Business Efficiency Cost Reduction エンジニアブログ

Power Automateで簡単にTeamsに会議リマインダーを送信！

記事の監修

S.Sato

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S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部開発部/ユニット1 サブリーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Contents

目次

こんな経験はございませんか？

うっかりして会議出席を忘れてしまったことがある。

毎日が忙しくて、次の会議の確認ができない日も多々ある。

準備ができていない状態で会議が始まってしまい、バタバタしてしまったことがある。

全てPower Automateで簡単に解決できます！

PowerAutomateを使って、Outlookの「予定リマインド」をTeamsチャットへ自動通知する方法をご紹介します。
テンプレートが多数用意されているので、プログラミングの知識が一切なくても、コーディング不要で直感的に作成可能です。
また、一度設定してしまえば、自動でスケジュールのリマインドができますので、「うっかりして会議出席を忘れていた・・」なんてことも防げます！
では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。

完成イメージ

フロー

完成すると下記のようなフローになります。

使用例

会議の約10分前になるとTeamsに通知が届きます。

新しいフローを作成

フローの選択

「Power Automate」を開き、「マイフロー」を選択。「＋新しいフロー」から「自動化したクラウドフロー」を選択します。

フローの設定

「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「会議リマインダー」と入力します。
「フローのトリガーを選択してください」の検索窓にに「予定」と入力し、「予定しているイベントが間もなく開始されるとき（V3）」を選択します。
入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。

トリガーの設定

「予定しているイベントが間もなく開始されるとき（V3）」アクションが追加されますので、「カレンダーID」の枠内から「予定表」を選択。
さらに「詳細オプションを表示する」を押下します。

何分前に通知が届くかを設定する

「予定しているイベントが間もなく開始されるとき(V3)」が表示されるので「ルックアヘッドタイム」の枠内を15から任意の数字に変更します。
※15だと15分後に通知が届きます。こちらでは例として10と入力します。

日時の設定

日時の設定を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。

アクションの選択（日時）

「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「日時」を入力し、「タイムゾーンの変換」を選択します。

基準時間の設定

「タイムゾーンの変換」アクションが追加されますので、「基準時間」の枠内を選択し、「開始時刻」を選択します。

タイムゾーンの設定

「変換元のタイムゾーン」の枠内を選択し、「（UTC）協定世界時」を選択します。

さらに「変換先のタイムゾーン」の枠内を選択し、「（UTC+09:00）大阪、札幌、東京」を選択します。

時間表記の設定

「書式設定文字列」の枠内を選択します。

こちらでは「21:15」というように表示させたいため、「カスタム値の入力」を選択し、直接「HH:mm」と入力します。

「Teams」との連携

「Teamsの設定」を行うため、「+新しいステップ」を選択します。

アクションの設定（Teams）

「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。

投稿先とメールアドレスの入力

「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿」の枠欄から「Chat with Flow bot」を選択し、
Recipient」の枠欄に自身のメールアドレスを入力します。
※「投稿者」の枠内の「フローボット」は最初から入力されています。

メッセージの設定

「Message」の枠欄に直接文章を入力します。この文章はリマインダーとして通知されるメッセージになります。
こちらでは例として以下のように入力しています。
【予定時刻】
・開催時刻：

変換後の時間を選択

「タイムゾーンの変換」から「変換後の時間」を選択し、・開催時刻：の後ろに配置します。

件名を選択

「件名」を選択し、開催時刻：の下の行に追加します。
以下の図が完成例です。
※「件名」が表示されていない場合は「もっと見る」を押下してください。

フローの保存

フローを保存するために、「保存」を選択します。
その後、「フローを開始する準備ができました。テストすることをお勧めします」というメッセージが表示されることを確認してください。

動作確認

動作確認を行います。
「Outlook」を開き、「カレンダー」を選択し、任意の時間を選択。タイトルや時間を指定し、保存して閉じるを選択します。
※すぐに確認したい場合は、余裕を持たせて現在の時間から15分程後の時間に設定することを推奨します。

次にカレンダーに予定が追加されたことを確認します。
その後、指定した時間の約10分前に通知が届くことを確認します。
※PowerAutomateにフローを登録して間もない時は5、6分前に通知が届くことがあります。

