなワークフローが形成され、それらが集まって事業全体を構成しています。  一つ一つのワークフローを効率化することで、全体の生産性も向上することは言うまでもありません。業務の効率化や生産性向上は今や企業の必須課題とも言えますので、ワークフローの効率化も強く求められています。  決裁がスピーディーになり、ビジネスチャンスを逃さない  ワークフローを効率化することで決裁がスピーディーになり、ビジネスチャンスを逃しません。「ワークフローの効率化」と一口に言ってもさまざまなやり方がありますが、「決裁の簡略化」が試されるケースもあるでしょう。  決裁が簡略化すれば意思決定を早めることができ、機会損失を減らすことができます。また、意思決定フローがスムーズになることにより申請者や発案者のストレスを軽減でき、新しい試みやアイデアが上がりやすくなるメリットも考えられます。  超過労働を防げる ワークフローを効率化することで、超過労働を防ぐ効果も見込めます。超過労働が発生してしまう原因にはさまざまなものがありますが、一例としては「承認・決裁の遅さ」「無駄の多さ」などが挙げられるでしょう。  ワークフローを効率化すれば承認や決裁のスピードは向上しますし、無駄な業務や処理を省くことにも繋がります。結果として業務処理スピードが上がり、超過労働を防ぐ効果が期待できるわけです。 ワークフローはどのように効率化すればよいか では、ワークフローはどのように効率化すればよいのでしょうか。次に、ワークフロー効率化の手法について解説します。 ワークフローを可視化する ワークフローを効率化するには、まずワークフローの構成要素を洗い出して可視化しましょう。ワークフローが「業務の一連の流れ」である以上、そこにはさまざまな処理やタスクが存在します。  それらを一度全て書き出し、必要とされる作業内容や手続き、人員などを見える化します。一見簡単なように見えるかもしれませんが、ワークフローによっては複雑な構成になっているため、少々骨の折れる作業かもしれません。  しかし、ここを詳細に可視化しなければ後の工程に進むのが難しくなってしまいます。しっかりと洗い出し、ワークフローを鮮明にしましょう。  ワークフローに潜む無駄を洗い出す ワークフローの可視化が終わったら、次はそこに潜む無駄を抽出する作業です。業務効率化の基本は「無駄の排除」ですが、何を「無駄」と定義するかは業務内容や特性によって変わってきます。  ここでやりがちなのが、「一見無駄に見えるものを排除した結果、ワークフローが機能しなくなってしまった」です。場合によっては、一つ一つの処理が複雑に絡み合ってワークフローが形成されていることもあるでしょう。  何を削って何を残すかは、慎重かつ客観的な視点から判断する必要があります。  ミスが頻発しやすい部分を改善する ワークフロー内に、他に比べてミスが頻発しやすい部分が存在するケースがあります。そういったフローを効率化するためには、作業内容や処理手順を変更してミスを少なくすることが肝要でしょう。  ミスの原因を探ることによっておおよそは改善に向かいますが、原因が分かりづらいものもあるかもしれません。そのような場合はまず大きな視点から問題を捉え、徐々に細分化していくことをおすすめします。  例えば、まず「人的要因なのか作業内容によるものなのか」を判断します。そして前者であればシステマチック化を、後者であれば作業手順の変更などを検討するなどが考えられるでしょう。  ワークフロー効率化に取り組む際の注意点 それでは、次にワークフロー効率化に取り組む際の注意点をいくつかご紹介します。  無駄に見えるものが本当に「無駄」かを検証する ワークフロー効率化において重要なのは「無駄の排除」ですが、「(当該処理が)本当に無駄なのかどうか」という視点は常に持っておきましょう。「無駄な処理を省いたつもりが実は無駄ではなく、結果ワークフローが破綻してしまった」ということになれば業務に支障をきたしてしまいます。  では、無駄かどうかをどのように判断すればよいのでしょうか。ケースバイケースですが、「無駄と思われる処理を省いてテスト運用してみる」ことが考えられます。  あくまでテストなので、それで問題が生じるようであれば元に戻せばいいわけです。どう考えても無駄が明確な場合は即本運用でも構わないのですが、リスクが高い場合は期間を区切ってテストしてから判断することも視野に入れましょう。 ワークフローを俯瞰的に眺める ワークフローを俯瞰的に眺めることで、より良い手法が見えることも多いのではないでしょうか。ワークフローを洗い出し効率化を考える際には、一つ一つの処理やタスクを重視してしまい、結果失敗するケースも考えられます。  もちろんそういった視点も大事ですが、視野を狭めすぎるとワークフロー全体の本質が見えづらくなってしまいます。ワークフローにはそれぞれ目的があり、それを達成するために各処理が形成されています。  俯瞰的な視点から眺めることで、本質を外さず無駄を見極めることができるでしょう。 ワークフロー効率化のための具体的手法 続いて、ワークフロー効率化のための具体的手法について解説します。ワークフローを効率化するには、下記のような方法を試してみるのがよいでしょう。 無駄なプロセスを省略する ワークフロー効率化のためには、まず無駄なプロセスの省略が基本です。ワークフローに無駄なプロセスが入っていればいるほど処理効率は落ち、生産性も下がってしまいます。  