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Power Automateで簡単にSharePointデータのバックアップを自動化！

記事の監修

S.Sato

記事の監修

S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部開発部/ユニット1 サブリーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

Contents

こんなお悩みはございませんか？

バックアップを毎回手動で行っていて時間がかかる

低コストでマルウェアやウイルス攻撃によるリスク対策を叶えたい

ユーザーの誤操作によるデータ消去のリスクがある

全てPower Automateで簡単に解決できます！

Power Automateを利用して、 SharePointのデータを自動で定期的にバックアップすることができます。
定期的なデータバックアップを行っていれば、万が一データの消失や破損が起こっても、すぐに復元可能です。
業務を途切れずに継続させることができるため、
事業の損害や顧客からの信頼の損失を最小限にとどめられるでしょう。
また、自動バックアップを設定することで、作業量が削減され、業務の効率を上げることもできます。
では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。

作成するフローの全体図

これから作成するフローの全体図です。

SharePoint Onlineでサイトを作成

バックアップ用のSharePoint Onlineのサイトの作成をします。
「＋サイトの作成」を押下します。
次に「チームサイト」を選択してください。

テンプレートを選択

任意のテンプレートを選択してください。
こちらでは「標準チーム」を選択します。
次に「テンプレートを使用」を押下します。

サイト名とグループメールアドレス作成

「サイト名」を入力します。
次に「グループメールアドレス」を入力して、「次へ」を押下します。

言語の設定とメンバーの追加

「言語の選択」から日本語を選び、サイトの作成を押下します。
「メンバーの追加」でご自身のアカウントを入力して、「完了」を押下します。

サイトの作成が完了

以上の手順でバックアップが作成完了です。

Power Automateでフローの選択

Power Automateを開きます。
左サイドバーから「作成」を選びます。
一定の期間ごとにバックアップを取りたいので、「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。

スケジュール済みクラウドフローを構築する

「フロー名」と「開始日」、「時間」、「繰り返し間隔」を設定して「作成」を押下します。
今回はテストのため、繰り返し間隔を1分に設定します。

フォルダーの一覧

バックアップ先に同じ名前のフォルダーやファイルがある場合に、保存が上手くいかない事があります。
前段階として、アクションの追加から「SharePoint」と入力して、「フォルダーの一覧」を選択します。
ファイル識別子を右のフォルダーアイコンから「Shared Documents」を選択します。

アレイのフィルター処理

アクションの追加から「データ操作」を入力して、「アレイのフィルター処理」を選択します。
差出人に動的なコンテンツ「body」を選択し、値の選択に動的なコンテンツ「Name」を選択し、ドロップダウンから「次の値に等しくない」を選択して、値の選択に「Forms」と入力します。

SharePointにHTTP要求を送信

アクションの追加から「SharePoint」と入力して、「SharePointにHTTP要求を送信します」を選択します。
サイトのアドレスはバックアップ環境のURLを選択し、方法に「DELETE」を選択して、URIにはバックアップ環境のフォルダーパスを入力します。
パスは動的なコンテンツ、アレイのフィルター処理から「Path」を選択します。
その際に、Apply to eachの中に「SharePointにHTTP要求を送信します」が入りますが、誤りではないのでそのまま進めます。
前段階の処理はこちらで終了です。

フォルダの一覧

新しいステップの追加からSharePointを入力して、「フォルダの一覧」を選択します。
サイトのアドレスにドロップダウンから、本番環境を選択します。
ファイルの識別子に右のフォルダーアイコンから、「Shared Documents」を選択します。

条件の設定

新しいアクションからコントロールを選択して、「条件」を設定します。

条件の編集

条件から「+ 行の追加」をします。
値の選択に動的なコンテンツSharePointのフォルダーの一覧から「Name」を選択し、ドロップダウンから「次の値を含まない」を選択して、値の選択に「Forms」と入力します。
値の選択に動的なコンテンツSharePointのフォルダーの一覧から「IsFolder」を選択し、ドロップダウンから「次の値に等しい」を選択して、値の選択に「true」と入力します。

