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Business Efficiency

January 3, 2024

Dynamics 365 Salesを導入して 営業情報を一元管理！
こんなお悩みはございませんか？ 営業のナレッジ共有や引き継ぎができておらず、属人化してしまっている 案件の進捗状況の報告に時間が取られてしまう 担当営業ごとに案件管理がバラバラなので、進捗状況や履歴が把握しにくい 全て Dynamics 365 Sales で簡単に解決できます！ 営業のナレッジ共有や引き継ぎができておらず、属人化してしまっている Dynamics 365 Salesで営業情報を蓄積し資産化！ 商談履歴、顧客情報、営業ノウハウなど、営業個人で膨大な情報資産を持っていることも多いのではないでしょうか？ Dynamics 365 Salesでは、顧客管理、商談管理、見積もり、製品管理など標準的なCRMの機能は網羅的に搭載されているので、効率的に可視化して管理することができます。 さらに、データを蓄積すると、AIが優先度の高い商談をスコアリングしてくれるので、個人に依存していた営業に関する情報が会社全体で共有、加えて営業案件の優先度も自動化し、脱属人化を推進することができます。 案件の進捗状況の報告に時間が取られてしまう 個人と組織の営業力を強化！ Dynamics 365 Salesはスマートフォンにも対応しているため、業務報告のために帰社する必要もなく、無駄に時間を取られることはありません。 ネット環境が整っていれば時間や場所を問わずアクセスできるDynamics 365 Salesを導入すれば、商談後すぐにあるいは移動中に業務報告を行うことができるようになります。 空き時間を有効に使えるようになることで、全体的な業務効率化も進むだけではなく、新たに生じた時間を顧客とのコミュニケーションや新規顧客の開拓時間に充てることもできます。 このような効果的な利用により、個人の営業スキル向上と組織の営業力向上にもつながっていくことでしょう。 担当営業ごとに案件管理がバラバラなので、進捗状況や履歴が把握しにくい 営業プロセスの最適化！ Dynamics 365 Salesの商談・活動管理では、商談の進捗状況や活動履歴を分かりやすく表示します。 さらに商談詳細画面では、「最終接触日」「経過日数」「訪問回数」を自動的に集計し、営業担当者が適切なタイミングで適切なアクションが起こせるようにサポートします。 また、問い合わせ内容や契約情報、対応履歴などをまとめて、あらゆる顧客情報を一目で確認できるようになります。 これらの複数の情報をまとめて管理可能なので、混乱したりミスが起きたりするリスクも少ないです。 さらには、ルールに基づいて業務を自動化し“やることリスト”を作成してリマインドを出すなどの機能もあり、営業活動の効率を上げてくれます。
＃Dynamics 365 Sales ＃Dynamicsとは ＃一元管理 ＃営業支援
Business Efficiency

