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Business Efficiency

January 3, 2024

Power Automateで メールの添付ファイル保存を自動化!
こんなお悩みはございませんか? メールで送られてきた添付ファイルを、フォルダを指定して保存する手間を省きたい 1回の作業時間は短いが、これが大量だとストレスを感じる。 手作業だとどうしても「保存漏れ」といったヒューマンエラーが起こる。 全てPower Automateで簡単に解決できます! Power Automateを使用して、受信したメールの添付ファイルを自動でSharePointやOneDrive、デスクトップなどに保存する方法をご紹介します。 メールの添付ファイルを保存する作業は1回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。 こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう! 目次 1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成 2. Power Automate 新しいフローを作成  2-1. 「マイフロー」を選択  2-2. 「自動化したフロー」を選択  2-3. 「フロー名」を入力 3. 「新しいメールが届いたとき」の設定 4. OneDriveに保存する設定  4-1. 「OneDrive ファイルの作成」を選択  4-2. 「フォルダーパス」の設定  4-3. 「ファイル名」の設定  4-4. 「ファイルコンテンツ」の設定  4-5. 作成したフローの保存  4-6. 作成したフローの全体図 5. テストのやり方  5-1. 「フローのテスト」の設定  5-2. テストの待機状態  5-3. テスト実行  5-4. フローの実行結果  5-5. 添付ファイル保存の結果 6. SharePoint Onlineに添付ファイルを保存するフォルダを作成  6-1. 「SharePoint ファイルの作成」を選択  6-2. 「サイトのアドレス」を設定  6-3. 「フォルダーのパス」を設定  6-4. 「ファイル名」を設定  6-5. 「ファイルコンテンツ」を設定 1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成 「OneDrive」を開き、任意の保存先フォルダを作成します。今回は、「メールの添付ファイル自動保存先」フォルダを作成します。 2. Power Automate 新しいフローを作成 2-1. 「マイフロー」を選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。 2-2. 「自動化したフロー」を選択 「新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 2-3. 「フロー名」を入力 […]

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January 3, 2024

Microsoft 365 でペーパーレス化に取り組もう!
Microsoft 365 でペーパーレス化に取り組もう! 課題 その1 資料の保存場所や共有の仕組みがない いざペーパーレス化しようと思っても、資料を保存しておく場所も、資料共有の仕組みも整備されていない。 打ち合わせでは、いつも紙に印刷した会議資料を持っていかざるをえない。 Microsoft 365を使った解決策 OneDriveやTeams を使って資料を 共有しやすい環境を整備できます。 個人用クラウドストレージの OneDrive では、デスクトップのローカルフォルダとの同期設定により、ローカルフォルダへのファイル保存や編集を行う感覚そのままでクラウド上にも資料を保存・編集できますし、他者との共有も、共有URLをコピぺするだけで可能となります。 また、Teams は、プロジェクトやチーム間でのファイルの共有や共同編集にも最適です。一度Teams 上でシェアされたファイルは、即座にそのチーム間で共有されるので共同編集も可能になります。 課題 その2 クラウドサービスのセキュリティに不安があるので紙の方が安全では? 情報セキュリティの観点から、クラウドサービスを使うのが不安だと感じている。 クラウドだとどこからでも社内のドキュメントにアクセスできるようになってしまうし、それがきっかけで社外にドキュメントを持ち出されはしないか? あるいは不正にサインインされたりするのではないか?など、対策を考えるくらいなら紙のままでも良いような気がする。 Microsoft 365を使った解決策 セキュリティを向上する豊富な機で、クラウドサービスに対する不安を一気に払拭できます 機密情報などが含まれるファイルの暗号化、閲覧・編集の制限、コピー・画面ショットの取得・メール転送の禁止などファイルの操作許可レベルの設定や、いつ・どこで・誰がそのドキュメントを利用したかを追跡することも可能です。 このようにMicrosoft 365は、さまざまなセキュリティ対策の機能をご用意していますし、SLAも99.9%保証しています。 また、サーバーも国内2箇所に設置しお互いが冗長化されているため、有事の際も安心してご利用いただけます。 課題 その3 従業員のITリテラシーやスキルの不足 情報セキュリティの観点から、クラウドサービスを使うのが不安だと感じている。 資料のダウンロード一つ取っても、やり方を直接教えなければならない社員が多いなど、ペーパーレスに取り組むには従業員のITリテラシーやスキルの不足が不安だ。 それに活用方法を教えるための勉強会で会議室に人を集めるのも大変なので、なかなかペーパーレスに踏み切れない…。 Microsoft 365を使った解決策 Teams を使ったライブ配信で、ITリテラシーやスキルの育成が可能 Teams を使ったストリーミング配信を使えば、社内勉強会や研修を簡単に行うことができます。 通常のweb会議とは異なり、録画しながら配信する仕組みとなっているので、視聴者はライブで視聴することも、後から録画を見直すこともできるのでとても便利です。

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