社内の情報共有を効果的・効率的に行う方法！

会社内での情報共有があまり上手くいっていない、もっと業務に活かせる方法にしたいと思ったことはありませんか？

効果的なツールを活用し、情報共有を上手く活用することで社員の効率アップを目指しましょう。

情報共有の目的

社内の情報共有を活性化させるためには、社員全員が情報共有を行う目的をしっかり認識した上で、積極的に発信してもらうことが大切です。 

1.ノウハウを共有することで社員全体のスキルアップに

個人が対峙した業務に関する体験や有益な知識を共有することで、他の社員はそれを参考にして自分の業務のやり方をブラッシュアップすることができます。

普段関わりのある同じチームの上司やメンバーだけでなく、他チームや他部署の情報も参考にできるとさらに知見は深まるでしょう。

その結果、全体的に社員がスキルアップし、会社の売り上げに貢献することで、最終的に社員自身の給料アップに寄与します。

2.FAQとして活用することで業務を効率化

人事や経理などのバックオフィス部門に寄せられる質問は、繰り返される似たような質問が多いと思います。複数人からの質問にその都度個別対応していると、時間と手間がかかってしまいますよね。

そこで、そのような質問と答えをFAQとしてまとめておくと社員自身で調べて解決してもらえるので対応業務の負荷を減らすことができます。

3.１と２を行うことで会社の生産性アップに

上記のことから、社員のスキルアップが行われ、無駄な時間とリソースを削減でき余裕が生まれることになります。するとその分新しい業務に当てられるので、会社の生産性アップにつながります。

会社に合ったツールの選定

現在は様々なツールがありますが、それぞれの会社の目的に応じて最適なツールを選ぶことがポイントです。

バラバラなものを使わない！ツールの統一化

部署やチームによって別々のツールを使っていると、結局狭い範囲の情報しか見ることができないことに繋がります。全社同一のツールを使い横のつながり、縦のつながりを深めましょう。

また、営業部への共有にはAのツール、経理部にはBのツールというように異なるツールで共有しないといけなくなると、同じ情報を何度も入力することになるなどの手間がかかり、情報共有は面倒だと感じるようになってしまいます。これが多くの社員が情報共有に消極的になる原因です。

弊社が導入しているMicrosoft 365なら、クラウドストレージやオンライン会議、チャット、ファイル共有、リアルタイムの共同作業サービス、予定表などの機能を包括しているため、機能によってツールを個別に検討する必要がありません。

そのため一気に導入しやすく、情シス担当も管理の手間が省ける使いやすいサービスとなっています。

Microsoft 365 に含まれるMicrosoft Teamsを使えば、チャットだけでなく、 Teams上でファイルの同時編集ができたりするなど、個人間でもチーム間でも情報共有における業務効率化に繋がります。

シンプルでわかりやすい操作方法

複雑な手作業が多いと、ツールを使った情報共有が億劫になってしまう人もいます。

例えば営業部の営業報告に毎回自分の部署や名前、顧客の詳細な情報を入力しないといけないと、作業が多くて億劫だと感じてしまい後回しにしてしまう営業担当者がどうしても多くなってしまいます。

なので、出来るだけ省ける項目は自動化するか削除してシンプルにすると、情報共有を行うことに対するハードルが下がり、多くの社員に気持ちよく使ってもらえるようになります。

効果的な運用方法

共有方法のルール化

「こんな小さなレベルのことはわざわざ共有すべきで無いかな？」

「文章で伝えるのが苦手でどんな風に書けば良いか分からない。」

といった不安をなるべく減らし、どんな情報をどのように共有するのかを、ある程度ルールを決めて明確化すると共有しやすくなります。

「テンプレート」を事前に作成しておくと文章作成に対する心理的ハードルも下がるうえに、情報の統一化がしやすくなり読む際に確認すべきポイントがわかりやすくなります。

情報共有の成果を見える化する仕組み

情報共有を継続的に促進するには、活動の成果を数値や反応として可視化することが欠かせません。効果が見えることで、社員の意識や参加率が向上し、改善にもつながります。このセクションでは、定量的な指標による効果測定と、フィードバックを活用したコンテンツ改善の仕組みについて解説します。

定量的な効果測定で継続的な改善を実現する

情報共有が業務効率や社内コミュニケーションの質にどう貢献しているかを把握するためには、客観的な数値に基づいた効果測定が欠かせません。具体的な成果を測定するには、以下のようなKPI（重要業績評価指標）を設定し、定期的にチェックする必要があります。

