Dynamics 365で業務フローを自動化Copilotの進化でより効率的に

企業のDXが進む中、Microsoft 365を導入されている組織も多くなっています。Dynamics 365は、Microsoftが提供する顧客管理と営業支援の機能が備わった、業務効率を上げられるビジネスアプリケーションです。AI機能のCopilotと連携することで日々の業務を自動化し、より的確で迅速な判断が可能になります。

この記事では、Dynamics 365の営業業務の生産性アップに特化したDynamics 365 Salesの、自動化された業務フローについて詳しく解説していきます。

Dynamics 365とは

Dynamics 365とは、Microsoftが提供している業務の効率や生産性を上げられるビジネスアプリケーションです。Dynamics 365は、顧客管理（CRM）と営業支援（SFA）の機能が備わっていて、顧客管理や営業のサポート、マーケティング、顧客サービス、人材管理、会計管理といった幅広い領域においての活用が可能です。今まではそれぞれのフィールドで別々に管理していた顧客情報を一元化して管理することができます。Microsoft 365のWordやExcel、Teamsなどのアプリとも連携がしやすく業務全体をよりスピーディーに行えます。

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Dynamics 365 Sales とは

Dynamics 365 Salesとは、クラウドベースでの企業の営業活動の効率化・自動化に特化したビジネスアプリケーションです。営業担当者と顧客をつなぐツールとして、インサイトに基づいた判断によって自動的な販売促進を実行。予実状況の確認や案件の進捗のような、日々の業務に重要な情報をダッシュボードでいつでも確認できます。顧客との関係を強固にするため、顧客情報の管理やメールのやり取りなどが効率的に行えて生産性がアップします。

AIアシスタントのCopilotとの連携によって、営業プロセスにおいて最適な次のアクションを自動的に提案してくれます。それによりチームは迅速な判断で効率的な営業活動を行うことが可能です。

Dynamics 365の特徴

AI機能を搭載したDynamics 365は、ビジネスをより短時間で効率よく進めていくためのアプリケーションです。データに基づいたアプローチで、明確なインサイトを導き出します。ビジネスの優先順位を提案し、判断を加速させ成果をもたらします。

ここでは、Dynamics 365の特徴についてわかりやすく解説します。

Microsoft 365のアプリとシームレスに使える

TeamsやOutlook、Word、ExcelなどのMicrosoftが提供しているアプリとの連携ができます。スムーズなアプリとの連携によって、作業効率が上がり生産性がアップします。

たとえば、Teamsとのコラボレーション設定で、チームでの共同作業が可能になります。そのほかにも、Outlookではスケジュールの同期やEメールメッセージを顧客情報と紐づけができたり、Dynamics 365のデータをExcelでデータ分析、Wordではデータの差し込みが可能です。

これらの作業をパソコンだけではなくスマートフォンからでも行えます。

AI機能Copilotとの連携

AIアシスタント機能のCopilotとの連携で、Dynamics 365 Salesでは営業プロセスの効率化・自動化ができます。

• リードや顧客情報を解析して売り上げの予測をする
• データを元にした営業活動の提案
• 顧客対応の優先付け
• メール業務のサポート

これらの業務をCopilotが主導して行います。

Copilotは収集した顧客データを基にして、作成したインサイトから分析をして売り上げの予測を行います。営業活動を促進させる次のステップの提案も可能です。プロンプトを提供することで、メールコンテンツの作成や会話の要約、会議の後のフォローアップメールも送信します。

Dataverseでデータの一元管理

Dataverseとは、Dynamics 365 やPower Platformで使用されるデータベースのことです。DataverseはAzure上に構築されているプラットフォームで、ビジネスアプリケーションでのデータを安全に管理できます。Dataverseを使用することで作業効率を上げて、高度なセキュリティの設定が可能です。たとえば、チームごとにデータを閲覧できる人を制限したり、自動でのバックアップといった機能があります。バックアップは自動的に、継続的に行われます。

Dataverseは、さまざまな規格に準拠していてコンプライアンスは厳格に検証されており、組織のデータは安全に守られています。

〇Dynamics 365の機能についてはこちらの記事でもご覧いただけます。

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Dynamics 365 Salesの主なライセンスの機能

Dynamics 365 Salesには、いくつかのライセンス（サブスクリプション）があり、使いたい機能の範囲に応じて選ぶことができます。ここでは、Dynamics 365 Salesの主なライセンス機能について解説します。（※2024年4月時点）

Dynamics 365 Sales Premium

Dynamics 365 Sales Premiumは、Dynamics 365 Sales EnterpriseとAIの機能が組み合わさったライセンスです。Dynamics 365 Sales Enterpriseの全ての機能に加えて、情報が収集されたDynamics 365のアプリ「営業アクセラレータ」のインサイトを使用して、営業の次のステップについて担当者に伝えます。

営業アクセラデータはあらゆるデータから顧客の情報を収集して、顧客への最善のアプローチを可能にします。

また、顧客との関係構築をするために、AI機能Copilotを使ったセールスアシストが使用できます。たとえば、会話インテリジェンスを使った営業の提案や、データが最新のものであるかの確認、AIでリードと営業案件の予測を行うことが可能です。営業担当者は、時間をかけずとも受注率の拡大が期待できます。営業担当者やマネージャー向けに事前に構築した、カスタマイズが可能なライセンスです。価格は毎月1ユーザーあたり￥20,239となっています。

