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Business Efficiency

November 7, 2024

Copilotって結局なに？Copilotと名前がつくさまざまなサービスの違いと使い方をご紹介 
    Copilotを活用したサービスそれぞれの違いを理解し、適材適所に使い分ける事で、日々の業務フローを効率化する事ができます。 この記事ではBing chat・Bing Chat Enterprise・Copilot・Copilot for365・Copilot Studioそれぞれの違いと使いどころを説明致します。  Bing chat・Bing Chat Enterprise とcopilotの関係と安全性について Microsoft は2023年11月15日から開催されている Microsoft Igniteにて、【Bing Chat】 と【Bing Chat Enterprise】 を【Copilot】に名称変更すると発表しました。  つまりBing Chat・Bing Chat Enterpriseは過去の呼び名で現在の呼び名が【Copilot】であると言えます　　(下記よりCopilotと表記)  CopilotはOpenAI の大規模言語モデルである GPT-4 や DALL-E3 を利用する生成 AI チャットですがCopilot はチャット履歴が保存されます。また保存された履歴は他のユーザーに「おすすめ」として表示される場合があります。  このようにチャット内容が再利用されるため、Copilotのチャットで「新商品のキャンペーン企画」といった社外秘にするべき情報を取り扱った場合、それが外部に流出する可能性（危険性）があります。  このような危険性は、Copilotだけでなく ChatGPT でも同様です  【Copilot】と【Copilot for 365】の違い  CopilotとCopilot for 365はどちらも同じ大規模言語モデル（GPT-4）を利用していますが、大きな違いがあります。  Copilot for 365 は組織の Microsoft 365 テナント内で提供されるサービスです。そのため Microsoft 365 Copilot で利用される大規模言語モデルは Microsoft Graph […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃powerautomate ＃Teams ＃ローコードツール ＃ワークフロー ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Automateで メールの添付ファイル保存を自動化！
こんなお悩みはございませんか？ メールで送られてきた添付ファイルを、フォルダを指定して保存する手間を省きたい 1回の作業時間は短いが、これが大量だとストレスを感じる。 手作業だとどうしても「保存漏れ」といったヒューマンエラーが起こる。 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを使用して、受信したメールの添付ファイルを自動でSharePointやOneDrive、デスクトップなどに保存する方法をご紹介します。 メールの添付ファイルを保存する作業は１回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。 こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう！ 目次 1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成 2. Power Automate 新しいフローを作成  2-1. 「マイフロー」を選択  2-2. 「自動化したフロー」を選択  2-3. 「フロー名」を入力 3. 「新しいメールが届いたとき」の設定 4. OneDriveに保存する設定  4-1. 「OneDrive ファイルの作成」を選択  4-2. 「フォルダーパス」の設定  4-3. 「ファイル名」の設定  4-4. 「ファイルコンテンツ」の設定  4-5. 作成したフローの保存  4-6. 作成したフローの全体図 5. テストのやり方  5-1. 「フローのテスト」の設定  5-2. テストの待機状態  5-3. テスト実行  5-4. フローの実行結果  5-5. 添付ファイル保存の結果 6. SharePoint Onlineに添付ファイルを保存するフォルダを作成  6-1. 「SharePoint ファイルの作成」を選択  6-2. 「サイトのアドレス」を設定  6-3. 