

記事の監修
S.Sato
記事の監修
S.Sato
マネジメント&イノベーション事業部 開発部/2グループ グループマネージャー
資格:Microsoft Office Specialist Master 2007、ITパスポートなど
2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。
それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。
IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。
趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。
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目次



例えば、サーバーの利用状況を示すCSVファイルや売上げデータのCSVファイルを、Excelファイル内の計算式によって自動計算し新たなExcelファイルを生成して別名で保存する、というフローを自動化できます。
また、Excelの請求データをフォーマットの決まった別のExcelファイルの請求書へ転記して希望の場所に自動的に保存することもできます。この場合、請求書のExcelファイルを保存する時にファイル名に日付を付けて自動的に保存することも可能です。
Power Automateで業務の自動化を行って、社内の業務改善を行ってみてはいかがでしょうか?
今回はファイルが添付されたメールを受信した時に、Share Point上に作成したExcelファイルに、添付ファイルのデータが自動で追加転記をされていくというフローの作成方法を具体的に紹介してきますね。



1. Power Automate 新しいフローを作成
1-1. 「マイフロー」を選択
1-2. 「自動化したフロー」を選択
1-3. 「フロー名」を入力
2. 「新しいメールが届いたとき」の設定
3. 変数の作成
3-1. 変数「コンテンツ」の作成・変数「空白の削除」の作成
3-2. 変数「改行」の作成
3-3. 変数「列配列」の作成
4. 「添付ファイルの取得」アクション
5. 「ファイルの作成」アクション
6. 「ファイルコンテンツの取得」アクション
7. 変数「コンテンツ」に「ファイルコンテンツの取得」で得た情報を入れる
8. 変数「空白の削除」で「コンテンツ」の余計な空白の削除
9. 変数「列配列」を改行させる
10. Apply to eachを作成し全行を改行させるようにループさせる
11. 変数の値を表に入れる
12. csvの不要箇所の削除
13. 作成したフローの保存
14. テストのやり方
14-1. 「フローのテスト」の設定
14-2. テストの待機状態
14-3. テスト実行
14-4. フローの実行結果
14-5. 結果
補足.二つ添付した場合
今回はSharePointにファイルを作成し説明いたします。このファイルに添付ファイルの情報が記載されます。

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また、特定の差し出し人からメールが届いた時にフローが起動されるようにするには、「差出人」に該当メールアドレスを入力したり、件名でフィルターをかけることができます。
詳細は「Learn 新しいメールが届いたとき (V3)」を参照してください。

「コネクタとアクションを検索する」に変数と入力し検索結果の「変数を初期化する」を押下します。

種類を「文字列」で指定します。値は無記入で問題ありません。同じ要領で「+新しいステップから」「変数を初期化する」、変数に使用する名前を「空白の削除」で作成します。


■「・・・」を押下し名前の変更を押下します。名前の箇所が記入出来るようになるので、アクションの名前を記入しエンターキーを押下します。

「コネクタとアクションを検索する」に「変数」と入力し検索結果の「変数を初期化する」を押下します。
変数の名前を「改行文字」とします。種類は「文字列」を指定、値に一回だけ改行(リターンキー押下)をします。

「コネクタとアクションを検索する」に「変数」と入力し検索結果の「変数を初期化する」を押下します。
変数の名前を「列配列」とします。種類は「アレイ」を指定します。

作成すると「Apply to each」が自動的に挿入されますが、これは添付ファイルが複数だった場合に全て保存するようにするために自動で作成されます。
1.メッセージIDに動的なコンテンツの「新しいメールが届いたとき 」内に有る「メッセージID」を選択します。
2.同じ様に添付ファイルIDに動的なコンテンツの「新しいメールが届いたとき 」内にある「添付ファイルID」を指定します。

1.「+ 新しいステップ」から「ファイルの作成」アクションを作成します。
2.「サイトのアドレス」を、保存するサイトのパスにします。押下すると候補箇所がドロップダウンから選択できます。
「フォルダーのパス」に保存する箇所のパスを記載します。フォルダーのマークから指定していく事も可能です。
3.「ファイル名」にファイルの名前を記載します。(添付ファイルと同じにする場合は動的なコンテンツの「添付ファイルの取得」アクション内に有る「名前」を選択します。)
4.「ファイルコンテンツ」に動的なコンテンツの「新しいメールが届いたとき 」内に有る「コンテンツのバイト数」を選択します。

サイトのアドレスはコピーファイルを作成したサイトを指定します。
ファイル識別子に動的なコンテンツ、「ファイルの作成」内に有る「id」を選択します。

名前を押下すると、初期化した変数の名前がドロップダウンで表示されます。
「コンテンツ」を指定し、値に動的なコンテンツ、「ファイルコンテンツの取得」内に有る「ファイルコンテンツ」を選択します。

名前を押下すると、初期化した変数の名前がドロップダウンで表示されます。
「空白の削除」を指定し、値を押下します。
=====
以下、式を入力します。
trim(variables(‘コンテンツ’))
=====

■式にtrimと入力、動的なコンテンツを押下し、変数「コンテンツ」を選択することでこの式を作成することが出来ます。

名前を押下すると、初期化した変数の名前がドロップダウンで表示されます。
「列配列」を指定し、値を押下します。
=====
以下、式を入力します。
split(variables(‘空白の削除’),variables(‘改行文字’))
=====

■式にsplitと入力、動的なコンテンツを押下し、変数「空白の削除」、「改行文字」を選択することでこの式を作成することが出来ます。


変数の設定アクションを作成し、名前に「列配列」を指定します。
=====
以下、式を入力します。
split(items(‘全行ループ’),‘,’)
=====


場所、ドキュメントライブラリ、ファイルは事前準備で作成したファイルの場所、ファイル名を指定してください。
作成したファイルを入れるとテーブルにExcel内に有るテーブルを選択できるようになります。
今回このExcelファイルに有るテーブルの情報は下記になり、それぞれに「列配列」の値を入れていきます。
申請者:variables(‘列配列’)[0] |
メールアドレス:variables(‘列配列’)[1] |
作業予定日:variables(‘列配列’)[2] |

場所、ドキュメントライブラリ、ファイルは事前準備で作成したファイルの場所、ファイル名を指定してください。
作成したファイルを入れるとテーブルにExcel内に有るテーブルを選択できるようになります。
「キー列」に値のキーとなる情報をドロップダウンから選べるので指定します。
今回は「メールアドレス」を指定しました。
「キー値」に削除する行の値を入力します。メールアドレスの列にメールアドレスの表記が有る行を削除したいので、「メールアドレス」を指定します。





宛先に自分のメールアドレスを指定し、csvファイルを添付、メール送信をします。









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