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Microsoftを導入してコスト効率をよくしたい

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Business Efficiency

January 3, 2024

Power Platform でローコード開発を実現！

Power Platform でローコード開発を実現！ Power Platform とは？ Microsoft 社が提供する5つのアプリケーションの総称で、これらは共通して「ローコード開発できる」ことがコンセプトになっています。そもそも「ローコード」とは？ゼロからコーディングを行うよりも少ないプログラムコードで開発ができるという開発手法です。ローコードでの開発のメリットとは？ ■高い汎用性と拡張性ローコードプラットフォームの多くは、簡単なコード記述でプログラム構築できることに加え、コーディングが可能なのでユーザー裁量で自由な機能を実装することが可能です。 ■既存システムとの連携が可能ローコードツールは、他のソフトウェア・システムと連携できる機能が最初から搭載されています。連携機能を利用してコーディングを行えば、既存システムとの連携も可能です。 Power Platform の5つのアプリケーションとは？ Power BI さまざまなデータを迅速に分析・可視化するアプリケーションです。エクセルや CSV ファイル以外にもさまざまなデータベースと連携ができ、データ入力や分析に関する負荷を減らしつつ、豊富なグラフを用いたダッシュボード形式でビジネスの状況を素早く把握できます。詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/getting-started-with-power-bi/ Power Apps ローコード開発のアプリケーションです。テンプレートが豊富に用意されており、ドラッグ＆ドロップの簡単操作でアプリ構築が可能です。Microsoft 製品を導入している企業であれば、既存システムと同様の感覚で使用・導入できるため教育コストが削減できます。詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerapps.microsoft.com/ja-jp/ Power Page Power Platformと連携可能なビジネス向けのWebサイトが作成できるアプリケーションです。テンプレートのカスタマイズなどの簡単な操作で感覚的に触ることができるため、プログラミングの知識がない方でもページやコンテンツを作成することができますし、複雑なWebサイトを作成したい場合は、コーディングすることも可能です。詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerpages.microsoft.com/ja-jp Power Automate プログラミングが出来なくてもタスクやプロセスを自動化するプロセスを提供するアプリケーションです。例えば、メールの添付ファイルをOneDrive for Businessに自動保存させたりなど、あらかじめ決められた条件に基づく自動化を実現できます。プログラミングに苦手意識がある方でも、GUI からパーツを並べていくだけで、簡単にワークフローを作ることが出来ます。詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/ Power Virtual […]

