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Business Efficiency

October 3, 2024

チーム申請アプリを作成し、Teamsのチーム作成を自動化
0. はじめに Microsoft Teamsでのチーム作成やチャネル追加を管理するために、申請アプリを導入することは効果的です。 アプリを導入することで、以下の2つの重要なメリットがあります。 ①申請フローを確立 これまで手動で行われていたチームやチャネルの作成申請が、アプリを使うことで一元管理され、明確な承認プロセスを確立できます。ユーザーは簡単なフォームに必要な情報を入力して申請を行い、承認者が承認を行うことで、指定されたチームやチャネルが自動的に作成されるため、プロセスの透明性と効率が向上します。 ②チャネルの乱立制限 アプリを通じて申請プロセスを管理することで、必要以上に多くのチャネルが作成されるのを防ぎ、組織全体でのチームやチャネルの構成を整理された状態に保つことができます。これにより、チーム内のコミュニケーションが整理され、無駄なチャネルの増加を抑えることができます。 このように、アプリを活用することで、業務効率を大幅に向上させるとともに、チーム運営をより効果的に管理できるようになります。 1. アプリの機能 以下の機能を持たせたアプリを作成します。 1. 新規チーム作成機能 ユーザーが新しいチームを作成するための申請を行い、承認された場合にチームが自動的に作成されます。また、必要に応じてメンバーの追加やチャネルの作成も同時に行えます。 2. 既存チームチャネル追加機能 既存のチームに新しいチャネルを追加する申請を行い、承認された場合にチャネルが自動的に作成されます。 2. 作成物 以下の手順に従って、Microsoft Teamsでのチーム作成やチャネル追加を行うためのアプリを作成します。 1. SharePointリスト 申請データを保存するためのリストを作成します。 2. キャンバスアプリ ユーザーがチームやチャネルの作成を申請するためのフォームを作成します。 3. Power Automate 申請された内容を承認し、承認された場合にチームやチャネルを自動的に作成するフローを作成します。 3. 手順 1. SharePointリストの作成 申請データを保存するためのSharePointリストを作成します。このリストには、チーム名やチャネル名、所有者、メンバーなどの情報が含まれます。 リスト項目の設定 次に、リストの項目を設定します。各項目には適切なデータ型を設定し、必要に応じて選択肢を追加します。 項目名 英名 必須 列タイプ 備考 チーム名　 Title　 ○　 1行テキスト　 　 チャネル名　 channel_name　 　 1行テキスト　 　 […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃Power Automate ＃powerautomate ＃Teams ＃ローコードツール ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

インターネット上にある表からデータを取得しTeamsに通知を送る～第2回　データ収集編～
こんなお悩みはございませんか？ インターネット上に更新される情報を毎回手動でExcelシートに入力している 更新された情報を毎回確認し、手動で社内に通知している 更新作業を忘れていて、後から慌てて対応したことがある 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを利用すれば、 インターネット上に更新された情報をSharePointリストに登録することでスケジュールから、自動でリマインドすることが出来ます。 SharePoint上に通知する内容と日程を記録したExcelを配置し、日時が一致している場合にTeamsに通知することで自動で通知を送ることが可能です。 日々、確認して通知するといった単縦だけど積み重ねると時間がかかってしまう作業も自動化できるので業務効率化につながります。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 1.はじめに 前回はSharePointリストからデータを取得し、Teamsに通知を送りましたが、今回はWebから表データを取得して、SharePointリストに追加する方法をご紹介します。 ​ 2.表データの取得 初めに、Webから表データを取得して、Excelにテーブルを作成します。 続いて、 PowerAutomateを用いてSharePointリストにExcelのデータを入力します。 ※今回は、SharePointの別リストから表データを取得していますが、Webからの表データ取得と大きく手順が変わりません。 2-1.アプリ版Excelで新規作成 ExcelのPowerQueryを使ってWebから表データを取得します。 アプリ版のExcelを起動します。 新規から「空白のブック」を選択します。 2-2.データの取得 上部メニューの「データ」を選択してください。 リボンの「データの取得」を押下して、「その他のデータソースから」を選択し、「SharePointリストから」を押下します。 ※今回は自社のSharePointサイトから表データを取得するため、「SharePointリストから」を選択しています。 2-3.URLを入力 中央にSharePointリストからのダイアログが表示されます。 