「フォルダーのパス」を設定  6-4. 「ファイル名」を設定  6-5. 「ファイルコンテンツ」を設定 1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成 「OneDrive」を開き、任意の保存先フォルダを作成します。今回は、「メールの添付ファイル自動保存先」フォルダを作成します。 2. Power Automate 新しいフローを作成 2-1. 「マイフロー」を選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。 2-2. 「自動化したフロー」を選択 「新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 2-3. 「フロー名」を入力 […]
＃powerautomate ＃メール添付ファイル ＃簡単 ＃自動化
クラウドセキュリティー対策

January 12, 2024

情報漏洩対策はオンライン時代の要。対策が必要な背景やリスク、具体的手法を解説
情報漏洩対策が必要な時代背景 情報漏洩対策が必要な時代背景としては、下記のようなものが挙げられます。 オンラインでやり取りする情報量の増大 現代ではテクノロジーの進化により、オンラインで業務が行われる機会も増えました。オンラインで業務を行うことができればさまざまなメリットが生じますが、反面デメリットも発生します。 その一つに「情報漏洩リスク」が挙げられるでしょう。業務がオフラインで完結するからといって必ずしも情報漏洩リスクがゼロになるわけではありませんが、オンラインでは情報が漏洩する経路が増すことになります。 業務をオンライン化すればするほど、適切な情報漏洩対策を行う必要が高まるわけです。 モバイル端末の普及 業務にモバイル端末を利用している企業も多いかもしれません。軽くて高機能なモバイル端末を活用すれば業務の柔軟性が高まりますが、さまざまな場所やデバイスからのアクセスをシステムが適切に処理する必要が生じます。 不適切なデバイスからのアクセスを許可してしまうと、第三者による攻撃を受け情報が流出してしまう可能性があります。また、デバイス側でもセキュアでない通信を利用して社内システムと通信した場合、内容を第三者に盗み見られてしまうことも考えられます。 モバイル端末が普及しさまざまな環境からのアクセスが増えたことにより、適切な情報漏洩対策の必要性が高まっています。 テレワークなど、業務スタイルの柔軟性 一昔前は定刻にオフィスに出社し、そこで一日の業務を完遂するのが主流でした。しかし時代は変化し、テレワークなど柔軟な業務スタイルも浸透したのではないでしょうか。 テレワークの良し悪しを単純に論ずることはできませんが、オフィスで完結するスタイルに比べるとセキュリティ面に一層気を配る必要があるでしょう。モバイルの業務活用と同じく、テレワークにおいては「誰がどのような環境からアクセスを試みるか」が不明確になります。 仮に誰かが不適切な端末や通信回線を通じてアクセスしてきたとしても、社内のデータを保護する必要があります。 情報が漏洩するとどんなリスクがある？ では次に、情報漏洩が発生するとどのようなリスクが生じるかを見ていきましょう。情報が漏洩してしまうと、下記のような懸念が発生します。 自社だけでなく関係者や取引先にも迷惑がかかる 情報漏洩が発生すると自社に損害が生じますが、関係者や取引先にまで迷惑がかかってしまう可能性があります。事業の推進が自社のみで完結するケースは少なく、通常は多様な関係者や取引先を巻き込んで行います。 自社のデータが流出することで、彼らに被害が及ぶ可能性もあるでしょう。顧客情報が流出したら顧客に迷惑をかけてしまいますし、コラボしているプロジェクトの機密データが流出してしまうと相手先企業にも損害を与えてしまいます。 適切な情報漏洩対策を講じることは、自社のみでなく関係者や取引先を守ることにもなります。 自社の社会的評価が落ちる 外部に公開すべきでない情報が漏洩してしまうと、自社の社会的な評価が大きく低下する恐れがあります。関係者や取引先に迷惑をかけてしまうと以後関係性を保てなくなるかもしれませんし、世間から「あの会社の情報管理は信用できない」と思われてしまうかもしれません。 情報管理への信用が低下すると、顧客がスムーズに情報を渡してくれなくなる可能性があります。BtoCのようなビジネスであれば、顧客が個人情報の入力や決済の登録を躊躇してしまうことも考えられます。 加えて、社会からの信用が落ちることで株価が下がり、資金調達に問題が生じる可能性もあるでしょう。そうならないためにも、情報漏洩対策に徹底して取り組む必要があるわけです。 最悪、データや情報がロックされてしまうことも 情報漏洩の他に、近年セキュリティ被害で増えているのが「データの改ざん」です。