SharePointで情報共有を効率化するには？SharePointできることを丁寧に解説

SharePointを活用することで、情報共有を効率化できます。この記事では、SharePointの概要やメリット、SharePointで何ができるのかについて解説します。

SharePointとはどのようなサービスか

SharePointとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、SharePointの概要について解説します。

チームでの情報共有を効率化する

SharePointを活用することで、チーム内の情報共有を効率化できるでしょう。オンラインで業務を行う場合は情報共有のスムーズさが重要になりますが、SharePointによってその点を改善できるわけです。

情報共有ツールにはさまざまなものがありますが、何故SharePointなのでしょうか。詳しくは後述しますが、主にチームにおける情報共有に優れていること、そして他のMicrosoft製品と連携しやすいこと等が利点として挙げられます。

Microsoft365に加入すれば使える

SharePointを利用する方法としては、Microsoft365への加入が一般的です。Microsoft365は、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社が運営しているサブスクリプションサービスです。

Microsoft365に加入することでWordやExcelといったオフィスアプリの他、コミュニケーションのためのTeamsやクラウドストレージ等を利用できます。SharePointだけでなくMicrosoft製品全般を活用したい場合は、Microsoft365への加入をおすすめします。

SharePoint単体で契約することも可能ですが、安価な分Microsoft365ほど包括的な利用はできません。具体的には、独自の法人メールの利用やセキュリティ面等が挙げられます。

OneDriveとの違い

OneDriveは、Microsoftが運営しているクラウドストレージサービスです。クラウドストレージを使うことでオンライン上での情報共有に役立ちますが、ではOneDriveのような一般的なクラウドストレージとSharePointはどのように異なるのでしょうか。

まず挙げられるのは、個人利用か組織利用かという点です。OneDriveのような一般的なクラウドストレージは原則的に個人で利用する前提で作られているため、情報共有を行う場合も「個人と個人」という想定になります。

対して、SharePointのようなチーム向け情報共有ツールはまず組織があり、その構成員としての個人が存在するといった前提で作られています。そのため、組織内におけるさまざまな形の情報共有が想定されており、それに沿った機能が搭載されているわけです。

具体的には、次項で解説します。

SharePointを導入すれば何ができる？

では次に、SharePointを使ってできることをご紹介します。SharePointには数多くの機能が搭載されていますが、組織における情報共有を行う場合は下記のようなものがメインになるでしょう。

社内ポータルの作成

まず挙げられるのは、社内ポータルの作成です。社内ポータルとは、企業のさまざまな情報やアプリ・ツールにアクセスするための玄関口となるサイトです。

適切な社内ポータルが構築されていれば、社内のあらゆる情報や処理がそこにまとまっているため、閲覧者は必要なものを分かりやすく得られるわけです。社内ポータルの作り方にはさまざまなものがありますが、SharePointを活用すれば簡単に構築が可能です。