January 3, 2024

Power Platform でローコード開発を実現！
Power Platform でローコード開発を実現！ Power Platform とは？ Microsoft 社が提供する5つのアプリケーションの総称で、これらは共通して「ローコード開発できる」ことがコンセプトになっています。 そもそも「ローコード」とは？ ゼロからコーディングを行うよりも少ないプログラムコードで開発ができるという開発手法です。 ローコードでの開発のメリットとは？ ■高い汎用性と拡張性 ローコードプラットフォームの多くは、簡単なコード記述でプログラム構築できることに加え、 コーディングが可能なのでユーザー裁量で自由な機能を実装することが可能です。 ■既存システムとの連携が可能 ローコードツールは、他のソフトウェア・システムと連携できる機能が最初から搭載されています。 連携機能を利用してコーディングを行えば、既存システムとの連携も可能です。 Power Platform の5つのアプリケーションとは？ Power BI さまざまなデータを迅速に分析・可視化するアプリケーションです。 エクセルや CSV ファイル以外にもさまざまなデータベースと連携ができ、データ入力や分析に関する 負荷を減らしつつ、豊富なグラフを用いたダッシュボード形式でビジネスの状況を素早く把握できます。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/getting-started-with-power-bi/ Power Apps ローコード開発のアプリケーションです。テンプレートが豊富に用意されており、ドラッグ＆ドロップの 簡単操作でアプリ構築が可能です。Microsoft 製品を導入している企業であれば、既存システムと同様の 感覚で使用・導入できるため教育コストが削減できます。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerapps.microsoft.com/ja-jp/ Power Page Power Platformと連携可能なビジネス向けのWebサイトが作成できるアプリケーションです。 テンプレートのカスタマイズなどの簡単な操作で感覚的に触ることができるため、 プログラミングの知識がない方でもページやコンテンツを作成することができますし、 複雑なWebサイトを作成したい場合は、コーディングすることも可能です。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerpages.microsoft.com/ja-jp Power Automate プログラミングが出来なくてもタスクやプロセスを自動化するプロセスを提供するアプリケーションです。 例えば、メールの添付ファイルをOneDrive for Businessに自動保存させたりなど、あらかじめ決められた条件に 基づく自動化を実現できます。プログラミングに苦手意識がある方でも、GUI からパーツを並べていくだけで、 簡単にワークフローを作ることが出来ます。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/ Power Virtual […]
＃Power Apps ＃Power Automate ＃Power BI ＃Power Pages ＃Power Platform ＃Power Virtual Agents ＃ローコードツール ＃業務改善 ＃自動化
クラウドセキュリティー対策

January 3, 2024

長期休暇に向けた情報セキュリティ対策とは？
長期休暇に向けた情報セキュリティ対策とは？ 長期休暇における情報セキュリティ対策とは？ 長期休暇の時期は「システム管理者が長期間不在になる」「友人や家族と旅行に出かける」等、いつもとは違う状況になりやすく、ウイルス感染や不正アクセス等の被害が発生した場合に対処が遅れてしまったり、SNSへの書き込み内容から思わぬ被害が発生したり、場合によっては関係者に対して被害が及ぶ可能性があります。このような事態を防ぐためには、以下の対策の実施が効果的です。 長期休暇前の対策とは？ ◆社内ネットワークへの機器接続ルールの確認と遵守 ウイルス感染したパソコンや外部記憶媒体等を社内ネットワークに接続することで、ウイルスをネットワーク内に拡散してしまうおそれがあります。長期休暇中にメンテナンス作業などで社内ネットワークへ機器を接続する予定がある場合は、社内の機器接続ルールを事前に確認し遵守してください。 ◆使用しない機器の電源OFF 長期休暇中に使用しないサーバ等の機器は、電源をOFFにしてください。 ◆機器やデータの持ち出しルールの確認と遵守 長期休暇に社外での対応が必要となるパソコン等の機器やデータ等の情報を持ち出す場合は、持ち出しルールを事前に確認し遵守してください。 ◆使用しない機器の電源OFF 長期休暇中に使用しない機器は電源をOFFにしてください。 長期休暇前の対策とは？ ◆社内ネットワークへの機器接続ルールの確認と遵守 長期休暇中にOS（オペレーティングシステム）や各種ソフトウェアの修正プログラムが公開されている場合があります。修正プログラムの有無を確認し、必要な修正プログラムを適用してください。 ◆定義ファイルの更新 長期休暇中に電源を切っていたパソコンは、セキュリティソフトの定義ファイル（パターンファイル）が古い状態のままになっています。電子メールの送受信やウェブサイトの閲覧等を行う前に定義ファイルを更新し最新の状態にしてください。 ◆サーバ等における各種ログの確認 サーバ等の機器に対する不審なアクセスが発生していないか、各種ログを確認してください。もし何らかの不審なログが記録されていた場合は、早急に詳細な調査等の対応を行ってください。 ◆持ち出した機器等のウイルスチェック 長期休暇中に持ち出していたパソコンや、データを保存していたUSBメモリ等の外部記憶媒体にウイルスが混入していないか、組織内で利用する前にセキュリティソフトでウイルススキャンを行ってください。 ◆不審なメールに注意 実在の企業などを騙った不審なメールに関する相談が多く寄せられています。こういったメールの添付ファイルを開いたり、本文中のURLにアクセスしたりすることで、ウイルスに感染したり、フィッシングサイトに誘導されたりしてしまう可能性があります。 長期休暇明けはメールが溜まっていることが想定されますので、特に注意してメールチェックを行ってください。不審なメールを受信していた場合、添付ファイルは開かず、本文中のURLにはアクセスせず各組織のシステム管理者に報告し指示に従ってください。 【参考】独立行政法人情報処理推進機構セキュリティセンター「長期休暇における情報セキュリティ対策」
＃利用者 ＃情報セキュリティ対策 ＃管理者 ＃長期休暇
Cost Reduction