フォルダーのコピー

はいの場合のアクションの追加を選択します。
SharePointと入力して「フォルダーのコピー」を選択します。

フォルダーのコピーの編集

現在のサイトアドレスにドロップダウンから、本番環境のURLを選択します。
コピーするファイルに動的なコンテンツSharePointフォルダーの一覧から、「Path」を選択します。
送信先サイトアドレスにドロップダウンから、バックアップ環境のURLを選択します。
インストール先フォルダーに右のフォルダのアイコンから、「Shared Documents」を選択します。
別のファイルが既に存在する場合のドロップダウンから、「Replace」を選択します。

条件2の設定

いいえの場合にアクションの追加から、条件を選択します。
値の選択には動的なコンテンツSharePointフォルダーの一覧から「Name」を選択し、ドロップダウンから「次の値を含まない」を選択して、値の選択に「Forms」と入力します。

条件2がはいの場合

条件2がはいの場合のアクションの追加から、SharePointと入力して「ファイルのコピー」を選択します。

ファイルのコピー　

現在のサイトアドレスにドロップダウンから、本番環境のURLを選択します。
コピーするファイルに動的なコンテンツSharePointフォルダーの一覧「id」を選択します。
送信先アドレスにドロップダウンから、バックアップ環境のURLを選択します。
インストール先フォルダーに右のフォルダのアイコンから、「Shared Documents」を選択します。
別のファイルが存在する場合にドロップダウンから、「Replace」を選択します。
フローの作成は以上です。

テストの実行

フローの作成が完了したので、右上の「テスト」を実行します。

「フローのテスト」の設定

フローのテストから「手動」を選択して、「テスト」を選択します。
「フローの実行」を選択して、「完了」を選択します。

フローの実行結果

「ご利用のフローが正常に実行されました。」と表示されたので、テストは正常に完了しました。

バックアップの確認

SharePointの本番とバックアップを比較して、正常にバックアップが完了しているのを確認して下さい。
以上で、「Power AutomateでSharePointのデータのバックアップを自動化！」を終了します。

タイムスタンプ版のフロー作成

こちらでは、タイムスタンプを使って日付フォルダーを作成して、その中にバックアップを保存する場合も紹介します。
フローを修正します。「フォルダーの一覧2」、「アレイのフィルター処理」、「SharePointにHTTP要求を送信します」をApply to each2含めて削除してください。
スケジュールの更新トリガーの直下、アクションの追加からSharePointを入力して、「新しいフォルダーの作成」を選択します。

タイムスタンプ

サイトのアドレスにドロップダウンから、バックアップ環境のURLを選択します。
一覧またはライブラリにドロップダウンから、「ドキュメント」を選択します。
フォルダーのパスに「式」を選択し、下記の関数を入力して、「更新」を押下します。

