Outlookでタスク管理を行うには？Outlookを使ってできることやタスク管理のやり方を解説

MicrosoftOutlookとは？

MicrosoftOutlookとは、どのようなアプリケーションなのでしょうか。まずは、Outlookの基本的な概要について解説します。

Microsoftからリリースされている定番のメールソフト

MicrosoftOutlookは、Microsoft社からリリースされている定番のメールソフトです。Microsoftは汎用OSであるWindowsや定番オフィスアプリであるWordやExcelも手掛けているメーカーなので、馴染みのある人も多いのではないでしょうか。

Outlookは、Microsoft365のサブスクリプションプランに含まれているため、そちらを契約している人であれば利用可能です。WordやExcel、Powerpointといった定番アプリも含まれているため、契約している人も多いかもしれません。

スケジュールやタスクの管理も可能

MicrosoftOutlookはメーラーでありながら、スケジュールやタスク管理といった機能も備えられています。他に専用のアプリを用意する必要がないため、Outlook上でシームレスにタスク管理を行えるのがメリットです。

基本的なタスク管理における機能は備わっているため、これで十分という人も多いかもしれません。個人で完結するようなToDoリストのような使い方であれば、問題なく使えるケースも多いでしょう。

基本的にはメーラーなのでタスク管理機能は限定的

ただ、Outlookは基本的にメーラーとして作られているアプリなため、タスクの管理機能は限定的です。専用のタスク管理アプリにできることができないこともあるでしょうし、それらを欲するのであれば他のアプリを使う必要があります。

前述の通り個人のタスク管理であれば問題ありませんが、チーム全体のタスク管理を行うには不足を感じるかもしれません。共有機能が他のアプリほど容易ではなかったり、全体の進捗管理を行いづらいなどのデメリットがあります。

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Outlookでできること

では次に、Outlookでできることを見ていきましょう。

メールの管理

まず挙げられるのは、メールの管理です。Outlookは元々メール管理ソフトとして開発されているため、メールの管理に長けています。

シンプルなメール管理で十分な場合は簡素なメーラーで問題ないかもしれませんが、高機能メーラーを使うことで効率的な管理が可能になります。必要なメールや文面を瞬時に抽出したり複数のメールアドレスを同時に管理できるなど、利便性を高めることができるでしょう。

Outlookにもさまざまな機能が搭載されているため、必要に応じて試してみてはいかがでしょうか。

アドレス帳の管理

Outlookにはアドレス帳機能が備わっており、連絡先を管理することができます。アドレス帳に登録した連絡先に対して細かな情報を入力することで、簡易的なメンバー管理や顧客管理にも繋がるでしょう。

登録したアドレスに対してメールを送ったり、複数人を指定してまとめて送信することもできます。また、作成したアドレス帳をエクスポートしたり、他のアドレス帳からデータをインポートすることも可能です。

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Outlookを活用するメリット

では次に、Outlookを活用するメリットについて解説します。

メールを多機能に管理できる

Outlookは汎用的なメーラーソフトなので、導入するとメールを多機能に管理できます。それぞれのデバイスには標準で無料のメールソフトがついていますが、機能が限定的であり使い勝手に不満を持つことも少なくないでしょう。

メールの送受信件数が少ない場合は問題ないかもしれませんが、大量にやり取りをする場合は適切に管理する必要があります。受信したメールを整理することなく受信トレイにまとめたままだと、色々不都合が生じるのではないでしょうか。

Outlookを使うことでメールを分かりやすく管理したり、重要メールの見逃しを防止することができます。また、デジタル署名の追加やファイルの添付漏れの通知、予約送信なども可能なため、メール周りがより便利になるでしょう。

別途スケジュールやタスク管理ソフトを使う必要がない

Outlookにはスケジュールおよびタスク管理機能が搭載されているため、簡易的な利用で問題なければ他のアプリを入れる必要がありません。普段使っているメーラーからスケジュールやタスクの管理ができれば閲覧が一元化できるため、作業効率の向上に繋がるでしょう。

ただ、Outlookでのタスク管理は「複数人で進捗を共有したい場合」には不向きです。できないことはないのですが、ガントチャート等を使った視覚的な共有や進捗管理は難しいため、確認に手間が生じるケースもあるかもしれません。

より精度の高いタスク管理を行いたい場合は、同じMicrosoft社からリリースされているPlannerやProjectを検討するのが良いでしょう。

業務効率化に繋がる

Outlookを活用することで、メール管理はもちろんのこと、アドレス帳管理やタスク管理の面でも業務効率化に繋がります。Outlookには、それらの機能が標準的に備わっているからです。