その他の利点として、社内ポータルにアップされている情報やファイルの管理もSharePointで行える点が挙げられるでしょう。

SharePointで社内掲示板を作れば情報共有が効率化される。そのための方法を解説

SharePointとは SharePointとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、SharePointについて解説します。 Microsoft社がリリースしている企業向け情報共有のためのサービス SharePointとは、Microsoft社からリリースされている企業向け情報共有サービスです。 MicrosoftはWindowsやOfficeの開発元であり、最近ではChatGPTを手掛けているOpenAI社とパートナーシップを構築していることでも知られています。 SharePointを活用することで、インターネットを通して必要なファイルにいつでもアクセスが可能です。情報は強固なセキュリティによって保護されているため、書類を持ち出して漏洩させてしまうリスクを下げることもできます。 Microsoft365に加入すれば利用できる SharePointを利用するには、Microsoft365への加入が必要です。Microsoft365はMicrosoft社から提供されているサブスクリプションプランであり、加入することでビジネス面におけるさまざまなメリットが得られます。 具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 WordやExcelといった高機能アプリの利用 大容量クラウドストレージやメールボックス 高度なセキュリティ WordやExcelといった標準アプリを業務に利用している企業も多いのではないでしょうか。Microsoft365に加入することで、オンラインだけでなくオフラインでもこれらのアプリを利用できるようになります。 また、大容量ストレージを活用することで、さまざまなデータやファイルをクラウドに保存可能です。クラウドは高度なセキュリティによって保護されているため、情報漏洩等のリスクも下げられます。 単一的な要素ではなく、ビジネス全体を包括的にサポートしてくれるのがMicrosoft365の特徴と言えるでしょう。複数のプランが用意されているため、自身に合ったものを選べるのも利点です。 社内掲示板を設置するメリット 情報共有手法の一つとして、社内掲示板の設置が挙げられます。社内掲示板を設置することで、どのような利点があるのでしょうか。 社内の情報共有が活発化する 社内掲示板を設置することで、情報共有の活発化が期待できます。 必要な情報を掲示板に記載するだけで社内全体に情報を届けることができ、閲覧する側も好きなタイミングで取得できるからです。 集まった情報を整理すればFAQやマニュアルの代わりにもなり、従業員の教育にも役立つでしょう。「困った時はまず掲示板を確認しよう」といった文化が形成されれば教育リソースの削減と同時に、問題解決のスピード向上が見込めます。 オープンなコミュニケーションが可能 社内掲示板を設置すれば、従業員同士でオープンなコミュニケーションが可能になります。書き込んだ内容は基本的に誰でも閲覧でき、多くの場合コメントを書くこともできます。 それらのやり取りは全てオープンになるため、結果だけでなく過程を追えるのも社内掲示板の特徴と言えるでしょう。結論のみに終始するのではなく「何故こうなったか」を見ることで、異なる軸から別のアイデアが生まれることもあるかもしれません。 もちろん、オープンなコミュニケーションによる知財およびノウハウの蓄積も見込めます。 申請書等を一括管理できる 社内掲示板を設置することで、申請書等の一括管理も可能です。さまざまな申請書をデジタル化している企業も多いかと思いますが、置き場所等が分散されているといざという時に探しづらいものです。 SharePointで社内ポータルを作成し一括管理すれば、申請書が必要な際にアクセスする場所が明確になります。そちらに申請書の書き方やFAQ、提出先等を合わせて記載することで、申請業務の効率化にも繋がるでしょう。 SharePointを使って掲示板を作成する方法 社内掲示板のメリットは上述の通りですが、ではどのように設置すればいいのでしょうか。続いて、SharePointを使って掲示板を作成する方法について解説します。 ベーシックな掲示板の作成 SharePointを使ってベーシックな掲示板を作成するには、まずホーム画面からサイトに進みます。サイトから新規→アプリとクリックし、その中にある「ディスカッション掲示板」というボタンをクリックしましょう。 するとダイアログが表示されるため、掲示板の名前を入力します。掲示板の名前は、なるべく一目見ただけでテーマが分かるものが望ましいでしょう。 以上で、SharePointを使ったベーシックな掲示板の作成は完了です。誰でも簡単な操作で作成できるのがSharePointの利点です。 オプションの追加 作成した掲示板にオプションを追加することで、より便利に活用できます。追加できるオプションにはさまざまなものがありますが、ここでは「いいね機能」の追加の仕方を解説します。 