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April 1, 2024

SharePointで情報共有を効率化するには？SharePointできることを丁寧に解説

SharePointを活用することで、情報共有を効率化できます。この記事では、SharePointの概要やメリット、SharePointで何ができるのかについて解説します。 SharePointとはどのようなサービスか SharePointとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、SharePointの概要について解説します。チームでの情報共有を効率化する SharePointを活用することで、チーム内の情報共有を効率化できるでしょう。オンラインで業務を行う場合は情報共有のスムーズさが重要になりますが、SharePointによってその点を改善できるわけです。情報共有ツールにはさまざまなものがありますが、何故SharePointなのでしょうか。詳しくは後述しますが、主にチームにおける情報共有に優れていること、そして他のMicrosoft製品と連携しやすいこと等が利点として挙げられます。 Microsoft365に加入すれば使える SharePointを利用する方法としては、Microsoft365への加入が一般的です。Microsoft365は、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社が運営しているサブスクリプションサービスです。 Microsoft365に加入することでWordやExcelといったオフィスアプリの他、コミュニケーションのためのTeamsやクラウドストレージ等を利用できます。SharePointだけでなくMicrosoft製品全般を活用したい場合は、Microsoft365への加入をおすすめします。 SharePoint単体で契約することも可能ですが、安価な分Microsoft365ほど包括的な利用はできません。具体的には、独自の法人メールの利用やセキュリティ面等が挙げられます。 OneDriveとの違い OneDriveは、Microsoftが運営しているクラウドストレージサービスです。クラウドストレージを使うことでオンライン上での情報共有に役立ちますが、ではOneDriveのような一般的なクラウドストレージとSharePointはどのように異なるのでしょうか。まず挙げられるのは、個人利用か組織利用かという点です。OneDriveのような一般的なクラウドストレージは原則的に個人で利用する前提で作られているため、情報共有を行う場合も「個人と個人」という想定になります。対して、SharePointのようなチーム向け情報共有ツールはまず組織があり、その構成員としての個人が存在するといった前提で作られています。そのため、組織内におけるさまざまな形の情報共有が想定されており、それに沿った機能が搭載されているわけです。具体的には、次項で解説します。 SharePointを導入すれば何ができる？では次に、SharePointを使ってできることをご紹介します。SharePointには数多くの機能が搭載されていますが、組織における情報共有を行う場合は下記のようなものがメインになるでしょう。社内ポータルの作成まず挙げられるのは、社内ポータルの作成です。社内ポータルとは、企業のさまざまな情報やアプリ・ツールにアクセスするための玄関口となるサイトです。適切な社内ポータルが構築されていれば、社内のあらゆる情報や処理がそこにまとまっているため、閲覧者は必要なものを分かりやすく得られるわけです。社内ポータルの作り方にはさまざまなものがありますが、SharePointを活用すれば簡単に構築が可能です。その他の利点として、社内ポータルにアップされている情報やファイルの管理もSharePointで行える点が挙げられるでしょう。ファイルの共同編集 SharePointを導入すれば、ファイルの共同編集が可能です。ファイルを複数人で共同編集すれば単純に手が増える分、製作スピードを上げられます。また、チェック担当者と共同編集を行うことで、製作とチェックを同時に行うことができます。あるいは、チェック担当者が不在でも複数人の目が入ることによるケアレスミスの緩和が見込めるでしょう。どのような場合でも必ず共同編集した方がいいというわけではありませんが、利点が多いのは確かです。ドキュメントの管理 SharePointを導入すれば、ドキュメントの管理が効率化されます。SharePointに集約されたドキュメントを適切に分類しておけば、必要な情報を取得しやすくなるでしょう。 SharePointでは、どのような形でドキュメントの管理を行うのでしょうか。フォルダを作り関連項目をその中に入れるのは一般的なファイル管理と同様ですが、それとは別にタグやコメントを付加することができます。場合によっては、目的のファイルを探すために何層ものフォルダを行き来する必要があるかもしれません。そのような際にフォルダとは別のタグ付けをしておけば、スムーズに目的のファイルに辿り着けるわけです。また、SharePointにはバージョン管理機能が搭載されているため、ファイルのアップデート履歴を確認したりロールバックを行うことも可能です。ワークフローの構築・実行 SharePointを活用すれば、ワークフローの構築や実行ができます。SharePointで構築できるワークフローの一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。承認ワークフローを構築することにより、一般的な承認フローをSharePoint上で行うことができます。また、フィードバックの収集が必要な場合においてもSharePointでフローの作成が可能です。加えて、SharePointではタスクを三段階（アクティブ・レビューの準備・完了）に分けて管理することができます。これらの機能を上手く活用すれば、既存業務の効率化に役立つでしょう。情報の検索 SharePointには、管理しているドキュメント内の情報を検索する機能が搭載されています。ユーザーは調べたいワードを検索ウインドウに入力することで、該当する検索結果を得ることができます。一般的な検索機能と同じくさまざまな形式で絞り込むこともできるため、目的に沿ったものを見つけやすくなるでしょう。 Teamsとの連携 SharePointは、他アプリとの連携に強いのも特徴です。同じMicrosoft製品と連携させるケースが多いかと思いますが、Teamsもその一つに挙げられます。 Teamsは、Microsoftからリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを使えば遠く離れた人同士でも、チャットや通話を通してリアルタイムに情報をやり取りすることが可能です。 TeamsとSharePointを連携させれば、主にファイル管理の面で利点があります。Teamsにおける基本的なクラウドストレージはOneDriveを使うことが多いですが、それをSharePointに切り替えられるわけです。その利点は、冒頭でお話した通りです。 SharePointのメリットでは次に、SharePointのメリットをいくつかご紹介します。他製品との連携が可能まず挙げられるのは、他製品との連携が可能な点です。SharePointは単体で契約することもできますが、Microsoft365というサブスクリプションプランに加入して利用するのが一般的です。 Microsoft365に加入すると、他にもさまざまなMicrosoftアプリを使えるようになります。文書作成のためのWordや表計算のExcel、リモートコミュニケーションのためのTeams等が一例として挙げられるでしょう。 SharePointと他のアプリを連携させることでそれぞれの機能を拡張し、より便利な活用が可能になります。セキュリティに強い SharePointの利点として、セキュリティに強い点も挙げられます。オンラインで業務を遂行する機会も増えたかと思われますが、その際に重要な懸念として考えられるのがセキュリティの強固さです。セキュリティリスクを抱えたままオンラインで情報のやり取りをしてしまうと、悪意のある第三者に盗み見られる可能性があります。また、システムに侵入され機密情報が漏洩してしまうと、企業の信頼性が毀損されてしまう恐れもあるでしょう。 SharePoint（Microsoft365）を活用すれば、データの輸送時には最高クラスの暗号化を行い情報を保護することができます。また保存時にはさまざまな階層に分けてセキュリティが確保されているため、安心してデータを預けられるわけです。場所やデバイスを問わず利用できる場所やデバイスを問わず利用できるのも、SharePointのメリットです。SharePointはクラウド上で動作するアプリなので、インターネットにさえ繋がっていれば場所を問わず利用可能です。現代はワークスタイルが多様化し、さまざまな人がさまざまな場所で働くようになりました。それを可能にしたのがインターネットやモバイルデバイスの存在であり、それらを駆使したクラウド技術の確立です。 […]