January 12, 2024

3大グループウェアを徹底比較！
3大グループウェアを徹底比較！ 間違いのないグループウェアの選び方 Microsoft 365 Microsoft 365 は、ユーザーがより多くのことを達成できるように、革新的な Office アプリ、インテリジェントなクラウド サービス、最高水準のセキュリティをひとつにまとめたソリューションです。 Google Workplace Google の提供するグループウェアとして利用可能な組織向けオンライン アプリケーション セットです。高度なセキュリティと 99.9% の稼働率が 保証されたクラウド コンピューティング サービスです。 サイボウズ Office 日本のビジネスにおける使い勝手を追求した機能が満載。社内の情報共有や コミュニケーションを円滑にする機能をワンパッケージでご提供します。
＃Google Workspace ＃Microsoft 365 ＃グループウェア ＃サイボウズ Office ＃機能比較
Business Efficiency

January 3, 2024

Teams で生産性を向上させよう！
Teams で生産性を向上させよう！ Microsoft Teams で生産性を上げる方法 Teamsでメッセージを送っても相手に気付いてもらえないなど、コミュニケーションに 　 　時間がかかってしまう 「重要」「緊急」「メンション」などを活用することで、もっと円滑なコミュニケーシ ョンを取ることができようになります。 文章を改行したくて「Enter」キーを押すと、Teamsのチャットが途中で送信されて焦 　　 ってしまう。 文章入力の左下にある「書式」を押すことで「Enter」キーで改行ができます。 これにより、間違って「Enter」キーでチャットが途中で送信されることが 解消されます。 Teamsで共有された画面を自分で操作したい。 相手が共有した画面を制御する権利をもらうことで、こちら側でも 操作を行うことができます。
＃Teams ＃チャット ＃企業事例 ＃使い方 ＃業務改善 ＃生産性向上
Business Efficiency

January 3, 2024

Power Apps ローコードで業務アプリを作成！
Power Apps でローコードで業務アプリを作成！ エンジニアがいないけど、業務アプリケーションを作りたい。 Power Apps は Excel や Power Point のような操作性で誰でも簡単に業務アプリケーションを作成することができます。作成しながら動作確認やテストも行えるので業務アプリケーションが数日から数週間で利用できます。 PCだけでなくモバイルでも使える業務アプリケーションを作りたい。 Power Apps は PC やモバイルなど複数の画面サイズに対応しています。 「キャンバス」と「モデル駆動型」の 2 種類のアプリが用意されていて、これらを組み合わせることで生産性を高める業務アプリケーションの作成が可能です。 業務改善の一環として、まずは簡易的なWebサイトを作りたい。 デフォルトで用意されている機能を組み合わせて、ローコードで感覚的な操作で社内外のユーザーへ公開可能な Web サイトを簡単に作成できます。アンケート機能や会員向け専用ページ機能もあるので、一般向けページと会員向けページを組み合せたサイトも作成できます。
＃Powerapps ＃ローコードツール ＃業務アプリ ＃自動化
Business Efficiency