まずは、サイトコンテンツの中からいいね機能を追加したいコンテンツを選択します。すると「リスト」というボタンが表示されるためそちらをクリックし、続けて「リストの設定」をクリックします。 表示された画面から「評価の設定」をクリックし、評価の設定を「はい」→有効にするエクスペリエンスに「いいね」を設定します。これで、指定したコンテンツに対して「いいね機能」が追加されました。 ルールの策定および運用 社内掲示板の作成が完了したら、ルールを策定し運用します。どのようなルールを設けるべきかはケースバイケースですが、一例として下記のようなものが挙げられるでしょう。 投稿ポリシー オプションの扱い 投稿頻度 閲覧者を不快にさせる投稿が問題なのはもちろんですが、テーマにそぐわない投稿も制限した方が無難です。また、先程ご紹介した「いいね機能」に対し、いいねを沢山集めた投稿をどう扱うか等を策定しても良いかもしれません。 そして、社内掲示板の活用を促進させる意味で投稿頻度を決めるのも手です。長い時間投稿されず、情報が蓄積されない場所を閲覧する意味はあまりないからです。 掲示板作成にSharePointを使う利点 SharePointを使って掲示板を作成する方法は分かりましたが、なぜ掲示板作成にSharePointを使うべきなのでしょうか。次は掲示板の作成にSharePointを使う利点について解説します。 簡単にポータルサイトを作成できる SharePointを使うことで、簡単に社内ポータルサイトを作成できます。社内ポータルサイトとは社内の情報が一元的にまとめられている場所であり、構築すれば情報共有の効率化が見込めるのが特徴です。 既にマニュアルやワークフローの概要、申請書等をデジタル化している企業も多いでしょう。ただそれらを分散的に管理している場合、必要に応じて見るべき箇所が異なり、業務効率を阻害してしまっているかもしれません。 社内ポータルを作成し情報を一元化することで「困った時はここを見ればいい」等の分かりやすいソリューションを提示できます。それにより、多くの面で業務を効率化できるわけです。 他Microsoftアプリとの相性が良い SharePointはMicrosoft社からリリースされているアプリなので、他Microsoft製品との相性が良いのもメリットです。業務にMicrosoft製のアプリを使っているケースも多いかと思いますので、両者の連携性が高いにこしたことはないでしょう。 SharePointと連携が考えられるアプリとしては、Teamsが挙げられます。Teamsから直接SharePointで作成したポータルに飛ぶことができれば、ポータルの閲覧や利用を促せるでしょう。 ポータルや掲示板閲覧のために別アプリを開くのは、人によっては手間に感じるからです。 セキュリティが強固 SharePointを使うにはMicrosoft365に加入する必要がありますが、それによるセキュリティの高さもメリットです。社内掲示板を設置するだけならSharePointを使わなくとも可能ですが、その場合は自前でセキュリティを構築する必要があるかもしれません。 社内からのみアクセスできるようにすれば少なくとも外部からの侵入は防げますが、利便性は下がってしまうでしょう。逆に掲示板が置かれている社内サーバーに外部からのアクセスを許可すると利便性は上がるものの、セキュリティリスクが生じるかもしれません。 Microsoft365に加入することで、強固なセキュリティを保ちつつ利便性を確保できるわけです。もちろん、自社側で適切なアクセス管理やバックアップを行うことも大事なので怠らないようにしましょう。 社内掲示板をより上手く活用するには 社内掲示板を設置することでさまざまなメリットがありますが、使い方には注意が必要かもしれません。続いて、社内掲示板をより上手く活用する方法について解説します。 適切なルールを定める まず挙げられるのは、適切なルールを定めるという点です。社内掲示板を作って設置するだけで上手くいく場合もあるかもしれませんが、基本的にルールを定めた方が適切な活用に繋がるでしょう。 具体的には、下記のようなものが考えられます。 誹謗中傷や業務に関係ない投稿の禁止 管理方法や責任の所在 セキュリティ 誹謗中傷は論外ですが、業務に関係のない投稿も制限した方がいいかもしれません。社内掲示板はその情報を必要としている人に閲覧されてこそ価値があるものなので、可能な限り価値のある情報を集約させる必要があるからです。 また「誰がどのように管理するのか」「トラブルが起きた際の責任の所在はどうするか」をあらかじめ決めることで、問題解決のスピードが向上します。そして、セキュリティ面に気を配ることで掲示板からの情報流出等を防げるでしょう。 通知機能等を上手く使う 社内掲示板を上手く活用するには、通知機能等のオプションを利用するのも一つの方法です。特定の書き込みに対して新しいコメントがついた際に通知されるよう設定しておけば、気になるトピックの情報をいち早く確認できるでしょう。 また、全社的な連絡がある場合は規定の書き込みを行い全従業員に一斉に通知することで、情報共有を行き渡らせることができます。…