普段使ってるメーラーから直接的に情報を管理できれば、シームレスに閲覧・確認が可能でしょう。アプリの切り替えは少数であれば問題ないのですが、積み重なっていくことで無視できない量の非効率さが生じます。

一元化することで、さまざまなメリットを得られます。

Outlookでタスク管理するには？

では次に、Outlookでタスク管理を行う方法について解説します。

新しいタスクの作成

まずは、抱えているタスクを作成しましょう。タスクの作成方法はいくつかありますが、分かりやすいのはホームタブから「新しいタスク」をクリックするやり方です。

「新しいタスク」をクリックすることで、タスクの詳細を入力する画面になります。必要事項を記入することでタスクを細かに管理できるようになり、利便性が向上するでしょう。

これらは必ずしも入力する必要はなく、とりあえずタスクの名前だけ記載して後から編集することもできます。

タスクの完了

タスクが完了したら、チェックボックスをクリックすることで完了処理を行えます。完了したタスクには取り消し線が表示されるため、どのタスクが完了してどれが残っているのかなどが分かりやすくなるでしょう。

もちろん、タスクそのものを削除することも可能です。ホームタブの「削除」をクリックすることでタスクを削除でき、削除されたものは「削除済みアイテム」に移動します。

ファイルやメールと同様に「削除済みアイテム」から元の場所に戻すこともできます。

タスクの依頼

Outlookでは、他者に対してタスクの依頼を行えます。誰かに何かを依頼したい際などに便利です。

やり方は、タスク作成における詳細画面で「タスクの依頼」をクリックし、メールアドレスを入力します。相手がOutlookを使ってなくても送ることが可能ですが、その場合は通常のメールとして送信される点に注意が必要です。

Outlookで効率的にタスク管理するポイント

では続いて、Outlookで効率的にタスク管理するポイントについて解説します。どのような点に気を配れば、効率の良いタスク管理に繋がるのでしょうか。

タスクのパターンを登録しておく

Outlookでは一つ一つのタスクを個別に作成できますが、中には定期的に発生するものもあるかもしれません。その場合はタスクのパターンを登録しておくことで、毎回個別に登録する手間をカットできます。

やり方は、タスクの詳細画面で「定期的なアイテム」をクリックする形です。「定期的なアイテム」をクリックするとパターンの詳細を入力できるため、タスクが生じるタイミングや間隔などを設定しましょう。

定期的なタスクを設定しておくことで手間が省けるのはもちろん、タスクの設定漏れなども防げるのが利点です。また、必要に応じて一度だけキャンセルするなども可能なので、柔軟に活用できます。

ルーチンが消失した場合は、解除するのを忘れないようにしましょう。

通知を設定する

通知を設定しておくことで、タスクの処理漏れを防ぐことができます。タスク管理を行う場合は多くのものを抱えていることが多いため、それらを目視で確認するのは手間がかかる上に見落としも生じてしまうでしょう。

通知を設定するには、タスクの詳細画面で「アラーム」にチェックを入れます。これで設定した時刻になると自動的にアラームが通知されるため、タスクの処理漏れや優先順位の確認などを行えるわけです。

注意点として、設定した通知はOutlookが起動している間のみ有効であることが挙げられます。ソフト上で設定したものはソフトが起動していないと無効であるという当たり前の話ですが、意外と見落としやすいので注意しましょう。

Outlookを常に起動しておく癖をつけることで回避可能です。

機能について学ぶ

Outlookに限った話ではありませんが、ソフトやシステムに搭載されている機能を学ぶことで、より高度な使い方ができるようになります。全ての機能を理解するのは難しいかもしれませんが、自分が必要としているものとその周辺はしっかりと把握しておきましょう。

機能を効率的に学ぶコツとしては「自分が何をしたいのかを明確にする」ことが挙げられます。機能ベースで学ぶ場合はマニュアルを最初から最後まで熟読する必要がありますが、やりたいことベースで学ぶ場合は必要箇所のみで事足りるからです。

労力を節約できる上に、やりたいことはしっかり実現できるでしょう。加えて、それが成功体験になり学習意欲を増進させてくれる可能性も期待できます。

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まとめ

MicrosoftOutlookは、汎用OSであるWindowsや定番オフィスアプリであるOfficeシリーズを開発しているMicrosoftによる多機能メール管理ソフトです。導入することでメールを効率的に管理できるのに加え、簡易的なスケジュール管理やタスク管理も可能です。

個人のタスク管理に関してはOutlookで十分なケースもありますが、複数人で分かりやすいタスク管理がしたい場合は不十分かもしれません。そのような場合は他のタスク管理専用ソフトの導入を検討しましょう。

同じMicrosoft社が開発しているPlannerやProjectであれば、Outlookとの連携も可能なのでおすすめです。