悪意ある第三者がランサムウェアと呼ばれるウイルスをユーザに送りつけ、「データが暗号化されてしまい利用不可になる」といった被害が発生しています。 データが暗号化されてしまうと、それらを使って業務を行うことができなくなります。解除するには攻撃者の意向に沿う（多くの場合は身代金を支払う）必要が生じ、少なくない打撃を受ける羽目になるでしょう。 そのような事態に陥らないためにも、日頃からセキュリティに気を配る必要があります。 具体的な情報漏洩対策 それでは、続いて具体的な情報漏洩対策をいくつかご紹介します。どのような対策を講じるかは自社のセキュリティや業務特性と相談し、総合的に決める必要があります。 情報へのアクセスを制限する 一つ目は、情報やデータへのアクセスを制限することです。システムにアクセスできる要件を厳しくすればするほど攻撃者が情報を盗みづらくなり、情報やデータを保護しやすくなります。 ただし、システムへのアクセスを制限すればするほど業務上の利便性は低下する傾向があります。たとえば、システムに登録されているデバイスからのみアクセスを許可している場合、突発的な事態が発生し登録外のデバイスからアクセスを試みてもブロックされることになるでしょう。 セキュリティと利便性を両立するためにも、適切なポリシーを設ける必要があります。 データやシステムをクラウドに移行する データやシステムをクラウドに移行することで、情報漏洩対策にもなります。システムやツールには大きく分けて「オンプレミス」と「クラウド」の二つの導入形態があります。 オンプレミスはシステムを走らせる機器やストレージを自社もしくはベンダーが購入し、社内で管理する運用形態です。対して、クラウドはシステムやツールを提供しているサービス会社側がサーバーを用意しており、そこにアクセスしてシステムやツールを利用するといった形です。 クラウドの利点としては、主に下記のようなものが挙げられるでしょう。 情報漏洩対策の観点から見ると、アップデートやバグフィクスがサービス提供会社側で行われ、ユーザーは常に最新のソフトウェアを使えることが挙げられます。また、ソフトやデータを保管するサーバーはサービス提供会社側により強固なセキュリティ管理がなされていることも対策の一つとして考えられるでしょう。 端末やアクセス経路を管理する システムにアクセスする端末やアクセス経路を適切に管理することで、情報漏洩対策に繋がります。望ましくない端末からのアクセスはできる限りブロックするのが望ましいですし、信頼できる端末でもセキュアでない通信回線からアクセスするのは好ましくありません。 また、モバイル端末を業務活用している場合、紛失による情報漏洩リスクも考えられます。高機能で軽量なモバイル端末は非常に便利ですが、そこには業務にまつわる情報が集約されているため、紛失した場合は拾得者に情報が筒抜けになってしまう恐れがあります。 適切なツールを導入し、デバイスの信頼性を保つことが大事です。 シャドーITを防ぐ シャドーITを防ぐことで、情報漏洩リスクを下げられます。シャドーITとは、従業員が会社の了解を取らずに自己判断で機器やサービスを使用し業務に活用する行為です。 シャドーITを行ったからといって、直ちに組織のセキュリティレベルが低下するとは限りません。大半のハードウェアやアプリはセキュリティに問題が生じないよう設計および開発されているからです。 しかし、使い方によっては情報が盗み見られ、全世界に公開されてしまう可能性があります。企業側が管理しておけば防げた事故を防げなくなってしまう、それがシャドーITにおける問題として挙げられるでしょう。 情報の持ち出しを禁止する 社外への情報の持ち出しを禁止することで、情報漏洩を防ぐ効果が見込めます。社内の情報を外部に持ち出すルートとしては、主に などが考えられます。これらを全て禁止して一切の情報を漏らさないようにすればセキュリティは向上しますが、反面業務の利便性は低下してしまうでしょう。 何を制限し何を許容するかを総合的に判断する必要があります。 OSやアプリケーションを最新に保つ 業務に使用しているOSやアプリケーションを最新に保つことで、情報漏洩リスクを下げることができます。つい後回しにしがちかもしれませんが、アップデートには機能追加だけでなくセキュリティの強化が含まれていることもあります。 特に、致命的なセキュリティの欠陥が修正されているような場合、可能な限り早期にアップデートすることをおすすめします。サービス提供会社から送られてくる情報にはしっかりと目を通し、システムやデバイスを安全に保ちましょう。 情報漏洩対策のポイント […]
＃情報漏洩対策
Business Efficiency

June 11, 2024

シェアポイントを活用すれば情報共有を効率化できる。メリットや活用事例をご紹介