フォルダーのコピーに完全パス

フォルダーのコピーのインストール先フォルダーに動的なコンテンツ新しいフォルダーの作成から、「完全パス」を選択します。

ファイルのコピーに完全パス

ファイルのコピーのインストール先フォルダーに動的なコンテンツ新しいフォルダーの作成から、「完全パス」を選択します。
設定を修正しましたので、テストに移ります。

タイムスタンプ版フローの実行結果

テストをして、フローは正常に完了しました。

バックアップの確認

SharePointの本番とバックアップを比較して、正常にバックアップが完了しているのを確認して下さい。
以上で、タイムスタンプ版フローを終了します。

まとめ

・保存するフォルダーの階層の深さも、第三階層程度までは確認しており、問題なくバックアップは成功しています。

・タイムスタンプを用いて日付フォルダーを作成して、その中にバックアップを保存する場合も紹介しています。

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Business Efficiency

January 12, 2024

Teamsでタスク管理がしたい！そのための方法やポイントについて解説

MicrosoftTeamsとは？ MicrosoftTeamsとは、どのようなソフトウェアなのでしょうか。まずは、MicrosoftTeamsについて解説します。 Microsoft社によって提供されているグループウェア Teamsは、Microsoft社によって提供されているグループウェアという位置づけです。Microsoftは、汎用OSであるWindowsや高機能ビジネスアプリであるOfficeなどを手掛けていることでも有名でしょう。グループウェアは、企業内のコミュニケーションをスムーズにして業務効率化を達成するためのツールです。具体的な機能としてはチャットや音声通話、ファイルの共有などが挙げられるでしょう。基本はサブスクリプションプランを契約して使う MicrosoftTeamsは、基本的にサブスクリプションプランを契約して使う形になります。基本的に買い切りでの提供はないため、Teamsを使いたい場合は該当のプランに加入する必要があるでしょう。一般法人向けプランとしては、下記のようなものが用意されています。それぞれ価格やできることが異なるため、自社に合ったプランに加入する必要があります。無料で利用することも可能 Teamsは基本的に有償のサブスクリプションプランに加入して使う形になりますが、無料版も用意されています。有償版と比較すると機能にさまざまな制限が加えられていますが、人によってはこれで十分というケースもあるかもしれません。具体的には、同時にチャットできるユーザー数が少なかったりストレージ量が少ないなどが挙げられます。また、Teamsに限った話ではありませんが、無料版と有料版ではセキュリティの強固さにも差があることが多いため、その点はしっかりと確認した上で利用しましょう。 Teamsを使うと何ができる？続いて、Teamsを使うと何ができるのかを解説します。さまざまな使い方ができるTeamsですが、大まかに下記のようなものがメインになるでしょう。チャットや通話などのコミュニケーションまず挙げられるのは、チャットや通話などのコミュニケーション機能です。これらを利用することでその場にいないメンバーともリアルタイムでコミュニケーションすることができ、時間のロスを防げます。加えて、社内コミュニケーションの活性化や情報共有のしやすさといったメリットもあるでしょう。リモートワークにはもちろん、一般的なオフィスワークにおいても有用です。ファイルの共有や共同編集次に挙げられるのは、ファイルの共有や共同編集のための機能です。業務でデジタルデータを扱うことも多いかと思いますが、デジタルデータの利点は複製や共有が容易な点にあります。ワンボタンで全体及び部分をコピーすることができますし、同じく簡単操作で複数人と共有することもできるでしょう。ITによる業務効率化が重要視されている現代においては「情報やファイルをいかに効率的に共有するか」が求められている節もあるのではないでしょうか。また、複数人でファイルを共同編集することも可能です。それにより作業スピードが格段に向上したり、確認の手間を省略できるメリットを得られます。 