ファイルの共同編集

SharePointを導入すれば、ファイルの共同編集が可能です。ファイルを複数人で共同編集すれば単純に手が増える分、製作スピードを上げられます。

また、チェック担当者と共同編集を行うことで、製作とチェックを同時に行うことができます。あるいは、チェック担当者が不在でも複数人の目が入ることによるケアレスミスの緩和が見込めるでしょう。

どのような場合でも必ず共同編集した方がいいというわけではありませんが、利点が多いのは確かです。

ドキュメントの管理

SharePointを導入すれば、ドキュメントの管理が効率化されます。SharePointに集約されたドキュメントを適切に分類しておけば、必要な情報を取得しやすくなるでしょう。

SharePointでは、どのような形でドキュメントの管理を行うのでしょうか。フォルダを作り関連項目をその中に入れるのは一般的なファイル管理と同様ですが、それとは別にタグやコメントを付加することができます。

場合によっては、目的のファイルを探すために何層ものフォルダを行き来する必要があるかもしれません。そのような際にフォルダとは別のタグ付けをしておけば、スムーズに目的のファイルに辿り着けるわけです。

また、SharePointにはバージョン管理機能が搭載されているため、ファイルのアップデート履歴を確認したりロールバックを行うことも可能です。

ワークフローの構築・実行

SharePointを活用すれば、ワークフローの構築や実行ができます。SharePointで構築できるワークフローの一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。

• 承認ワークフロー
• フィードバック
• タスク管理

承認ワークフローを構築することにより、一般的な承認フローをSharePoint上で行うことができます。また、フィードバックの収集が必要な場合においてもSharePointでフローの作成が可能です。

加えて、SharePointではタスクを三段階（アクティブ・レビューの準備・完了）に分けて管理することができます。これらの機能を上手く活用すれば、既存業務の効率化に役立つでしょう。

情報の検索

SharePointには、管理しているドキュメント内の情報を検索する機能が搭載されています。ユーザーは調べたいワードを検索ウインドウに入力することで、該当する検索結果を得ることができます。

一般的な検索機能と同じくさまざまな形式で絞り込むこともできるため、目的に沿ったものを見つけやすくなるでしょう。

Teamsとの連携

SharePointは、他アプリとの連携に強いのも特徴です。同じMicrosoft製品と連携させるケースが多いかと思いますが、Teamsもその一つに挙げられます。

Teamsは、Microsoftからリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを使えば遠く離れた人同士でも、チャットや通話を通してリアルタイムに情報をやり取りすることが可能です。

TeamsとSharePointを連携させれば、主にファイル管理の面で利点があります。Teamsにおける基本的なクラウドストレージはOneDriveを使うことが多いですが、それをSharePointに切り替えられるわけです。

