今だからこそ取り組みたい!ビズウインドが提案するITツールによる働き方改革で経営の悩みを解決!

2020年11月5日

働き方改革と ITツール

働き方改革とは、2019年4月1日に一部が施工された働き方改革関連法案に基づくもので、その定義は「一億総活躍社会を実現するための改革」です。

ひとりひとりの労働環境を最適化し、50年後もそれぞれが活躍できる社会にしていくというものです。

要するに、社員の満足度が高く、より生産性の高い労働環境にしていきましょうという内容です。

しかし、そうは言っても今まで作り上げてきた労働環境をさらに良くしていくことは、簡単なことではありません。

働き方改革を実現したいけど時間やコストもかかる、何から始めればいいのか難しいと考えられます。

さらに、昨今ではコロナウイルスの影響により、働き方改革の一貫としてテレワーク環境の整備も早急に求められていると思います。

働き方改革は生産性の向上を目標とする一方で、経営者の方にとっては悩みの種になっているかもしれません。

では、どうすればより効率的に働き方改革を実現できるのでしょうか?

それを実現するためにあるのが ITツールです。

ITツールを使えば、働き方改革を実現するだけでなく、長期的なコスト削減や生産性の向上につなげることができるのです。

働き方改革を実現する ITツールについて

働き方改革を実現するために必要な ITツールは数多く存在しています。

では、実際にどのようなITツールがあるか、そしてそのツールを導入すれば業務がどのように改善されるのかご紹介させていただきます。

チャットツールとWeb会議システム

チャットツールとWeb会議システムは、通常業務の連絡手段の他に、テレワークおいてに必須となるツールです。

特にコロナウイルスの緊急事態宣言以降では、コミュニケーション不足解消のために、社内外問わずチャットツールとWeb会議システムで連絡を取り合うケースが急増しております。

代表的なサービスは、

  - Microsoft Teams
  - Skype
  - Slack
  - Zoom
  - Chatwork

などが挙げられます。

チャットツールは部署やチームごとのチャンネルを作成し、複数メンバーでスピーディーなやり取りが行えることもあり、様々な企業で活用されています。

チャットツールでは、リアルタイムなメッセージのやり取り以外にも、画面共有やファイル共有を行うことが可能になります。

多くのアプリがスマートフォンに対応しているので、いつでもどこからでもやり取りを行えます。

コロナ以降では、社内の打ち合わせはもちろん、商談、ウェビナー、採用活動でもWeb会議システムが活用されています。

*ウェビナーとはWeb上で行われるセミナーで、ウェブとセミナーを併せた造語です。

副産物として会議室の場所取りや、会議のための移動などが減るというメリットがあります。

業務の作業指示が口頭ではなくテキストで行われるので、従来の業務とは異なるコミュニケーション方法を覚える必要がありますが、認識の齟齬を無くす、メンバーに対して一斉連絡を行い業務を円滑に行う効果が期待することができます。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、クラウドストレージとも呼ばれ、インターネット上にデータを保管するサービスのことです。

代表的なサービスは、

  - Microsoft OneDrive
  - Microsoft SharePoint
  - Dropbox
  - Box
  - Google Drive

などが挙げられます。

オンラインストレージを使えば、ブラウザひとつでファイルなどを一元管理することができ、権限さえあれば必要な時にどこからでもアクセスすることができます。

権限を組織、役職ごとに振り分けることで、様々な情報を必要なメンバーで共有することができるようになります。

オンラインストレージを導入することで、ファイルを編集したいのにローカルにしかファイルがなくて編集できない、ということもなくなります。

さらにオンラインストレージでは、ブラウザ上でWordやExcelやPowerPointなどのドキュメントを共同編集することもできるようになります。

また、SharePointでは社内向けのWebサイトを簡単に構築することが可能です。

SharePointに社内規定や業務マニュアルのページを簡単に作成、編集できる仕組みを導入することで、社内ナレッジの共有を向上することが期待できます。

オンラインストレージはチャットツールと組み合わせると効果的です。

働き方改革、テレワークを実現するためには必須のツールとなります。

CRM・SFA

CRM・SFAとは、「顧客関係管理システム」と「営業支援システム」の略です。

代表的なサービスは、

  - Microsoft Dynamics365
  - Salesforce
  - knowledge Suite

などが挙げられます。

CRMではシステム上で顧客管理を一元化し、取引先企業の情報や日々の営業活動を残すことが可能になります。

CRMでは、取引先企業の電話番号、メールアドレス、住所など基本情報以外にも、業種や従業員数、売上高などの詳細情報を残すことができます。

取引先企業に加えて、取引先担当者ごとの電話番号、メールアドレス、部署、性別など詳細情報を残すことも可能です。

必要な顧客情報を登録すればすぐに必要な情報を見つけることができるので、これまで時間がかかっていた契約情報やその他の顧客情報を探す手間も省くことができます。

CRMは取引先企業や担当者といった企業の基本情報以外に、営業案件の管理をすることができます。

営業案件ごとに、どの営業担当がいつ訪問したか、いつ電話したかといった活動履歴や、商談後のステータスや受注の確度を可視化することが可能になります。

営業案件に関する情報は、担当者の頭の中だけに存在する「属人化」しやすい部分ではありますが、CRMを導入することにより組織を横断して、チーム全体で営業案件の情報を共有することができるようになります。