Microsoft365アプリとの連携 Teamsは、同じMicrosoft社がリリースしている多くのアプリとの連携が可能です。業務にWordやExcelといったOfficeアプリを利用している人も多いかと思いますので、それらをシームレスに活用できるのは効率的でしょう。作成したファイルを共有することもできますし、Teamsで繋がっているメンバーと共同編集することもできます。通話したままファイルを共同編集することで、細かな確認や処理を同時に行えるわけです。 Teamsでタスク管理するメリットでは次に、Teamsでタスク管理するメリットについてお話します。Teamsを活用してタスク管理を行うと、どのような利点があるのでしょうか。情報を一元的に管理できるまず挙げられるのは、情報を一元的に管理できる点です。一元管理とは「分散しているものを一箇所に集めて管理すること」であり、情報を一元的に管理することで下記のようなメリットが得られます。情報を一元管理することで、常に正しい情報を得られるようになります。情報がさまざまな場所で分散管理されていると似たようなデータが乱立することになり、どれが正しいものかが不明確になるからです。また、一元管理によりリアルタイム性を高めることもできるでしょう。データベースが一元的であれば、情報や値が変更された際にすぐに反映されることが期待できるからです。そして、必要な情報を必要なタイミングで取得しやすくなるのもメリットです。情報が一箇所に集まっていると、そこを検索すれば必要なものが見つかるからです。共有が容易 Teamsでタスク管理することにより、情報の共有が容易になります。チャットや音声通話を利用して遠くにいる人とも瞬時にコミュニケーションを行えますし、簡単操作でファイルの共有も可能です。正しい情報が組織の隅々まで行き渡ることにより、下記のようなメリットが得られるでしょう。業務の属人性を下げることで、特定人員に依存しない業務フローを構築できます。それにより、顧客対応を均一化させることができ、スピーディーな処理や顧客満足度の向上が期待できるでしょう。そして、情報が組織全体に瞬時に行き渡ることによる生産性の安定化も見込めます。現代は業務で取り扱う情報量が多くなっているため、これらをいかに効率的に共有できるかが鍵となっています。さまざまなデバイスで使える Teamsはさまざまなデバイスで使うことができるため、タスク管理の効率化が促せるでしょう。自宅やオフィスからはPCで閲覧し、出先からはタブレットやスマホから確認が可能です。ちょっとした空き時間を有効に使えるようになり、細かな部分での生産性向上が期待できます。また、Teamsのようなコミュニケーションアプリの画面を頻繁に開く習慣を周知することで、情報の取り漏れなどをなくせます。ワークスタイルが多様化している時代だからこそ、各デバイスへの柔軟な対応が求められるわけです。 Teamsでタスク管理する方法では次に、Teamsでタスク管理する具体的な方法について解説します。Teamsはさまざまなアプリと連携可能なアプリなので色々なやり方が考えられますが、まずは下記のような方法を試してみてはいかがでしょうか。 Microsoft Plannerを使いチームのタスクを管理する同じMicrosoft社からリリースされているPlannerと連携させることで、基本的なタスク管理が可能です。Plannerを使うことで詳細なタスク管理ができるようになり、生産性の向上が見込めるでしょう。 TeamsからPlannerを使うには、TeamsにTasksアプリを追加する必要があります。いくつかのやり方がありますが、検索バーから探すのが早いでしょう。 TeamsにTasksアプリを追加することで、Plannerで自身に割り当てられたタスクや共有プランを見ることができるようになります。 Microsoft To‐Doを使い個人のタスクを管理する Microsoft To‐Doを使うことで、個人のタスクを管理することができます。作成したタスクに対してスケジュールや一覧を設定したり、共有することが可能です。 ToDoは、Plannerと補い合うような使い方ができるのが特徴です。Plannerが主にチームのタスクを管理するアプリなのに対し、ToDoは個人のタスク管理に適したツールだからです。 Tasks in Teamsで管理を一元化する […]