取得する表データのURLを入力して、「OK」を押下します。 ※Webからの場合 データの取得が「Webから」の場合はこちらの手順になります。 中央にWebからのダイアログが表示されます。 「基本」を選択したまま、取得する表データのURLを入力して、「OK」を押下します。 2-4.データの変換 ナビゲーター画面が表示されます。 取得する表データを選択して、問題がなければ「データの変換」を押下します。 ここでは、取得する表データを「保養施設受付期間」としています。 2-5.データの整形 PowerQueryエディターが起動します。 必要に応じて列の名前やデータ型を編集してください。 こちらでは列の名前を編集して、必要のない列を削除し、テキスト型に変換しています。 編集が終了したら、「閉じて読み込む」を押下します。 2-6.データの整形後 変更後の画面です。 3.SharePointリストの作成 Excelテーブルの作成は終了しましたので、SharePointリストを作成します。 SharePointのホームから「新規」を押下して、「リスト」を選択します。 「空白のリスト」から名前を入力して、「作成」を押下します。 ここでは、リスト名を「保養施設」としています。 作成後、リストの画面に遷移します。 3-1.列の作成 保養施設リストにExcelのテーブルと同様の列を追加していきます。 「列の追加」を押下して、全て「1行テキスト」で任意の列名を作成しますが、一度英語で列名を付けてから日本語の列名に変更することをおすすめします。 最初に付ける名前が内部列名として扱われ、後から変更ができないため、日本語で初めから列名を付けると内部列名が文字化けの様な内部列名になってしまうためです。 […]
＃Microsoft 365 ＃powerautomate ＃Teams ＃シェアポイント ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Appsで簡単に「在庫管理アプリ」を作成し、無駄な在庫や欠品を減らす！〜第4回　機能追加編(2)〜
フローの概要 在庫数が50未満になった際に発注者へ通知 通知から発注数を記入し、ボタンを押すとメールが送信される 発注しない場合は発注なしを選択して終了 1. Power Automate を作成 1-1. 「+新しいフロー」を選択 Power Apps の「フロー」から、「+新しいフロー」を選択します。 1-2. 「自動化したクラウドフロー」を選択 「自動化したクラウドフロー」を選択します。 1-3. 「項目が作成されたとき」を選択 フロー名を入力し、「項目が作成されたとき」を選択後「作成」を押下します。 1-4. 「サイトのアドレス」と「リスト名」を選択 フローの編集画面へ遷移後、在庫管理アプリで使用している SharePoint サイトと SharePoint リストを選択し、「+新しいステップ」を押下します。 1-5. 「条件」アクションを選択 「条件」アクションを選択します。 1-6. 条件を設定 「条件」アクションの左項目に動的なコンテンツから「ItemStock」を選択し、真ん中の項目は「次の値未満」、右項目に「50」を入力した後、はいの場合の「アクションの追加」を選択します。 1-7. 「開始して承認を待機」アクションを選択 検索欄に「開始して」と入力し、「開始して承認を待機」アクションを選択します。 1-8. 「開始して承認を待機」アクション内の設定① 「開始して承認を待機」アクション内の設定は画像を参照してください。担当者項目は発注者など通知を送りたい人のメールアドレスを入力します。詳細項目内の動的なコンテンツは「ItemValue」と「ItemStock」を選択しています。その後、「詳細オプションを表示する」を押下します。 1-9. 「開始して承認を待機」アクション内の設定② 要求元項目には誰が在庫管理アプリを使用したか判別するため、動的なコンテンツから「User Email」を選択します。その後「アクションの追加」を押下します。 1-10. 「条件」アクションを選択 再び「条件」アクションを選択します。 1-11. 条件を設定 「条件」アクションの左項目に動的なコンテンツから「結果」を選択し、真ん中の項目は「次の値に等しい」、右項目に「発注する」を入力した後、はいの場合の「アクションの追加」を選択します。 1-12. 「メールの送信(V2)」アクションを選択 検索欄に「メール」と入力し、 「メールの送信(V2)」アクションを選択します。 1-13. 「メールの送信(V2) 」アクション内の設定① […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃ローコードツール ＃業務アプリ ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Copilotって結局なに？Copilotと名前がつくさまざまなサービスの違いと使い方をご紹介 