• ナレッジやFAQの投稿件数
• 各コンテンツの閲覧数や検索件数
• 同様の質問の再発件数や重複投稿の削減率
• 問い合わせ対応にかかる時間の変化
• FAQや社内資料を活用した自己解決率の向上

これらのデータを定期的に集計し、全社的に共有することで、情報共有が単なる記録やストックではなく、業務の成果として評価されるようになります。部門別や職種別に指標を可視化することで、どの部署で共有が活発に行われているか、またどこに改善余地があるのかが明確になります。

数値の変化からは、課題の兆候を早期に把握することも可能です。例えば、閲覧数が低下している場合には、検索性の問題やコンテンツの陳腐化が原因として考えられます。このように、定量的な効果測定を通じて改善のサイクルを回していくことが、継続的な情報共有の実現につながります。

フィードバックの仕組みでコンテンツの質を向上させる

蓄積された情報が現場で活用されるには、内容の信頼性と使いやすさが不可欠です。しかし、共有された情報が必ずしも正確・有用とは限らないため、利用者の視点によるフィードバックを受け付ける体制が求められます。

主なフィードバック方法としては、次のような取り組みが挙げられます。

• コンテンツごとの「役に立った」「改善希望」などのリアクションボタンの設置
• 5段階評価などによる満足度の可視化
• コメント欄や改善要望フォームの活用
• 利用状況のデータをもとにした月次のレビュー会議の実施

これらの仕組みによって、情報の鮮度や正確性、表現のわかりやすさなどについて、実際の利用者から具体的な声を得ることが可能になります。投稿されたナレッジに対して利用者が評価を返すことで、投稿者も「情報が現場で役に立っている」という手応えを得られるようになります。

また、フィードバックの内容をもとに継続的な改善を行うことで、情報の信頼性が高まり、共有されたナレッジの再利用率が向上します。利用者からの反応を積極的に取り入れることが、質の高い情報環境の維持につながります。

情報共有しやすい環境作り

最初は社員がどのタイミングで情報をアップすれば良いのか分からず共有しづらい雰囲気があるかもしれません。

社内で情報共有の促進チームを作ってそのメンバーから積極的に投稿・活用していき、広めていくのも一つの手です。

会社全体に導入する前に一部の部署やチームで試験的に導入し、どのようにすれば上手くいくのか、運用上の問題点の改善点がないかを事前にチェックすることも成功のポイントです。

リアルタイムで共有しよう

会話形式でやりとりできるツールだと、メールよりも短文でリアルタイムに情報共有できるため、周囲のキャッチアップが早くなります。

長文でしっかりまとめた発信も大事ですが、時間がかかるため投稿がなかなか増えにくいですよね。

業務に直接関係のない雑談や勉強に関する投稿、会話形式な返信もOKな文化だと社内のコミュニケーションが活性化して良い流れを生みます。

社内のコミュニケーションを活性化

最近のチャットツールにはいいねボタンのようなもので様々な反応を返すことができるものも多いです。

投稿者からすれば反応があると嬉しいですし、見た人もわざわざコメントするほどではないと思ってもワンタッチで手軽に見たことを伝えることができます。小さなことですが、心理的なモチベーションを保つポイントです。

また、地理的に遠く離れた支社の社員とつながれることでより会社の一体感が生まれます。

部門を越えた情報共有を促進するには

情報共有の仕組みが整っていても、運用が特定の部門内にとどまっている場合、組織全体としての生産性向上にはつながりにくくなります。業務の多くが部門をまたいで連携している今、部門横断的な視点でナレッジを共有・活用できる体制づくりが重要です。ここでは、テーマ別のナレッジ集約と、部門間の相互理解を深める場づくりについて解説します。

部門横断型のテーマでナレッジを集約

情報が部門単位で整理されていると、他部門の業務に関わる有益な知見が見つけにくくなり、再利用の機会が失われやすくなります。そこで有効なのが、「業務改善」「顧客対応」「法務確認」「システム運用」などの横断的なテーマでナレッジを整理する方法です。

横断的なテーマでナレッジを集約すれば、関係する複数の部門から情報を参照・投稿しやすくなり、知識の流通範囲が広がります。タグ付けやカテゴリ分類を工夫することで検索性も向上し、ナレッジの活用頻度を高めることができます。

また、運用にあたっては、テーマごとにナレッジ管理の責任者を設け、投稿内容の質や偏りを定期的にチェックする体制を整えることも効果的です。情報の重複や属人化を防ぎながら、全社的な知識の資産化を進めることが可能になります。