その利点は、冒頭でお話した通りです。

Microsoft Teamsとは？Teamsで情報共有の圧倒的効率化を実現！

Microsoft Teams とは？ Microsoft Teams とは、マイクロソフトが提供するビジネスチャットツールです。  世界中の企業や個人に利用されており、2020年3月時点の Teams の一日当たりの利用者数は何と1億1500万人にのぼるそうです。  出典：マイクロソフト「Teams」のデイリーアクティブユーザーが1億1500万人に 近年急速にユーザー数を伸ばしている Teams ですが、実はまだリリースから2年足らずの比較的新しいサービスです。 ではなぜ Teams は、世界各地でこれだけ利用されているのでしょうか？ その理由は様々ありますが主な理由としては、機能の豊富さや使いやすさ、Microsoft製品との親和性の高さなどが挙げられるでしょう。 そして何よりも、Teams の導入で社内の生産性が向上したという事例が多いこともあります。 こういった理由から Teams は驚くべき勢いでユーザー数を獲得していますが、その一方で、実際に Teams で何ができるのか、どんな機能があるのかなどについていまいち分からないという方も多いと思います。 そんな方に向けて、Teams でできることやその特徴などをご紹介します。 Teamsでできること 個人チャット Teams では個人間でチャットを行うことができます。  情報共有や資料の共有などもチャット上で簡単に行うことができます。  いいねボタンなどのリアクション機能もついているので、忙しい時などにはチャットに対して簡単にリアクションすることが可能です。 チャネル チャネルは、グループチャットを行うための部屋です。  チームやプロジェクト毎にチャネルを作成し、必要な情報を共有することができます。  チャネルの活用方法はチームによって様々ですが、プロジェクトごとのチャットのやり取り、部署やチームごとのやり取りをメンバーに限定して行うことができます。  例えば、社内の連絡はお知らせチャネルに、インシデントやトラブル対応は緊急連絡チャネル内で行うことで、チャットの役割を明確にすることができます。  また、メンション機能を使うことで、チャネル内の特定のメンバーに対して情報を伝えることができます。  チャットと同じく、リアクション機能も備えています。  特に大人数のチャネルの場合、リアクション機能があることで反応が分かりますし、コミュニケーションをとる上でも非常に助かる機能です。 音声/ビデオ会議 個人間やグループ間で音声通話やビデオ通話を行うことができます。  Teams を利用することで、不特定多数のメンバーとビデオ会議を簡単に行うことができます。  画面共有もできるので、対面での会議と変わらぬクオリティで会議をすることが可能です。  特に、テレワーク時にはより重宝される機能です。  最近では、社外の人とオンライン商談、オンライン面接する機会なども増えており、Teams はそういったケースで活用することができます。  Wiki/ファイル共有 Teams では、ファイル共有も簡単にできます。 一度共有したファイルは、チャットまたはチャネル内のフォルダに保存されるので、必要な時にすぐにファイルにアクセスすることが可能です。 もう一つ重要な機能が Wiki です。 Wiki とは、Web上に共有ドキュメントを作成する機能です。 有名なWebサイトである「Wikipedia」もこの Wiki から由来しており、情報をまとめたドキュメントを作成・共有できるものです。 TeamsのWiki機能を使えば、様々な業務マニュアルやナレッジをチームメンバーに簡単に共有することができます。 例えば、あるプロジェクトに新人が参加する場合、プロジェクトの概要やそれに伴うツールの使い方など様々なことを教える必要があります。 そういった業務に欠かすことのできない情報を事前に Wiki でまとめておくことで、今後プロジェクトに参加するメンバーは、Wiki を読むことで素早くプロジェクトに参画することができます。 Wiki を有効を活用することで、個人のナレッジや様々な情報を社内の資産として受け継いでいくことができます。 その他のMicrosoftサービスとの連携 マイクロソフトは Teams 以外にも様々なサービスを提供しています。  マイクロソフトの有名なサービスは、下記のようなサービスが挙げられます。 Word Excel…

SharePointのメリット

では次に、SharePointのメリットをいくつかご紹介します。

他製品との連携が可能

まず挙げられるのは、他製品との連携が可能な点です。SharePointは単体で契約することもできますが、Microsoft365というサブスクリプションプランに加入して利用するのが一般的です。

Microsoft365に加入すると、他にもさまざまなMicrosoftアプリを使えるようになります。文書作成のためのWordや表計算のExcel、リモートコミュニケーションのためのTeams等が一例として挙げられるでしょう。