    Copilotを活用したサービスそれぞれの違いを理解し、適材適所に使い分ける事で、日々の業務フローを効率化する事ができます。 この記事ではBing chat・Bing Chat Enterprise・Copilot・Copilot for365・Copilot Studioそれぞれの違いと使いどころを説明致します。  Bing chat・Bing Chat Enterprise とcopilotの関係と安全性について Microsoft は2023年11月15日から開催されている Microsoft Igniteにて、【Bing Chat】 と【Bing Chat Enterprise】 を【Copilot】に名称変更すると発表しました。  つまりBing Chat・Bing Chat Enterpriseは過去の呼び名で現在の呼び名が【Copilot】であると言えます　　(下記よりCopilotと表記)  CopilotはOpenAI の大規模言語モデルである GPT-4 や DALL-E3 を利用する生成 AI チャットですがCopilot はチャット履歴が保存されます。また保存された履歴は他のユーザーに「おすすめ」として表示される場合があります。  このようにチャット内容が再利用されるため、Copilotのチャットで「新商品のキャンペーン企画」といった社外秘にするべき情報を取り扱った場合、それが外部に流出する可能性（危険性）があります。  このような危険性は、Copilotだけでなく ChatGPT でも同様です  【Copilot】と【Copilot for 365】の違い  CopilotとCopilot for 365はどちらも同じ大規模言語モデル（GPT-4）を利用していますが、大きな違いがあります。  Copilot for 365 は組織の Microsoft 365 テナント内で提供されるサービスです。そのため Microsoft 365 Copilot で利用される大規模言語モデルは Microsoft Graph […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃powerautomate ＃Teams ＃ローコードツール ＃ワークフロー ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Automateで メールの添付ファイル保存を自動化！
こんなお悩みはございませんか？ メールで送られてきた添付ファイルを、フォルダを指定して保存する手間を省きたい 1回の作業時間は短いが、これが大量だとストレスを感じる。 手作業だとどうしても「保存漏れ」といったヒューマンエラーが起こる。 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを使用して、受信したメールの添付ファイルを自動でSharePointやOneDrive、デスクトップなどに保存する方法をご紹介します。 メールの添付ファイルを保存する作業は１回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。 こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう！ 目次 1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成 2. Power Automate 新しいフローを作成  2-1. 「マイフロー」を選択  2-2. 「自動化したフロー」を選択  2-3. 「フロー名」を入力 3. 「新しいメールが届いたとき」の設定 4. OneDriveに保存する設定  4-1. 「OneDrive ファイルの作成」を選択  4-2. 「フォルダーパス」の設定  4-3. 「ファイル名」の設定  4-4. 「ファイルコンテンツ」の設定  4-5. 作成したフローの保存  4-6. 作成したフローの全体図 5. テストのやり方  5-1. 「フローのテスト」の設定  5-2. テストの待機状態  5-3. テスト実行  5-4. フローの実行結果  5-5. 添付ファイル保存の結果 6. SharePoint Onlineに添付ファイルを保存するフォルダを作成  6-1. 「SharePoint ファイルの作成」を選択  6-2. 「サイトのアドレス」を設定  6-3. 「フォルダーのパス」を設定  6-4. 「ファイル名」を設定  6-5. 「ファイルコンテンツ」を設定 1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成 「OneDrive」を開き、任意の保存先フォルダを作成します。今回は、「メールの添付ファイル自動保存先」フォルダを作成します。 2. Power Automate 新しいフローを作成 2-1. 「マイフロー」を選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。 2-2. 「自動化したフロー」を選択 「新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 2-3. 「フロー名」を入力 […]
＃powerautomate ＃メール添付ファイル ＃簡単 ＃自動化
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November 7, 2024

Power Apps ローコードで業務アプリを作成！