Business Efficiency

January 25, 2024

Power Automateで簡単にメールが届いたらTeamsへ通知させる！

こんなお悩みはございませんか？ Outlookに来たメールを見逃し、返信が遅れてしまうことが多々ある。 Teamsを活用しているため、ついついメールのチェックを忘れがちになってしまう。 OutlookもTeamsも両方を確認するのが面倒なのでTeamsで一元管理がしたい。全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを利用して、Outlookに来たメールの受信をTeamsに通知することができます。テンプレートが多数用意されているので、プログラミングの知識が一切なくても、コーディング不要で直感的に作成可能です。また、この方法を用いればTeamsの確認だけで良くなるので、業務効率を上げることができます。では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。完成イメージフロー完成すると下記フローのようになります。使用例メールが届くと以下のようにTeamsに通知が届きます。 Power Automate 新しいフローを作成フローの選択「Power Automate」を開き、「マイフロー」を選択します。次に上部にある「＋新しいフロー」から「自動化したクラウドフロー」を選択します。フローの設定「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「Teamsでのメール通知」と入力します。「フローのトリガーを選択してください」に「outlook」と入力し、「新しいメールが届いたとき（V3） Office 365 Outlook」を選択します。入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。トリガーの設定「新しいメールが届いたとき（V3)」のアクションが表示されます。詳細オプションを表示すると差出人に該当メールアドレスを入力したり、件名でフィルターをかけたりなど、細かい設定が行うことができます。特に設定を行わない場合は、4. 「Teams」との連携に進んでください。 ※詳細は「Learn 新しいメールが届いたとき (V3)」を参照してください。 Learn新しいメールが届いたとき (V3) https://learn.microsoft.com/ja-jp/connectors/office365/#%E6%96%B0%E3%81%97%E3%81%84%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%81%8C%E5%B1%8A%E3%81%84%E3%81%9F%E3%81%A8%E3%81%8D-(v3) 「Teams」との連携 Teamsとの連携を行うため、「+新しいステップ」を選択します。アクションの選択「操作を選択してください」と表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。アクションの設定これからTeamsから通知を送る機能を設定していきます。「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿先」の枠内から「Chat with Flow bot」を選択します。「Recipient」の枠内に自身のメールアドレスを入力します。「Message」に「件名」や「本文」などを追加します。また、Teamsのチャットには25KBという制限があるため、本文が長いと通知が送られてこないことがあります。 […]

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Business Efficiency

January 12, 2024

SharePointとは？SharePointの機能や使い方を徹底解説！

SharePointとは？ SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。 SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること SharePointでできることについてご紹介します。ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。 SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。 SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。 SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。 SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。 SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。 […]

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January 12, 2024

Microsoft Dynamics 365とは？その概要を分かりやすく徹底解説！

Dynamics 365とは？ Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。 Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。 Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。 Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。 Dynamics 365の強みや導入メリット？ Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。同じ Microsoft 製品ですので、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]

Business Efficiency

January 3, 2024

仕事の時短を実現する！エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術！

業務効率化とは業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。そうは言っても、そんな簡単なことではありません。「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」そんな風に感じている人もいると思います。でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。タスク管理業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。例）スパイスカレーを作る場合例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える緊急かつ重要なタスク最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。緊急だが重要度は低いタスク緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。緊急ではないが重要なタスク緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。緊急でもなく重要でもないタスク緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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