SharePointと他のアプリを連携させることでそれぞれの機能を拡張し、より便利な活用が可能になります。

セキュリティに強い

SharePointの利点として、セキュリティに強い点も挙げられます。オンラインで業務を遂行する機会も増えたかと思われますが、その際に重要な懸念として考えられるのがセキュリティの強固さです。

セキュリティリスクを抱えたままオンラインで情報のやり取りをしてしまうと、悪意のある第三者に盗み見られる可能性があります。また、システムに侵入され機密情報が漏洩してしまうと、企業の信頼性が毀損されてしまう恐れもあるでしょう。

SharePoint（Microsoft365）を活用すれば、データの輸送時には最高クラスの暗号化を行い情報を保護することができます。また保存時にはさまざまな階層に分けてセキュリティが確保されているため、安心してデータを預けられるわけです。

クラウドセキュリティの必要性とは？導入成功のためのポイントや注意点を解説

現代においてクラウドはなくてはならないものになりました。クラウドを活用することで業務の利便性を大きく向上させられる反面、セキュリティリスクが増してしまう可能性もあります。 この記事では、クラウドセキュリティの必要性やリスク、対策や具体的なリスクケースなどを解説します。クラウドに対する理解を深め、情報やデータの保護に努めましょう。 クラウドセキュリティを考える必要性 なぜ今クラウドセキュリティの重要性が高まっているのでしょうか。まずは、クラウドセキュリティの必要性について解説します。 クラウドコンピューティングの利用が増大している 現在では、従来のようなオンプレミス型ではなく、クラウドコンピューティングの利用が進んでいます。業務システムには大きく分けて「オンプレミス」と「クラウド」の二種類の利用形態が存在します。 オンプレミス形態は、ソフトウェアを走らせたり、データを保管する機器を自前で調達し、管理運用を自社内で行う形式です。対して、クラウドはベンダーが管理しているサーバーでソフトウェアやデータを保管し、ユーザーはそこにアクセスしてシステムを利用するやり方です。 クラウドのメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 機器を調達する必要がないので、コスト減に繋がる アップデートやメンテナンス、保守が自動で行われる セキュリティをある程度ベンダーに投げられる クラウド最大の利点としては、サーバーやストレージ機器を購入する必要がないことによるコスト減が挙げられるでしょう。システムの導入や運用にはそれなりのコストがかかりますが、クラウドを利用すれば比較的安価ですみます。 また、アップデートやメンテナンス、各種セキュリティ設定をベンダーが自動的に行なってくれるのもメリットです。オンプレミスの場合、その辺りも自分達でまかなう必要が生じます。 クラウドは便利な反面、リスクもある クラウドにはさまざまなメリットがありますが、反面デメリットやリスクも存在します。一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 システムの運用を100％コントロールできない アクセス経路管理は自社で行う必要がある クラウドシステムを利用する場合、運用を自社で100％コントロールすることはできません。ソフトウェアやデータは基本的にベンダー管理下のサーバーに保管されることになるからです。 そのため、サーバー領域のセキュリティはベンダー側で管理することになりますが、アクセス経路などの部分はユーザーが管理するのが一般的です。どのような通信網を使い、どのようなデバイスでアクセスするか、をしっかりと管理することが求められます。 クラウドセキュリティを確保しないと安全に業務を進められない クラウドに限らず、セキュリティの重要性は日に日に増しています。業務がオンラインに移行したことにより、今までには考えられなかった脆弱性が生まれるようになり、そこから被害や損失が発生しやすくなりました。 「じゃあITやクラウドを使わなければいいのでは？」と思う人もいるかもしれません。しかし、今やITやクラウドを使わず業務を進めるのは大変難しい状況です。 従来にはなかったようなリスクを抱えるのは事実ですが、それにも増して利便性や生産性の向上が見込めます。極端な話、同業他社がITやクラウドを活用して生産性を上げているのに自社だけが使っていない場合、シェアを根こそぎ奪われてしまう可能性も考えられます。 ITやクラウドが必要である以上、セキュリティを担保して業務に臨む必要があるわけです。 クラウドセキュリティの対象となるサービス クラウド環境で発生するセキュリティリスクへの対策であるクラウドセキュリティは、どのようなサービスをセキュリティ対象としているのでしょうか。 