Dynamics 365 Sales Enterprise

Dynamics 365 Sales Enterpriseは、リードをはじめとする営業プロセスの自動化が行えます。商談前の引合いから、商談成立、さらには販売の記録やお客様サポートまでの作業を実行させられます。特定期間での営業売り上げの予測やマーケティングキャンペーン業務の促進、効果の追跡も可能です。

Dynamics 365 Sales Enterpriseのライセンスを持っている場合は、営業アクセラレータや会話インテリジェンス、予測スコアリングといった機能を、容量制限付きで使用できます。

価格は毎月1ユーザーあたり￥14,242となっています。すべてのPremium機能を使用するには、Dynamics 365 Sales Premiumへのアップグレードが必要です。

Dynamics Sales Professional

Dynamics Sales Professionalは、営業チームが顧客とのエンゲージメントを高めるためのプラットフォームです。基本的な機能としては次のような機能があります。

• リードや案件の管理
• マーケティングの簡単なキャンペーン
• 価格表や見積もり、注文書、請求書作成

営業活動が効率的に行え、顧客との関係をサポートしてくれる便利なツールです。価格は毎月1ユーザーあたり￥9,745となっています。

Dynamics 365 Salesの業務フロー

Dynamics 365 Salesの業務フローはリードから始まって、商談成立、請求書の作成までAI機能と連携しながら行うことができます。リードは、Webサイトやメールでの問い合わせなどから、商品やサービスに興味を持ちます。Dynamics 365 Salesではリードを顧客にするまでのプロセスをサポートします。

直感的な操作のしやすいDynamics 365では、たとえ営業経験が浅い新人スタッフであったとしても、業務フローに従って仕事を進めることが可能です。

Dynamics 365 Sales の業務フローについて順番に詳しく解説していきます。

1. リード管理

リード（見込み顧客）のデータを、売り上げアップできるように適切に管理・分析し、自社商品やサービスに関心のある、見込み顧客を顧客へとつなげるための機能です。簡単なマーケティングキャンペーンの実施やメールの送信なども自動で行います。AI機能のCopilotとの連携によって、リードと営業案件の記録の要約や、新しいデータへの変更、会議の準備などが行われ、顧客とのつながりを強化します。

2. 営業フロー

見込み顧客のニーズに合わせて、どのようなサービスや商品に興味・関心をもっているのか具体的な内容を詰めていきます。見込み顧客が関心を持っている商品やサービスについての売り上げ見込みや、クローズの日程などの予定を設定します。

3. 潜在顧客への提案

具体的なニーズを把握したうえで、問題解決のための提案をします。価格の見積もりを作成してメールで送信し、成約を促進します。営業担当者と顧客間での修正のやり取りを何度か繰り返して見積もりが承認されると受注が作成されます。商品・サービスの変更リクエストにも対応可能です。

4. クローズ

提案をした後は、見込み顧客の判断を待ちます。商談が成立し、受注を受けたあとは、注文書の作成を行います。

5. フルフィルメント業務

顧客へのフルフィルメント（商品の受注、梱包、発送、顧客のアフターフォローなど）が行われると、請求書の作成、メールでの送信、追加の受注やキャンセルにも対応しています。フルフィルメント業務はDynamics 365 Salesで機能の提供はされていません。

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Dynamics 365 Salesで使用したい分析ツール

Dynamics 365 Salesで提供されている分析ツールをご紹介します。AIアシスタントのCopilotとの連携で、さまざまなプロセスが自動化されて、営業活動を迅速に行えます。

CRMを強化するアプリケーションViva Sales

Viva Salesは、AI機能を活用した営業プロセスを効率化できるツールです。あらゆるCRM（Customer relationship management technology）とMicrosoft365、Teamsの連携によって、データ入力の自動化や顧客の記録、データ管理、次の営業活動の提案などを自動的に行ってくれます。

会議後のフォローアップメールも、AIが商談内容を要約して文章作成をサポートしてくれます。業務から解放されて、顧客と接する時間を増やすことで収益の拡大に貢献してくれるでしょう。

フィードバックの収集、分析、追跡ができるCustomer Voice

Customer Voiceは、顧客理解を深めて分析し継続的に追跡ができるツールです。アンケートの作成やメールなどで顧客のフィードバックを収集し、顧客の全体像を理解したうえで詳細なインサイトを導きます。

個々の顧客にカスタマイズしたアンケートの作成や、送るタイミングの最適化などを自動的に行えます。収集したアンケートに基づき、改善すべき分野の視覚化、効果的なエンゲージメントの推進が可能です。予測インサイトから、問題が発生する前に対応できるので、顧客満足度の向上が期待できます。

まとめ

Microsoft 365は、業務を効率化し生産性を上げられるビジネスアプリケーションです。AI機能の搭載により、自動化が加速したことで、さらにスピーディーな経営判断が可能になりました。

Microsoft 365とのシームレスな連携により、さまざまなチームでの作業もスムーズに行えます。パソコンだけではなく、スマートフォンでのアクセスもできるので、いつでもどこにいても作業を中断することなく進められます。

Dynamics 365 Salesでは、AIによるサポートで営業プロセスを自動化し、顧客との関係をより強化することができます。リード管理から、請求書の作成まであらゆるタスクを迅速に行い、データを基にした効果的なアプローチで商談を成功に導きます。

Copilotの進化によって、ビジネスのプロセスはより効率的になり、生産性の向上が期待できるでしょう。