Business Efficiency

April 3, 2024

Microsoft 365とは何か？概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説

Microsoft 365は、Microsoftが提供しているOfficeアプリ利用のためのサブスクリプションです。この記事では、Microsoft 365とはどのようなものか、そのメリットとデメリット、そして各プランについて解説します。 Microsoft 365とは？ Microsoft 365とは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、Microsoft 365の概要について説明します。従来のOffice365の名前を変更したもの Microsoftは、元々Officeアプリをクラウドで使うことのできるOffice 365というサービスを行っていました。Microsoft 365は、Office 365の名称を変更してアップデートしたサービスになります。名前を変更した理由としては、「サブスクリプションで利用できるものやメリットの範囲をより明確にするため」とされています。あくまで想像ですが、Office 365という名称だと従来の買い切りOfficeアプリケーションと混同され、何かしら問題が起きてしまったのかもしれません。サブスクリプション方式でOfficeアプリが使える Microsoft 365を契約すると、サブスクリプション方式でOfficeアプリを使うことができます。WordやExcelといった定番ソフトを業務で活用している企業も多いのではないかと思いますが、最新のアプリやサービスを利用するためにはMicrosoft 365を利用するのが有力な選択になるでしょう。今のところ（2023年8月）Microsoft Storeなどで買い切りのOfficeアプリを入手することもできますが、Microsoft自体はサブスクリプションサービスを推奨している節があります。企業の利益を最大化するためという目論見も当然あるでしょうが、クラウドで利用できるMicrosoft 365はさまざまな面からユーザビリティの高いサービスとも言えるでしょう。ファイルの共有やビデオ通話なども可能 Microsoft 365を契約するとOfficeアプリだけでなく、クラウドストレージを活用したファイル共有やビデオ通話などを行うこともできます。一人で作業するのであればファイルの共有や他者とのコミュニケーションは必要ありませんが、一般的なビジネスは複数人でチームを組んで行われます。その場合、誰かが作成したファイルやデータをスムーズに共有すること。また、テレワークなどで距離が離れている場合でも円滑にコミュニケーションを図れることが求められるでしょう。一般的には、ファイル共有にもビデオ通話にもツールの導入が必要です。しかし、Microsoft 365の法人向けプランを契約すればチームワークとコミュニケーションのためのサービスを利用することができるため、改めて別のツールを導入する必要がありません。新機能のCopilot Proがサブスクリプションで使える Microsoft 365の有料プランを導入している場合、新機能のCopilot Pro（コパイロットプロ）が個人または企業で使用できるようになりました。 Copilot ProはWord、Excel、PowerPointなどのアプリと連動して、業務を効率化し、生産性を向上させるAIアシスタントです。たとえば、Wordでは下書きの作成やテキストの編集、Excelではデータ分析やグラフの作成、PowerPointではプレゼンテーションの作成といった作業をアシストしてくれます。使用するには、Copilotのサブスクリプション契約（または年間契約）が必要です。個人ではCopilot Pro、企業ではCopilot for Microsoft 365が利用できます。Copilot for Microsoft 365は、2024年2月からモバイルアプリでも使えるようになっています。〇Microsoft Teamsに関する詳しい内容は、以下の記事で解説しています。 Microsoft 365の代表的な機能とは Microsoft 365にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここでは、Microsoft 365の代表的な機能について、「家庭向け」「一般企業向け」「大企業向け」という3つのカテゴリーに分類したプランごとに紹介していきます。家庭向けプランまずは、「家庭向けプラン」に搭載されているMicrosoft 365の機能について紹介します。家庭向けプランはその名の通り、一般家庭に設置しているパソコンでMicrosoft 365を利用することを想定して作られたプランです。そんな家庭向けプランにおける代表的な機能は以下の通りです。 […]