Power Apps でローコードで業務アプリを作成！ エンジニアがいないけど、業務アプリケーションを作りたい。 Power Apps は Excel や Power Point のような操作性で誰でも簡単に業務アプリケーションを作成することができます。作成しながら動作確認やテストも行えるので業務アプリケーションが数日から数週間で利用できます。 PCだけでなくモバイルでも使える業務アプリケーションを作りたい。 Power Apps は PC やモバイルなど複数の画面サイズに対応しています。 「キャンバス」と「モデル駆動型」の 2 種類のアプリが用意されていて、これらを組み合わせることで生産性を高める業務アプリケーションの作成が可能です。 業務改善の一環として、まずは簡易的なWebサイトを作りたい。 デフォルトで用意されている機能を組み合わせて、ローコードで感覚的な操作で社内外のユーザーへ公開可能な Web サイトを簡単に作成できます。アンケート機能や会員向け専用ページ機能もあるので、一般向けページと会員向けページを組み合せたサイトも作成できます。
＃Powerapps ＃ローコードツール ＃業務アプリ ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Automate で業務フローを簡単に自動化
Power Automate で業務フローを簡単に自動化 単純作業や人為的なミスを減らしたい。 Power Automate なら、例えば「メールの添付ファイルを手動でドライブに保存する」という作業を「自動的に OneDrive for Business に保存できる」など、 煩わしい作業を解消し、本来注力すべき業務に集中できるようになります。 ワークフローや業務プロセスを自動化したい。 Power Automate では予め用意されたパーツを組み合わせてワークフローや業務プロセスを自動化できます。ドラッグ＆ドロップだけでワークフローを作成できたり、分岐・並列処理・ループなどが必要な業務プロセスにも対応可能です。 他のシステムとも連携して業務プロセスを改善したい。 Power Automate には、さまざまなクラウドサービスやデータベースやWeb API とデータ連携ができる500種以上ものコネクタが予め標準で用意されているのでサービスやデータを横断するような業務プロセスを自動化できます。
＃powerautomate ＃ローコードツール ＃業務フロー ＃自動化
Business Efficiency

June 11, 2024

シェアポイントを活用すれば社内情報共有がスムーズになる
社内情報共有の問題点 従来の社内情報共有は、どのような点が問題なのでしょうか。まずは、社内情報共有の問題点について見ていきましょう。 どこに何の情報が記載されているか不明確 従来の社内情報共有では情報が乱雑に散らばってしまい、どこに何が記載されているかが不明確になりがちでした。そのような状態だと「必要な時に必要な情報を得ることができない」「情報検索に無駄なリソースが割かれる」といった難点が生じます。 情報というのは記録し保管することも大事ですが、必要な時に即時に取得できないと意味がありません。情報が各所に散らばっており管理統制が取れてない場合、精度の高い検索が難しく、情報が持つ本来の力を発揮しづらくなるでしょう。 情報共有に時間と手間がかかる 社内情報共有における問題点として、共有に時間と手間がかかる点も挙げられます。情報共有は業務を遂行するにあたって重要な要素ですが、共有に手間がかかると漏れが生じ「必要な人員に必要な情報が渡っていなかった」という事態が起こりえます。 知るべき情報を知らないことによりミスが発生し、会社に損害を与えてしまうことも考えられるでしょう。また、共有に時間が手間がかかることで、本来業務に割くべきリソースを無駄遣いしてしまうことにも繋がります。 情報共有は可能な限りスムーズに、効率的に行うのが鉄則です。 情報が多元的に管理されている 情報が多元的に管理されてしまうのも、社内情報共有における問題点です。「多元的に管理されている」というのは「複数の場所に散らばっている」状態のことです。 具体例としては「売上管理データが複数のサーバーに存在し、更新頻度が異なる」などが挙げられます。同じ意味を持つデータが異なる場所に複数存在しバージョン管理も別途になされている場合、手間が二重にがかかってしまいます。 情報を多元的に管理することで、多重的にリソースをかける必要が生じるわけです。 情報共有における問題点をどう解決するか では、次に情報共有における問題点をどのように解決するかを見ていきたいと思います。 情報共有を効率化するためのルールを決める 情報共有を効率化するには、適切なルールを定めることが大事です。具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 どのようなルールを定めるかは会社や部署によって異なります。自社の業務特性をしっかりと把握し、効果的なルールを定める必要があるでしょう。 情報を一元的に管理する 情報を一元的に管理すれば、問題の解決に繋がります。一元管理というのは多元管理とは反対に「（情報が）一箇所にまとめられている」状態のことです。 情報を一元管理するメリットとしては、下記のようなものが考えられます。 情報を一元管理することで、管理の手間を最小限にとどめることができます。更新や修正の際も大元の部分に手を加えるだけで事足りるからです。 合わせて、管理されているデータを他の用途で活用することも容易になるため、柔軟性の向上も見込めます。 システム・ツールの導入 情報共有を効率化するためのシステムやツールを導入すれば、問題解決に繋がるかもしれません。現代はITテクノロジーの進歩により、従来では難しかったさまざまな手法や業務改善が可能となりました。 その一例として、テレワークが挙げられるでしょう。