「無駄を省く」は業務効率化の基本ですが、それだけにおろそかにすることはできません。とはいえ前述の通り無駄を省きすぎることで本来必要な業務もカットしてしまい、逆に生産性を落とすようなケースも考えられるでしょう。  繰り返しになりますが、何が無駄で何が無駄でないかを慎重に判断する必要があります。  決裁プロセスが適切かどうかを判断する ワークフローに承認や決裁のプロセスが入っていることも多いですが、それぞれが適切かどうかを判断することが重要です。承認や決裁に必要な工程や人数が多すぎると、ワークフローの完了に時間がかかってしまいます。  逆に、それらが少なすぎると特定の人間に負荷がかかりすぎてしまったり、チェックが甘くなる恐れもあるでしょう。決裁や承認プロセスは可能な限り必要最低限にする必要がありますが、それを下回ることのないよう注意することも大事です。  ワークフローをシステム化する ワークフローをシステム化することで、業務工程の効率化に繋がります。ワークフローのシステム化とは、一般的にワークフローシステムを業務に組み込むことを意味します。  ワークフローシステムとは、基幹システムにワークフロー(の一部)を組み込み自動処理するものです。ワークフローシステムを導入することで承認・決裁プロセスが簡略化されると共に、利便性も向上します。  利用者はさまざまな端末を通してシステムにアクセスし、そこからワークフローに関する業務処理を行う形になるでしょう。  ワークフローをシステム化することによるメリット では、最後にワークフローをシステム化することによるメリットをご紹介します。ワークフローシステムに対する理解を深め、導入の参考にしましょう。 業務効率化が進む ワークフローをシステム化することで、大幅な業務効率化に繋がります。ワークフローシステムと一口に言ってもさまざまなものがありますが、おおむね下記のような機能を備えています。  申請書の作成、提出、共有、承認 作成された申請書の管理 従来は紙に書いて提出する必要があったものを、デジタルで作成できるようになります。書き損じや字の可読性といった問題を解決し、業務フローがスムーズに進むようになります。  また、作成された申請書の提出や承認、共有などもオンラインで可能です。スマホやタブレットを活用することで、外出時の空き時間などを利用して承認業務を行うこともできるため、ワークフローの進捗を早められます。  そして、作成された申請書は全てデジタル管理されるので、紛失やスペースの問題が発生しません。合わせて、管理されている書類を必要に応じて瞬時に共有することも可能です。  申請や承認をオンラインで行える ワークフローシステムを活用することで、申請や承認をオンラインで行えるのは前述の通りです。インターネットに繋がる環境と端末さえあればどこからでもシステムにアクセスすることができ、隙間時間を利用してタスクを処理することができるようになります。  従来は「どうしても今日中に行わなければならない処理があるため、帰社しなければない」というケースもあったかと思います。業務内容にもよりますが、ちょっとしたことであればスマホやタブレットを活用して処理してしまい、そのまま直帰することも可能になります。  内部統制が強化される 業務を効率化し無駄を省くことで、内部統制が強化されるというメリットも生じます。内部統制とは、「各従業員が事業に携わる際に守るべきルールや仕組み」のことです。  ワークフローをシステム化することで業務効率が向上するのは前述の通りですが、なぜ業務効率化と内部統制が関係するのでしょうか。それは、「業務効率化を達成するためにワークフローが適切に構築されるから」です。  ワークフローに無駄が多いと処理やタスクが多くなり、必然的に守るべきルールも肥大化します。しかし、ルールが多ければ多いほどそれらを覚え守ることが難しくなるため、内部統制を強化するためには可能な限りルールや仕組みをシンプルにする必要があります。  ワークフローシステムを組み込むことでワークフローのプロセスが単純化され、内部統制を強化しやすくなります。ワークフローを処理するためには利用者がシステムにアクセスする必要がありますが、「誰がいつログインしたか」「どのような業務を行ったか」などが全て記録されることになります。  問題が発生した際に原因を突き止めやすくなりますし、アクセス権を適切に設定しておけばトラブルの発生を防ぎやすくなるでしょう。ただし、システムにまつわるセキュリティ(IDやパスワードの管理など)は新たにルールを設け適切に管理運用する必要が生じます。  進捗を可視化できる ワークフローシステムを導入すれば、ワークフローの進捗を可視化することも可能です。自分が行った申請が今どうなっているか、いつ頃承認され完了するのかが見える化されれば、ワークフローのクセを見極めやすくなるのではないでしょうか。  タスクを処理する個人にとっても恩恵がありますが、ワークフローを全体を管理する管理者にとって特に大きなメリットがあります。滞りがちなプロセスを可視化して対策を打てばワークフロー全体の効率化に繋がりますし、担当者の負担も軽減できます。  合わせて、誰がどのようなタスクをどの程度スピーディーにこなしてるかを見ることで、業務評価の参考にもなるでしょう。 まとめ ワークフローを効率化することで、業務効率化や生産性向上などさまざまなメリットが生じます。ワークフローを効率化するには、「無駄の排除」や「ワークフローシステムの導入」などが効果的でしょう。 