Digital Transformation

January 12, 2024

導入前に知っておきたい。デジタルトランスフォーメーション(DX)の進め方

デジタルトランスフォーメーションが求められている背景なぜ今デジタルトランスフォーメーションが求められているのでしょうか。まずは、その背景を探っていきましょう。スマホやデジタル化による消費行動の変化一つ目の理由は、スマホや情報のデジタル化により、顧客の消費行動に変化が生じた点が挙げられます。インターネットやEコマースがなかった時代、顧客は店舗やサービス提供者の元に直接おもむき、そこで商品情報を得て購買の判断を行っていました。商品の情報は提供者からもたらされることが多かったため、多角的な視点を持つことが難しかったといえるでしょう。一方、現代はインターネットやスマホの登場により、消費者は自分の欲しい商品やサービスについて多くの情報を得ることができるようになりました。メーカーからもたらされるものはもちろん、実際に商品を購入して使ってみた人の感想や識者のレビューなど、大量かつ多角的な情報を得てから購買判断を行っています。そのような市場においては、より消費者のニーズに合わせたきめ細やかな商品やサービスを提供することが求められます。デジタルトランスフォーメーションにより顧客のニーズを深く把握し、その一助とするわけです。働き方改革やテレワークの推進働き方改革による労働時間の短縮、またテレワークの推進などによってもデジタルトランスフォーメーションが求められています。労働時間を短縮するからといって売上や利益まで下げるわけにはいかないため、より少ないリソースで大きな結果を出さなければなりません。また、テレワークを行うにあたっても業務のデジタル化が必須です。従来のオフィスワークであれば書類や資料を紙ベースで管理することも顔と顔を合わせたコミュニケーションを行うこともできましたが、テレワークにおいてはデジタル化された資料やコミュニケーションをうまく活用していく必要があります。事業への持続性や再現性の要求最後に挙げられるのは、事業への持続性および再現性の要求です。「持続性」という言葉はトレンドワードでもありますが、意味としては「長持ちする」「長期的な視点がある」になるでしょう。持続性のある事業とは、「長期的な視点から構築されている長持ちする事業」のことです。ビジネスで利益を産む方法は数多くありますが、中には短期的にしか効果の出ないものもあれば、短期では効果は見込めないものの長期的な期待値が大きいものもあります。そういった持続性の高い事業、そして成功確率の高い再現性のある事業スタイルを構築するために、デジタルトランスフォーメーションが求められています。従来のIT化とデジタルトランスフォーメーションの違いでは、次に従来のIT化とデジタルトランスフォーメーションの違いについて解説します。両者はよく似た言葉ですが、一体どのような違いがあるのでしょうか。 IT化はデジタル機器を活用し業務を効率化することに重点が置かれていた基本的に、IT化という言葉は「デジタル機器を用いて業務効率化を促すこと」と定義されることが多いのではないでしょうか。主体はあくまでデジタル機器であって、それらがもたらすさまざまな効果により業務効率化を進めようといった取り組みです。効果測定はもちろん行われるものの、どちらかというとIT機器の導入が主目的となりがちです。IT機器導入による効果データがあまり出揃ってない時代にスタートしたためでもあるでしょう。デジタルトランスフォーメーションはIT機器を導入して終わりではないデジタルトランスフォーメーションにおいてもIT活用を行うことは変わりませんが、IT化と比較すると、より効果や生産性に重きが置かれた概念です。そもそもデジタルトランスフォーメーションという言葉は、経済産業省のガイドラインにより下記のように定義されています。「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」参考：https://www.meti.go.jp/press/2018/12/20181212004/20181212004-1.pdf デジタル技術を活用して得られるものは、業務の効率化にとどまりません。たとえば、「顧客にまつわるさまざまなデータを収集・分析して新商品の開発やマーケティングに役立てる」「従業員から収集したナレッジを蓄積して成功の再現性を高める」なども含まれるでしょう。企業の数だけデジタルトランスフォーメーションがある IT化という言葉がIT機器の導入という分かりやすい事象を指すのに対し、デジタルトランスフォーメーションという言葉の具体的意味は多岐に渡ります。ある企業にとっては販売戦略策定のためのIT基盤構築をデジタルトランスフォーメーションと位置づけたり、またある企業では異なる分野や手法がそれに該当するケースもあるでしょう。そのため、企業の数だけデジタルトランスフォーメーションが存在するといっても過言ではありません。明確な定義を求めすぎると逆に分かりづらくなって施策が進まない可能性もありますので、柔軟に捉えておくことをおすすめします。