Power Appsで簡単に「在庫管理アプリ」を作成し、無駄な在庫や欠品を減らす！〜第4回　機能追加編(2)〜

フローの概要

在庫数が50未満になった際に発注者へ通知

通知から発注数を記入し、ボタンを押すとメールが送信される

発注しない場合は発注なしを選択して終了

1. Power Automate を作成

1-1. 「+新しいフロー」を選択

Power Apps の「フロー」から、「+新しいフロー」を選択します。

1-2. 「自動化したクラウドフロー」を選択

「自動化したクラウドフロー」を選択します。

1-3. 「項目が作成されたとき」を選択

1-4. 「サイトのアドレス」と「リスト名」を選択

フローの編集画面へ遷移後、在庫管理アプリで使用している SharePoint サイトと SharePoint リストを選択し、「+新しいステップ」を押下します。

1-5. 「条件」アクションを選択

「条件」アクションを選択します。

1-6. 条件を設定

「条件」アクションの左項目に動的なコンテンツから「ItemStock」を選択し、真ん中の項目は「次の値未満」、右項目に「50」を入力した後、はいの場合の「アクションの追加」を選択します。

1-7. 「開始して承認を待機」アクションを選択

1-8. 「開始して承認を待機」アクション内の設定①

1-9. 「開始して承認を待機」アクション内の設定②

要求元項目には誰が在庫管理アプリを使用したか判別するため、動的なコンテンツから「User Email」を選択します。その後「アクションの追加」を押下します。

1-10. 「条件」アクションを選択

再び「条件」アクションを選択します。

1-11. 条件を設定

「条件」アクションの左項目に動的なコンテンツから「結果」を選択し、真ん中の項目は「次の値に等しい」、右項目に「発注する」を入力した後、はいの場合の「アクションの追加」を選択します。

1-12. 「メールの送信(V2)」アクションを選択

検索欄に「メール」と入力し、 「メールの送信(V2)」アクションを選択します。

1-13. 「メールの送信(V2) 」アクション内の設定①

「メールの送信(V2) 」アクション内の設定は画像を参照してください。宛先は発注先の担当者などのメールアドレスを入力します。

1-14. 「メールの送信(V2) 」アクション内の設定②

本文項目内の動的なコンテンツは「ItemValue」を選択し、式が入っている箇所には動的なコンテンツの「式」に下記数式を入力します。その後、「詳細オプションを表示する」を押下します。
first(outputs(‘開始して承認を待機’)?[‘body/responses’])?[‘comments’]

1-15. 「メールの送信(V2) 」アクション内の設定③

差出人項目に発注者のメールアドレスを入力します。これにより、メールを送る際の差出人を発注者にすることが可能です。その際、Outlook側で発注者の代理送信を許可する必要があります。フロー自体の作成者が発注者であれば差出人の設定はしなくても大丈夫です。最後に「保存」を押下します。

2. 実際にフローを動かしてみる

2-1. 「発注する」でテストを行う

保存完了後「テスト」を選択します。

2-2. 「手動」と「テスト」を選択

「手動」と「テスト」を選択します。

2-3. アプリから登録を行う

在庫管理アプリを開き、Itemの在庫が50個未満になるように登録を行います。

2-4. 承認通知から発注を行う

在庫数が50個未満になったので発注者にTeams通知が届きます。発注を行う場合、コメントに発注数を記載し、「発注する」を押下します。（今回は登録者も発注者も同一ユーザーです。)

2-5. 承認結果の確認

承認アクションで応答を行うと、結果が通知されます。

2-6. メールの確認

Outlookを確認します。発注依頼が宛先に指定したユーザーへ送信されます。
（今回は宛先も発注者も同一ユーザーです。)

2-7. フローの確認

フローの画面に戻るとテストが成功し、実行結果が「メールの送信(V2)」アクションまで正しく動いていることが確認できます。

2-8. 「発注しない」でテストを行う

再度「手動」と「テスト」を選択します。今回はアプリでの登録画面は割愛します。

2-9. 「発注しない」を選択

在庫数が50個未満になったので発注者にTeams通知が届きます。今回は発注を行わないので、「発注しない」を選択します。

2-10. 承認結果の確認

承認アクションで応答を行うと、結果が通知されます。

2-11. フローの確認

フローの画面に戻るとテストが成功し、実行結果が「条件2」アクションで「false」になっているため正しく動いていることが確認できます。もちろんメールも送信されません。

2-12. 「在庫が50以上の場合」でテストを行う

最後にアプリから登録が行われた際、在庫数が50以上だった場合です。再度「手動」と「テスト」を選択します。今回はアプリでの登録画面は割愛します。

2-13. フローの確認

アプリから登録後、フローの画面に戻るとテストが成功し、実行結果が「条件」アクションで「false」になっているため正しく動いていることが確認できます。もちろんTeamsの通知とメールどちらも送信されません。