Outlookでタスク管理を行うには?

タスク管理の成否が業務に影響を及ぼすことは分かりました。続いて、Outlookでタスク管理を行う方法について解説します。

タスクを表示する

Outlookでタスク管理を行うために、まずはタスクを表示しましょう。機能やアプリを選択できる部分(多くは左側のバーになります)からToDoを選び、クリックします。

するとタスク管理の画面が表示されるので、抱えているタスクを入力します。入力したタスクは一覧で確認できるため、自分が今どのようなタスクを抱えているかが一目で分かります。

タスクを処理したら、チェックして完了しましょう。完了したタスクは「完了済み」に移動します。

完全に削除したい場合は、タスクをクリックしゴミ箱のアイコンを選択すればOKです。

タスクを編集する

タスクにはいくつかのオプションを設定できるため、上手く使えれば効率化に繋がります。具体的には、下記のような項目が設定可能です。

  • ステップ
  • 期限日
  • 通知
  • 繰り返し

タスクにステップを設定することで、タスクをさらに細かなプロセスに分割することができます。タスクの本来の意味は「最小単位に区切った業務や作業」なので少々矛盾するかもしれませんが、細かい差異は無視して利便性を優先しましょう。

期限日はタスクの〆切のようなものであり、通知はアラート、繰り返しは一定周期タスクを繰り返す設定です。これらを上手に使いこなすことで、設定忘れや処理忘れを防げるでしょう。

アラームや共有を活用する

アラームや共有機能を活用すれば、タスク管理をより効率化できます。アラームを設定することで指定した日時に通知が送られるため、処理忘れ等を防ぐことができます。

また、タスクを共有することでチーム全体のタスク管理に寄与するでしょう。タスクを共有するにはさまざまな方法がありますが、一般的なのはMicrosoft Plannerと連携させることです。

Plannerは、Outlookと同じ開発元であるMicrosoftが出しているコラボレーション型のタスク管理ソフトです。Plannerによって割り当てられたタスクをOutlookで表示させることにより、全体的なタスク管理が可能です。

タスク管理を効率化するポイント

タスク管理を効率化するポイント

では続いて、タスク管理を効率化するポイントをいくつかご紹介します。

シンプルに管理する

まず挙げられるのは、なるべくシンプルに管理することです。手法が複雑であればあるほど良いと思ってしまう人もいるかもしれませんが、管理業務自体が複雑さを内包しているため、手法はシンプルにしましょう。

どのような管理手法が「シンプル」と呼べるかは千差万別ですが、要因の一つとして「分かりやすさ」が挙げられます。複数の画面に分かれていて何度もクリックしないといけないような状況よりは、一つの画面で全てを網羅できた方がシンプルかつ効率的でしょう。

また、タスクを作成したり共有する操作にもシンプルさを求めたいところです。一度限りであれば複雑な操作でも問題ありませんが、何度も繰り返し行う場合は無駄が生じるからです。