相互理解を深める場の設計

部門を越えた情報共有を円滑にするには、単に仕組みを整備するだけでなく、社員同士の相互理解を促す場づくりも欠かせません。情報の背景や文脈を正しく理解するには、直接のコミュニケーションが効果的です。

例えば、月に一度のナレッジ共有会や他部門との合同ミーティングなどを通じて、各部門が取り組んでいる課題や成功事例を紹介し合う機会を設けることが挙げられます。こうした場では、参加者が質問や意見を交わしながら、実務の工夫や判断の根拠を深く理解することができます。

また、対面だけでなくチャットツールや社内SNSを活用した部門横断のディスカッションも有効です。特定のプロジェクトや共通課題に関してグループを組成し、日常的に情報をやり取りする仕組みを取り入れることで、形式にとらわれない柔軟な交流が生まれやすくなります。

部門を越えた交流の場を継続的に設けることで、組織を横断した情報共有を実現するには、仕組みと文化の両面からのアプローチが求められます。

情報の鮮度と信頼性を維持する運用体制

社内で情報共有の仕組みが整っていても、蓄積された情報の内容が古かったり、誤ったまま放置されていたりすると、かえって業務効率の低下や判断ミスを招くおそれがあります。情報の価値を継続的に高めるには、鮮度と信頼性を維持する運用体制が欠かせません。ここでは、定期更新の仕組み、レビュー・承認プロセス、情報リテラシーの教育という3つの観点から、継続的な品質管理の取り組みを紹介します。

情報の陳腐化を防ぐ「定期更新」の仕組み

一度作成されたナレッジやFAQも、時間の経過とともに内容が古くなり、現場の実態と合わなくなることがあります。こうした情報の陳腐化を防ぐには、定期的な見直しと更新を組み込んだ運用ルールを設けることが有効です。

例えば、「投稿から半年経過した情報は自動的にレビュー対象とする」「最終更新日を明示し、1年更新がなければアラートを表示する」などの仕組みを設けることで、メンテナンスの抜け漏れを防げます。また、情報の有効期限や更新予定日を登録時に設定させることで、投稿者自身のメンテナンス意識も高まります。

定期更新の運用は、情報システム部門などが一元管理する方法もありますが、実務に最も近い各部門の担当者が責任を持つ体制にしたほうが、現場の変化に即した内容の維持がしやすくなります。

情報の正確性を担保するレビュー・承認プロセス

共有された情報が正確であることは、情報共有体制の信頼性を支える前提条件です。誤った情報が公開されると、業務上の判断ミスや社内トラブルの原因となる可能性があります。特に法務、人事、セキュリティなどの分野では、公開前のチェックが欠かせません。

そのため、情報登録時にレビューや承認のプロセスを組み込むことが重要です。たとえば、初稿作成後に上長や専門担当者が内容を確認し、承認後に公開されるワークフローを設定することで、正確性と責任の所在を明確にできます。

また、特定の領域については「レビュー担当者」を事前に割り当て、内容の妥当性や記述の統一性をチェックできる体制を整えると、情報の質を一定水準に保つことができます。承認作業の負担が集中しないように、ローテーションや役割分担を工夫することも継続運用のポイントです。

社員の情報リテラシーを高める教育の重要性

情報の鮮度や正確性を保つ仕組みを整えても、実際に情報を扱う社員の理解や意識が不足していれば、運用の効果は限定的になってしまいます。そこで、社員一人ひとりの情報リテラシーを高める取り組みが必要となります。

具体的には、「正確な情報とは何か」「信頼できる出典の見極め方」「機密情報の取り扱い」「主観や曖昧な表現の排除」などを教育する内容に含めると効果的です。これらは社内研修やEラーニングで定期的に学習機会を設けるほか、社内ポータルに参考資料や「良い投稿の事例集」などを掲載して、日常的に参照できる環境を整える方法もあります。

また、投稿した情報が業務にどう活用されたかをフィードバックとして伝えることで、情報提供の責任感や改善意識も高まります。社員の知識と意識が伴って初めて、情報共有の仕組みは有効に機能し続けます。

まとめ

会社にとって情報共有を効率化することはメリットがたくさんあります。

すぐに目に見えて効果が現れるものではないため、最初はなかなか実感できないかもしれません。

しかし、長期的に見ると会社の財産となり、生産性の向上を実現します。

自社に合った運用方法を作り上げるためにも、上手く情報共有ツールを使って適宜修正しながら生産性アップに取り組んでみてください。