シェアポイントとは？ シェアポイントとは、一体どのようなものなのでしょうか。まずはシェアポイントについて見ていきましょう。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツール シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツールです。MicrosoftというとPCの汎用的なOSであるWindowsや業務アプリであるOfficeなどが有名ですが、それ以外にもさまざまなサービスを手掛けています。 IT事業が主だったものになりますが、OSや業務アプリの開発以外にもラップトップやゲーム機器の開発・販売を手掛けていたり、Azureといったクラウドコンピューティングサービスも運営しています。 Microsoft365に含まれている MicrosoftはMicrosoft365というOffice製品のサブスクリプションサービスも手掛けており、シェアポイントもそこに含まれます。従来WordやExcelといったOffice製品を使うには買い切りで購入するのが一般的でしたが、今はMicrosoft365によりプランの利用料を支払えば使うことができます。 Microsoft365にはシェアポイントの他にもクラウドストレージサービスであるOneDriveや、コミュニケーションのためのTeamsが付帯しています。もちろんOffice製品であるWordやExcelの利用も可能なので、それらがより便利に使えるようになった形です。 プランによってさまざまな部分が異なるため、自社に合ったものを契約しましょう。 シェアポイントでできること では、次にシェアポイントでできることを深堀りします。シェアポイントを導入すれば、主に下記のようなことが可能です。 社内向けポータルサイトの作成 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」です。社内向けポータルサイトとは、一般的に「外部に公開せず社内での閲覧に限定したポータルサイト」のことであり、自社業務に関するさまざまな情報がまとめられています。 通常、Webサイトは全世界に公開するために作成されます。自社サイトであれば現カスタマーや見込み客、取引先、そして検索エンジンや広告を通して来訪するユーザーに適切な情報を与えるのが主な目的ではないでしょうか。 社内向けポータルサイトも基本的な考え方は同じです。ただ、対象が「全世界の人々」でなく「社内の人々」に限定される形です。 ポータルを構築すれば、必要な情報を素早く検索できる 社内向けポータルサイトを構築することで、業務に必要な情報を素早く検索することができるようになります。ポータルの内容が充実していればしているほど「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が根付くようになり、さらにポータルの情報量が充実するという好循環を促せます。 ITが発達する前、紙のマニュアルを業務活用していたところも多かったのではないでしょうか。紙のマニュアルにも利点はありますが、保管のためのスペースを要したり、必要箇所を見つけるのが難しいなどのデメリットもあります。 ポータルを構築し情報を充実させることで、必要な時に瞬時に情報を得ることができるようになるでしょう。 オンライン上でのファイルの受け渡しや共同編集 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」ですが、それ以外にもオンライン上でファイルを受け渡したり共同編集したりすることができます。情報共有をどのような形で行うのがベストかはケースバイケースですが、現代のテクノロジーを活かすのであればオンラインでの共有が挙がるでしょう。 オンラインを活用するメリットは「距離が離れていてもコラボレーションが可能」な点です。社内で仕事をしている人同士以外でもファイルの受け渡しや共同編集が可能になるため、業務の柔軟性を向上させることができます。 共同作業が可能なアプリはWordやExcel、Powerpointなどが挙げられます。いずれも業務に利用することが多いため、適切かつ利便性の高い活用が可能になるでしょう。 シェアポイントを導入するメリット それでは、続いてシェアポイントを導入するメリットを具体的に解説します。シェアポイントを業務活用することで、下記のような利点が生じるでしょう。 チームでの情報共有がスムーズになる シェアポイントを導入することで、チーム内の情報共有がスムーズになります。社内向けポータルを作成すれば必要な情報を瞬時に検索することもできますし、ファイルを共有・共同編集すればチーム内での情報格差を失くしたり意思統一を図ることができます。 