社内の情報共有を効果的・効率的に行う方法!
社内の情報共有を効果的・効率的に行う方法!
情報共有の目的 社内の情報共有を活性化させるためには、社員全員が情報共有を行う目的をしっかり認識した上で、積極的に発信してもらうことが大切です。  1.ノウハウを共有することで社員全体のスキルアップに 個人が対峙した業務に関する体験や有益な知識を共有することで、他の社員はそれを参考にして自分の業務のやり方をブラッシュアップすることができます。 普段関わりのある同じチームの上司やメンバーだけでなく、他チームや他部署の情報も参考にできるとさらに知見は深まるでしょう。 その結果、全体的に社員がスキルアップし、会社の売り上げに貢献することで、最終的に社員自身の給料アップに寄与します。 2.FAQとして活用することで業務を効率化 人事や経理などのバックオフィス部門に寄せられる質問は、繰り返される似たような質問が多いと思います。複数人からの質問にその都度個別対応していると、時間と手間がかかってしまいますよね。 そこで、そのような質問と答えをFAQとしてまとめておくと社員自身で調べて解決してもらえるので対応業務の負荷を減らすことができます。 3.1と2を行うことで会社の生産性アップに 上記のことから、社員のスキルアップが行われ、無駄な時間とリソースを削減でき余裕が生まれることになります。するとその分新しい業務に当てられるので、会社の生産性アップにつながります。 会社に合ったツールの選定 現在は様々なツールがありますが、それぞれの会社の目的に応じて最適なツールを選ぶことがポイントです。 バラバラなものを使わない!ツールの統一化 部署やチームによって別々のツールを使っていると、結局狭い範囲の情報しか見ることができないことに繋がります。全社同一のツールを使い横のつながり、縦のつながりを深めましょう。 また、営業部への共有にはAのツール、経理部にはBのツールというように異なるツールで共有しないといけなくなると、同じ情報を何度も入力することになるなどの手間がかかり、情報共有は面倒だと感じるようになってしまいます。これが多くの社員が情報共有に消極的になる原因です。 弊社が導入しているMicrosoft 365なら、クラウドストレージやオンライン会議、チャット、ファイル共有、リアルタイムの共同作業サービス、予定表などの機能を包括しているため、機能によってツールを個別に検討する必要がありません。 そのため一気に導入しやすく、情シス担当も管理の手間が省ける使いやすいサービスとなっています。 Microsoft 365 に含まれるMicrosoft Teamsを使えば、チャットだけでなく、 Teams上でファイルの同時編集ができたりするなど、個人間でもチーム間でも情報共有における業務効率化に繋がります。 シンプルでわかりやすい操作方法 複雑な手作業が多いと、ツールを使った情報共有が億劫になってしまう人もいます。 例えば営業部の営業報告に毎回自分の部署や名前、顧客の詳細な情報を入力しないといけないと、作業が多くて億劫だと感じてしまい後回しにしてしまう営業担当者がどうしても多くなってしまいます。 なので、出来るだけ省ける項目は自動化するか削除してシンプルにすると、情報共有を行うことに対するハードルが下がり、多くの社員に気持ちよく使ってもらえるようになります。 効果的な運用方法 共有方法のルール化 「こんな小さなレベルのことはわざわざ共有すべきで無いかな?」 「文章で伝えるのが苦手でどんな風に書けば良いか分からない。」 といった不安をなるべく減らし、どんな情報をどのように共有するのかを、ある程度ルールを決めて明確化すると共有しやすくなります。 「テンプレート」を事前に作成しておくと文章作成に対する心理的ハードルも下がるうえに、情報の統一化がしやすくなり読む際に確認すべきポイントがわかりやすくなります。 情報共有しやすい環境作り 最初は社員がどのタイミングで情報をアップすれば良いのか分からず共有しづらい雰囲気があるかもしれません。 社内で情報共有の促進チームを作ってそのメンバーから積極的に投稿・活用していき、広めていくのも一つの手です。 会社全体に導入する前に一部の部署やチームで試験的に導入し、どのようにすれば上手くいくのか、運用上の問題点の改善点がないかを事前にチェックすることも成功のポイントです。 リアルタイムで共有しよう 会話形式でやりとりできるツールだと、メールよりも短文でリアルタイムに情報共有できるため、周囲のキャッチアップが早くなります。 長文でしっかりまとめた発信も大事ですが、時間がかかるため投稿がなかなか増えにくいですよね。 業務に直接関係のない雑談や勉強に関する投稿、会話形式な返信もOKな文化だと社内のコミュニケーションが活性化して良い流れを生みます。 社内のコミュニケーションを活性化 最近のチャットツールにはいいねボタンのようなもので様々な反応を返すことができるものも多いです。 投稿者からすれば反応があると嬉しいですし、見た人もわざわざコメントするほどではないと思ってもワンタッチで手軽に見たことを伝えることができます。小さなことですが、心理的なモチベーションを保つポイントです。 また、地理的に遠く離れた支社の社員とつながれることでより会社の一体感が生まれます。 まとめ 会社にとって情報共有を効率化することはメリットがたくさんあります。 すぐに目に見えて効果が現れるものではないため、最初はなかなか実感できないかもしれません。 しかし、長期的に見ると会社の財産となり、生産性の向上を実現します。 自社に合った運用方法を作り上げるためにも、上手く情報共有ツールを使って適宜修正しながら生産性アップに取り組んでみてください。