クラウドサービスには、Amazon Web Services（AWS）、Microsoft Azure、Google Cloud Platform（GCP）、Oracle Cloud Infrastructure（OCI）など、知名度の高いサービスを含め、様々なものがあります。 こちらでは、クライドセキュリティの対象となるサービスについて解説いたします。 クラウドセキュリティはサービスごとに特徴や目的が異なるため、事前に導入の目的を明確にして、適切なサービスを選択してみてください。 オンプレミス まず初めに、オンプレミス型のセキュリティ対策についてご紹介いたします。オンプレミスとは、クラウドセキュリティの登場以前に主流だったシステムの利用形態です。 オンプレミスでは、パソコンやサーバなどの端末やネットワークといった環境を、自社で所有し運用します。サーバやネットワークの管理や責任の範囲が社内と社外で明確に分かれているため、自社で一貫したセキュリティ対策を実施できるというメリットがあります。 ただし、オンプレミスの場合は社内にネットワーク環境を構築する必要があるため、広いスペースを占用する必要があったり、導入や運営の費用負担が大きいという懸念点があります。 オフィススペースを圧迫することなく、また拡張性や費用面の自由度が高いクラウドサービスは、今後も需要が高まっていくことが予想されます。 IaaS IaaSとは、ネットワークやサーバ、ストレージ機能などのインフラを、インターネット経由で提供するサービスです。IaaSでは、自社でサーバーなどのハードウェアをもたずにインターネット経由で必要な時に必要なだけサーバーやストレージ、ネットワークリソースを利用することができます。 機能の購入にかかるコストを抑えつつ、メモリ容量やストレージなどを自由に設定して環境を構築することができるので、自社の特性に合わせた環境構築を行いたいとお考えの方におすすめです。 IaaSの運用は基本的に自社で行わなければならないため、各々でセキュリティ対策を行う必要性があります。具体的には、Webアプリケーション・ミドルウェア・OSのセキュリティ対策に取り組まなければなりません。 クラウドセキュリティの利用と合わせて、利用側も独自のセキュリティ対策に取り組むことで、セキュリティリスクの発生を予防することができます。 PaaS PaaSとは、クラウドにあるプラットフォームが利用できるサービスです。大規模なデータセンターに、アプリケーションを稼動するためのネットワーク、サーバシステム、OSやミドルウェアなどのプラットフォームが用意され、企業ユーザがそのプラットフォーム上で開発を行うことができます。 PaaSを活用すると、アプリケーションの稼働基盤を構築・運用する手間を削減できます。 利用側はデータからアプリケーションまでに領域に対するセキュリティ対策を実施する必要があります。アプリケーションに潜む脆弱性にいち早く気付くには、脆弱性診断の実施が有効です。 また、サイバー攻撃に対する予防策としては、セキュリティ対策ソフトの導入がおすすめです。 SaaS SaaSとは、クラウドにあるソフトウェアを利用できるサービスです。アカウントをもっていれば、インターネット経由でどこからでもアクセスすることができます。 SaaSを活用することで、チーム間のファイルやデータを共有した利用が可能となります。ソフトウェアのバージョンアップがサービス提供者側で更新されるのも特徴の一つです。 SaaSにおけるアプリケーションの防御からサービス運用までは、サービスプロバイダがセキュリティの責任を負います。利用側はデータやコンテンツに対してセキュリティ対策を行う必要があります。 また、利用側がアクセス権限をきちんと管理することも重要です。 クラウドセキュリティを導入するメリット・デメリット 次に、クラウドセキュリティを導入するメリット・デメリットについて解説いたします。 クラウドサービスの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてみてください。 クラウドセキュリティを利用するメリット まずは、クラウドサービスを利用するメリットからご紹介いたします。クラウドサービス導入のメリットは以下の通りです。 初期費用やランニングコストを削減できる 基本的な設定をサービスプロバイダ側に一任できる 契約後すぐに使用開始できる インターネット環境があればどこでも使用できる 必要に応じて性能・容量・機能を変更できる クラウドサービスは、企業側でハードウェアやストレージなどの機器を用意する必要がなく、また機材を設置するスペースも不要なので、初期費用や導入負担を大幅に軽減することができます。 また、オンプレミス型と比べてもランニングコストを節約できる傾向にあり、拡張性も高いため、自由度の高い活用を望む場合におすすめです。 クラウドセキュリティを利用するデメリット 次に、クラウドサービスを利用するデメリットをご紹介いたします。クラウドサービス導入のデメリットは以下の通りです。 サービス提供者のシステム障害が自社サービスにも影響する 個人端末から使用されるリスクがある…