January 3, 2024

Power Automate で業務フローを簡単に自動化
Power Automate で業務フローを簡単に自動化 単純作業や人為的なミスを減らしたい。 Power Automate なら、例えば「メールの添付ファイルを手動でドライブに保存する」という作業を「自動的に OneDrive for Business に保存できる」など、 煩わしい作業を解消し、本来注力すべき業務に集中できるようになります。 ワークフローや業務プロセスを自動化したい。 Power Automate では予め用意されたパーツを組み合わせてワークフローや業務プロセスを自動化できます。ドラッグ＆ドロップだけでワークフローを作成できたり、分岐・並列処理・ループなどが必要な業務プロセスにも対応可能です。 他のシステムとも連携して業務プロセスを改善したい。 Power Automate には、さまざまなクラウドサービスやデータベースやWeb API とデータ連携ができる500種以上ものコネクタが予め標準で用意されているのでサービスやデータを横断するような業務プロセスを自動化できます。
＃powerautomate ＃ローコードツール ＃業務フロー ＃自動化
Business Efficiency

June 11, 2024

シェアポイントを活用すれば社内情報共有がスムーズになる
社内情報共有の問題点 従来の社内情報共有は、どのような点が問題なのでしょうか。まずは、社内情報共有の問題点について見ていきましょう。 どこに何の情報が記載されているか不明確 従来の社内情報共有では情報が乱雑に散らばってしまい、どこに何が記載されているかが不明確になりがちでした。そのような状態だと「必要な時に必要な情報を得ることができない」「情報検索に無駄なリソースが割かれる」といった難点が生じます。 情報というのは記録し保管することも大事ですが、必要な時に即時に取得できないと意味がありません。情報が各所に散らばっており管理統制が取れてない場合、精度の高い検索が難しく、情報が持つ本来の力を発揮しづらくなるでしょう。 情報共有に時間と手間がかかる 社内情報共有における問題点として、共有に時間と手間がかかる点も挙げられます。情報共有は業務を遂行するにあたって重要な要素ですが、共有に手間がかかると漏れが生じ「必要な人員に必要な情報が渡っていなかった」という事態が起こりえます。 知るべき情報を知らないことによりミスが発生し、会社に損害を与えてしまうことも考えられるでしょう。また、共有に時間が手間がかかることで、本来業務に割くべきリソースを無駄遣いしてしまうことにも繋がります。 情報共有は可能な限りスムーズに、効率的に行うのが鉄則です。 情報が多元的に管理されている 情報が多元的に管理されてしまうのも、社内情報共有における問題点です。「多元的に管理されている」というのは「複数の場所に散らばっている」状態のことです。 具体例としては「売上管理データが複数のサーバーに存在し、更新頻度が異なる」などが挙げられます。同じ意味を持つデータが異なる場所に複数存在しバージョン管理も別途になされている場合、手間が二重にがかかってしまいます。 情報を多元的に管理することで、多重的にリソースをかける必要が生じるわけです。 情報共有における問題点をどう解決するか では、次に情報共有における問題点をどのように解決するかを見ていきたいと思います。 情報共有を効率化するためのルールを決める 情報共有を効率化するには、適切なルールを定めることが大事です。具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 どのようなルールを定めるかは会社や部署によって異なります。自社の業務特性をしっかりと把握し、効果的なルールを定める必要があるでしょう。 情報を一元的に管理する 情報を一元的に管理すれば、問題の解決に繋がります。一元管理というのは多元管理とは反対に「（情報が）一箇所にまとめられている」状態のことです。 情報を一元管理するメリットとしては、下記のようなものが考えられます。 情報を一元管理することで、管理の手間を最小限にとどめることができます。更新や修正の際も大元の部分に手を加えるだけで事足りるからです。 合わせて、管理されているデータを他の用途で活用することも容易になるため、柔軟性の向上も見込めます。 システム・ツールの導入 情報共有を効率化するためのシステムやツールを導入すれば、問題解決に繋がるかもしれません。現代はITテクノロジーの進歩により、従来では難しかったさまざまな手法や業務改善が可能となりました。 その一例として、テレワークが挙げられるでしょう。インターネットテクノロジーが発達する前、リモート間のコミュニケーション手段は郵便や電話、FAXなどに限られており、正確かつ素早い情報共有は難しかったのではないでしょうか。 しかし、インターネットが発達しオンライン上でさまざまなことができるようになった現代では、遠く離れている相手とも瞬時に情報を共有することができます。それを実現するためにも、業務システムやツールの存在が欠かせないわけです。 