適切なツールを使う

タスク管理を効率化するには、適切なツールを使うことが大事です。Outlookのような多機能ソフトを使えば複数のアプリをインストールする必要がなく、シームレスな操作で多くの処理が可能です。

中にはOutlook単体では厳しいケースもありますが、他のMicrosoftアプリと連携することで解決できるかもしれません。チームのタスクを管理するためのPlannerやリモートコミュニケーションのためのTeamsを併用することにより、幅広い活用が可能です。

業務スタイルやニーズによっては、Outlookより適したものが見つかることもあるでしょう。そのような場合はOutlookにこだわらず、自分や自社のニーズに合ったものを選択することをおすすめします。

大事なのは「どのソフトを使うか」ではなく「いかに業務を効率化し生産性を上げるか」だからです。

なるべく一元的に管理する

ITを使った業務管理を行う場合、情報やデータはなるべく一元管理することをおすすめします。「一元管理」とは、分散されている情報やデータをひとまとめにして管理することを指します。

一元管理のメリットは、下記の通りです。

  • データの参照元が常に同一なため正確性が高い
  • 変更をリアルタイムに反映させやすい
  • バックアップやメンテナンスが容易

情報やデータが分散的に管理されている場合、どれが正しい値を示しているのかが分かりづらくなってしまいます。対して、情報やデータが一元管理されている場合は常に同じ箇所を参照するため、正確性が高くなるでしょう。

また、大本のデータベースを変更するだけで参照先全ての値が変更されるため、リアルタイム性が高いのもメリットです。細かな変更をリアルタイムに得ることができれば、実態に沿ったデータ活用が可能です。

加えて、データや情報を一箇所で管理できればバックアップやメンテナンスがしやすいのも特徴です。

まとめ

Outlookにはタスク管理機能が搭載されているため、個人のタスク管理であれば問題なく行なえます。チーム全体のタスク管理をしたい場合は、共有機能を使ったりPlannerとの連携がおすすめです。

適切なタスク管理を行い、生産性向上に努めましょう。

無料ご相談受付中 まずはお気軽にご相談ください

Microsoftを導入してコスト効率をよくしたい

Microsoftを導入して
コスト効率をよくしたい

Microsoftに関して気軽に聞ける相談相手が欲しい

Microsoftに関して
気軽に聞ける相談相手が欲しい

Microsoftを導入したが、うまく活用できていない・浸透していない

Microsoftを導入したが、うまく活用できていない・浸透していない

社内研修を行いたいが社内に適任者がいない

社内研修を行いたいが
社内に適任者がいない

Bizwindでは、Microsoft導入支援事業などを中心に
IT・DX推進に関する様々なご相談を承っております。
ご相談・お見積りは無料です。まずはお気軽にお問い合わせください。

無料ご相談はこちら
Ranking

ランキング

Business Efficiency

June 10, 2024

SharePointとは?SharePointの機能や使い方を徹底解説!
SharePointとは?  SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。  SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。  どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。  また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。  部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。  そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること  SharePointでできることについてご紹介します。 ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。  作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。  チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。  ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。  チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。  ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。  ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。  マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。  SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。  ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。  例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。  このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。  ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。  モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。  SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。  これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。  SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。  マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。  例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。  他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。  このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。  万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。  また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。  ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。  SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。  バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。  バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。  例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。  これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。  要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。  もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。  バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。  SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。  […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

Microsoft Dynamics 365とは?その概要を分かりやすく徹底解説!
Dynamics 365とは? Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。  Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。  Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。  Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。  Dynamics 365の強みや導入メリット? Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。 同じ Microsoft 製品ですので 、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。 これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。 豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。 その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。 世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。 大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。 自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。 その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。 多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。 しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。 自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]
Business Efficiency

June 11, 2024

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

ビズウインドでは、 様々な課題でお困りの お客様に対して、 無料相談を実施しております。

無料相談に申し込む

担当者に今すぐ質問する

簡単な情報入力でBizwind担当者が
お電話にて回答いたします!

すぐに電話で質問
日時指定で折り返し

以下の内容をご記入・送信ください。
確認次第お電話を差し上げます。

    以下の内容をご記入・送信ください。
    確認次第お電話を差し上げます。