場所やデバイスを問わず利用できる

場所やデバイスを問わず利用できるのも、SharePointのメリットです。SharePointはクラウド上で動作するアプリなので、インターネットにさえ繋がっていれば場所を問わず利用可能です。

現代はワークスタイルが多様化し、さまざまな人がさまざまな場所で働くようになりました。それを可能にしたのがインターネットやモバイルデバイスの存在であり、それらを駆使したクラウド技術の確立です。

SharePointのようなクラウドアプリを活用することで、テレワークで自宅からシステムにアクセスしたり、出先からスマホで雑務を行う等が可能になるわけです。

情報共有を効率化するために押さえておきたいポイント

では続いて、情報共有を効率化するためのポイントを見ていきましょう。どのような点に気を配れば、情報共有が効率化されるのでしょうか。

情報を一元的に管理する

まず挙げられるのは、情報を一元的に管理することです。情報がさまざまな場所に分散的に保管されている場合、必要なものを探しづらくなったり、同じファイルの異なるバージョンが乱雑に作成される恐れもあるでしょう。

情報をひとまとめに管理しておけば、そのような心配はありません。一元管理されている情報は、常に同じデータベースやソースが元になるからです。

一元管理することで情報の在り処が明確になるため、検索がしやすくなります。また、バックアップやメンテナンスも容易になることが期待できます。

気軽なコミュニケーションを促す

情報共有を効率化するためには、気軽なコミュニケーションを促すことも大事です。業務の遂行においてコミュニケーションは重要ですが、場合によっては必要最低限しか行われないケースもあるのではないでしょうか。

それが必ずしも悪いわけではありませんが、情報共有の観点から見ると改善の余地があるかもしれません。気軽なコミュニケーションが行われていればいるほどメンバー間での情報のやり取りが盛んになり、必要な情報が必要なところに行き渡りやすくなります。

気軽なコミュニケーションを促すには雰囲気作りも大事ですが、システム面で補う手もあります。誰もが気軽に情報を書き込めるような場所があれば、自ずと情報が集約されやすくなるでしょう。

ワークフローやルールをシンプルにする

情報共有におけるワークフローやルールをシンプルにすることで、情報共有が効率化されます。常に複雑な手続きを踏まないと情報共有できないような場合には、どのようなことが起こり得るのでしょうか。

一概に断言することはできませんが、情報が上手く流れず、それぞれの場所で滞ってしまうことが考えられます。面倒な手続きを行って共有するより、必要な場所にのみ留めておく方が効率的だからです。

情報共有におけるワークフローやルールをシンプルにすることにより、それらを避けられるでしょう。決まり事を全て撤廃することはできませんが、なるべく必要最低限に収めるのが無難です。

まとめ

SharePointは、組織における情報共有を効率化するためのツールです。SharePointを上手く活用し、情報共有を効率化しましょう。