シェアポイントの役割 情報共有を効率化してくれるツールの一つに、シェアポイントがあります。シェアポイントはどのようなもので、一体何ができるのでしょうか。 シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータル作成ツール シェアポイントは、WindowsやOfficeを開発しているMicrosoft社からリリースされている社内向けポータルサイト作成ツールです。汎用的なOSであるWindowsや、WordおよびExcelといったOffice製品を業務で使っている人も多いのではないでしょうか。 業務アプリの開発には定評のあるMicrosoftが手掛けているため、簡単な操作で社内の情報共有を効率化させることが可能です。主な使い方は社内向けポータルの作成ですが、それ以外にもさまざまな使い方ができます。 社内向けポータルサイトを作成し、情報共有を効率化するためのもの シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトを作成し情報共有を効率化することです。情報共有を効率化するための方法はいくつかありますが、その中の一つに「情報の発信と受信のハードルを下げる」というものが挙げられます。 情報発信が手軽になればなるほど、ポータルに情報が集積しやすくなるでしょう。多くの情報が集まったポータルは自然と閲覧者も増え、閲覧者が情報の発信者になることも少なくありません。 そういった好循環を繰り返すことでポータルの完成度が上がり、さらに閲覧者が増え利用効率が上がるわけです。 他の使い方も可能 シェアポイントの主な役割は社内向けポータルの作成ですが、他の用途にも用いることができます。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。 シェアポイントにアップロードされたファイルは複数人で共有できます。合わせて、WordやExcelといった汎用的なアプリを使って共同作業も可能です。 共同作業を行うことで作業効率が向上するほか、確認や承認のプロセスを簡略化し効率な文書およびコンテンツの作成に繋がります。 シェアポイントを導入することで社内情報共有はどう変わる？ では、次にシェアポイント導入により社内の情報共有がどのように変わるかを具体的に解説します。シェアポイントの活用方法は会社や部署により異なるため、あくまで一例としてご参照下さい。 情報が的確にまとまっているポータルを作成し、必要に応じて閲覧する シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトの作成です。従来の情報共有においては口頭や紙ベースの資料などを使うのが一般的であり、いずれも「機会が限定的」「手間や時間がかかる」といった問題を秘めていました。 情報が的確にまとまっているポータルを作成すれば、必要に応じて閲覧することで求めている情報を取得できます。場合によっては求めている情報が記載されていないこともありますが、その旨を担当者に伝え更新してもらうことで、ポータルの使いやすさを向上させられます。 「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が生まれる シェアポイントを導入し社内向けポータルサイトを作成することで「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が生まれます。業務で分からないことがあったりトラブルが発生した際にもまずポータルを閲覧し、該当の情報が記載されていないかどうかを確認するようになるでしょう。 それにより、下記のようなメリットが生じます。 ポータルを作成し管理運用することで、従業員が自発的に欲しい情報を得られるようになります。利便性が向上したり情報共有が活発化するのはもちろんですが、加えて従業員が自律的に業務に関わることを意味します。 ポータルを構築すればマニュアルやFAQ代わりになり、教育コストや手間の削減にも繋がるでしょう。従業員の教育は自社の業務品質に関わる大事な要素ですが、教育担当者の選定や教育プロセスの精査など、通暁業務に加えてやらなければならないことが増えてしまいます。 100％というわけにはいきませんが、教育をある程度ポータルに委ねることで、トレーニング効果の向上も見込めるのではないでしょうか。 情報が個人ではなく社内に集約され一元管理される シェアポイントを情報共有に活用することで、業務にまつわる情報や知見・ノウハウが個人ではなく社内に集約されることになります。従来は業務の知識や進め方が担当者個人に蓄積され、担当者個人のスキルやキャリア向上に役立っていました。 しかし、全社的なメリットが欠けていた面もあったかもしれません。情報を担当者個人ではなく社内に集約することで会社の知的資産となり、業務に関わる人は誰でも必要に応じて取得できるようになります。 それにより、個人のスキルや経験に依存しない業務品質向上プロセスを構築できるでしょう。 […]
＃シェアポイント ＃活用
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