情報共有がスムーズでない場合、ある人が知っている情報をある人が知らないといった状況が起こります。かといって必ず業務に支障が出るわけではありませんが、小さな問題が後々大きなトラブルに発展するケースも少なくありません。 初期段階で間違いのない情報共有が行われる利点は大きいでしょう。 出先からモバイルを通して最新情報を知ることができる シェアポイントを導入し社内向けポータルを作成すれば、出先からモバイル端末を通して業務の最新情報を得ることもできます。メールやファイルの共有といった方法で最新情報を得ることもできますが、ポータルの場合は「更新するだけでOK」という手軽さが特徴です。 メールの場合、情報を記載してそれを適切なグループや人に送信しなければなりません。送信先を誤って設定しまう恐れもありますし、正しく行えても「更新するだけでOK」なポータルサイトと比べると手間が一つ増えてしまいます。 「たった一手間」ではありますが、それが積み重なると膨大な量になります。手間を減らすことで、トータルリソースの節約とミスの軽減が期待できます。 知見が個人でなく社内に集約される シェアポイントを活用して社内ポータルサイトを作成すれば、業務に関する知見やノウハウが個人でなく社内に集約されるようになります。従来は情報を適切に記録する方法が乏しかったため、業務にまつわる知見やノウハウはそれを遂行する担当者個人に集約されていたのではないでしょうか。 それはそれで個人のスキルやキャリアが向上するといったメリットもありますが、特定の担当者がいないと仕事が回らないといったデメリットも生じます。ポータルを活用し暗黙知を形式知に変換しておけば、業務に対する属人性を軽減させることができます。 情報の一元管理が可能 シェアポイントを活用することで、情報の一元管理が可能になります。情報をどのように集約するかはさまざまな方法がありますが、どのような方法を採用するにしても「（情報は）一元管理する」ことが望ましいでしょう。 一元管理というのは「一箇所にまとまって管理されている状態」のことです。デジタルの情報は流動性が高いため、確たるルールや方針を設けてないとあちらこちらによく似たファイルが散らばってしまい、統制がとれなくなってしまいます。 社内向けポータルで情報を一元管理すれば、閲覧者は常に正しい最新の情報を取得できるわけです。 資料を最小化できる シェアポイントを導入して情報を社内向けポータルに集約すれば、紙の資料を最小化することができます。デジタルが普及する前は紙の資料により情報共有や意思伝達がなされていたことも多かったのではないでしょうか。 紙の資料を活用することによるメリットもありますが、反面下記のようなデメリットが生じます。 紙の資料を保管するためには、物理的なスペースが必要です。それほど量が多くないうちは問題ないのですが、保管物が膨大になればなるほど広いスペースが必要になり、その分のコストがかさんでしまいます。 情報をデジタルに移行することで、そのようなデメリットを解消できるわけです。 シェアポイントの具体的な活用例 では、次にシェアポイントの具体的な活用例をいくつか挙げたいと思います。 情報を集約するポータル作成に 一つ目は、やはり情報を集約するためのポータル作成です。社内向けポータルサイトを作成し情報集約ツールとして活用すれば、多くのメリットが得られます。 シェアポイントを使えば比較的容易にポータルサイトを作成することができますが、中身はしっかりと精査する必要があります。どの情報を載せどの情報を載せないかといった基礎的な部分から、どのようなカテゴライズでどの情報に行き着くかといったデザイン的な部分までをしっかりと考え構築しましょう。 会議用の資料作成に シェアポイントを活用して、会議用の資料を作成することもできます。シェアポイントを利用すればWordやExcelといったOfficeアプリを使い複数人で一つのファイルを共同編集することもできるため、複数人の視点が入った客観的な資料を作成できるでしょう。 また、作ったファイルをシェアポイントを使い参加者に共有することも可能です。 テレワークにおける情報共有に シェアポイントを使い社内向けポータルサイトを構築すれば、テレワーク環境に対応した情報共有ツールとして役立ちます。ポータルの利点は「そこを見れば必要な情報が網羅されていること」なので、メンバーがそれぞれ異なる環境下で仕事をしていても、ポータルを通して共通認識が得られるわけです。 […]
＃シェアポイント ＃ワークフロー
Business Efficiency

June 11, 2024

SharePointのワークフローとは？ワークフローを活用して業務効率化を実現