CRMでは商談の目的やニーズ、提案した製品や見積を一元管理することで、チーム全体での営業活動を支援します。

SFAではAI分析などを用いることで、顧客との関係値や、営業活動の課題を洗い出し、営業効率を最大化することが見込めます。

例えば、Micosoft の Dynamics 365 Sales Insights では、AIにより営業案件の優先度をスコアリングします。

このスコアリング機能により、優先的にアプローチすべき営業案件を自動的に判定することが可能です。

SFAは営業活動の自動化という意味もあり、顧客管理、案件管理、商談管理、プロセス管理、売上予測、スケジュール管理など様々な機能によって、営業マンが普段面倒に感じながらも必死に時間をかけて行っていた営業活動の大部分を自動化することが可能です。

これによって、営業の圧倒的な業務効率化とコストカットを実現することができます。

さらにCRM・SFAでは入力したデータを分析することが可能になります。

受注率の高い業種や、精度の高い商談結果を分析することで、営業の成約率向上も期待できます。

その他のシステム連携が行えることもCRM・SFAの強みです。

例えば、Micosoft の Dynamics 365 では、コールセンターを想定した顧客管理システムや、マーケティングツールと連携することが可能です。

営業担当者、顧客サポート、マーケティングと一気通貫でデータを管理することで、組織全体で顧客活動を行うことができます。

チャットボット

チャットボットとは、自動会話プログラムのことで、社内外の問い合わせ対応を自動化することができるツールです。

従来の企業の問い合わせ担当部署やコールセンターなどでは、緊急度の有無や重要度に関わらずかかってきた電話やメールにすべて対応していると思います。

しかし、そのようなサポート体制では、問い合わせが増えれば増えるほど、サポートに対する対応コストが膨らみ、人件費も増加する一方です。

チャットボットでは、そういったコスト的な課題を解決することが可能です。

チャットボットに予めよくある Q&A データを登録しておくことで、該当する問い合わせに対しては、自動で対応してくれるようになります。

こうしたQ&A データは「ナレッジ」と呼ばれます。

製品に関するお問い合わせや、操作説明をナレッジに登録しておくことで、チャットボットが質問内容を読み取り、回答を行います。

通常ナレッジは手動で作成しますが、Microsoft Azure の QnA Maker では、pdfなどのドキュメントをアップロードするだけで、自動的にナレッジを生成します。

例えば、製品に関するFAQ、マニュアル、論文など自動でナレッジを作ることが可能です。

こうしたナレッジを持つプログラムを、Webサイトや、チャットシステムに構築することで、サポートに対しての一次回答を自動化することが実現可能です。

多くのツールではAIによって質問内容などを集計・分析してくれるので、運用していくことでより多くの精度の高い Q&A データを登録することが可能になります。

チャットボットは、多くの企業で積極的に導入されており、人件費高騰、人手不足解消を担うツールとして、今後も需要は高まっていくと考えられます。

今こそITツールを導入すべき理由

ITツールによる働き方改革を実現したい、もしくはしなければいけないと考えている方は多いと思います。

しかし、ITツールによる働き方改革は長期的なメリットの可能性がある一方、短期的なコストとリスクにより導入が後回しになることも少なくありません。

しかしながら、アフターコロナが問われる今だからこそ、ITツールによる働き方改革を行うべきと考えております。

テレワーク対応、2025年問題など企業はデジタルトランスフォーメーションが求められています。

それらの実現のために、ITツールの導入は必須となっています。

そこで、IT導入補助金を活用したシステム導入がおすすめです。

IT導入補助金とは、ITツール導入時に受けられる行政による補助金のことです。

IT導入補助金を活用していただくことで、よりお得にシステム化を実現することが可能になります。

IT導入補助金とは

IT導入補助金とは、中小企業・自営業の方がITツール導入時に受けられる行政による補助金のことです。

補助率は、通常枠(A型)、通常枠(B型)の場合、ITツール導入に掛かった費用の1/2以内又は450万円以下です。

また、コロナウイルス対策としてIT化によるテレワークを支援しようと新設された特別枠(C類)の場合、補助率が拡充され、ITツール導入に掛かった費用の4分の3以内もしくは下限30万円〜上限450万円のうち低い金額が適用されます。

PC・タブレット等のハードウェアも補助対象となります。

ITツール導入の際には、是非ご活用をご検討下さい。

まとめ

働き方改革は、短期的に見れば取り組む必要のないことに思えるかもしれません。 

しかし、上記で述べたように ITツールによる働き方改革は様々な長期的メリットがあります。

ITツールが定着化すれば間違いなく社内の生産性を高めることができるしょう。

実現したいことから逆算して、上手にITツールを取り入れていくことが大事です。

ビズウインドでは、このようなお悩みを抱えている企業様に対してITツールの導入支援を行っています。

お客様にぴったりな ITツールによって働き方改革の実現をお手伝いさせていただきます。

お気軽にお問い合わせ下さい。