デジタルトランスフォーメーションのメリットでは、続いてデジタルトランスフォーメーションのメリットをご紹介します。デジタルトランスフォーメーションを推進することで、どのような恩恵があるのでしょうか。競争力が増す適切なデジタルトランスフォーメーションを進めることができれば、企業の競争力強化に繋がります。デジタルトランスフォーメーションに取り組めば、従来よりさらに詳細な情報やデータを得ることができるでしょう。それらを元に販売戦略策定や新商品開発を行えば、成果が上がりやすくなります。また、客観的な指標を多く得ることができるため、キーマンの説得にも役立つでしょう。結果として事業の成約性やスピードが上がり、競争力強化が見込めます。データや知見が蓄積されるデジタルトランスフォーメーションの進め方にもよりますが、さまざまなデータや知見が蓄積されていくこともメリットとして挙げられます。従来は顧客の大まかな行動や事業のざっくりとした進め方などを記録して蓄積していましたが、より細かな部分は現場や担当者の勘に頼るところも大きかったのではないでしょうか。デジタルトランスフォーメーションを推進すれば、ITテクノロジーを駆使して細かなデータや知見を収集し積み重ねることが可能です。それらを元に事業戦略を考えたり組織運営を行うことで、直感に頼らない客観性を重視した経営スタイルを構築できるでしょう。事業に再現性をもたせることができるデジタルトランスフォーメーションのメリットとして、事業に再現性をもたせられるというものも挙げられます。再現性をもたせられるとは、たとえば社内でA事業を行い成功したノウハウをB事業に適用することで、より成功確率を高められるというイメージです。もちろん100％というわけにはいきませんが、まったくの白紙状態から行うよりは成功のための指針を得られるでしょう。デジタルトランスフォーメーションを適切に進めていればA事業を行った際のデータや市場の反応がシステムにしっかりと蓄積されているはずなので、それを参考にB事業を構築することができます。デジタルトランスフォーメーションの具体的な進め方では、どのようにデジタルトランスフォーメーションを推進すればよいのでしょうか。続いて、デジタルトランスフォーメーションの具体的な進め方をご紹介します。トップダウンで戦略を策定するデジタルトランスフォーメーションを進める際に大事なのは、原則的にトップダウンで行うことです。デジタルトランスフォーメーションをどのように定義するかにもよりますが、全社的かつ中長期的なプロジェクトになることも多いため、単一部署や担当者のみに任せるのは負担が大きくなってしまいます。ここで大事なのは、経営トップのデジタルに対する理解をしっかりと深めておくことです。デジタル領域への理解が薄いと指示が曖昧になってしまい、現場を混乱させデジタルトランスフォーメーションの進行に支障をきたしてしまう恐れがあります。現状の課題を分析する多くの会社が既にIT機器を導入しビジネスを行っているかとは思いますが、一度それらがどのように使われているかを精査しましょう。どの部分が老朽化しているのか、データは一元管理されているのか、システムの連携に問題はないか、などのポイントを確認します。その上で、導入されているシステムをどのように定義しなおすか、そして何を廃棄し何を新しくするかなどを判断します。もちろん、場合によってはシステムの入替えが必要ないケースや、全てを刷新するようなケースもあるでしょう。業務のデジタル化を行い運用するシステムの導入やワークフローの策定が完了したら、業務のデジタル化を進めます。まずは既存の事業をデジタルテクノロジーにより高度化し、それに沿ったワークフローを構築運用します。既存業務でデジタル化における十分な知見を蓄えることができれば、それを新規事業に活かすこともできるようになります。一度業務のデジタル化を行えば、二度目三度目はより負荷を逓減させ移行させることも可能でしょう。デジタルトランスフォーメーションを進める際の注意点それでは、最後にデジタルトランスフォーメーションを進める際の注意点について解説します。目的や課題を明確にするデジタルトランスフォーメーションを取り入れるにあたり、「何のために行うのか」「どのような課題を解決したいのか」を明確にしておくことが大事です。デジタルトランスフォーメーションを推進するのは当然ながらそれ自体が目的ではなく、業務効率化や生産性の向上、また何かしらの問題を解決するために行うものです。目的や課題が不明確なままだと、具体的なロードマップを描くことができません。指針が定まってないのに手だけを動かしても成果に繋がることは少なく、現場の疲弊を招くだけの結果となってしまいます。デジタルトランスフォーメーション自体は単なる一つの手法に過ぎませんので、それを取り入れて何がしたいのか？という部分が重要です。 […]

Power Automateで簡単にSharePointデータのバックアップを自動化！

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