シェアポイントとは シェアポイントとは、どのようなものなのでしょうか。まずは、シェアポイントについて解説します。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツール シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイトを作成するためのツールです。Microsoftというと、WindowsやOfficeを思い浮かべる人も多いかもしれません。 どちらも、非常に広い範囲で使われているOS＆アプリケーションです。普段の業務において、WindowsがインストールされているPCでWordやExcelといったOfficeアプリケーションを使っている人も多いのではないでしょうか。 Microsoftが手掛けるソフトウェアはシェアが高いだけあって、非常に高品質です。シェアポイントもその例にもれず、使いやすく利便性の高いものになっています。 MIcrosoft365のほぼ全てのプランに付帯している シェアポイントは、Microsoft365のほぼ全てのプランで利用可能なアプリケーションです。Microsoft365というのはMicrosoftが提供しているOffice製品のサブスクリプションプランであり、利用料を支払うことでOffice製品の拡張的な利用が可能になるサービスです。 たとえば、下記のような利用が想定できます。 契約するプランにより、できることとできないことがあります。Microsoft365を有効に活用するためにも、自社に合ったプランを契約することが大事です。 オンライン上でさまざまな活用が可能 シェアポイントを含むMicrosoft365で提供されるサービスは、オンライン上でさまざまな活用が可能です。前述の通りオンラインストレージを使った情報共有やコミュニケーションの他にも、シェアポイントを活用してポータルの最新情報を取得したり、スケジュール管理をおこなったりすることもできます。 現代はテクノロジーの進化に伴い、さまざまなサービスや作業の場がオンラインに移行しています。Microsoft365やシェアポイントを活用することで、離れていても滞りのない情報共有を行い、チームの生産性を向上させることができるでしょう。 シェアポイントのワークフローとは シェアポイントのワークフローを活用することで、業務の効率化や従業員の負担軽減を目指すことができます。様々な企業がビジネスシーンで導入しているシェアポイントのワークフローとは一体どのようなものなのか、こちらで詳しく解説していきます。 ワークフローでできること シェアポイントのワークフローとは、従来のビジネスシーンにおいて紙媒体で行われていた印鑑リレーのようなワークフローを、システム上で自動化したサービスです。 紙媒体でやりとりされていたワークフローは、非効率的で時間も労力も伴います。承認の印鑑をもらうために、制作者が様々な人に声をかける必要があったり、承認者が多忙な場合は、失念されて無駄な時間を要してしまうこともあるでしょう。シェアポイントのワークフローであれば、そのような無駄な労力や時間を削減することができます。 シェアポイントを活用すれば、任意のワークフローをいつでも作成することができ、変更があれば手を加えることも可能です。また、確認や承認の依頼を自動で開始することができるため、制作者の負担も大きく減らすことができます。 スマートフォンからも申請・承認が行えるため、出張が多い場合や、業務が立て込んでいる時期にも、スキマ時間を活用することができる点もメリットとなっています。 このように業務の自動化を実現するシェアポイントのワークフローは、従業員の負担軽減と業務の効率化に大きく役立てられています。ビジネスシーンにてシェアポイントをご利用の場合は、ぜひワークフローを活用してみてください。 シェアポイントで作成できるワークフローの種類とは シェアポイントのワークフローは、主に4つの種類に分けることができます。業務に合わせて利用しやすいワークフローを選ぶことができる点もメリットの一つです。 ・承認を集めるワークフロー まず紹介するのは、「承認を集めるワークフロー」です。こちらのワークフローでは、特定のメンバーに回覧して承認権限を持った社員の承認を集めることができます。こちらのワークフローは、ほかの3つのワークフローと比べると、最もビジネスシーンで使用される機会が多いものとなっています。シェアポイントの使い方が良く分からないという方も、こちらの機能は把握しておいて損はないと言えるでしょう。 ・フィードバックを収集するワークフロー 次に紹介するのが、「フィードバックを収集するワークフロー」です。こちらのワークフローを活用すると、特定の情報に対して、閲覧者からのフィードバックを集めることができます。紙媒体では、全体の確認を終わらせるまでかなりの時間を要していましたが、こちらは確認者に対し一斉に送信することができるため、効率的に社員の意見を反映した取り組みを進めることができるでしょう。 ・署名を収集するワークフロー シェアポイントのワークフローを活用すれば、デジタル署名の収集も簡単に行うことができます。承認ワークフローと似たシステムですが、こちらはドキュメントを回覧済の担当者のデジタル署名を集めることに特化しています。これまで紙媒体で回覧・署名を行っていた企業がこちらのワークフローを活用すれば、署名の収集作業を大幅に効率化することができるでしょう。リモートワークには欠かせない機能の1つとなっています。 ・タスクの3段階管理ワークフロー 最後に紹介するのが、「タスクの3段階管理ワークフロー」です。特定のタスクを3つの段階に分けて状況を管理することができます。用意されているタスクの種類は「アクティブ」「レビューの準備」「完了」です。こちらの機能を活用することで、チーム内で状況の把握やタスク管理を進めやすくなるでしょう。 シェアポイントを導入するメリット では、次にシェアポイントを導入するメリットについて解説します。シェアポイントを活用すれば、下記のような利点が生じます。 チームの情報共有がスムーズになる シェアポイントを導入することで、チームの情報共有がスムーズになります。社内向けポータルサイトを作成することで「今何が起きているか」をシェアしやすくなりますし、ファイルの共有や共同編集も可能です。 チームの情報共有がスムーズになることで、主に下記のようなメリットが生じるでしょう。 同じファイルを共同編集し作成と確認を同時に行えれば、別途コンセンサスを得る手間はありません。また、手軽な情報共有を行うことで目指すべきものや方向性を統一でき、チーム力の推進に役立ちます。 情報を集約し、一元管理できる シェアポイントを導入すれば、情報を集約し一元管理できるようになります。社内向けポータルに情報をまとめておけば必要に応じて検索できますし、情報を一元管理することで各所にファイルやデータが散らばるのを防ぐことができます。 また、情報がシステムに集まる体制を構築することで、業務にまつわる知見やノウハウが個人でなく社内に蓄積される効果も見込めるでしょう。情報が個人に集約されると当人のキャリアやスキルは向上しますが、業務遂行のしやすさに問題を抱えることになりかねません。 情報を社内に集約し一元管理することで、特定の個人に頼らずとも仕事を回しやすくなります。 ワークフローを効率化できる シェアポイントを導入すれば、ワークフローの効率化が見込めます。シェアポイントには「ワークフロー」というミニアプリケーションが搭載されており、活用することでタスクの効率性を追求することができます。 ワークフローには、一般的なワークフロープロセスがテンプレートのような形で組み込まれています。ワークフローの各プロセスには大きく分けて「人の手（確認）が必要なもの」と「機械的な処理で事足りるもの」があるでしょう。 前者を自動化するのは未だ難しいところですが、後者は容易です。シェアポイントのワークフローを活用することで後者を自動処理してくれるのはもちろん、前者も通知や追跡を行って適切に管理してくれます。 それにより、ワークフローの効率化が見込めます。 シェアポイントでワークフローはどう変わる？具体的活用例 シェアポイントを導入すると、従来のワークフローはどのように変化するのでしょうか。続いて、シェアポイントの具体的活用事例をいくつかご紹介します。 社内向けポータルサイトを作成し、情報を集約する シェアポイントを使って社内向けポータルを作成すれば、そこに情報が集約されるようになります。ポータルを見るだけで各部署やチーム、会社全体の最新情報を得ることができ「今何が起きているのか」を共有しやすくなります。 集約された情報はどんどん蓄積されるため、場合によってはFAQのような役割も果たしてくれるでしょう。「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が根付けば、従業員が自律的に問題解決することもできます。 メンバー間のコミュニケーションに活用する シェアポイントを活用して、メンバー間のコミュニケーションを行うこともできます。シェアポイントにはコミュニケーション用のサイトを作成する機能もあるのですが、こちらは基本的に幅広いユーザーに公開する前提となるため、少数メンバー間でのみ利用するのであればチームサイトを作成するのが好ましいでしょう。 どちらも、情報の発信自体は自由に行うことができます。発信された情報やモバイルなどの端末から確認できるため、出先からでも閲覧することができます。 ファイルの受け渡しや共同編集を行う […]
＃シェアポイント ＃ワークフロー
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