インターネットテクノロジーが発達する前、リモート間のコミュニケーション手段は郵便や電話、FAXなどに限られており、正確かつ素早い情報共有は難しかったのではないでしょうか。 しかし、インターネットが発達しオンライン上でさまざまなことができるようになった現代では、遠く離れている相手とも瞬時に情報を共有することができます。それを実現するためにも、業務システムやツールの存在が欠かせないわけです。 シェアポイントの役割 情報共有を効率化してくれるツールの一つに、シェアポイントがあります。シェアポイントはどのようなもので、一体何ができるのでしょうか。 シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータル作成ツール シェアポイントは、WindowsやOfficeを開発しているMicrosoft社からリリースされている社内向けポータルサイト作成ツールです。汎用的なOSであるWindowsや、WordおよびExcelといったOffice製品を業務で使っている人も多いのではないでしょうか。 業務アプリの開発には定評のあるMicrosoftが手掛けているため、簡単な操作で社内の情報共有を効率化させることが可能です。主な使い方は社内向けポータルの作成ですが、それ以外にもさまざまな使い方ができます。 社内向けポータルサイトを作成し、情報共有を効率化するためのもの シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトを作成し情報共有を効率化することです。情報共有を効率化するための方法はいくつかありますが、その中の一つに「情報の発信と受信のハードルを下げる」というものが挙げられます。 情報発信が手軽になればなるほど、ポータルに情報が集積しやすくなるでしょう。多くの情報が集まったポータルは自然と閲覧者も増え、閲覧者が情報の発信者になることも少なくありません。 そういった好循環を繰り返すことでポータルの完成度が上がり、さらに閲覧者が増え利用効率が上がるわけです。 他の使い方も可能 シェアポイントの主な役割は社内向けポータルの作成ですが、他の用途にも用いることができます。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。 シェアポイントにアップロードされたファイルは複数人で共有できます。合わせて、WordやExcelといった汎用的なアプリを使って共同作業も可能です。 共同作業を行うことで作業効率が向上するほか、確認や承認のプロセスを簡略化し効率な文書およびコンテンツの作成に繋がります。 シェアポイントを導入することで社内情報共有はどう変わる？ では、次にシェアポイント導入により社内の情報共有がどのように変わるかを具体的に解説します。シェアポイントの活用方法は会社や部署により異なるため、あくまで一例としてご参照下さい。 情報が的確にまとまっているポータルを作成し、必要に応じて閲覧する シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトの作成です。従来の情報共有においては口頭や紙ベースの資料などを使うのが一般的であり、いずれも「機会が限定的」「手間や時間がかかる」といった問題を秘めていました。 情報が的確にまとまっているポータルを作成すれば、必要に応じて閲覧することで求めている情報を取得できます。場合によっては求めている情報が記載されていないこともありますが、その旨を担当者に伝え更新してもらうことで、ポータルの使いやすさを向上させられます。 「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が生まれる シェアポイントを導入し社内向けポータルサイトを作成することで「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が生まれます。業務で分からないことがあったりトラブルが発生した際にもまずポータルを閲覧し、該当の情報が記載されていないかどうかを確認するようになるでしょう。 それにより、下記のようなメリットが生じます。 ポータルを作成し管理運用することで、従業員が自発的に欲しい情報を得られるようになります。利便性が向上したり情報共有が活発化するのはもちろんですが、加えて従業員が自律的に業務に関わることを意味します。 ポータルを構築すればマニュアルやFAQ代わりになり、教育コストや手間の削減にも繋がるでしょう。従業員の教育は自社の業務品質に関わる大事な要素ですが、教育担当者の選定や教育プロセスの精査など、通暁業務に加えてやらなければならないことが増えてしまいます。 100％というわけにはいきませんが、教育をある程度ポータルに委ねることで、トレーニング効果の向上も見込めるのではないでしょうか。 情報が個人ではなく社内に集約され一元管理される シェアポイントを情報共有に活用することで、業務にまつわる情報や知見・ノウハウが個人ではなく社内に集約されることになります。従来は業務の知識や進め方が担当者個人に蓄積され、担当者個人のスキルやキャリア向上に役立っていました。 しかし、全社的なメリットが欠けていた面もあったかもしれません。情報を担当者個人ではなく社内に集約することで会社の知的資産となり、業務に関わる人は誰でも必要に応じて取得できるようになります。 それにより、個人のスキルや経験に依存しない業務品質向上プロセスを構築できるでしょう。 […]
＃シェアポイント ＃活用
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